Dres. Patricia A. Francica y Mario A.

Vázzquez “La Aventura o Desventura de Aprender” 1

Administrar tu tiempo no es ni más ni menos que

administrar tu vida

Dar un ritmo ordenado a tu vida, ser buen “administrador” de tu tiempo, tener

un claro orden de prioridades en lo que haz de hacer..., son premisas básicas para
la eficacia en cualquier trabajo y/o estudio.

Es importante que no te olvides que la administración del tiempo es una activad

claramente distinta de “liderar”. La administración absorbe energía del
hemisferio izquierdo, ya que éste tiene en cuenta la linealidad del tiempo , las
causas-efectos, el análisis, la segmentación y secuenciación de las tareas.

Ver en este Taller

“Integración
Hemisférica ” en pág.

Cuando no hay orden en tu cabeza, acabás por elegir siempre lo que más te gusta
o aquello que parece “urgentísimo”. Sin embargo, la mayoría de las veces los
agobios por falta de tiempo son más bien agobios por falta de orden.

Es muy importante cómo jerarquizás el tiempo de tus actividades, y esa decisión

no la debe tomar “el capricho”. En nuestra experiencia como docentes hemos
conocido jóvenes estudiantes que despliegan una febril actividad: van y vienen
de un lado a otro a toda velocidad, se sientan frente a un libro, al instante se
levantan, buscan lápices, hojas, café, comida, hablan por teléfono… es decir,
hacen mil cosas a la vez y no acaban ninguna. Sus múltiples y poco claros
objetivos les hacen sentir una gran prisa porque el tiempo no alcanza , que
termina, no pocas veces, en una angustiosa certeza de que nunca lograrán nada.
Parecen estudiantes esforzados, pero muchas veces no es esfuerzo sino
“activismo improductivo”. Aunque no lo creas es otra forma de pereza
(entendiéndola como improductividad), que por activa resulta más difícil de
advertir. Sin embargo hay infinidad de hombres perezosos que no paran de
trabajar y de moverse. Hacen cosas constantemente, pero no las que deberían
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hacer.

La pereza ordinaria es fácil de identificar pues es simple apatía y dejadez.

La pereza activa puede hacer estragos en vos como estudiante. Debés

Sus múltiples y poco
comprender que más vale estudiar intensamente tres horas y luego descans ar
claros objetivos les
otras tres haciendo deporte, escuchando música o saliendo con tus amigos, que
pasarte las seis horas intentando conjugar lo uno y lo otro para al final dejarlo hacen sentir una gran
todo a medio hacer y con una clara sensación de descontento (y habiendo sufrido prisa porque el tiempo
más que si hubieras estado estudiando intensamente todo ese tiempo). no alcanza, que
termina, no pocas
veces, en una
angustiosa certeza de
que nunca lograrán
nada.

Te invitamos a realizar un pequeño test, como siempre te pedimos honestidad:

¿Cómo seleccionás lo que te nutre?

Cuando te sirven en el plato un alimento que tiene ingredientes
sanos pero algunos te gustan y otros no:

A - ¿Te comés primero lo que no te gusta, para así dejar el camino

despejado y disfrutar de lo que sí te gusta comer?

B - ¿Tratás de evitar lo que no te gusta, dejándolo para lo último y

comiendo primero lo que sí te gusta?

C - ¿Separás y no comés lo que no te gusta?

¿A grupo pertenecés?
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Aquí no importan las estadísticas que indiquen los porcentajes que optan por una
u otra posibilidad, lo que sí importa es que el dilema indica en qué forma la Nada sucede en tu
personalidad afecta la administración del tiempo y el éxito en el logro de universo sin tu
objetivos.
participación.
Los estudiantes y las personas eficientes consumen de entrada y rápidamente Hacete
“el alimento” que menos les gusta, por ejemplo “el bocadillo menos agradable
responsable de
que les sirven en una materia”.
ello.
Por el contrario, aquellos jóvenes (y no tan jóvenes) que con frecuencia
posponen “comer” lo que no les gusta con la esperanza de que los superiores se
olviden de que el “bocadito” existe, se comportan como verdaderos “niños” que
revuelven la comida, la mastican eternamente sin tragar. Todas las tácticas
dilatorias siempre fracasan y terminan deprimiéndonos.

