CONTABILIDAD VISUAL. Manual Del Usuario. Visual Software Versión 8.2

CONTABILIDAD VISUAL
Manual del usuario
Visual Software
Versión 8.2
Manual del usuario
Versión: 10.0.2
Autor Jorge Gudiño
Registro de autor del programa: 13-22-212
Registro de autor del Manual: 10-150-98
Derechos reservados de autor 2012
Bogotá, D.C.
PRESENTACIÓN
Contabilidad Visual (CV) es un sistema de información contable y financiera que da las

pautas para estandarizar el manejo de documentos contables y sus datos relativos al funcionamiento
de la empresa.
FUNCIONALIDADES
 Contabilidad. Procesa documentos auto numerados y almacenados digitalmente con sus
respectivos registros de causaciones contables según el Plan Único de Cuentas incluido

(comercial, industrial o de servicios).
 Facturación. Genera los comprobantes de venta según los diferentes formatos disponibles o
personalizados. Afecta los inventarios y tiene la capacidad de auto contabilizar el costo, la
utilidad y las cuentas por cobrar.
 Tesorería. Maneja los ingresos y egresos causados por las compras y ventas de la empresa.
Aplica los movimientos y cruza contra las cuentas por cobrar o por pagar según el documento
causado. Imprime el comprobante de egreso con su respectivo cheque, en diferentes formatos
disponibles.
 Inventarios. Incluye el manejo de productos para la venta e insumos. Controla tanto la
disponibilidad, como diferentes listas de precios, descuentos y traslados entre bodegas o
sucursales. Tiene la capacidad de generar cotizaciones según los diferentes formatos
disponibles. Cuando se factura, siempre informa el saldo en línea.
 Point of Sale (POS). En los puntos de venta genera rápidamente tiquetes de venta e informa
los cuadres de caja diarios o de un periodo más amplio definido por el usuario. Esta es una
aplicación independiente y que puede instalarse en equipos del usuario para atender
únicamente las ventas de productos.
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Característica Detalle
Lenguaje de programación Visual Basic.net 2012
Sistema operativo Windows, 2000 o superior, Windows vista, Windows 7 y 8 de
32 o 64 bits
Motor de bases de datos SQL Server 2012 de 32 o 64 bits
Interface Gráfica estilo explorador de archivos
Reportes GDI Vista previa en pantalla: Crystal Reports 2012 .net de 32
o 64 bits
VENTAJAS
 Escalabilidad. Permite el manejo de un motor de bases de datos, MS SQL Server 2008 y con el
servidor de bases de datos SQLexpress, todos con tecnología cliente-servidor. En cuanto a la
información, esta tecnología independiza las funciones de formatos y captura, de las de control
y almacenamiento. Así mismo, el manejo interno se hace a través de un motor especializado en
la seguridad y el control de la información, mientras que el programa CV funciona como cliente

enviando y solicitando información.
 Compatibilidad. La funcionalidad de Contabilidad Visual es muy amplia debido a su
compatibilidad con programas como Office y Lotus Smart Suite, entre otros, con los cuales es
posible intercambiar información. El análisis de la información también se intercambia con Data

Warehousing, por medio de cubos multidimensionales, de ahí que éstos se hallan empleado para
el diseño del logotipo de Contabilidad Visual. Los cubos multidimensionales son un tema
apasionante que permite analizar la información en un nivel superior, en el cual los totales se
convierten en estadísticas que producen metadatos para tener una visión global de la empresa,
y una mejor toma de decisiones.
 Servidor de bases de datos SQLserver Express. Esta versión de CV incluye un servidor de bases
de datos de Microsoft llamado SQLsever Express, un motor que ofrece una gran capacidad de
escalabilidad, y que está diseñado para adaptarse al crecimiento de la empresa. En este caso, la
empresa sólo tendrá que actualizar sus equipos a una red, cambiar los sistemas operacionales e
instalar un servidor dedicado de base de datos SQL-Server. La migración de la BD es una simple

copia o un simple comando de atar al nuevo servidor. Actualmente Microsoft cambió el nombre
a la última versión del servidor de bases de datos comprimido, al cual llamó SQLexpress, que
contiene la versión equivalente al SQL-2008.
 MS-SQL Server. Para empresas que tienen gran movimiento es recomendable instalar un
servidor dedicado y una red de equipos. El programa reconocerá las capacidades instaladas y las
utilizará para su mejor rendimiento.
El programa no tiene límite de número de
usuarios locales o remotos, ni de número de
procesadores (hasta 32) en el servidor. Esta

capacidad está dada por los límites del
motor de bases de datos. CV está basado
en un administrador de base de datos
relacional con herramientas de cuarta

generación.
Las copias de respaldo están incluidas en un solo archivo y son fáciles de identificar por su nombre
y por la fecha de expedición. De igual forma, la portabilidad de la base de datos se hace evidente,
ya que simplemente se transporta un archivo de la copia total o parcial hacia otro computador
independiente de la red, manteniendo los niveles de seguridad. En estaciones fuera de línea su
manejo también es seguro, pues intercambia archivos de movimientos que actualizan
automáticamente los saldos cuando se restaura el servidor.
La versión de SQLexpress tiene las siguientes limitaciones: maneja hasta un giga byte de memoria
de buffer, soporta un solo procesador en su equipo, y el tamaño máximo de una base de datos
es de 4 gigas y hasta 256 usuarios.
En el ámbito corporativo es recomendable tener un servidor dedicado para atender a los
diferentes usuarios de la red. En el servidor –con Windows 2000, 2003 o 2008 Server– se instala
el servidor de bases de datos SQL Server. Es conveniente disponer de una unidad de copia en
cinta (tape backup), un disco espejo y demás dispositivos adicionales que aseguren la integridad
de la información en caso de fallas. El programa reconoce automáticamente todos los dispositivos
que estén dispuestos en la red, como impresoras, procesadores, unidades de disco etc. Para cada
estación que se desee conectar al servidor de SQL se requiere una licencia de acceso a SQL.
Contabilidad Visual tiene la capacidad de detectar la versión de SQL instalada en su equipo.

SISTEMA CONTABLE
Contabilidad Visual es un programa que está diseñado para procesar la contabilidad por el sistema
de causación, lo cual quiere decir que un movimiento contable es el resultado del procedimiento que
lo causó. Por ejemplo, para registrar una compra, la causación es el procedimiento en el que se
produce una factura de compra. Posteriormente a esa causa primaria se produce otro documento,
que es un comprobante de egreso que compensa el valor de la compra.
La secuencia lógica de procesos recomendados para la instalación del programa es la que se lista a
continuación. Algunas opciones son iniciales y se presentarán sólo la primera vez que ejecute el
programa.
 Instalación del programa
 Registro del programa
 Asignación del servidor
 Creación del maestro
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Importante. Ni los autores ni la editorial asumen responsabilidad por la pérdida de la información
que pueda ocasionar la manipulación incorrecta de este programa o de alguno de sus componentes.
Al instalar los componentes, el usuario acepta íntegramente los términos indicados en la licencia de
uso incluida al final de este manual.
Normatividad relativa al programa. “…mediante el concepto No. 45498 de 2000"... con la
expedición de la Resolución 898 de 1998, la utilización del software aplicativo de facturación,
debidamente aprobado por la DIAN, dejó de ser obligatorio y pasó a ser optativo por parte de quienes
utilicen facturación por computador o expidan tiquetes de venta mediante el sistema POS.
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
REQUISITOS.
Para la ejecución del software de Contabilidad Visual se requieren los siguientes componentes:
 Manejador de bases de datos SQL 2012 o SQL2012 express

 Manejador de reportes de Crystal reports (CRforVS versión 5)
 Computador Pentium IV o superior con 2 Ghz de velocidad, o más
 2 gigas de memoria RAM, o más (recomendado 4 Gigas)

 Unidad de CD o de DVD (opcional)
 Windows 2003, 2008, VISTA y Windows 7, 8 (no disponible para Windows 98, XP, ni Windows
Me).
Es importante que su equipo tenga instaladas las últimas actualizaciones disponibles de su sistema
operativo. En algunos casos, en grandes empresas que disponen de una red de datos con dominio
de Windows, es necesario solicitar la asesoría del administrador de la red, quien deberá concederle
los permisos requeridos para la instalación de nuevos servicios y programas en su equipo o en el

servidor de la red.
 Baje las últimas actualizaciones de Windows desde la página Web de Microsoft. Es recomendable
hacerlo antes de iniciar la instalación del programa, ya que algunos componentes deben estar
actualizados.
 Instale los componentes que se listan a continuación. Tenga en cuenta que el FrameWork y el
SQLexpress son prerrequisito para la instalación del programa y que amplían la funcionalidad de
su sistema operativo. Siga cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la página de

Microsoft y proceda según sus términos.
a) Microsoft FrameWork 4.5. Éste es necesario para ejecutar programas de la nueva generación
.net. Si ya tiene instalado en su equipo esta versión de FrameWork, salte al tercer paso. Para
equipos con sistema operativo de 64 bits deberá instalar el frameWork 4.5 de 64 bits.
– Nombre del archivo: DotNetFX.exe

b) Servidor de bases de datos SQLexpress
– Nombre del archivo: SQLexprwt_86_ESN .exe para equipos de 32 bits.
Opcionalmente puede instalar un administrador de las bases de datos SQLexpress
– Nombre del archivo instalador: SQLServerManagementStudio _x86_ENU.exei
d) Generador de informes Crystal reports. De clic en el ícono CRforVS_13_0
e) Instalador de Contabilidad Visual. Para iniciar la instalación ahora, de clic a continuación:
setup
– Nombre del instalador: setup.exe
– Plataforma: Windows Forms
Siempre recomendamos instalar la última versión disponible del programa desde la página web.
Instalador disponible en http://www.contabilidadvisual.com/wincv/publish.aspx
Al dar clic en el botón instalar le preguntará si desea guardar el archivo (save as) o abrirlo (open).
Seleccione la opción de abrirlo (open) para iniciar la instalación.
El programa realizará actualizaciones automáticas de su sistema cada vez que haya una nueva
disponible.
Luego que verifica si hay una nueva versión disponible, lanza el instalador del programa:
En este punto, el programa le pregunta si confía en el proveedor del programa (Visual Software),
presione el botón de Instalar para proceder.
Y a continuación se instalarán los componentes necesarios para ejecutar el programa en su equipo.

