Anexo: Caso Estudio CIR-020-S2 T2

APELLIDOS Y NOMBRES TORRES GALLEGOS DORIS ELIZABETH

Archivo que será grabado con sus apellidos y nombres - así (Valverde Joe - CIR-020-T2-S2)
Norma legal incumplida TIEMPOS DE CONTROL

Hallazgo Reglamento de bienes

Comandante
Reglamento de Vehículos Previo Contínuo
Provincial
Normas Control Interno

NCI 406-09
a. Existen 2 denuncias de la ciudadanía de que 5
servidores policiales utilizan los vehículos
Art. 7, 8 y 20 - Reglamento bienes. X X
movilizándose a sus hogares y los guardan en los
patios de sus viviendas.
Art. 18 y 20 - Reglamento Vehiculos

NCI 406-09
b. De los 10 conductores de los vehículos patrulleros,
Art. 4 y Art. 11 Reglamento de
3 no cuentan con licencia profesional categoría C1 Vehiculos X X
para conducir vehículos estatales. Art. 19 Reglamento de Bienes
 406-06 Normas de Conttrol Interno
c. Los bienes no se encontraron codificados lo que
dificultó su identificación. Art. 14 Reglamento de Vehiculos X X
Art. 14-27 y
38 Reglamento de Bienes

NCI 406-10
d. No realizaron constataciones físicas de los bienes Art. 7 Reglamento de Vehiculos
X X
de la entidad del año 2019. Art. 7, Art. 14, Art 19, Art. 54 y Art.
55 del Reglamento de Bienes
 406-13 Mantenimiento de bienes de
e. No realizaron los mantenimientos preventivos ni larga duración Art.
correctivos del parque automotor por falta de 7 y Art. 9 Reglamento de Vehiculos X X
presupuesto del año 2019. Art. 162 y Art.
165 Reglamento de bienes
f. Los vehículos no se encuentran matriculados en los Art. 4, Art. 7, Art. 8 y Art. 14 X X
años 2019 y 2020. Reglamento de Vehiculos
 NCI 403-05
g. Los bienes de la entidad no cuentan con una póliza 406-06 NCI
de seguros contra todo riesgo en los años 2019 y
Art. 12 Reglamento de Vehiculos X X
2020, por lo que los bienes se encuentran Art. 50 , Art 51
desprotegidos.
y Art. 53 Reglamento de Bienes

NCI 403-05 y NCI 406-06

h. En el año 2018 se accidentaron 3 patrulleros con Art. 12 y Art. 13 Reglamento

daños del 90% del valor del vehículo, estos no tenían vehiculos. X X
cobertura de seguro.
Art. 50 y Art. 51 y Art. 53
Reglamento de bienes
i. No existe un registro en libros ni control de
lubricantes y combustibles; sin embargo, la entidad
pago 15.985,00 dólares por combustibles en los años Art. 7 10 Reglamento de Vehiculos X X
2019 y 2020.

j. No se evidenció las ordenes de provisión de Art. 7 y Art. 10 Reglamento de

combustible y lubricantes, no manejan un sistema de Vehiculos X X
archivo.

NCI 406-07
Art. 7 y Art. 8 Reglamento de
k. No existen actas de entrega recepción de los bienes Vehiculos X X
de la entidad entregados a los usuarios finales.
Art. 41 , Art. 44 y Art. 45 de
Reglamento de Bienes
 NCI 406-09
l. Se identificó que 3 servidores policiales que realizan
trabajos administrativos utilizan los vehículos del Art. 2 y Art. 20 - Reglamento
Vehiculos X
estado en actividades personales y particulares
(llevan a sus hijos a las escuelas y colegios)
Art. 7, Art. 8 y Art. 20 - Reglamento
bienes

406-05 NCI
Art. 3
m. No se mantuvo registros contables, ni hojas de Reglamento de Vehiculos X X
vida en el que se indique el historial de los bienes. Art. 14, Art. 16 y Art. 17 Reglamento
de Bienes
 NORMAS DE CONTROL INTERNO ENFOQUE BIENES
CASO DE ESTUDIO CIR-020-T2-S2

RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO

Conductores
Conductores Servidores
Jefe de Logística Jefe Financiero Contador Patrulleros P4
Patrulleros policiales
accidentados

