Versión: 01

Titulo: Código:
PROCEDIMIENTO PARA USO CORRECTO DE LAS Fecha: 05/03/2021
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN EN LA UNT
001-2021-DII-UNT

Fecha de Emisión: Estado: Código: Versión:

Marzo 2021 1

Procedimiento para uso correcto de las

herramientas de comunicación en la Universidad
Nacional de Trujillo
Versión 1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Dirección de Imagen Oficina de Asuntos

Rectorado
Institucional Jurídicos

Actualizaciones:

Versión: 1 Fecha: 05.03.2021 Aprobado por:

Versión: Fecha:

Versión: Fecha:
INTRODUCCIÓN
La Universidad Nacional de Trujillo (UNT) está comprometida con la excelencia y el
mejoramiento continuo de la calidad en todos sus procesos académicos y administrativos, con
participación de la comunidad universitaria y demás grupos de interés, cumpliendo con las
normas y procedimientos establecidos en la institución y el país.
Esa misma calidad es la que busca alcanzar en sus comunicaciones y, por ende, excelentes
comunicaciones, contribuirán al desarrollo de relaciones de confianza y de largo plazo entre la
institución y sus grupos de interés, como los estudiantes, proveedores y usuarios; así como las
autoridades e instituciones de nuestro entorno, los medios de comunicación y la comunidad que
nos rodea.
Las comunicaciones contribuirán a reforzar la visibilidad, transparencia y actitud abierta de la
organización y lo logrará mediante información consistente, oportuna, relevante y precisa.
La UNT coordinará sus actividades externas e internas de comunicación para asegurar que la
institución sea presentada de manera clara y sólida, y que la marca y la reputación de la
universidad sean administradas correctamente.
Toda la información sensible de la universidad será gestionada y revelada conforme lo estipulan
las leyes correspondientes al sector educación.
I. OBJETIVOS
El presente procedimiento tiene como objetivo establecer lineamientos claros que dinamicen
el uso de las herramientas de comunicación de la UNT, así como establecer pautas básicas
para la convivencia armoniosa en estas plataformas.
El objetivo principal es brindar plataformas de comunicación horizontal, amena, útil,
práctica y agradable que permita a los diversos colaboradores y áreas no solo comunicarse
entre sí e informarse, sino, además, compartir aprendizajes y conocimiento.
II. ALCANCE
A todas las autoridades, docentes, personal administrativo y alumnos. Todas las facultades
que como tales deberán, además, tener una presencia que aglomere a sus integrantes para
fomentar y contener las conversaciones departamentales.
Este procedimiento es aplicable a todas sus áreas y unidades productivas y debe asegurarse
su cumplimiento.
La Dirección de Imagen Institucional de la UNT debe ser notificada por escrito de cualquier
conflicto o desviaciones necesarias del presente procedimiento.
III. APROBACIÓN
El siguiente procedimiento debe ser aprobado con Resolución Rectoral de la Universidad
Nacional de Trujillo.
IV. DECLARACIONES DE POLÍTICAS
1. PÁGINA WEB:
En la actualidad, el uso constante de las aplicaciones de nuevas tecnologías ha acercado
más a las personas con el mundo digital, posicionado a Internet como el medio de
comunicación más consultado del momento.
La Universidad Nacional de Trujillo (UNT) tiene una página web con el dominio:
www.unitru.edu.pe, en dónde se puede contar con pestañas informativas relacionadas a
la universidad, desde su organización, autoridades y Órganos de Gobierno hasta el
contenido de cada una de las Facultades de la UNT.
Además, de las direcciones administrativas, filiales, enlaces de interés, directivas,
descargas, publicaciones virtuales y la pestaña de Notas de Prensa. En este último, tiene
potestad la Dirección de Imagen Institucional; el resto de las pestañas antes mencionadas,
son gestionadas directamente por la Dirección de Sistemas y Comunicaciones de la UNT.
Por tanto, el contenido de la pestaña de “Notas de Prensa”, está bajo la
responsabilidad de la Dirección de Imagen Institucional de la UNT y es actualizado
de manera diaria de acuerdo con las actividades que se realicen en la universidad.

