INSTITUTO SUPERIOR UNIVERSITARIO BOLIVARIANO DE TECNOLOGÍA

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Carrera Administración superior de Empresas

Tema: Manual De Procedimientos Para El Departamento De Compras En La Empresa

Reybanpac De La Ciudad De Guayaquil, Año 2024

Autores:

Vega Toaza Alberto

Quimis Morales Kristin

Pinargote Kristel

Gonzabay Segura Soraya

Curso: ASN-01

Materia: Investigación Científica

Docente: Shirley Orellana

Marzo 2024
 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1

CAPÍTULO I EL PROBLEMA ........................................................................................ 2

Ubicación .................................................................................................................... 2

Objetivo Social ............................................................................................................ 2

Breve Historia ............................................................................................................. 2

Misión ......................................................................................................................... 2

Visión .......................................................................................................................... 2

Situación Problemática ............................................................................................... 3

Árbol de Problema (Causa-Efecto) ............................................................................. 3

Problema Científico..................................................................................................... 4

Estudio exploratorio .................................................................................................... 4

Objetivos de la investigación ....................................................................................... 5

Objeto de investigación ........................................................................................... 5

Objetivo general ...................................................................................................... 5

Objetivos específicos............................................................................................... 5

Preguntas científicas................................................................................................... 6

Justificación ................................................................................................................ 7

Viabilidad .................................................................................................................... 8

CAPÍTULO II FUNDAMENTOS TEÓRICOS ................................................................ 9

Antecedentes teóricos ................................................................................................ 9

 Gestión de compras .................................................................................................... 9

Eficiencia .................................................................................................................... 9

CAPÍTULO 3 .................................................................................................................10

DISEÑO METODOLÓGICO ..........................................................................................10

Tipos de investigación ...............................................................................................10

La investigación cualitativa o exploratoria...............................................................10

La investigación cuantitativa o descriptiva ..............................................................10

La investigación explicativa. ...................................................................................10

Población y Muestra ..................................................................................................11

Población ...............................................................................................................11

Muestra ..................................................................................................................11

Métodos y técnicas de investigación ..........................................................................12

Análisis y síntesis ...................................................................................................12

Entrevista ...............................................................................................................12

Observación ...........................................................................................................14

CONCLUSIONES ......................................................................................................14

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................15

ANEXOS .......................................................................................................................15

A.1 Foto de entrevista con jefe del dpto. Compras .....................................................15

A 2. Entrevista al Jefe de Bodega ..............................................................................16

 1

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación está enfocado en la creación de un manual de

políticas y procedimientos para mejorar el área de adquisiciones en la empresa REYANPAC.

Contar con dicho manual representa relevancia dentro del departamento, ya que la

compraventa es su actividad principal y, después de detectar las falencias en el actual proceso

de compras, se plantea una propuesta para una mejor eficiencia del mismo.

Por lo tanto, la presente investigación aborda lo siguiente:

CAPÍTULO I: En este capítulo de la investigación se plantea el problema principal de la

empresa. Las causas y efectos del mismo, con su respectiva justificación para realizar la

presente detallando el objetivo principal y objetivos específicos para solucionar el problema.

CAPÍTULO II: Mediante investigaciones realizadas con relación al tema de estudio se

describe y analiza las distintas opiniones y conceptos para determinar el marco teórico

CAPÍTULO III: Describe la metodología y técnicas utilizadas en la investigación

desarrollada y así obtener resultados confiables y válidos.

Finalmente, se desarrollan las conclusiones de la investigación en la cual se plantea la

propuesta de creación de un manual de políticas y procedimientos para el departamento de

compras de REYANPAC, generando una herramienta útil y de fácil compresión que guiara a

sus colaboradores con cada uno de los procedimientos a realizar en el área y la delegación de

funciones.
 2

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

La empresa REYANPAC

Ubicación

Guayaquil, Av. Km 2.5 Av. Carlos Julio Arosemena

Objetivo Social

Garantizar la transparencia, la eficiencia y la integridad en el proceso de adquisición de

bienes y servicios. Al establecer procedimientos claros y estandarizados, se busca promover

una gestión responsable de los recursos empresariales, asegurando que se obtengan

productos de calidad al mejor precio y en el tiempo adecuado.

