UNIVERSIDAD CATLICA

ESTUDIOS GENERALES METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

ANALISIS DESCRIPTIVO DE LOS SISTEMAS DE COMPRAS DIGITALES EN COSTA RICA

Elaborado por: William Vindas Ortega. Profesor: Lester Osorno

16 de agosto, 2011.
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NDICE
CO TEN O N ID
Portada ndice Antecedentes J ustificacin Problem a Objetivo General Objetivos Especficos Lim itaciones Alcances Marco Terico Fundam entacin Concept ualizacin Qu son com pras digitales? Cules son los sistem de com as pras digitales ut ilizados por el Estado Costarricense. Qu es el com ercio elect ico? rn Cules son las inst ituciones del Estado en cargadas de adm rar est inist os sistem de com as pras digitales? Marco Histrico Marco Legal Com praRed Mer-Link Marco Metodolgico Metodologa Poblacin Muestras, Tcn , icas e Instrum os de recoleccin de dat ent os. Anlisis de dat os Inform acin bibliogrfica Cronogram de actividades a Result ados de la investigacin Aspectos a evaluar, cu ionario y en est trevistas Respu estas a pregu a nm 1 nt ero Respu estas a pregu a nm 2 nt ero Respu estas a pregu as n ero 3 y 4 nt m Respu estas a pregu a 5 nt Anlisis de las respuestas D escripcin de caracterst icas generales de los sistem de com as pras digitales utilizados actualm e por el gobierno costarricense ent Principales cualidades de uso y aplicacin de am sist as de com bos em pras digitales usados en Cost Rica a Conclu siones Bibliografa Anexos

PGIN A
1 2 3 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 8 12 13 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 21 22 23 23 24 25 26 29 30

I.

ANTECEDENTES

El desarrollo del gobierno digital es mucho ms que la automatizacin de sus actividades. Es una oportunidad para cambiar de un paradigma tradicional basado en la estandarizacin, la departamentalizacin y la bsqueda de optimizar servicios con base en costo, hacia otro basado en la bsqueda de mecanismos de colaboracin ms efectivos entre las distintas y entidades pblicas para para atender la problemas del complejos compartidos, mejorar atencin

ciudadano como usuario de los servicios pblicos y para construir mejores y ms productivas relaciones y alianzas con el sector privado. Conforme avanza la digitalizacin de la sociedad, los ciudadanos esperan ms del Estado. Al mismo tiempo, para que avance la digitalizacin del pas, es necesario que avance la digitalizacin del Estado. Los pases requieren incorporar el uso de tecnologa en el Estado para ampliar el acceso a informacin y servicios gubernamentales a la ciudadana. La prestacin de servicios comerciales por medios digitales se ha desarrollado con mayor velocidad en el sector privado (e-commerce, e-business, etc.) y ha sido una fuente constante de innovacin en nuevas tecnologas, productos, modelos de negocio y nichos de mercado. Los gobiernos han estado rezagados frente al sector privado, sin embargo, la ltima dcada ha visto evolucionar la capacidad de distintos estados que, con distintos niveles de xito, van logrando apropiarse de este nuevo medio de prestacin de servicios que ofrece, adems, el potencial de cambiar la relacin entre el gobierno y los gobernados.
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El tema de las compras digitales en Costa Rica no es nuevo, se han creado diversas plataformas y entre ellas tal vez la ms conocida es CompraRed, que es impulsada por el Ministerio de Hacienda, entidad a quien corresponde la rectora de las compras del Estado. Durante el ltimo ao, sin embargo han salido a relucir problemas graves tanto en el tema de compras estatales en general como dificultades con las plataformas de compras digitales del pas. Es en ese contexto en que surge la posibilidad de adoptar un modelo de compras estatales distinto que permita beneficiarse de las nuevas tecnologas digitales y las mejores prcticas mundiales de compras pblicas. Esta alternativa toma fuerza con la posibilidad concreta de adquirir y adoptar la plataforma de compras del gobierno coreano y hace que crezca el nmero de dudas e incertidumbre que un cambio de esta naturaleza traera consigo, esta fuerza en tecnologa digital se conoce en Costa Rica con el nombre de Mer-link.

II.

JUSTIFICACIN

Costa Rica cuenta actualmente con dos plataformas o sistemas de compras digitales utilizados por el gobierno. El uso de estos recursos tecnolgicos ha permitido una relacin ms fluida, confiable y transparente entre el Gobierno central y sus clientes y proveedores. Sin embargo, la dualidad de sistemas crea tambin una divisin entre las instituciones o dependencias que pueden participar en uno u otro. Lo anterior debido a que por disposicin legal, el Poder Ejecutivo, sus entes y rganos debern utilizar el registro central a cargo de la Direccin General de Administracin de
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Bienes

Contratacin

Administrativa,

conocido

como

COMPRARED. Por otra parte las entidades descentralizadas que posean rgimen desconcentrado de compras, podrn utilizar el sistema COMPRARED o contando con la autorizacin de la Junta Directiva, formar parte del registro de otras entidades pblicas, facultndoles el uso del sistema MER-LINK. Ante esta realidad nacional cobra importancia conocer y analizar las caractersticas y cualidades individuales de cada uno de estos sistemas, ya que es mucho el dinero presupuestado en compras del estado y muchas las empresas que tambin deben realizar cambios de tecnologa e incluso de personal, para lograr adaptarse a esta nueva forma de vender sus productos, teniendo incluso en algunas ocasiones, priorizar el uso de uno sobre el otro, dependiendo de los intereses comerciales que representa cada uno de las categoras de compras.

III.

PROBLEMA

Cules son las principales caractersticas cualitativas de los dos sistemas de compras digitales que utiliza el gobierno en Costa Rica?

IV.