Esta operación puede tardar unos minutos, luego se ejecutará el programa automáticamente por
primera vez.
Configuración regional. El programa cumple con las normas del Y2K, por lo cual es importante
verificar la configuración regional del equipo. Para eso, siga esta rutina:
– Inicio / Panel de Control / Configuración regional / Personalizar
– En fecha, el formato deberá ser aaaa-MM-dd (yyyy-MM-dd, en inglés)
– En hora, el formato deberá ser HH:mm:ss (formato internacional)

– En números, asigne el punto como símbolo decimal, y la coma como separador de miles.
Algunos equipos pueden tener programas que requieran una configuración internacional diferente.
En ese caso recomendamos crear un nuevo usuario en el equipo para el programa. Ajuste la
configuración regional en el panel de control del nuevo usuario. También asegúrese de instalar los
programas con el usuario deseado, o refiérase a la opción avanzada de instalación del programa,
indicada en el manual técnico.
2 Carpeta de archivos. En esta versión se ha definido una nueva carpeta de archivos del programa
llamada ‘ArchivosCV’, la cual maneja los archivos del usuario, y se deberá colocar preferiblemente en
una unidad diferente a la del sistema operativo. El programa asume que la ruta es la unidad
d:\archivosCV.
En esta carpeta encontrará los archivos de datos y los formatos de reportes. Para efectos del manejo
de archivos de copias de seguridad, es importante que saque copia a esta carpeta. No es necesario
que saque copia al programa de contabilidad, ni a sus archivos de instalación, debido a que no le
servirán para una nueva instalación, y siempre los tendrá disponibles en la página web:
www.contabilidadvisual.com
Asegúrese de tener los permisos necesarios para poder acceder a esa carpeta, de otra forma marcará
error al intentar sacar copias de seguridad.
USO POR PRIMERA VEZ
Cuando termine la instalación, en su escritorio de Windows aparecerá el icono de Contabilidad Visual,

el cual ejecutará el programa. La primera vez creará la base de datos “maestro”.
Si existe una red de computadores locales o remotos, se tendría un equipo “servidor”, en el cual se
instala el SQLserver (Framework, SQLexpress, SQL Manager); en los equipos “cliente” sólo es necesario
instalar el programa de CV.
SELECCIÓN DEL SERVID OR SQL
Al ingresar al programa, le solicitará el nombre del servidor, generalmente se utiliza el mismo equipo,
entonces se indica el nombre: (local)
Un servidor de bases de datos es un equipo de almacenamiento y organización de la información en

forma de tablas, para su segura y rápida consulta. Este servidor puede ser local o remoto, e incluso
para empresas pequeñas puede estar instalado en una misma computadora del usuario.
Lista de bases de datos
Asignación del servidor. En la pantalla aparecerá la lista de servidores de SQL disponibles en su

empresa. Dé clic en el servidor que va a utilizar.
Es recomendable llamar al equipo principal SERVIDOR, aunque también puede asignar otro nombre.
En caso de que el nombre de su servidor no aparezca el a lista, puede adicionarlo dando clic derecho
y seleccionar la opción de nuevo.
 Acceso local: Para acceder al servidor de bases de datos de su equipo local generalmente se
utiliza el servicio de SQL instalado en su máquina. En el caso de que al instalar el motor de bases
de datos se asignó el nombre de la instancia por defecto, se nombrará el servidor con el nombre
de su equipo, seguido con el nombre de la versión de SQL. Por ejemplo, si su equipo se llama
“Servidor”, y se seleccionó el nombre de la instancia por defecto, entonces su servidor de datos

se llamará Servidor\SQLexpress. Si asignó un nombre diferente a la instancia, entonces su
servidor de bases de datos se llamará Servidor\ninstancia, en donde “ninstancia” es el nombre

de la instancia que usted le asignó.
 Acceso remoto. Si desea acceder a la información almacenada en otro equipo dentro de una
Intranet o extranet, entonces deberá asignar el nombre al servidor remoto (comando cambiar
el nombre) y ahí podrá asignarle la dirección y/o el nombre del equipo remoto. Por ejemplo,
http://www.contabilidadvisual.com, para una dirección pública web, o 192.168.0.2, para una

dirección intranet.
Nuevo Servidor: El equipo servidor de bases de datos puede ser el mismo computador del usuario,
en tal caso se deberá dar el nombre de su computador. De otra forma si es otro equipo del nombre
del equipo, el nombre del dominio o la dirección IP.
Por ejemplo:
 Nombre de dominio: www.contabilidadvisual.com
 O la dirección IP local: 192.168.0.250
 O la dirección IP pública: 190.255.16.32
 O el nombre del equipo: Servidor
Al seleccionar un servidor y entrar o aceptar, el sistema le solicitará el nombre del usuario y su
contraseña. Existen dos formas de autenticación: con seguridad integrada, y sin ella.
El sistema le permite ingresar con un nombre de usuario y contraseña individual, asignada para el
manejo contable. Este tipo de autenticación es común en sistemas de acceso remoto, en los cuales el
usuario del equipo es diferente al usuario del servidor. Cuando escriba el nombre del usuario, es
indiferente que lo haga en mayúsculas o minúsculas; lo que sí es importante es la contraseña, que
deberá escribirse exactamente como fue creado el usuario o la base. Si se ha asignado algún usuario
cuando creó la base de datos, deberá escribirlo.
Para tener una administración más avanzada del servidor de bases de datos SQLserver, utilice el SQL
Server Manager Studio, en el cual podrá crear y asignar atributos a usuarios, permitir el acceso remoto
y establecer parámetros de seguridad avanzados.
Creación del maestro. Cuando se abre un servidor, aparecen las bases de datos. El programa
verificará que exista la base de datos llamada “maestro”. Si no existe, él le informará y le dará la opción
de crearla. Opcionalmente también podrá crear la base de datos llamada “Andes”, que es un ejemplo
de una empresa comercial.
Dependiendo del nivel de seguridad que tenga asignado al usuario del computador, al ejecutar el
sistema podrá solicitar la autorización o contraseña del administrador.

En Windows Vista, según el nivel de seguridad configurado en su equipo, puede que requiera ejecutar
la instalación con atributos de administrador y en algunos casos el preguntará sobre la confianza del
programa:
 Permitir
Confío en este programa. Conozco su procedencia o lo he usado antes.
Si no desea que esto suceda, desactive la opción de UAC (User Account Control), lo cual se hace
dentro del Panel de control/Control de Usuarios.
En Windows 8 puede aparecer el siguiente aviso:
De clic en la opción de ejecutar de todas formas para proceder a la instalación.

El programa está diseñado compatible con Windows 8, en el cual una aplicación ocupa toda la
pantalla, sin bordes. De tal manera que da una presentación amplia y más limpia. Si desea cambiar a
otra aplicación, deberá presionar la tecla de Windows, que mostrará el menú inicial, o simplemente
presione Alt-Tab para cambiar a otra aplicación activa.
ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS
Podrá acceder a cualquier base de datos, excepto a la llamada “maestro”, la cual contiene las tablas
básicas del programa y en él no se podrán instalar tablas de trabajo adicionales. De igual forma
recomendamos no intentar modificarlas con otro programa, ya que las dejaría inaccesibles para el
programa de contabilidad.
El programa sólo dejará acceder a una base de datos a los usuarios registrados o que se les ha dado
atributos de acceso o consulta a esa base de datos. Para ver más detalles, consulte la sección de
usuarios.
CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Insertar. En el administrador de Bases de datos, la tecla insertar permite crear una nueva base de
datos, la cual puede ser compartida con otras aplicaciones como Office.
Para proceder, dé clic en el chulito.
Configuración de la base de datos. Cuando se ha creado la base de datos, puede acceder para
trabajar en ella dando un clic en el icono de la base.
Identificación de la empresa. Incluya la información requerida en cada una de las casillas y presione
“Siguiente” para avanzar a la siguiente página, hasta terminar. El programa creará en la base de datos
las tablas que contendrán la información que grabe con el programa de contabilidad o cualquier otro.
Para saber más sobre el contenido de cada tabla, consulte el apéndice del este manual.
Para crear una empresa correctamente se requiere alistar los siguientes datos:
 Un identificador o nombre corto (palabra no mayor de 12 letras)
 Una razón social

