INSTRUCTIVO: Guía de requisitos en seguridad y salud en el trabajo para adquisiciones y CÓDIGO: TH.IC.E9.

01
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1. OBJETIVO:
Establecer los criterios de seguridad y salud en el trabajo para las adquisiciones y contrataciones de Colsubsidio.

2. ALCANCE:
▪ Esta guía es aplicable a todas las personas naturales y jurídicas que suministren bienes o servicios que actúan como proveedores o contratistas de COLSUBSIDIO, que estén bajo su
responsabilidad o que realicen labores en su nombre.
▪ Las disposiciones incluidas en esta guía deben ser tenidas en cuenta por todas las dependencias que al interior de COLSUBSIDIO gestionan la adquisición de bienes y servicios según lo
establecido en el numeral 1.4 del Manual de Compras y Contratación.
▪ Las exigencias expresadas en esta Guía no eximen al proveedor, contratista o subcontratista del cumplimento de la normatividad legal y técnica vigente que rige su actividad.

3. DEFINICIONES:

▪ ARL: Son las siglas utilizadas para referirse a la Administradora de Riesgos laborales.
▪ Contratista: Persona natural o jurídica que mediante un acuerdo de voluntades establece un vínculo contractual con COLSUBSIDIO, mediante el cual se obliga a proporcionar servicios que
requiere COLSUBSIDIO para su operación, dar, hacer o no hacer una actividad a cambio de una contraprestación que generalmente es en dinero.
▪ Contrato realidad: Consiste en que Independientemente de la figura que se utilice para contratar, se encuentran configurados los elementos de una relación laboral: (i) la prestación personal
de un servicio; (ii) la continuada subordinación laboral y; (iii) un salario como retribución del servicio prestado.
▪ Proveedor: Persona natural o jurídica que mediante un acuerdo de voluntades establece un vínculo contractual con COLSUBSIDIO, mediante el cual se obliga a suministrar bienes que requiere
COLSUBSIDIO para su operación, a cambio de una contraprestación que generalmente es en dinero.
▪ Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.
▪ Subcontratista: Persona natural o jurídica autorizada por COLSUBSIDIO para que el Contratista le encargue la realización de actividades relacionadas con el objeto y alcance del contrato
firmado entre COLSUBSIDIO y el contratista. El subcontratista hace parte de la fuerza laboral del contratista y se obliga con el contratista a cumplir los compromisos adquiridos.
▪ Sustancias Peligrosas: Todo líquido, gas o sólido que supone un riesgo para la salud o seguridad de los trabajadores.
▪ Tarea de Alto Riesgo: Actividad que por su naturaleza o lugar donde se realiza, implica la exposición o intensidad mayor a las normalmente presentes en la actividad rutinaria, las cuales pueden
causar accidentes laborales severos y en ocasiones, mortales.

4. RESPONSABILIDADES
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4.1.1. Unidad de compras / Unidad de compras especializada: área responsable de la planeación y ejecución del proceso de compras y contratación; asegura el cumplimiento de los requisitos
definidos en esta guía.
4.1.2. Representante de Colsubsidio: funcionario designado para la supervisión y/o interventoría del contrato y/o actividad, responsable de velar porque los contratistas y subcontratistas
cumplan con todos los estándares técnicos, administrativos y las normas de seguridad y salud en el trabajo emitidas por Colsubsidio.
4.1.3. Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo: área responsable de establecer los criterios en seguridad y salud en el trabajo para las adquisiciones y contrataciones de Colsubsidio.

5. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA GUIA

▪ Para la aplicación de esta Guía se tendrá en cuenta lo estipulado en el Manual de Compras y Contratación, así como el Código de buen gobierno, ética y transparencia corporativa de
COLSUBSIDIO.
▪ En este documento se establecen los criterios en seguridad y salud en el trabajo que se le exigirán al proveedor y contratista, que se deben definir desde la planeación del contrato.
▪ Cuando se presente alguna dificultad en la aplicación de esta Guía, las consultas deben ser remitidas al área de seguridad y salud en el trabajo.
▪ A continuación, se describen los lineamientos para la gestión de compras y contratación con enfoque en seguridad y salud en el trabajo en las etapas de contratación establecidas por
COLSUBSIDIO:

