Dhseq-Pr-01 Elaboracion y Control de Documentos

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
DIRECCION HSEQ
DHSEQ-PR-01 VERSION 00 1/07/2020 Página 1 de 12
PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción Versión
1/07/2020 Emisión inicial 0

ELABORADO REVISADO APROBADO
CESAR A. QUITIAN S. OMAR S. CALDERON M. LUIS. C. GOEZ

DIRECCION HSEQ
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,
divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y
retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos
relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de INGENIERIA, TRANSPORTE Y
SERVICIOS S.A.S., relacionados en “Listado Maestro de Documentos DHSEQ-R-01
incluye también, los Documentos Externos, (Leyes, Decretos, Resoluciones, acuerdos,
Convenios, Tratados Manuales, Presentaciones, Brochures, entre Otros y debe ser
desarrollado por todos los Procesos Al Interior de la compañía.
3. Definiciones
SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión
de la empresa, para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear
conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o
externo a la organización.
P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Sistema Repositorio Documental SIG: Herramienta de apoyo a la gestión documental
del Sistema Integrado de Gestión de INGENIERIA, TRANSPORTE Y SERVICIOS S.A.S.,
con el propósito de facilitar el acceso, control y publicación de los documentos generados
por los diferentes procesos que conforman el SIG.
Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos. Los documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos, planes,
programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).

DIRECCION HSEQ
Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los
registros, para que la entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le
permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que
inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de
Gestión de INDSUTRIAS BAUEN. Entre los documentos externos se pueden considerar
normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.
Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.
Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión
inicial (o cuando sea necesario).
Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de
vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.
Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a
los interesados para su aplicación.
Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los
documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético
entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la
leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de
actualización.
Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la
acción institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.

DIRECCION HSEQ
Política de Calidad: Intención (es) y Orientación (es) de una entidad relativa (s) a la
calidad tal como se expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.
Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido relativo a la calidad.
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica
el Sistema de calidad de la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del
sistema de calidad de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo
componen, así como sus relaciones principales.
Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada
proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y
las actividades de acuerdo con el ciclo P.H.V.A.
Mapa de Riesgos: documento para organizar la información que describe los riesgos de
la entidad. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de
uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede
adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a
cabo para su levantamiento. Indicadores: Herramientas para clarificar y definir, de forma
más precisa, objetivos e impactos y son medidas verificables de cambio o resultado de
actividades o acciones desarrollados por la entidad.
Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
directrices y técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y
acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento
dinámico sujeto a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación
periódica de sus resultados.
Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una
organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos
propósitos.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo. Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con
alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas.

DIRECCION HSEQ
Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones,

sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.
Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento.
Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de
registros, entre otros.
Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona
evidencia de una acción.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos controlados de
INDUSTRIAS BAUEN.
4. Generalidades
Para la inclusión, modificación y retiro de la documentación se requiere diligenciar el
formato de solicitud para crear, modificar o retirar documento DHSEQ-R-02. Los
documentos entrarán en vigencia una vez estén aprobados y publicados en el Sistema
Repositorio Documental SIG, el cual es el único punto autorizado que garantiza el uso de
las versiones vigentes y pertinentes del Sistema Integrado de Gestión de INGENIERIA,
TRANSPORTE Y SERVICIOS S.A.S.
No es obligatoria la firma del documento por parte del responsable del proceso para la
aprobación y publicación del SIG. Siempre y cuando cumpla con las disposiciones
establecidas en las actividades del Numeral 5 de este procedimiento y aplique los
requisitos establecidos en el Manual de Usuario del Sistema Repositorio Documental SIG.
Todos los documentos incluidos en el Listado Maestro de Documentos del SIG DHSEQ-
R-01, se les deben hacer revisión constante a fin de mantener actualizado este registro.
El administrador del SIG realizara Copia BACK UP de las carpetas de la gestión
documental y de las de los documentos publicados y codificados " mínimo una vez cada
15 días. Manejo y Control del Listado Maestro de Documentos se realiza por medio del
Listado Maestro de Documentos DHSEQ-R-01, por el Listado Maestro de documentos
generados por Sistema Repositorio Documental SIG. Estos documentos se encuentran en
Excel, y contienen toda la información de la documentación del Sistema Integrado de
Gestión incluida en la pirámide documental.
NOTA: Los formatos en este listado se controlan como cualquier documento, una vez
capturen información evidencian el desarrollo de las funciones y actividades de los

