G02 Tablas Dinamicas

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET - Subdirección
Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resolución SED 09 - 049 de 22 de Diciembre de 2015
y 018 – 08 de 2 de Marzo de 2016. Certificado en las normas técnicas de calidad NTC 5555 – 5666 y 5581
de
Educación
RUTA DE APRENDIZAJE SGC
EFO 76
Asignatura Tablas Dinámicas
Eje temático
Intensidad horaria 30 Horas Intensidad horaria

6 horas
Asignatura Eje temático
CONTENIDO DE APRENDIZAJE
1 ORIGEN DE DATOS .......................................................................................................... 1

1.1 Actualizar datos.............................................................................................................. 1
1.2 Actualizar datos al abrir el libro ................................................................................. 4
1.3 Cancelar una actualización .......................................................................................... 5
1.4 Aplazar la actualización del diseño ........................................................................... 6
1.5 Cambiar datos de origen en la tabla dinámica ......................................................... 7
2 MOVER, COPIAR Y BORRAR TABLAS DINÁMICAS .............................................. 8
2.1 Mover una tabla dinámica ........................................................................................... 8
2.2 Copiar una tabla dinámica ......................................................................................... 10
2.3 Borrar el contenido de una tabla dinámica ............................................................. 11
2.4 Eliminar una tabla dinámica ..................................................................................... 11
3 ORDENAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA ...................................................... 12
1 ORIGEN DE DATOS
Cuando se crean las tablas dinámicas independiente del origen de los datos y la
localización. Ahora se requiere actualizar la tabla dinámica si los datos de origen cambian,
o como seleccionar un nuevo origen de datos para actualizar la tabla dinámica.
1.1 Actualizar datos
Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando se cambian los datos en

el origen de los datos. Para actualizar los datos se puede hacer en forma manual o realizar
la configuración respectiva para que se actualice al abrir el libro donde se encuentre la
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Todos los derechos reservados. El contenido de la presente publicación se encuentra protegido por las normas internacionales y nacionales vigentes sobre propiedad intelectual, por tanto, su
utilización, reproducción, comunicación pública, transformación, distribución, alquiler, préstamo público e incorporación, total o parcial, en todo o en parte, en formato impreso o digital se
encuentran prohibidos, y solo serán lícitos en la medida en que se cuente con la autorización previa y expresa por escrito de CET-CAFAM.
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tabla dinámica. También cuando el libro este abierto se realice la actualización en forma
automática en determinados periodos.
Se puede actualizar la tabla dinámica en cualquier momento, ubicándose en cualquier

celda dentro de la tabla dinámica para que se habilite la cinta de opciones y seleccionar la
pestaña Analizar, grupo datos, el botón actualizar o con las teclas Alt-F5.
Imagen 1 Actualizar tabla dinámica Fuente: Autores
También se puede actualizar la tabla dinámica ubicándose en cualquier celda dentro de

la tabla dinámica y oprimiendo el botón secundario del mouse y del menú contextual
seleccionar la opción Actualizar.
Imagen 2 Actualizar tabla dinámica con menú contextual Fuente: Autores
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Con las opciones anteriores solo actualiza la tabla dinámica seleccionada del libro donde
se encuentra. Para actualizar todas las tablas dinámicas creadas en el libro, se habilita la
cinta de opciones y seleccionar la pestaña Analizar, grupo Datos, el botón Actualizar y
Actualizar todo o con las teclas Control-Alt-F5.
Imagen 3 Actualizar todas las tablas dinámicas Fuente: Autores
Cuando se actualizan los datos de la tabla dinámica, los anchos de las columnas o los
formatos de las celdas cambian. Para que se conserve los anchos de columna y los
formatos cuando se actualicen las tablas dinámicas, ubicarse en cualquier celda de la tabla
dinámica y abrir la ventana de opciones ejecutando Analizar, tabla dinámica, opciones y
luego opciones.
Imagen 4 Personalizar actualizaciones en tablas dinámicas Fuente: Autores
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Luego en la pestaña, Diseño y formato, desactivar la opción Autoajustar anchos de

columnas al actualizar y también activar Mantener el formato de la celda al actualizar.
Imagen 5 Habilitar Autoajustar y mantener formatos en actualizaciones Fuente: Autores
1.2 Actualizar datos al abrir el libro
Para actualizar automáticamente al abrir el libro, se selecciona la tabla dinámica y luego abrir la
ventana de opciones Analizar, tabla dinámica, opciones y luego opciones. En la pestaña
Datos, se activa la opción Actualizar al abrir el archivo.
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Imagen 6 Actualizar tablas dinámicas al abrir archivo Fuente: Autores
1.3 Cancelar una actualización
Cuando se está realizando una actualización y se demora más tiempo de lo esperado (esto
sucede cuando se está actualizando un alto número de registros), se puede ejecutar
Analizar, Datos, Actualizar, Actualizar estado de Herramientas de tabla dinámica para
comprobar el estado de la actualización.
Otra forma es dando doble clic en el mensaje que aparece en la parte izquierda de la barra
de estado de Excel que indica que se está ejecutando la actualización y el estado que se
encuentra. El mensaje aparece solo cuando se está ejecutando la actualización.
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Imagen 7 Actualizar estado de la tabla dinámica Fuente: Autores
Para detener la actualización se ejecuta Analizar, Datos, Actualizar, Cancelar Actualizar