OBJETIVO GENERAL
Identificar las principales caractersticas y cualidades de los dos sistemas digitales de compras gubernamentales en Costa Rica.

V.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Sealar las generalidades que justifican la creacin de

cada uno de los sistemas de compras digitales del Gobierno Costarricense.

2. Citar opiniones de usuarios de ambos sistemas que

permitan sistema.

conocer

la

percepcin

general

de

cada

3. Describir las caractersticas generales de los sistemas

de compras digitales que utiliza actualmente el Estado Costarricense. 4. Enumerar las principales cualidades de uso y aplicacin de ambos sistemas de compras digitales utilizados en Costa Rica.

VI.

LIMITACIONES
1. Al tratarse de un tema relativamente nuevo en el acontecer nacional, es poco el material bibliogrfico que se encuentra disponible para anlisis e investigacin. 2. Teniendo dos sistemas diferentes que entraron en operacin en una corta diferencia de tiempo, resulta casi imposible tener antecedentes locales de xito o fracaso de uno de los dos, por lo que hay que partir de muchos supuestos. 3. Las opiniones encontradas de los diferentes ejecutores de los proyectos que muchas veces rondan en lo subjetivo y no en lo objetivo de cada plataforma. 4. Software poco accesibles de cada sistema, lo que impide que se pueda hacer una valoracin personal detallada de cada uno y as poder tener ms claridad a la hora de evaluar sus caractersticas particulares.
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5. Inexistencia a nivel nacional de un rgano contralor independiente que est enfocado en evaluar constantemente el desempeo de cada uno de estos sistemas de compras. Desarrollo es el nico El Banco Interamericano de que ha medido el sistema

COMPRARED, con la deficiencia de que su evaluacin la hizo contra sistemas similares de otros pases y no contra MER-LINK.

VII.

ALCANCES
1. Conocer los antecedentes que mediaron para

implementar en el pas sistemas de compras digitales. 2. Indagar sobre el marco normativo que respalda la creacin de COMPRARED y de MER-LINK. 3. Sealar Costa las Rica, diferentes tanto opiniones desde su de las personas como involucradas en el da a da de las compras digitales en posicin administracin como de oferentes. 4. Determinar las caractersticas individuales de cada uno de los sistemas de compras digitales de gobierno implementados en Costa Rica.

VIII.

MARCO TERICO:

1) Fundamentacin:
Con la implementacin de dos sistemas de compras digitales para el Estado Costarricense, pareciera darse una duplicidad
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de esfuerzos para lograr un mismo fin. Lo anterior ha dividido opiniones entre los usuarios ya que algunos ven como sano que dos sistemas compitan entre s en el desarrollo de nuevas tecnologas para realizar compras, y por otra parte estn quienes consideran que se realiza un doble gasto para un mismo fin, lo cual puede venir en detrimento de fortalecer o afianzar un solo modelo eficiente y unificado para todo el aparato estatal. Ante este panorama nos abocamos a indagar sobre ambos sistemas, su aplicacin, uso, implementacin y de esta forma poder tener una plataforma que permita enlistar las caractersticas y cualidades que cada uno de ellos presenta.

2) Conceptualizacin: 2.1. Qu son compras digitales?

Es un sistema que permite a las oficinas de proveeduras de las instituciones del sector pblico, realizar las gestiones de compra y venta de servicios mediante un portal de ventanilla nica accesible por medio de Internet.

2.2.

Cules

son

los

sistemas

de

compras

digitales utilizados por el Estado en Costa Rica?

a) COMPRARED:

Consiste en un sistema de compras Central pueden dar a conocer sus

gubernamentales, a travs del cual las instituciones de la Administracin demandas de bienes y servicios a travs de Internet.
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Asimismo, los proveedores y contratistas pueden participar y darle seguimiento a los procedimientos de contratacin administrativa, logrando que la informacin se encuentre disponible para ser consultada en lnea por cualquier persona fsica y jurdica interesada, ya sean proveedores potenciales, ciudadanos y el gobierno. Su objetivo primordial es promover la transparencia, efectividad, integracin regional y mundial de la gestin de compras del estado costarricense.
b) MER-LINK: Es una plataforma tecnolgica para compras

pblicas que permitir a las proveeduras del Estado realizar las operaciones de compra y venta de productos y servicios en forma electrnica. La seleccin del modelo de compras para el estado costarricenses se realiz tras un anlisis de las mejores prcticas de pases como Chile, Panam, Corea, Mxico y Brasil. Este estudio culmin con la adopcin del modelo de compras pblicas de Corea del Sur, por ser lder mundial en compras electrnicas, mediante su sistema de gestin denominado System). Koneps (Korea On Line e-Procurement

2.3.

Qu es el Comercio Electrnico?

Para definirlo tomamos la definicin de Avendao A. quien lo describe como el uso de medios electrnicos (en este caso Internet) en una o ms de las etapas de una operacin comercial.

2.4.

Cules

son

las

instituciones

del

Estado

encargadas de administrar estos sistemas de compras digitales?

a) Direccin General de Bienes y Servicios:

Es una

dependencia del Ministerio de Hacienda, que funge como rgano rector de las compras del Gobierno Central. A ste rgano se le ha encargado jurdicamente la administracin del sistema COMPRARED.
b) Instituto Costarricense de Electricidad: Su funcin

primordial es la administracin del servicio de electricidad y telecomunicaciones en Costa Rica. Sin embargo como parte del programa de fortalecimiento de la institucin, se cre la Ley de Fortalecimiento del ICE, misma que abri un portillo legal para que posteriormente el Gobierno Digital le asignara entre sus funciones la administracin del sistema MER-LINK.

