Manual de Proceso de Gestión de Procesos

MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE
PROCESOS
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

ESTRATÉGICA
GESTIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
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MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS .0.0
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TABLA DE CONTENIDO
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INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 1
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5
3.- Responsables............................................................................................................................ 5
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 7
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 8
6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos ........................................................................ 8
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 9
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 10
8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .................... 10
8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos . 10
8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos
................................................................................................................................................. 11
8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .. 12
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos .................................................................................................................................. 13
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación, Estandarización y
Documentación de Procesos ................................................................................................... 14
8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ............................ 15
8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ......... 15
8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ... 15
8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........... 16
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos ....................................................................................................................... 17
Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador
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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos ....................................................................................................................... 19
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8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 20
8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 20
8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de
procesos documentados ......................................................................................................... 20
8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 21
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de la implementación
de procesos documentados .................................................................................................... 22
8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y coordinación de la
implementación de procesos documentados ......................................................................... 24
8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección ............................................................. 25
8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección .......................................... 25
8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección .................................... 25
8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección............................................ 26
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la Dirección ....................... 26
8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental de la Dirección ....... 28
8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ....................... 29
8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .... 29
8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
................................................................................................................................................. 29
8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ..... 30
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro
en GPR ..................................................................................................................................... 31
8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ............... 32
9.-Anexos ................................................................................................................................. 33
9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos............................................................. 33
9.2 Matriz de Priorización de Procesos .................................................................................. 33
9.4 Matriz Cronograma de trabajo ......................................................................................... 34
9.5 Flujo AS-IS .......................................................................................................................... 35
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9.6 Flujo TO-BE ........................................................................................................................ 35

9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento ........................................................................... 36
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9.8 Material para socialización................................................................................................ 36

9.9 Informe de socialización.................................................................................................... 37
9.10 Ficha de Procesos ........................................................................................................... 38
9.11 Matriz aclaratoria ............................................................................................................ 39
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 40
9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos 40
9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos .................................................................................................................................. 41
9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........ 42
9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos . 43
9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la implementación de procesos
documentados ........................................................................................................................ 44
9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la implementación de
procesos documentados ......................................................................................................... 45
9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección......................................... 46
9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .. 48
9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
................................................................................................................................................. 49
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PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS

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1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
El manual de Gestión de Procesos tiene como finalidad identificar y gestionar de
manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones
entre los mismos, asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos,
mediante la aplicación de la mejora continua
1.2 Objetivos específicos

 Satisfacer las necesidades de los clientes internos, mediante la respuesta
oportuna a sus requerimientos.
 Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los

procesos identificados en el catálogo de procesos institucional.
 Levantar y documentar los procesos institucionales identificados en el catálogo

de procesos.
 Informar a los servidores/as públicos acerca de los procesos institucionales,

además de poner a su disposición los manuales de procesos aprobados, así
como los formatos de sus registros.
2.- Alcance
 El proceso de Gestión por Procesos, comprende el levantamiento y
documentación del procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, ya
sea por requerimiento de autoridades o por planificación interna de la
Dirección de Servicios, Procesos y Calidad, la socialización y capacitación a las
servidoras y servidores públicos al respecto de los procesos documentados y
aprobados y la evaluación de la eficiencia y/o eficacia de los procesos
institucionales con base del resultado de los indicadores de procesos en GPR.
3.- Responsables
 Coordinador de la Unidad Requirente
 Director/a de Servicios, Calidad y Servicios
 Director/a de la Unidad Requirente
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 Analista de la Unidad Requirente

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 Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
 Líder metodológico
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
GPR Gobierno por Resultados
MIDUVI Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
DSPC Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
TIC´S Tecnologías de la información y comunicación
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Administración por La administración por Procesos es un conjunto de actividades realizadas en la
Procesos institución, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y eficiencia
de su operación pata proveer servicios y productos de calidad que satisfagan
las necesidades y expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario.
Disparador Evento o condición que causa el inicio o actividad del proceso.
Diagrama de Flujo Representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso.
Entradas Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformado durante la
ejecución del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan
valor.
Indicador Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño
necesario para alcanzar una meta determinada.
Línea Base Conjunto de mediciones del desempeño de un proceso tomadas en un
momento determinado. Una línea base se compone de registro de los
resultados del proceso en una fecha específica. Es usada usualmente para
comparar estados de un proceso y determinar el impacto de los proyectos de
mejora.
Macro proceso Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las
etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los
requisitos explícitos e implícitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios.
Proceso Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que
llevan a un resultado útil para el cliente externo o interno. Los procesos
interrelacionados con otros procesos y las relaciones interinstitucionales.
Salidas Productos o servicios, provistos o transformados con valor agregado por la
institución en la ejecución del proceso.
Gobierno por Resultados Es el conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permiten
orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento del
objetivo y resultados esperados en el marco de mejoras prácticas de gestión.
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5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
En las reuniones de trabajo que resulte de la gestión por Procesos se debe generar la
respectiva acta de reunión.
Los Analistas de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignados para el

levantamiento de los procesos obligatoriamente deben mantener un expediente físico
y digital actualizado, de toda la documentación obligatoria que se genera como
resultado de la gestión de proceso.
El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, para el

levantamiento de procesos tiene la obligación de utilizar como insumo el catálogo de
procesos vigente.
Los manuales de procesos y/o procedimientos a ser aprobados, son remitidos a la

autoridad competente dueña del proceso, para la revisión y la firma de aprobación de
dicho manual.
El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, responsable de la

documentación de procesos tiene la obligación de mantener el archivo digital
actualizado de los procesos aprobados, en la carpeta compartida.
La socialización se lo realiza con el analista de la Dirección de Servicios, Procesos y

