GESTIÓN TALENTO HUMANO Código: DE-GES-35

Versión: 01
POLÍTICA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS SMU
Página: 1 de 5

ACJ HIGH VOLTAGE S.A.S reafirma su compromiso por mantener el orden y salvaguardar
los vínculos laborales con sus colaboradores, y con base en esto tomará las medidas
necesarias para evitar posibles inconvenientes con relación a las legalizaciones de los
anticipos o dineros consignados a nombre de los trabajadores, de este modo se adoptan
las siguientes reglas:
- Las legalizaciones físicas deben ser enviadas semanalmente al responsable de
estas ACJ HIGH VOLTAGE Nit 830.083.056-6, a la ciudad de Bogotá
Autopista Medellín Km 8.1 Costado Sur, Centro Empresarial Milán Torre 1,
Tenjo Colombia.
- Toda factura, cuenta de cobro y recibo debe venir a nombre de ACJ HIGH
VOLTAGE S.A.S NIT 830.083.756-6 de lo contrario se rechazan estos documentos.

- Toda factura, cuenta de cobro o recibo debe estar diligenciad@ en letra legible sin
tachones o enmendaduras y con descripción clara del gasto acompañada del SMU,
ACJ, OT y nombre de la estación, en caso de ser un servicio y este supere el valor
de 1.300.000.oo (smlmv 2024) la cuenta de cobro debe estar acompañada de la
seguridad social pagada como independiente la cual no puede ser inferior al 40%
del valor de esta.

- Se rechazarán los siguientes documentos: Recibos de caja, remisiones,

cotizaciones, proforma; ya que no es un documento legal.

Nota: Para cuenta de cobro debe contener obligatoriamente: Fecha, Dirección,

teléfono (verificado por el área de legalizaciones SMU), Firma de la persona.

- Se debe presentar soporte RUT y/o cedula obligatorio.

- Todas las evidencias fotográficas deben estar rotuladas con la fecha del gasto y el
nombre de la estación a la cual se relaciona y la respectiva aprobación del
supervisor.

- Para todos los gastos exceptuando la alimentación y el hospedaje es obligatoria la

evidencia fotográfica del gasto como tal, ejemplo: pago alquiler de semovientes,
compra de materiales, transportes expresos, fluviales, aéreos, terrestres y
ayudantías, alquiler de herramientas especializadas y equipos de alturas para subir
a estación, sin excepción.

- Los viáticos estipulados para el día son de $35.000 mil pesos máximos para
alimentación siempre y cuando la actividad requiera pernoctar y hasta $50.000 para
el hospedaje; para algunas zonas que manejan cierta exclusividad en estos precios
 GESTIÓN TALENTO HUMANO Código: DE-GES-35

Versión: 01
POLÍTICA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS SMU
Página: 2 de 5

debe evidenciarse aprobación del supervisor de zona.

- Para las actividades que cumplan más de 8 horas en ejecución durante el día
aplicara 15.000 pesos de hidratación.

- Todos los recibos en papel químico deben llegar con fotocopia y ordenados por
fecha.
- Para las actividades que tomen más de un día y que se ejecuten por cuadrilla, en
las facturas o cuentas de cobro deben estar estipulados los días y nombres de los
técnicos, por ejemplo:
Pago alimentación para el técnico Pablo Hernández y Juan Flores por
los días 07, 08 y 09 del mes de junio del 2024.

- Para cada técnico deberá existir una numeración o consecutivo estipulado por el
encargado de las legalizaciones para sus cuentas de cobro.

- Las ayudantías deben estar previamente aprobadas por el Supervisor de zona.

- Para lavado de vehículos se aprueban $30.000 mil pesos máximos de lavada

sencilla; lavada especial 50.000 máximo al mes.

- Para el parqueadero de vehículo se aprueban mensual $120.000. Los parqueaderos

que se generan adicionales estarán sujetos a verificación siempre que se justifique
de manera clara la necesidad de este servicio, se debe relacionar la SMU y OT de
la actividad más reciente o cercana a ejecutar, debe contener evidencia fotográfica
y placa de vehículo.

- Las comisiones bancarias se deben pasar por mes adjuntando el extracto bancario
donde se vean reflejadas.

- Los números de teléfono o celular en las cuentas de cobro deben ser reales
para poder verificar los precios y sino esta será rechazada.

- El paquete de gastos a enviar se debe escanear legible, con todas sus evidencias
fotográficas y enviar al correo del supervisor con copia a la Ing. Lina posada
(lina.posada@acj.com.co) para su aprobación, junto con la relación de los gastos
(formato en Excel) el cual debe tener el valor total que se está legalizando con la
relación clara de OT, SMU, nombre de estación, teléfono verificable del proveedor.

