MATRIZ PARA TRABAJO

Administración, Finanzas y Logística

Criterio
Pertinencia
La pertinencia y la adecuación son criterios complementarios que se utilizan para evaluar los objetivos y la meta más amplia de una intervención. Pertinencia se entiende la medida en que una
intervención se adapta a:
- Las prioridades del grupo destinatario.
- La validez del diseño.
- La lógica y la coherencia del diseño de la intervención
Funcionó bien Hay que mejorar Recomendaciones Responsable
1. Comunicación entre secretarías de la SC en torno a la 1. Aunar esfuerzos y potenciar los espacios 1. Secretaria general y de
-Organización, armado y preparación de movilización de integrantes de equipos nacionales (Su accionar, existentes de reuniones interna de secretarias para Emergencias y Direcciones de
kits: Se recibieron y almacenaron kits ya la comunicación de la movilización, requerimientos, la comunicación de las movilizaciones y accionar de la misma
armados de la SN en la filial, se revisó, autorizaciones, en el hecho que lo que hacen tienen el visto cada integrante/equipo nacional. 2. Coordinaciones generales,
cambiaron productos vencidos, y se bueno de emergencias detrás) 2.Revisión de procedimientos de SC en emergencias CD, equipos interventores
alistaron. Se armaron kits nuevos con 2. Comunicación interna sobre los procedimientos, las acciones, 3. Motivar localmente reuniones de equipo, bajadas 3. A nivel nacional Talento
productos almacenados en el HUB. la toma de desiciones, roles, cadena de comunicacion internas. de información de decisiones y/o modificaciones en humano, CN Vol.Posible rol
-Sobre el stock se controló antes y después 3. Gestión de voluntariado: confirmaciones a actividades por el organigrama dentro de la secretaría de
de cada distribución. fuera de la respuesta a emergencias. Priorización de actividades 4. A nivel local diversificar puntos focales en paralelo emergencias de voluntariado
- En Quilmes se contaba con información a cubrir desde la filial con escasez de voluntariado. a las coordinaciones de voluntariado o generales. en emergencia
para el armado del PdA. 4. Los conocimientos del procedimiento de rendición de fondos 5. A nivel Nacional, contar con perfiles específicos 4.Dirección de Finanzas
-Colaboración con RRHH y Finanzas de la de las filiales del voluntariado detectados en la respuesta a
sede 5. Traqueo logístico, seguimiento,mantenimiento materiales emergencias, darles el espacio, contar con hojas de
- Vehículos disponibles (móviles, morrales) vida actualizadas.
- Rapidez para comprar refrigerios, etc 6. Tiempos de entrega de los kits 6. Formación de gestión de voluntariado en
- Apoyo de la subsecretaria de logistica 7. Inducción al voluntariado sobre kits y gestión de donaciones emergencias.
- Equipos necesarios para el voluntariado 8. Prolijidad en gestion datos de verificación 7.Material gráfico, audiovisual para el voluntariado
en terreno tener bien en claro y preparados los materiales que se lleva 8.Armar un equipo de soporte que se encargue
voluntarios a terreno. solamente de lo administrativo, durante toda la
9. Control de los insumos humanitarios de los kits operación.