Calidad asignado, el responsable del proceso y este a su vez es el encargado de la
planificación de la socialización del manual.
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6.- Información Básica del Proceso

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6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos
Gestión por Procesos
Proceso:
Código del Proceso: CGPGE-DSPC-GP
PROPÓSITO:
Descripción:
 Identificar y gestionar de manera sistemática los procesos
desarrollados en la institución, y las interacciones entre los
mismos; asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos
internos, mediante la aplicación de la mejora continua.
DISPARADOR:
 Estatuto Orgánico por Procesos
 Solicitud del Director/a del levantamiento
ENTRADAS:
 Matriz de Definición de Procesos
SUBPROCESOS:
1. Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos
2. Elaboración del manual de Procesos y/o Procedimientos
3. Socialización y Coordinación de la Implementación de
Procesos Documentados
4. Gestión documental de la Dirección
5. Seguimiento de la Información de Procesos Registrados
en GPR
Productos/Servicios  Catálogo de Procesos

del Proceso:
 Manual de Procesos y/o Procedimientos
 Informe de Socialización
 Archivo documental físico y digital
 Indicadores de Gestión evaluados
Tipo de Proceso:  Adjetivo
Responsable del  Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

Proceso:
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Tipo de cliente:  Interno

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Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión
Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma Técnica de Administración por
Procesos
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos

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8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de
Procesos
8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y

Documentación de Procesos
Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos
Subproceso:
Código del
CGPGE-DSPC-GP-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Establecer una planificación adecuada, que permite identificar,
estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma
determinar el catálogo de procesos de la institución de acuerdo a
la realidad de la unidad y al Estatuto.
DISPARADOR:
 Estatuto orgánico por procesos aprobado
 Norma Administración por Procesos N°-1580
ENTRADAS:
 Matriz de levantamiento de procesos
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Identificar los nombres de los procesos y subprocesos
 Priorizar procesos
 Catálogo de procesos
Productos/Servicios  Catálogo de Procesos

del Proceso:
 Matriz de levantamiento
 Matriz de priorización
 Cronograma

Proceso:
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8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y
ARTÍCULO NORMATIVA
Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI
Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580
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8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y

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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y

Documentación de Procesos 32232101011211111101050
No. Actividad Rol Descripción Documento
Matriz de
Con el estatuto orgánico por procesos se levantamiento
Identificar Analista de la
procede a realizar una propuesta en la del catálogo de
nombres de Dirección de
1 matriz de levantamiento de procesos procesos Ref.:
procesos y Servicios, Procesos
identificando los nombres de los procesos y Código: MAT-
subprocesos y Calidad CGPGE-DSPC-
subprocesos de las unidades.
01
Revisa la propuesta con el estatuto
orgánico y sus competencias; valida la
Revisar y validar Analista de la
2 propuesta y si se encuentra correcto pasa a
propuesta unidad requirente
la actividad 3 caso contrario a la actividad
13.
Matriz de
levantamiento
Revisa la propuesta validada y aprueba
Enviar por correo enviando un correo con la matriz de de procesos
Director/a unidad llena Ref.:
3 institucional levantamientos de procesos y subprocesos
requirente Código: MAT-
aprobado al Director/a de Servicios, Procesos y
Calidad. CGPGE-DSPC-
01
Analista de la
Unificar los
Dirección de Unifica los procesos y subprocesos de las
4 procesos y
Servicios, Procesos unidades designadas y consolida.
subprocesos
y Calidad
Analista de la Se realiza una matriz de priorización Matriz de
Priorizar procesos Dirección de evaluando cuál de los procesos debe ser priorización
5 Ref.: Código:
a levantar Servicios, Procesos levantado y poniendo un orden dando
MAT-CGPGE-
y Calidad prioridades. DSPC-02
Analista de la Se coloca nomenclatura y numeración
Dirección de correspondiente a lo establecido por la
6 Codificar procesos
Servicios, Procesos Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
y Calidad en los procesos y subprocesos.
Matriz de
Analista de la
Elaborar catálogo Catálogo por
Dirección de Definir el catálogo de las unidades del
7 de Procesos de la Procesos Ref.:
Servicios, Procesos MIDUVI.
unidad Código: MAT-
y Calidad
CGPGE-DSPC-
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Director/a de Revisa y aprueba el catálogo presentado, si
Revisión y
8 Servicios, Procesos se encuentra correcto pasa a la actividad 9,
aprobación
y Calidad caso contrario a la actividad 14.
Cronograma de
Definir Una vez aprobado el catálogo se envía a la
Analista de la trabajo Ref.:
cronograma y unidad y se solicita se defina un
Dirección de Código: MAT-
9 fecha de cronograma para levantamiento de las
Servicios, Procesos CGPGE-DSPC-
levantamiento de actividades de los procesos y/o
y Calidad 04
procesos subprocesos.
Asigna a un analista para que apoye

