Procesos

• Temas a Desarrollar
– Descripción
– Clasificación
– Componentes
– Levantamiento
– Documentación
 Un proceso es un grupo de actividades
Definición y o funciones lógicamente relacionadas
que transforman entradas en salidas
con un objetivo definido
Rol de los
Los procesos se diseñan para
Procesos operacionalizar las estrategias de
negocio
 Perspectivas de Clasificación

Nivel de granularidad Jerarquía organizacional

• Mega/Macro Procesos • Estratégicos
• Procesos Principales
• De Negocio
• Subprocesos
• Actividades
• Soporte
• Tarea. Generación de valor
Naturaleza • Primarios
• Comerciales • Secundarios
• Operativos
• Financieros
Flujo del Proceso sobre las Unidades Funcionales

Unidades Funcionales

Proceso
 Componentes de un Proceso
• Límites
• Eventos
• Reglas
• Actividades
• Tareas
• Responsable
 Documentación de un Proceso
Entrevistar al responsable del proceso

• Qué hacer antes de una entrevista con un cliente:

– Reunir información disponible sobre el proceso.
– Prepararse para la entrevista.
• Qué hacer durante una entrevista con un cliente:
– Entrevistar a los responsables del proceso.
– Tomar notas útiles.
• Qué hacer después de una entrevista con un
cliente:
– Redactar las notas.
– Validar la documentación.
 Documentación de un Proceso

Documentar el proceso
– Diagrama de flujo – Red de Procesos
– Narrativas
– Listas
– Combinaciones de narraciones y diagramas de flujo
 Figura Nombre Descripción

Inicio/Fin Indica el inicio o fin de un proceso.

Actividad o Tarea Una actividad representa una acción que es desarrollada

por un rol. Puede ser automática, semi automática o
manual. Se indica el número del proceso. Número de
actividad dentro del proceso más en nombre (que debe
contener un verbo)

Documento Representa documentos físicos utilizados en el proceso

SIMBOLOGÍA Almacén de Datos Representa unidades de almacenamiento de datos.

MODELO DE
PROCESOS
Almacén de Datos de Representa unidades de acceso secuencial como Cintas u
acceso Secuencial otros.

Decisión Es usada para definir divergencias o convergencias en el

flujo del proceso en base a una consulta.

Referencia Se utiliza para hacer referencia a otros procesos.

 Referencia Se utiliza para hacer referencia a otros procesos.

SIMBOLO
GÍA Conector Es usada para mostrar el orden en que las actividades del
proceso se desarrollan

MODELO Riesgo Utilizada para identificar los riesgos del proceso

DE
PROCESOS Actividad de Control Se utiliza para identificar actividades de control.
Flujos de Procesos
 Flujos de Procesos

Recuperar créditos
Reccaudar
Estado Chilexpress
Crédito Facturar Operaciones Distribuir E° Recordar Vencimiento Fin
Inicio de cuenta Deuda recuperada
colocado operación liquidadas de cuenta vencimiento recordado
distribuido
Recaudar
Más 6 días vencidos cartera normal Tienda
o más de un día cartera Renegociada
sin registro de pago
Recuperación
efectiva Refinanciar
Asignar Teléfono
Cartera
Recuperación
financiera
c
Refinanciar
Tienda

-Llamado automático. Regularización

-Mensaje de texto de la deuda
-Correo electrónico

Cuota CN > 31 días

Virtual Publicar
Deuda total CN > 60 días
Morosidad
con número Campaña Deuda Deuda total CR >15 días
Definir morosa No regularización
teléfono de cobro Deuda
campaña cobrada de la deuda
contacto definida publicada
Telecobranza No cumple requisitos
Analizar
Antecedentes de publicación
Deudor o ya los cumplió
Morosidad
deudor
ubicado actualizados
Deudor
analizado
sin número
Deudor
teléfono Cobranza Buscar
Deudor no sujeto Cobrar
contacto Cobranza realizada
Terreno ubicado deudores de cobro judicialmente
judicial
Deuda
morosa Deudor no sujeto
cobrada de cobro judicial

Revisar Cobranza Cobranza Morosidad superior

cobranza realizada Externa a 180 días

Morosidad inferior a 180 días

Deuda renegociada
PRUEBAS DE
AUDITORIAS
• Es un método que
supone una ejecución
independiente por
el auditor de los
procedimientos, procesos o
controles ya realizados
anteriormente. Puede ser
empleada esta técnica con
fines sustantivos (verificar
información contable) o de
cumplimiento (verificar
controles).
 TIPOS DE PRUEBAS DE
AUDITORIAS

• Cotejo de Documentación
• Inspección
• Indagación
• Reproceso
• Procedimientos Analíticos
Cotejo de Documentación

TIPOS DE PRUEBAS DE
Consiste en revisar documentación física, donde debiera estar la evidencia del control. Esta
técnica se utiliza generalmente cuando los controles consisten en aprobaciones que se
sustentan en la revisión de documentación de soporte de una operación.