3) Marco Histrico:
La Era de Internet permiti al sector privado, principalmente a grandes consorcios y grupos comerciales, proveerse de tecnologa para agilizar la forma de comprar. Desde 2000, las grandes empresas implementaron plataformas B2B (Business to Business, o negocio a negocio, por su traduccin al espaol) para realizar sus compras, invitando a proveedores grandes y pequeos a utilizar los medios electrnicos para surtir sus productos y servicios. El negocio desarrollado alrededor de estas plataformas tecnolgicas concepto fue bautizado como como mercados digitales, donde
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definido

un

medio

electrnico

vendedores y compradores intercambian bienes y servicios a travs de una solucin de Internet, lo que reduce tiempos, ciclos y costos. Se crea que estos mercados podan ser pblicos, pero estos modelos de negocio no funcionaron, la burbuja del Internet explot y finalmente se consolidaron los mercados digitales privados para atender grandes corporativos y consorcios. Los gobiernos son compradores importantes de bienes y servicios, puesto que ello es necesario para que puedan cumplir con sus funciones de servicio pblico. Al igual que el sector privado, en la Era de la Informacin, los gobiernos tambin tienen el reto de utilizar estratgicamente las tecnologas de informacin para agilizar sus compras, haciendo ms eficiente y transparente su operacin. Por eso los gobiernos estn prestando especial atencin en el establecimiento de sistemas de adquisiciones que permita regular sus relaciones con los proveedores. Mediante el uso de procedimientos electrnicos de adquisiciones puede gubernamentales lograrse que: Todas las demandas gubernamentales sean visibles en lnea en un mismo lugar Todos los potenciales oferentes tengan igualdad de oportunidades e informacin La comunidad y las instancias especializadas puedan ejercer eficazmente su funcin de vigilancia (e-Government Procurement)

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Un sistema electrnico de adquisiciones tiene una nica estructura conceptual que se gua por tres principios: transparencia, adquisiciones competencia incluye dos e impulso de al crecimiento de econmico. Por lo general, un sistema electrnico tipos complementarios: Adquisiciones del Gobierno mediante Licitaciones

procedimientos

Electrnicas (e-GP Tendering), relacionadas con adquisiciones de mucho valor unitario, pero de baja frecuencia (mucho valor, poco volumen), y Adquisiciones del Gobierno Purchasing) mediante tambin Cotizaciones llamadas

Electrnicas

(e-GP

Adquisiciones del Gobierno por cotizacin electrnica en lnea- relativas a adquisiciones recurrentes de poco valor unitario pero elevado nmero de tems (poco valor, mucho volumen). Ambas modalidades de adquisicin requieren la Gerencia Electrnica de Contratos Gubernamentales (e-GP Contract Management), que tiene el objetivo de facilitar la ejecucin de los contratos y realizar el seguimiento tcnico y financiero de procesos y resultados. En el caso especfico de Costa Rica, en el ao 2003 surge la necesidad de integrar las compras de las diferentes dependencias del Gobierno Central, crendose de esta forma la plataforma COMPRARED, que como ya se expuso previamente, est en manos de la Direccin General de Bienes y Servicios del Ministerio de Hacienda.

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En sus inicios COMPRARED era nicamente una pizarra para publicar los requerimientos de compra de las instituciones agrupadas al sistema, poco a poco se van integrando otras opciones hasta tener actualmente un portal integrado de compras para ofertas electrnicas y el uso de contratos marco. Durante el proceso de puesta en marcha de COMPRARED, surgen detractores del mismo que criticaban aspectos como: Trmites excesivos y pocos integrados. No existe estandarizacin en documentos y procesos de contratacin. Multiplicidad de reglamentos y manuales de procedimientos. Existencia de mltiples plataformas tecnolgicas. Inexistencia de un registro nico de proveedores, con la duplicacin de requisitos y trmites para registro de los proveedores. En cada institucin, un solo proceso de compra requiere mltiples aprobaciones y revisiones por personas y comisiones. Inexistencia de estndares internacionales en el uso de cdigos de producto, formularios, carteles, entre otros, lo que provoca interpretaciones antojadizas o por ignorancia de la normativa. Ante este panorama, en el ao 2008 se suscribe un convenio entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la Comisin Intersectorial de Gobierno Digital, que asigna al ICE la responsabilidad econmica y tecnolgica de desarrollar un
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sistema digital de compras bajo la direccin de la Secretara Tcnica de Gobierno Digital. Se realiza un taller con el fin de determinar cul puede ser el modelo sistemtico a implementar. Uno de los casos analizados en el taller y categorizado como la mejor prctica Internacional fue el sistema de Coreano KOPNES (Korea On Line e Procurement System). A partir de este primer contacto se realiz un proceso de investigacin y anlisis sobre el modelo desarrollado por Corea en el este campo. Igualmente, para el ao 2008 se define un plan de trabajo para analizar los modelos implementados en pases de Latinoamrica como son Chile, Mxico, Brasil, Panam y Colombia con el propsito de identificar el modelo de implementacin en Costa Rica. Particularmente, la experiencia coreana es valiosa porque se ha convertido en un referente mundial y adems el estado coreano ha dado muestras de su buena disposicin para apoyar y asesorar este tipo de iniciativa. El 18 de marzo de 2009 se firma un Convenio Marco entre el Public Procurement Service (PPS) de la Repblica de Corea y el Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica del Gobierno de la Repblica de Costa Rica mediante el cual el Gobierno de Corea dona al Gobierno de Costa Rica el cdigo fuente de sus sistema de compras pblicas electrnicas, llamado KONEPS, para que sea ajustado a la realidad nacional. El Gobierno de Costa Rica designa al ICE, o empresa que sta designe, como Administradora del Convenio. El Gobierno de Corea dona el cdigo fuente del sistema y pone a disposicin el conocimiento tcnico para lograr la
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implementacin del modelo de compras electrnicas en Costa Rica, por lo cual el Gobierno de Costa Rica debe financiar la adaptacin del sistema al medio nacional, por lo que en el punto 2.3. del Convenio Marco se establece que la empresa que har los ajustes del sistema ser la empresa desarrolladora de KONEPS en Corea. El da 18 de marzo del 2009 se firma la Carta de Compromiso entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la Agencia Gubernamental Public Procurement Service (PPS) cuyo objetivo principal es obtener el acompaamiento, asesora y capacitacin en la implementacin del Modelo de Compras del Gobierno de Corea, surge as el sistema conocido como MER-LINK. En el ao 2010 la plataforma integrada MER-LINK entra en operacin en Costa Rica, con un sistema totalmente en lnea, definido como CERO PAPEL que que abarca un los grupo de instituciones compradores autnomas representa mayores C.C.S.S.,