Asignar
Director/a unidad proporcionando la información requerida
10 contraparte de
requirente para el levantamiento de los procesos y/o
levantamiento
subprocesos.
El analista de acuerdo al cronograma se va
Coordinar el Analista de la
11 levantando la información con la
levantamiento unidad requirente
contraparte.
Elaboración de Analista de la
manual de Dirección de Se elabora el manual de procesos y/o
12
procesos y/o Servicios, Procesos procedimientos.
procedimientos y Calidad
Definir
Si no se encuentra correcta la información
nuevamente el
Analista de la se define con base a sus atribuciones,
13 nombre de
unidad requirente competencias y productos, servicios de su
procesos y
unidad.
subprocesos
Director/a de Si no se encuentra correcto el formato o
Enviar a corregir
14 Servicios, Procesos alguna información incorrecta se procede a
catálogo
y Calidad enviar con observaciones y a corregir.
8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación,

Estandarización y Documentación de Procesos
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

de de Medición la de
Medida Medición Medición
1 Porcentaje de Número de matrices de Porcentaje Dirección de Catálogo Anuales
matrices de levantamiento de Servicios, aprobado
levantamiento procesos aprobadas/ Procesos y
de procesos Número de matrices de Calidad
aprobadas levantamiento de
procesos solicitadas
*100
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8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos 32232101011211111101050
8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimiento
Subproceso:
Código del
CGPGE-DSPC-GP-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y
documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el
catálogo de procesos.
DISPARADOR:
 Catálogo de Procesos aprobado
ENTRADAS:
 Cronograma de levantamiento
 Levantamiento de información del proceso y/o subproceso
 Diagramar flujos AS-IS y TO-BE
 Elaborar el manual
Productos/Servicios  Flujograma AS-IS y TO-BE

del Proceso:
 Ficha de procesos
 Matriz aclaratoria
 Manual de procesos y/o procedimientos

Proceso:
8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos
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8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos 32232101011211111101050
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8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del

Proceso y/o Procedimientos 32232101011211111101050
Analista de la
Solicitar Solicitar con base al catálogo y cronograma
Dirección de
1 información del las actividades que realiza para poder
Servicios, Procesos
proceso obtener el producto final.
y Calidad
Entregar Analista unidad Se proporciona la información solicitada en
2
información requirente el orden que debe realizarse.
Analista de la
Consolidar Dirección de Se consolida la información que fue
3
información Servicios, Procesos proporcionada para proceder a diagramar.
y Calidad
Analista de la Flujo AS-IS

Con la información que el analista de la Ref.: Código:
Dirección de
4 Diagramar AS-IS contraparte proporciona, se diagrama el FOR-CGPGE-
Servicios, Procesos
flujo AS-IS y se envía para revisión. DSPC-01
y Calidad
Revisa la información y valida el flujo, si se

Analista unidad
5 Revisar y validar encuentra correcto, pasa a la actividad 6
requirente
caso contrario a la actividad 18.
Analista de la Flujo TO-BE

Dirección de Se procede a diagramar el flujo TO-BE con Ref.: Código:
6 Diagramar TO-BE FOR-CGPGE-
Servicios, Procesos las mejoras propuestas.
y Calidad DSPC-02
Analista de la Fichas de
Con la información proporcionada por el Procesos Ref.:
Elaborar fichas de Dirección de
7 analista de la unidad requirente se procede Código: FIC-
procesos Servicios, Procesos
a elaborar la ficha de proceso CGPGE-DSPC-
y Calidad 01
Con la información proporcionada por el Matriz
Analista de la
analista de la unidad requirente se procede aclaratoria
Elaborar Matriz Dirección de
8 a elaborar la matriz aclaratoria de cada Ref.: Código:
aclaratoria Servicios, Procesos
actividad que se realiza para obtener el MAT-CGPGE-
y Calidad DSPC-05
producto.
El analista revisa la o las fichas y la matriz o
matrices aclaratorias de los procesos y/o
Revisar y enviar a Analista unidad
9 procedimientos y valida, si se encuentran
validar requirente
correctas pasa a la actividad 10, caso
contrario a la actividad 6.
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Validar y firmar Revisa y firma las fichas y matrices Documentos

Director/a de la
10 Fichas, Matrices aclaratorias de los procesos y/o firmados
unidad requirente 32232101011211111101050
y flujogramas procedimientos.
Manual de
Analista de la Procesos y/o
Elaborar manual Con las fichas y matrices validadas y Procedimientos
Dirección de
11 de procesos y/o aprobadas, se procede a elaborar el Ref.: Código:
Servicios, Procesos
procedimiento manual de procesos y/o procedimientos. FOR-CGPGE-
y Calidad
DSPC-03
El analista de la unidad requirente revisa