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(vencimientos, estado, etc)
10.Personal del HUB humanitario.
11.Regionalización de los recursos logísticos
9.Diseñar una matriz para las operaciones
10. Incluir las tareas de mantenimiento en la
planificación de la actividad.
11. Dar seguimiento a los reportes de incidentes.
12.Plan estratégico de regionalización de recursos
logísticos
13. Diseñar formato de Plan de Contingencia
SENCILLO y operativo para, a partir de Informes de
Análisis de Riesgo plantear pre posicionamientos y
movilizaciones anticipatorias
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 Criterio
Eficiencia: La eficiencia mide si los resultados se han obtenido al más bajo costo posible. La transparencia es la actitud o actuación pública que muestra, sin ocultar o silenciar, la realidad de los hechos.
Así el proyecto debe garantizar que se ha realizado un uso eficiente de los recursos en relación con la calidad, el costo y la necesidad de recibirlos a tiempo en cada fase de la respuesta y que ha habido
una transparencia en el uso de estos.
Hay que mejorar Recomendaciones Responsable
Funcionó bien
- Compras logísticas, se consideraron compras mayoristas empezada la operación. Siendo una localidad urbana 1. Articulación Sec 1.Participar activamente en 1.Secretaria general
se tiene fácil acceso a comprobantes de pagos, tickets, conectividad. Emergencias y Sec los espacios de intercambio
- Bienestar del voluntariado, alimentación y traslado en proveedores locales. Se cubrieron contra rendición de de Logística que se generan con las 2. Gobierno CRA,
Secretarías Subsec de Logística
las filiales gastos de combustible, viajes por cabify del voluntariado, otros viáticos.
2.Stocks correspondientes al
- Se completaron las planillas de registro de voluntariado, y se apoyó a la filial en el proceso de rendiciones de momento de revisar los
actualizados
cuentas financieras. procedimientos de
- Resúmenes ejecutivos positivos,luego de las primeras entregas de AH emergencias
- Lecciones aprendidas diarias y logísticas de quilmes para la respuesta en Neuquén 2. Regionalizar los recursos
- Involucramiento del personal rentado de SC como RRHH, Comunicaciones, logística.
- Lecciones aprendidas de KoBo de Quilmes para armado de encuestas Neuquén y La Plata.
- Disponibilidad rápida de recursos,como la disponibilidad de móviles institucionales. principalmente de los
furgones.
- El DREF en curso ayudó a que la respuesta en Neuquén sea más rápida.
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 Criterio
Efectividad: La efectividad mide si una intervención ha logrado o debería lograr los resultados inmediatos previstos. Los elementos fundamentales en la efectividad son:
- la oportunidad. los servicios y suministros se han facilitado en tiempo oportuno
- la coordinación: Se ha coordinado adecuadamente con los actores tanto internos como externos del Movimiento.
- Se han tenido en cuenta las perspectivas de los distintos actores.
- Se consideran plazos adecuados cuando la ayuda ha llegado en el momento necesario y no ha sido retrasada por factores causados por la FICR, SN, otras organizaciones, el
estado y/o la comunidad
Funcionó bien Hay que mejorar Recomendaciones Responsable
- Reunión SC y Filial al comienzo de la 1. Planillas de distribución de kits y talleres de 1. Tener a disposición una base de planillas, actas, 1. S.E
operación para especificar acciones, tiempos higiene; estandarizadas. informes, otros modelos de herramientas estandarizadas 2. S. finanzas
del DREF, plazos, financiamiento, desafíos, 2. Resolución efectiva de gastos que no van a 2. Guia o Anexo de finanzas en emergencias con la 3. Sub secretaria de
capacidades, plazos. tener comprobante válido. resolución a estos casos específicos Logistica SC, Flota
-En torno a la toma de decisiones, se fueron Conocimiento de a qué línea financiera va 3. La existencia de revisión de la herramienta de 4. Talento humano
priorizando y coordinando aspectos sobre la cada gasto, para ser más eficaz y rápido el seguimiento efectivo y exhaustivo de la bodega, su estado 5.CG y referentes
marcha para lograr mejores resultados, se armado de la rendición. y actualización constante locales de GDR
brindaron espacios de diálogos, cierres de 3. Gestión de bodega Control de Contar con un proceso mínimo de resultado inmediato, 7.CNV
actividades con posibilidades de mejoras, almacenamiento: Stock y vencimiento de y/o la cooperación o alianzas estratégicas para la 8. Salud
lecciones aprendidas otros aspectos a productos dentro de los kits, renovación de lotes proximos a vencer o el dar los mismos 9. Secretaria general
mejorar dia a dia. Se realizó una acondicionamiento de lugar de acopio en apresto o concesión
retroalimentación al voluntariado Procesos de compra del HUB a un plazo 4. Actualizar por parte de la SN y Filiales. Que esté a
participante por un formulario. mínimo para resultado inmediato/corto disposición ese tablero en las personas que esté liderando
- Cumplimiento de las dietas específicas del la emergencia (ya sea esta de filiales o SC)
voluntariado participante 4. Actualización y acceso de bases de datos 5. contar con una articulación y fluidez de los servicios que
-La filial cuenta con dos móviles para la de conductores según categoría de registro CRA brinda en rta a emergencias con el municipio.
respuesta a sus acciones, los cuales Conocimiento del voluntariado sobre PLR
estuvieron a disposición en todo momento 5. (Quilmes) Tiempos de respuesta tardía de 6. Incentivar el trabajo en equipo localmente, la
en la primera respuesta; luego se fue la SN, si bien fue por pedido de apoyo del comunicación asertiva, escucha activa al voluntariado,
coordinando la agenda de estos según los municipio. para escuchar cuestiones a mejorar y opciones de hacerlo.
requerimientos de otras actividades. 6. Compromiso de los coordinadores de áreas 7. No dejarlas solo por mail, la recomendación es utilizar
-La camioneta Ford ranger presentaba un con el voluntariado de las mismas. whatsapp y medios rápidos de comunicación. Reforzar el
hecho de vandalismo lo cual no impidió la Flexibilidad del organigrama interno para la uso de los puntos focales
agenda de actividades. fluidez y el trabajo en equipo
-Se completa la RL y hoja de ruta en los 7. Convocatorias a filiales por diferentes 8. Mensajes a nivel nacional de salud en emergencias,