 Un número de NIT (con dígito de verificación)
 Una autorización de facturación
Campo Long. Descripción
NIT 14 Número de Identificación Tributaria o Fiscal. No debe contener puntos ni
comas, y es indispensable colocar el dígito de verificación en la casilla

correspondiente. Por ejemplo: 19474775 2, 860123456 7.
Razón Social 40 Nombre completo de la empresa. Por ejemplo: Comercial Andes Ltda., o
Distribuidora Central de Alfileres S.A.
Alias 12 Es una palabra corta. Por ejemplo, VS para Visual Software, CA para
Comercial Andes, Éxito para Almacenes Éxito S.A.
Contacto 40 Nombre del representante legal
Dirección 40 Dirección física o postal
Zona 12 O localización general dentro de su ciudad
Ciudad 12 O provincia
País 12 O nación
Teléfono 12 Primer número telefónico
Teléfono 2 12 Segundo número telefónico
FAX 12 Número de la línea de la máquina para facsímiles
Email 40 Dirección de correo electrónico
URL 40 Página WEB
Régimen 2 Tipo de régimen de impuestos
CodICA Código de registro mercantil (industria y comercio)

NumReg Número de registro
porICA Porcentaje ICA
porRetICA
retICA
autoRetICA SI/NO
Autorización 14 Número de autorización de facturación DIAN
Fautorizacion 9 Fecha de autorización
Desde 6 Número inicial de factura autorizado
ELIMINAR UNA BASE DE DATOS

En cualquier momento usted podrá eliminar definitivamente una base de datos de una empresa.
Simplemente seleccione la base de datos y presione la tecla suprimir (delete), o dé clic en el botón de
suprimir en el cuadro de tareas comunes.
Por seguridad, en algunos momentos el programa no le permitirá eliminar una base de datos que acaba
de utilizar o crear. Si desea hacerlo, deberá salir del programa en intentarlo nuevamente.
Cambiar el nombre a una base. Usted puede renombrar una base de datos de una empresa. Para
ello, asegúrese de utilizar un nombre corto, de una sola palabra y que no contenga espacios o signos
especiales. Para cambiar el nombre coloque el mouse sobre la base que desea renombrar y presione
F2. También puede usar la opción del menú presionado el clic derecho sobre la base de datos y
escogiendo la opción de renombrar.
Recuerde que un nombre de base de datos no debe contener espacios ni signos especiales. Procure
que el nombre de la base de datos sea la sigla o el nombre corto de la empresa.
Nota: El cambio de nombre no afecta el nombre interno de la base de datos que involucra los archivos
data y log que utiliza el SQL para guardar su información de datos y de secuencias. El nombre original
quedará reservado por el sistema para esa misma base de datos, y usted deberá tener especial
cuidado cuando realice copias de seguridad y restauración, o cuando cree una base de datos nueva
con el mismo nombre.
Abrir una base de datos. En este momento existe una base de datos de su empresa. Para trabajar
en ella deselecciónela y dé Enter, o simplemente dé un clic en el nombre de su base: le solicitará el
nombre de usuario para poder acceder a ella (admin.). Cuando la base de datos se ha abierto
correctamente, se activan otros botones de la barra de herramientas; en ese momento usted podrá
seleccionar cualquier carpeta para el manejo contable de su base.
Opciones adicionales. Dando un clic derecho sobre la lista de bases, aparecerá el siguiente menú de
opciones:
Abrir Para entrar a usar la base de datos. Lo mismo que dar Enter o clic
Nueva Permite crear una nueva base de datos.

Cambiar Asignar otro nombre a la base de datos.
nombre
Suprimir Eliminar una base de datos existente
Fc Copia de Conduce a las opciones de copias de seguridad

seguridad
PROCESOS GENERALES
Menú principal
Al ingresar a su empresa, tendrá esta pantalla principal, la cual presenta una barra de ajuste del
periodo en la parte superior y una barra de carpetas en la parte izquierda.
Las carpetas principales son:
 Contactos: manejo de terceros
 Documentos: Administración y edición de documentos
 Productos: manejo de productos, insumos, servicio y activos
 Centros: Manejo de centros de costo
 Agentes: Manejo de empleados y vendedores
 PUC: Administración del plan único de cuentas
 Herramientas: Procesos adicionales de importación, exportación de archivos,

numeración de libros oficiales y duplicación de documentos.
CUENTAS
El asistente le permite iniciar o modificar el PUC. Incluye un Archivo Maestro con más de 2.400
cuentas, según lo indica el Artículo 14 del Decreto 2650 de 1993, actualizado a la fecha.
De acuerdo con el tipo de empresa, el programa crea automáticamente un plan de cuentas sugerido.
En este capítulo veremos:
o Jerarquía del PUC
o Asistente de diseño
 Creación de cuentas
 Copia de cuentas del maestro
 Búsqueda de cuentas
 Impresión del PUC
 Verificar el PUC
Jerarquía del PUC. A continuación describimos la estructura del PUC que rige actualmente.
Campo Long. Detalle
Cuenta 14 Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar,
en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa. Al asignar un
nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro,

explícito y completo, que por el solo nombre se
identifique lo que representa.
Descripción: 40 Es el detalle descriptivo del contenido de la
cuenta.
Alias 14 Es el nombre corto que se le asigna a una cuenta,
y que se usa para hacer una referencia rápida a

ella, cuando no se recuerda el código de la
cuenta, o simplemente porque es más fácil
memorizarla.
Nivel 1 Indica el nivel de la cuenta. Existen nueve niveles;
el último indica que se trata de una auxiliar, sin
importar el número de dígitos de la cuenta.
Tarifa 12 Permite incluir tarifas de impuestos, presupuestos
o valores base para liquidaciones especiales.
Las cuentas se clasifican por niveles del uno a nueve, y pueden contener hasta 14 dígitos.
X cuenta de primer nivel
XX de segundo nivel
XXXX de tercer nivel o mayor
XXXXXX de cuarto nivel
XXXXXXXX de quinto nivel
XXXXXXXXXX de sexto nivel
XXXXXXXXXXXX de séptimo nivel
XXXXXXXXXXXXXX de octavo nivel
Una cuenta auxiliar se identifica como de nivel nueve.
Una cuenta auxiliar debe tener más de 4 dígitos de identificación.

Una cuenta auxiliar deberá tener definidos sus niveles superiores.
Ejemplo 1:
1 ACTIVO
11 Disponible
1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)
111010 Caja menor (auxiliar, nivel nueve)
1120 Bancos (cuenta mayor, nivel tres)
Ejemplo 2:
1 ACTIVO
11 Disponible
1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)
1120 Bancos (Cuenta Mayor, nivel tres)
102010 Nacionales (nivel cuatro)
10201001Banco de Bogotá (auxiliar, nivel nueve)
Importante: Los niveles de las cuentas aumentan siempre en dos dígitos.
Inválido: 110505001 112010001
Correcto: 11050501 11201001
Asistente de diseño de PUC
El programa incluye un plan maestro con más de 3.000 cuentas, clasificadas según el tipo de empresa:
 Comercial
 Industrial
 De servicios
Usted puede seleccionar alguno, o combinarlos según la razón social de su empresa.
Adicionalmente se dispone de un módulo para que el usuario pueda actualizar el plan de cuentas
maestro. Para ello, consulte el apéndice sobre el editor del maestro. El proceso de importar un plan
se ejecuta dando clic en el botón importar (en forma de carpeta) y seleccionando una opción: Entre
PUC mínimo o el PUC sugerido.
El Asistente consta de dos partes principales: a la izquierda aparece un Plan Maestro de cuentas, que
son las cuentas sugeridas para el tipo de empresa que usted indicó. A la derecha aparece el plan de
cuentas de su empresa. Ambos están organizados en forma de árbol, el cual puede expandir o
comprimir su presentación dando un clic en la parte izquierda del renglón deseado:
[+] Indica que contiene cuentas bajo su orden. Al dar un clic se expande su presentación.
[-] Indica que contiene cuentas bajo su orden y al dar un clic se comprime su presentación.
Así mismo, existe una casilla para cada cuenta, la cual le permite seleccionar o deseleccionar. Esta
opción es muy útil para indicar cuáles cuentas se desean copiar en el maestro, y cuáles desea eliminar
en el PUC de su empresa.
Crear cuentas. En la parte inferior del PUC de su empresa aparece un formato para ingresar cuentas
nuevas. Para ingresar una nueva cuenta, escriba el código, la descripción, el presupuesto o la tarifa,
el nivel (9 si es auxiliar) y un alias. Dé Enter para grabar. Este formato también sirve para editar alguna
cuenta existente, para lo cual debe dar doble clic sobre la lista de cuentas.
Búsqueda de cuentas
Para buscar una cuenta determinada, presione el botón correspondiente. Indique el número de la
cuenta o su descripción, y dé un clic en aceptar para iniciar la búsqueda. El programa mostrará una a
una cada ocurrencia, y usted tiene la opción de continuar o cancelar la búsqueda.
Impresión del PUC
Para imprimir el PUC, dé un clic en el botón de imprimir: aparecerá en la pantalla una vista previa del
reporte; si desea imprimir en papel, dé un clic en el icono de la impresora, y seleccione las páginas.
Verificación de cuentas. Cuando termine de editar las cuentas, y antes de cerrar, el asistente del PUC
el programa verificará todas las cuentas, asegurándose de que tengan los datos y las relaciones
adecuadas.
Cuando termine este proceso, usted podrá acceder al manejo de las otras carpetas del programa.
AGENTES
Las clases de agentes pueden ser operarios, vendedores o cualquier otra persona relacionada con los
procesos administrativos del sistema. Podrían dividirse por zonas o algún rango o clasificación que
designe la empresa. Dentro de esas clases se incluyen los vendedores, los cuales se identificarán por
el número del NIT (registrado previamente dentro de los terceros).
 Creación de grupos
 Creación de agentes
Creación de grupos. El programa ofrece la opción de agrupar los vendedores de acuerdo a como el
usuario lo requiera. Puede crear grupos por ciudades, zonas o regiones y nombrarlas según sea más
conveniente. En ella podremos crear carpetas de grupos llamados zonas. Una zona puede ser un
sector, una ciudad o un país.
Ciudades
Para crear una zona dé clic en “Nuevo”; en pantalla aparecerá un formato que le solicitará los datos
básicos. Para grabar, dé un clic en “Aceptar”.
Cuando haya creado una zona, usted puede acceder a ella dando clic. En ese momento aparecerán
los establecimientos de esa zona. Cuando una zona es nueva, aparecerá la lista en blanco, entonces
proceda a incluir un nuevo establecimiento o centro de costo.
Un ejemplo de grupos por ciudades sería: Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla.
Y una agrupación por zonas: Centro, Chapinero, Unicentro, Internacional, y Salitre.
Creación de agentes. Dentro de un grupo usted podrá insertar un agente, con sus correspondientes
datos.
En este formato se incluyen las tarifas que se van a liquidar, las comisiones de ventas, la comisión por
recaudo de cartera y la meta de ventas.
Para grabar el registro del agente, dé clic en el botón “OK”