gubernamentales, como son: I.C.E.,

RECOPE, Banco Nacional, I.N.S., entre otros.

4) Marco Legal:
El marco normativo costarricense tiene como base lo dispuesto por nuestra Constitucin Poltica, misma que data del ao 1949. Toda ley o reglamento deber estar supeditada y no puede contradecir lo que la Carta Magna expresa. A partir de esa mxima, se tiene que cada uno de los sistemas de compras digitales del gobierno central, toman vida amparados o respaldados en una Ley o Reglamento que los hicieron jurdicamente posibles.
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Segn

lo

establece

la

Ley

General

de

Contratacin

Administrativa, en el artculo 103, incisos del a) al e) inclusive, corresponde a la Proveedura Nacional (ahora llamada Direccin General de Administracin de Bienes y Servicios), todo lo relacionado con trmites, adjudicaciones, contrataciones, asesoras, evaluacin de polticas y procedimientos, en cuanto a compras del gobierno central se refiere. Seguidamente se presenta un resumen de la normativa que est regulando el funcionamiento, ejecucin y usos de cada uno de los sistemas de compras digitales: COMPRARED y MER-LINK.

4.1. COMPRARED:
De acuerdo a la Ley General de la Administracin Financiera, Artculo 2, la Proveedura Financiera de Nacional la forma
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parte y fue

de

la

Administracin

Repblica

creada

mediante la Ley N 201, de septiembre de 1945, con el propsito de regular y atender la adquisicin de bienes y servicios del Poder Ejecutivo. Con la promulgacin de la Ley de Contratacin Administrativa N 7494, del 8 de junio de 1995, la cual entr en vigencia el 1 de mayo de 1996, se inicia un nuevo proceso para la Proveedura Nacional, pues establece la desconcentracin operativa con

Artculo 2: Para el normal desarrollo de las actividades que el corresponden, el Ministerio de Hacienda contar con las oficinas que estime convenientes y necesarias, Las siguientes forman la organizacin financiera bsica del Estado: a) La tesorera Nacional, b)La oficina del Presupuesto, c) La Contabilidad Nacional; d) La Proveedura Nacional Ley de la Administracin Financiera de la Republica No. 1279 16

centralizacin normativa, reforzando las funciones de direccin tcnica-consultiva y fiscalizadora. Con la Ley de Contratacin Administrativa N 7494, que entr en vigencia el 01 de mayo de 1996, la Proveedura Nacional consolida sus funciones como Direccin Tcnica y Consultiva del Sistema de Contratacin Administrativa y Administracin de Materiales. No se puede omitir lo dispuesto por la Ley Que la Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos, en sus artculos N 105 y 125 dispone: Artculo 105.Integracin de sistemas de informacin. La Direccin de Administracin de Bienes dispondr lo necesario para que sus sistemas de informacin se integren a los de la Administracin Financiera. Artculo 125--- Integracin de sistemas de informacin. Asimismo, podr establecer en qu casos y con cules requisitos, se utilizarn medios que faciliten el intercambio de datos y documentos mediante el empleo de tecnologas de la informacin y las comunicaciones, cuyo propsito sea: a) Agilizar los procedimientos, por soportes sustituyendo de las los soportes

documentales

propios

tecnologas

disponibles en materia de informacin y comunicaciones.

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b)

Reemplazar

los

sistemas

de

autorizacin

control,

formalizados mediante diligencias, firmas manuscritas, sellos u otros medios manuales o mecnicos, por autorizaciones y controles automatizados, segn los requerimientos de los sistemas de informacin que se habiliten para el cumplimiento de esta Ley y sus reglamentos, siempre que el rgano correspondiente garantice el ejercicio de la competencia.

Por otra parte se promulg el Reglamento para la Utilizacin del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED2 (Vase Anexo N1), mismo que en su artculo 1, prrafo 2 cita: CompraRED constituye el medio oficial travs del cual la Administracin Central, realiza los procedimientos de

contratacin administrativa en lnea. Asimismo podrn utilizarlo facultativamente el resto de las Instituciones del Sector Pblico; siempre y cuando cumplan con las disposiciones del presente Reglamento y dems normativa aplicable.

4.2. MER-LINK:

Reglamento para la Utilizacin del Sistema de Compras Gubernamentales Compra RED, N 32717. Decreto Ejecutivo 32717. Septiembre, 2005. 18

La plataforma Mer-link ha sido un proyecto pas, desarrollado por Gobierno Digital, que forma parte del Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno de la Repblica, cuya coordinacin est a cargo de la Comisin Intersectorial de Gobierno Digital. En el ao 2008, partir de un convenio suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la Comisin Intersectorial de Gobierno Digital, el ICE asumi la responsabilidad econmica y tecnolgica, de desarrollar este sistema digital de compras de ltima generacin, bajo la direccin de la Secretara Tcnica de Gobierno Digital. Desde el punto de vista jurdico la adquisicin de una plataforma electrnica de compras tiene su fundamento en el Decreto Ejecutivo No. 35148 MINAET de la Ley 86603, que en su artculo 119 y 201 establecen: Artculo 119.Uso de de medios electrnicos. Los podrn

procedimientos

contratacin

administrativa

desarrollarse por medios electrnicos, y sea posible establecer con toda precisin, por medio de registros fidedignos la identificacin del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje. Asimismo deber cumplirse lo

establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos, Ley N 8454 y su reglamento.
3

Ley de Fortalecimiento y Modernizacin de las Telecomunicaciones. Costa Rica, 20 de junio, 2007.