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móviles de la SN. En los móviles de las filiales
por la cercanía en el radio local de la misma.
-La Filial Quilmes conocía los procedimientos
de rendición de cuentas.
-Ambas filiales contaban con personal para
llevar adelante la administración y los gastos.
En todas las entregas de AH en Quilmes había
un Encargado/a de Logística.
Finanzas se pudo adaptar a la dinámica de
emergencias, no hubo grandes retrasos.
medios y personas
8. Mensajes claves salud sobre talleres de
higiene
9. Procedimientos más flexibles y dinámicos
sobre las aprobación de las RL y la entrega de
las mismas a las filiales y/o personas
voluntarias en actividad logística
10. En la primera respuesta contar con la
transferencia a tarjetas institucionales
inmediata
10.El acceso al HUB humanitario
11..Seguimiento del stock
12.Perfiles de encargados logísticos
manuales de uso de los insumos a entregar en al
distribución de kits (filtros, insumos kits, jerrycans, otros)
9. Procedimientos más flexibles y dinámicos sobre las
aprobación de las RL y la entrega de las mismas a las
filiales y/o personas voluntarias en actividad logística
10. Sinergia entre secretarias
11. Tener personal fijo en el HUB
12.Tener stocks actualizados y que contemplen el
vencimiento de los insumos
13.Tener personal fijo en el HUB
14.Capacitaciones a Filiales sobre Logística en
Emergencias
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 Criterio
Cobertura: La cobertura mide qué grupos de población han sido incluidos del total de los afectados. Es importante tener en cuenta la hora de medir la calidad en la cobertura:
- Si la ayuda brindada es proporcional a las necesidades de las poblaciones.
- Si se ha realizado un adecuado desglose de los datos demográficos por:
- situación geográfica.
- grupos socioeconómicos como: género, edad, raza, religión, aptitudes, posición socioeconómica, y poblaciones marginadas.
Funcionó bien Hay que mejorar Recomendaciones Responsable
- Selección y priorización de personas y familias destinatarias 1.Las evaluaciones 1.Mejorar los 1.Sec de
- Distribución de kits en dos puntos: CIC Maria Eva y en el Centro de jubilados Santa Maria. -Asimismo, se rápidas para el armado mecanismos de Emergencias
realizó un punto de distribución móvil con camionetas en la vía pública. del Plan de Acción recolección rápida de
datos contemplando las
-Se contactó a las personas por medio de llamados telefónicos y mensajería de wpp
2.Gestión de la bodega líneas de intervención de 2. subsec de
-Buena comunicaciones y articulación con municipio, DC y comunidad antes y despues de la respuesta de CRA CRA Logística
-Quedó una experiencia y formación en una primera respuesta a emergencias. Generando una pequeña
resiliencia para futuros escenarios similares. 2.Tener personal fijo en el
-La evaluación rápida en Neuquén ayudó a definir qué AH se necesitaba. HUB

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Funcionó bien
-Si bien la filial no contaba con un fondo de
reserva para situaciones de emergencias; esto
no refirió a una traba en la primera respuesta. -
Luego se materializaron los fondos desde la SC.
-Se usó en logística la hoja de ruta (quilmes)
-Facturas y Tickets super bien (la compra fácil,
organización, preservación de facturas) en
Neuquén
-Quilmes: Ok compra de combustible siempre en
el mismo lugar para hacer más rápido (buena
coordinación)
-En quilmes hubo un chequeo de las fechas de
vencimiento de lo que contenían los kits
Hallazgo que no corresponde a ninguno de los criterios
Hay que mejorar Recomendaciones Responsable
1. Conocer plazos de la operación 1. Brindar charlas o capacitaciones para que el -Secretaría de
- Conocer método de financiación voluntariado conozca sobre la operación, Finanzas de la Sede
- Conocer en qué se puede usar el plazos, presupuestos, gastos, gestión, etc Central de CRA
financiamiento, el destino de los fondos 2.Motivar a las filiales para que puedan tener - Subsecretaría de
- Aclara que los gastos están cubiertos una caja chica para afrontar primeros gastos en Emergencia de la
(alimentación, alojamiento) relación a emergencias Sede Central de CRA
2.PMV de los procesos internos de compras 3.Recomendación: Brindar capacitaciones al -Comisión Directiva
3.Contar con fondo de emergencia de la filial voluntariado sobre el dref de la Filial y
4.Conocer el proceso de cómo funciona el dref 4.Que las filiales tengan una reserva de fondos Coordinación
5.Cubrir gastos operativos para gastos menores General