CONTACTOS
Uno de los elementos importantes e indispensables en todo proceso contable son los terceros,
personas naturales o empresas con las cuales se realizan transacciones.
 Creación de clases de terceros
 Creación de grupos de terceros
 Creación de terceros
Dé clic a la carpeta de terceros para acceder a ellos. El programa le permite ordenarlos por grupos.
El número del grupo se asigna automáticamente; sólo requiere escribir la descripción. Para finalizar
dé clic en el botón de aceptar, después de lo cual puede cerrar la ventana del formato.
Incluir terceros. Usted puede incluir un nuevo registro dentro de las carpetas de clases y grupos de
terceros. Para ello, dé clic en “nuevo. En pantalla aparecerá un formato como el siguiente:
Cada tercero queda grabado en una tabla, y se le asigna un código o número de secuencia. Ese
número es el ID que permite acceder a él rápidamente en la grabación de documentos y movimientos

contables. Este número aparecerá en todos los reportes que involucren los terceros.
En la información adicional se requiere el número de NIT o identificación tributaria. Escríbalo sin
puntos ni comas y con el dígito de verificación. Si no conoce el dígito de verificación, de clic en el

botón [-?] para averiguarlo.
El formato de terceros consta de tres páginas: en la primera se incluye la información básica; en la
segunda la información adicional, que es opcional. Los datos mínimos que requiere el formato para
ingresar un tercero son el NIT, la razón social y el contacto.
Junto al nit, hay un botón donde puede consultar la información de la empresa en la superintendencia
de sociedades.
La tercera página incluye la información sobre los impuestos municipales o regionales. Su clasificación
está dada por la tabla de códigos de comercio.
En el formato se ha definido una casilla separada para el registro de la razón social, la cual será el
nombre que aparecerá en todos los documentos como facturas, remisiones, cheques y otros. Para las
personas naturales se deberá escribir el nombre completo en la razón social y los apellidos y nombres
separados en las casillas correspondientes, con el fin de poder exportar adecuadamente la

información hacia lo medios magnéticos o hacia otros programas como Outlook. Al momento de
grabar se compondrá la razón social uniendo los apellidos con los nombres.
Búsqueda de NIT. El programa incluye una lista de más de 2.000 NIT de grandes contribuyentes de
Colombia. Si usted introduce un NIT de los que trae el programa, automáticamente le aparecerán los
datos relativos de ese tercero. Para incluirlo en su lista de terceros, dé clic en aceptar. Si desea buscar
un tercero entre la lista de los que tiene el programa, presione F4 en la casilla del ID. Aparecerá en
pantalla un formato en el cual puede indicar el nombre parcial o parte del NIT. Si da clic en el botón
de búsqueda, aparecerá una lista de las ocurrencias. Dé clic en la lista para transferir el tercero a su
empresa.
Ubicación georeferenciada
Junto a la dirección física del contacto, hay un botón que conducirá a la ubicación geográfica del
tercero
PRODUCTOS
Los productos son los objetos que comercializa la empresa. De ahí que sea importante llevar un
registro detallado de cada uno, y de sus movimientos. Contabilidad Visual incluye los procesos de
contabilización de valores y de cantidades.
Dentro de la carpeta de productos registramos primero las clases, luego los grupos y finalmente los
productos.
Clases de productos. Es el primer nivel de agrupamiento. Utilice estos grupos de acuerdo a sus
requerimientos o al tipo de negocio que maneje. Veamos algunos ejemplos:
Ferretería:
Máquinas y equipos
Herramientas
Servicios
Restaurante:
Materias primas
Alimentos terminados
Servicios
Almacén de computadores:
Equipos
Programas
Suministros
Servicios
Y así sucesivamente. Para grabar las clases de productos presione la tecla insertar o dé clic en “nuevo”.
Aparecerá un formato como el siguiente:
La clase se numera automáticamente; usted sólo tiene que escribir la descripción y dar clic en aceptar.
Grupos de productos. Dentro de cada clase podemos incluir un nuevo agrupamiento, por grupos o
líneas de productos.
Ejemplos:
Almacén de computadores:
Terminados:
Equipos
 Computadores
 Impresoras
 Monitores
 Telefonía
 Seguridad
Programas
 Sistemas operativos
 Aplicaciones de oficina
 Aplicaciones caseras
 Herramientas de desarrollo
 Utilitarios
Suministros
 Cintas
 Tintas
 Papel impresora
 Discos
Servicios
 Instalación equipos
 Instalación software
 Vacunación
 Copias de respaldo
 Arriendo
Insumos:
Materiales
 Pegamento
 Cintas adhesivas
 Tornillos
 Etiquetas
El grupo se numera automáticamente, usted sólo necesita indicar la descripción.

Grabación de productos. Cuando ya tenga creadas las clases y los grupos de productos, podrá incluir
los ítems de su inventario. Para ello, abra un grupo de producto y luego dé clic en nuevo, o pulse la
tecla “insert”.
Posteriormente, cuando desee modificar los datos del producto, dé un clic derecho sobre el producto
y seleccione la opción de propiedades. Aparecerá un formato como el siguiente:
Formato de edición de productos
Referencia: Es el código único de identificación del producto; usted puede incluir números o
letras, hasta 14 caracteres. Es ideal para incluir la referencia del producto.
Descripción: Incluya el nombre del producto.
Marca: Nombre del fabricante.
Precio: El precio de costo.
Unidad: La medida o el tipo de envase. Por ejemplo: unidad, caja, bolsa, libra, botella, etc.
Dimensiones: Tamaño del empaque o presentación. Por ejemplo: 12 x 15 x 10
Contiene: Número de unidades contenidas en un empaque. Por ejemplo, 12 unidades, o ½

docena o simplemente uno.
Mínimo Control de stock sobre la cantidad mínima para solicitar y abastecer los productos
y evitar quedarse sin mercancía mientras se agotan los inventarios.
Máximo Cantidad máxima recomendada para tener en existencia según su volumen de
rotación y evitar un sobrecosto en mercancías almacenadas.
En la casilla de precio de venta usted puede aplicar una fórmula para calcular el precio de costo. Por
ejemplo, +15%; cuando oprime la tecla “enter”, aparece el resultado.
Publique sus productos en su Home Page. Contabilidad Visual está diseñada para almacenar la
información acerca de sus productos y publicarlas en Internet. Para ello cuenta con un contenedor de
información, con el fin de publicarla en páginas Web.
Documentos relativos. Cuando se han realizado movimientos en los inventarios, al dar clic en la lista
de productos se abrirá la lista de documentos que contienen movimientos dentro del periodo
contable seleccionado. Ésta es una forma ágil de manejar los movimientos por producto.
Impresión de la lista de productos. Para obtener una lista de los productos, dé clic en el icono de
imprimir.
Impresión de lista de productos
Para ampliar esta información vea también: Grabación de documentos, Movimientos de inventario
CENTROS DE COSTO
El programa tiene la capacidad de manejar centros de costo ordenados por clase y grupo. Una clase
de centros podría ser la ciudad, y ella podría contener varios grupos que pueden ser las zonas o
sucursales de la empresa.
CV tiene la capacidad de manejar diferentes centros de costo para el control contable y del inventario
de productos.
 Creación de zonas
 Creación de centros de costo
Al crear una empresa, automáticamente se crean los primeros cuatro clases, con sus respectivos
grupos:
 SUCURSALES
o Locales
 Principal
 Sucursal
o Externas
 Proveedores
 Clientes
 BODEGAS
BODEGA UNO
BODEGA DOS
 DEPARTAMENTOS
o DEPARTAMENTO UNO
DEPARTAMENTO DOS
EL CENTRO DE COSTO ‘PRINCIPAL’ ES EL PRIMER ESTABLECIMIEN TO, QUE SE
INSERTÓ AUTOMÁTICAMENTE AL CREAR LA EMPRESA.
Establecimientos. La opción “Establecimientos” permite identificar su agrupamiento como centros
de costo, bodegas, sucursales, departamentos, o cualquier otro tipo de identificación, el cual

establecerá un conjunto de terceros, documentos, o productos.
Para ver los detalles del centro de costo lo seleccionamos y presionamos F4, para entrar en edición.
Formato de captura de centros de costo
Impresión. Para obtener una impresión de los datos del centro de costo editado, dé clic en el icono
de imprimir.
Impresión de los datos de un centro de costo

