República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la educación universitaria

Universidad nacional experimental Simón Rodríguez

Núcleo san juan de los morros

Administración mención informática

GLOSARIO

Facilitador: Participante:

Dra. Adriana Quiñones Mariana García

CI: V22.525.030

San juan de los morros marzo 2023

 Documento:

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con

determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el
usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por ejemplo- mediante un
programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es
posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para
imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente
archivo.

Documentación:

En principio, durante el diseño del sistema, éste es el producto desarrollado

por el equipo de diseño. Después de la puesta en marcha, es la base para realizar
cambios en el sistema. La calidad de la Documentación determina qué tan flexible es
el departamento de servicios de información al responder a los requerimientos del
usuario. La buena Documentación sirve para reducir los conflictos entre los usuarios
y el Departamento de Servicios de Información, ya que los usuarios entenderán más
fácilmente un sistema bien Documentado. Si un usuario está a cargo del equipo de
diseño, es responsabilidad de ese usuario ver que se desarrolle una buena
documentación como parte del esfuerzo del diseño. Por desgracia, esta actividad se
considera como un trabajo tedioso y algo que no contribuye en el progreso del
sistema. Como la administración de programas, la documentación es una actividad a
la cual debe dedicársele tiempo, si se desea que el sistema tenga éxito

Documentación de sistema

Consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado

que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica,
los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo
usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información
que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un

carácter técnico por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción,
registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o
su función.

También es necesario indicar que muchas veces no se le da el protagonismo

que se merece, puesto que en la mayoría de los casos esta documentación es muy
escasa o nula, debido  a la  construcción y modificación de los sistemas de forma
acelerada, consecuencias de la dinámica empresarial o quizás, el problema se
encuentre del lado de los desarrolladores, programadores y administradores del
proyecto de sistema, ya que como parte equipo de proyecto conocen a fondo el
sistema y obvian a los futuros operadores y/o administradores del sistema.

Estandarización, normalización y sus ventajas

Para la Real Academia Española, la palabra Estandarizar, significa: Ajustar

varias cosas semejantes a un tipo o norma común, es decir tener todo bajo un mismo
criterio. De igual manera, significa que los símbolos convencionales se usan en todos
los diagramas de flujo para pre-escribir el sistema y que en la documentación se usen
formas estandarizadas (Igualadas). Unificación de criterio, respecto a un modelo. Aun
cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que
dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y
documentación estandarizada Se deben seguir estrictamente todos los estándares para
datos, para el proceso de desarrollo y las pruebas de software. La definición
cuidadosa y apego estricto al significado de cada dato, asegura que estos siempre
tengan el mismo significado para todas las personas. Los estándares también tienen
que incluir rangos de valores aceptables. Este es otro aspecto que sirve para validar
los datos

Normalización

Es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido,

encaminadas al logro del grado óptimo de orden respecto a problemas o potenciales
en un contexto dado Normalizar es el acto de administrar el proceso de hacer normas,
involucra aspectos tales como: quien va a participar en el proceso de hacer normas,
con qué recursos se cuenta, que es necesario normalizar y porqué, cuales son los
beneficios de la aplicación de las normas, que sanciones se evitarán con la existencia
y la aplicación de esas normas. Las normas son fórmulas que tienen valor de reglas,
tiene por objeto definir las características que debe tener un objeto, las características
que debe tener su empleo, así como los de un procedimiento o de un método.

Ventajas

 Revisar periódicamente los estándares para que se lleven a cabo.

 Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.

 Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.
 Importancia de la documentación de sistemas en las empresas

Es importante tanto para manejar el sistema y saber desenvolverse, así como

también para lograr que el sistema como tal genere los beneficios esperados por
todos, además de que:

- Permite llegar a conclusiones rápidas.

- Puede ahorrarle a una organización tiempo y costo

. - Ofrece descripciones generales o resumidas del sistema.

- Proporciona la forma de operar el sistema y una mejor visión de los objetivos.

- La documentación requiere de un esfuerzo mayor por parte de los involucrados en

el sistema, para mantenerlo actualizado y en perfectas condiciones, ya que una mala
documentación ocasionaría daños a la organización y traería pocos beneficios, pues
inhabilítala operatividad y desarrollo del sistema..

- La documentación es la principal arma de cualquier organización, ya que a partir de

ella, podrán desarrollar todas sus actividades de la mejor manera, asiendo cumplir
todas normas y logrando todos sus objetivos. - Es necesario mantener la
documentación actualizada, pues le permitiría al sistema desarrollarse de manera
satisfactoria y estar prevenido ante cualquier cambio que se implemente durante la
ejecución del mismo

Normas ISO para la estandarización y normalización:

La Organización Internacional de Normalización o ISO (del griego, ἴσος

(isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947), es el
organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de
fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción
de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización
de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel
internacional.