AUDITORIAS
Inspección
Esta técnica consiste en observar in-situ la ejecución de un determinado control o conjunto
de controles y se aplica generalmente cuando no existe documentación física con la
evidencia del control, lo que es muy común en organizaciones con una débil cultura de
control.

Indagación
Consiste en indagar o investigar cómo, quién y cuándo ejecuta el control y que evidencia
está disponible para corroborar que el control opera en forma efectiva. Esta técnica se utiliza
generalmente cuando no se cuenta con información suficiente respecto del control y/o el
sujeto bajo revisión.

Reproceso
Consiste en reprocesar el procedimiento de control para una o más transacciones y
comparar los resultados de la prueba con los resultados obtenidos previamente en el sujeto
bajo revisión. Esta técnica se usa generalmente cuando se desea probar controles sobre las
aplicaciones o programados.

Procedimientos Analíticos
Permiten observar principalmente tendencias y variaciones inusuales al comparar datos,
montos y saldos de variables claves asociadas a un sujeto auditable o cuentas contables
relacionadas, en un período de tiempo determinado. Si bien a través de estos procedimientos
no es posible probar en forma directa la operación de un control, se prueba en forma indirecta
al verificar que las variaciones se encuentran dentro de rangos aceptables o siguen una
tendencia correlacionada con los ciclos del negocio.

Esta técnica se utiliza principalmente cuando en el sujeto bajo revisión se procesan altos
volúmenes de datos y transacciones y se cuenta con un adecuado entendimiento del negocio
y sus ciclos económicos.
PROCESO 1. ADMINISTRAR RRHH
SUBPROCESO 3. REMUNERAR AL PERSONAL
OBJETIVO: Pagar las remuneraciones a los trabajadores en forma exacta, oportuna y de acuerdo a la normativa legal vigente y contratos laborales

N°
Pago de
TIPOS DE PRUEBAS DE
Evaluación de Riesgos No Mitigados
Riesgo Nivel Crítico
Actividades de Control

Control
El Encargado de Remuneraciones en
Nivel Crítico Tipo Naturaleza Responsable Frecuencia
Evaluación
Diseño PRUEBA DE AUDITORIA
1. Solicitar copia del Check list utilizado para el
TIPOS

AUDITORIAS
remuneraciones por forma mensual por cada ciclo de cierre de remuneraciones.
sobre lo establecido remuneración aplica un Check list 2. Realizar un reproceso de las
contractualmente para revisar cada uno de las remuneraciones para los meses de diciembre
Encargado
actividades claves para lograr del mes de abril de 2012 para una muestra de
de
10º Crítico generar un pago de remuneraciones Alto Preventivo Manual Mensual 25 casos y verificar que los calculos fueron
Remunerac
integro, además selecciona una realizados en forma correcta.
iones
muestra aleatoria principalmente con 3. Revisar pefiles de acceso para modificar
personal ingresado durante el mes y niveles de renta en el maestro de funcionarios.
revisa que los cálculos se realicen
en forma correcta Efectivo
Cálculo incorrecto del El Sistema Axis one en forma
impuestos único a los automática calcula el impuesto único
trabajadores a los trabajadores durante el
legalmente proceso de cálculo mensual de
establecido acuerdo los parámetros cargados, el
Encargado de Remuneraciones Encargado
revisa por medio de una planilla .xls de
11º Moderado Bajo Preventivo Mixto Mensual
revisa que los monto se encuentre Remunerac
correctamente determinados, y en el iones
caso de los meses de enero junio y
diciembre con el validador revisa que
el prorrateo del impuesto único que
encuentre correctamente
determinado Inefectivo
Pago de incentivos El Encargado de Remuneraciones
variables calculados procesa los archivos de incentivos
en forma errónea variables de las unidades de crédito,
cobranza y pensionado, revisando
Encargado
que los montos cargados en el
de
12º Alto sistema correspondan a los Alto Preventivo Mixto Mensual
Remunerac
informados por cada una de las
iones
unidades, los montos son calculados
por las áreas generadoras de las
comisiones (Cobranza, Crédito y
Pensionado)
Pago de El Encargado de Remuneraciones
remuneraciones a revisa que cada una de las carpetas
personal inexistentes del personal proporcionadas en
forma física por los Analistas de Encargado
Personas, se encuentren registradas de
13º Moderado Moderado Preventivo Mixto Semanal
íntegramente en el Sistema Axis, el Remunerac
sistema no permite generar el iones
ingreso de funcionarios duplicados.
 Auditoría : Recursos Humanos Ref. P/T
Proceso : Gestión de Recursos Humanos
Subproceso : Desvinculación
Actividad : 1.11.2 Evalúa Motivo de Desvinculación

Sección I - Identificación del Control

Descripción del Control

La Jefatura de Personal verifica que los antecedentes que justifican la desvinculación no contravienen las
condiciones contractuales acordadas con el trabajador como tampoco la normativa laboral vigente. Si la
jefatura de personal determina que la naturaleza de los antecedentes es compleja, envía esta información
a los abogados de la compañía para que estos elaboren la carta de despido.

