Informática 4º ESO Procesador de textos: Word

PRÁCTICA 11. Combinar correspondencia.

Puede ocurrir que en ocasiones haya que enviar un mismo

documento a varios destinatarios, pero personalizándolo con los datos
de cada una de las personas a las que va dirigido (por ejemplo: nombre,
apellidos, dirección, teléfono, correo postal, etc.).
En estos casos no necesitamos redactar un documento para cada
uno de los destinatarios, sino que con un procesador de textos podemos
combinar la correspondencia. A esto se le conoce también como
mailing.
Para realizar esta operación necesitamos dos elementos: el
documento base, que será la carta que contiene el texto que se repite
para todos los destinatarios, y una base de datos que incluye los datos
de los diferentes destinatarios.
1. Abre un documento en blanco. Vete a Herramientas/Cartas y
correspondencia/Combinar correspondencia... Aparecerá un panel
de asistente en la parte derecha de la pantalla.
2. En tipo de documento seleccionamos Cartas y pulsamos en
siguiente.

3. Como documento inicial seleccionamos utilizar el documento

actual y pulsamos siguiente.

4. En el tercer paso, elegimos como destinatarios escribir una lista

nueva y pulsamos en Crear. Esto nos permitirá crear una base de datos
que contenga los datos que queremos que aparezcan en el documento
principal.

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5. Al elegir crear, Word abre un cuadro de diálogo como el que

aparece a continuación:

Haz clic en Personalizar y entramos en Personalizar lista de

direcciones. Vamos a definir así la base de datos que contendrá los
datos de todas las personas a las que vamos a enviar la carta.
El Nombre del campo sirve para saber cómo vamos a llamar al dato.
Nos aparecen una serie de campos que puede ser que nos sirvan o no.
Si queremos que nuestra base de datos contenga ese campo, lo
dejamos como está. Si queremos añadir un campo nuevo que no existe,
pulsaremos Agregar y escribimos su nombre. Si queremos quitar algún
campo de los que aparecen, lo seleccionamos y pulsamos Eliminar. Si
queremos cambiar el nombre del campo, pulsaremos el botón Cambiar
nombre.
6. Teniendo en cuenta lo anterior, selecciona para nuestra base de
datos los siguientes campos: Nombre, Apellido 1, Apellido 2,
Dirección, Código Postal, Ciudad, Provincia, Tipo de póliza y
Vencimiento.

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7. Al hacer clic en Aceptar, se nos abre la base de datos vacía.

Rellenaremos esta base de datos con los datos que se muestran a

continuación. Podemos utilizar la tecla tabulador para ir bajando a cada
campo. Para añadir una persona nueva, pulsaremos en Nueva entrada.

8. Cuando hayamos terminado la última entrada, hacemos clic en el

botón Cerrar y aparecerá un cuadro de diálogo que nos pide que
guardemos la base de datos que acabamos de rellenar.

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9. Una vez guardada la base de datos, nos aparece un cuadro de

diálogo parecido al que se muestra a continuación, donde se reflejan
todos los registros que hemos añadido a nuestra base de datos.
Pulsaremos en el botón Aceptar.

10. Después de terminar la base de datos, vamos a generar la carta

que servirá de modelo. Para ello vamos a abandonar el asistente (lo que
nos sale a la derecha) y vamos a utilizar la barra de herramientas para
combinar correspondencia.

Si no nos aparece, vamos a Ver/Barra de herramientas/Combinar

correspondencia.
11. Hacemos clic en el botón Configurar documento principal ,y
en el cuadro de diálogo que aparece elegimos Cartas.

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12. Escribimos el documento que se muestra mas abajo. Para

colocar en el texto los datos que provienen de la base de datos,
utilizamos el botón Insertar campos combinados y elegimos el
campo deseado.

13. Una vez que tenemos terminado el documento principal el

siguiente paso es combinarlo con los datos de nuestra base de datos.
Para ello, hacemos clic sobre el botón Combinar en un nuevo

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documento . Nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el que

elegimos la opción Todos, para que se cree una carta para todos los
registros de la base de datos.

Al pulsar en Aceptar, se creará un documento personalizado para

cada registro de la base de datos.