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 A continuación, le brindamos los permisos, restricciones y confidencialidad para el
contenido de este:
1.1 Permisos para publicar en la sección “Notas de Prensa” de UNITRU:
a. En principio, como parte del plan de comunicación las notas cubiertas por la
Dirección de Imagen Institucional serán publicadas en esta sección.
b. Independiente a eso, si desea publicar algún evento y/o actividad académica de
cualquier índole relacionada a la UNT, pueden hacerlo enviando un oficio
dirigido a la Dirección de Imagen Institucional.
c. En el mismo se deberá especificar el nombre del evento, hora, lugar y demás
contenido.
d. La solicitud también puede enviarse a través de la cuenta de correo electrónico
corporativo: ori@unitru.edu.pe, el mismo que será respondido y atendido lo más
pronto posible.
e. Cabe señalar que, de acuerdo con los lineamientos internos de la oficina, toda
información será revisada antes de su publicación. Si encontrase algo que vaya en
contra de los principios y normas de la universidad, la información no será
publicada.
f. La Dirección de Imagen Institucional se toma el derecho de editar el contenido de
la información y hacer los cambios que consideren necesario en cuanto a
ortografía y redacción se refiera, con el fin de mantener la uniformidad de
contenidos en la Red de Comunicación Interna.
1.2 Restricciones:
a. No se publicarán temas relacionados a la política actual del país.
b. No se publicarán temas que no estén relacionados al sector académico de la
Universidad Nacional de Trujillo (UNT).
1.3 Confidencialidad del Contenido:
a. Todas las imágenes e información publicada en la sección “Notas de Prensa” de
la página web son de propiedad intelectual de la Universidad, por lo cual su uso
deberá ser única y exclusivamente con fines académicos.
b. Cualquier uso indebido y/o reproducción no autorizada por la Dirección de
Imagen Institucional de la UNT, estará sujeto a investigación y aplicación de las
sanciones correspondientes, de ser el caso.
2. CANAL DE LA UNT EN YOUTUBE:
Si Google es el motor de búsqueda online más popular entre los internautas, YouTube
ocupa el puesto estrella en lo referente a búsquedas y consumo de contenido
audiovisual.
La Universidad Nacional de Trujillo, cuenta con un canal en YouTube, una plataforma
complementaria para aumentar tu visibilidad en la red. El video tiene el poder de captar
la atención del usuario de una forma mucho más contundente. Buscamos conectar con
la comunidad académica a través de contenidos con los que se sienta identificado.
A nuestro favor tenemos la gran versatilidad del formato para mostrar todo tipo de
información. Por ejemplo, mostramos actividades y eventos académicos. En efecto, los
vídeos de dicha plataforma se posicionan en buscadores y aumenta día a día en
frecuencia y cantidad.
A continuación, le brindamos los permisos, restricciones y confidencialidad para el
contenido de este:
2.1 Permisos para publicar en el canal de la UNT en YouTube:
a. Como parte del plan de comunicación, todos los videos producidos por la
Dirección de Imagen Institucional serán publicadas en el canal de la UNT en
YouTube.