FORMAS DE PAGO
CV contempla la definición de formas de pago relacionadas con un documento. Ésta identifica la
forma en que se realiza la transacción de compra o venta.
En este formato es posible asignar la cuenta del PUC que se prefiera. Es decir, si se trata de un
pago en efectivo, se asignará la cuenta de caja general; si es un pago en cheque, se deberá asignar
una cuenta del PUC relativa a bancos.
Cuando se establecen los parámetros de la autocontabilización de un concepto de un documento,
es posible invocar la cuenta que se ha definido como preferida, usando la función @ctafp
indicada en la casilla de la cuenta. También es posible invocarla en el proceso de contabilización

manual.
Para saber más, consulte: Autocontabilización Grabación de documentos

DOCUMENTOS
Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lógico, también están organizados en carpetas contenedoras, según el tipo y concepto, para
tener acceso fácil a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una
selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
 Clases de documentos
 Grabación de documentos
 Consulta
 Anulación
 Contabilización
 Movimientos de inventarios
CV clasifica los documentos según el tipo y concepto. Éstos están definidos para numerarse
automáticamente desde el número uno. Si su empresa ya tiene utilizados algunos, y desea continuar
con una numeración, puede editar el tipo de documento y cambiar el número de secuencia.
Clases de documentos. Según el tipo, los documentos están subdivididos en diferentes conceptos.
Jerarquía de los documentos:
Tipo: FC, FV, ND, NC…
Concepto
Detalle
Ejemplo:
Tipo: FC
Concepto: Pago de energía eléctrica
Detalle: Consumo mes de enero de 2003
Concepto: Compra de suministros
Detalle: Tintas para impresora
Otros tipos de documentos. Además de los ya existentes, usted puede crear otros tipos de
documentos, o modificar los actuales. Para ello, simplemente inserte o edite la clase de documento
que desee. Lo importante es que la abreviatura que indique sea una combinación de dos letras que
no esté siendo utilizada en la siguiente lista:
Clase Nombre Descripción

DC
AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros

AM Amortizaciones Amortizaciones
CB Consignación Consignaciones bancarias
CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja
CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso
CN Nómina Comprobante de pago de nómina
CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal
DP Depreciaciones Depreciaciones
FC Compra Compras de mercancías y productos
FV Factura Venta Venta de productos
DV Devol. Ventas Devolución de ventas
DC Devol. Compras Devolución en compras
NC Nota Crédito Nota crédito
ND Nota Débito Nota débito
OD Compr. Inicial Comprobante inicial
TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas
propias
CT Cotización Cotización de mercancías
EN Entrada Entrada de mercancías sin factura

SA Salida Salida de mercancía sin factura
PR Provisiones Provisiones
Por ejemplo, para crear un tipo de documento llamado “Comprobante de Contabilidad”, la sigla
recomendada sería “CC” y así sucesivamente. El tipo del documento debe ser de dos letras y se debe
colocar en la casilla de Alias, en las propiedades de la carpeta. Recuerde: la sigla o abreviatura del
documento se debe escribir en la casilla de ‘Alias’, en las propiedades del tipo de documento.
Para acceder a las propiedades de los documentos, de clic derecho sobre la lista de tipos de
documentos, sobre alguna clase de documento y seleccione la opción de propiedades.
En el caso de movimientos de inventarios que no afectan valores contables, es aconsejable utilizar los
tipos de documentos “RM” para registrar el envío de mercancías (remisión) y “RC” para el registrar la
entrada o recepción de mercancías. En los reportes de inventarios aparecerán los movimientos “Rm”
en las salidas, y los “RC” en las entradas.
Es posible entonces predefinir los conceptos más comunes para cada tipo de documento.
Cada concepto es una carpeta que contendrá los documentos relativos.
Organización de documentos. Están clasificados por tipo (FC, FV, ND...) y cada uno contiene un
grupo según el concepto (pago de servicios..., abono a factura...), y finalmente la lista de documentos.
Podemos entrar a un documento (Enter) o editar su encabezado (F2).
Los documentos que mueven inventarios son los siguientes:
Entradas de FC = Factura de DV = Devolución EN = Entradas
mercancía: compra ventas
Salidas de FV = Factura de DC = Devolución SA = Salidas

mercancía: venta compras
El documento TR (Traslado) no afecta la valorización de inventarios, simplemente se utiliza para mover
mercancía propia entre bodegas.
Documentos como la cotización y el pedido no afectan los inventarios.
Grabación de documentos. Para su justificación, los asientos contables deben tener un soporte con
los siguientes datos:
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite
 Nombre, número y fecha del comprobante
 Descripción del contenido del documento
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
ESC Cancela edición.
 Inicialmente cancela la edición de la casilla
 Si se presiona nuevamente, salta a cancelar el Doc.
F5 Graba y sale. Lo mismo que presionar el botón OK
PdDn Avanza página
PgDn Regresa página
Un documento consta de un solo encabezado y varios cuerpos (contables, inventarios y activos),
según se seleccione en la barra informativa.

Entrada de un documento nuevo. Cuando se está observando la lista de documentos se puede
presionar la tecla Insert, o dar clic en “Nuevo” para ingresar el registro de un documento nuevo.
En el formato del encabezado se incluye la información básica del documento. Cuando termine la
entrada de los datos básicos del documento, presione el botón “Guardar”, y el programa pasará al
proceso de contabilización.
Información básica. En ella se escribe o se escogen los datos básicos del documento, que son los
siguientes:
 Tercero. Escriba el número del tercero al cual se está refiriendo el documento. En este campo
también es posible escribir el alias de un tercero. Otra opción es dar clic en el detalle del
tercero, aparecerá entonces una ventana que le permite buscar un contacto por número de
identificación o por razón social.
 Buscar un tercero. Para seleccionar alguna ocurrencia puede presionar la flecha hacia arriba
o hacia abajo, avanzando o retrocediendo entre registros de terceros. Si desea, también
puede buscar en la lista de terceros presionando F4 o dando clic sobre la descripción del
tercero.
 Fecha. Fecha de emisión del documento.
 Fecha de vencimiento. Se utiliza en el caso de facturas de venta, las cuales tienen una fecha
de vencimiento comercial.
 Relativo. En el caso de que se realice un pago, aquí se informa el número de la factura que
afecta el pago. En el caso de una compra, incluya aquí el número del documento recibido.
Para consultar la lista de documentos relativos, presione la tecla F4 en este campo.
 Concepto. Escriba el concepto descriptivo del documento o seleccione alguno de la lista si

los tiene definidos.
 Detalle. Información descriptiva del documento.

 Forma de pago. Seleccione alguna de la lista.
 Base. Incluya el valor base para la liquidación contable del documento. Este valor se tomará
para el cálculo del IVA, retención, etc. (ver automatización contable).
 Cuenta Banco. El número de la cuenta del banco del cual se gira el cheque, o al cual se
consigna.
 NumDoc. Indique los cuatro últimos dígitos del número del documento.
 Vendedor. Seleccione el vendedor
 Observaciones. Algún comentario adicional del documento
 Archivo. Localización donde se guarda físicamente el documento. Por ejemplo A10: indica la
columna A, la casilla 10 del estante de archivo.
 IVA. Porcentaje del IVA.
 RetFte. Porcentaje de retención en la fuente.
 Plazo. Número de días de plazo para el pago del documento.
 RetICA: porcentaje de Retención ICA.
Lista de documentos de un concepto. Al dar clic en una carpeta, aparecerá la lista de los
documentos que contiene. Es una forma sencilla de ordenar y ubicar los documentos de acuerdo al
concepto y detalle.
Consulta de todos los documentos de una clase. Mientras usted está dentro de la carpeta de
grupos de documentos, es posible ubicar cualquiera de ellos por su identificación. Cada documento
se identifica por su clase y el número de secuencia. Por ejemplo, la factura de Venta número 5645, se
identifica como FV5645. Para el programa es indiferente si se incluyen los ceros a la izquierda en el
número (FV005645).
La primera carpeta que aparece en la lista de grupos de conceptos de documentos es “Todos”; en ella
aparecerán todos los documentos relativos a esa clase. Al entrar en las otras carpetas sólo se listarán
las de algún concepto específico.
Búsqueda de documentos. Para buscar, dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas.
La búsqueda es intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le
solicitará el número de la factura; si está dentro de la carpeta de “c. egreso”, le solicitará el número
del comprobante de egreso, y así sucesivamente.
Anulación de un documento. El programa no permite eliminar un documento existente; sólo