Este mal hábito (vicio) se llama en la jerga técnica:

PROCRASTINACIÓN: palabra derivada del

vocablo inglés procrastination.

* Manía de dejar las cosas para después.

Hábito de postergar o dilatar la realización de
las tareas, trabajos, etc.

Si te inscribiste en el grupo de los que directamente no comen aquello que nos les gusta, sino sólo
aquello que de antemano suponen que les gusta, ESTÁS EN
PEORES PROBLEMAS.
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Porque como dijo el mayor experto en liderazgo a nivel mundial Albert E. N.

Gray: (The Common Denominator of Success – NA. LU 1978)

“Las personas que tienen éxito tienen el hábito de

hacer las cosas que no les gusta hacer a quienes
fracasan”.

La enseñanza del test de ¿Cómo seleccionás lo que te nutre? es que la administración eficaz del tiempo
requiere la voluntad para enfrentarse a lo difícil lo antes posible: AHORA, y no caer en la
procrastinación. Puede resultarte simplista esta observación, pero los niños de colegio que comían
primero lo que no les gustaba eran los mismos que comenzaban las tareas del fin de semana el mismo
viernes por la tarde o por la noche, para así estar libres todo el fin de semana por si algo interesante se
presentaba para hacer.

Aunque creas que el cumplimiento de los plazos artificiales auto-impuestos pueden aumentan la
ansiedad, los estudios al respecto indican que se produce un beneficioso efecto opuesto, ya que es uno
mismo el que crea sus propios plazos adelantados y no hay plazos externos que se nos imponen.

Algunos recursos para superar el vicio de la procrastinación

 Fijate plazos para comenzar. Aunque esto podría enmascarar una excusa
para postergar el inicio de una tarea, no todas las tareas pueden
comenzarse en el mismo momento. Este punto acompañado de una buena
jerarquización de los objetivos y de la voluntad (no sólo la intención) de
empezar puede ser muy útil.

 Recompensate: Todo objetivo a largo plazo (por ejemplo: terminar una

carrera) está compuesto por sub-objetivos pequeños que pueden
celebrarse en la medida que se vayan alcanzando. Podés premiarte con
una tarde libre, una salida con amigos, o simplemente si cumpliste con
lo que te habías auto-impuesto como tarea en esa tarde debés
SENTIRTE SATISFECHO DE VOS MISMO y darte una FELICITACIÓN
de un MINUTO.

Comencemos a organizar nuestro tiempo: Armemos una agenda personal

Todos caemos en la común tentación de hacer lo urgente antes que lo importante,

lo fácil antes que lo difícil, lo que se termina pronto antes que lo que requiere
un esfuerzo continuado. ¡CUIDADO! ...

Los antiguos decían:

 ORGANIZATE, es decir establecé PRIORIDADES para
Dres. Patricia A. Francicalograr
y Mariotus OBJETIVOS. “La Aventura o Desventura de Aprender” 5
A. Vázzquez

 Aprender a organizarse
Siguiendo el esquema propuesto por Stephen Covey, pueden distinguirse cuatro
diseños o generaciones de confección de agendas para la administración del tiempo.

1. La primera generación la constituye la elaboración de listas de tareas pendientes. Estas listas nos
permiten tomar conciencia de lo que nos queda por hacer. Sabemos que las tareas pendientes
tenemos que realizarlas cuanto antes y a medida que las cumplimos debemos ir tachando nuestra
Covey,
lista. Esto siempre proporciona una sensación gratificante, ya que nuestro cerebro Stephen.
percibe que “Los
7 hábitos
secuenciamos bien el tiempo (hemisferio izquierdo) y que la totalidad se va cumpliendo de la gente
(hemisferio
altamente
derecho). Nuestro cerebro se “desocupa” de tareas y se siente aliviado. Nuestro estado anímicoefectiva”–
mejora. Es lo mismo que ocurre cuando comenzás a acomodar un cajón del escritorioPaidós Empresa – Bs.
y terminás
arreglando todo tu cuarto, aunque no te lo hubieras propuesto.

