INFORME DE EVALUACIÓ

JUNIO - 2021
 VERSIÓN 08 CÓDIGO UAEOS-FO-GDO-17 FECHA EDICIÓN 09/10/2019

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................2
2. DIAGNÓSTICO...........................................................................................................................2
3. RECOMENDACIONES.............................................................................................................10

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Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 327 5252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:01 8000 122020
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1. INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años las entidades públicas y privadas han venido trabajando fuertemente en
la adopción, integración y aprendizaje de tecnologías emergentes que faciliten y mejoren la
productividad y eficiencia de los procesos tanto internos como externos teniendo en cuenta que las
tecnologías de la información es uno de los principales motores de desarrollo hacia la
transformación digital.

El uso y apropiación de las tecnologías de la información, consiste en el uso adecuado, oportuno y

pertinente de las tecnologías (sistemas de información, productos, procesos) con el fin de facilitar
la realización de las actividades, el desarrollo de los procesos y trámites, mejorando la
productividad de los usuarios en sus diferentes áreas de la organización.

El Grupo de Tecnologías de la información en relación con la estrategia de uso y apropiación

señala la ruta a seguir para que los funcionarios y contratistas de la entidad entiendan e
identifiquen las oportunidades que el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información
brindan tanto en el ámbito laboral, como personal.

La estrategia de uso y apropiación de la entidad fue diseñada teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por el Gobierno Nacional en el desarrollo e implementación de la Política de Gobierno
Digital.

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2. DIAGNÓSTICO

La evolución de la tecnología cambio la forma de comunicación e interacción entre las entidades

públicas y los ciudadanos, esto generó la necesidad de que el Estado replanteará y transformará la
forma de prestación de sus servicios haciendo que estos se adapten a las necesidades de los
ciudadanos y mejore la entrega de los productos y servicios de calidad.

Es así como se ha generado la transformación y prestación de los servicios en las entidades,

apalancadas por el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y como resultado
de este proceso nace la necesidad de contar con recurso humano que aproveche e incorpore estas
nuevas capacidades tecnológicas en el desarrollo de sus labores.

A continuación, se presenta el diagnóstico y evaluación realizada a los funcionarios de la entidad

sobre el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información realizado a través de una
encuesta enviada mediante un formulario en Microsoft Forms.
Actualmente la entidad esta conformada por un total de 142 funcionarios los cuales 64 son de
planta y 78 contratistas, se obtuvieron 48 respuestas equivalentes al 33% del total de funcionarios
de la entidad.
Los resultados se detallan a continuación:

1. Nivel al que pertenece:

NIVEL AL QUE PERTENECE

25
48%

20

15

10
15%
13% 13%
5
6%
4%
2%
0
Asesor Asistencial Directivo Profesional Profesional Profesional Técnico
especializado Universitario

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De acuerdo a la estadística se muestra

que el 38% de los encuestados son Tipo de Vinculación
provisionales, es decir, hacen parte de la
plata de la entidad junto con el 25% de
funcionarios de carrera administrativa. Lo
que muestra una fuerte apropiación de 25%
los funcionarios al querer participar en los 38%
Carrera Administrativa
Libre nombramiento y remoción
temas de la entidad. A si mismo se Prestación de Servicios
Provisional
evidencia un 27% de funcionarios 10%
contratistas, que muestran interés en
participar en temas de tic de la entidad. Y 27%

un 10% de funcionarios de libre

nombramiento el cual es pequeño en la
entidad.
La estadística muestra que un alto
porcentaje de funcionarios de la entidad
Utiliza el sitio web de la UAEOS para:
55% ingresa al sitio web para realizar
consultas, de igual forma los demás 2%
funcionarios tienen interacción con el sitio 16%
18%
web para publicar contenidos, ingresar al Publicar contenidos

correo electrónico institucional y demás.

Consulta
Lo que indica que la gran mayoría tiene
interacción con las noticas de la entidad, 9% Interacción de foro y chat
eventos, redes sociales y participa activa
y constantemente en el sitio web. Tan Ingreso al correo elecrónico institucional
solo un pequeño porcentaje muy
pequeño el 2% no utiliza el sitio web, lo No lo usa

que indica que de igual forma hay que 55%

seguir promoviendo su uso y consulta.

