CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Código: Versión: 12
Caracterizacion Proceso de Gestión Financiera Abril 18 de 2017
A-CR-004

DUEÑO DE PROCESO:
Director Administrativo y
OBJETIVO: Apoyar la administración de recursos financieros con
ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

ENTRADAS SALIDA
ACTORES ACTORES CICLO PHVA
PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS
EXTERNOS EXTERNOS
* Ministerio de Direccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación * Ministerio de PLANEAR CONTROLES
Hacienda y Hacienda y
Crédito Público. Crédito Público.
* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política
* Donantes. Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Donantes. Definir Programa Anual de Caja - PAC para gastos
* Hoja de Ruta o su equivalente. • Cumplimiento de Directrices de la Entidad de personal y gastos generales.
* Departamento * Plan de acción. Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño * Departamento
Nacional de * Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. de Indicadores històricos de años anteriores. Nacional de Distribuir el Programa Anual mensualizado de Caja
Verificación de la
Planeación. * Proyectos de inversión • Documentos presupuestales: CDP, RP, Planeación. PAC de la entidad, del rezago del año anterior, de la
distribución de
• Necesidades Presupuestales Registros SIIF de modificaciones presupuestales, vigencia actual, y del rezago del año siguiente.
los gastos
* Contraloría • Solicitudes de CDP liberación de recursos. * Contraloría (anual).
General de la • Solicitudes de liberación de recursos • Informes de ejecución y reportes General de la Formular acuerdo de desempeño presupuestal con el
República. • Solicitudes de modificaciones del presupuesto presupuestales. República. Sector Presidencia.
• Solicitudes de RP. * Estados financieros.
* Contaduría * Solicitudes de pago. * Contaduría Programar el cierre presupuestal de la vigencia
General de la * Solicitudes de PAC. General de la
Nación. Nación.
Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones
* Presidencia. * Presidencia.
* Política de comunicación APC-Colombia.
• Piezas de comunicación interna y externa. * Órganos de
• Estrategias de comunicación y redes sociales Control.
• Videos.
• Comunicados. • Documentos presupuestales: CDP, RP, * Ciudadanía.
• Presentaciones. Registros SIIF de modificaciones presupuestales,
Elaborar las actividades del Plan de Acción para la Indicadores del
* Narrativa institucional. liberación de recursos.
vigencia Plan de Acción
• Necesidades Presupuestales • Informes de ejecución y reportes
• Solicitudes de CDP presupuestales.
• Solicitudes de liberación de recursos * Estados financieros.
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto
• Solicitudes de RP.
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC

Procesos Misionales Procesos Misionales HACER

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República. República.

* Contaduría * Contaduría
General de la General de la
Nación. Nación.

* Presidencia. * Presidencia.

* Órganos de
CARACTERIZACIÓN
Control. DE PROCESO

* Ciudadanía.
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Director Administrativo y
OBJETIVO: Apoyar la administración de recursos financieros con
ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

• Necesidades Presupuestales
• Solicitudes de CDP • Documentos presupuestales: CDP, RP,
• Solicitudes de liberación de recursos Registros SIIF de modificaciones presupuestales,
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto liberación de recursos. Desagregar el Presupuesto aprobado para la
• Solicitudes de RP. • Informes de ejecución y reportes vigencia fiscal respectiva.
* Solicitudes de pago. presupuestales.
* Solicitudes de PAC
Gestión Humano. Gestión Humano.

• Política de Gestión del Talento humano.