X X

X X
X

X X X
X X X
X
X X

X X
X X X

X X

X
X X

X X
 RESPONSABLE POR EL INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA LEGAL

Conductores
Comandante Conductores
Jefe de Logística Jefe Financiero Contador Patrulleros P4
Provincial Patrulleros
accidentados

X X
X X

X X X
X X X
X X
X X X X

X X X X
X X X

X X

X X
X X X
 Norma legal incum

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL

Servidores
SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
policiales
DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS - ACUERDO No. 039-CG

NCI 406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
X públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de
funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines
personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

406-09 Control de vehículos oficiales

Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los
vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde
debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso,
nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
406-06 Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga
duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en
una parte visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,
para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los
mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de
responsabilidad de cada servidor público.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias
para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán
periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de
realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga
duración.
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración
por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será
independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos
señalados, salvo para efectos de identificación.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y
serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el
personal que participa en este proceso.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración
El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan
implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.
La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo
de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de
funcionamiento y prolongar su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de
no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles
necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia
de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,
estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia
que solicita el servicio
403-05 Medidas de protección de las recaudaciones Estas
medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al
recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con
mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de
seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en
bancos que ofrezcan este servicio.
406-06 Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga
duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en
una parte visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,
para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los
mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de
responsabilidad de cada servidor público.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias
para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán
periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

403-05 Medidas de protección de las recaudaciones Estas

medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al
recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con
mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de
seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en
bancos que ofrezcan este servicio.
406-06 Identificación y protección
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para
protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán
periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
 406-07 Custodia

La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será

responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los
X procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las
existencias y bienes de larga duración.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia
reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de
salvaguardar los bienes del Estado.
 406-09 Control de vehículos oficiales
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen
de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir,
X
para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no
podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio
público, ni en actividades electorales y políticas.

406-05 Sistema de registro

El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos
contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las
existencias y los bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin
de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa
contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de
decisiones adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos,
se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y
simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
 Norma legal incumplida

REGLAMENTO SUSTITUTIVO PARA EL CONTROL DE LOS VEHÍCULOS DEL SECTOR PÚBLICO Y DE

LAS ENTIDADES DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONEN DE RECURSOS PÚBLICOS
(Acuerdo No. 042-CG-2016

Art. 18.- Acción pública.- Se concede acción pública para denunciar el mal uso de
los vehículos a los que se refiere el presente reglamento... Las denuncias podrán ser verbales o
escritas y se presentarán en las ventanillas de recepción de correspondencia de las dependencias
de la Contraloría General del Estado, en todo el país....

Art. 20.- Causales y sanción administrativa.- Sin perjuicio de la responsabilidad

civil culposa o indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar, los sujetos...
III Destitución y multa: a. Utilizar los vehículos en actividades de proselitismo religioso, político
partidista y electoral; o para publicidad y fines personales ajenos a los institucionales: veinte
salarios básicos unificados para el trabajador en general y
destitución.

Art. 4.- Conducción de los vehículos.- Los vehículos oficiales deben ser conducidos
por choferes profesionales. Por excepción, previa autorización y bajo
responsabilidad de la máxima autoridad o su delegado, vehículos con acoplados de
hasta 1.75 toneladas de carga útil, pueden ser conducidos por servidores públicos
que se movilicen para el cumplimiento de sus funciones y que tengan Licencia Tipo B
(no profesional), a quienes se los considerará también responsables de su cuidado,
mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos
vigentes para el sector público y de tránsito, transporte terrestre y seguridad
vial.
Art. 11.- Distribución de los vehículos.- El encargado o responsable de la unidad
de transportes, debe asignar las unidades automotrices con criterio técnico y
atendiendo las necesidades institucionales.
Art. 14.- Identificación de los vehículos.- Los vehículos deben identificarse
plenamente con el nombre de la entidad y/o con el logotipo institucional, de
haberlo, ubicados en los costados de cada automotor. Se exceptúan aquellos
vehículos que, por razones de seguridad previamente calificada por la máxima
autoridad de la entidad o su delegado, se considere que no deben llevar ningún tipo
de distintivo, así como aquellos determinados en el segundo y cuarto inciso del
artículo 2 de este reglamento. En cualquier caso, el conductor debe portar los
documentos de identificación del automotor.
Los vehículos oficiales deben matricularse a nombre de la respectiva entidad y
portar sus placas, tal como lo previene la Ley Orgánica de Transporte Terrestre,
Tránsito y Seguridad Vial y su reglamento.

Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los

vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
a) Inventario de vehículos, accesorios y herramientas.
Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los
vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
a) Inventario de vehículos, accesorios y herramientas. Art.
9.- Mantenimiento preventivo y correctivo.- El mantenimiento y la reparación
de los vehículos, debe efectuarse en los talleres de la institución, en caso de
haberlos. El mantenimiento preventivo, periódico y programado es responsabilidad
del encargado o responsable de la unidad de transportes y del conductor.
Para las acciones de mantenimiento y/o reparación se utilizarán formularios pre
establecidos, en los que deben constar los datos de la última revisión o reparación
y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente control.
El responsable de la unidad de transportes y el conductor del vehículo entregado
mediante acta de entrega recepción, son corresponsables del mantenimiento, custodia
y uso del mismo
Es obligación del conductor, revisar diariamente el vehículo asignado, observando
los niveles de fluidos, presión y estado de neumáticos, así como los accesorios y
el aseo interior y exterior del vehículo. Para atender el cambio de fluidos,
aceites o lubricantes, o de repuestos, se utilizarán formularios específicos
elaborados por la misma entidad.
Los mecánicos de la institución, en caso de haberlos, realizarán trabajos
ordinarios de reparación de partes mecánicas, eléctricas y electrónicas que se
encuentren en mal estado y las sustituciones necesarias para evitar la paralización
del vehículo.
Los vehículos pueden repararse con profesionales mecánicos particulares, bajo las
previsiones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
únicamente en los siguientes casos:
1. Por falta de personal especializado en la entidad.
2. Insuficiencia de equipos herramientas y/o accesorios.
3. Convenios de garantía de uso con la firma o casa en la que se adquirió el
automotor.
Art. 4.- Conducción de los vehículos.- Los vehículos oficiales deben ser conducidos
por choferes profesionales. Por excepción, previa autorización y bajo
responsabilidad de la máxima autoridad o su delegado, vehículos con acoplados de
hasta 1.75 toneladas de carga útil, pueden ser conducidos por servidores públicos
que se movilicen para el cumplimiento de sus funciones y que tengan Licencia Tipo B
(no profesional), a quienes se los considerará también responsables de su cuidado,
mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos
vigentes para el sector público y de tránsito, transporte terrestre y seguridad
vial.
Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los
vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
a) Inventario de vehículos, accesorios y herramientas.
b) Control de mantenimiento.
c) Control de vigencia de la matrícula vehicular, así como, del pago de la tasa por
concepto del Sistema Público para Pago de Accidentes de Tránsito. Art. 8.-
Custodia del vehículo.- El conductor autorizado es responsable de verificar la vigencia de la
matrícula vehicular y del pago de la tasa por concepto del Sistema Público para Pago de
Accidentes de Tránsito, las condiciones del vehículo y que sus partes y accesorios se encuentren
completos al momento de recibirlo, de lo cual dejará constancia en el formulario
correspondiente de entrada y salida de vehículos, debiendo entregarlo en igual forma.
Art. 14.-
Identificación de los vehículos.- Los vehículos deben identificarse
plenamente con el nombre de la entidad y/o con el logotipo institucional, de
haberlo, ubicados en los costados de cada automotor. Se exceptúan aquellos
vehículos que, por razones de seguridad previamente calificada por la máxima
autoridad de la entidad o su delegado, se considere que no deben llevar ningún tipo
de distintivo, así como aquellos determinados en el segundo y cuarto inciso del
artículo 2 de este reglamento. En cualquier caso, el conductor debe portar los
documentos de identificación del automotor.
Los vehículos oficiales deben matricularse a nombre de la respectiva entidad y
portar sus placas, tal como lo previene la Ley Orgánica de Transporte Terrestre,
Tránsito y Seguridad Vial y su reglamento.
Art. 12.- Seguros de los vehículos.- Todos los vehículos a motor, sin restricción
de ninguna naturaleza, deberán cancelar anualmente la tasa por el servicio que se
preste a través del Sistema Público para Pago de Accidentes de Tránsito, estar
asegurados contra accidentes, incendios, robos, riesgos contra terceros y contar
con el servicio de rastreo satelital. Las pólizas pueden contratarse con compañías
nacionales debidamente autorizadas por el organismo competente, en las condiciones más
favorables para la institución y de conformidad con lo que dispone la normativa vigente,
acogiendo las directrices o regulaciones administrativas.
Se exceptúa la contratación del servicio de rastreo satelital a aquellos vehículos
asignados a las autoridades señaladas en el inciso final del artículo 2 de este
reglamento, o aquellos que por motivos de seguridad debidamente justificada, se
consideren exentos.