De acuerdo a la estadística se evidencia
Frecuencia de Publicación de Contenidos
que constantemente se publica y
5
actualiza la información en la web
Anual

institucional, la mayor frecuencia que se Semestral 7

presenta para la publicación de Trimestral 6

contenidos es la mensual, seguido de la

Mensual 18
semanal y diaria. Se evidencia que los
1
funcionarios mantienen un contacto Quincenal

constante con los servicios de la página Semanal 13

web. Diario 11

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

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En la estadística de conocimiento de uso

Conocimiento Uso y Apropiación
y apropiación de las tecnologías de la
información, se evidencia que el 56% de
19%
los funcionarios consideran estar en un 25%

nivel de conocimiento Medio. Un 25% en

un nivel Alto, y un 19% de funcionarios Alto
Medio

que se consideran estar en nivel bajo. Bajo

Muy bajo

Para esto el Grupo TIC de la entidad

debe generar estrategias de capacitación
y sensibilización a través de sus planes
para lograr que el 100% de los
56%
funcionarios lleguen a un nivel Alto.
Frente a las herramientas de
comunicación utilizadas por los
funcionarios para mantener el contacto Herramientas de Comunicación

con los grupos de interés, se evidencia WhatsApp 30

un gran auge por el uso de WhatsApp,
esto dado a la facilidad de la herramienta, Personal 10

a su vez se muestra el uso predominante

Medios impresos 4
del correo electrónico. En cantidades
más pequeñas se usan las herramientas Foros 3
de chat, foros y medios impresos. Debido
a la contingencia derivada del COVID-19 Correo electrónico 42

la presencialidad para brindar

Chat 9
información disminuyo
considerablemente. 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

En relación al conocimiento de la Ley Conocimiento Ley de Transparencia

1712 de 2014 Transparencia y Acceso a
la Información Pública relacionado con la 15%

publicación de información en el sitio web

institucional, el 85% de los encuestados
conoce la Ley, tan solo un 15% afirma no Si
No
conocerla, para esto el Grupo TIC ha
implementado estrategias de
socialización y conocimiento de la Ley de
Transparencia a través de los planes de
sensibilización y anticorrupción en su 85%

componente 5 del Grupo TIC.

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La UAEOS implementando la política de

Participación por medios electrónicos
Gobierno Digital en pro de un estado
abierto, ha desarrollado estrategias de
15%
participación a través de medios
electrónicos, el 85% de los funcionarios
conoce sobre el desarrollo de las
estrategias de participación por medios Si
No
electrónicos, principalmente a través de
foros, chats y demás estrategias. El 15%
de los funcionarios afirma no conocer las
estrategias de participación a través de
medios electrónicos, lo cual se tendrá en 85%

cuenta para socializar a la entidad.

Teniendo en cuenta la anterior pregunta
Medios electrónicos de participación ciudadana
en la que el 85% de los funcionarios
conocen sobre las estrategias de 4%
participación ciudadana, se evidencia que
el 37% de los funcionarios ha
participados en Foros programados, el
28% 36% Foros programados
28% en encuestas electrónicas, el 24% Sesiones de chat programadas
Grupos de WhatsApp
en Grupos de WhatsApp y un 7% en Encuestas por medios electrónicos
Ninguno
sesiones de chat programadas. Se
evidencia que la estrategia que los
funcionarios conocen más son los foros
de conexión solidaria realizados por la
7%
entidad cada semana en donde se 24%
abordan temas del sector solidario.
De acuerdo a las actividades
desarrolladas por cada uno de los Sistemas utilizados para el desarrollo de funciones

funcionarios se observa que para el 50%

16%
de los funcionarios es imprescindible el 20%
uso de correo electrónico para el
cumplimiento de sus funciones. El 20%
Plataforma
depende de la página web, y en un Software
14%
porcentaje muy pequeño el 14% y 16% Correo Institucional
Página web
hace uso de software y plataformas, lo
cual hay que revisar ya que en la mayoría
de los procesos de gestión de la entidad
es necesario el uso de software para el
desarrollo de actividades en pro del 50%
cumplimiento de la misión.