Realizar esta tarea, no cabe duda, es ya bastante más de lo que son capaces de llegar
a hacer muchos. Sin embargo, es un esquema de organización muy pobre, puesto
que la mayoría de las veces la distribución del tiempo viene impuesta externamente
por la mera sucesión de los acontecimientos. Es decir actuamos
REACTIVAMENTE.

2. La segunda generación la construye el uso de una agenda propiamente dicha

(de esas que se venden en las librerías). En ellas vas anotando acontecimientos,
compromisos y proyectos de actividad futura, en la medida en que el tiempo te
permite darles cabida. Su anticipación te permite una mejor organización, pero
aún rudimentaria, puesto que así no podés valorar debidamente las prioridades:
son simples distribuidores de tiempo.

3. La tercera generación suma a las dos precedentes la idea básica de establecer

prioridades.

PRIMERO LO PRIMERO

Se centra en la necesidad de fijarse objetivos, con sus correspondientes plazos y, de

Este planteamiento supone un gran avance respecto

a la segunda generación, pues la clave no es dar
prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar la
agenda según las prioridades necesarias para
alcanzar los objetivos.

acuerdo con ellos, se prepara una planificación diaria que alcance la mayor
eficiencia.

Sin

En vez de organizar el tiempo, tenés que

organizarte vos mismo.
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embargo, centrarse en la simple eficiencia en la programación y el control del tiempo tiene a menudo
efectos contraproducentes. Por ejemplo, es frecuente que dificulte la necesaria liberalidad y
espontaneidad en el modo de organizarse, y que en consecuencia se resienta el desarrollo de las
relaciones humanas, que son tan importantes y enriquecedoras.

4. Por esa razón la cuarta generación de agendas da un paso más:

Hay tareas que, por su naturaleza, necesitan una atención inmediata. Son cosas urgentes que actúan
sobre nosotros de forma imperiosa: el timbre del teléfono, por ejemplo, es urgente,
reclama una atención inmediata. Suelen ser tareas cercanas, que dan impresión de
actividad, entretenidas. Lo malo es que muchas veces carecen de importancia y nos
desorganizan. Ante lo urgente, reaccionamos; ante lo importante, no siempre.

Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más

esfuerzo, más reflexión personal, y es fundamental centrar en ellas la organización
personal: hemos de actuar creativamente, no simplemente reaccionar ante lo que
ocurre. De lo contrario, tu vida se verá desviada con mucha frecuencia hacia lo urgente
pero no importante, pues –curiosamente– las tareas más entretenidas y que más nos
reclaman son precisamente ésas, las urgentes pero no importantes.

Hay también muchas otras actividades que son urgentes e importantes a la vez.

Para mayor claridad, las posibles tareas que podemos realizar se podrían distribuir en
cuatro cuadrantes, según su grado de urgencia e importancia.
Veamos…

EL TIEMPO A TU FAVOR

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración es el gobierno eficaz del tiempo en base a tu hemisferio izquierdo.

Por eso volvemos a recalcarte el axioma que dice:

ADMINISTRÁ DESDE LA IZQUIERDA Y LIDERÁ DESDE LA DERECHA.

Dividiremos las tareas en cuatro grupos a los cuales les asignaremos un

CUADRANTE:

