(PC-SIG-53)

PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE
CONTRATISTAS

Nombres y
Rol Cargo Firma Fecha
apellidos

Elaborado por: Juan Estrella Jefe SSOMA 04.09.2023

Coordinadora
Revisado por: Karen León 04.09.2023
SIG

Jefe de Logística
Alejandro Coello
Aprobado por: Gerente de 04.09.2023
Administración y
Juan Calvo
Finanzas

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 Código: PC-SIG-53

GESTIÓN DE CONTRATISTAS Versión: 005

Fecha: 04.09.2023

1. OBJETIVOS

Establecer la metodología para asegurar que los contratistas que realizan trabajos con
National Facilities Management S.A.C. cumplan los requisitos de seguridad y salud en el
trabajo, antes del inicio de las actividades, durante su ejecución y al término de estas.

2. ALCANCE

Aplica a todas las empresas contratistas y subcontratistas que realizan trabajos con National
Facilities Management S.A.C.

3. RESPONSABILIDADES

El Gerente de operaciones / Subgerente de operaciones / Subgerente de mantenimiento son

responsable de cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Contratista: persona o empresa que presta servicios remunerados a un empleador con
especificaciones, plazos y condiciones convenidos.
4.2 Subcontratista: persona o empresa contratada por un contratista principal para realizar
una tarea específica como parte del servicio general.
4.3 Trabajo de alto riesgo: Actividades que por su alto grado de peligrosidad pueden llegar
a generar accidentes laborales graves o mortales. Estos son: trabajos en altura,
espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con energía eléctrica, excavaciones,
zanjas, aislamiento de energía, entre otros.
4.4 Condición Insegura: Es el estado o situación de algo o alguien que no brinda seguridad
(es un peligro) que puede ocasionar un riesgo o daño, el cual puede causar accidente o
enfermedad.
4.5 Incidente Peligroso: Todo suceso potencialmente riesgoso que pudiera causar
lesiones o enfermedades a las personas en su trabajo o a la población.
4.6 Incidente: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con el trabajo, en el
que la persona afectada no sufre lesiones corporales, o en el que éstas sólo requieren
cuidados de primeros auxilios.
4.7 Investigación de incidentes y accidentes: Proceso de identificación de los factores,
elementos, circunstancias y puntos críticos que concurren para causar los accidentes e
incidentes. La finalidad de la investigación es revelar la red de causalidad y de ese modo

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permite a la dirección del empleador tomar las acciones correctivas y prevenir la

recurrencia de estos.
4.8 Inspección: Verificación del cumplimiento de los estándares establecidos en las
disposiciones legales. Proceso de observación directa que acopia datos sobre el trabajo,
sus procesos, condiciones, medidas de protección y cumplimiento de dispositivos
legales en seguridad y salud en el trabajo.
4.9 Plan de Respuesta para Emergencias: Documento guía detallado sobre las medidas
que se debe tomar bajo varias condiciones de emergencia posibles. Incluye
responsabilidades de individuos, áreas, recursos disponibles para su uso, fuentes de
ayuda fuera de la empresa; así también incluye métodos o procedimientos generales
que se debe seguir, autoridad para tomar decisiones, requisitos para implementar
procedimientos, capacitaciones y práctica de procedimientos, las comunicaciones y los
informes son exigidos.
4.10 Primeros Auxilios: Protocolos de atención de emergencia a una persona en el trabajo
que ha sufrido un accidente o enfermedad ocupacional.
4.11 Trabajo de Alto Riesgo: Son todas las actividades que, por su naturaleza, lugar donde
se realiza y riesgos presentes, implican la probabilidad de ocurrencia de lesiones
severas y/o mortales, o daños significativos a las instalaciones y/o exteriores, o al medio
ambiente. Además, que por la consecuencia potencial de la materialización de los
riesgos en su ejecución deben adoptar medidas especiales de planeación y control para
evaluar los peligros a los que están expuestos los trabajadores que las realizan. Por
estas razones se requieren controles administrativos adicionales que se especifican en
este documento, entre los que se encuentran: Permiso Escrito para Trabajos de Alto
Riesgo (PETAR), Plan de Respuesta para Emergencias, Procedimiento Escrito de
Trabajo Seguro (PETS). National Facilities S.A.C. ha identificado y definido como tareas
de alto riesgo las siguientes: trabajo en caliente, trabajo en altura, ingreso a espacio
confinado, izaje de cargas, excavaciones y zanjas, manipulación de sustancias
químicas, ingreso a sistemas eléctricos de potencia y trabajo en la red de frío.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Ley 29783 Ley de seguridad y salud en el trabajo.