1. Etapa precontractual.
2. Etapa contractual.
3. Etapa Postcontractual.

5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

5.1.1. Definición del área encargada del proceso
▪ Una vez identificada la necesidad del bien y/o servicio por parte del área usuaria y se asegure la asignación presupuestal para la adquisición y/o contratación, la Unidad Estratégica de Servicio
(en adelante UES) o la Unidad de compras y/o Unidad de Compras especializada serán responsables de la planeación del proceso de contratación.
▪ El área usuaria debe hacer el requerimiento en SAP o en el aplicativo que COLSUBSIDIO disponga para tal fin, asegurando información de las especificaciones técnicas y de los requisitos de
seguridad y salud en el trabajo que requiera el bien o servicio.
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▪ Considerando que es responsabilidad de las UES, realizar la contratación de terceros contratistas independientes personas naturales y jurídicas para la prestación de servicios
especializados, las UES y áreas de apoyo monitorearán que el responsable del contrato en la UES (representante Colsubsidio), haga parte activa y permanente de la revisión del
cumplimiento de las obligaciones laborales, de Seguridad Social y Seguridad y Salud en el Trabajo de sus contratistas y que no se generen comportamientos que configuren riesgo de
contrato realidad.
5.1.2. Caracterización del servicio
▪ El área usuaria es quien define la caracterización del servicio y/o del proveedor que requiere, para ello debe revisar el documento TH.FC. E5.02.30 Matriz de caracterización de Terceros,
en ella encontrará el resumen de categorías contratadas por las UES y áreas transversales de Recreación y Turismo, Educación y Cultura, Salud y Servicios Administrativos.
▪ En caso de que no se encuentre categorizado el bien o servicio, el gestor técnico de la UES o área compradora realizará la caracterización del servicio teniendo en cuenta el documento
TH.IC.E5.02.20 Instructivo de Caracterización del Servicio y Valoración del Riesgo.
5.1.3. Selección del Contratista
▪ La unidad de compras o la unidad de compras especializada (establecidas en cada UES) es quien tramita las solicitudes, para ello revisa que toda solicitud cumpla los requisitos:
aprobaciones del comité, presupuesto, especificaciones técnicas, requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y demás requisitos definidos en el Manual de Compras y Contratación,
luego hace las invitaciones a los proveedores y elabora las condiciones de los pliegos teniendo en cuenta la caracterización del servicio descritas en el numeral 4.1.2. En caso de duda, se
solicitará apoyo al área Seguridad y Salud en el Trabajo para ampliar los requerimientos cuando se requiera.
▪ Con el fin de que el contratista tenga claras las condiciones del servicio a prestar, el área gestora técnica de la UES o el área de compras especializadas enviará esta guía a los invitados a
ofertar y adicionalmente tendrá en cuenta los siguientes requisitos mínimos de acuerdo con los resultados de la caracterización de la actividad contratada:
5.1.3.1. Selección Contratista persona natural
▪ Se solicitarán los siguientes documentos para los contratistas persona natural:

TIPO DE CONTRATISTA O PROVEEDOR

N.º CRITERIOS
RUTINARIO PALANCA CUELLO DE BOTELLA CRÍTICO
Certificado de afiliación EPS, ARL y fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor
1 X X X X
a treinta (30) días, de la fecha de apertura del proceso de selección.
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Certificaciones de competencia laboral que demuestren la idoneidad, para las actividades
a realizar (carpintería, plomería, pintura, trabajo con radiaciones ionizantes, manejo de
2 X X X X
sustancias químicas, trabajo seguro en alturas, espacios confinados, energías peligrosas,
servicios profesionales).
Firma del documento TH.FC. E9.02 Declaración de conocimiento y compromiso al
cumplimiento con los lineamientos establecidos en seguridad y salud en el trabajo:
- TH.IC.E9.01 Guía de requisitos en seguridad y salud en el trabajo para
3 adquisiciones y contrataciones. X X X X
- TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades
contratadas.
- Conocimiento y divulgación de la Inducción a contratistas, publicada en la página
web Colsubsidio https://www.colsubsidio.com/proveedores#side_tab4
Tabla 1. Criterios de Selección Contratista Persona Natural

▪ Para las UES que aplique, se deberá solicitar la siguiente documentación la cual quedará almacenada en la carpeta de cada contratista en la secretaria Jurídica, como soporte de
cumplimiento de requisitos contractuales según procedimientos internos:

No DOCUMENTO No DOCUMENTO
1 Hoja de vida y Copia de la Cedula de Ciudadanía 7 Propuesta económica
2 RUT actualizado 8 Validación propuesta
3 Certificaciones académicas, de competencia laboral acorde al servicio a prestar 9 Habeas data
4 Certificaciones laborales 10 Ficha técnica
5 Certificaciones afiliación al sistema de seguridad social (EPS, ARL, AFP) 11 Formato de disponibilidad
6 Certificado médico de aptitud ocupacional vigente 12 Estudio confiabilidad