- Es obligatorio enviar el archivo de Excel totalmente diligenciado con todos los

campos solicitados y en mayúscula.
 GESTIÓN TALENTO HUMANO Código: DE-GES-35

Versión: 01
POLÍTICA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS SMU
Página: 3 de 5

- Los gastos especiales que no estén autorizados por supervisor o coordinador serán
rechazados de forma automática.

- Todas las transferencias realizadas por los supervisores, coordinadores o

compañeros serán cargadas como anticipos o se descontarán de las facturas ya
legalizadas a quien corresponda.
- Las facturas deben ser enviadas máximo hasta el día 2 de cada mes siguiente a
vencer, ejemplo: las facturas de febrero 2024 solo serán recibida hasta el día 2 de
marzo 2024.

- El flujo de consignación dependerá de las legalizaciones que envíen semanalmente,

por tanto, técnico que no envié las legalizaciones asumirá la responsabilidad de
realizar las actividades que se le asignen y no recibirá anticipo hasta que no tenga
un saldo de menos del 30% del dinero que tiene a cargo.

- Todos los VIERNES se debe enviar evidencias de las guías de envíos de las
legalizaciones.

- Las facturas deben llegar totalmente ordenadas por fechas, pegadas en hojas
tamaño carta, con número de SMU y OT y su respectiva copia siempre y cuando
sea papel químico.

- Después de un mes sin legalizar se realizará el descuento de nómina por el valor

del saldo pendiente por legalizar, de la misma forma si el colaborador se retira y no
legaliza a tiempo este dinero será descontado directamente de la liquidación y
salarios pendientes por pagar.

- El valor de Alquiler de herramientas es de máximo $120.000 al mes. Con hidro

lavadora es de máximo $150.000 al mes. Este alquilera contempla taladro y
pulidora.

- El Equipo de alturas es de máximo $100.000 por mes, debe haber evidencia de que
la actividad se realizó en torre.

- El alquiler pc, plan, celular es de máximo $80.000 mensual siempre y cuando

aplique. Si es SOLO plan de celular o SOLO computador, es por valor de $50.000
mensuales para el Pc y $30.000 Para el plan de celular.

- El alquiler de la pértiga es de máximo $50.000 mensual.

 GESTIÓN TALENTO HUMANO Código: DE-GES-35

Versión: 01
POLÍTICA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS SMU
Página: 4 de 5

- El formato que deben utilizar de cuentas de cobro y el Excel es SOLO el que se

envía desde el departamento de legalizaciones.

- Para el 2024 estas son las tarifas vigentes en relación con la retención en la fuente
(compras y servicios):

- Persona Natural (Régimen simplificado): Personas no responsables de IVA y no

obligadas a emitir facturas de ventas electrónicas.

- Persona Jurídica (Régimen común): Empresas responsables de IVA y emiten

facturas de ventas electrónicas.

- Base: Valor mínimo para realizar retención. Ejemplo: servicio general $180.000 NO
sujeto a retención y servicio general $188.000 aplica retención del 6% o 4%.

- Retener o retención: Menor valor a pagar por servicio o compra. Ejemplo: retención
que aplica para los $188.000 con la tarifa del 6% es de $11.280 siendo un valor por
pagar de $176.720.

- Tarifa: Es el porcentaje que se retiene para las compras y servicios.

- NOTA: Tener en cuenta esta tabla de retenciones ya que la empresa no

asumirá gastos por retenciones pagadas.
 GESTIÓN TALENTO HUMANO Código: DE-GES-35

Versión: 01
POLÍTICA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS SMU
Página: 5 de 5

Cuadro de tarifas Año 2024

ACTIVIDAD VALOR FRECUENCIA

Alquiler de herramienta 120,000 Mensual
Alquiler PC 50,000 Mensual
Alquiler Celular 30,000 Mensual
Alquiler pértiga 50,000 Mensual
Alquiler equipo de alturas 100,000 Mensual
Lavado de vehículos 30,000 Mensual
Lavado de vehículos general 50,000 Mensual
Parqueadero de vehículos 110,000 Mensual
Actividades con más de 8 horas 15,000 actividad
Viáticos día si se pernota 35,000 actividad
Hospedaje 50,000 actividad

USO EXCLUSIVO DEL ÁREA SIG

CONTROL DE APROBACION
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha:
CONTROL INTERNO JURIDICO GERENCIA 27/04/2021

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Modificación del documento Responsable
27/04/2021 01 Documento inicial Director SIG
27/04/2022 02 Estructura del documento Director SIG

YOVANNY SANTAMARIA
FINANCIERA Y CONTROL