FASE EJECUCION TRABAJO DE CAMPO

Procedimiento de Auditoria 1

1. Realizar un check list para verificar el cumplimiento del Articulo 7 del Reglamento
Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de
Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.

Ejemplo PT:

Art 7. Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector

Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos
Públicos.
a B C d e f g h i j k
Vehículo 1

Vehículo 25
Total

COMENTARIO:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………

Marcas:

Información para PT:

De la información obtenida en la Unidad de Transporte, correspondiente a los
expedientes del parque automotor de la entidad, durante el periodo de análisis, se
evidenció que no contaron con archivo completo y ordenado que contenga entre
otras, la información y registros que permita el control de los vehículos:
Es decir. se incumplió, los literales b, e, i, k del artículo 7 del Reglamento Sustitutivo
para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho
Privado que disponen de Recursos Públicos.

Esta situación se presentó por que los responsables administrativos y financieros no

monitorearon la implementación y aplicación de la normativa, mecanismos,
instrumentos y procedimientos de control interno establecidos para contar con un
archivo que contenga los registros de la administración del parque automotor de la
entidad.
Los Directores Administrativos, no solicitaron, ni controlaron la existencia de los
archivos de los registros del parque automotor como parte de su gestión, y los
Analistas de Transporte no elaboraron, implementaron, coordinaron ni mantuvieron
actualizados los registros de la administración dela parque automotor, asignados bajo
su responsabilidad.
Esto generó que se desconozcan los datos e información derivada de la administración
del parque automotor, limitando su control y la toma de decisiones oportunas.

NO se cumple NCIS

600-01
Procedimiento de Auditoria 2

2. Realizar una constatación física del parque automotor para identificar el estado de los
vehículos NCISP …. Y Art. … RSCVSPEDP y la existencia de planes de mantenimiento NCISP
…. Y Art. … RSCVSPEDP y la constancia de logotipos de la entidad Art. … RSCVSPEDP, en el
periodo analizado.
ACUERDO 42
20 VEHICULOS
ESTADO DE VEHICULS
EXISTENCIA DE PLANES DE MANTENIMIENTO
CONSTATCION DE LOGOTIPOS
COMENTARIO: condición, causa y efecto
Información para PT:

Los planes de mantenimiento preventivo y correctivo para los automotores de la entidad

para los años 2016 y 2020, fueron elaborados por los Analistas de Transporte, revisados
por los directores administrativos y autorizados por los responsables administrativos y
financieros.
AL 31 de diciembre del 2020, la entidad contó con una flota de 20 vehículos según el
registro del sistema de la entidad. Producto del análisis se identificó 8 vehículos cuyos
años de fabricación datan del 2008 al 2013, se encontraban averiados, fuera de operación
y que no han sido reparados y que a la fecha permanecen estacionados en el patio de la
entidad, así: 1 desde 2018, 1 desde 2019 y 6 desde el 2020. Cabe mencionar que
vehículos si constaban en plan de mantenimiento de los años 2018, 2019 y 2020, sin
embargo, en los expedientes de los vehículos no se incluyeron informes técnicos ni
solicitudes de mantenimiento correctivo para los 8 vehículos en desuso.

Además, se identificó que 12 vehículos, incluidos los que se encontraban en desuso, no

contaron con logotipos, ni distintivos institucionales ubicados en los costados de cada
unidad. La falta de identificación de los vehículos se debe a que los responsables
administrativos y financieros en funciones no supervisaron ni garantizaron la
disponibilidad de todo el parque automotor, para el cumplimiento de objetivos y labores
institucionales. Los Analistas de Transporte no generaron informes técnicos y/o
mantenimiento anuales de los vehículos que se encontraban averiados, en desuso y que
se iban acumulando en los patios de la entidad; así también, no revisaron el cumplimiento
de los planes de mantenimiento, tampoco revisaron, ni solicitaron la adquisición y uso de
los distintivos de la entidad para la identificación de los vehículos institucionales. Tampoco
revisaron y realizaron gestiones para la adquisición de distintivos de la entidad, para la
identificación de los vehículos.

Incumplimiento 134
NCISP
401-03, 406-11 – 600-01