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Frente a las herramientas que brindan los

Herramientas del sistema para el desarrollo de actividades
sistemas, plataformas y demás el 63% y
10%
el 27% de los funcionarios están de
acuerdo con que el sistema brinda las 27%

herramientas necesarias para el

desarrollo de sus actividades, tan solo el Totalmente de acuerdo
De acuerdo
10% de los funcionarios dice que el En desacuerdo

sistema no cuenta con las principales

herramientas, por lo que hay que
identificar los sistemas o plataformas y
revisar con el fin de mejorar los procesos 63%

internos de la entidad.
El 52% de los funcionarios afirmaron no
tener problemas con los sistemas o Inestabilidad al ingresar o consultar información en el sistema

plataformas en las que trabajan al 17%

6%

momento de consultar o ingresar

información, junto con un 17% que no ha
25%
presentado problemas de ningún tipo, Totalmente de acuerdo
De acuerdo
pero el 25% de los funcionarios afirman En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo

tener problemas al momento de consultar

información lo que genera traumatismos
y demoras en los procesos. Se debe
revisar e identificar las fallas de los 52%

sistemas para corregirlos.

El 68% de los funcionarios afirma estar
Interfaz Amigable
de acuerdo con que la interfaz gráfica de
los sistemas usados para el desarrollo de 13%
19%
sus actividades es amigable y funcional.
El 19% afirma estar totalmente de
acuerdo con la interfaz de los sistemas y Totalmente de acuerdo
De acuerdo
el 13% de los funcionarios considera no En desacuerdo

estar de acuerdo con la interfaz gráfica

de los sistemas, no les resulta funcional
ni amigable. Es importante revisar los
sistemas de información con esa interfaz
68%
gráfica que no resulta funcional.

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El 79% de los funcionarios (Totalmente

Información disponible en menú
de acuerdo y de acuerdo) se sienten
conformes y satisfechos con la 4%

información disponible en los menús de 17%

los sistemas de información. El 17% de

los funcionarios considera que la Totalmente de acuerdo
De acuerdo

información relevante para trabajar se En desacuerdo

Otras
17%
encuentra disponible en otras opciones
del sistema y no en el menú. Por último,
el 4% de los funcionarios afirma que la 62%

información relevante no se encuentra de

manera fácil en el sistema o plataforma.
Frente a la información emitida por los
sistemas de información en sus
Comprensión de la información emitida por el sistema
diferentes operaciones el 89% de los
funcionarios (Totalmente de acuerdo y 11%

De acuerdo) afirman comprender la 23%

información emitida los sistemas de

información, tan solo el 11% de los Totalmente de acuerdo
De acuerdo
encuestados afirma no comprender la En desacuerdo

información generada por los sistemas de

información para el cumplimiento de sus
actividades. Se debe revisar las
operaciones realizadas por los sistemas 66%

identificados.
Frente a las diferentes ayudas que deben
prestar los sistemas de información el
Manuales de usuario y otras ayudas
77% (Totalmente de acuerdo y De
10%
acuerdo) de los funcionarios afirman
21%
tener disponibles los manuales o ayudas 5%

en los sistemas de información. El 10% 8%

Totalmente de acuerdo
de los encuestados afirman que no hay De acuerdo
En desacuerdo
manuales disponibles lo que dificulta el Totalmente en desacuerdo
No hay manuales disponibles

manejo de los aplicativos al momento de

realizar alguna tarea, por lo que se
revisaran que los sistemas de
información cuenten con las ayudas
56%
disponibles.

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Sobre la distribución de los menús, Distribución de menús, submenús e información

submenús y la claridad de la información
suministrada por el sistema el 19% de los 4%

19%
usuarios afirman esta totalmente de
19%
acuerdo, y un 58% de acuerdo. El 24%
Totalmente de acuerdo
restante de usuarios se encuentra De acuerdo
En desacuerdo
inconforme con la distribución de los Totalmente en desacuerdo

menús, submenús de los sistemas de

información, para lo cual el Grupo TIC
identificará los sistemas que no cuentan
con una accesibilidad adecuada.
58%

En el aspecto de facilidad de aprendizaje

sobre el uso de las funcionalidades de los Facilidad en el aprendizaje de las funciones del sistema
sistemas de información el 90% de los
usuarios afirmaron estar satisfechos con
10%
la facilidad para conocer el 21%
funcionamiento del sistema, por otro Totalmente de acuerdo
De acuerdo
parte un 10% de funcionarios afirmaron En desacuerdo
presentar dificultades para conocer y
manejar el sistema de información, para
lo cual el Grupo TIC a través de su plan
de sensibilización reforzará el tema de 69%
capacitaciones.
Frente al soporte brindado al momento Tiempo de respuesta al solicitar soporte
de presentarse fallas en los sistemas de 8%
información el 92% de los usuarios
(Totalmente de acuerdo y De acuerdo) se
31%
encuentran satisfechos con la respuesta
oportuna de soporte, tan solo un 8% de Totalmente de acuerdo
De acuerdo

usuarios afirma que el soporte frente En desacuerdo

alguna falla presentada no fue atendida

rápidamente, para lo cual el Grupo TIC
revisará el esquema de soporte ofrecido 61%
a los funcionarios de la entidad.