detalladamente el manual y valida la
Analista unidad
12 Revisar manual información, si se encuentra correcto pasa
requirente
a la actividad 13, caso contrario pasa a la
actividad 19.
Revisa, valida la información del manual y
si se encuentra acorde a la realidad en
Director/a de la funciones, tiempos y productos o servicios
13 Revisa y validar
unidad requirente obtenidos en las actividades, si se
encuentra correcto pasa a la actividad 14,
caso contrario a la actividad 11.
Manual oficial
Remitir el manual Director/a de la Si se encuentra correcto, remite el manual Ref.: Código:
14 FOR-CGPGE-
con firmas unidad requirente con las firmas respectivas.
DSPC-03
Director/a de
Una vez revisado por los dueños del
15 Firmar manual Servicios, Procesos
proceso y firmados, firma el Director/a.
y Calidad
Memorando de
Enviar manual y Director/a de Se envía el manual con memorando de entrega
16 memorando de Servicios, Procesos entrega oficial a la unidad requirente con (Manual y
entrega oficial y Calidad dos CD´S. CD´S)
Se recibe manual físico y con 2 CD´S, y se

Recibir y realizar
procede a la elaboración de la circular para
circular de Director/a de la
17 reasignarlo al Coordinador/a de la unidad
oficialización del unidad requirente
requirente, para que se reasigne a la
manual
Máxima Autoridad.
Socialización y
coordinación de la Se realiza el subprocesos de socialización y
Director/a de la
17.1 implementación coordinación de la implementación de
unidad requirente
de procesos procesos documentados.
documentados
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Remitir circular Reasigna circular a la Máxima Autoridad,

para oficialización para que sea enviado desde ahí a las
Coordinador/a de la 32232101011211111101050
17.2 por parte de la unidades que intervienen en el proceso
unidad requirente
Máxima para comunicar de la socialización y
Autoridad conocimiento del manual.
Se solicita se hagan los cambios necesarios
Analista unidad
18 Solicitar cambios para la validación nuevamente del
requirente
diagrama AS-IS, pasa a la actividad 4.
Enviar con Analista unidad Se envía para las correcciones y cambios
19
observaciones requirente necesarios pasa a la actividad 4.
8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual

del Proceso y/o Procedimientos

1 Número de Número total de Unidad Dirección de Memorando Trimestral
manuales de manuales de Procesos Servicios,
Procesos y/o y/o procedimientos Procesos y
procedimientos entregados Calidad
entregados
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8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de

32232101011211111101050
procesos documentados
8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados
Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados
Subproceso:
Código del
CGPGE-DSPC-GP-03
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos
institucionales, además de poner a su disposición los manuales de
los procesos y/o procedimiento aprobados, así como los formatos
de sus registros.
DISPARADOR:
 Disposición de la Máxima Autoridad
ENTRADAS:
 Manual de procesos y/o procedimientos aprobado
 Preparar información para socialización
 Socializar con las unidades involucradas con el proceso
 Elaborar informe de socialización
Productos/Servicios  Memorando de socialización

del Proceso:
 Informe de socialización

Proceso:
8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la

ARTÍCULO NORMATIVA
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8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados 32232101011211111101050
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Página 22 de 49
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de

la implementación de procesos documentados 32232101011211111101050
Manual de
procesos y/o
Elaboración del Analista de la procedimientos
manual de Dirección de Elaborar el manual de procesos y/o aprobado Ref.:
1
procesos y/o Servicios, Procesos procedimientos, aprobado. Código: FOR-
procedimientos y Calidad CGPGE-DSPC-
03
Analista de la
Preparar Se realiza una presentación con los puntos
Dirección de
2 información para necesarios para la explicación del proceso
Servicios, Procesos
socialización del manual levantado y aprobado.
y Calidad
Revisa la información que se encuentra en
Revisar Director/a de
la presentación si se encuentra correcta
3 información para Servicios, Procesos
pasa a la actividad 6, caso contrario a la
socializar y Calidad
actividad 15.
Solicitar preparar Se solicita se realice una presentación con
Director /a de la
4 información para la información necesaria para la
unidad requirente
socialización socialización del manual aprobado.
Preparar la Realiza la presentación con base al manual
Analista de la
5 información para aprobado con la información necesaria que
unidad requirente
la socialización sea clara para los asistentes.
Consolidar Se consolida la información tanto de la
Analista de la
6 información para unidad requirente con la información
unidad requirente
socialización enviada por el/la analista de la Dirección de
Material para
socialización
Revisar material Director /a de la Ref.: Código:
7 Revisar la información para la socialización.
de socialización unidad requirente FOR-CGPGE-
DSPC-04
Elaborar
Se elabora el memorando que va dirigido a
memorando para Memorando de
Analista de la las unidades que intervienen en el proceso
8 socialización y
unidad requirente para la socialización del manual aprobado, socialización
preparación de
y lo reasigna.
equipos
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Revisa el memorando para enviar a las