Cód. Control Naturaleza Tipo Frecuencia

Manual Preventivo Por Transacción

EJEMPLOS DE Sección II - Identificación de la Prueba

Descripción de la Prueba
Verificar para la muestra, en solicitudes de desvinculación, que los antecedentes relacionados con el
requerimiento de desvinculación, no contravienen lo estipulado en el contrato de trabajo, como tampoco las

PRUEBAS DE indicaciones del código del trabajo respecto a la desvinculación de trabajadores.

Tipo de Prueba

AUDITORIA
Indagación Inspección Procedimiento analítico Reproceso

Periodo Desde 01/Sept/07

Muestra 25
Cubierto Hasta 31/Oct/07

Sección III - Resultados de la Prueba

Sin observación

Con observación
 Ref.
Auditoría : Recursos Humanos AG.BO.CMZ.37.1.C5.N2
P/T
Proceso : Gestión de Recursos Humanos
Subproceso : Selección
Actividad : Realizar Evaluación psicolaboral.
Conobservación
Sin observación
Sección I - Identificación del Control

Descripción del Control

La Sicóloga evalúa resultados de las pruebas sicológicas de cada candidato, además de realizar un análisis
grafológico para determinar si procede una segunda entrevista y se encuentra apto de acuerdo al perfil
definido, emitiendo informe con su evaluación.

Cód. Control Naturaleza Tipo Frecuencia

Mixto Preventivo Por transacción

Sección II - Identificación de la Prueba

Descripción de la Prueba
Verificar para la muestra la existencia del informe sicológico, junto con la toma de las pruebas grafológicas
y análisis de las pruebas tomadas

Tipo de Prueba
Indagación Inspección Procedimiento analítico Reproceso

Periodo Desde 01/Ago/07

Muestra 25
Cubierto Hasta 30/Sept/07

Sección III - Resultados de la Prueba

En 23 (92%) casos sin evidencia del informe sicológico. Sin observación

En 19 (76%) casos sin evidencia prueba grafológica.
En 17 (68%) casos sin evidencia del test de personalidad. Con observación
Auditoría : Administración de productos Ref. P/T AP.BD.CDT
Proceso : Logistica de salida
Subproceso : Despacho a clientes
Actividad : Revisión guía de despacho v/s manifiesto de ruta.
Código : AP.BD.CDT. 7.2.3

Sección I - Identificación del Control

Descripción del Control

El Encargado de Recepción, diariamente cada vez que un transportista recibe su despacho, revisa las Guías
de Despacho entregadas, para lo cual verifica la cantidad de guías registrada en el manifiesto de ruta v/s la
cantidad de guías física y además verifica el número de guía en manifiesto corresponda al número de la
Guía de Despacho.

Cód. Control Naturaleza Tipo Frecuencia

AP.BD.CDT.7.2.3 Manual Detectivo Por Transacción

Sección II - Identificación de la Prueba

Descripción de la Prueba
Verificar para la muestra que la cantidad de guías de despacho físicas cuadren con la cantidad detallada en
la Hoja de Manifiesto Ruta, además verificar que el número de guía sea el mismo número que detalla la
Hoja de Manifiesto Ruta.

Tipo de Prueba
Cotejo de Procedimiento
Inspección Indagación Reproceso
documentación analítico
X

Periodo Desde 01/Jul./08

Muestra 18
Cubierto Hasta 30/sept./08

Sección III - Resultados de la Prueba

Se verifico para la muestra de 18 guías de despachos, que la cantidad de guías Sin observación
físicas cuadran con la detallada en la Hoja de manifiesto Ruta.
Con observación
DOCUMENTAR
OBSERVACIONES

El inicio del reporte

(informe de Auditoria)
 Contexto.

Situación Observada.
OBSERVACIONES

Estructura Causa.