(REYANPAC, 2024).

Breve Historia

Reybanpac, fundada en 1977, es la principal empresa de exportación de banano de

Favorita Fruit Company. Con más de 7.000 hectáreas de banano y certificación Global Gap, ha

experimentado un constante crecimiento. También produce Palma Africana y Macadamia como

parte de su programa de diversificación agrícola, generando más de 6.500 empleos directos.

Sus exportaciones han pasado de un millón a 27 millones de cajas en los últimos años.

Misión

Alimentar sanamente al mundo con banano fresco, agregando valores que el

consumidor requiere.

Visión

Posicionar nuestra empresa en los mercados exigentes a través de nuestra cadena de

valor.
 3

Situación Problemática

La problemática seria la falta de orden, control y cumplimiento en el proceso de

adquisición de bienes y servicios, lo que puede afectar negativamente la eficiencia operativa, la

reputación de la empresa y su capacidad para alcanzar sus objetivos comerciales y sociales.

Árbol de Problema (Causa-Efecto)

Efecto: Déficit de

suministro e insumos

ocasionando atrasos de

los servicios a recibir o

contratar

Problema:

Aprobaciones de órdenes

de compras fuera de

tiempo ocasionando

cuellos de botella

Causa: Ordenes

de compras no llegan a

tiempo a los proveedores

Nota: Información obtenida del análisis realizado por los investigadores.

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Problema Científico

¿Cómo mejorar la eficiencia del área de adquisiciones en la empresa REYANPAC a

través de la creación de un manual de políticas y procedimientos?

Estudio exploratorio

1. Revisión inicial de documentos: Recopilar todos los documentos relevantes

relacionados con el proceso de adquisiciones en REYANPAC, como políticas y

procedimientos existentes, informes de desempeño, registros de compras anteriores, etc.

2. Entrevistas con empleados clave: Identificar a los empleados clave del

departamento de adquisiciones y realizar entrevistas estructuradas o semiestructuradas

con ellos. Preguntar sobre los desafíos actuales, las áreas de mejora percibidas, las

sugerencias para optimizar el proceso de compras, etc.

3. Análisis de datos: Analizar los datos disponibles relacionados con el rendimiento

del departamento de adquisiciones, como tiempos de entrega, costos de adquisición,

índices de satisfacción del cliente interno, etc. Esto puede requerir el apoyo del

departamento de análisis de datos o de sistemas de información de la empresa.

4. Revisión de prácticas en empresas similares: Investiga las prácticas y políticas

de adquisiciones en empresas similares o del mismo sector. Puedes hacer esto revisando

literatura especializada, informes de la industria, estudios de caso, etc.

5. Síntesis de resultados: Después de recopilar y analizar toda la información,

sintetiza los resultados para identificar patrones, tendencias, áreas problemáticas

comunes y posibles oportunidades de mejora en el proceso de adquisiciones de

REYANPAC.
 5

Objetivos de la investigación

Objeto de investigación

Elaborar un manual de políticas y procedimientos para el área de adquisiciones en la

empresa REYANPAC, con el fin de mejorar la eficiencia y efectividad en el proceso de

compras, identificando y abordando las falencias actuales en el procedimiento de

adquisiciones.

Objetivo general

El objetivo general de esta investigación es comprender y analizar el proceso de

adquisición de bienes y servicios en el departamento de compras de la empresa REYBANPAC,

con el fin de identificar áreas de mejora y proponer recomendaciones para optimizar la

eficiencia y efectividad de la gestión de compras en la empresa.

