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RODAMIENTOS, SOLICITUD DE VITICOS Y LEGALIZACIN DE VITICOS

PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE RODAMIENTOS, SOLICITUD DE VIATICOS Y


LEGALIZACION DE VIATICOS
Objeto. El presente procedimiento tiene como objeto establecer las reglas para la solicitud de
rodamientos, solicitud de viticos y legalizacin de viticos del equipo comercial de la compaa.
Buscando con esto dar mejores herramientas en el desarrollo ptimo de su labor.
mbito de aplicacin. El presente procedimiento va dirigido a supervisores y ejecutivos de zona
quienes son los responsables del reporte de la informacin, y en algunos casos al personal de
mercado e impulso, en este ltimo caso debe existir solicitud expresa del Director Comercial.
Definiciones. Para los efectos del presente procedimiento, se manejarn las siguientes
definiciones:
o Viatico: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a un funcionario, para
realizar un viaje por fuera de su municipio habitual y/o zona de trabajo.
o Rodamientos: Hace referencia a los transportes adicionales del personal de
impulso y mercadeo que son requeridos para cubrir sus reas de trabajo, y a los
rodamientos establecidos por contrato acuerdos de contrato a los supervisores
y ejecutivos de zona.
o Gastos Adicionales: son aquellos generados por la realizacin de la actividad
comercial (degustaciones, papeleras etc), los cuales debern estar soportados
en todo momento y debern tener previa aprobacin de la direccin comercial.
Del reporte de rodamientos. Los reportes de rodamiento siempre sern mes vencido y se
debern enviar en archivo nico de Excel REPORTE DE RODAMIENTO anexo 1, con las
siguientes caractersticas:
o La primera hoja del libro deber llamarse resumen y en esta se realizara un resumen de
cada trabajador especificando: Apellidos y nombre completo, Identificacin, tipo de
hora extra (Horas extra diurnas, dominicales, recargos nocturnos. Etc.), numero de
horas extras, vlr rodamiento, gastos adicionales y observaciones.
o En las hojas adicionales del libro debern enviarse los detalles de cada rutero del
personal, relacionado un trabajador por hoja de clculo de Excel y nombrndola con
primera letra del nombre seguido del apellido ejemplo.: LPerez (Luis Jose Perez Pertuza)
Los supervisores y ejecutivos son los responsables de validar y consolidar la informacin antes
de enviarla a gestin humana, no se recibir informacin por fuera de estos parmetros
establecidos.
La entrega de la informacin a gestin humana con copia a la direccin comercial, debe realizarse
a ms tardar el da cinco (5) de cada mes.
Solo se realizara pago de rodamientos en la primera quincena de cada mes, reportes que lleguen
por fuera de las fechas establecida ser procesada con la siguiente nomina en orden cronolgico.

De los viticos. Para efectos de los viticos se generan dos connotaciones la primera es la
solicitud de un anticipo de viticos para el desarrollo del plan comercial y la segunda una
legalizacin de los viticos recibidos en el periodo inmediatamente anterior, el cual deber estar
soportado en formato especifico de la compaa y con los documentos del caso. Como se explica
a continuacin:

RODAMIENTOS, SOLICITUD DE VITICOS Y LEGALIZACIN DE VITICOS


Adelanto de viticos: este corresponde a los presuntos gastos que se realizaran en
un plan de trabajo especfico para el rea comercial previamente avalado por la
direccin comercial, el adelanto deber ser solicitado en el formato de Excel
SOLICITUD DE ADELANTO DE VIATICOS Anexo2, en el cual se especifica las
poblaciones o clientes a visitar especificando el presupuesto de gasto por
manutencin (Hospedaje, transporte y alimentacin).en caso de existir saldo a favor
de la empresa como resultado de adelantos de viticos del periodo anterior deber
ser deducido del monto total de la solicitud.
o Legalizacin viticos: cada anticipo recibido por el trabajador deber ser legalizado
en el formato de Excel LEGALIZACIN GASTOS DE VIAJE Y ANTICIPOS anexo 3, esta
legalizacin deber ser enviada va e-mail a la oficina de gestin humana con copia
a la direccin comercial adjuntando al mismo todos los soportes del pago (facturas,
tiquetes etc.).
La solicitud de adelanto de viticos y las legalizaciones debern ser enviados a ms tardar el da
cinco de cada mes a la oficina de gestin humana con copia a la direccin comercial, en caso de
no presentar la legalizacin respectiva no se proceder al pago de una nueva solicitud de
adelanto de viticos, si la solicitud se realiza por fuera de las fechas establecidas esta ser
procesada con la siguiente nomina en orden cronolgico.
Todo anticipo y legalizacin est sujeto a verificacin y aprobacin por parte de la direccin
comercial para lo cual esta dispondr de 72 horas hbiles para cualquier observacin con
respecto a las solicitudes de los ejecutivos y supervisores comerciales.
En cualquier momento y sin previo aviso podrn ser auditadas las legalizaciones de anticipos y
verificada la veracidad de documentos soporte entregados a gestin humana.
De Los Imprevistos. Llmese imprevistos aquellas situaciones en las cuales por fuerza mayor
deben realizarse pagos por fuera de nmina, en estos casos la solicitud debe ser aprobada por
la direccin comercial y ser avalada por la gerencia financiera esto debido al costo adicional que
generan estas operaciones.
En caso de retiro de alguno de los trabajadores del equipo de trabajo de los ejecutivos y
supervisores deber ser reportado cualquier pendiente correspondiente a rodamientos que se
le adeude al trabajador.
En caso de retiro de un ejecutivo o supervisor, este debe presentar legalizacin y devolucin de
saldos a favor de la compaa en caso de que existan. De no presentar esta informacin no se
proceder con la emisin del paz y salvo. Si pasados 8 das hbiles de la desvinculacin no ha
legalizado los dineros recibidos el monto total anticipado ser descontado de prestaciones
sociales u otros devengos que genere por concepto de liquidacin definitiva.
o

El presente procedimiento rige a partir de la fecha de su publicacin.

Gestin Humana
23/02/2015