5.1.3.2. Selección Contratista persona jurídica

▪ Se solicitarán los siguientes documentos al contratista persona jurídica:
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contrataciones
PROCESO: Talento Humano FECHA DE EMISIÓN:
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SUBPROCESO: Seguridad y Salud en el Trabajo
TIPO DE CONTRATISTA O PROVEEDOR
N.º CRITERIOS
RUTINARIO PALANCA CUELLO DE BOTELLA CRÍTICO
Reporte de estándares mínimos ante el ministerio del trabajo - sistema de riesgos laborales, del año inmediatamente
anterior, con un porcentaje de cumplimiento ACEPTABLE (según Resolución 0312:2019).
1 En caso de no contar con el reporte, presentar certificado emitido por la ARL de la empresa contratista, de la evaluación X X X X
del cumplimiento con los estándares mínimos, con un porcentaje de cumplimiento ACEPTABLE (según Resolución
0312:2019) con fecha de expedición inferior a un (01) año.
Certificado de afiliación EPS, ARL y fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, de la fecha
2 X X X X
de apertura del proceso de selección.
Certificaciones de competencia laboral que demuestren la idoneidad, para las actividades a realizar (carpintería, plomería,
3 pintura, trabajo con radiaciones ionizantes, manejo de sustancias químicas, trabajo seguro en alturas, espacios X X X X
confinados, energías peligrosas, servicios profesionales).
Firma del documento TH.FC. E9.02 Declaración de conocimiento y compromiso al cumplimiento con los
lineamientos establecidos en seguridad y salud en el trabajo:
4 - TH.IC.E9.01 Guía de requisitos en seguridad y salud en el trabajo para adquisiciones y contrataciones. X X X X
- TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades contratadas.
- Conocimiento y divulgación de la Inducción a contratistas, publicada en la página web Colsubsidio
https://www.colsubsidio.com/proveedores#side_tab4

Tabla 2. Criterios de Selección Contratista Persona Jurídica

5.1.3.3. Otros Requisitos Específicos de seguridad y salud en el trabajo

▪ Para las actividades de alto riesgo IV y V como, por ejemplo: trabajos con exposición a radiaciones ionizantes, trabajos con exposición a sustancias comprobadamente cancerígenas, entre
otros; se le solicitará al contratista, la planilla de pago de la seguridad social en donde se evidencie el pago del 10% adicional para la pensión especial de acuerdo con lo determinado en
el Decreto 2090 de 2003.
▪ El equipo de la UES responsable de la planeación, debe solicitar, además de los requisitos mínimos de participación señalados anteriormente en este documento, los requisitos técnicos
y de seguridad y salud en el trabajo, propios de las actividades a contratar que deben ser aplicados por el contratista de acuerdo con los riesgos a los cuales podrá estar expuestos, ver
TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades contratadas.
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5.1.4. Evaluación de los criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la selección objetiva de las adquisiciones y contrataciones:
▪ La unidad de compras o unidad de compras especializada y el gestor técnico realizarán la evaluación del proveedor / contratista de acuerdo con la caracterización de la actividad a
contratar teniendo en cuenta la documentación solicitada en la fase de selección (numeral 4.1.3 de este documento), a continuación, se determinan los criterios para tener en cuenta:
▪ El contratista deberá cumplir con el 100% de los requisitos aplicables (obligatorios), de acuerdo con los siguientes criterios:

5.1.4.1. Persona natural

TIPO DE CONTRATISTA O PROVEEDOR

N.º CRITERIOS
RUTINARIO PALANCA CUELLO DE BOTELLA CRÍTICO
Certificado de afiliación EPS, ARL y fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor
1 X X X X
a treinta (30) días, de la fecha de apertura del proceso de selección.
Certificaciones de competencia laboral que demuestren la idoneidad, para las actividades
a realizar (carpintería, plomería, pintura, trabajo con radiaciones ionizantes, manejo de
2 X X X X
sustancias químicas, trabajo seguro en alturas, espacios confinados, energías peligrosas,
servicios profesionales).
Firma del documento TH.FC. E9.02 Declaración de conocimiento y compromiso al
cumplimiento con los lineamientos establecidos en seguridad y salud en el trabajo:
- TH.IC.E9.01 Guía de requisitos en seguridad y salud en el trabajo para
3 adquisiciones y contrataciones. X X X X
- TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades
contratadas.
- Conocimiento y divulgación de la Inducción a contratistas, publicada en la página
web Colsubsidio https://www.colsubsidio.com/proveedores#side_tab4