DIRECCION HSEQ
procesos de INGENIERIA, TRANSPORTE Y SERVICIOS S.A.S., es por ello que la

información del BACK UP será custodiada en un lugar diferente a la empresa para dar
continuidad al negocio en caso de alguna contingencia, dicho lugar será escogido por el
responsable de la información.
Control de la Documentación Externa incluida en el Sistema Integrado de Gestión
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que
apliquen y decidir, si se trata de documentos legales, documentos que ofrecen orientación
para la aplicación de la normatividad, y/o otros documentos que se necesitan para la
eficaz operación y control de las actividades. Se debe comunicar al Proceso de
Administración del SIG, estas modificaciones documentales siguiendo las Actividades del
Numeral 5 de este Procedimiento.
5. Descripción de las actividades
RESPONSABL REGISTRO/
N° ACTIVIDAD E DOCUMENTO
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR
DOCUMENTO. Identificar la necesidad de
Correo electrónico o
elaborar documento de su proceso. Dicha Trabajador que
1. formato de solicitud de
solicitud debe ser notificada al responsable lo necesite
creación de documentos
y/o gestor del proceso a través del correo
electrónico, u otros medios.
EVALUAR Y ANALIZAR LAS

NECESIDADES PRESENTADAS Evaluar y Responsable
2. N/A
analizar la necesidad de creación del proceso
modificación o eliminación de documento.
COMUNICAR LA APROBACIÓN O
NEGACIÓN Una vez aprobada o negada la
necesidad presentada se informa a los Correo electrónico o
Responsable
3. responsables para su elaboración o formato de solicitud de
del proceso
modificación. En el caso de eliminación de creación de documentos
documentos se requiere pasar a la actividad
6
ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO:
Crear o modificar el documento según los
Documento elaborado o
Anexos 1, 2 y 3 de este documento. Para el Responsable
4. modificado Correo
caso de modificaciones se debe solicitar el del proceso
Electrónico u otro medio
documento editable al Administrador del
SIG.

DIRECCION HSEQ
REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL Una Correo electrónico o

Dueño del
5. vez realizados los ajustes el dueño del formato de solicitud de
proceso le da el visto bueno a la creación o Proceso
modificación del documento.
SOLICITAR CREACIÓN MODIFICACIÓN O
ELIMINACIÓN: Con el documento
elaborado o modificado en versión editable Correo electrónico o
Responsable
6. se procede a diligenciar el Formato formato de solicitud de
Solicitud para crear, modificar, retirar del proceso
documento DHSEQ-R-02, llenando los
campos pertinentes. Así como para la
eliminación de documentos.
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO/DOCUMENTO

REVISIÓN DE LA SOLICITUD Y DEL
DOCUMENTO. Recibida la comunicación, el
proceso de Administración del SIG revisa que Coordinador del
7. el documento y la Solicitud para crear, Correo Electrónica
SGI
modificar, retirar documento SSTAC_R_16
cumplan con los estándares establecidos en
este procedimiento y sus Anexos.
COMUNICAR LA APROBACIÓN O
NEGACIÓN Una vez aprobada o negada la Coordinador del
8. solicitud se informa a los responsables del Correo electrónico
SGI
proceso para su aprobación. Si es Negada se
comunica y fin de actividades.
CODIFICAR DOCUMENTO: Asignar código al
documento y registrar la información dentro del
Coordinador del Listado Maestro de
9. listado maestro de documentos DHSEQ-R-01.
Los códigos se asignan de acuerdo con lo SGI Documentos DHSEQ-R-01
establecido en ANEXO 4. Codificación de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión

DIRECCION HSEQ
PUBLICAR DOCUMENTO: Verificar la

extensión del archivo en el que se requiere
publicar el documento. (Ejemplo: .xlsx, docx
y .pdf). Actualizar Carpetas: La que por Coordinador del Listado Maestro de
10. disposición del gestor documental exija la
SGI Documentos DHSEQ-R-01
preparación del documento a publicar. La
carpeta con la documentación codificada del
sistema Integrado de Gestión. Y las de
Administración Documental.
6. Requerimientos Técnicos del procedimiento