Entidades Pblicas del Sector 19

Sern susceptibles de transmitirse por medios electrnicos entre otros los siguientes actos: publicidad de los planes de compra; registro de proveedores; las invitaciones a participar, la divulgacin aclaraciones, prevenciones del cartel, objeciones, y sus modificaciones aclaraciones, defectos y

recibir para

ofertas que se

realizar formales

subsanen

trascendentes, as como recibir la subsanacin, comunicar los actos finales de del procedimiento fase como recursiva, la adjudicacin, as como la

declaratoria

desierta,

formalizacin contractual y su aprobacin interna o refrendo, orden de compra o pedido. Todo lo anterior conformar el expediente electrnico. El ICE o la empresa que ste disponga, de conformidad con los artculos 9 y 10 de la Ley N 8660, proveer al Estado, en su sentido ms amplio, mediante una plataforma de compras nica, el servicio de compras electrnicas de bienes y de servicios, el registro de proveedores y el catlogo nico de bienes y de servicios. En tal cometido, coordinar lo necesario con la Comisin Intersectorial y la Secretara Tcnica de Gobierno Digital. El ICE podr reglamentar el servicio de compras electrnicas que adquiera, desarrolle y promueva, y formular contratos de adhesin en caso de ser procedentes y necesarios para la venta que realice de tal servicio.
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Artculo 201.De conformidad con el artculo 1 y 119 del presente reglamento y con el objetivo de propiciar una gestin estatal eficiente, automatizada y transparente, se declara de inters pblico y prioridad nacional la ejecucin de los proyectos de Gobierno Digital desarrollados por el ICE o la empresa que ste defina.
IX.

MARCO METODOLGICO
1. Metodologa: Con el fin de lograr el objetivo de Identificar las principales caractersticas y cualidades de los dos sistemas digitales de compras en descriptiva. Costa Rica, se elaborar una investigacin De tal forma que la presente investigacin se

regir por el mtodo cualitativo. 2. Poblacin y Muestra: Tomando en cuenta que la investigacin es de tipo cualitativo y no cuantitativa, no se establece una poblacin ni muestra en particular. Por el contrario se ha decidido trabajar con material documental e incorporar cuando sea necesario las opiniones de algunas personas involucradas con cada uno de los sistemas de compras digitales del Gobierno costarricense. Se aplic la entrevista de 5 tems a 5 personas diferentes como muestra de referencia de administradores y usuarios de ambos sistemas de compras digitales. 3. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos:
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Se hace uso de las siguientes herramientas para recoleccin de informacin: 3.1. Entrevistas con personeros de gobierno encargados de la administracin y ejecucin de cada uno de los dos sistemas de compra: COMPRARED y MER-LINK.
3.2. Investigacin de normativa legal a travs de Cdigos,

Leyes,

Decretos

Reglamentos

disponibles

en

SINALEVI4. 3.3. Revisin de documentacin variada relacionada con ambos sistemas obtenida a travs de visitas al Instituto Costarricense de Electricidad y Ministerio de Hacienda. 3.4. Bsqueda de informacin en internet. 3.5. Bsqueda en las bibliotecas del I.C.E. y del Ministerio de Hacienda. 4. Anlisis de los datos: Una vez que se recopil la informacin tanto con entrevistas como con material bibliogrfico, se proceder a clasificar la informacin segn su categora: 4.1. Normativa legal. 4.2. Opiniones de involucrados en cada proyecto de compras digitales. 4.3. Informacin bibliogrfica. Con esa pre-calificacin se procede a leer todo el material y evaluar cada uno de los sistemas tomando en cuenta las generalidades y particularidades que presentan. A partir de ah se podrn identificar y sealar ms detalladamente cada

SINALEVI: Sistema Nacional de Legislacin Vigente. Costa Rica. 22

una de las caractersticas y cualidades tanto del sistema COMPRARED como de MER-LINK.
5. Cronograma de Actividades:

ACT IVIDAD
1 Definicin del tema de investigacin Presentacin del anteproyecto: primer avance Revisin de observaciones al anteproyecto Bsqueda de informacin bibliogrfica Contacto personalizado con personeros de la administracin Conocer e interactuar con los dos sistemas de compras Elaboracin del marco terico Procesamiento de informacin recopilada Presentacin del anteproyecto: segundo avance Descripcin de datos obtenidos Anlisis de datos obtenidos Redaccin de trabajo final Presentacin del trabajo final

D ACIN (sem UR anas) -- F CH D INICIO: 6de junio, 2 1 . E A E 01 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1

23

X.

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN 1. ASPECTOS A EVALUAR:

Con el objetivo de identificar las principales caractersticas y cualidades de los dos sistemas digitales de compras en Costa Rica total (COMPRARED Y MER-LINK), se ha elaborado un cuestionario de cinco tems. Son preguntas abiertas para dar libertad a los entrevistados de que externen sus opiniones y puntos de vista de manera amplia y de esta forma lograr una visin ms amplia de las cualidades y desventajas que usuarios y administradores de los sistemas ven en cada uno de stos.