de Herramientas de tabla dinámica o doble clic en el mensaje que aparece en la parte
izquierda de la barra de estado de Excel y clic en Detener actualización. Hay que tener en
cuenta que estas opciones aparecen disponibles solo cuando se está ejecutando el proceso
de actualización.
1.4 Aplazar la actualización del diseño
Cada vez que se realiza un cambio en cada una de las áreas de campos de la tabla
dinámica, Excel actualiza la tabla dinámica y los gráficos dinámicos. Esto podría ser
normal, porque automáticamente la tabla dinámica se actualiza y agiliza el análisis de los
datos, permitiendo mover los campos entre las áreas de campos buscando la mejor
presentación de acuerdo a los datos que se tengan.
Sin embargo, si se trabaja con gran cantidad de datos, es posible que el tiempo de
actualización sea demorado y lo mejor sería, realizar primero todos los cambios en la
sección de áreas y después permitir la actualización de la tabla dinámica.
En este caso, está la posibilidad Aplazar la actualización del diseño, activando está
opción que se encuentra en la parte inferior de la sección de campos.
Cuando está opción se activa, la tabla Dinámica no se actualiza hasta que se active el botón
Actualizar, que se encuentra a la derecha de la opción Aplazar la actualización del
diseño.
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Hay que tener presente que esta opción quedará seleccionada hasta que se desactive de
nuevo la opción.
Imagen 8 Aplazar actualización del diseño en la tabla dinámica Fuente: Autores
1.5 Cambiar datos de origen en la tabla dinámica
Después de crear la tabla dinámica se puede cambiar el origen de lo datos, por ejemplo,
cuando se han agregado más filas en el rango de datos seleccionado inicialmente o para
dejar de usar el rango seleccionado y usar un nuevo rango.
Para cambiar el origen de los datos, se da clic en cualquier celda de la tabla dinámica para
que se muestre las herramientas de a tabla dinámica en la cita de opciones.
Se ejecuta Analizar, Datos, Actualizar, Cambiar origen de datos, Cambiar origen de

datos…,
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En la ventana que aparece, se escribe el rango nuevo o la tabla a cambiar (Si el origen de
los datos tiene formato de tabla) o seleccionando ya sea con mouse o teclado el nuevo
rango para la tabla dinámica.
Imagen 9 Cambiar origen de fuente de datos Fuente: Autores
2 MOVER, COPIAR Y BORRAR TABLAS DINÁMICAS
Existen procedimientos para mover, copiar tablas dinámicas, borrar (borrar el contenido
y no la tabla dinámica como tal) y eliminar una tabla dinámica.
2.1 Mover una tabla dinámica
Se puede mover una tabla dinámica a otra posición de la hoja actual, a otra hoja dentro
del mismo libro ya creada o a una hoja nueva. No se puede mover la tabla dinámica a otro
libro de Excel.
Ubicar celda activa dentro de la tabla dinámica y luego Analizar, Acciones, Mover tabla
dinámica.
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Imagen 10 Mover tabla dinámica Fuente: Autores
Aparece el cuadro “Mover tabla dinámica”. El cuadro muestra las opciones donde desea
mover el informe de la tabla dinámica. Tomando la opción “Hoja de cálculo existente”, se
debe indicar a partir de que celda se desea mover la tabla dinámica. La nueva ubicación
se puede realizar digitando la dirección de la celda de destino o haciendo clic en la flecha
que aparece a la derecha del cuadro y seleccionando la celda.
Imagen 11 Mover tabla dinámica Fuente: Autores
Si la celda de destino donde se va a mover la tabla dinámica tiene datos, Excel pide
confirmación porque la tabla dinámica sobrescribe sobre los datos que se encuentren. Si
se mueve la tabla dinámica y la nueva ubicación está otra tabla dinámica no es posible
realizar la acción de mover la tabla dinámica.
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Al elegir la opción “Nueva hoja de cálculo”, Excel crea automáticamente la nueva hoja y
mueve la tabla dinámica a la nueva hoja.
2.2 Copiar una tabla dinámica
Se puede copiar una tabla dinámica a una nueva posición dentro de la misma, a otra
hoja dentro del mismo libro y también a otro libro.
Para copiar una tabla dinámica se selecciona toda incluyendo los filtros, en el caso de que
se tengan y luego, se utiliza cualquiera de los métodos conocidos para copiar. Por ejemplo,
la combinación de teclas Control-C y luego pegar en la celda de destino, usando
cualquiera de los métodos, por ejemplo, con combinación de teclas Control-V. El
resultado es la copia de otra tabla dinámica.
Es importante tener en cuenta que, si no se selecciona la tabla dinámica completa, la copia