• D.S. N° 005-2012-TR Reglamento de la Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

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• D.S. N° 006-2014-TR Modifican el Reglamento de la Ley N° 29783, Ley de Seguridad y

Salud en el Trabajo.
• R.M. Nº 050-2013-TR, Formatos referenciales con la información mínima que deben
contener los registros obligatorios del Sistema de Gestión de SST.
• RM-111-2013-MEM-DM, Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo con
Electricidad.
• ISO 9001:2015, cláusula 8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente.
• ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4.2 Contratistas, cláusula 8.1.4.3 Contratación externa.

6. LINEAMIENTOS

6.1 El área de administración y finanzas validará la continuidad del proceso de

homologación de los proveedores con el área de logística en la etapa inicial.
6.2 Si el departamento de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente dentro de su
evaluación técnica y análisis de prevención de riesgos, considera que dentro de la
actividad del contratista o empresa prestadora de servicio, existe riesgo crítico o
específico considerándose como Alto Riesgo o Inminente Peligro, así como faltas
deliberadas a las Normas de Seguridad/ Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Ocupacional o comportamiento negligente de los trabajadores del contratista o empresa
prestadora de servicio, se procederá a solicitar la inclusión inmediata y obligatoria de un
Prevencionista de Riesgo sin importar la cantidad de trabajadores que posea el mismo,
con el fin de preservar la vida y la salud del recurso Humano.

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Antes del trabajo

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Coordina con la empresa contratista el envío de la
documentación necesaria al área de logística y
administración y finanzas, para el proceso de
verificación e inicio de homologación.
Esta documentación es: Facility Manager /
1 Supervisor de
operaciones
- Ficha RUC
- Licencia de funcionamiento
- Vigencia de poder
- Copia literal
Revisa la información enviada por el contratista.
Finalizada la revisión, solicita realizar la evaluación Jefe de Logistica
/ Coordinador de Correo
2 financiera y tributaria al Gerente de Administración y logística /
electrónico
Finanza y/o Asistente de auditoría, vía correo Analista de
logística
electrónico.
Revisa RUC en portal SUNAT para verificar si el
contratista cuenta con personal en planilla.
Verifica si cuenta con deuda en cobranza coactiva, Gerente de
Administración y Correo
3 omisiones tributarias o deuda reactiva. Finanzas /
electrónico
En caso no tener personal en planilla y/o tener lo Asistente de
auditoria
mencionado líneas arriba comunica al área de
logística.
En caso el proveedor no tenga personal en planilla,
solicitará al contratista envíe una póliza de accidentes
personales del personal ejecutará el servicio. Jefe de Logistica
Correo
En caso de presentar deuda en cobranza coactiva, / coordinador de
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logística / analista electrónico
omisiones tributarias o deuda reactiva, se realizará la de logística
consulta del estado correspondiente al proveedor para
evaluar si continúa o no el proceso de homologación.

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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Si la evaluación es conforme, comunica al Jefe Jefe de Logistica

/ Coordinador de Correo
5 SSOMA o quien haga sus veces para continuar el logística /
electrónico
proceso de homologación. Analista de
logística
Con la finalidad que el contratista tenga conocimiento
acerca de los estándares de seguridad y salud en el
trabajo de nuestra empresa, se les hará entrega en
formato digital de una serie de documentos, los cuales
deberán ser comunicados/difundidos a todos sus
colaboradores y evidenciados mediante cargos y listas
de participación. Supervisor
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La documentación por entregar es la siguiente: SSOMA
- Política del sistema integrado de gestión.
- Política de negación al trabajo riesgoso.
- Política de alcohol y drogas.
- Reglamento interno de seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente.
- Procedimiento de faltas y sanciones
Realiza la categorización del tipo de contratista de
acuerdo con las características reales de los servicios
a ejecutar (Tipo I o Tipo II).
Supervisor
7 Para ello se comunicará con la contratista y/o el
SSOMA
encargado de operaciones.
Solicita la documentación en base FC-SIG-201 -
Evaluación SSOMA – Contratistas.
Revisa los documentos enviados por el contratista,
considerando los requisitos de acuerdo con
categorización.
En caso sea necesario que el contratista realice Supervisor
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correcciones a la documentación enviada y/o tenga SSOMA
pendiente completar la documentación; se comunicará
con el responsable de la contratista y realizará
reuniones con la participación del área de operaciones