permite anularlo. La operación de anulación eliminará los correspondientes movimientos contable y
de inventarios que tenga el documento, y solicitará una causa, que quedará registrada en las
observaciones del documento. El concepto del documento también será marcado como
“ANULADO”; en la lista aparecerá como oculto, y no se podrá dar clic en él para modificarlo.
Confirmación de la anulación
Contabilización. Para entrar un movimiento se presiona la tecla Insert, o se da clic en la casilla de
cuentas de los registros contables. Cuando se ingresa el código de la cuenta también se informará
la ruta de la cuenta, y ésta estará disponible cuando ubique el puntero del mouse sobre la casilla de
descripción de la cuenta. Ahí aparecerá la descripción breve de las cuentas de mayor nivel de la
cuenta a la que ha entrado.
En cualquier momento usted puede presionar la tecla Esc para cancelar la entrada de un dato, o Enter
para aceptarlo.
Cuando usted accede un documento, aparece un formato con un encabezado, un cuerpo y un pie de
documento. Cada uno de ellos cumple una función de identificación detallada de información acerca
de la naturaleza del documento.
Encabezado del documento. Contiene la descripción básica del documento. Aparece en la parte
superior del formato.
El encabezado del documento tiene una vista básica y una vista extendida. Para detallar mas opciones
del encabezado, deslice las correderas que aparecen en la parte derecha del encabezado.
La información básica es la necesaria para clasificar y liquidar el documento contable. La identificación
de tercero, la fecha de expedición, de vencimiento, el concepto y demás casillas deberán ser

diligenciadas de acuerdo con el tipo de documento.
Cuando dé clic en un documento, aparecerá el formato para ingresar los movimientos contables. En
la parte izquierda aparece el árbol con el plan de cuentas de su empresa, del cual puede seleccionar
la cuenta auxiliar para registrar su movimiento.
Para ingresar un movimiento contable debe incluir el código de la cuenta, el cual también lo puede
seleccionar del árbol del PUC que aparece en la parte izquierda del formato. En la parte inferior del
PUC aparece un detalle de la cuenta que está señalando; el saldo anterior (al inicio del periodo), los
movimientos y el nuevo saldo a la fecha. Luego, según la naturaleza del movimiento, usted debe
indicar la cantidad DB o CR en la casilla correspondiente. Cuando dé Enter, el movimiento quedará
grabado y aparecerá en la lista de detalles de movimientos contables.
Detalle de Movimientos. Aparece en la parte derecha de cada página y contiene una línea de edición
para entrar o modificar los movimientos.
Línea de edición. Le solicita el código de la cuenta y el valor débito o crédito para abonar al
documento. Al darle entrada se añadirá a la lista de movimientos.
Edición de movimientos. Dé un clic en la lista de movimientos, sobre el renglón que desea modificar.
Inmediatamente el movimiento pasará a la línea de edición donde puede cambiar el código de la

cuenta o su valor débito o crédito.
Inversión de naturaleza del movimiento. Algunas veces se registra equivocadamente un valor en

DB que correspondía a CD; entonces, usted tendría que borrar el valor y escribirlo en la otra casilla.
Cuando el movimiento esté en la línea de edición, puede presionar la tecla Scroll para invertirlos.
Línea de estado. Contiene el detalle de la información que se está procesando, la tasa de cambio del
día, y la suma de los movimientos. En contabilidad aparece la suma de los débitos y créditos, y el
balance; en inventarios aparece la suma de precio de venta, la suma del costo, y la diferencia.
Navegación de cuentas. En las casillas débito o crédito usted puede navegar entre las cuentas
auxiliares. Es decir, si se requiere alguna cuenta auxiliar, digite los números de la cuanta mayor y
presione la flecha hacia abajo para ver la siguiente cuenta auxiliar, o la flecha hacia arriba para ver la
anterior.
También es posible navegar a través del PUC, dando los dos primeros dígitos de la cuenta y luego
presionando la fecha hacia arriba o hacia abajo, para seleccionar entre las cuentas auxiliares
disponibles.
Otra posibilidad es consultar la lista de cuentas presionando la tecla F4. Es recomendable que escriba
por lo menos los primeros dos dígitos de la cuenta que desea buscar.
Otra opción es la de dar clic en el cuadro sombreado que está debajo de la casilla de cuenta. Como
se podrá observar, son diversas las posibilidades de seleccionar una cuenta.
Vistas. Los movimientos se pueden observar de diferentes formas: iconos grandes, pequeños o con
los detalles. Aquí puede fijar la vista deseada.
Ordenar los movimientos. En cualquier momento puede dar un clic en el encabezado de la columna
para ordenar ascendentemente los movimientos. Si da clic nuevamente sobre la columna, se invertirá
el orden a descendente.
Extracto de documentos. Un documento básico es aquel que contiene la información sobre una
transacción comercial y que puede dejar pendientes saldos por cobrar o por pagar. A ese documento
básico se enlazan otros documentos como cobros o pagos relativos. Pueden ser varios documentos
en diferentes periodos, incluso por fuera del rango seleccionado.
Cuando dé clic en la pestaña de documentos relativos, se presentará un pequeño extracto relativo a

ese documento básico.
CONTABILIZACIÓN DE F ACTURAS DE VENTA DEL PROVEEDOR.

En este proceso se toma en cuenta la nueva tarifa del CIIU, que depende de la actividad económica
del cliente:
Tarifas: actividades económicas
3% 0111 a 0322
1011 a 3320
4511 a 4799
1.5% 0510 a 0990
3511 a 3900
.6% 3511 a 3513
4111 a 4390
4911 a 9900
Impresión de un documento. El botón de impresión es sensible al ambiente. Eso quiere decir que
dependiendo de qué vista esté en pantalla, él producirá una impresión respectiva. En un documento,
cuando se está observando la lista de relativos, imprimirá la lista de documentos relativos. Si se está
en la parte de contabilización, imprimirá la nota contable respectiva.
Impresión de un Comprobante de egreso
En la mayoría de los documentos se tiene la opción de seleccionar entre diferentes formatos, como
completos, personalizados o formas Minerva.
Formato Descripción
CEgreso Formato completo estándar
CEgreso02 Formato completo estándar más pequeño
CEgreso 03 Formato completo sin logotipo
CEgreso2006 Para imprimir en forma Minerva 2006
CEgreso2007 Para imprimir en forma Minerva 2007

Para seleccionar el formato deseado, dé clic derecho sobre el ícono de impresión. Aparecerá una lista
de 3 formas, y la última opción que es asignar. La opción “asignar” le permitirá escoger una opción
de la lista adicional de formatos disponibles.
Selección de formato
En esta pantalla usted puede escribir el nombre del formato o seleccionarlo de la lista disponible,
dando clic en el botón “explorar” (…).
Fijar los márgenes: Es posible variar los márgenes para la impresión de cada tipo de documento de
soporte. Para ello podrá variar el margen superior, inferior, izquierdo y derecho en pixeles (un pixel
equivale aproximadamente 256 micras; o sea a .256 milímetros).
Márgenes predeterminados. Al crear un formato de un documento, se fijaron unas márgenes
estándar. En cualquier momento puede restablecer esos márgenes dando cli en el botón de
predeterminado.
Selección de archivo de formato

Esta lista es sensible: si está en comprobantes de egreso, sólo le mostrará los formatos cuyo nombre
empiece por CEgreso. En el caso de facturas, la lista será de los que empiecen por factura, y así
sucesivamente.
Facturas de compra y de venta
Nota contable de una compra

Registro de inventarios de una compra
Impresión en forma Minerva
Comprobantes de ingreso y egreso

Salida de almacén en forma Minerva
Entrada de fórmulas. Cuando se está contabilizando un documento, es posible entrar fórmulas o

funciones en las casillas débito y crédito. Éstas serán resueltas inmediatamente, cuando se dé entrada
en la casilla. Es decir, si usted desea puede escribir algo así: = 125*300, y cuando dé “enter” aparecerá
el resultado.
El sistema de formulación es muy potente, lo cual le permitirá la entrada de funciones sofisticadas

que involucren incluso variables del documento. Por ejemplo: = vrBase*porIVA/100
Todas las funciones inician con el signo igual. Para saber más de las funciones disponibles, consulte
la lista de funciones al final de este manual.
Filtros. El programa maneja los documentos consecutivamente, ordenados por fecha. La forma más
eficiente de trabajar es restringir la consulta a un determinado periodo o grupo de documentos. Para