Abarca la intención de obtener un conocimiento exhaustivo del proceso de adquisición

dentro del departamento de compras, así como de los desafíos y oportunidades asociados.

Además, busca proporcionar orientación práctica para mejorar el proceso de adquisición y, en

última instancia, fortalecer la gestión de compras en la organización.

Objetivos específicos

Los objetivos específicos podrían enfocarse en detallar las metas concretas que se

desean alcanzar al establecer este documento.

a) Describir los procesos de adquisición

b) Establecer responsabilidades y roles

c) Estandarizar criterios de selección de proveedores

d) Establecer controles de calidad y seguimiento

e) Implementar medidas de control interno

f) Optimizar tiempos y recursos

g) Promover la transparencia y la rendición de cuentas

h) Facilitar la capacitación y la integración de nuevos empleados

 6

Preguntas científicas

Las preguntas científicas para la creación de un manual de procedimientos para el

Departamento de Compras serian:

1. ¿Cuáles son los procesos clave que deben documentarse en el Manual de

Procedimientos del Departamento de Compras?

2. ¿Cómo se llevan a cabo actualmente las actividades de adquisición de bienes y

servicios en el departamento de compras?

3. ¿Cuáles son los principales desafíos o problemas que enfrenta el departamento

de compras en su proceso de adquisición?

4. ¿Qué controles existen actualmente para garantizar la calidad y la integridad en

el proceso de adquisición de bienes y servicios?

5. ¿Cuáles son los criterios utilizados para seleccionar proveedores y cómo se

evalúa su desempeño?

6. ¿Cómo se establecen y mantienen las relaciones con los proveedores en el

departamento de compras?

7. ¿Qué impacto podría tener la implementación de un Manual de Procedimientos

en el departamento de compras en términos de eficiencia y efectividad?

8. ¿Qué medidas podrían tomarse para mejorar la transparencia y la rendición de

cuentas en el proceso de adquisición de bienes y servicios?

9. ¿Cuáles son las mejores prácticas y estándares en la gestión de compras que

podrían adoptarse para mejorar el proceso de adquisición en el departamento?

10. ¿Cuál es el nivel de satisfacción y percepción de los empleados del

departamento de compras con respecto a los procesos actuales de adquisición?

 7

Justificación

Un Manual de Procedimientos del Departamento de Compras se justifica por los

beneficios que aporta en términos de eficiencia operativa, transparencia y reducción de riesgos,

y se considera viable gracias al acceso a la información, la participación de los empleados, los

recursos disponibles y el apoyo de la dirección de la empresa. Lo cual nos lleva a obtener lo

siguiente.

1. Mejora de la eficiencia operativa: Un Manual de Procedimientos claro y bien

estructurado en el departamento de compras puede ayudar a estandarizar procesos y reducir

tiempos de ejecución, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.

2. Aumento de la transparencia y la rendición de cuentas: Documentar los

procedimientos garantiza que todas las actividades de adquisición se realicen de manera

transparente y siguiendo protocolos establecidos, lo que promueve una mayor rendición de

cuentas dentro del departamento.

3. Reducción de riesgos y errores: Al establecer procedimientos claros y controles

adecuados, se pueden reducir los riesgos de errores, fraudes y malas prácticas en el proceso

de adquisición de bienes y servicios.

4. Facilita la capacitación y la integración de nuevos empleados: Un Manual de

Procedimientos proporciona una guía estructurada para el entrenamiento de nuevos

empleados, facilitando su integración al departamento de compras.

 8

Viabilidad

Se sustenta en varios factores que respaldan su factibilidad y probabilidad de éxito.

Estos son algunos aspectos que respaldan la viabilidad de la investigación:

1. Acceso a la información: Se cuenta con acceso a la información necesaria dentro del

departamento de compras y se pueden obtener los datos requeridos para documentar los

procedimientos existentes.

2. Participación de los empleados: Se cuenta con la colaboración y participación de los

empleados del departamento de compras, quienes pueden proporcionar información crucial

sobre los procesos y procedimientos actuales.