Art. 12.- Seguros de los vehículos.- Todos los vehículos a motor, sin restricción
de ninguna naturaleza, deberán cancelar anualmente la tasa por el servicio que se
preste a través del Sistema Público para Pago de Accidentes de Tránsito, estar
asegurados contra accidentes, incendios, robos, riesgos contra terceros y contar
con el servicio de rastreo satelital. Las pólizas pueden contratarse con compañías
nacionales debidamente autorizadas por el organismo competente, en las condiciones más
favorables para la institución y de conformidad con lo que dispone la normativa vigente,
acogiendo las directrices o regulaciones administrativas.
Art. 13.- Notificación de percances y patrocinio.- El conductor que sufra un
percance con el vehículo oficial, informará inmediatamente al responsable de la
unidad de transportes en el formulario proporcionado por la compañía de seguros,
determinando clara y expresamente las circunstancias del hecho, adjuntando el parte
policial extendido por autoridad competente, cuando así corresponda.
El responsable de la unidad de transportes proporcionará la información y
documentación disponible para que la unidad jurídica, de acuerdo a la decisión de
la máxima autoridad de cada institución, patrocine las causas judiciales en
coordinación con la empresa aseguradora, en caso de ser necesario.
Comprobada la responsabilidad de quien provocó el siniestro y si ésta recae en el
conductor de la entidad, debe ser notificado a través del titular de la gestión
financiera, para que cancele el valor deducible establecido en la póliza de seguros
que ampara el vehículo.
Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los
vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
g) Control de lubricantes, combustibles y repuestos.
h) Órdenes de provisión de combustible y lubricantes.
Art. 10.- Abastecimiento de combustible y lubricantes.- El servidor responsable de
la unidad de transportes, debe establecer el control de consumo del combustible,
con referencia hecha al rendimiento medio de kilómetros por litro, de acuerdo a
cada tipo de vehículo, modelo, entre otros.
Para el abastecimiento de combustible, se utilizarán formularios con formato
específico para asegurar el debido control.

Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los

vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:

g) Control de lubricantes, combustibles y repuestos.

h) Órdenes de provisión de combustible y lubricantes.
i) Registro de entrada y salida de vehículos.
Art. 10.- Abastecimiento de combustible y lubricantes.- El servidor responsable de
la unidad de transportes, debe establecer el control de consumo del combustible,
con referencia hecha al rendimiento medio de kilómetros por litro, de acuerdo a
cada tipo de vehículo, modelo, entre otros.
Para el abastecimiento de combustible, se utilizarán formularios con formato
específico para asegurar el debido control.

Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los

vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
k) Actas de entrega recepción de vehículos.
Art. 8.- Custodia del vehículo.- El conductor asignado es responsable de la
custodia del vehículo durante el tiempo que dure la comisión. Las llaves del
automotor permanecerán en su poder.
Cuando los vehículos se destinen a comisiones fuera de las horas de la jornada
ordinaria de trabajo, días feriados y/o fines de semana, o cuando implique el pago
de viáticos, la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento básico
del mismo, corresponderá al conductor. Si las labores a cumplirse sobrepasan el
plazo de treinta días, con los justificativos correspondientes, se asignará el
vehículo mediante acta de entrega recepción, suscrita por el encargado de la unidad
de transportes de la entidad y el conductor autorizado.
Art. 2.- Asignación de los vehículos.- Los vehículos pertenecientes al sector
público y a las entidades de derecho privado que administran recursos públicos, se
destinarán al cumplimiento de labores estrictamente oficiales y para la atención de
emergencias nacionales o locales.
Art. 20.- Causales y sanción
administrativa.- Sin perjuicio de la responsabilidad
civil culposa o indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar, los sujetos
referidos en el artículo 1 del presente reglamento, que incurrieren en las faltas
administrativas detalladas en este artículo, serán sancionados de la siguiente
manera:

