Guía de estructuración de un data room

Lineamientos principales:

1) Crear archivo en MS Excel.

2) Recomendaciones:
a) Lo más sugerido es tener claridad, que sea ‘amigable’ de uso, control
de seguridad y cambios, dinamismo y seguridad.
b) Establecer claros procesos de solicitudes y entregas de información
en el uso de la data room (durante reuniones y fuera); es posible
agregar viñeta inicial de instrucciones y acuerdo de uso.
c) Es importante determinar fechas de cumplimiento y seguimiento.
3) Por lo menos, incluir las siguientes viñetas e ítems principales:
a) Q&A (aquí se incluirán preguntas y respuestas al listado de
preguntas puntuales por parte del adquiriente, ver detalle de Q&A en
el lineamiento 3-d).

b) Tracker: indexado dinámico a todos los títulos principales

(Administración, Finanzas, etc.) al tracker, con seguimiento a Q&A
con fechas y responsables.

c) Administración
I. Departamentos o personal
II. Auditorías anteriores
III. Pólizas de seguros
IV. Procesos o políticas administrativas
V. Permisos de operaciones
VI. Listado de junta directiva o puestos (histórico)
VII. Minutas de juntas directivas

d) Finanzas o contabilidad
I. Estructura de capital
II. Información fiscal, declaraciones, reparos, etc.
III. Créditos o préstamos
IV. Cuentas bancarias
V. Listado de accesos
VI. Préstamos o líneas de crédito
VII. Todos los estados financieros históricos y al día
VIII. Listado de activos o arrendamientos (escrituras, en deuda, en
garantía, en hipoteca, arrendamientos, etc.).
IX. Declaraciones fiscales de últimos 5 años
X. Manejo de valores, contratos o procesos
XI. Presupuestos globales (últimos 5 años o actuales)
e) Comercial u operaciones
I. Líneas de negocio
II. Protocolos de ventas
III. Plan de negocio o planeación estrategia
IV. Ubicaciones por zona o ciudad
V. Listado de proveedores, segmentaciones o condiciones
comerciales
VI. Listado de flota logística
VII. Planes de mantenimiento
VIII. Procesos o políticas establecidas
IX. Alianzas comerciales
X. Certificaciones aplicables
XI. Base de datos de productos
XII. Planes de crecimiento
XIII. Presupuestos

f) Mercadeo
I. Estrategia de mercadeo (enfoques)
II. Bases de datos de contenidos
III. Proveedores externos de contenidos
IV. Gestión de redes sociales
V. Estudios de mercadeo
VI. Presupuestos

g) Legal
I. Contratos de distribución
II. Contratos de consultorías
III. Contratos de arrendamientos
IV. Escrituras de bienes
V. Listado de retainers legales o condiciones
VI. Licencias sanitarias o registros sanitarios
VII. Regulación sanitaria
VIII. Puntos de actas de juntas directivas
IX. Listado de propiedad intelectual (patentes, registros, licencias,
registros, dominios, etc.)

h) Recursos humanos
I. Lista de personal por zona o ubicación
II. Listado total
III. Listado de contratos
IV. Procesos o políticas establecidas
V. Perfiles de puestos
VI. Listado de vacaciones
VII. Procesos legales laborales en marcha o anteriores
VIII. Organigrama completo
IX. Base de datos de seguros (público o privados)
 X. KPI, métricas, comisiones o BSC

i) Tecnología de la información (TI)

I. Listado de software en uso y licencias
II. Procesos y políticas oficiales
III. Listado de servidores o contratos
IV. Proveedores de servicio o contratos
V. Acceso a servidores
VI. Ubicación de bases de datos

4) Cada viñeta deberá de tener las siguientes filas y características:

a) Número de referencia (por ejemplo: 1.2, 1.1, A100, T-200, etc.)
b) Detalle (lo más detallado y completo)
c) Estatus (con drop-menu: detenido, pendiente, en proceso,
entregado)
d) La viñeta Q&A deberá de incluir una última columna de comentarios
de seguimiento con fecha.
Podrá agregar viñetas, títulos, departamentos y actividades.