TAREAS CUADRANTE

1. URGENTES e IMPORTANTES I

2. URGENTES y NO IMPORTANTES II

3. NO URGENTES e IMPORTANTES III

4. NO URGENTES Y NO IMPORTANTES IV

Examiná atentamente el diagrama de los cuadrantes de la matriz de administración

de tiempo.
Dres. Patricia A. Francica y Mario A. Vázzquez
URGENTE
I
IMPORTANTE
ACTIVIDADES:
Crisis
Problemas apremiantes
Estudiar apremiado por la
cercanía de examenes
Entrega de trabajos a último
momento
Siempre “falta el tiempo”
III
No IMPORTANTE
ACTIVIDADES:
Interrupciones, algunas
llamadas
Correo electrónico,
Algunas reuniones sociales
Cuestiones inmediatas,
acuciantes (familiares y
amigos)
Actividades populares
“La Aventura o Desventura de Aprender” 7
NO URGENTE
II
ACTIVIDADES:
Planificación de las horas de
estudio
Programar plazos para la
finalización de trabajos
Construir planificaciones de
exámenes, cursadas, etc. a corto,
mediano y largo plazo.
Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades Recreación
IV
ACTIVIDADES:
Trivialidades, ajetreo inútil
Contestar mails de amigos
Algunas llamadas telefónicas
Pérdidas de tiempo
Actividades agradables no
productivas
Chatear - Juegos en red
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En el Cuadrante I, el de las cosas URGENTES e IMPORTANTES, se

presentan asuntos o problemas que reclaman tu atención de inmediato. Es el
cuadrante de las CRISIS (por ejemplo estudiar “contra reloj” una
materia).

La actividad en este cuadrante te agota y te consume.

Los resultados no son muy alentadores. Cuando vas dejando “para mañana”
las materias, lecturas sistemáticas, trabajos prácticos, etc., todo para
mañana, “pues son una pavada”, el único que se convierte en “pavo/a” sos
vos. ¡Y el cuadrante sigue creciendo, pues cada vez se te acumulan más
cosas! Cuando este cuadrante ocupa el 70% de la matriz total, tendrás los
siguientes resultados:

La tendencia negativa se multiplica pues el tiempo restante tenderás a

utilizarlo “huyendo” al cuadrante IV. “Ya terminé lo urgente, ahora me tomo
tiempo para gratificarme”, con lo que el tiempo se agota y no tenés Las personas que
posibilidades de planificar. pasan la mayor
Si en cambio ocupás el 70% de tu tiempo en actividades del Cuadrante parte del tiempo en
III, que es URGENTE, PERO NO IMPORTANTE, te encontrarás
haciendo cosas “por los otros” (estudiando porque el plan de la Universidad CUADRANTE IV
te lo impone, no por elección; rindiendo materias en los tiempos
se caracterizan por
programados, sin vivirlos como propios; etc.). Esto es muy poco gratificante,
ser básicamente
por lo que (como en el caso
anterior) tenderás a usar el resto de tu tiempo “divirtiéndote y gratificándote” IRRESPONSABLES
con actividades del CUADRANTE IV, que no es NI URGENTE NI
IMPORTANTE.

Las consecuencias son las mismas que para los que pasan gran parte de su
tiempo en actividades del Cuadrante I.

Lo más grave es que la tendencia a gratificarse en Cuadrante IV va en

aumento. Es tanta la frustración que impone una vida volcada a los
Cuadrantes I y III que las “escapadas” en busca de diversión van creciendo
con el tiempo y llegará un momento en que, sin darte cuenta, pasarás la
mayor parte de tu tiempo en actividades del CUADRANTE IV.
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Tené cuidado de no terminar ubicado allí, ya que estas personas se caracterizan por ser en sus vidas
básicamente IRRESPONSABLES.

Nada puede ocupar el lugar de la PERSISTENCIA en tu formación

*No vale el talento. Nada es más frecuente que gente con talento que fracasa

*No vale la riqueza Los ricos que mueren pobres son legiones
*No valen los genios. Los genios que no consiguen nada son legiones
*No vale la información El mundo está lleno de fracasados muy informados. * No
existe la suerte. La llamada “suerte” le ha fallado a muchos reyes.
Solo la persistencia y la determinación son importantes para lograr tus metas.