A r t . 3.- Servidores y/o trabajadores responsables.- Son responsables del

cumplimiento de las normas contenidas en este acuerdo, los servidores públicos y
privados descritos en el artículo 1 del presente reglamento, a cuyo cargo se
encuentren los vehículos institucionales y quienes los conduzcan.
REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN, UTILIZACIÓN, MANEJO Y
CONTROL DE LOS BIENES E INVENTARIOS DEL SECTOR PÚBLICO - Acuerdo No. 067-CG-2018

Art. 7.- Obligatoriedad.- Este Reglamento rige para todos los servidores/as y las personas que,
en cualquier forma o a cualquier título, trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o
dignidad en el sector público...

Art. 8.- Responsables.- Para efectos de este Reglamento, serán responsables del proceso de
adquisición, recepción, registro, identificación, almacenamiento, distribución, custodia, control,
cuidado, uso, egreso o baja de los bienes de cada entidad u organismo, los siguientes servidores
o quienes hicieran sus veces según las atribuciones u obligaciones...

Art. 20.- Usuario Final.- Será el responsable del cuidado, buen uso, custodia y conservación de
los bienes e inventarios a él asignados para el desempeño de sus funciones y los que por
delegación expresa se agreguen a su cuidado, conforme a las disposiciones legales y
reglamentarias correspondientes.

Art. 19.- Custodio Administrativo.- Será el/la responsable de mantener actualizados

los registros de ingresos, egresos y traspasos de los bienes y/o inventarios en el
área donde presta sus servicios, conforme a las necesidades de los Usuarios
Finales.
El Custodio Administrativo informará sobre las necesidades y/o requerimientos del
área a la que pertenece, previa autorización del titular del área correspondiente.
El Custodio Administrativo del área llevará una hoja de control por tipo de
inventarios, en la que constará: identificación y descripción, fecha, cantidad,
nombre del Usuario Final y firma.
Art. 14.- Guardalmacén de bienes y/o inventarios.- Será el responsable
administrativo de la ejecución de los procesos de verificación, recepción,
registro, custodia, distribución, egreso y baja de los bienes e inventarios
institucionales.
Art. 27.- Control. - El control de los bienes de Propiedad, Planta y
Equipo y
Control Administrativo se realizará considerando la naturaleza, funcionalidad del
bien y los siguientes aspectos:
a) Por cada bien en forma individual.
b) Por cada componente en la medida en que la vida útil de cada parte o pieza que
lo conformen sea diferente.
Art. 38.- Identificación.- Todos los bienes, a excepción de los inventarios,
llevarán impreso un código colocado en una parte visible del bien, permitiendo su
fácil identificación y control, de conformidad a la numeración que produzca la
herramienta informática administrada por el órgano rector de las finanzas públicas,
de forma automática. En los bienes intangibles, terrenos y edificaciones el código
será colocado en los títulos de propiedad o en otro documento que acredite la
propiedad del bien.

Art. 7.- Registros y estadísticas.- La unidad encargada de la administración de los

vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes
registros:
a) Inventario de vehículos, accesorios y herramientas. Art.
19.- Custodio Administrativo.- Será el/la responsable de mantener actualizados
los registros de ingresos, egresos y traspasos de los bienes y/o inventarios en el
área donde presta sus servicios, conforme a las necesidades de los Usuarios
Finales.
Art. 14.- Guardalmacén de bienes y/o inventarios.- Será el responsable
administrativo de la ejecución de los procesos de verificación, recepción,
registro, custodia, distribución, egreso y baja de los bienes e inventarios
institucionales.
Art. 27.- Control. - El control de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo y
Control Administrativo se realizará considerando la naturaleza, funcionalidad del
bien y los siguientes aspectos:
a) Por cada bien en forma individual.
Art. 54.- Procedencia.- En cada área de las entidades u organismos comprendidos en el artículo
1 del presente Reglamento se efectuará la constatación física de los
bienes e inventarios, por lo menos una vez al año, en el tercer trimestre de cada
ejercicio fiscal, con el fin de:
a) Confirmar su ubicación, localización, existencia real y la nómina de los
responsables de su tenencia y conservación;
b) Verificar el estado de los bienes (bueno, regular, malo); y,
c) Establecer los bienes que están en uso o cuales se han dejado de usar.
Los resultados de la constatación física serán enviados a la Unidad Administrativa
para fines de consolidación.
Art. 55.- Responsables y sus resultados.- En la constatación física de bienes o
inventarios intervendrá el Guardalmacén, o quien haga sus veces, o el Custodio
Administrativo y un delegado independiente del control y administración de bienes,
designado por el titular del área. De tal diligencia se presentará a la máxima
autoridad de la entidad u organismo, o su delegado, en el primer trimestre de cada
año, un informe de los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan
durante el proceso de constatación física y conciliación con la información
contable, las sugerencias del caso y el acta suscrita por los intervinientes. Una
copia del informe de constatación física realizado se enviará a la Unidad
Financiera, o aquella que haga sus veces, en la entidad u organismo para los
registros y/o ajustes contables correspondientes.
Las actas e informes resultantes de la constatación física se presentarán a la
Unidad Administrativa con sus respectivos anexos, debidamente legalizados con las
firmas de los participantes.
Art. 162.- Mantenimiento de bienes.- Las entidades y organismos comprendidos en el artículo 1
del presente Reglamento, velarán de forma constante por el mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su
vida útil.
Para el efecto diseñarán y ejecutarán programas de mantenimiento preventivo y
correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad u organismo. Los
mantenimientos preventivos serán dados por las unidades técnicas si existieren, de
acuerdo a la naturaleza de los bienes.
Art. 165.- Control.- Corresponde a la unidad técnica responsable de cada entidad,
conjuntamente con el Guardalmacén, o quien haga sus veces, llevar un registro de
los bienes que salen de la institución para realizar mantenimientos en talleres
particulares, para lo cual, autorizará la salida de bien, mediante la suscripción
del acta entrega recepción que será suscrito por el técnico de la institución, el
Guardalmacén o quien hiciera sus veces y el técnico contratado.
Art. 50.- Procedencia.- Las entidades y organismos comprendidos en el artículo 1
del presente Reglamento deberán contratar pólizas de seguro para salvaguardar los
bienes contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir.
Art. 51.- Procedimiento. - Para contratar pólizas de seguro la Unidad
Administrativa, o aquella que hiciera sus veces de las entidades u organismos
previstos en el artículo 1 del presente Reglamento elaborará un informe dirigido a
la máxima autoridad, o su delegado en el cual se justifique la necesidad de
asegurar los bienes.
La máxima autoridad, o su delegado, aprobará la contratación de la póliza de
seguros, considerando los aspectos definidos en el informe previsto en el inciso
anterior, así como también la prioridad, naturaleza y misión de los bienes
propiedad de la entidad u organismo.
La póliza de seguros será incorporada al Plan Anual de Contrataciones de la entidad
u organismo
Art. 53.- Seguimiento y vigencia.- La Unidad Administrativa, o aquella que haga sus
veces, será la encargada de verificar periódicamente la vigencia, riesgos y
cobertura de dichas pólizas, además de efectuar el trámite de los reclamos por los
siniestros suscitados.

