UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS - ESPE

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y TRANSFERENCIA DE

TECNOLOGÍA
CENTRO DE POSGRADOS

CRONOGRAMA PROCESO DE ADMISIÓN – PRIMER PERIODO ACADÉMICO 2024_V1

PROCESO ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Centro de Posgrados
1.1 Promocionar y entregar a los postulantes los requisitos de ingreso de
Analista de Mercadeo Desde 18 de diciembre hasta el 28
1. PROMOCIÓN cumplimiento obligatorio a través de cuentas de correo /Micrositio de Posgrados/
Unidad de Comunicación Social de febrero de 2024
redes sociales(orgánico)/ visitas in situ y medios de comunicación Universidad
Coordinador de cada programa
2.1.1 Solicitud de apertura de periodo de inscripción Centro de Posgrados
2.1.2 Solicitud de habilitación de link de inscripción Analista de Posgrados - Admisión 29 de enero de 2024
2.2 Habilitar el Sistema Académico Banner, el periodo y link de inscripción. Unidad de Admisión y Registro 30 de enero de 2024
2.3. Notificación a la Unidad Financiera sobre período académico de inscripción, Centro de Posgrados
listado y mallas curriculares. Analista de Posgrados - Admisión 31 de enero de 2024

2.4. Realizar inscripción en el sistema académico Banner y entregar

Postulante Desde el 01 de febrero hasta el 25
documentación (requisitos de admisión) a Secretaria Académica del Centro de
de febrero de 2024
Posgrados
2.5. Realizar reportes semanales (cada lunes) de postulantes inscritos y pagados y Unidad Financiera Desde el 09 de febrero hasta el 25
notificar al Coordinador del Programa y Analista de Mercadeo Analista de Tesorería de febrero de 2024
2.6. Obtener registro de postulantes inscritos del Sistema Banner y realizar reportes
semanales (cada lunes) de entrega de documentos y cumplimiento de requisitos Unidad de Admisión y Registro Desde el 01 de febrero hasta el 25
académicos de postulantes inscritos para notificar al Coordinador del Programa y Secretaria Académica de febrero de 2024
Analista de Mercadeo
2.7. Realizar reporte de seguimiento (cada viernes) y notificación de respectivas de Centro de Posgrados Desde el 09 de febrero hasta el 25
observaciones a Coordinadores, Unidad Financiera y Unidad de Admisión y Analista de Posgrados-Admisión de febrero de 2024
Registro.
2.8. Pago del arancel de inscripción y entrega de comprobante. Desde el 03 de febrero hasta el 25
Postulante
de febrero de 2024
2.9 Enviar el temario de evaluación, mecanismos de selección y requerimientos Director de Departamento
Coordinador de cada Programa Hasta el 22 de febrero de 2024
para el proceso de selección.
2.INSCRIPCIÓN Centro de Posgrados
2.10 Publicación del temario de evaluación y mecanismos de selección en el micro-
Analista de Mercadeo Hasta el 23 de febrero de 2024
sitio.
2.11. Emitir la factura de arancel de inscripciones y dar soporte a inconvenientes Unidad Financiera Desde el 01 de febrero hasta el 26
en procesos de facturación Recaudador/Analista de Tesorería de febrero de 2024
2.12 Notificación de reporte final de postulantes inscritos y pagados al
Unidad Financiera
Coordinador del Programa y al Centro de Posgrados y dar soporte en procesos de 27 de febrero de 2024
facturación. Analista de Tesorería
2.13 En base a registro de postulantes inscritos del Sistema Banner,
Unidad de Admisión y Registro
notificación de reporte final de cumplimiento de requisitos académicos al 27 de febrero de 2024
Coordinador del Programa y al Centro de Posgrados Secretaria Académica
2.14 Notificación de reporte de cumplimiento de requisitos de postulantes inscritos
Director de Departamento
en base a reportes finales remitidos por la Unidad Financiera y Secretaria 28 de febrero de 2024
Coordinador de cada Programa
Académica y comunicar la continuidad o no del proceso de selección.
2.15 Consolidar reporte de postulantes inscritos pagados que cumplen requisitos en Centro de Posgrados
28 de febrero de 2024
base a reportes remitidos por los Coordinadores Analista de Gestión - Admisión
2.16 En caso de no continuidad al proceso de selección, recopilar solicitudes de los
Coordinador de cada Programa
postulantes que requiera devolución del arancel de inscripción adjuntando Hasta el 31 de marzo de 2024
Analista de Mercadeo
documentación de respaldo.
2.17 Solicitar devolución de arancel de inscripción adjuntado informe de
Coordinador de cada Programa
justificación de no apertura del programa y no continuidad del proceso de selección, Hasta el 10 de abril de 2024
Analista de Gestión - Admisión
así como documentación remitida por los postulantes
2.18 Gestionar devolución de arancel de inscripción en base a documentación
Unidad Financiera
remitida por el Coordinador del cada Programa y notificar al Postulante la Hasta 30 de abril de 2024
Analista de Tesorería
devolución respectiva.
3.1 Gestionar aulas para aplicación de pruebas de admisión(en caso de ser
Coordinador de cada Programa Hasta el 01 de marzo de 2024
requeridas)
3.2 Aplicar las pruebas de admisión a los postulantes previa verificación del pago, Coordinador de cada Programa 02 al 04 de marzo de 2024
3. SELECCIÓN
canje de factura de inscripción y cumplimiento de requisitos académicos.
3.3 Realizar el informe, entregar resultados del proceso de admisión y notificar la Director de Departamento
05 de marzo de 2024
apertura del programa al Centro de Posgrados. Coordinador de cada Programa