ello se aplican los filtros, con los cuales podemos seleccionar un grupo de documentos que cumplan
con una condición determinada.
Filtro de periodo. Todos los documentos son grabados consecutivamente en una sola tabla, según
su orden en el tiempo. Cuando usted trabaja, todos están disponibles para su consulta. Cuando se
tienen muchos documentos, es más práctico fijar un periodo de trabajo, el cual delimita los
documentos grabados entre una fecha inicial y una fecha final, que nos define un periodo de trabajo,
diferente a un periodo contable o a un periodo fiscal. Por ejemplo, si seleccionamos el periodo
contable del 1 de enero al 31 de julio de 1999, el programa mostrará todos los documentos
comprendidos entre estas fechas. Este periodo se tendrá en cuenta al momento de producir reportes
mensuales o semestrales detallados.
Los periodos contables se fijan automáticamente con el cambio del año, y si usted desea puede
modificar sus rangos con el administrador.
Totalizar. Cuando se han grabado varios documentos en el periodo actual, o se han cambiado o
insertado otros en periodos anteriores, es necesario actualizar los saldos de las cuentas de nivel. Esta
opción se podrá activar cuando desee imprimir reportes que involucren las cuentas de nivel o totales
del periodo.
REPORTES
El programa tiene la capacidad de producir reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes:
 Generales. Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan
de cuentas.
 Auxiliares. Presentan informes auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y
resumen de documentos.
 Oficiales. Agrupa los informes oficiales contables.
 De inventarios. Maneja los informes de productos, clasificación y estado.
 De compras. Informes de compras de productos.
 De ventas. Informes de las ventas de productos.
 De cartera. Informes sobre las cuentas con terceros.
 Tributarios. Informes de pago de impuestos.
 De control. Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de

documentos.
Reportes de Activos fijos
ClasesAF Clases de Activos fijos
EtiActivos Etiquetas de Activos fijos
GruposAF Grupos de Activos
MovsAct Movimientos de Activos
UbicaAF Ubicación de Activos fijos
Total 5 reportes
Reportes
auxiliares
AuxDocs Auxiliar de documentos
BalanceAux Balance de auxiliares
CEgreso Comprobantes de egreso
CXC Extractos CXC
CXP Extractos CXP
DetDoc Detalle del documento
DetDocsTer Detalle de docs. por tercero
Documentos ordenados por

DocsConcep
concepto
DocsFecha Docts. consolidados por fecha
DocsRel Extracto por documento
DocsTer Docs. por tercero
MovsCta Movimientos por cuenta
MovsCtaCC Movs x Cta x Centro de Costo
MovsCtaConcep Movs x cta x concepto
MovsCtaMes Movimientos por cuenta por mes

MovsCtaTer Movs x Cta x Tercero
MovsCtaTerM Movs x Cta x Tercero x mes
MovsFecha Movimientos por Fecha
MovsTer Movs por Tercero por cta.
Planilla Resumen diario
ResDocs Resumen de Documentos
ResDocsCtaMes Resumen de Docs x Cta x Mes
ResDocsFecha Res Docs por fecha
ResDocsMesCta Resumen docs x mes x cta
SAnuales Saldos Anuales
Soportes Documentos de soporte
Total 26 reportes
Reportes de
control
CausalesNP Causales de no pago
ClasesBN Entidades financieras
ClasesDC Clases de documentos
ClasesMN Clases de Monedas

ClasesPF Periodos Fiscales
Control de numeración ordenado por

ControlDocs
mes
Definición Definición de la Empresa y C.C.
Funciones Lista de funciones de automatización
GruposBN Grupos de Ctas Bancarias
GruposDC Grupos de Documentos
GruposPF Periodos Contables
Huérfanos Documentos huérfanos
Inconsistencias Inconsistencias contables
Listados Lista de reportes
Operadores Operadores
PAAG Índices de Ajustes x Inflación
RazonesNV Razones de no venta
RetICA Tabla de retención ICA
Sucesos Sucesos del sistema
TRM Tasa de cambio
Total 20 reportes
Reportes
financieros
AvanceBal Avance del presupuesto
BalCompara Balance comparativo
VariaciónBal Variación del balance
Total 3 reportes
Reportes
generales
AFijos Lista de Activos fijos
Ajustes Tablas de ajustes por inflación
Centros Lista de centros de costo
ClasesPR Clases de productos
ClasesTR Clases de terceros
CtaBancaria Cuentas bancarias
Directorio Directorio telefónico
FrmPago Formas de pago
GruposPR Grupos de productos
GruposTR Grupos de terceros

IndicesPAAG Índices PAAG
Nits Lista de NIT
PUC Plan Único de Cuentas
PUC2 PUC en 2 columnas
Remisiones Remisiones de productos
Terceros Lista de terceros
Vendedores Vendedores
Total 17 reportes
Reportes
gráficos
GrBalance Balance comparativo anual
GrComprasCL Unidades compradas por clase
GrTRM Variación de la TRM
Total 3 reportes
Reportes de
inventarios
ComprasCL Total compras por clase
ComprasFecha Compras por fecha
ComprasGR Compras por grupo de producto
ComprasMarca Compras por marca
ComprasPR Compras de productos
ComprasTer Compras por proveedor
Existencia Existencia de productos
Factura2 Formato 2 de facturas
Facturas Facturas de venta
InvPromedio Inventarios promediado
InvValorizado Inventario valorizado
Lista de precios de productos para la

LPrecios
venta
MovsInv Movimientos de inventarios
Productos Lista de productos
ResCompTer Res. compras tercero
ResFact Resumen de facturación
ResFactCC Resumen facturas x centro costo
ResFactCiudad Resumen facturas x ciudad

ResFactVend Resumen facturas x vendedor
Tiquetes Tiquetes de venta
VentasCL Ventas por clase
VentasFecha Ventas por fecha
VentasGR Ventas por grupo
VentasMR Ventas por marca
VentasPR Ventas por productos
VentasTer Ventas por cliente
Total 26 reportes
Reportes
oficiales
CompDiario Comprobante de contabilidad
InvBal Libro inventarios y balances
LibroAux Libro Auxiliar
LibroDiario Libro Diario
LibroMB Libro Mayor y Balances
Total 5 reportes
Reportes comparativos. Frecuentemente necesitamos un reporte que nos presente los datos de un
periodo junto con los datos de otro, no necesariamente consecutivo. El programa ofrece la opción de
“salvar” un periodo para luego colocarlo junto a los datos de otro. El proceso es el siguiente:
 Seleccione el rango de primer periodo, y aplíquelo
 Presione el botón de salvar
 Seleccione el rango de otro periodo (puede ser incluso de otro año), y aplíquelo.
 Seleccione en reportes los financieros, y en ellos podrá apreciar los resultados

comparativos.
AUTO CONTABILIZACIÓN.
En los tipos de documentos, Contabilidad Visual tiene la capacidad de programar la contabilización
automática para algunos conceptos predeterminados.
Cuando se ingresa o se edita un concepto de un documento, es posible fijar los parámetros de auto
contabilización. Para ello, dé clic en el botón de auto contabilización para entrar en la edición de los
valores por defecto de un grupo de documentos.

En este formato usted puede asignar los valores que se aplicarán inicialmente cuando se cree un
nuevo documento. Asigne los valores como el NIT del tercero, el porcentaje de IVA, etc.
Otra ventaja muy importante es la de asignar las variables para autocontabilización que se aplicarán
en el momento de editar los movimientos contables de un documento.
El proceso de parametrización se realiza indicando el número de orden, la cuenta, el número del

tercero, la función en débitos o créditos. Los registros se graban automáticamente cuando se da
entrada al campo.
 Orden. Este número puede iniciar en cualquier orden, pero siempre se procesará de menor
a mayor. Por ejemplo, los parámetros podrían estar numerados como 2,4,6,8,10 o como
1,3,5,6,7,8 o como 1,2,3,4,5.
 Cuenta. En ella se indica el número de la cuenta auxiliar a la cual se debe aplicar el valor. Es
posible indicar un signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el

programa solicite el código de la cuenta. También es posible presionar F4 para buscar en la
lista de cuentas auxiliares y seleccionar alguna.
 # tercero. Este valor es opcional; usted puede escribir un código de un tercero, o

simplemente puede dejarlo en blanco. Para buscar entre la lista de terceros, puede presionar
F4.
 Débitos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar
el resultado de una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un signo
de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor.
 Créditos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar

una el resultado de una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un
signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el

valor.
Variables de la automatización
Relativas al documento actual:
=vrbase Valor base del documento
=vriva Valor IVA
=vrica Valor ICA
=vrretfte Valor Retención en la fuente
=vrretiva Valor Retención IVA
=vrretica Valor Retención ICA

=vrneto Valor Neto del Doc
Relativas a la cuenta PUC
=saldo Saldo (SaldoDB-SaldoCR)
=saldodb Saldo DB de la cuenta indicada
=saldocr Saldo CR de la cuenta indicada
=tipo número del tipo de documento
=plazo # de días de plazo del documento
=total Valor total del documento
=parcial Valor parcial (parcialdb-parcialcr)
=Cuentabco Número de la cuenta del banco
=parcialdb borra el parcial de los débitos (parcialdb=0)
=parcialcd borra el parcial de los créditos (parcialcr=0)
=santerior Saldo anterior o al inicio del periodo
=ctadesde Cuenta inicial
=ctahasta Cuanta final
=cuenta Código de la cuenta del PUC
=aliasC alias asignado a una cuenta del PUC

=nivel Nivel de la cuenta actual
Relativas al sistema
=base Nombre de la base de datos
=servidor Nombre del servidor de db
=usuario Nombre del usuario registrado
=computador Nombre del computador
=rreportes Ruta de los reportes
=color Color de fondo
=formato Formato de cifras numéricas
=reporte Nombre del reporte actual
=actual Fecha actual del programa
Relativas a la empresa
=empresa Nombre de la empresa
=ncentro Número del centro de costo actual
=centro Nombre del centro de costo actual
=iddoc Identificación del documento