Revisar
Director /a de la unidades involucradas, si se encuentra
9 memorando para 32232101011211111101050
unidad requirente correcto continua con la actividad 10, caso
socialización
contrario a la actividad 8.
Remitir Reasigna el memorando para que sea
Director /a de la
10 memorando para enviado a las unidades por parte del
unidad requirente
enviarlo Coordinador de la unidad requirente.
Enviar a las
Envía el memorando para la socialización
unidades que Coordinador/a de la
11 del manual aprobado para la asistencia de
interviene en el unidad requirente
las unidades involucradas.
proceso
Coordinar con el Documento con
área requirente Analista de la Se coordina con la unidad de TIC´S para la imprint de
para la dirección de instalación de equipos para la socialización pantalla con la
11.1
preparación de tecnología de con las unidades que intervienen en el lista de los
equipos, fechas y comunicación proceso. asistentes
horas
Realizar la La Dirección de Servicios, Procesos y
socialización con Calidad conjuntamente con la unidad
las unidades Director /a de la dueña del proceso levantado, realiza la
11.2
involucradas con unidad requirente socialización con la información
los procesos y la previamente validada con las unidades que
DSPC. se encuentran involucradas con el proceso.
Elaborar Informe Informe de

Analista de la Con el documento que TIC´S proporciona y socialización
de socialización
Dirección de con la información que se presentó en la Ref.: Código:
12 del manual del
Servicios, Procesos socialización se procede a elaborar el FOR-CGPGE-
procesos y/o
y Calidad informe y se envía para revisión. DSPC-05
procedimiento
Analista de la
Enviar para
Dirección de Se envía al Director/a para la revisión y
13 revisión y
Servicios, Procesos validación del informe.
aprobación
y Calidad
Revisa el informe y valida, si se encuentra
Director/a de
Revisar y validar correcto se archiva el informe con el
14 Servicios, Procesos
el informe manual, caso contrario pasa a la actividad
y Calidad
12.
Director/a de
Enviar Se envía a que se realicen las correcciones
observaciones o cambios.
y Calidad
Director/a de
Enviar Se envía a que se realicen las correcciones
observaciones o cambios.
y Calidad
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8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y

coordinación de la implementación de procesos documentados
32232101011211111101050
1 Porcentaje de Número de manuales Porcentaje Dirección de Informe de Trimestral
manuales de de procesos Servicios, socialización
procesos socializados/ Total de Procesos y aprobado
socializados manuales de procesos Calidad
entregados*100
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8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección

32232101011211111101050
8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección
Gestión documental de la Dirección
Subproceso:
Código del
CGPGE-DSPC-GP-04
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales
identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital
como física de acuerdo a la codificación establecida para tener
una mayor facilidad de acceder a estos.
DISPARADOR:
 Documentos generados por la unidad
ENTRADAS:
 Informe de socialización de manual de procesos y/o
procedimientos
 Identificar la documentación
 Inscribir los documentos con el nombre completo
 Archivar documentos físicos
 Almacenar documentos digitales
Productos/Servicios  Documentos digitales almacenados

del Proceso:
 Documentos físicos archivados

Proceso:
8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección
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Página 26 de 49
8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección

32232101011211111101050
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la

Dirección
Analista de la Identificar todos los documentos que se

Identificar la Dirección de generaron en el transcurso de elaboración
1
documentación Servicios, Procesos del manual de procesos y/o
y Calidad procedimientos.
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Página 27 de 49
Analista de la
Revisar que la
Dirección de Identificados los documentos se revisa si se
2 información este 32232101011211111101050
Servicios, Procesos encuentran completos.
completa
y Calidad
Analista de la
Escanear en Dirección de Todos los archivos se escanean y se los
3
archivos PDF Servicios, Procesos guarda en archivos PDF.
y Calidad
Inscribir el archivo Analista de la
Los archivos deben ser guardados con
con el nombre del Dirección de
4 nombres completos para poder
documento Servicios, Procesos
identificarlos.
completo y Calidad
Analista de la
Se codifican con la nomenclatura y
Codificar los Dirección de
5 numeración de acuerdo a lo dispuesto por
documentos Servicios, Procesos
la Dirección.
y Calidad
Completar la matriz de entregables de la
Analista de la
Completar matriz Dirección que se encuentra almacenada en
Dirección de
6 de entregables de la carpeta compartida con los datos de los
Servicios, Procesos
la Dirección manuales oficializados y con su codificación
y Calidad
respectiva.
Archivar
documentos Analista de la Los documentos físicos se archivan con Correo de
físicos de acuerdo Dirección de base a la codificación acuerdo a lo notificación al
6.1
el código del Servicios, Procesos dispuesto por la Dirección, y se informa que Director/a
documento y y Calidad se encuentra archivado.
notificar
Los archivos digitales se almacenan con
Analista de la
base a la codificación de acuerdo a lo
Almacenar en la Dirección de
6.2 dispuesto por la Dirección en la carpeta
carpeta digital Servicios, Procesos
compartida, y se informa que se encuentra
y Calidad
archivado.
Registro
Una vez almacenados los archivos, se
Actualizar registro Analista de la archivo Ref.:
prosigue actualizar el registro de archivos
de archivo y Dirección de Código: REG-
6.2.1 de la Dirección y si se tiene manuales
entregables de la Servicios, Procesos CGPGE-DSPC-
almacenados se actualiza en los
DAP y Calidad 01
entregables de la DAP
Comunicar que se Analista de la