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 b. Independiente a eso, si desea publicar algún vídeo de su evento y/o actividad
académica de cualquier índole relacionada a la UNT, pueden hacerlo enviando un
oficio dirigido a la Dirección de Imagen Institucional.
c. En el mismo, deberá adjuntar el video editado (en un CD) con formato 16:9
(avi/mp4) y con una duración máxima de 5 minutos. Asimismo, deberá consignar
el título del vídeo y un pequeño resumen del video.
d. Cabe señalar que, de acuerdo con los lineamientos internos de la oficina, todo
video será revisado antes de su publicación. Si encontrase algo que vaya en
contra de los principios y normas de la universidad, el video no será publicado.
e. La solicitud también puede enviarse a través de la cuenta de correo electrónico
corporativo: ori@unitru.edu.pe, el mismo que será respondido y atendido lo más
pronto posible.
f. La Dirección de Imagen Institucional se toma el derecho de editar el video y
hacer los cambios que consideren necesario, con el fin de mantener la
uniformidad de contenidos en su canal de YouTube.
2.2 Restricciones:
a. No podrá publicarse temas relacionados a la política actual del país.
b. No se publicarán temas que no estén relacionados al sector académico de la
Universidad Nacional de Trujillo (UNT).
2.3 Confidencialidad del Contenido:
a. Todas las imágenes e información publicadas en el canal de la UNT en YouTube
son de propiedad intelectual de la Universidad, por lo cual su uso deberá ser
única y exclusivamente con fines académicos.
b. Cualquier uso indebido y/o reproducción no autorizada por la Dirección de
Imagen Institucional de la UNT, estará sujeto a investigación y aplicación de las
sanciones correspondientes, de ser el caso.
3. RED DE COMUNICACIÓN INTERNA:
La Red de Comunicación Interna es una herramienta de gestión que permite medir el
impacto de las comunicaciones en la Institución y, su análisis se transmite a la Alta
Dirección para las gestiones o acciones que considere necesario.
Consiste en tener una lista de personas con cualidades y habilidades para la
comunicación interpersonal (denominados “Voceros UNT”) a quienes diariamente se le
mantiene informado sobre lo que sucede en la Universidad y ellos replican la
información de manera oportuna al resto de compañeros y personas de su entorno, ya
sean estudiantes, docentes y/o administrativos, permitiendo integrarlos a todos para una
mayor identificación con la UNT, generando un feedback con la Dirección de Imagen
Institucional para alimentar y refrescar nuestros contenidos editoriales.

3.1 Permisos para publicar en la Red de Comunicación Interna:

a. Como parte del plan de comunicación, toda la información cubierta por la
Dirección de Imagen Institucional será compartida a través de la Red de
Comunicación Interna UNT.
b. Independiente a eso, si desea compartir alguna información en la Red de
Comunicación Interna, pueden hacerlo enviando un oficio dirigido a la Dirección
de Imagen Institucional.
c. En el mismo, deberá adjuntar la información a compartir, además, del formato del
Protocolo de Comunicación Interna, dónde debe especificar las preguntas y
respuestas que los usuarios podrían hacerse.
d. Cabe señalar que, de acuerdo con los lineamientos internos de la oficina, todo
protocolo de comunicación o información será revisada antes de su publicación.
Si encontrase algo que vaya en contra de los principios y normas de la
universidad, la información no será compartida.

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 e. La solicitud también puede enviarse a través de la cuenta de correo electrónico
corporativo: redcomunicacion@unitru.edu.pe, el mismo que será respondido y
atendido lo más pronto posible.
f. La Dirección de Imagen Institucional se toma el derecho de editar el contenido de
la información y hacer los cambios que consideren necesario en cuanto a
ortografía y redacción se refiera, con el fin de mantener la uniformidad de
contenidos en la Red de Comunicación Interna.
3.2 Restricciones:
a. No se publicarán temas relacionados a la política actual del país.
b. No se publicará temas que no estén relacionados al sector académico de la
Universidad Nacional de Trujillo (UNT).
3.3 Confidencialidad del Contenido:
a. Toda información publicada en la Red de Comunicación Interna es de propiedad
intelectual de la Universidad, por lo cual su uso deberá ser única y
exclusivamente con fines académicos e informativos.
b. Cualquier uso indebido y/o reproducción no autorizada por la Dirección de
Imagen Institucional de la UNT, estará sujeto a investigación y aplicación de las
sanciones correspondientes, de ser el caso.
4. RED SOCIAL FACEBOOK - UNT:
Una red social no es más que una comunidad de personas. La Universidad Nacional de
Trujillo cuenta con una cuenta en Facebook (@untlaunicaoficial), el cual tiene
contenido novedoso y atractivo para mantener siempre la atención de nuestra
comunidad académica, cada vez más ávida de información.
Con esta herramienta buscamos fomentar el acercamiento hacia los alumnos y futuros
alumnos. Compartimos eventos culturales, deportivos, entre otros. Pero también
fomentamos su participación en las redes. Publicamos además contenido entretenido
sobre las actividades de las Facultades.
IV.1Permisos para publicar en la cuenta de Facebook de la UNT:
a. Como parte del plan de comunicación, toda la información cubierta por la
Dirección de Imagen Institucional será compartida a través de la cuenta de
Facebook de la UNT.
b. Independiente a eso, si desea publicar algún evento y/o actividad académica de
cualquier índole relacionada a la UNT, pueden hacerlo enviando un oficio
dirigido a la Dirección de Imagen Institucional.
c. En el mismo se deberá especificar el nombre del evento, hora, lugar y demás
contenido (enlaces, cronogramas, flyers, PDFs e imágenes en formato PNG o
JPG, etc.), el cual, de acuerdo con los lineamientos internos de la oficina, será
revisado antes de su publicación para mantener el mismo lenguaje usado por el
área.
d. La solicitud también puede enviarse a través de la cuenta de correo electrónico
corporativo: ori@unitru.edu.pe, el mismo que será respondido y atendido lo
más pronto posible.
e. Cabe señalar que, de acuerdo con los lineamientos internos de la oficina, todo
protocolo de comunicación o información será revisado antes de su publicación.
Si encontrase algo que vaya en contra de los principios y normas de la
universidad, la información no será publicada.
f. La Dirección de Imagen Institucional se toma el derecho de editar el contenido
de la información y hacer los cambios que consideren necesario en cuanto a
ortografía y redacción se refiera, con el fin de mantener la uniformidad de
contenidos en la cuenta de Facebook de la UNT.
IV.2Restricciones:
a. No se publicarán temas relacionados a la política actual del país.