Justificación
 CONTEXTUALIZACIÓN

El contexto de una observación de auditoría corresponde a la descripción del

entorno o situación que permite entender e interpretar adecuadamente un hecho
en particular, que en este caso corresponderá a una debilidad o vacío de control,
incumplimiento de una política o procedimiento, un error o irregularidad o una
oportunidad de mejora en el área o proceso auditado.
Lo anterior implica que una observación de auditoría, deberá incluir el “Contexto”
cada vez que el auditor aplicando su criterio y juicio profesional considere que es
necesario.
Ejemplo:
Las líneas o límites de créditos de clientes se encuentran parametrizados en el sistema
de crédito “Creciendo Junto a Ti”, por tanto en el evento que un cliente efectúe compras
por montos superiores a su línea de crédito autorizada, el sistema rechaza
automáticamente la transacción. En estos casos la venta solo podrá ser efectuada, si un
jefe de crédito autoriza la operación según las políticas de excepciones de crédito y
mediante una aprobación automática en el sistema.
 SITUACIÓN OBSERVADA

Se refiere al hecho particular observado (hallazgo) durante la aplicación de un

procedimiento o prueba de auditoría, y puede corresponder a una debilidad o
vacío de control, incumplimiento de una política o procedimiento, un error o
irregularidad o una oportunidad de mejora en el área o proceso auditado.
La “Situación Observada” corresponde a la parte central de una observación de
auditoría.

Ejemplo:
De una muestra del 10% de las operaciones de crédito de mayor monto de los últimos
seis meses, observamos que un 7% de la muestra fue autorizado por el jefe de crédito
excediendo sus atribuciones según lo establecido en la política de excepciones de
crédito.
 CAUSA

CAUSA
Corresponde al evento, acción u omisión que ocasiona la situación observada
(hallazgo).
Identificar la causa de un hallazgo de auditoría es fundamental para desarrollar
una recomendación asertiva y viable, es decir, orientada a corregir la situación en
el origen y cuyo beneficio supere su costo.

Ejemplo:
En el período auditado, no existe evidencia de instancias de supervisión respecto al
cumplimiento de las políticas de excepción de créditos.
 JUSTIFICACIÓN

JUSTIFICACIÓN
Se refiere a cualquier elemento cualitativo o cuantitativo, que sustente la situación
observada (hallazgo de auditoría) y permita entender su criticidad, alcance e
impacto.
La justificación se incluirá cada vez que el auditor aplicando su criterio y juicio
profesional, determine que es necesario.

Ejemplo:
La falta de supervisión sobre las autorizaciones de excepciones de crédito promueve
malas prácticas administrativas, aumentando el riesgo de crédito. Cabe señalar que
los créditos aprobados por sobre la política de excepción de crédito asciende a M$
XXXX, lo que representan un X% de la cartera al último cierre de los estados
financieros.
El código el trabajo en su articulo N° 70 estipula
que un trabajador no puede acumular más de dos
períodos de feriado legal.

Se encontró de los 250 trabajadores contratado y

vigentes al mes de julio de 2021, 180 tiene más de
dos períodos de vacaciones acumulados, el
detalle de observa en el anexo N°1.

Lo anterior, se debe al desconocimiento de la ley

por parte de las Jefaturas y que no existen
políticas e instrucciones que regulen el
procedimiento de uso de feriado legal.

Durante el mes de mayo de 2021 las sucursales

de Santiago y Concepción fueron multadas por
parte de la inspección del trabajo en 40 UTM cada
EJEMPLO DE
una.
UNA
OBSERVACIÓN
 1. Incumplimiento normativa laboral referente al descanso dominical

El artículo 38 del Código del Trabajo establece respecto al descanso semanal que al menos dos de los días de
descanso en el respectivo mes calendario, deberá necesariamente otorgarse en día domingo, sin embargo,
para los meses de diciembre de 2020, septiembre y marzo de 2021, se observan funcionarios de tienda que
han trabajado más de 3 domingos en el mes (período de cierre el que no equivale necesariamente a los días
calendario del mes) para distintos tipos de contrato de jornada “mensual”, producto de errores en la
programación de los turnos de trabajo. Lo anterior se debe a una insuficiente dotación lo que impide dar el
descanso necesario estipulado en la ley.

El número total de casos identificados para los meses indicados, corresponde al siguiente:

- Diciembre 2020 397 casos

- Marzo 2021 37 casos
- Septiembre 2021 76 casos

EJEMPLO DE
Riesgo
▪ Multas por incumplimiento de la normativa laboral respecto a la jornada laboral.

Recomendación
Considerar en las funciones del Coordinador de Recursos Humanos en tienda, la de verificar que la

UNA
programación de los turnos no contravenga la normativa y posteriormente monitorear el cumplimiento de estas
programaciones mediante la revisión de la asistencia del personal.

Acción Comprometida por la Administración

En las funciones del Coordinador de Recursos Humanos en Sucursales, se considerará

OBSERVACIÓN el monitoreo del control de asistencia, específicamente en lo que se refiere al

cumplimiento de los siguientes aspectos:
- Programación de días hábiles
- No trabajar más de 6 días consecutivos
- Descanso dominical
- Registro de la asistencia

Responsable Plazo