Reunión Mentorías Segundo Semestre 2021

Fecha: viernes, 27 de agosto 2021, 14:00 hrs.

Asistentes:
● Silvia Astudillo

● Francisco Arufe

● Andrea Sepúlveda

● Viviana Álvarez

● Felipe Aguilera

● Daniela Salazar

● Núria Hernández

● Francisca Adrián

● Paula Cárdenas

● María José Olmedo

● Josselyn Vivanco

Punteo:
La única nómina a utilizar este semestre será “SEGUIMIENTO MENTORÍAS/APOYOS
ACADÉMICOS 2S2021”. La nómina tendrá tantas filas por estudiante como apoyos tenga el
mismo, es decir, puede haber repetición de estudiantes si es que posee más de un apoyo en el
semestre.
Sobre acompañamientos académicos:
Todos los alertados tendrán 2 apoyos asignados. La asignación será según el nivel de prioridad
de la asignatura (nivel de prioridad 1 o 2), lo que depende de si acaso el estudiante ha reprobado la
asignatura con anterioridad y de la tasa de aprobación de la asignatura en los últimos 6 semestres.
En el caso de los alertados, si no reprobó ninguna, tendrá apoyo en la asignatura que sea
considerada más difícil según las tasas de aprobación históricas. Puede ser 2 o más reprobaciones
(se consideran las dos más prioritarias), una reprobación y otra con tasa histórica de reprobación
más alta o ninguna reprobación y solo asignaturas en función a la tasa de aprobación (mientras más
baja, más prioritaria). Se tendrá excepciones si esas asignaturas son tutorías y no existe la capacidad
para asignar todos los grupos, como el caso de ramos en Filosofía, Educación Musical, u otros
específicos.
Respecto a PACE, aquellos estudiantes que posean 0, 1 o 2 reprobaciones, tendrán 2
acompañamientos académicos utilizando criterio de asignaturas en prioridad 1 o 2. En cambio,
aquellos que posean 3 o más reprobaciones, tendrán 3 acompañamientos académicos utilizando
criterio de priorización 1 a 3 (si son 4 o más reprobaciones, se priorizan las 3 según sus tasas de
aprobación).
 Tanto para estudiantes PACE como para alertados existirá flexibilidad durante todo el semestre
para poder asignarles un grupo o para generar grupos nuevos. Depende de si el estudiante plantea
interés en algún otro apoyo y si las condiciones existen para tal asignatura según el caso. En otras
palabras, puede darse un acompañamiento adicional en caso que el estudiante plantee requerirlo y
sea posible.
Ya está el proceso de poder mandarles este aviso a los estudiantes para saber quién es su mentor
(revisar correo).
Silvia pide a Viviana y Josselyn que se coordinen para enviar información del correo a
mentorados.
Si hay algún mentor que tenga conocimiento a la fecha de algún estudiante puntual que
requieran apoyo en una asignatura específica, es mejor avisar desde ya para tenerlo considerado.
En caso de estudiantes que no pueden asistir a ciertos horarios por el paralelo y exista un cambio
de paralelo, se debe registrar un cambio de código (Coordinadores de programas ven ese tema de
cambio en el sistema). Se le enviará formulario a estudiantes para que indiquen si el horario del
acompañamiento coincide con otras cargas académicas y poder hacer una modificación.
Es muy importante registrar si hubo un encuentro con los estudiantes con algún resultado
explícito, y tener lo más actualizado posible toda la información en el navegador académico.
Francisco tendrá nueva versión de planilla de seguimiento de apoyos académicos para este
semestre.
IRA AMARILLO: 0,4 y 0,5. IRA ROJO: 0,6 a 1,0.
Matrícula debiese partir Válida para todos inicialmente.
Francisco obtendrá primer reporte desde Navegador Académico el 13 de septiembre, para
registrarlo en la columna “ASISTENCIA ACTUAL MENTORÍA”. A partir de esa fecha también
se calcularán indicadores del programa de mentorías, que tendrán que ver con la cobertura,
nivel de participación y efectividad del seguimiento.
Los mentores deben registrar cada 2 semanas, según las fechas que aparecen en planilla,
observaciones de sesión, estado (según la lista desplegable), y comentario del estado (en total, 3
columnas).
Idea de Nuria (planteada en reunión pasada): Establecer, donde sea posible, una
calendarización preestablecida con los estudiantes mentorados según la frecuencia de las sesiones
(por ejemplo, todos los martes por medio a las 10.00 con el mentorado), lo que puede ser flexible
según el caso, ya que existe variabilidad cada vez que se contacta al estudiante.
Idea: en los comentarios, poner fecha entre caracteres específicos, como “:” o “*”, para poder
realizar análisis posteriores utilizando la fecha como un dato útil. Por ejemplo:
*29/08/2021* Estudiante plantea que asistirá a próxima reunión *01/09/2021* Estudiante
confirma que no podrá asistir.
Las fechas van entre estos caracteres siempre que hagan referencia a cuando se registra el
comentario, no aquellas que son parte del comentario. Por ejemplo:
 *29/08/2021* Estudiante será llamado mañana 30/08/2021 *30/08/2021* Estudiante fue llamado
Intentar que en contactos telefónicos futuros se pueda comprender la situación actual del
estudiante, en especial dentro de lo académico, según los estados y comentarios que estén
ingresados en la planilla de seguimiento (estados distintos a “ok”). Estados son sobre
acompañamientos académicos; si la información obtenida no es académica (en otras palabras, no se
tiene información académica), no debe de ingresarse un estado.
Viviana plantea que Francisco podría ayudarle (y, por extensión, al mentor que lo requiera) a
organizar los horarios de sesión preestablecida (de acuerdo con la idea de Núria) para este
semestre, considerando la cantidad de estudiantes que tendrá como mentorados, para facilitar la
labor.
Cada mentor ‘alertados’ tendrá 72 estudiantes (Nuria el doble por ser full-time ‘alertados’). Se
hizo una estimación de 20 minutos por estudiante por sesión, con 30 horas bisemanales (ya que las
sesiones son cada 2 semanas). Con esto, se obtiene que de esas 30 horas, 24 serán utilizadas para
sesiones con los estudiantes (en caso part-time), lo que deja 6 horas bisemanales (3 semanales) para
otras labores académicas, como reuniones, o cualquier otra labor.
Es muy importante registrar las sesiones efectivamente realizadas y la participación de los
estudiantes para lograr obtener indicadores que permitan gestionar de buena manera los pasos a
seguir más adelante.
En Navegador existe opción de “anular hora”, y puede ponerse en comentario “no se presenta”,
disponible en perfil tipo “recepcionista”. Se pone “anular hora” y puede liberarse el bloque o dejarlo
para que “aparezca en rojo”.
Para no quedar “ausente”, el contacto debiese ser significativo; por ejemplo, presentarse a
preguntar algo e irse no es suficiente, pero queda a criterio del mentor.
Francisco subirá documento de Drive Excel con la nueva planilla para este semestre, con el
mismo formato mostrado en presentación, pero con las fechas de este semestre. Será compartido a
todos los mentores.