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 b. No se publicarán temas que no estén relacionados al sector educativo y
académico de la Universidad Nacional de Trujillo (UNT).
IV.3Confidencialidad del Contenido:
a. Toda información publicada en Facebook es de propiedad intelectual de la
Universidad, por lo cual su uso deberá ser única y exclusivamente con fines
académicos e informativos.
b. Cualquier uso indebido y/o reproducción no autorizada por la Dirección de
Imagen Institucional de la UNT, estará sujeto a investigación y aplicación de las
sanciones correspondientes, de ser el caso.
5. NOTAS DE PRENSA:
Toda institución y/o empresa tiene que diseñar y poner en marcha un plan de
comunicación que tenga siempre en cuenta a las relaciones públicas, aspecto esencial en
toda estrategia de comunicación. Éstas permiten fortalecer los vínculos entre la empresa
y sus distintos públicos y generar reputación a través de diferentes herramientas, siendo
una de ellas las notas de prensa.
Las notas de prensa constituyen una técnica básica en las relaciones de las empresas
con los medios de comunicación. Por ello, la Dirección de Imagen Institucional de la
UNT, mantiene este sistema de comunicación para el alcance de todos los medios y la
población en general.
De esta manera conocerán de nuestros procesos y logros en la gestión institucional.
5.1 Procedimiento para emitir una nota de prensa en la UNT:
a. Luego de haber coberturado la actividad y/o evento en alguna Facultad, Escuela
Profesional o los actos protocolares de la Universidad, los comunicadores
sociales de la Dirección de Imagen Institucional, deberán analizar si dicha
actividad tiene un efecto relevante para la sociedad, si es así, deberá elaborar la
nota de prensa.
b. La nota de prensa deberá tener una tipografía estándar y legible que facilite la
lectura al periodista. Asimismo, deberá ir de lo más importante a lo menos
importante, siempre ofreciendo datos y hechos veraces y contrastables.
c. El texto debe ser conciso, sin adjetivos vacíos o frases de relleno. Evitando
frases hechas y tópicos, y no utilizar un lenguaje demasiado técnico ni rellenar
el texto con cifras y porcentajes.
d. La nota de prensa se realizará en el formato predeterminado y diseñado para tal
fin, con el objetivo que sea reconocido por el medio de comunicación.
e. La nota de prensa realizada deberá ser enviada al correo de la dirección o
jefatura del área para que sea validada. La misma que deberá responder vía
correo electrónica con un visto bueno, corroborando la correcta redacción y
autorizar el envío a medios.
f. El comunicador social responsable de la nota de prensa, una vez recibida la
autorización de la dirección, deberá inmediatamente enviar a los medios de
comunicación la nota de prensa acompañada de 02 fotos en formato jpg con un
tamaño no menor de 1 mb., los mismos que serán enviados a través del correo
electrónico oficial del área (comunicacionesunitru@gmail.com), además se
deberá reforzar enviándolo a través de cualquier otro medio digital (Messenger,
Whatsapp, otros), con el fin de que puedan ser leídos y atendidos el mismo día.
g. Cabe señalar que, el comunicador social, deberá ver qué medios son los más
idóneos para publicar la nota de prensa respetando los horarios de las
redacciones.
h. El comunicador social deberá hacer seguimiento de su nota de prensa, llamando
al periodista del medio para que pueda confirmarle la recepción de la nota, y
asegurar, en la medida de lo posible, su publicación en su medio de
comunicación escrito, radial o digital.
i. El comunicador social deberá monitorear la publicación para ser considerado en
el reporte de medios (tracking de medios) del día siguiente.
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 5.2 Restricciones:
a. La nota de prensa no deberá contener temas relacionados a la política actual del
país.
b. No se elaborará notas de prensa que no estén relacionadas al sector educativo y
académico de la Universidad Nacional de Trujillo (UNT).
5.3 Confidencialidad del Contenido:
a. Toda información publicada a través de las notas de prensa es de propiedad
intelectual de la Universidad, por lo cual su uso deberá ser única y
exclusivamente con fines académicos e informativos.
b. Cualquier uso indebido y/o distribución malintencionada de la nota de prensa,
estará sujeta a investigación y aplicación de las sanciones correspondientes, de
ser el caso.
6. CLIPPING DE MEDIOS:
El clipping de prensa es la labor de comunicación consistente en recopilar las
apariciones en prensa y todo tipo de medios de comunicación de una empresa concreta.
De esta forma puede conocer su reputación en la sociedad y prevenir posibles crisis de
comunicación, por ello la labor de clipping resulta imprescindible para la UNT cuyos
mensajes deben considerar la percepción que existe en la sociedad de su marca.
No debemos ignorar que han nacido muchos nuevos medios que han modificado por
completo el mundo de la comunicación, como son las redes sociales y los blogs. Sin
embargo, los medios de comunicación tradicional siguen teniendo una importancia vital
para el acceso a la información de la población y sus piezas siguen siendo leídas por
millones de personas.