Se informa que se encuentra almacenado
encuentra Dirección de
6.2.2 en la carpeta compartida de acuerdo a lo
almacenado la Servicios, Procesos
dispuesto por la Dirección.
información y Calidad
Recibir la Director/a de Recibe la notificación de archivados y
7
notificación que la Servicios, Procesos almacenados los documentos codificados.
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información se y Calidad
encuentra
32232101011211111101050
cargada y
archivada
8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental

de la Dirección

1 Número de Número de archivos Unidad Dirección de Registro Trimestral
archivos registrados Servicios, archivo
registrados Procesos y
Calidad
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8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en

32232101011211111101050
GPR
8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos

registro en GPR
Seguimiento de la información de procesos registro en GPR
Subproceso:
Código del
CGPGE-DSPC-GP-05
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante
la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de
mejoras radicales.
DISPARADOR:
 La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la
evaluación de los procesos institucionales.
ENTRADAS:
 Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos aprobados
Productos/Servicios  Indicadores de Gestión evaluados

del Proceso:
Proceso:
8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de

procesos registro en GPR
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8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos

registro en GPR 32232101011211111101050
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8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información

de procesos registro en GPR 32232101011211111101050
Catálogo de
Analista de la procesos
Revisar catálogo Dirección de Una vez aprobado el catálogo se carga en aprobado Ref.:
1 Código: MAT-
de procesos Servicios, Procesos la herramienta de GPR.
y Calidad CGPGE-DSPC-
03
Analista de la
Cargar
Dirección de Se carga información de indicadores a la
2 información a la
Servicios, Procesos herramienta de GPR.
herramienta GPR
y Calidad
Revisar
Director/a de
información Una vez cargada la información a la
cargada en herramienta de GPR, se procede a revisar.
y Calidad
herramienta GPR
Informar al líder
Analista de la
metodológico Se informa que se encuentra cargada por
Dirección de
4 que la parte de la Dirección, para revisión por
Servicios, Procesos
información está parte del líder metodológico.
y Calidad
cargada
Revisa la información que está cargada en
Revisar la herramienta y si se encuentra correcta y
5 información Líder metodológico completa, si está de acuerdo a los
cargada lineamientos solicitados pasa a la actividad
7, caso contario a la actividad 8.
Informar que se
Informa a la dirección que se encuentra
6 encuentra Líder metodológico
correcta y completa lo solicitado.
correcto
Analista de la
corregir Dirección de Se realiza la corrección respectiva y pasa a
7
observaciones Servicios, Procesos la actividad 3.
y Calidad
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8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos

32232101011211111101050
registro en GPR
1 Porcentaje de Procesos registrados/ Porcentaje Dirección de Correo Semestral
procesos total de procesos Servicios, Institucional
registrados registrados *100 Procesos y
Calidad
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9.-Anexos
32232101011211111101050
9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos

Código: MAT-CGPGE-DSPC-01
MATRIZ DE LEVANTAMIENTO DE CATÁLOGO DE PROCESOS "……"
¿EL NOMBRE DEL ¿EL NOMBRE DEL ¿EL NOMBRE DEL

MACROPROCESO MACROPROCESO OBSERVACIONES PROCESO PROCESO ES OBSERVACIONES SUBPROCESO SUBPROCESO ES OBSERVACIONES DESDE HASTA
ES CORRECTO? CORRECTO? CORRECTO?
(Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por qué) (Escriba aquí el por qué)
(Escriba aquí el por
qué) (Escriba aquí el por qué)

9.2 Matriz de Priorización de Procesos

CRITERIOS DE SELECCIÓN:
La repercusión en el cliente interno y
servicios críticos de la Institución es:
El resultado de la importancia vs. El
El impacto político/ social de los

EL impacto de los procesos a los
desempeño de los procesos es:
procesos a mejorarse es:
Coordinación General
externo es:
DIRECCIONES PROCESOS 30% 15% 10% 10% TOTAL PRIORIDAD
ALTO ALTA BUENO ALTO

1 1 0,25 1 74%
30% 15% 3% 10%
ALTO ALTA MUYBUENO ALTO
1 1 0 1 71%
30% 15% 0% 10%
MEDIO MEDIA BUENO BAJO
0,5 0,5 0,25 0,25 44%

15% 8% 3% 3%
ALTO ALTA REGULAR ALTO
1 1 0,50 1 76%
30% 15% 5% 10%
MEDIO MEDIA BUENO MEDIO
0,5 0,5 0,25 0,50
46%
15% 8% 3% 5%
MEDIO ALTA MUYBUENO ALTO

1
0,5 1 0 1 56%
15% 15% 0% 10%
BAJO MEDIA REGULAR BAJO
0,25 0,5 0,50 0,25 39%

8% 8% 5% 3%
ALTO ALTA BUENO ALTO

1 1 0,25 1 74%
30% 15% 3% 10%
MEDIO MEDIA BUENO MEDIO
0,5 0,5 0,25 0,50 46%
15% 8% 3% 5%
MEDIO MEDIA BUENO BAJO
0,5 0,5 0,25 0,25 44%
15% 8% 3% 3%
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9.3 Matriz de Catálogo de procesos