La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 162 países, sobre
la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra (Suiza) que
coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con sede
en Ginebra, está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales
subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que
contribuirán al mejoramiento ambiental.

Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO
es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo
internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país.
El contenido de los estándares está protegido por derechos de copyright y para
acceder ellos el público corriente debe comprar cada documento, que se valoran en
francos suizos (CHF).

Está compuesta por representantes de los organismos de normalización (ON)

nacionales, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Dichas
normas se conocen como normas ISO y su finalidad es la coordinación de las normas
nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del
Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, el intercambio de información y
contribuir con normas comunes al desarrollo y a la transferencia de tecnologías.

Algunos estándares son los siguientes:

 ISO 16:1975 — Frecuencia de afinación estándar: 440 Hz

 ISO 216 — Medidas de papel: p.e. ISO A4
 ISO 639 — Nombres de lenguas
 ISO 690:1987 — Regula las citas bibliográficas (corresponde a la norma UNE
50104:1994)
 ISO 690-2:1997 — Regula las citas bibliográficas de documentos electrónicos
 ISO 732 — Formato de carrete de 120
 ISO 838 — Estándar para perforadoras de papel
 ISO 1007 — Formato de carrete de 135
 ISO 1171-Estándar de tamices
 ISO/IEC 1539-1 — Lenguaje de programación Fortran.
 ISO 3029 — Formato carrete de 126
 ISO 3166 — Códigos de países
 ISO 4217 — Códigos de divisas
 ISO 7811 — Técnica de grabación en tarjetas de identificación
 ISO 8601 — Representación del tiempo y la fecha. Adoptado en Internet
mediante el Date and Time Formats de W3C que utiliza UTC
 ISO/IEC 8652:1995 — Lenguaje de programación Ada
 ISO 8859 — Codificaciones de caracteres que incluye ASCII como un
subconjunto (Uno de ellos es el ISO 8859-1, que permite codificar las lenguas
originales de Europa occidental, como el español)
 ISO 9000 — Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario
 ISO 9001 — Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
 ISO 9004 — Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la mejora
del desempeño
 ISO/IEC 9126 — Factores de Calidad del Software
 ISO 9660 — Sistema de archivos de CD-ROM
 ISO 9899 — Lenguaje de programación C
 ISO 10279 — Lenguaje de programación BASIC
 ISO 10646 — Universal Character Set
 ISO/IEC 11172 — MPEG-1
 ISO/IEC 11801 — Sistemas de cableado para telecomunicación de
multipropósito
 ISO/IEC 12207 — Tecnología de la información / Ciclo de vida del software
 ISO 13450 — Formato de carrete de 110
 ISO 13485 — Productos sanitarios. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos para fines reglamentarios
 ISO/IEC 13818 — MPEG-2
 ISO 14000 — Estándares de Gestión Medioambiental en entornos de
producción
 ISO/IEC 14496 — MPEG-4
 ISO 14971 — Productos sanitarios. Aplicación de la gestión de riesgos a los
productos sanitarios
 ISO/IEC 15444 — JPEG 2000

 ISO/IEC 15504 — Mejora y evaluación de procesos de desarrollo de software

 ISO 15693 — Estándar para «tarjetas de vecindad»
 ISO/IEC 17025 — Requisitos generales relativos a la competencia de los
laboratorios de ensayo y calibración
 ISO/IEC 20000 — Tecnología de la información. Gestión del servicio
 ISO 22000 — Inocuidad en alimentos
 ISO 17025 - Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de
ensayo y calibración
 ISO 26300 — OpenDocument
 ISO/IEC 26300 — OpenDocument Format.
 ISO/IEC 27001 — Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
 ISO/IEC 29110 — Software engineering — Lifecycle profiles for Very Small
Entities (VSEs) (Microsoft)
 ISO/IEC 29119 — Pruebas de Software
 ISO 32000 — Formato de Documento Portátil.
  ISO 5218 - Representación de los sexos humanos.
 ISO 50001 - Sistema de gestión de la energía.

Normas ISO para Normalización

Es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a

distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y
mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM) define
la normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación
ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos
los involucrados.

Según la ISO (Internacional Organización for Standarization) la

normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de
obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser
tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

 Simplificación: se trata de reducir los modelos para quedarse únicamente con

los más necesarios.
 Unificación: para permitir el intercambio a nivel internacional.
 Especificación: se persigue evitar errores de identificación creando un
lenguaje claro y preciso.

Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los
organismos normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una prueba de
la importancia que se da a la normalización.
Normalización y certificación

Hay que tener en cuenta que normalización y certificación no son lo mismo.