5.1.4.2. Persona Jurídica

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TIPO DE CONTRATISTA O PROVEEDOR
N.º CRITERIOS
RUTINARIO PALANCA CUELLO DE BOTELLA CRÍTICO
Reporte de estándares mínimos ante el ministerio del trabajo - sistema de riesgos laborales, del año inmediatamente
anterior, con un porcentaje de cumplimiento ACEPTABLE (según Resolución 0312:2019).
1 En caso de no contar con el reporte, presentar certificado emitido por la ARL de la empresa contratista, de la evaluación X X X X
del cumplimiento con los estándares mínimos, con un porcentaje de cumplimiento ACEPTABLE (según Resolución
0312:2019) con fecha de expedición inferior a un (01) año.
Certificado de afiliación EPS, ARL y fondo de pensiones con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, de la fecha
2 X X X X
de apertura del proceso de selección.
Certificaciones de competencia laboral que demuestren la idoneidad, para las actividades a realizar (carpintería, plomería,
3 pintura, trabajo con radiaciones ionizantes, manejo de sustancias químicas, trabajo seguro en alturas, espacios X X X X
confinados, energías peligrosas, servicios profesionales).
Firma del documento TH.FC. E9.02 Declaración de conocimiento y compromiso al cumplimiento con los
lineamientos establecidos en seguridad y salud en el trabajo:
- TH.IC.E9.01 Guía de requisitos en seguridad y salud en el trabajo para adquisiciones y contrataciones.
4 X X X X
- TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades contratadas.
- Conocimiento y divulgación de la Inducción a contratistas, publicada en la página web Colsubsidio
https://www.colsubsidio.com/proveedores#side_tab4

5.2. ETAPA CONTRACTUAL

5.2.1. Vinculación Tercero
▪ Previo a la vinculación del contratista, se realizarán las reuniones necesarias, entre los líderes del contratista responsable de la ejecución de las actividades y el supervisor o gestor del
contrato asignado por la UES (responsable Colsubsidio), para precisar los lineamientos técnicos y de Seguridad y Salud en el Trabajo que se deben tener en cuenta durante la ejecución de
este.
▪ La unidad de compras o unidad de compras especializada de la UES o el gestor del técnico del contrato hará llegar al contratista la carta de adjudicación del contrato y la ficha técnica de
creación y/o actualización de proveedor.
▪ Las evidencias de la celebración del contrato se guardarán en la carpeta del contratista y se archivará en el área administrativa de la UES solicitante.
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5.2.2. Supervisión e interventoría del contrato
▪ La supervisión de la ejecución del contrato estará a cargo del Representante de Colsubsidio: funcionario designado para la supervisión y/o interventoría del contrato y/o actividad,
responsable de velar porque los contratistas y subcontratistas cumplan con todos los estándares técnicos, administrativos y las normas de seguridad y salud en el trabajo emitidas por
Colsubsidio.
▪ Para esto podrá realizar verificaciones mediante inspecciones programadas y no programadas, solicitar información de cumplimiento y evaluaciones periódicas, entre otras, teniendo en
cuenta el tiempo de ejecución del contrato y la caracterización de la actividad contratada.
▪ Es responsabilidad del representante de Colsubsidio, realizar informes de la verificación del proceso de gestión de terceros, así mismo deberá informar cualquier desviación que identifique,
en cuanto al cumplimiento de obligaciones laborales, seguridad y salud en el trabajo, y riesgo respecto a contrato realidad al Gerente de Unidad de Negocio y al jefe del Departamento de
Relaciones Laborales y SISO, estableciendo el plan de acción para el cierre de estas.
▪ Cuando se evidencie riesgo en la ejecución del contrato por parte del Departamento de Relaciones Laborales y SISO, o a solicitud de la UES, le será solicitada a la UES, el listado de contratistas,
contratos vigentes e información de las personas que manejan el proceso de gestión de terceros, para realizar la verificación del proceso en la UES, en todas sus etapas, luego de lo cual,
será realizado un informe con los aspectos de mejora, sean críticos o no y las fortalezas.
▪ Dentro de este seguimiento se solicitará también específicamente, los requisitos administrativos y técnicos aplicables, definidos en el documento TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad
y salud en el trabajo para actividades contratadas.

5.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL

En esta etapa la unidad de compras o unidad de compras especializada y el representante Colsubsidio, realizarán la liquidación de contrato, así como la retroalimentación al contratista frente
al cumplimiento del contrato.
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6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
▪ TH.FC. E5.02.30 Matriz de caracterización de Terceros.
▪ TH.IC.E5.02.20 Instructivo de caracterización del Servicios (Valoración del Impacto y del riesgo).
▪ TH.IC.E9.02 Guía de controles en seguridad y salud en el trabajo para actividades contratadas.
▪ TH.FC. E9.02 Declaración de conocimiento y compromiso al cumplimiento con los lineamientos establecidos en seguridad y salud en el
trabajo.
▪ Inducción a contratistas, publicada en la página web Colsubsidio https://www.colsubsidio.com/proveedores#side_tab4

7. CONTROL DE VERSIONES:

VERSION FECHA RAZÓN ACTUALIZACIÓN

(DD/MM/AAAA)
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