Art. 50.- Procedencia.- Las entidades y organismos comprendidos en el artículo 1

del presente Reglamento deberán contratar pólizas de seguro para salvaguardar los
bienes contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir.
Art. 51.- Procedimiento. - Para contratar pólizas de seguro la Unidad
Administrativa, o aquella que hiciera sus veces de las entidades u organismos
previstos en el artículo 1 del presente Reglamento elaborará un informe dirigido a
la máxima autoridad, o su delegado en el cual se justifique la necesidad de
asegurar los bienes.
La máxima autoridad, o su delegado, aprobará la contratación de la póliza de
seguros, considerando los aspectos definidos en el informe previsto en el inciso
anterior, así como también la prioridad, naturaleza y misión de los bienes
propiedad de la entidad u organismo.
La póliza de seguros será incorporada al Plan Anual de Contrataciones de la entidad
u organismo
Art. 53.- Seguimiento y vigencia.- La Unidad Administrativa, o aquella que haga sus
veces, será la encargada de verificar periódicamente la vigencia, riesgos y
cobertura de dichas pólizas, además de efectuar el trámite de los reclamos por los
siniestros suscitados.
Art. 41.- Entrega recepción de bienes o inventarios.- En todo proceso de ingreso,
egreso, baja u otros actos en los que se transfiera o no el dominio del bien; así
como en el caso de que el encargado de la custodia y administración de bienes y/o
inventarios sea reemplazado, se dejará constancia del procedimiento con la
suscripción de las respectivas actas de entrega recepción.
Para que proceda la entrega recepción entre Guardalmacenes o quienes hagan sus veces, será
necesario que la caución del encargado entrante se encuentre vigente.
Art. 44.- Procedimiento de
entrega recepción de los bienes y/o inventarios.- a) Dejar constancia obligatoria en
un acta de entrega recepción el momento en que
se efectúa la entrega de bienes por parte del Proveedor al Guardalmacén, o quien
haga sus veces, con el fin de controlar, registrar y custodiar los bienes
entregados.
Art. 45.- Actas entrega recepción.- Las actas de entrega recepción constituirán una
referencia para los asientos contables de pago. En cambio, las actas entrega
recepción generadas de los procesos de egreso o baja de bienes servirán para los
registros administrativos y contables.
Art. 7.- Obligatoriedad.- Este Reglamento rige para todos los servidores/as y las
personas que, en cualquier forma o a cualquier título, trabajen, presten servicios
o ejerzan un cargo, función o dignidad en el sector público; así como para las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, de
conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
en lo que fuere aplicable, a cuyo cargo se encuentre la administración, custodia,
uso y cuidado de los bienes e inventarios del Estado Art.
8.- Responsables.- Para efectos de este Reglamento, serán responsables del
proceso de adquisición, recepción, registro, identificación, almacenamiento,
distribución, custodia, control, cuidado, uso, egreso o baja de los bienes de cada
entidad u organismo, los siguientes servidores o quienes hicieran sus veces según
las atribuciones u obligaciones que les correspondan: Art. 20.-
Usuario Final.- Será el responsable del cuidado, buen uso, custodia y
conservación de los bienes e inventarios a él asignados para el desempeño de sus
funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado, conforme a las
disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.

Art. 14.- Guardalmacén de bienes y/o inventarios.- Será el responsable

administrativo de la ejecución de los procesos de verificación, recepción,
registro, custodia, distribución, egreso y baja de los bienes e inventarios
institucionales.
En la administración de bienes el Guardalmacén, o quien haga sus veces, sin
perjuicio de los registros propios de contabilidad, deberá contar con información
histórica sobre los bienes, manteniendo actualizados los reportes individuales de
éstos de acuerdo a las disposiciones emitidas por el ente rector de las finanzas
públicas, cuando aplique; además, será su obligación formular y mantener
actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su
naturaleza, con sus respectivas características como; marca, modelo, serie, color,
material, dimensión, valor de compra, en la cual constará un historial con sus
respectivos movimientos y novedades.
En la administración de los inventarios el Guardalmacén, o quien haga sus veces,
sin perjuicio de los registros propios de contabilidad, deberá entregar
periódicamente a la Unidad Contable la información y documentación relativa de los
movimientos de ingresos y egresos valorados, para la actualización y conciliación
contable respectiva
Art. 16.- Titular de la Unidad Financiera.- Será el encargado/a de disponer y
supervisar la elaboración de los registros contables de los bienes e inventarios
sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas, su reglamento, las normas de este Reglamento u otras que le fueren
aplicables.
Art. 17.- Contador.- Será el responsable del registro contable de ingresos, egresos
y bajas de todos los bienes e inventarios; del cálculo y registro de las
depreciaciones, corrección monetaria, consumo de inventarios y otras de igual
naturaleza que implique regulaciones o actualizaciones de cuentas, sobre la base de lo
dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, su
reglamento y las normas que le fueren aplicables.