Si estás en el grupo de los que oscilan en el CUADRANTE III y terminan en el

CUADRANTE IV, tal vez tu matriz del tiempo se parezca a lo que encontrarás a continuación:

I II

IV TENDENCIA
III TENDENCIA BUSCA
 CONCENTRACIÓN EN CORTOS PERMANENTEMENTE
PERIODOS (sólo para los exámenes) ESCAPARSE
 ADMINISTRACIÓN DE LA CRISIS
 CARÁCTER DE CAMALEÓN, AQUÍ PARA
ATENTO A LA REPUTACIÓN (“Vender “DIVERTIRSE” o
imagen”, “zafar”, “aprobar”) “GRATIFICARSE”
 CONSIDERA QUE LAS METAS O
PLANES NO VALEN LA PENA (Se
“adapta” a los planes de otros hasta no
poder más y pasar a cuadrante IV)
 RELACIONES FRÁGILES
 NO TERMINA LO QUE EMPRENDE
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Y los resultados serán:

I II

Dedícale el 70 %
III IV
de tu tiempo al
RESULTADOS
 CUADRANTE II.
 TOTAL IRRESPONSABILIDAD
 FRACASO EN EL ESTUDIO
 DEPENDENCIA DE LOS OTROS
 GOBERNADOS POR EL APREMIO DEL TIEMPO

Si querés tener éxito en una carrera universitaria y ser una persona eficaz, debés mantenerte fuera de
los CUADRANTES III y IV porque, urgentes o no,
NO SON IMPORTANTES.

Además tenés que reducir al máximo el CUADRANTE I y dedicarle el 70%

del tiempo al CUADRANTE II.

Este cuadrante es el corazón de la administración eficaz, trata cosas que NO SON

URGENTES PERO SÍ IMPORTANTES, por ejemplo:

 planificación de las áreas a estudiar,

 preparación de materiales,

 lectura programada,

 ejercitación,

 entrega de trabajos; etc.

En este cuadrante se piensa PREVENTIVAMENTE y hace crecer tu CÍRCULO

de INFLUENCIA, es decir tu posibilidad de actuar sobre las situaciones sin que
éstas te desborden.
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Sabemos que pensar preventivamente, planificar, etc. no es divertido . Pero

recordá que la diferencia entre las personas que fracasan en la vida y aquellas
que tienen éxito consiste justamenteen que éstas tienen el hábito de hacer lo que
no les gusta hacer a los que fracasan. Y el hábito que hace la diferencia es
justamente planificar, hacerse dueños del propio tiempo, no dejar que sean los
demás: las circunstancias, los planes de la Universid
ad, los tiempos de los
profesores, etc. los que manejen tu vida de estudiante, sino que seas vos mismo
quien programe los tiempos de avance, los de estudio, los de presentación de
.
trabajos, los de rendir exámenes… y los de disfrutar de amigos, salidas, etc Las personas
Todo puede (y debe) estar contemplado en este cuadrante. Planificar es planificar que tienen
todo, no sólo las obligaciones, dándole a cada cosa el tiempo que tus prioridades
éxito tienen el
y objetivos determinen. Y luego cumplir el plan al pie de la letra… por
seductoras que sean las oportunidades que surjan a tu paso. hábito de hacer
Sabemos que actividades inesperadas pueden aparecer, y que en algunos casos te aquello que no
obligarán a cambiar tus planes. Pero si tenés claro el rumbo podrás adaptarte les gusta hacer
fácilmente sin tener que modificarlo todo. En cambio, sino tenés un plan de ruta
prefijado te pasará lo que a Alicia cuando le preguntó el camino al gato de
a los que
Cheshire. fracasan

–¿Quieres decirme, por favor, qué camino debo tomar para salir de aquí?
–Eso depende mucho de a dónde quieres ir
– respondió el Gato.
–Poco me preocupa adónde ir–dijo Alicia.

Volveremos a este punto esencial cuando enfrentemos el tema de las metas y

objetivos, pero aquí debés hacer un alto para planificar tus actividades y para eso
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debés pensar cuáles de tus objetivos son prioritarios hoy, y ser coherente con ellos.

Si te planteás que lo más importante en tu vida hoy es recibirte en la Universidad

y comenzar a ejercer tu rol profesional, debés dedicar a esto la mayor parte del
tiempo disponible. Si por el contrario, el tiempo de que disponés lo utilizás en
mirar T.V., o chatear, o salir con amigos, quiere decir que cuando te planteaste tus
objetivos no fuiste honesto.

Reflexioná sobre ello.