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Frente a la inversión de tecnologías de la

información para mejorar los procesos Inversión en tecnologías
administrativos de la entidad el 58% de
los funcionarios afirma que si se ha
realizado inversión para la mejora de sus Si
35%
procesos. El 7% de funcionarios afirma No
que no se ha realizado y un 35% de Tal vez
58%
funcionarios duda sobre si se ha
realizado algún tipo de inversión para la 7%
mejora de sus procesos.

Respecto a la opinión de los funcionarios Inversión de TIC para mejora de servicios a la ciudadana
frente a si la inversión en tecnologías de
la información para mejorar los servicios 19%
a la ciudadanía no es muy clara, ya que
el 41% de los funcionarios afirma que no
40%
se requiere invertir en TIC y el 40% se Si
No
encuentra en duda de si realmente Tal vez

mejoraría los procesos o no, tan solo el

19% de los funcionarios afirma que los
servicios al ciudadano mejorarían
42%
invirtiendo en TIC.

3. RECOMENDACIONES

 El Grupo TIC junto con los grupos responsables deben crear estrategias de promoción y
uso del portal web institucional (sede electrónica) para que los funcionarios participen y
conozcan sobre la gestión realizada en medios electrónicos, ya que este medio es la cara
principal que tienen los ciudadanos para interactuar con la entidad y los primeros en
conocer el sitio deben ser los funcionarios.

 Se observa que la publicación de contenidos en el portal web (sede electrónica) es

constante, lo que indica que la información se mantiene actualizada y al día, lo cual es muy
bueno. Sin embargo, hay que revisar y mejorar frente a la diversidad de contenidos y
mostrar más la gestión misional de la entidad.

 Se deben fortalecer las estrategias de sensibilización y capacitación a los funcionarios de la

entidad frente a los temas de tecnologías de la información (software, hardware, tendencias
tecnológicas y demás) ya que la mayoría de funcionarios afirma encontrarse en un nivel
medio de conocimiento y solo un pequeño porcentaje afirma tener un conocimiento alto.

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 Se evidencia que los funcionarios han explorado nuevas herramientas tecnológicas para
crear y mantener la interacción con los usuarios o ciudadanos, ya que han hecho uso de
grupos de WhatsApp, foros, chats, teams y demás, se recomienda capacitar a los
funcionarios sobre el uso y manejo de nuevas herramientas.

 Se evidencia que debe promoverse el uso de software para el desarrollo de las diferentes
actividades que desarrollan en su gestión los funcionarios, ya que el uso de estas
herramientas (software 14%, plataforma 16%) es muy pequeño, por otra parte, la
herramienta que mas usan los funcionarios es el correo electrónico en sus actividades
diarias.

 Se evidencia que un logro importante ha sido que la mayoría de los funcionarios

encuestados, el 85% conozca sobre la Ley 1712 de 2014 Transparencia y Acceso a la
información pública, se debe continuar con las estrategias de sensibilización sobre esta Ley
hasta lograr que el 100% de funcionarios conozca del tema.

 Frente a las funcionalidades de los sistemas de información y las herramientas que estos
presentan para optimizar las actividades de los funcionarios se observa que la mayoría de
los funcionarios 75% reconocen que los sistemas son funcionales, agradables y fáciles de
manejar, sin embargo, el 25% restante afirma tener problemas con el uso de los sistemas
de información o plataformas ya sea con la información disponible, los menús, submenús o
la interfaz gráfica que no resulta ser amigable. Desde el Grupo TIC se propone realizar
revisión de los sistemas de información frente a los aspectos de usabilidad y accesibilidad.

 Por último, uno de los aspectos más importantes es dar a conocer a los funcionarios la
inversión realizada durante cada gestión sobre tecnologías de la información que se efectúa
a los procesos de la entidad, esto con el fin de que identifiquen las mejoras de los procesos,
y se resalte la aplicación de las TIC en la etidad.

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