Universidad Bolivariana de Venezuela

Secretaria General
Unidad de Apoyo Tecnológico y Estadístico
Sistema Único de Registro Académico

MANUAL DE USUARIO

(PERFIL EGRESADO – NOTAS CERTIFICADAS)

SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO ACADÉMICO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Unidad de Apoyo Tecnológico y Unidad de Apoyo Tecnológico y SECRETARIA GENERAL
Estadístico Estadístico UBV
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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3

PARA INGRESAR AL SISTEMA............................................................................ 4

PORTAL DEL SISTEMA ........................................................................................ 5

ACTIVACIÓN DE CUENTA ................................................................................... 6

INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................... 8

NOTAS CERTIFICADAS ...................................................................................... 11

.............................................................................................................................................. 13
.............................................................................................................................................. 14
.............................................................................................................................................. 15
.............................................................................................................................................. 16
.............................................................................................................................................. 16
.............................................................................................................................................. 18

CUENTA INACTIVA ............................................................................................. 19

ADMINISTRACIÓN ............................................................................................... 20

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INTRODUCCIÓN

SUR@UBV es un recurso tecnológico de la Universidad Bolivariana de

Venezuela para que sus Estudiantes, Docentes, interesados puedan acceder a los
servicios que ofrecen los procesos de ingreso, prosecución y egreso normado por
la Secretaría General, desde cualquier municipio que conforma el territorio
nacional de nuestra República Bolivariana de Venezuela.

Su Objetivo es consolidar una plataforma tecnológica que permita brindar

servicios académicos administrativos a estudiantes y comunidad en general de la
Universidad Bolivariana de Venezuela, utilizando un sistema informático con
arquitectura cliente-servidor bajo software libre con tecnología web, permitiendo
contar con la información en tiempo real en los diferentes procesos de Ingreso,
Prosecución y Egreso a nivel nacional.

El Equipo SUR@UBV está conformado por un equipo multidisciplinario de

Docentes, Coordinadores, Técnicos y Personal administrativo de todas las sedes
UBV.
El sistema se utiliza en todas las Direcciones, Coordinaciones, PFG De
Ingreso Prosecución Y Egreso Estudiantil, a nivel nacional, por estudiantes,
comunidad ubevista y público en general, quienes buscan información de los
Programas y procesos de ingreso, prosecución y egreso de la UBV, la herramienta
integra toda la información y los procesos académicos administrativos de la
institución.

El manual que se presenta a continuación tiene el objeto de facilitar la

compresión del uso de los diferentes módulos que integran la aplicación del
SUR@UBV.

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PARA INGRESAR AL SISTEMA

Haga doble clic en el icono de Mozilla Firefox (Fig.1), y escriba en la barra

de direcciones (Fig.1.1), lo siguiente: https://surubv.ubv.edu.ve/ y presione la
tecla entrar.

(Fig.1)

(Fig.1.1)

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PORTAL DEL SISTEMA

A continuación se presenta la página de inicio del sistema, ver (Fig.2).

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(Fig.2)

1. Muestra la cantidad de usuarios conectados al sistema.

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2. Muestra la fecha y hora del servidor.

3. Accesos rápidos a secciones de información y servicios académicos.
4. Tips de información para el uso del sistema.
5. Información académica para el usuario.
6. Sección de ingreso al sistema.
7. Activación de cuenta de nuevos usuarios del sistema.
8. Verificación de documentos emitidos por el sistema.
9. Enlaces de interés.
10. Información del sistema.

Activación de Cuenta

A continuacion se presenta la sección de Activar cuenta, ver (Fig.3) escriba el

número de cedula, el código de validación y luego presione el botón ingresar.

(Fig.3)

Una vez ingrese los datos requeridos se presentar la siguiente pantalla, ver
(Fig.3.1), donde deberá escribir la información demandada para la activación.

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(Fig.3.1)

1: Login creado automaticamente por el sistema.

2: Escriba la contraseña que usara para ingresar al sistema en ambos campos.
3: Seleccione la pregunta de seguridad.
4: Escriba la respuesta.
5: Presione el boton para proceder con la activacion.

Al presionar el botón de crear cuenta se presentara una ventana probando que la

cuenta fue creada e indicando el usuario que deberás usar para iniciar sección en
el sistema de SURUBV, ver (Fig.6.2), presione el botón de aceptar para culminar
el proceso de activación.

(Fig.3.2)

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Ingreso al Sistema

A continuacion se presenta la sección de Ingreso al Sistema, ver (Fig.4), el

mismo está ubicado en la barra lateral izquierda del portal del SURUBV.

(Fig.4)

1: Debe ingresar su Usuario.

2: Debe ingresar su Contraseña.
3: Código de seguridad que debe escribir en el campo siguiente.
4: Campo donde debe ingresar el código de seguridad.
5: El botón Ingresar validara su información para darle acceso al mismo.

Al momento de ingresar al sistema, se le indicara que debe realizar el cambio de

su clave por propósito de seguridad, ver (Fig.4.1), presione aceptar para continuar.

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(Fig.4.1)

NOTA: Se recomienda cambiar su contraseña una vez ingrese al sistema, y

luego periódicamente por su seguridad, la misma no debe ser facilitada a
otra persona, todas sus acciones serán registradas en el sistema y podrán
ser auditadas.