Actividad 3.
El dueño del proceso revisa la necesidad detectada. Apruebo o Desaprueba.
En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar a la actividad 6.
Actividad 8
El Administrador del SIG comunica el aval de la solicitud presentada por el dueño del
proceso.
Si es aprobada o negada. Si se requiere se deben realizar actividades de gestión entre las
partes.
7. Anexos
ANEXO 1.
Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión
Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones
presentadas a continuación. Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr
cierto grado de uniformidad en los documentos.
Elementos comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado
y sección de control de cambios según se establece a continuación.
Encabezado

DIRECCION HSEQ
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que
consta de:
 Logotipo de INDUSTRIAS BAUEN, al lado izquierdo de la página.

 Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
 Código del documento al lado superior izquierdo.
 Versión actual del documento al lado izquierdo central de la página.
 Fecha de la versión al lado derecho superior indicando el día, mes y año en
número.
 Páginas del documento
Fuente: Arial Fuente: Arial Nombre del Nombre del
Logotipo proceso documento.
Tamaño: 14 Tamaño: 11
DIRECCION HSEQ
Contenido
El documento debe estar en tipo de letra Arial y tamaño 11
Control de cambios y control de documentos
Al iniciar el documento en la primera página se encuentra una tabla para mantener los
controles de los cambios que han sufrido el documento en cada una de sus versiones y
otra tabla con el control de documentos que indica nombre y cargo de quién elaboró,
revisó y aprobó la presente versión.
A continuación, se relaciona los documentos que deben incluir las tablas de control de
cambios y control de documentos:
TIPO DE DOCUMENTO CONTROL DE CONTROL DE

CAMBIOS DOCUMENTOS
Manual X X

DIRECCION HSEQ
Procedimientos X X
Instructivos X X
Programa X X
Planes X X
Formatos X X
Indicador X X
Políticas X X
Reglamento X X
A nivel General la documentación del Sistema debe contener:
Tipo Marco
Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo Responsable Indicadores
Documento Legal
Guías NA NA NA NA NA NA NA
Manual NA NA NA NA NA NA NA
Procedimientos X X X X X X X
Instructivos X X X X X X X
Programa X X X X X X X
Planes X X X X X X X
Políticas NA NA NA NA NA NA NA
Reglamento NA NA NA NA NA NA NA
Anexo 2
La elaboración, revisión y aprobación de los documentos se ubica en el pie de página del
documento, es realizada por personal autorizado según se indica este anexo previa
ejecución del numeral 5 de este procedimiento.
Anexo 3
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código
alfanumérico de identificación.

DIRECCION HSEQ
La codificación de los documentos se realizará así: Codificación para procesos: Se realiza

así:
Primera posición: GG que corresponde al Proceso “Gestión Gerencial”
Segunda posición: guion, símbolo “-”.
Tercera posición: Abreviatura del Tipo de documento PR que corresponde al
“Procedimiento”
Cuarta Posición: El Numero de consecutivo.
Ejemplo
Proces Document Numero

o Signo o Signo Consecutivo
SSTAC _ PR _ 01
Codificación para documentos que están relacionados directamente con un

procedimiento en particular:
Abreviatur
Tipo de Proceso a
Gestión Gerencial GG
Gestión Recursos GR
Gestión Seguridad y salud
en el trabajo, Ambiente y
calidad SSTAC
Prestación del Servicio PS
Mantenimiento y Almacén MA
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Abreviatur
Tipo de Documento a

DIRECCION HSEQ
Manual MA
Política PO
Procedimiento PR
Programa PRO
Mantenimiento y almacén MA
Plan PL
Instructivo INS
Guía G
Registro R

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PUBLICAR DOCUMENTO: Verificar la

6. Requerimientos Técnicos del procedimiento

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A nivel General la documentación del Sistema debe contener:

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La codificación de los documentos se realizará así: Codificación para procesos: Se realiza

Proces Document Numero

Codificación para documentos que están relacionados directamente con un

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