no sería una tabla dinámica, sería una copia de los valores de la tabla dinámica original.
Es decir, los datos de la copia no quedarían enlazados con el origen de los datos.
Un método para seleccionar toda una tabla dinámica para copiar es mediante Analizar,
Acciones, seleccionar, Toda la tabla dinámica de Herramienta de tabla dinámica.
Imagen 12 Seleccionar toda la tabla dinámica Fuente: Autores
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2.3 Borrar el contenido de una tabla dinámica
Se puede borrar el contenido de una tabla dinámica, dejándola en blanco (sin eliminar la
tabla dinámica, que seguirá en la hoja de cálculo). Para realizarlo se selecciona Analizar,
Acciones, Borrar, Borrar todo de Herramientas de tabla dinámica.
Imagen 13 Borrar contenido tabla dinámica Fuente: Autores
2.4 Eliminar una tabla dinámica
Para eliminar una tabla dinámica, se debe seleccionar toda incluyendo los filtros que se
tengan y presionar la tecla Suprimir del teclado.
Otra forma de eliminar una tabla dinámica es Inicio, Edición, Borrar, Borrar todo.
Imagen 14 Borrar tabla dinámica Fuente: Autores
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Si la tabla dinámica está en una hoja de cálculo de Excel y la hoja no contiene otros datos
que se quisieran conservar, eliminar la hoja es otra de las opciones.
3 ORDENAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA
Cuando las tablas dinámicas tienen gran cantidad de datos se pueden ordenar en orden
alfabético, fechas de más antigua a más reciente o valores de mayor a menor y viceversa.
Al ordenar los datos permite encontrar más rápidamente los datos que se van analizar.
Para realizar la ordenación de datos, se da clic en los triángulos que aparecen en Etiquetas
de columna y Etiquetas de fila, según se quiera ordenar por columnas o por filas.
Dependiendo del tipo de datos da la opción de “Ordenar de A a Z” u “Ordenar de Z a A”

(sin son textos). “Ordenar de más antiguo a más reciente” u “Ordenar de más recientes a
más antiguos” (si se trata de fechas u horas). Si son números las opciones son: “Ordenar
de menor a mayor” u “Ordenar de mayor a menor”.
Imagen 15 Ordenar elementos de la tabla dinámica Fuente: Autores
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Otra forma de ordenar los datos dentro de una tabla dinámica es de forma manual. Ubicar
en la celda de la tabla dinámica el dato que se va a mover y cuando el puntero del mouse
tome la forma de una cruz con cuatro flechas, se arrastra a la nueva posición.
Imagen 16 Ordenar elementos de tabla dinámica en forma manual Fuente: Autores
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Asignatura Tablas Dinámicas

Intensidad horaria 30 Horas Intensidad horaria

1 ORIGEN DE DATOS .......................................................................................................... 1

1.1 Actualizar datos

Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando se cambian los datos en

Se puede actualizar la tabla dinámica en cualquier momento, ubicándose en cualquier

Imagen 1 Actualizar tabla dinámica Fuente: Autores

También se puede actualizar la tabla dinámica ubicándose en cualquier celda dentro de

Imagen 2 Actualizar tabla dinámica con menú contextual Fuente: Autores

Imagen 3 Actualizar todas las tablas dinámicas Fuente: Autores

Imagen 4 Personalizar actualizaciones en tablas dinámicas Fuente: Autores

Luego en la pestaña, Diseño y formato, desactivar la opción Autoajustar anchos de

Imagen 5 Habilitar Autoajustar y mantener formatos en actualizaciones Fuente: Autores

1.2 Actualizar datos al abrir el libro

Imagen 6 Actualizar tablas dinámicas al abrir archivo Fuente: Autores

1.3 Cancelar una actualización

Imagen 7 Actualizar estado de la tabla dinámica Fuente: Autores

Para detener la actualización se ejecuta Analizar, Datos, Actualizar, Cancelar Actualizar

1.4 Aplazar la actualización del diseño

Imagen 8 Aplazar actualización del diseño en la tabla dinámica Fuente: Autores

1.5 Cambiar datos de origen en la tabla dinámica

Se ejecuta Analizar, Datos, Actualizar, Cambiar origen de datos, Cambiar origen de

Imagen 9 Cambiar origen de fuente de datos Fuente: Autores

2 MOVER, COPIAR Y BORRAR TABLAS DINÁMICAS

2.1 Mover una tabla dinámica

Imagen 10 Mover tabla dinámica Fuente: Autores

Imagen 11 Mover tabla dinámica Fuente: Autores

2.2 Copiar una tabla dinámica

Es importante tener en cuenta que, si no se selecciona la tabla dinámica completa, la copia

Imagen 12 Seleccionar toda la tabla dinámica Fuente: Autores

2.3 Borrar el contenido de una tabla dinámica

Imagen 13 Borrar contenido tabla dinámica Fuente: Autores

2.4 Eliminar una tabla dinámica

Imagen 14 Borrar tabla dinámica Fuente: Autores

3 ORDENAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA

Dependiendo del tipo de datos da la opción de “Ordenar de A a Z” u “Ordenar de Z a A”

Imagen 15 Ordenar elementos de la tabla dinámica Fuente: Autores

Imagen 16 Ordenar elementos de tabla dinámica en forma manual Fuente: Autores

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