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ENTENDIENDO QUE ES EL ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Según la guía del PMBOK, se define como proyecto : “un esfuerzo temporal
emprendido para crear un producto, servicio, o resultado.”
La naturaleza temporal de un proyecto designa un principio y un final definidos.
El final se alcanza cuando se han alcanzado los objetivos del proyecto o cuando el
proyecto se termina porque sus objetivos no se cumplirán o no se podrán cumplir.
¿QUÉ HACE UN PROJECT MANAGER?
Un project manager o PM, es la persona líder del área que se encarga de
supervisar y controlar las actividades del proyecto.
La gestión de proyectos no es simplemente la práctica de aplicar la lógica o
sentido común.
Un gerente de proyecto aplica sistemáticamente conocimientos, habilidades,
herramientas, y técnicas a las actividades basadas en proyectos para cumplir con
los requisitos del proyecto.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS:
1. La administración realiza las actividades a través de gente
2. La administración es un proceso orientado a objetivos
3. La gestión es generalizada
4. La gestión es un proceso continuo
5. La gestión es una actividad de grupo
6. La gestión es una función dinámica intangibles
METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Existen decenas de metodologías de gestión de proyectos que podemos
implementar. En esta lección, queremos hablarte sobre las metodologías más
populares que existen y de la que utilizamos en el Grupo Convierte Más, para
gestionar nuestras operaciones y proyectos de clientes.
METODOLOGÍA SCRUM
La metodología Scrum se basa en “sprints” cortos que se usan para crear un ciclo
de proyecto. Estos ciclos duran de una a dos semanas y se organizan con equipos
de hasta 10 personas.
La metodología Scrum es única por varias razones, una de las cuales es la
intervención de un Scrum Master —un gerente de proyectos que dirige las
reuniones diarias de Scrum, las demostraciones, los sprints y los análisis
retrospectivos de sprints—. Estas reuniones tienen como objetivo conectar a todos
los participantes del proyecto y garantizar que las tareas se finalicen a tiempo.
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Si bien Scrum es una metodología de gestión de proyectos en sí misma, suele

asociarse mucho con un marco ágil.Esto se debe a que presentan principios
similares, como la valoración de las personas y la colaboración de los equipos por
encima de los procesos.
¿Para quién lo recomendamos? Los equipos que usen un enfoque ágil también
deberían usar, o al menos probar, la metodología Scrum. Dado que los sprints se
dividen en equipos pequeños, este enfoque puede ser adecuado tanto para
equipos pequeños como grandes.
METODOLOGÍA ÁGIL
La metodología ágil es uno de los procesos de gestión de proyectos más
comunes.
Esta metodología ágil de conocer por ser:
 Colaborativa
 Rápida y efectiva
 Iterativa y está respaldada por datos
 Valora a las personas por encima de los procesos
Al momento de implementar el manifiesto Agile, los equipos suelen combinar este
método con otras metodologías de gestión de proyectos como Scrum, Kanban,
programación extrema, Crystal o incluso Scrumban. Esto se debe a que la
combinación de la metodología ágil con un enfoque más específico permite crear
una filosofía de gestión de proyectos integral y un plan concreto para entregar
trabajos de gran calidad.
¿Para quién lo recomendamos? El marco ágil es adecuado para casi todos los
equipos. Esto se debe a que el principio detrás de este método es bastante
universal. El verdadero truco es decidir con qué metodología combinarlo.
METODOLOGÍA DE CASCADA (WATERFALL)
El modelo de cascada también es muy popular. Pero, a diferencia de la
metodología ágil, es muy sencillo de implementar. Esto es un proceso lineal en el
que el trabajo se realiza de manera escalonada (similar a una cascada) y en orden
secuencial.
En este enfoque, todas las tareas están vinculadas por una dependencia. Esto
significa que debemos finalizar cada tarea antes de poder comenzar con la
siguiente. Esto no solo garantiza que el trabajo se mantenga encaminado, sino
que también promueve una comunicación clara durante todo el proceso.
Aunque algunas organizaciones modernas lo consideran un enfoque más
tradicional, este método es excelente para crear un plan de proyecto sólido y bien
detallado.
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¿Para quién lo recomendamos? Dado que la metodología de gestión de