3. Recursos disponibles: Se cuentan con los recursos necesarios, tanto humanos como

materiales, para llevar a cabo la investigación y elaborar el Manual de Procedimientos de

manera efectiva.

4. Apoyo de la dirección: Existe apoyo por parte de la dirección de la empresa para la

realización del estudio y la implementación del Manual de Procedimientos, lo que asegura la

viabilidad y el respaldo necesario para su implementación.

.
 9

CAPÍTULO II

FUNDAMENTOS TEÓRICOS

Antecedentes teóricos

El desarrollo de este capítulo se efectuará mediante investigación bibliográfica lo que

permitirá determinar la importancia de contar con un Manual de políticas y procedimientos en la

empresa REYBANPAC, a través de trabajos de investigación ya realizados se podrá conocer la

situación de otras organizaciones en cuanto al uso de manuales de políticas y procedimientos y

compararlos con nuestra organización.

Para que en un futuro cercano la empresa REYBANPAC, cuente con un manual

elaborado de acuerdo a las necesidades de la misma en el área de adquisiciones.

Gestión de compras

Según (Leenders, 2012 p. 2), indica lo siguiente sobre “Una administración efectiva de

las compras y del suministro contribuye de manera significativa al éxito organizacional”.

Según (Moya, 2007 cap 1 p.17), indica lo siguiente sobre “Una administración efectiva

de El fin concreto de la gestion de compras consistiría en cubrir (satisfacer) con elementos

exteriores a la misma maximizando el valor del dinero invertido.

Con el fin de poder obtener buenos resultados para la empresa REYBANPAC, Nos

podríamos basar en lo antes mencionado para poder establecer un manual de procedimiento

debidamente estructurado.

Eficiencia

La implementación del manual de procedimientos de compras en REYBANPAC

conduciría a una mejora significativa en la eficiencia operativa, la consistencia y la calidad en el

proceso de compras, así como al cumplimiento normativo y la optimización de recursos. Esto

 10

contribuirá a fortalecer la posición competitiva de REYBANPAC, en el mercado y a impulsar su

crecimiento y éxito en el futuro.

CAPÍTULO III

DISEÑO METODOLÓGICO

Tipos de investigación

La investigación cualitativa o exploratoria

Una investigación cualitativa o exploratoria sería adecuada para comprender en

profundidad las percepciones, experiencias y dinámicas relacionadas con la implementación

del manual de procedimientos de compras en REYBANPAC. Este enfoque permite explorar y

entender las complejidades del proceso de compras desde la perspectiva de los empleados y

otros actores involucrados.

La investigación cuantitativa o descriptiva

Este tipo Investigación se enfoca en recopilar datos numéricos y estadísticos para

analizar tendencias, relaciones y patrones. La podrías utilizar si deseas cuantificar aspectos

específicos del proceso de compras, como el tiempo promedio de ejecución de una orden de

compra, el número de proveedores utilizados, el costo promedio de las compras, entre otros.

Esto te permitiría obtener información concreta y cuantificable que podría ayudarte a identificar

áreas de mejora o a establecer métricas de desempeño para el departamento de la empresa

REYBANPAC.

La investigación explicativa.

La investigación explicativa se centra en comprender las relaciones de causa y efecto

entre variables. En el contexto de elaborar un manual de procedimientos para el departamento

de compras, una investigación explicativa podría ser útil para identificar las razones detrás de

ciertos procesos o prácticas en el departamento de compras.

 11

Por ejemplo, podrías utilizar la investigación explicativa para responder preguntas como:

¿Por qué ciertos procedimientos de compras han sido implementados de una manera

específica?

¿Cuáles son las causas de los problemas recurrentes en el proceso de adquisiciones?

¿Por qué ciertos proveedores son preferidos sobre otros?

¿Cuál es el impacto de ciertas decisiones en el rendimiento general del departamento de

compras?