2. EL CUESTIONARIO:
Las preguntas planteadas a los entrevistados son las siguientes: 2.1. Qu nivel de implementacin de 1 a 10 considera que tiene el programa (MER-LINK COMPRARED, segn cada entrevistado)?. 2.2. Qu etapas de la implementacin se han completado al da de hoy?. 2.3. Qu le falta por implementar?. 2.4. Qu nivel de desarrollo tiene Costa Rica en compras digitales respecto a otros pases de Amrica Latina?

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2.5. Qu ventajas generales ofrece (Mer-Link /Comprared) que lo hace superior a otros en Costa Rica?

3. LOS ENTREVISTADOS:
El cuestionario se aplic a 5 personas, 3 de los cuales son usuarios o administradores de COMPRARED y 2 usuarios o administradores de MER-LINK. De stas 5 personas 3 respondieron de forma escrita y 2 lo hicieron va telefnica, a los 2 ltimos se les tomaron su respuesta a fin de transcribirlas para efectos de la investigacin. De las 5 personas entrevistadas nicamente las seoras ricka Sols, administradora de COMPRARED y la seora Marielos Quirs, funcionaria del Instituto Costarricense de Turismo y usuaria de Mer-Link, permitieron que sus nombres aparecieran en este documento. Los nombres de los otros 3 entrevistados no se detallan para efectos del presente trabajo, toda vez que ellos as lo pidieron. (Vase los anexos 2, 3 y 4).

4. LAS RESPUESTAS:
Seguidamente se presentan de manera estructurada las respuestas de cada uno de los entrevistados. 4.1. PREGUNTA 1: Qu nivel de implementacin de 1 a 10 considera que tiene el programa (MER-LINK COMPRARED, segn cada entrevistado)? RESPUESTAS:

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a) ricka Sols- Administradora 1 COMPRARED: En relacin

a las mejores prcticas a nivel internacional el sistema ya ha sido evaluado con los otros pases de la regin por organismos internacionales, en el cual se observa que el sistema se encuentra dentro de los cuatro mejores del rea latinoamericana. Me parece que con esta escala est en un 9. b) Administrador 1 MER-LINK: El nivel de implementacin actualmente es de 10, debido a que ya se realizan todas los procesos de compra e incluso los remates en lnea.
c) Administradora 2- COMPRARED:

7.

(No manifest

ninguna razn que justifique la calificacin otorgada).

d) Usuario 1- COMPRARED:

Le dara un siete debido a

que faltan algunos procesos en lnea como pago de garantas y remates. e) Marielos Quirs- Administradora MER-LINK: El sistema MERLINK realiza todas las funciones de un sistema de compras desde el inicio del trmite (solicitud) hasta el pago por medio de transferencia bancaria. 4.2. PREGUNTA 2: Qu etapas de la implementacin se han completado al da de hoy? RESPUESTAS:
a)

ricka Sols- Administradora 1 COMPRARED: Se han implementado tres etapas, la primera se dio en el 2001 cuando el sistema era una venta virtual de publicidad de informacin cuanto esto era todo un mito en el mbito de contratacin de carteles y administrativa, acceso virtual con a la publicacin ellos.
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Posteriormente se ajust el sistema a ser transaccional, donde interactuaba la administracin con los proveedores comerciales y la tercera etapa se da recientemente con el uso de la firma digital en los procesos de contratacin, con resultado de cero papeles, interfaces con otros sistemas de informacin y todo el proceso desde el inicio hasta el finiquito en un solo sistema.
b)

Administrador 1 MER-LINK:

A nivel de interaccin

con los oferentes est completo, slo faltara ampliar el nmero de usuarios ya que es reducido en este momento.
c)

Administradora

2-

COMPRARED:

Pues

se

han

implementado muchos cambios en el sistema, se implement una versin ms amplia de compra donde se muestran todos los pasos de contratacin administrativa.
d) Usuario

1- COMPRARED:

La interaccin con los

oferentes est completa, al igual que el sistema de adjudicacin y la realizacin de rdenes de compra en lnea.
e) Marielos Quirs- Administradora MER-LINK: Creo que el

hecho de que todo el trmite sea en lnea, la apertura de ofertas, las solicitudes de aclaracin, los recursos de objecin y de apelacin, la garanta electrnica, la recepcin del bien, las solicitudes de informacin tanto internas como externas, etc. . 4.3. PREGUNTA 3: Qu le falta por implementar? RESPUESTAS:
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a) ricka

Sols-

Administradora

COMPRARED:

CompraRED est terminando dos mdulos, el de pago a travs de simpe para las instituciones que no utilizan SIGAF y el de control de inventarios para la administracin. b) Administrador 1 MER-LINK: A nivel de interaccin con los oferentes est completo, slo faltara ampliar el nmero de usuarios ya que es reducido en este momento.
c) Administradora 2- COMPRARED: No tengo idea si hace

falta algo por implementar.

d) Usuario 1- COMPRARED: Que el pago de garantas y la

administracin de inventarios y pago a proveedores se puedan realizar en lnea.

e) Marielos Quirs- Administradora MER-LINK: A pesar de

que lo hemos usado hace pocos meses lo considero excelente. 4.4.

PREGUNTA 4: Qu nivel de desarrollo tiene

Costa Rica en compras digitales respecto a otros pases de Amrica Latina? RESPUESTAS:
a) ricka

Sols-

Administradora

COMPRARED:

En

Latinoamrica como le coment estamos dentro de los primeros lugares, puede visitar la pgina de la Red Interamericana internacionales . de Compras Pblicas, donde se encuentra esta evaluacin aplicada por organismos

28

b) Administrador 1 MER-LINK: Se que en Latinoamrica

Chile y Panam son lderes y Costa Rica podra estar en un tercer lugar.
c) Administradora 2- COMPRARED:

Pues recin se est en qu nivel nos

iniciando con el modelo de compras digitales por lo que es muy prematuro saber encontramos.
d) Usuario 1- COMPRARED: Segn datos vistos del Banco

Mundial estamos en primer lugar en Centroamrica y de terceros en toda Amrica Latina.

e) Marielos Quirs- Administradora MER-LINK:

Creo que

todo sistema es susceptible de mejoras y bsicamente es en cuestin de procedimientos. 4.5.