proyectos en cascada es muy detallada, es ideal para trabajar en proyectos
grandes que tienen muchas partes involucradas. Esto es porque existen pasos
claros y dependencias a lo largo del proyecto que ayudan a dar seguimiento al
trabajo necesario para alcanzar los objetivos.
METODOLOGÍA KANBAN
La metodología Kanban representa las tareas pendientes del proyecto usando
elementos visuales como tableros. Los equipos ágiles usan este enfoque para
visualizar mejor los flujos de trabajo y el progreso de los proyectos.
Además, ayuda a reducir la probabilidad de que se generen cuellos de botella. Por
lo general, este método se aplica en una herramienta de software que te permite
cambiar y arrastrar tableros dentro de los proyectos sin problemas, aunque esto
no es absolutamente necesario.
Dado que este método no tiene un proceso claramente definido como otras
metodologías, muchos equipos lo usan de varias maneras diferentes. El concepto
más importante a tener en cuenta es que el objetivo principal del marco Kanban es
centrarse en las tareas más importantes del proyecto, manteniendo una estructura
simple.
¿Para quién lo recomendamos? Los tableros Kanban son ideales para equipos
de todos los tamaños, especialmente para los equipos que trabajan remoto, ya
que los tableros Kanban ayudan a los miembros del equipo a visualizar fácilmente
el trabajo y a mantenerse al día sin importar desde dónde trabajen.
METODOLOGÍA SCRUMBAN
Como puedes imaginar por su nombre, Scrumban es una metodología que se
inspira en los procesos Scrum y Kanban. Algunos lo consideran un enfoque
híbrido que combina lo mejor de ambos métodos.
Scrumban usa un ciclo de sprint similar al de la metodología Scrum, pero también
permite que se agreguen tareas individuales al plan, como el método Kanban.
Esto permite que los planes de proyectos mantengan una estructura simple y
clara, y que además se pueda finalizar el trabajo más importante.
Scrumban también organiza reuniones de Scrum para fortalecer la colaboración y
mantener a los objetivos siempre presentes.
¿Para quién lo recomendamos? Si te gusta la idea de dividir un proyecto en
tareas más pequeñas, pero también deseas mantenerlo visualmente simple,
Scrumban es ideal para ti. Es la combinación perfecta entre simplicidad y claridad.
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HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Es importante que sepas que dependiendo de la herramienta que escojas puede
que algunas tengan ciertas limitaciones u otras funcionalidades; por esto te
recomendamos fuertemente que las revises muy bien y analices las ventajas que
pueden tener para tu negocio.

GESTIÓN DE PROYECTOS PARA NEGOCIOS DIGITALES

Objetivos:
1. Hacer un levantamiento del proyecto a gestionar.
2. Entender los roles y responsabilidades de los equipos/personas
involucradas.
3. Definir los resultados que se esperan de cada fase.
4. Dividir el proyecto en fases.
5. Adoptar una metodología de project management.
6. Realizar reportes de status diarios o semanales (en función de la naturaleza
del proyecto).
7. Anotar las oportunidades de mejora para un próximo proyecto.
8. Hacer un informe de cierre del proyecto.
ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
Saber cómo gestionar nuestro tiempo es una de las cosas más importantes que
podemos aprender en nuestra vida.
Sí, como leíste… lo más importante de nuestra vida…
¿Sabes por qué?
El tiempo es el único recurso no renovable que tenemos los humanos y en función
en cómo gestionamos nuestro tiempo podemos: perderlo o invertirlo…
12 ESTRATEGIAS INFALIBLES PARA PERSONAS ALTAMENTE
PRODUCTIVAS
1) Entiende que no eres perfecto/a
2) Planifica cada día
3) Prioriza tus tareas diarias, semanales y mensuales
4) Utiliza herramientas de gestión de proyectos
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5) No hagas multi-tasking
6) Determina tus horas más productivas
7) Quítate las distracciones
8) Utiliza un temporizador
9) Divide grandes proyectos en fases
10) Aprende a decir qeu “no” más a menudo
11) Delega cuando puedas
12) Recarga tus energías

CÓMO ADOPTAR LA MEJOR METODOLOGÍA DE PROJECT MANAGEMENT.