32232101011211111101050
CATÁLOGO DE PROCESOS
DIRECCIONES /
CODIFICACION ÁREAS CODIFICACION CODIFICACION PROCESOS CODIFICACION SUBPROCESOS CODIFICACION PROCEDIMIENTO CAMBIOS REALIZADOS A LA FECHA
MACROPROCESOS
9.4 Matriz Cronograma de trabajo

CRONOGRAMA DE TRABAJO
ENERO
ACTIVIDAD / ACCIÓN RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
ACTIVIDAD
FIN SEMANA Y FERIADOS

PLANIFICADO
CUMPLIDO
EN PROCESO
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9.5 Flujo AS-IS

Código: FOR-CGPGE-DSPC-01 32232101011211111101050
9.6 Flujo TO-BE

Código: FOR-CGPGE-DSPC-02
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9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento

9.8 Material para socialización

Código: FOR-CGPGE-DSPC-04
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9.9 Informe de socialización

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Versión: 1
Página 38 de 49
9.10 Ficha de Procesos

Código: FIC-CGPGE-DSPC-01 32232101011211111101050
FICHA DE PROCESO / TIPO DE PROCESO: Adjetivo
SUBPROCESO (según FECHA:

CÓDIGO:
04/06/2015
CGAF-DF-P-02
corresponda) VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO DIRECCIÓN FINANCIERA
PROCESO
SUBPROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
DISPARADOR
PROVEEDORES ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
RECURSOS
HUMANOS FISICOS TECNOLÓGICOS
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
REGISTROS
DENOMINACIÓN Código
INDICADORES
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
TIEMPO DE CLICLO
LINEA BASE 0 (según GPR) 1
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO NO
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona Revisado por: Ing. Silvia Gomez Aprobado por: Ing. Edison Calvopiña
Fecha: Fecha: Fecha:
INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2
LINEA BASE
META 90%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral

FUENTE PARA CALCULO Quipux
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Versión: 1
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9.11 Matriz aclaratoria

Código: MAT-CGPGE-DSPC-05 32232101011211111101050
MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA
MANUAL DE PROCESOS Tipo de

Adjetivo
proceso:
MACRO PROCESO COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Código:
PROCESO PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Fecha:
SUBPROCESO APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Versión: 1,0
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE CONTROL/ BASE
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO NORMATIVA OBSERVACIONES
CARGO UNID. EJEC. /INSTRUCTIVO
10
11
12
13
14
15
16
17
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: 00/01/1900 Fecha: 00/01/1900 Fecha: 00/01/1900
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 40 de 49
9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso

32232101011211111101050
9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FICHA DE SUBPROCESO FECHA:

CÓDIGO:
24/02/2016
CGPGE-DSPC-GP-01
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
PROCESO GESTIÓN DE PROCESOS
SUBPROCESO IDENTIFICACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de
procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto.
El alcance del subproceso de identificación, estandarización y documentación incia DESDE la aprobación del estatuto orgánico y la matriz de levaantamiento
de procesos HASTA la elaboración del catálogo de procesos.
DISPARADOR
Estatuto orgánico por procesos aprobado
Norma Administración por Procesos N°-1580
Áreas Requirentes Matriz de levantamiento de procesos
Interno Catálogo de Procesos

Matriz de levantamiento
Matriz de priorización
Cronograma
RECURSOS
Director/a de la Unidad Requirente Oficinas Internet
Analista de la Unidad Requirente Equipos de computación Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

REGISTROS
Catálogo de Procesos
Matriz de levantamiento
Matriz de priorización
INDICADORES
Número de matrices de levantamiento de procesos
Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de
procesos solicitadas *100

RESPONSABLE DEL PROCESO Director/a de Servicios, Procesos y Calidad PROCESO Operación
TIEMPO DE CLICLO
LINEA BASE 0 (según GPR) 1
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Adriana Correa Revisado por: Ing. Daniel Gaona Aprobado por: Ing. Silvia Gómez
LINEA BASE
META 90%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN Director/a de Servicios, Procesos y Calidad
FRECUENCIA DE CALCULO Anual

FUENTE PARA CALCULO Catálogo aprobado
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 41 de 49
9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y

Documentación de Procesos 32232101011211111101050
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 42 de 49

32232101011211111101050
9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o
Procedimientos

CÓDIGO:
24/02/2016
CGPGE-DSPC-GP-02
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS
Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos.
El alcance del subproceso de Elaboración de manual de procesos y/o procedimientos inicia DESDE la aprobación del catálogo de procesos HASTA la
elaboración del Manual del proceso y/o procedimiento.
DISPARADOR
Catálogo de Procesos aprobado
Áreas Requirentes Cronograma de levantamiento
Interno Flujograma AS-IS y TO-BE

Ficha de procesos
Matriz aclaratoria
Manual de procesos y/o procedimientos
RECURSOS
Coordinador de la Unidad Requirente
REGISTROS
Ficha de procesos
Matriz aclaratoria
Manual de procesos y/o procedimientos
INDICADORES
Número de manuales de Procesos y/o procedimientos

Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados
entregados

TIEMPO DE CLICLO
LINEA BASE 0 (según GPR)
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO
CERTIFICACIÓN
LINEA BASE
META 90%
FRECUENCIA DE CALCULO Trimestral