Al comprender las razones detrás de los procesos y prácticas existentes, podríamos

identificar áreas donde se pueden hacer mejoras o ajustes en el manual de procedimientos. Por

ejemplo, si se descubres que ciertos procedimientos son ineficientes debido a limitaciones

tecnológicas o falta de capacitación del personal, podrías proponer soluciones específicas en el

manual para abordar estos problemas.

En resumen, una investigación explicativa te ayudaría a comprender las razones

subyacentes detrás de los procesos y prácticas en el departamento de compras, lo que te

permitiría elaborar un manual de procedimientos más completo y efectivo.

Población y Muestra

Población

La población objetivo estará constituida por los empleados de REYBANPAC

Involucrados en la gestión de compras, proveedores, documentación y procedimientos actuales

Recursos tecnológicos Utilizados y clientes internos

Muestra

La muestra se seleccionará utilizando un enfoque de muestreo aleatorio estratificado,

garantizando la representación de diferentes niveles jerárquicos y áreas de especialización

dentro de la empresa. Además, se realizarán entrevistas y encuestas a una muestra

representativa de expertos en manuales de procedimiento.

 12

Se utilizará este tipo de muestreo para garantizar que se incluyan diferentes grupos de

empleados de REYBANPAC en la muestra, como Jefatura de compras y personal operativo.

Esto permitirá obtener una perspectiva amplia y equilibrada sobre cómo se está llevando el

proceso de compras en la empresa. Además, se seleccionará una muestra representativa de

expertos externos en gestión de gestion de compras para complementar la información

obtenida de los empleados de la empresa.

Métodos y técnicas de investigación

Análisis y síntesis

Entrevista

Nombre entrevistado:

Cargo:

Antigüedad del empleado:

Antigüedad de la empresa:

1) ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta REYBANPAC en cuanto

a la gestión de compras?

Los principales desafíos que enfrenta la empresa en cuanto a la gestión de compras es

la selección de proveedores, negociación de contratos gestion de inventarios, seguimiento de

pedidos, estos desafíos requerirán un enfoque estratégico y la implementación de prácticas de

gestión eficientes en el departamento de compras de REYBANPAC.

2) ¿Qué estrategias o prácticas de gestión de compras se están utilizando

actualmente en la empresa?

Se está realizando evaluación de proveedores e identificación de ítem más solicitado

para poder trabajar con planificaciones semestrales, los cuales serían, compra de insumos de
 13

aseo, cafetería, suministro de oficina, insumos para talleres de vehículos, para así poder

minimizar los procesos y poder enfocarnos en compras de materiales muy poco usuales los

cuales demandan más tiempo considerando que generando compras semestrales con un

planificación y ordenes abiertas.

3) ¿Cómo se determina qué materiales son compras puntuales y cuales con

las frecuentes y así poder generar órdenes abiertas?

Consideran compras puntuales y cuáles son compras frecuentes depende de varios

factores, incluyendo la naturaleza de las operaciones de la empresa, la frecuencia de uso de

los materiales y la disponibilidad de los mismos en el mercado, para esto se realiza análisis de

consumo, clasificación de materiales, revisión de inventarios.

4) ¿Existe algún sistema o software específico utilizado para la gestión de

compras?

La elección del sistema o software adecuado dependerá de las necesidades específicas

de la empresa, el tamaño de la organización, el presupuesto disponible y otros factores. Es

importante realizar una evaluación cuidadosa de las opciones disponibles antes de tomar una

decisión. En nuestro caso nos manejamos con el JD Edwards EnterpriseOne

5) ¿Cómo se controla las adquisiciones de compras?

Actualmente se realizan comparación de precios y proveedores se emplean

autorizaciones de compras recepción y verificación de bienes y servicios

6) ¿Qué medidas se están tomando para garantizar la gestion de compra a

tiempo?