¿CÓMO SABER LA METODOLOGÍA QUE DEBE DE MANEJAR MI EQUIPO?
Es tener claro ¿Cuentas con un experto en proyectos? Sí es así, se debe de iniciar
con un diagnóstico
¿Cuántas personas están en tu equipo? Si es un equipo que se integra muy bien,
puedes evaluar las características de cada uno y asignar una metodología más
dinámica (esto depende del tipo de proyecto).
¿Qué herramienta tienen para administrar proyectos? Por ejemplo, si es primera
vez que iniciaran en la gestión de proyectos pueden iniciar con el documentar
procesos, luego seleccionar la herramienta, por ejemplo: ClickUp, Asana, Notion,
Trello, otros.

¿CÓMO ADOPTAR UNA METODOLOGÍA DE PROYECTOS?

IDENTIFICA HERRAMIENTAS.
En tu empresa, negocio o como freelance ¿Cuentan con el presupuesto para
utilizar una plataforma de gestión de proyectos? Si la respuesta es NO identifica
primero la posibilidad de utilizar una herramienta gratuita o de adaptar los recursos
que ya tenemos, por ejemplo el utilizar el Google Drive que ya te brinda 30 GB de
espacio gratuito, el calendario de Google, las hojas de cálculo de drive para llevar
calendarizaciones, documentar procesos.
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Si en todo caso pueden invertir en una herramienta de pago, realicen pruebas con
1 proyecto y con las versiones gratuitas para evaluar cuál plataforma les funciona
mejor.
REALICEN UNA RADIOGRAFÍA DEL PROYECTO.
La elección de la metodología de un proyecto es extremadamente relevante y, por
eso, merece la pena tomar el tiempo necesario para llevar a cabo una buena
planificación. Esta etapa de planificación previa al momento de escoger la
metodología de un proyecto, debe comenzar siempre por el mismo punto, la
radiografía de la iniciativa. Entender el propósito del proyecto, la visión que hay
detrás de su fin, conocer el alcance, recoger la información suficiente acerca de
las necesidades y recursos disponibles, evaluar las restricciones son pasos que
ayudan a determinar:
 Complejidad del proyecto.
 Requisitos del proyecto.
 Volumen del proyecto.
 Importancia y urgencia del proyecto.
METODOLOGÍA QUE PUEDES UTILIZAR
 Metodología ágil.
 Método de cascada.
 Método de la ruta crítica.
 Método del camino crítico.
 Método Scrum.
 Método XP (Extreme Programming).
 Método Six Sigma
Con toda la información que te hemos compartido, puedes comenzar el proceso
de selección de la metodología de un proyecto, la que orientará la gestión y
contribuirá a alcanzar metas, minimizando el riesgo.

BENEFICIOS DE SELECCIONAR UNA METODOLOGÍA

Los miembros del equipo tienen las mismas pautas para su flujo de trabajo,
produciendo resultados consistentes a lo largo del proyecto.
Su equipo está preparado con anticipación para abordar problemas y solucionar
problemas potenciales en lugar de simplemente reaccionar ante situaciones de
emergencia.
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Hacen ajustes a su flujo de trabajo, es más fácil cuando tiene una metodología
existente para comparar los cambios.
Puede explicar el enfoque de su proyecto a las partes interesadas y los clientes.
Las prioridades del equipo son siempre las mismas y las personas entienden el
impacto de sus contribuciones.
Una vez que tenga una metodología de gestión de proyectos, puede realizar
actualizaciones con el tiempo para reflejar los flujos de trabajo reales en
comparación con la estructura teórica. La documentación de sus métodos de
gestión de proyectos muestra el crecimiento de sus estrategias operativas a lo
largo del tiempo.
EVALÚA LAS NECESIDADES DE TU PROYECTO.
Comience reuniendo información sobre las metas y los recursos de su proyecto.
Hacer un esquema claro de las necesidades de su proyecto hará que sea más
fácil determinar qué metodología cumple mejor con sus especificaciones. Recopile
la siguiente información:
 Presupuesto
 Cronología
 Estructura de la empresa
 Objetivos del proyecto
 Detalles del cliente
 Complejidad del proyecto
 Roles de los miembros del equipo
 Partes interesadas
OTROS ELEMENTOS A TOMAR EN CONSIDERACIÓN
 Las habilidades de tu equipo
 Las expectativas de los clientes y partes interesadas
 Cuánto margen de maniobra tienes con tu fecha límite
 El presupuesto previsto para el proyecto.
 La complejidad de completar diferentes tareas.
 La disponibilidad de los recursos necesarios.
 Si el proyecto puede necesitar escalar a lo largo del proceso.
RECOMENDACIONES DE PROJECT MANAGEMENT.
COMPRENDE EL ALCANCE DEL PROYECTO.
Nunca entres en un nuevo proyecto a ciegas. Hacerlo solo lo preparará para el
fracaso. En cambio, tómese el tiempo para diseccionar todo el alcance del
proyecto y revisar cada detalle antes de sumergirse.
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Si bien es posible que esté demasiado emocionado por comenzar un nuevo