FUENTE PARA CALCULO Memorando
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 43 de 49
9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso

y/o Procedimientos 32232101011211111101050
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 44 de 49

32232101011211111101050
9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la

CÓDIGO:
24/02/2016
CGPGE-DSPC-GP-03
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO SOCIALIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS
Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o
procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros.
El alcance del subproceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados inicia DESDE la aprobación del Manual de
procesos y/o procedimientos y la disposición de la máxima autoridad HASTA el informe de la socialización.
DISPARADOR
Disposición de la Máxima Autoridad
Áreas Requirentes Manual de procesos y/o procedimientos
Interno Memorando de socialización

Informe de socialización
RECURSOS
Analista de la Dirección de Información de Tecnología
Coordinador de la Unidad Requirente
REGISTROS
Memorando de socialización
INDICADORES
Número de procesos evaluados/ Número de procesos

Porcentaje de procesos evaluados
implementados

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO
CERTIFICACIÓN
LINEA BASE
META 90%

FUENTE PARA CALCULO Informe de socialización aprobado
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 45 de 49
9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados 32232101011211111101050
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 46 de 49

32232101011211111101050
9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección

CÓDIGO:
24/02/2016
CGPGE-DSPC-GP-04
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN
Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la
codificación establecida para tener una mayor facilidad de acceder a estos.
El alcance del subproceso de Gestión documental de la dirección inicia DESDE el informe de socialización del Manual de procesos y/o procedimientos HASTA
el archivo documental físico y digital.
DISPARADOR
Documentos generados por la Unidad

informe de socialización del Manual de procesos y/o
Áreas Requirentes
procedimientos

Interno Memorando de socialización
RECURSOS
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad Oficinas Internet
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Equipos de computación Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)

REGISTROS
Memorando de socialización
INDICADORES
Administración del archivo primario Número de archivos registrados

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO
CERTIFICACIÓN
LINEA BASE
META 90%

FUENTE PARA CALCULO Correo Institucional
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 47 de 49
9.14.2 Diagramas de proceso de Gestión documental de la Dirección

32232101011211111101050
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 48 de 49

32232101011211111101050
9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de
procesos registro en GPR

CÓDIGO:
24/02/2016
CGPGE-DSPC-GP-05
VERSIÓN: 1.0
SUBPROCESO SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROCESOS REGISTRADOS
Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales.
El alcance del subproceso de Seguimiento de la información de procesos resgistrado va DESDE la aplicación de mejora continua HASTA obtener indicadores de
gestión evaluados.
DISPARADOR
La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales

Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos
Áreas Requirentes
aprobados

Interno Indicadores de Gestión evaluados
RECURSOS
Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad Oficinas Internet
Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Equipos de computación Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)
Líder metodológico

REGISTROS
Indicadores de Gestión evaluados
INDICADORES
Porcentaje de procesos registrados Procesos registrados/ total de procesos *100

TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
PROCESO CERTIFICADO
CERTIFICACIÓN
LINEA BASE
META 90%
FRECUENCIA DE CALCULO Semestral

FUENTE PARA CALCULO Correo Institucional
MIDUVI, 2016.
Versión: 1
Página 49 de 49
9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de

procesos registro en GPR 32232101011211111101050
MIDUVI, 2016.

Manual de Proceso de Gestión de Procesos

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Manual de Proceso de Gestión de Procesos

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MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

Versión 1.0, Revisión 1.0

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su

9.6 Flujo TO-BE ........................................................................................................................ 35

9.8 Material para socialización................................................................................................ 36

PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS

1.2 Objetivos específicos

 Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los

 Levantar y documentar los procesos institucionales identificados en el catálogo

 Informar a los servidores/as públicos acerca de los procesos institucionales,

 Director/a de Servicios, Calidad y Servicios

 Director/a de la Unidad Requirente

 Analista de la Unidad Requirente

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

Los Analistas de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignados para el

El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, para el

Los manuales de procesos y/o procedimientos a ser aprobados, son remitidos a la

El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, responsable de la

La socialización se lo realiza con el analista de la Dirección de Servicios, Procesos y

6.- Información Básica del Proceso

Productos/Servicios  Catálogo de Procesos

Tipo de Proceso:  Adjetivo

Responsable del  Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

Tipo de cliente:  Interno

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos

8.- Descripción de los Subprocesos

8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y

Productos/Servicios  Catálogo de Procesos

Responsable del  Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y

No. Actividad Rol Descripción Documento

Asigna a un analista para que apoye

8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación,

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Productos/Servicios  Flujograma AS-IS y TO-BE

Responsable del  Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del

No. Actividad Rol Descripción Documento

Analista de la Flujo AS-IS

Revisa la información y valida el flujo, si se

Analista de la Flujo TO-BE

Validar y firmar Revisa y firma las fichas y matrices Documentos

El analista de la unidad requirente revisa

Se recibe manual físico y con 2 CD´S, y se

Remitir circular Reasigna circular a la Máxima Autoridad,

8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad Responsable Fuente de Frecuencia

8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de

8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la

Productos/Servicios  Memorando de socialización

Responsable del  Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la

8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de

No. Actividad Rol Descripción Documento

Revisa el memorando para enviar a las

Elaborar Informe Informe de

8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y