• Bienestar social.
1. Verificación
• Capacitación y desarrollo de personal.
contra el
• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.
presupuesto
• Liquidación de la nómina.
aprobado y el
• Manual de Funciones. •Necesidades de personal, bienestar,
plan anual de
• Plan de capacitación. capacitación.
adquisiciones
• Plan de estímulos e incentivos. • Documentos presupuestales: CDP, RP,
2. Confrontación
• Plan de salud y seguridad en el trabajo. Registros SIIF de modificaciones presupuestales, Apoyar la administraciòn de los recursos
de la información
• Registro de evaluaciones de desempeño. liberación de recursos. presupuestales, generando los respectivos CDP,
del sistema SIIF
• Suministro de personal, con el cumplimiento de • Informes de ejecución y reportes CRP que correspondan con la aprobación del
contra
requisitos para el ejercicio de las cargas, presupuestales. presupuesto.
documentos
evaluación y retroalimentación. *Evaluacions de desempeño del personal
físicos
• Necesidades Presupuestales *Soporte de pago de seguridad social,
3. Observancia
• Solicitudes de CDP parafiscales y deducciones de nòmina.
de las medidas
• Solicitudes de liberación de recursos
de seguridad
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto
establecidas por
• Solicitudes de RP.
el SIIF
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC

Gestión administrativo Gestión administrativo

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1. Revisión de
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los documentos
soportes de
pago
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OBJETIVO: Apoyar la administración de recursos financieros con
ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

• Lineamientos de Archivo.
• Programa de Gestión Documental.
• Tablas de Retención Documental.
• Plan de transferencia.
• Plan Institucional de Archivos - PINAR de APC
Colombia.
• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios
en el archivo Central.
• Manual de Archivo y Correspondencia. • Necesidades de aseo y cafetería.
• Recepción y entrega de correspondencia. • Necesidades de bienes muebles e inmuebles.
• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y • Necesidades de desplazamiento. 1. Revisión de
aprobado. • Documentación para archivo. los documentos
• Prestación de servicios administrativos. • Necesidades de asignación y entrega de soportes de
• Protocolo de atención ciudadana. correspondencia. pago
Efectuar los pagos obligados a terceros de la Entidad
• Registro y control del inventario de bienes. • Documentos presupuestales: CDP, RP, 2. Revisión de
• Autorización de viáticos y traslados. Registros SIIF de modificaciones presupuestales, las retenciones
• Servicios generales. liberación de recursos. recaudadas en
• Muebles y enseres. • Informes de ejecución y reportes el período.
• Elementos de oficina. presupuestales.
• Custodia del archivo transferido. • Resolución Interna de Distribución Presupuestal.
•Necesidades de constitución y reembolso de •Constitución y reembolsos de caja menor.
caja menor.
• Necesidades Presupuestales
• Solicitudes de CDP
• Solicitudes de liberación de recursos
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto
• Solicitudes de RP.
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC.
Gestión contractual Gestión contractual

1. Revisión de
los documentos
soportes de
pago
Efectuar los registros de la información contable
2. Revisión de
las retenciones
recaudadas en
el período.

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ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

• Minutas en general, prórrogas, otro sí, 1. Revisión de

modificaciones. los documentos
• Documentos presupuestales: CDP, RP,
• Actas de liquidación. soportes de
Registros SIIF de modificaciones presupuestales,
• Necesidades Presupuestales pago
liberación de recursos. Efectuar los registros de la información contable
• Solicitudes de CDP 2. Revisión de
• Informes de ejecución y reportes
• Solicitudes de liberación de recursos las retenciones
presupuestales.
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto recaudadas en
* Evaluaciòn financiera de los procesos
• Solicitudes de RP. el período.
contractuales.
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC
Gestión financiera Gestión financiera VERIFICAR
Realizar seguimiento a los niveles de ejecución
presupuestal
Realizar análisis integral de estados finacieros y del
No aplica No aplica
presupuesto.
Hacer seguimiento a la ejecuciòn del Plan Anual de
Caja - PAC
Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información
• Lineamientos en materia de Tecnologías de la
Información.
* Requerimientos de soporte técnico.
• Soporte.
* Necesidades de capacitación en programas
• Bases de datos
particulares del proceso.
Realizar seguimiento, análisis, Indicadores de
• Necesidades Presupuestales
• Documentos presupuestales: CDP, RP, medición y evalución a la ejecución gestión del
• Solicitudes de CDP
Registros SIIF de modificaciones presupuestales, e Indicadores de proceso. proceso
• Solicitudes de liberación de recursos
liberación de recursos.
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto
• Informes de ejecución y reportes
• Solicitudes de RP.
presupuestales.
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC
Gestión Jurídica Gestión Jurídica ACTUAR