PREGUNTA 5: Qu ventajas generales ofrece

(Mer-Link /Comprared) que lo hace superior a otros en Costa Rica? RESPUESTAS:

a) ricka Sols- Administradora 1 COMPRARED: Tenemos

mucho camino recorrido frente a otros pases que estn iniciando este proceso, asimismo legislacin expresa que permite el uso de medios electrnicos en procesos de contratacin desde la promulgacin de la Ley de Contratacin Administrativa en 1996.
b) Administrador 1 MER-LINK:

Se realizan todos los

procesos como son: publicacin de ofertas, solicitud de aclaraciones, presentacin de recursos, presentacin de ofertas, adjudicaciones, garantas electrnicas, pagos y remates en lnea .

29

c) Administradora 2- COMPRARED:

Pues es el sistema

que utiliza la Administracin central y pues al ser el primero en trabajar con el modelo de convenio marco lo hace ser un sistema superior.
d) Usuario 1- COMPRARED:

Es la estructura oficial del

gobierno y por lo tanto tiene el respaldo del Ministerio de Hacienda lo que asegura que el sistema se va a mantener con el tempo .
e) Marielos Quirs- Administradora MER-LINK:

No brind

respuesta a esta pregunta.

5. ANLISIS GENERAL DE LAS RESPUESTAS

Las respuestas dadas por los diferentes entrevistados dejan claro que tanto administradores como usuarios ven como eficiente el sistema de compras que cada uno utiliza. Sin embargo las respuestas tambin dejan ver que el sistema de Mer-Link permite realizar algunas funciones en lnea que todava COMPRARED no puede hacer. Tambin es claro que los dos

presentan un nivel de implementacin bastante alto ya que permiten realizar las compras de una forma interactiva con los oferentes.

XI.

DESCRIPCIN

DE

LAS

CARACTERSTICAS

GENERALES DE LOS SISTEMAS DE COMPRAS DIGITALES UTILIZADOS ACTUALMENTE POR EL ESTADO COSTARRICENSE.

30

Seguidamente se presenta un cuadro comparativo de las caractersticas generales donde se marca con X cules posee cada uno de los diferentes sistemas de compras digitales.

CARACTERSTICA
Sistema Portal como puerta de entrada

MERLINK X

COMPRA RED X

para la utilizacin de sistema de compras electrnicas. Sistema Call Center Sistema Administracin de Usuarios Sistema Compra por Catlogo Sistema de Catlogo de productos servicios Envo de invitaciones Publicacin de ofertas Solicitudes de aclaracin Presentacin de recursos de objecin Presentacin de ofertas Garantas de participacin Adjudicacin automatizada Recursos de apelacin Firma de contratos Garantas de cumplimiento Pagos en lnea Remates

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

X X X X X X X X X

XII.

PRINCIPALES CUALIDADES DE USO Y APLICACIN DE AMBOS SISTEMAS DE COMPRAS DIGITALES USADOS EN COSTA RICA.

CUALIDADES DE USO Y APLICACIN

1. Permite la integracin de diferentes instituciones compradoras en un centro de compras unificado. 2. Integra a instituciones contraloras y

MERLINK
X

COMP RARED
X

X
31

bancarias necesarias para la formalizacin del proceso de compras en su totalidad. 3. Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales a la hora de hacer una compra. 4. Aplicacin del sistema de firma digital 5. Normas y sistemas de seguridad para garantizar la transparencia de los procesos. 6. Respaldo de un marco legal que constituye la creacin, uso y aplicacin del sistema. 7. Simplifica los procesos de compras tradicionales pasando del papel a trmites digitales expeditos y confiables. 8. Uso amigable del sistema respaldado por guas de usuario. 9. Amplia publicidad de las compras abierta a cualquier proveedor interesado. 10. Acceso a consultas va telefnica. 11. Facilita la realizacin de procesos contables gracias a la automatizacin. 12. Reduce tiempos de funcionamiento y gastos operativos tanto de compradores como de oferentes. 13. Estandarizacin de la informacin. 14. Sincronizacin de eventos para garantizar informacin confiable en caso de un proceso de investigacin. 15. Garantiza la obligatoriedad de compra a proveedores en convenios marco. 16. Sistema desarrollado integralmente 17. Sistema en constante adaptacin para cumplir los requerimientos actuales de los compradores.

X X X X

X X X X

X X X X X

X X X X X

X X

X X

X X X

XIII.

CONCLUSIONES

Una vez terminado el proceso de anlisis de los antecedentes, marco conceptual, marco legal y conocidas las opiniones tanto de usuarios como de administradores de ambos sistemas de
32

compras digitales utilizados en Costa Rica, es importante sealar los siguientes aspectos arrojados en esta investigacin: 1. La necesidad nacional de agrupar los sistemas de compras del gobierno central trajo consigo la creacin de un sistema digital que integra y estandariza los procesos para compradores pas. 2. Ante las deficiencias presentadas por el sistema COMPRARED surge 4 aos atrs, la iniciativa de crear un sistema de compras de ltima tecnologa que automatizara todos los procesos de compra de diferentes instituciones. Dentro de las opciones existentes se decide implementar el modelo coreano conocido y probado internacionalmente adaptndolo a las necesidades legales del pas, al cual se le dio el nombre de MER-LINK.
3. Ambos

