Combinar correspondencia en Apache Open Office

Informática Aplicada a las Ciencias de la Salud

Para realizar la función de combinar correspondencia en Apache Open Office

necesitaremos abrir un documento de Apache Open Office Writer (es el procesador de textos
de Apache Open Office, equivalente al Microsoft Word), y desde allí seguir un procedimiento
muy similar al que realizamos cuando trabajamos desde Microsoft Office.

En primer lugar vamos a abrir un documento nuevo en Apache Open Office Writer y
comenzaremos a redactar la carta que utilizaremos como modelo, dejando marcados los
espacios donde estarán los campos que irán cambiando en cada una de las cartas diferentes
(en nuestro caso serán las Regiones Sanitarias, el nombre y apellido de sus directores, etc.).

Para insertar los campos, primero debemos seleccionar el lugar que ocupará el primer
campo que queremos insertar, en este caso será el nombre de la Región Sanitaria, por lo que
resaltamos donde dice “NOMBRE de la REGION” y procedemos a insertar los campos.

Luego debemos seleccionar la base de datos (seria nuestro archivo de Excel) donde
tenemos la información respectiva de cada una de las cartas que tenemos que elaborar. Para
ello vamos a la barra superior y seleccionamos Insertar, Campo, y Otros.

1 Combinar Correspondencia en Apache Open Office

 Ahora, en la barra superior elegimos Base de datos y hacemos click en el botón de
Examinar.

Buscamos donde tenemos guardado nuestro archivo con la información que

necesitamos (en nuestro caso el archivo Regiones Sanitarias.xls) y hacemos click en Abrir.
Ahora debería aparecer en la lista desplegable junto con un signo + a la izquierda del título. Si
hacemos click en ese signo + aparecerán las hojas que contiene nuestro archivo (en nuestro
ejemplo solo la Hoja1) y si volvemos a hacer click en el signo + de esa hoja, aparecerán debajo
los títulos de todas las columnas que contenga esa hoja.

2 Combinar Correspondencia en Apache Open Office

 Ahora seleccionamos Region_Sanitaria, la primer opción que tenemos en la lista, y
hacemos click en Insertar, y repetimos el procedimiento para los otros campos de esta carta (el
Nombre del Coordinador y el Monto). El campo de FECHA de la NOTA insertamos la fecha de
hoy entre paréntesis. El resultado nos debería quedar como se ve en la imagen a continuación.

Para terminar con la combinación de correspondencia vamos a Archivo, seleccionamos

Imprimir, y aceptamos la pregunta que nos hace el programa, aceptando la sugerencia de
imprimir una carta en serie.

3 Combinar Correspondencia en Apache Open Office

 Aquí nos preguntara el rango de registros que queremos imprimir y si queremos
imprimir directamente en una impresora o si lo queremos guardar como un archivo. En este
caso, como queremos imprimir todas las cartas, dejamos seleccionada la opción de Todos en
cuanto a los registros y elegimos la opción Archivo en cuanto a la salida. Seleccionamos
Guardar como documento único para que todas las cartas nos queden en un solo archivo, y
para terminar hacemos click en Aceptar.

Guardamos el archivo en la ubicación que elijamos, y lo abrimos para comprobar que

el ejercicio haya salido bien. En el nuevo archivo tenemos que tener tantas cartas como filas
del archivo original de Excel, y en cada página una carta similar a la carta modelo que
escribimos en primera instancia, pero con la información específica para cada región sanitaria.

4 Combinar Correspondencia en Apache Open Office