A continuación se presenta la ventana de inicio de sección al usuario, ver (Fig.4.2).

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(Fig.4.2)

1. Presione el botón para iniciar sección.

2. Presione para interrumpir la operación.

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Pantalla de bienvenida al sistema, ver (Fig.4.3).

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(Fig.4.3)

1. Indica la información del usuario conectado.

2. Menú de la sección.
3. Texto de bienvenida al usuario.
4. Botones de acceso a los servicios académicos.
5. Accesos a la administración del perfil.
6. Área informativa para los usuarios.

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Notas Certificadas

Haga clic en la opción notas certificadas, en el área de servicios para la consultar

las mismas, ver (Fig.11).
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(Fig.5)

1. Seleccione la opción notas certificadas.

2. Presione el botón para ejecutar la opción.

A continuación se presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.11.1).

(Fig.5.1)

1. Datos de la sede / aldea.

2. Datos de egreso(s) obtenido(s) por el estudiante.
3. Ver las unidades curriculares obtenidas por el estudiante para el egreso
seleccionado. (Fig.11.2).

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(Fig.5.2)

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1. Información del tramo, tipo de UC, código, horas y nombre.

2. Nota obtenida, porcentaje de asistencia, sección, periodo y estado UC.
3. Requisitos para el tipo de egreso seleccionado.
4. Requisitos aprobados por el estudiante.
5. Impresión de las notas certificadas.
6. Casilla que prepara el documento para imprimir las notas certificadas
requeridas para trámites en el exterior.

Si requiere imprimir las notas certificadas, debe realizar lo siguiente: ver (Fig.11.3).

(Fig.5.3)

1. Hacer clic sobre la imagen de la impresora.

NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior.

Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver
(Fig.11.4).

(Fig.5.4)

Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

por el usuario, ver (Fig.11.5).

NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de

Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una
vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar la validación y
el sello.
Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la
página web https://surubv.ubv.edu.ve/.

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(Fig.5.5)
Si requiere imprimir las notas certificadas para trámites en el exterior, debe realizar
lo siguiente: ver (Fig.11.6).

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(Fig.5.6)

1. Marcar la casilla Tramite Exterior.

2. Hacer clic sobre la imagen de la impresora.

Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado

exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver
(Fig.5.7).

(Fig.5.7)

Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso

por el usuario, ver (Fig.5.8).

NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma

manuscrita del Secretario General, para tener validez se debe presentar ante
el CIPEE para ser gestionar la firma y sello.

Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la

página web https://surubv.ubv.edu.ve/.

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(Fig.5.8)

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NOTA: Si el egresado ha obtenido varios títulos y desea consultar las notas

certificadas, debe seleccionar solo uno de los PFG cursados, ver (Fig.5.9).

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(Fig.5.9)

1. Seleccionar el Programa de Formación de Grado.

2. Hacer clic sobre la opción nota certificadas.
3. Presione el botón para ejecutar la opción.

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NOTA: Si al momento de realizar la consulta de las notas se le presenta la

siguiente pantalla, ver (Fig.6).

(Fig.6)

Debe dirigirse al CIPEE de su estado para realizar los ajustes necesarios.

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Cuenta Inactiva

(Fig.7)

Su cuenta se encuentra inactiva por el CIPEE, debe dirigirse a CIPEE para

activarla nuevamente.

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Administración

Administración del perfil de estudiante, ver (Fig.8).

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(Fig. 8)
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1. Actualización de contraseña.
2. Actualización de datos personales.
3. Salir de la cuenta.

Al presionar el botón de actualizar contraseña se le presentara la siguiente

pantalla, ver (Fig.8.1).

(Fig.8.1)

1. Escriba la nueva contraseña, se recomienda que contenga datos

alfanuméricos.
2. Vuelva a escribir la contraseña.
3. Presione para guardar los cambios.

A continuación se presentara la siguiente ventana, ver (Fig.8.2), presione el botón

aceptar para continuar con la actualización.

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(Fig.8.2)

Al presionar el botón de cuenta se le presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.8.3).

(Fig.8.3)

1. Área de la ficha principal, los campos que se encuentren sombreados a

color gris no podrán ser modificados por el usuario, de ser necesario debe

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dirigirse con un analista de CIPEE para solicitar la respectiva modificación,

los cambios que asigne a esta zona deben estar en mayúsculas.
2. Debe presionar clic sobre el campo correspondiente si la respuesta es SI,
de lo contrario omítalo.
3. Campos con opción expandible, para agregar información personal a la
ficha.
4. Presionar para guardar los cambios.

Cuando proceda a modificar o a actualizar los campos expandibles debe tomar en

cuenta lo siguiente, ver (Fig.8.4).

(Fig.8.4)

1. Presione clic para que se muestre el campo a ingresar como se observa en

la imagen.
2. Escriba la información concerniente.
3. Botón para elegir la respuesta correspondiente.
4. Símbolo de X que permite eliminar el registro.
5. Botón para guardar los cambios.

Al presionar actualizar datos se mostrara una ventana solicitando la confirmación

de los cambios, ver (Fig.8.5), presione aceptar para continuar.

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(Fig.8.5)

Para salir del sistema presione el botón y volverá al portal del sistema.

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