oferentes,

crendose

as

el

sistema

COMPRARED que fue el primero en implementarse en el

sistemas

operan

en

Costa

Rica

de

manera

independiente y agrupando a diferentes instituciones compradoras y sus respectivos proveedores. Cada sistema tiene caractersticas propias que los diferencia entre si, creando con esto opiniones encontradas entre usuarios y administradores sobre cul de los dos es mejor o ms eficiente y completo. 4. Al consultar la opinin de administradores y usuarios de cada sistema, se identifica que ambos sistemas brindan soluciones a la medida de compradores y usuarios puesto que hay satisfaccin sobre las facilidades y beneficios que otorga cada sistema.
5. An cuando hay satisfaccin hacia ambos sistemas, queda

claro tambin que COMPRARED es un sistema que carece

33

an de algunas funciones consideradas bsicas para un proceso de compras como lo es la integracin del rgano contralor, los procesos bancarios y el sistema de compras por remate. Mer-Link por su parte al ser un sistema integrado ya utilizado internacionalmente, cuenta con una plataforma ms completa en ese sentido.
6. Al analizar las caractersticas individuales de cada sistema

se nota que por estar ligados mediante objetivos generales y necesidades comunes por satisfacer, ambos sistemas muestran grandes similitudes respecto a sus alcances.
7. El marco legal de la Ley de Contratacin Administrativa y

de

la

Ley

de de

Modernizacin Electricidad) que

del

I.C.E.(Instituto tanto a

Costarricense

ampara

COMPRARED como a MER-LINK trae consigo que ambos realicen procesos similares con el objetivo en comn de agilizar, profesionalizar, estandarizar y darle seguridad a las compras gubernamentales.
8. La automatizacin de los procesos de compra, tanto de

Mer-Link

como

de

Comprared

beneficia

tanto

instituciones como a proveedores, ya que da seguridad al no haber manipulacin de la informacin, ahorro en gastos administrativos y operativos, disminucin en tiempos para cada proceso y facilidad en los trmites para las partes involucradas.
9. Ambos sistemas son herramientas amigables tanto para

administradores

como

para

usuarios,

los

software

desarrollados permiten agilidad en su uso, gua de consultas en lnea y atencin telefnica cuando se considere necesario.
10. Tanto COMPRARED como MER-LINK cuentan con gran

aceptacin a nivel nacional y el uso de uno no limita el del

34

otro.

Lo

anterior que de

toda

vez

que las

son

plataformas de sus (segn

independientes proveedura

agrupan

necesidades

instituciones

distintas

regulaciones legales constitutivas) y los proveedores de uno pueden perfectamente serlo del otro tambin.
11. Solamente

los

compradores

del

gobierno

central

(ministerios y sus dependencias) estn obligados por ley a formar parte de COMPRARED, todos los dems pueden pertenecer a uno o a ambos sistemas, segn estimen conveniente.
12. La implementacin de ambos sistemas en nuestro pas ha

permitido, an cuando no hay un estudio unificado que as lo demuestre, posicionar a Costa Rica como uno de los pases lderes en Latinoamrica en el campo de las compras digitales. El Banco Mundial realiz un estudio donde coloca a Costa Rica en una posicin ventajosa, sin embargo el mismo es limitado ya que no toma en cuenta a MER-LINK sino nicamente a COMPRARED. 13. Si se tomara como referencia ese estudio del Banco Mundial y analizramos que en vez de contar con uno se tienen dos sistemas de compras que funcionan de manera eficiente, podramos concluir tambin que la posicin de nuestro pas en esta materia sera mucho ms llamativa de lo que puede pensarse. Lo que en un inicio se concibi como una deficiencia pas, tener dos sistemas de compras, hoy por hoy se ha demostrado que ha resultado ser una herramienta eficiente e independiente y que las deficiencias originales de uno lograron fortalecerse con el tiempo, mejorando el servicio, la seguridad y la calidad.

35

Quizs Costa Rica no es lder latinoamericano en esta materia, pero si se puede asegurar sin temor a equivocarse que es un referente regional, que tom la iniciativa de automatizar procesos, dejando atrs la forma tradicional de hacer los procesos de compras, para dar el salto hacia un modelo ms eficiente, seguro, eficaz y de cobertura nacional en lnea.

36

XIV.

BIBLIOGRAFA

1. Avendao, Alicia. Tesis Universidad Nacional. Diseo del

Proyecto

de Implementacin del Sistema Electrnico de

Contrataciones para el Gobierno Central, denominado COMPRARED. Ao 2001. 2. Ley 6227. Ley General de la Administracin Pblica. Costa Rica. 2 de mayo, 1978. 3. Ley de Fortalecimiento y Modernizacin de las Entidades Pblicas del Sector Telecomunicaciones. Costa Rica, 20 de junio, 2007. 4. Reglamento para la Utilizacin del Sistema de Compras Gubernamentales 5. Estudio de Compra RED, Proyecto versin N 32717. Decreto Pblicas 2009. Ejecutivo 32717. Septiembre, 2005. factibilidad del Estado, Compras 4.3. Electrnicas Mayo,

Elaborado por el Instituto Costarricense de Electricidad, Secretara Tcnica de Gobierno Digital.

6. Tesis

de el

Postgrado, Gobierno

Diseo

del

Proyecto

de

Implementacin del Sistema Electrnico de Contrataciones para Central, denominado COMPRARED. Avendao, Alicia y otra. Agosto, 2001. 7. Reglamento para la Utilizacin del Sistema de Compras Gubernamentales Compra RED. N 32717. Costa Rica, 16 de septiembre, 2005. 8. Manuales de usuario para acceder a los sistemas de compra: MER-LINK y COMPRARED. Obtenidos va internet.
37

XV. ANEXOS

38