Normalización consiste en elaborar, difundir y aplicar normas. Mientras que la
certificación es la acción llevada a cabo por una entidad reconocida; por ejemplo,
AENOR, como independiente de las partes interesadas mediante la que se manifiesta
la conformidad, solicitada con carácter voluntario, de una determinada empresa,
producto, servicio, proceso o persona, con los requisitos mínimos definidos en las
normas o especificaciones técnicas.

Organismos Internacionales de Normalización

 ISO - Organización Internacional para la Estandarización.

 IEC - Internacional Electrotécnica Comisión.
 IEEE - Institute of Electrical and Electronics Engineers.
 ITU - Unión Internacional de Telecomunicaciones (engloba CCITT y CCIR).
 IATA - Internacional Air Transporta Asociación

Sistema:

 Permite almacenar y procesar información; es el conjunto de partes

interrelacionadas: hardware, software.

Personal informático. El hardware incluye computadoras o cualquier tipo

de dispositivo electrónico, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de
almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema
operativo, firmware y aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de
gestión de bases de datos. Por último, el componente humano incluye al personal
técnico que apoya y mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y
a los usuarios que lo utilizan.
 Sistema de documentación:

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de

datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal
conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven
perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar
documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es
frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen
programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente,
tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no
proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían
estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario
conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores
de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema
documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las
decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de
negociación con el departamento de informática.
 Tipos de documentación:

 Documentación de Programas: Explica la lógica de un programa e

incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros
documentos.
 Documentación de Diseño: Durante el diseño, el propósito de la
documentación es ayudar al control del proyecto proporcionando un
registro de qué es lo que ha sido desarrollado y de qué es lo que ha sido
cambiado. Es importante asegurarse de que se consideren todas las partes
del sistema y de que se notifique a todos los responsables de los
componentes afectados. El control también es la posibilidad de consultar
corridas de pruebas anteriores y versiones pasadas de los programas o
archivos. La documentación de diseño es una excelente base de datos
para hacer estimaciones futuras sobre cuánto tomará el desarrollar
sistemas semejantes.
 Documentación de Capacitación: La documentación de capacitación
prepara para la conversión, instalación y utilización del sistema. La
mayor parte de la información necesaria para entrenar puede desarrollarse
a partir de la documentación de sistema analizado. La documentación de
entrenamiento a los usuarios es utilizada para acortar la brecha entre los
antiguos procedimientos y aquellos requeridos para el nuevo sistema.
Esta documentación debe ser desarrollada por miembros del equipo de
diseño del área usuaria en combinación con otros usuarios dentro de la
organización. Se ha descubierto que lo mejor es comenzar el
entrenamiento analizando las salidas del sistema. La documentación de
salida debe enfocarlos hacia las decisiones claves y los informes. Una vez
analizadas las salidas, pueden cubrirse la entrada y los archivos
necesarios para producir la salida deseada. Finalmente deben analizarse
 la lógica de procesamiento de la computadora y otros procedimientos
incluidos. Es importante incluir las correcciones de error y las acciones
correctivas en la documentación de capacitación. El entrenamiento del
usuario también debe incluir consideraciones de efectos transaccionales,
especialmente prueba y conversión. Estos problemas pueden presentarse
al grupo usuario para que ayuden a desarrollar una solución. De hecho, es
mejor no tener ningún plan detallado al principio. Después que los planes
para estas etapas han sido desarrollados conjuntamente, pueden
documentarse como procedimientos de conversión.
 Documentación de la Operación: La sección de operación del
departamento de sistema de información tiene que operar un sistema
después de haber sido convertido. El grupo de operaciones necesita
información sobre los procedimientos de operación normal y cómo
responder a los errores. Esta información se prepara mejor si lo hacen los
analistas de sistemas y programadores, y mucho de ello puede ser
derivado de la documentación de diseño.
 Documentación de Referencia para el Usuario: El último tipo de
Documentación que debe desarrollarse es para que sirva de referencia al
usuario después que se ha iniciado la operación del sistema. Esta
información debe consultarse al principio, cuando se tengan dudas o
problemas. Si esta información es de buena calidad, los usuarios pueden
contestarse sus propias preguntas sin necesidad de estar comunicándose
con el departamento de servicios de información y, por lo tanto, se
reducen los conflictos potenciales. Los usuarios pueden llegar a un estado
de mucha frustración cuando un sistema de información no funciona bien
y no se sabe cómo arreglarlo. Muchas organizaciones tienen lo que se
conoce como “un programa de documentación”, el cual consiste en una
política formal cuya documentación se muestra como algo que debe
presentarse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y
nuevos sistemas.