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ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

• Documentos revisados y ajustados al marco

normativo vigente.
• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.
• Talleres de orientación a supervisiones de
contratos y convenios.
• Necesidades Presupuestales
• Solicitudes de CDP
• Solicitudes de liberación de recursos
• Solicitudes de modificaciones del presupuesto
• Solicitudes de RP.
* Solicitudes de pago.
* Solicitudes de PAC
EvaluacIón, Control y Mejoramiento
* Seguimiento a planes de mejora.
• Informes de Auditoría.
•Solicitud de información presupuestal, contable y
de tesorería.
•Solicitud de conceptos para toma de decisiones.
• Documentos presupuestales: CDP, RP,
Registros SIIF de modificaciones presupuestales,
liberación de recursos.
• Informes de ejecución y reportes
presupuestales.
Realizar modificaciones Presupuestales internas
EvaluacIón, Control y Mejoramiento Formular planes de mejoramiento a que haya lugar
• Informes de proceso.
• Documentos presupuestales: CDP, RP,
Registros SIIF de modificaciones presupuestales,
liberación de recursos.
• Informes de ejecución y reportes
presupuestales.
• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas,
órdenes de pago (presupuestal y no
presupuestal), órdenes bancarias.
•Estados Financieros Trimestral Mensualizado y
mensual

Documentos / registros relacionados Activos de información Política(s) de Operación

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ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el
elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

A-CR-004 Caracterización de proceso de gestión financiera

A-PR-002 Procedimiento Administración Contable
A-PR-003 Procedimiento Administración Tesorería y Pagos
A-PR-004 Procedimiento Ejecución Presupuestal
1) Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidas por
A-FO-026 Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
los sistemas de información SIIF NACIÓN.
A-FO-027 Solicitud Registro Presupuestal
2) Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y
A-FO-039 Anexo 4. Informe Financiero
de tesorería.
A-FO-052 Anexo 8. Solicitud de certificado de pagos y saldos
3) Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la
A-FO-055 Identificación Tributaria
información contable.
A-FO-057 Anexo 10. Certificado de pagos y saldos Sistema Integrado de Información Financiera -
4) El software y las licencias que adquiera la Entidad se contabilizarán
A-FO-066 Vale Provisional SIIF Nación.
en la cuenta de activos intangibles.
A-FO-069 Autorización compra por caja menor
5) El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones
A-FO-070 Solicitud caja menor
derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de
A-FO-072 Legalización de recursos convenios / contratos contrapartida nacional
acuerdo con el estado de cada uno de los procesos.
A-FO-078 Solicitud de Plan Anual de Caja PAC
6) La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada cinco años, de
A-FO-085 Categoría tributaria
acuerdo con la metodología establecida.
A-FO-127 Acta de conciliación de saldos contables
A-FO-131 Formato Plan Operativo detallado
A-OT-008 Manual de políticas contables
A-OT-045 Instructivo Gastos de viaje

Requisitos SGI Temas

NTCGP 1000:2009
* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4
Presupuesto.
* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5
Pagos.
* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5
Tesorería.
Contabilidad.
DE LEY
• Ver normograma en aplicativo Brújula.

Riesgos Indicadores Recursos

• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula.
Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).
• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.
Ambiente de trabajo.
Financieros.

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ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la Financiero
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elaboración y presentación de los estados financieros.
cumplimiento del objeto misional de la Entidad.
INVOLUCRADOS:
Todos los procesos

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Oscar Miguel Díaz Romero Verónica Monterrosa Torres Verónica Monterrosa Torres
Coordinador Financiero Directora Administrativa y Financiera Directora Administrativa y Financiera

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