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Código de documento: CPOS-FOR-V2-2022-003 Rev. UPDI: 202-may-19
Código de proceso: FRM.5.2
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3.4 Consolidar reporte de postulantes admitidos en base a reportes remitidos por Centro de Posgrados
los Coordinadores y notificación a la Unidad Financiera y a la Unidad de Admisión y 06 de marzo de 2024
Registro. Analista de Posgrados - Admisión

3.5 Publicar la lista de postulantes admitidos en el micro-sitio de Centro de Posgrados

Posgrados. Analista de Mercadeo 06 de marzo de 2024

3.6 Notificar a los postulantes admitidos la aprobación para el ingreso al Programa Centro de Posgrados
y confirmar la participación mediante la aceptación de cupo. Analista de Mercadeo 06-07 de marzo de 2024
3.7 Si el postulante desea acceder a modalidad de pagos por cuotas, entregar a la
Unidad Financiera la documentación solicitada para análisis Postulante Hasta el 15 de marzo de 2024
3.8 Notificar al postulante que presentó la documentación para acceder al pago por Unidad Financiera
cuotas, la aprobación o negación de crédito Analista de Tesorería Hasta el 22 de marzo de 2024
4.1 Pago de matrícula, arancel y canje de factura
Opción A:
Opción A:
Del 06 de al 26 de marzo de 2024
Pagos a través de cash management / transferencias/depósitos/ botón de pagos Postulante
Opción B: Opción B:
Pagos mediante tarjeta de crédito en ventanilla de tesorería de la Universidad. Del 06 al l 26 de marzo de 2024
Unidad de Admisión y Registro
4.2 Receptar la documentación (en físico) indispensable para la matrícula. Del 06 al 26 de marzo de 2024
Secretaria Académicas
4.3 Realizar reportes semanales (cada lunes) de postulantes admitidos y pagados Unidad Financiera
y notificar al Coordinador del Programa y Analista de Mercadeo Analista de Tesorería Del 06 al 26 de marzo de 2024
4.4 Realizar reportes semanales (cada lunes) de entrega de documentos y
Unidad de Admisión y Registro Del 06 al 26 de marzo de 2024
cumplimiento de requisitos académicos de postulantes admitidos para notificar al
Coordinador del Programa y Analista de Mercadeo Secretaria Académica
4.5. Realizar reportes de seguimiento (cada viernes) y notificación de respectivas Centro de Posgrados
de observaciones a Coordinadores, Unidad Financiera y Unidad de Admisión y Del 06 al 26 de marzo de 2024
Registro. Analista de Mercadeo
Unidad Financiera
4.6 Emitir la factura del rubro de la matrícula y colegiatura Del 06 al 27 de marzo de 2024
Recaudador
4.7. Realizar el reporte final del cobro de aranceles del proceso y notificar al Unidad Financiera
Coordinador del Programa Analista de Tesorería 28 de marzo de 2024
4.8 Realizar el reporte final de postulantes que cumplen Unidad de Admisión y Registro
requisitos académicos y notificar al Coordinador del Programa Secretaria Académica 28 de marzo de 2024
4.9 Efectuar los trámites de previos para contratación de docentes (Determinación
de valor hora clase(UTHM), revisión y recopilación de documentos habilitantes de Coordinador de cada Programa Hasta 22 de marzo de 2024
docentes)
Coordinador de cada Programa
4.10 Elaborar la Planificación Académica para ejecución de módulos Analista de Gestión-Ejecución de Hasta el 28 de marzo de 2024
Módulos
4.11 Entregar Planificación Académica legalizada, solicitar creación de NRCS y Coordinador de cada Programa
4. MATRÍCULA periodo para matrícula Hasta el 28 de marzo de 2024
4.12 Realizar trámites en UPDI(solicitar creación de estructuras presupuestarias,
certificación POA y asignación de recursos), y en Unidad de Talento Centro de Posgrados Hasta 29 de marzo de 2024
Humano(solicitar certificación de plan de talento humano) Analista de Planificación
4.13.1 Elaborar y remitir al Centro de Posgrados, el presupuesto para aprobación Coordinador de cada Programa Hasta el 01 de abril de 2024
4.13.2 Revisar el presupuesto Analista de Presupuesto Hasta el 02 de abril de 2024
4.13.3 Gestionar aprobación, legalización y notificar presupuesto definitivo Analista de Planificación Hasta el 03 de abril de 2024
4.14.1 Crear NRCS para matrícula y notificar al Coordinador de cada Programa, a
la Unidad Financiera y a la Secretaria Académica y Centro de Posgrados Departamentos Hasta el 03 de abril de 2024
4.14.2 Crear periodo académico para matrícula y notificar al Coordinador de cada Centro de Posgrados
Programa, a la Unidad Financiera y a la Secretaria Académica Analista de Planificación Hasta 28 de marzo de 2024
4.15 Verificar y notificar disponibilidad de recursos(UPDI) asignados para solicitar Centro de Posgrados
emisión de certificaciones presupuestarias Analista de Planificación 27 de marzo al 03 de abril de 2024
4.16 Solicitar al Centro de Posgrados, matriculación anexando el listado final de
postulantes seleccionados que cumplen requisitos académicos y financieros en
base a reportes remitidos por la Unidad Financiera y Secretaria Académica del Coordinador de cada Programa Hasta 27 de marzo de 2024
Centro de Posgrados, en planificación aprobada y NRCS comunicados.
4.17.1 Elaborar y entregar Proyecto de Cohorte con anexos determinados y solicitar
habilitación de aulas virtuales para ejecución de módulos. Coordinador de cada Programa
4.17.2 Solicitar contratación de docentes para dictar módulos adjuntando 28 de marzo de 2024
documentos habilitantes establecidos por la Unidad de Talento Humano.
Centro de Posgrados
4.18 Solicitar emisión de certificaciones presupuestarias para contratación de
docentes que dictarán módulos Analista de Gestión-Ejecución de 01 de abril de 2024
Módulos
Centro de Posgrados
4.19 Solicitud de alta a estudiantes Analista de Gestión – Ejecución 04 de abril de 2024
de Módulos
4.20 Dar de alta a estudiantes Centro de Posgrados
Docente de Apoyo 05 de abril de 2024