6.1 Procedimiento para el funcionamiento del Clipping de Medios en la UNT:

a. La Dirección de Imagen Institucional designará, entre los comunicadores
sociales del área, a una persona quien realice la revisión de periódicos y el
análisis de las noticias relacionadas a la institución.
b. El comunicador deberá revisar los diarios designados a la Dirección de Imagen
Institucional, y deberá ubicar las notas publicadas sobre la Universidad
Nacional de Trujillo u otra relacionada al sector académico; así como las notas
de otras universidades nacionales de la región, si es que lo hubiese.
c. El responsable del clipping deberá recortar la página dónde salió la nota y
archivarlo para un futuro análisis que considere la dirección o jefatura del área.
Asimismo, serán escaneadas para su uso en el formato de envío digital, el
mismo que tendrá fecha, medio y la página donde salió la nota de prensa de la
UNT.
d. El responsable del clipping de Medios, enviará diariamente el clipping de
medios, en formato PDF, a través del correo oficial del área de Imagen
Institucional (comunicacionesunitru@gmail.com) a las autoridades de la
Universidad y a los directores de los Centro de Producción.
e. El envío será a primera hora del día.
f. Si hubiese alguna información de urgencia, la dirección o jefatura del área,
deberá comunicarse con las autoridades pertinentes para la aclaración del tema
difundido, asimismo evaluar un comunicado de respuesta si así lo requiere.
g. Cada fin de mes, el responsable del clipping expondrá a la dirección o jefatura
del área, un análisis total sobre las notas difundidas en medios, usando formatos
digitales u otro que sea necesario.
6.2 Restricciones:
a. No existen restricciones para realizar dicha actividad.
6.3 Confidencialidad del Contenido:

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a. Toda información recogida en los medios de comunicación, deberá ser única y
exclusivamente con fines de gestión interna de la Dirección de Imagen
Institucional.
b. Cualquier uso indebido y/o distribución malintencionada del clipping de medios
a terceros, estará sujeta a investigación y aplicación de las sanciones
correspondientes, de ser el caso.

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