proyecto, las sorpresas en el futuro pueden ser costosas, ya que afectan el
proyecto y su reputación. El tiempo dedicado a la preparación dará sus frutos en la
forma de lograr objetivos y hacer menos pivotes.
TRAZA LAS PRIORIDADES DEL PROYECTO
Una vez que tenga una comprensión completa del alcance del proyecto, puede
comenzar a trazar las principales prioridades. Debe poder identificar las tareas que
deben abordarse en las primeras etapas del proyecto, cuáles pueden esperar y
qué tareas requieren una planificación avanzada.
ACEPTA EL LIDERAZGO Y LA RESPONSABILIDAD
Como PM, debe estar dispuesto y ser capaz de hacerse cargo de cada
componente, desde los miembros del equipo hasta el proyecto en sí. Debe estar
dispuesto a aceptar este papel de liderazgo con los brazos abiertos.
No todos los proyectos van a funcionar sin problemas. Habrá baches en las
carreteras, obstáculos que requieren maniobrar y otros problemas inesperados.
Mostrar falta de confianza puede dañar a todo el equipo.
Como gerente de proyecto, su equipo lo buscará en busca de orientación y
consejo, así que prepárese para hacerse cargo y liderar.
GUARDA TODO EN UN SOLO LUGAR
Mantenga todo en un solo lugar. El uso de un software de gestión de proyectos lo
hace mucho más fácil para tu equipo, tu cliente y para ti. Porque podemos acceder
a toda la información al instante. Puede encontrar una forma diferente de
mantenerse en marcha, como hojas de cálculo, Google Drive o cualquier otro, el
objetivo final es poder superar las infinitas pequeñas cosas y ver el panorama
general.
RECUERDA QUE TRABAJAS CON PERSONAS.
Incluso si los proyectos son inanimados, aún son administrados por personas.
Nunca te olvides de tu equipo y mejora la gestión de recursos: conoce sus puntos
fuertes/débiles para articular las tareas correctas. Esto traerá una satisfacción
adicional como beneficio porque las personas sentirán que están haciendo lo
mejor que pueden y que son buenas en lo que están haciendo.
Es más, si trabajas solo o nada más interactúas con tu cliente, no te olvides que
eres un ser humano que se agota, que tiene debilidades y que debe de cubrir
otras áreas, no seas tan exigente contigo que solamente generará frustración.
EVALÚA EL INICIO Y EL CIERRE.
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Cuando el trabajo esté terminado, debes darte una evaluación honesta. Critique
todos los aspectos de su desempeño como gerente de proyecto. Cuanto más
comprenda qué funcionó y qué no, mejor preparado estará para su próximo
proyecto.
Darte palmaditas en la espalda y chocarte los cinco es genial, y debes estar
orgulloso de tus logros. Pero aquellos que pueden identificar áreas de mejora y
tomar medidas para mejorarlas se convierten en project manager competitivo.
MANTENTE POSITIVO
Cuando todo lo demás falla, sonríe, porque la vida es bella, estás invirtiendo en tu
futuro y en tu educación.
Todos estos consejos vienen con un aviso: pueden o no ser 100 % efectivos,
porque las personas son diferentes, pero al probar cosas nuevas, aumentas tus
posibilidades de éxito hasta en un 99,9 % (eso es lo que dicen los científicos
británicos).