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Código de proceso: FRM.5.2
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4.21 Emisión de certificaciones presupuestarias para contratación de docentes que Unidad Financiera
dictarán módulos Analista de Presupuesto 08 de abril de 2024
Centro de Posgrados
Analista de Gestión-Ejecución de
4.22 Solicitud de matrícula a la Unidad de Admisión y Registro 08 de abril de 2024
Módulos
Coordinador de cada Programa
Centro de Posgrados
4.23 Solicitud de contratación de docentes para dictar módulos y solicitud de
habilitación de aulas virtuales para ejecución de módulos Analista de Gestión-Ejecución de Hasta el 12 de abril de 2024
Módulos
4.24 Gestionar la matrícula y remitir el registro de estudiantes matriculados al Unidad de Admisión y Registro
Secretaria Académica Del 08 hasta el 18 de abril de 2024
Coordinador del Programa y al Centro de Posgrados
Centro de Posgrado
4.25 Publicación de estudiantes matriculados en el micrositio de Posgrados. 19 de abril de 2024
Analista de Mercadeo
Centro de Posgrados
4.26 Notificación de habilitación de aulas virtuales al Coordinador del Programa Analista de Gestión-Ejecución de Hasta el 19 de abril de 2024
Módulos
Coordinador de cada Programa
4.27 Dar soporte a inconvenientes que se presenten para acceso de estudiantes a
las aulas virtuales Analista de Gestión-Ejecución de Hasta el 22 de abril de 2024
Módulos
Centro de Posgrados
Analista de Gestión- Ejecución de
4.28 Capacitación en manejo de Bibliotecas Virtuales Del 23 hasta 25 de abril de 2024
Módulos
Biblioteca
4.29 Inauguración de periodo académico Coordinador de cada Programa
Analista de Mercadeo 26 de abril de 2024
4.30 Inicio de clases de programas de posgrado (semipresenciales) Coordinador del Programa 27 de abril de 2024
4.31 Inicio de clases de programas de posgrado (presenciales) Coordinador del Programa 29 de abril de 2024

Elaborado Por: Aprobado Por:

Firmado electrónicamente por:

DANIEL VINICIO
CORDOVA SUAREZ
Firmado electrónicamente por:
KARLA VIVIANA
BENAVIDES ESPINOSA

Ing. Daniel Córdova S. Ing. Karla Benavides, PhD

Analista de Mercadeo de Posgrados Directora del Centro de Posgrados (E)

*El cronograma será susceptible a cambios de acuerdo a necesidad institucional y disposiciones emitidas por las unidades a cargo de los procesos y aplica para
los programas de cuarto nivel que constan en la oferta académica del I PAO 2024.

*En caso de que los programas de cuarto nivel hayan aplicado el proceso de selección y posterior a ello; se presenten postulantes interesados, que cumplan
requisitos académicos y financieros; podrán acogerse al presente cronograma con el fin de aumentar el número de inscritos al proceso de admisión.

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Código de proceso: FRM.5.2