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Sesión 5
Catalogación y Archivo
Quinto Perito Contador con Orientación en Computación

2. Utiliza sistemas, procedimientos y equipos para el archivo físico y tecnológico de

correspondencia y otros documentos.

2.1 Reconoce la importancia de utilizar los materiales de forma adecuada en los

archivos.

Tema
Técnicas de Archivo (período 1)
Actividades prácticas de las técnicas de
Archivo (período 2)
Subtemas
● Pasos básicos para Archivar
● Elementos importantes de cada paso
● Ejemplos
➔ Actividad de análisis
➔ Identificar cada sección

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar

adecuadamente los documentos en un lugar determinado,
a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o
deterioros.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente

clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos,
relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y
manejo.
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 ¿Cuáles son los pasos para archivar?

Pasos básicos para archivar

Existen 5 pasos para archivar:

➔ Inspección: Es asegurarse de que un documento está listo para ser

archivado. Para ello quien archiva debe inventarse algún código, marca
o símbolo que le facilite la inspección. Éste debe ser escrito en el
margen superior izquierdo. Localizar en el documento la palabra
archivar o el código acordado para indicar que el documento pasa a
Archivo y circular con tinta de algún color atractivo.
◆ Se recibe el documento
◆ Se atiende y contesta
◆ Quien finalizó el trámite coloca iniciales, sello o la palabra “archívese” en la esquina
superior izquierda, puede usarse un sello, más iniciales.
◆ Se coloca en bandeja o canasta de Archivo
◆ Con este documento se engrapa la copia de respuesta y cualquier otro documento que
se haya utilizado.
◆ Si tiene un rótulo, péguelo.

➔ Clasificar o determinar el nombre: Es determinar el nombre con el cual se va

archivar el documento y puede ser por:

◆ El membrete: si es una carta original y nuestro sistema de

Archivo es alfabético.
◆ El destinatario: Cuando es una copia.
◆ El nombre de quien lo firma: cuando no hay un membrete.
◆ El nombre o asunto del documento: cuando nuestro archivo es
por asunto.
◆ El nombre del lugar: cuando nuestro archivo es geográfico
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 ➔ Codificar, señalar o marcar: Es el procedimiento de indicar
con una clave o marca el nombre que se ha escogido para archivar la
correspondencia. Puede hacerse subrayando la palabra o agregando una cruz
para distinguirla del nombre con que se va a archivar el documento. Puede
usarse lápiz de color verde para el nombre bajo el cual se va archivar, y rojo
para la referencia. Si no aparece, éste debe escribirse en la orilla superior
izquierda del documento. Señalar el nombre para archivar o la referencia
subrayada y señalarla con una X.

➔ Distribución: Consiste en agrupar los documentos que se van a

archivar, según la letra inicial de la palabra clave o de orden. También se puede
clasificar en grupos de seis o más letras hasta completar el alfabeto. Escribir la
palabra clave.

➔ Archivar: Es la operación propiamente de archivar los documentos

en la carpeta correspondiente, teniendo cuidado de:
◆ Colocar los documentos en la carpeta respectiva.
◆ Clasificar los documentos con el membrete hacia la izquierda.

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EJEMPLOS:

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 Actividad individual: realiza una infografía con los pasos a seguir para Archivar.
No olvides que debe unificar las actividades y subirlo en formato PDF.

Sube la evidencia de tu trabajo práctico al icono de tareas en el entregable correspondiente a

esta sesión.

Aplicaciones sugeridas para los entregables.

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 Actividad individual: ingresa al campus a la sesión #4, encontrarás un archivo PDF
con algunas cartas donde deberás de identificar cada una de las partes según los pasos
mencionados anteriormente.

Sube la evidencia de tu trabajo práctico al icono de tareas en el entregable

correspondiente a esta sesión.

Herramientas sugeridas para los entregables.

Actividades S5
➔ Infografía con los pasos a seguir de Archivo.
➔ Análisis de cartas, identificando la inspección de cada una.
No olvides que debe unificar las actividades y subirlo en formato PDF.

Sube la evidencia de tu trabajo práctico al icono de tareas en el entregable

correspondiente a esta sesión.
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 Sesión 1 Criterio ActividadES - S1 Punteo
Contenido Organización de ideas (Lógico) 03 pts.
● Infografía
Creatividad Utiliza herramientas tecnológicas. ● Análisis de 02 pts.
cartas.
Puntualidad Entregable en el campus virtual 01 pts..

Bibliografía
➔ Aída Bolaños de Torres. Especializada en Educación Comercial. Manual de
Catalogación y Archivo. Edición Bodas de Oro. Korel Print, S.A Complejo Industrial
Mixco Norte. Guatemala, Centro América. Págs. 77-85

➔ Archivo y Catalogación. Colección Contables. Ediciones Especializadas S.A. Consejo

Editorial de “Editora Educativa” Págs. 53 - 56.

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