Establecemos una comunicación clara y fluida con los proveedores, proporcionándoles

información oportuna sobre los requisitos de compra y solicitando plazos de entrega realistas.
 14

Observación

Se debe establecer un manual de procedimiento claro y debidamente estructurado parta

así poder obtener resultados productivos para el área y la empresa.

CONCLUSIONES

El manual de procedimiento a establecer debe contar con directrices para la gestión de

compras en la empresa REYBANPAC. Su objetivo es garantizar que todas las compras se

realicen de manera eficiente, transparente y conforme a las políticas y objetivos de la empresa.

Proceso de Compra Paso a Paso

Paso 1: Solicitud de Compra

Paso 2: Evaluación de Necesidades

Paso 3: Selección de Proveedor

Paso 4: Emisión de Órdenes de Compra

Paso 5: Recepción de Mercancías

Paso 6: Verificación y Aceptación de Mercancías

Paso 7: Registro de Facturas y Pagos

Previo a los pasos mencionados se debe considerar contar con proveedores calificados

y así mismo tener claro los roles y responsabilidades del área de la empresa de REYBANPAC.
 15

BIBLIOGRAFÍA

Ballou. (2008 ). p 530.

Ballou. (2008 p. 530).

Leenders, M. R. (2012 p. 2).

Mora. (2011).

Mora. (2011 p. 206).

Moya, E. M. (2007 cap 1 p.17).

REYANPAC. (2024). Objetivo Social de la empresa. Guayaquil.

ANEXOS

A.1 Foto de entrevista con jefe del dpto. Compras

 16

A 2. Entrevista al Jefe de Bodega

Entrevista
Nombre entrevistado: Katia Peñafiel
Cargo: Jefa del Dpto. de Compras
Antigüedad del empleado: 7 años
Antigüedad de la empresa: 56 años
¿Cuáles son los principales desafíos que enfrenta REYBANPAC en cuanto a la gestión
de compras?
Los principales desafíos que enfrenta la empresa en cuanto a la gestión de compras es la
selección de proveedores, negociación de contratos gestion de inventarios, seguimiento de
pedidos, estos desafíos requerirán un enfoque estratégico y la implementación de prácticas
de gestión eficientes en el departamento de compras de Reybanpac.
¿Qué estrategias o prácticas de gestión de compras se están utilizando actualmente en
la empresa?
Se está realizando evaluación de proveedores e identificación de ítem más solicitado para
poder trabajar con planificaciones semestrales, los cuales serían, compra de insumos de
aseo, cafetería, suministro de oficina, insumos para talleres de vehículos, para así poder
minimizar los procesos y poder enfocarnos en compras de materiales muy poco usuales los
cuales demandan más tiempo considerando que generando compras semestrales con un
planificación y ordenes abiertas.
¿Cómo se determina qué materiales son compras puntuales y cuales con las frecuentes
y así poder generar órdenes abiertas?
Consideran compras puntuales y cuáles son compras frecuentes depende de varios factores,
incluyendo la naturaleza de las operaciones de la empresa, la frecuencia de uso de los
materiales y la disponibilidad de los mismos en el mercado.
Para esto se realiza análisis de consumo, clasificación de materiales, revisión de inventarios.
¿Existe algún sistema o software específico utilizado para la gestión de compras?
La elección del sistema o software adecuado dependerá de las necesidades específicas de la
empresa, el tamaño de la organización, el presupuesto disponible y otros factores. Es
importante realizar una evaluación cuidadosa de las opciones disponibles antes de tomar una
decisión. En nuestro caso nos manejamos con el JD Edwards EnterpriseOne
¿Cómo se controla las adquisiciones de compras?
Actualmente se realizan comparación de precios y proveedores se emplean autorizaciones de
compras recepción y verificación de bienes y servicios
¿Qué medidas se están tomando para garantizar la gestion de compra a tiempo?
Establecemos una comunicación clara y fluida con los proveedores, proporcionándoles
información oportuna sobre los requisitos de compra y solicitando plazos de entrega realistas.