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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

con fines de asesoramiento sobre la documentación a
completar y poder explicar los puntos observados.
Luego de la revisión, informará los resultados al
contratista vía correo electrónico con copia al área de
logística, operaciones y SSOMA.
Cuando el evaluado obtenga el 100% informará que
Supervisor
9 está apto y acreditado para el servicio.
SSOMA
Deberá informar que en caso haya un servicio nuevo,
inclusión de personal, inclusión de equipos máquinas
u otros, deberá notificarlo previamente vía correo
electrónico para actualizar la carta de acreditación.
Gestiona la elaboración del contrato con el proveedor
De forma obligatoria:
- - Empresas para el manejo de Residuos Sólidos
Peligrosos y No Peligrosos, para el ámbito de gestión
municipal y no municipal, para la operación de
recolección, transporte y disposición final, con fines de
prestación de servicios y comercialización.
- - Trabajos de alto riesgo. (Trabajos en altura, riesgo
Operaciones /
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eléctrico (subestaciones, mantenimiento de tableros Jefe de Logística
eléctricos, otros), trabajos en caliente, trabajos de
izaje, trabajos de excavación y zanjas, trabajos dentro
de espacios confinados (cisternas, silos, pozos
sépticos, otros), sistemas críticos (sistema contra
incendios, otros)
- - Contratistas de TTVV (Ascensores, escaleras
eléctricas, montacargas, salva escaleras, otros)
Verificación de contrato de proveedores al completar el
proceso de homologación.
De forma obligatoria:
11 Jefe SSOMA
- - Empresas para el manejo de Residuos Sólidos
Peligrosos y No Peligrosos, para el ámbito de gestión
municipal y no municipal, para la operación de

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Fecha: 04.09.2023

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

recolección, transporte y disposición final, con fines de
prestación de servicios y comercialización.
- - Trabajos de alto riesgo. (Trabajos en altura, riesgo
eléctrico (subestaciones, mantenimiento de tableros
eléctricos, otros), trabajos en caliente, trabajos de
izaje, trabajos de excavación y zanjas, trabajos dentro
de espacios confinados (cisternas, silos, pozos
sépticos, otros), sistemas críticos (sistema contra
incendios, otros)
- - Contratistas de TTVV (Ascensores, escaleras
eléctricas, montacargas, salva escaleras, otros)
Coordina con el contratista los documentos mínimos
que debe remitir después de realizado el servicio, para
que su factura puede ser gestionada.
- Orden de compra
12 Jefe de Logística
- Ficha de intervención
- Informe técnico del servicio
- Factura con el código de autorización del centro de
control.

7.2 Durante el trabajo

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Facility Manager /
Verifica que el contratista se encuentre homologado Jefe de
para brindar el servicio a través de logística y/o operaciones /
1
Planner /
departamento de SSOMA. Supervisor de
operaciones
Deberá asegurar que el contratista cumpla
permanentemente los estándares y procedimientos Facility Manager /
Jefe de
establecidos de seguridad, salud ocupacional y medio
operaciones /
2
ambiente por National Facilities Management S.A.C. Planner /
Supervisor de
durante todo el tiempo que brinde servicios a la
operaciones
empresa.

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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Deberá comunicar todos los trabajos a realizar por el
contratista a Centro de Control de Grupo National, vía
Facility Manager /
correo electrónico. Jefe de
Correo
Ver procedimiento PC-SIG-57 Centro de control. operaciones /
3
Planner / electrónico
Asimismo, deberá indicar al contratista que tiene la Supervisor de
obligación de responder llamadas y mensajes del operaciones

supervisor de Centro de Control de Grupo National.

Cualquier desvío o No conformidad detectada por el
Supervisor de centro de control de Grupo National será Supervisor de
comunicada al Supervisor responsable del trabajo y al Centro de Control
4
de Grupo
propio contratista, quien deberá gestionar la corrección National
y aplicación de las acciones correctivas.
El contratista deberá informar al Facility Manager / Jefe
de operaciones / Planner / Supervisor de operaciones
responsable del trabajo la inclusión de nuevos
5 Contratista
trabajadores, de los cuales deberá presentar la
documentación requerida para homologación
correspondiente.
Deberá informar al departamento de SSOMA la
Facility Manager /
inclusión de nuevos trabajadores o servicios, de los Jefe de
cuales el contratista deberá presentar la operaciones / Correo
6
Planner / electrónico
documentación requerida para homologación Supervisor de
correspondiente. operaciones

7.3 Después del trabajo

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Al finalizar el trabajo, el contratista deberá dejar el área

1 de trabajo limpia y en orden. No deberá dejar ningún Contratista
material, equipo o residuo en el lugar de trabajo.

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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Ficha de
intervención
Envía la Ficha de intervención e Informe de servicio al FC-SIG-06
2 Contratista
Supervisor de Operaciones que corresponda.
Informe de
mantenimiento

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha de Nueva
Descripción del cambio
modificación versión
Actualización e inclusión de formato FC-SIG-319 Evaluación
26-08-2021 002
SSOMA – Contratistas.

Actualización de todo el procedimiento. 06-10-2022 003

Inclusión de la obligación de verificar que el contratista se

encuentre apto antes de brindar el servicio. 19-10-2022 004
Inclusión del puesto Homologador y sus responsabilidades.
Inclusión nuevas definiciones
Modificación de tipos de contratistas
Modificación del puesto de homologador a supervisor
04/09/2023 005
SSOMA.
Actualización de descripción de procedimiento (antes,
durante y después).

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