=listap Número de la lista de precios
=tipoDC tipo del documento
=web Dirección de la página web
=mail Dirección de correo electrónico
Otras variables
=pi Valor de pi (3.14159..)
=e Valor de la constante e
=a Valor de la variable alfanumérica a
=x Valor de la variable numérica x
=y Valor de la variable numérica y
=z Valor de la variable numérica z
Relativas al programa
=ver Versión del programa
=nserial Clave del programa

Relativas a la facturación
=VrBase: Valor base del documento 0
=VrIVA Valor del IVA =vrBase * PorIVA
=PerIVA Porcentaje de IVA %
=VrRetFte Valor de la ret. en la fuente =VrIVA / 2
=PerRetFte % de retención en la fuente %
=VrICA Valor del impuesto de ICA =VrBase * PorICA
=PerICA Porcentaje de ICA %
=VrRetICA Vr Ret. en la fuente de ICA =VrBase * PorRetICA
=PerRetICA % de Retención de ICA %
=VrNeto Valor Neto =VrBase + VrIVA + VrICA
=VrTotal Valor Total =VrNeto - VrRetFte - VrRetICA
=VrCosto Costo de la Mercancía 0
=SCosto Suma del costo de la mercancía 0
=SVenta Suma total del valor de venta de la 0
mercancía
=SVenta2 Suma del valor de venta de la mercancía 0
con el 2% de IVA

con el 5% de IVA
con el 8% de IVA

con el 10% de IVA
con el 16% de IVA
Relativas a las cuentas del PUC
=Santerior Saldo anterior 0
=MDébitos Suma de movimientos DB
=MCréditos Suma de Movimientos CD
=Saldo Saldo de la cuenta =Santerior+MDébitos-Mcréditos
=ctafp Cuenta preferida según la forma de
pago
Relativas a la consulta
=SDébitos Suma de los Débitos

=SCréditos Suma de los créditos
=Total Vr Total =SDébitos+ SCréditos
Es muy importante tener en cuenta que hay tres variables que contienen el valor total del IVA en un
documento. Éstas son:
 La que constituye la suma del valor liquidado a cada producto según la tarifa indicada en las
propiedades del producto =sIVA (suma del iva)
 La que se calcula globalmente a la suma de todos los ítems facturados =vriva
 La que se calcula y acumula con base en la utilidad de cada producto =sIVA2
Impuesto AIU (administración, impuesto y utilidad del contrato). Se ha añadido una nueva
variable para liquidar este impuesto, la cual es:
=sIVA2 Contiene la suma del valor del IVA sobre la utilidad (AIU * vrIVA)
De tal forma que los servicios deberán estar registrados como productos. La utilidad es la resultante
del precio de venta menos el costo.
52359501 Servicio de Monitoreo =sVenta 0
24080211 Iva servicios 10% =sIVA2 0
23652503 Retencion 3% (base(232100) 0 =vrRetFte

22050505 Proveedor nacional 0 =total
Éste sería el resultado de un servicio de monitoreo de alarmas, con una base de 232,100, y una utilidad
de 21,100
52359501 Servicio de Monitoreo 232100 0
24080211 IVA servicios 10% 2110 0
23652503 Retención 3% (base(232100) 0 6963
22050505 Proveedor nacional 0 22247
Para entrar a definir los parámetros de autocontabilización de un concepto, entre en la lista de

conceptos de algún tipo de documento, por ejemplo:
Seleccione algún concepto y edítelo presionando F4 o dando clic derecho y Propiedades. Aparecerá
entonces el formato de edición de conceptos, en cuya parte inferior izquierda hay un botón de ítems
de autocontabilización. Cuando dé clic, aparecerá la lista de cuentas que se afectarán.
Si desea cambiar la forma de presentación de la lista, de clic en vista, y seleccione detalle.

En el ejemplo anterior vemos que para el comprobante de egreso, cuyo concepto es el pago de
servicio telefónico, se tomó el valor base y se contabilizó en la cuenta 513535 teléfono. El valor del
IVA se llevó a la cuenta 40815 gastos, y el valor total se acreditó contra bancos 110505.
Para añadir o editar un ítem, simplemente presione nuevo o edítelo.
Al definir estos paramentos, cuando ingrese un nuevo documento, en la parte de contabilización

podrá dar clic en la lámpara mágica que aparece en la barra de herramientas, y se contabilizará como
por “arte de magia”.
Para consultar la lista de cuentas auxiliares disponibles, presione F4 en la casilla de cuenta.
Par ver la lista de funciones disponibles, con su descripción, presione F4 en la casilla de débitos o
créditos.
Recuerde incluir el número de orden de autocontabilización, que le indica la secuencia de ejecución
del proceso. Es importante considerarlo si utiliza funciones de parciales que toman el saldo débito o
crédito del documento que se está autocontabilizando.
Otros ejemplos:
Comprobantes de ingreso
 Abono a crédito hipotecario
170505 @vrBase
110505 @vrBase
 Abono a factura de venta
130505 =vrBase
135518 =vrRetICA
135517 =vrRetIVA
135515 =vrRetFte
110505 =vrNeto
Factura de venta
 Venta de productos propios
Orden Cuenta Débitos Créditos
1 41352801 =vrneto
2 130505 =vrneto
3 14300501 =scosto
4 61352801 =scosto
 Ventas de productos en consignación
1 41352802 =vrbase
2 130505 =vrbase
3 940520 =scosto
4 910520 =scosto
 Ventas propias al exterior
1 41352801 =vrbase
2 130510 =vrbase
3 14300501 =scosto
4 61352801 =scosto
Comprobantes de egreso
 Abono a crédito hipotecario

1 170505 =vrbase
2 110505 =vrbase
 Pago factura de venta
1 110505 =vrneto
2 135515 =vrretfte
3 135517 =vrretiva
4 130505 =vrbase
 Venta de contado
1 613506 =scosto
2 145505 =scosto
3 13551705 =vriva
4 110505 =vrneto
5 413506 =sventa
 Venta de contado con IVA diferencial en productos vendidos

1 613506 =scosto
2 145505 =scosto
3 13551710 =siva10
4 13551716 =siva16
5 110505 =vrneto
6 413506 =sventa
También se pueden utilizar las variables =sIva5, =siva8 y =sIva2, en las cuales se acumula el valor del
IVA facturado del 5%, 8% y 2% respectivamente, y las variables =sventa2, =sventa5, =sventa8,
=sventa10 y =sventa16.
Otros
 Arrendamiento web
1 52209501 =vrbase
2 24080210 =vriva
3 23652505 =vrretfte
4 11100502 =vrneto
 Arrendamientos
1 42201005 =vrbase
2 24080102 =vriva
3 13050501 =vrneto
 Compras
1 143505 =vrbase
2 24080101 =vriva
3 236540 =vrretfte
4 22050505 =vrneto
 Contabilidad
2 236515 =vrretfte
3 23680501 =vrretica
4 233525 =vrneto
5 24080295 =vriva
6 23670505 =vriva
7 233525 =vrneto
 Digitación
1 513520 =vrbase
3 233530 =vrneto
3 Movimientos
 Mantenimiento
1 41559510 =vrbase
2 24080101 =vriva
4 13551702 =vrretiva
6 13050501 =vrneto
204 Pago factura banco
1 13050501 =vrbase
2 24080101 =vriva
6 11100502 =vrneto
288 Pago factura caja
1 13050501 =vrbase
5 110505 =vrneto
 Pago papelería
1 529530 =vrbase
2 24080201 =vriva
3 11100502 =vrneto
Autocontabilizar por lotes. Cuando se ha definido los parámetros de autocontabilización para un

concepto de un documento; y se han grabado varios documentos y no se han contabilizado, es
posible realizar el proceso por autocontabilización por lotes. El proceso es el siguiente:
1. Grave el encabezado de los documentos con el respectivo valor base y/o los
movimientos de inventarios de los respectivos documentos.
2. Ubíquese en el primer documento desde el cual desea iniciar a contabilizar. Por

ejemplo si se va a contabilizar desde el documento 10 hasta el último, entonces
ubíquese en el documento 10.
3. Ubíquese en la parte de contabilización del documento

4. De clic derecho sobre el ícono de la lámpara mágica. Entonces aparecerá un aviso:
¿Dese autocontabilizar el resto de documentos? Responda que sí. Y el programa

autocontabilizará el presente documento y avanzará al siguiente para
autocontabilizarlo; y así hasta llegar al último documento. El programa no afectará
a los documentos que ya estén contabilizados dentro de ese rango y simplemente
avisará que ya están contabilizados.
5. Si desea volver a contabilizar un documento o un rango de documentos, deberá
primero borrar los movimientos de la contabilización de cada uno de ellos y luego

proceder a recontabilizarlos.
Importación de documentos desde una hoja electrónica
En la hoja electrónica deberá colocarse las siguietes columnas:

ID 'número de identificación del tercero
NumDoc Número del documento relativo
Centro Número del centro de costo
vrBase valor base
obser Observaciones
dias Numero de días
En las siguientes columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar. Por
ejemplo en el caso de una nómina se pueden colocar los siguientes valores.
vrICBF % ICBF
vrCCF % caja comp fam
vrSENA % SENA
vrCes % cesantías
vrIntC % intereses cesantías
vrVaca % de vacaciones
vrPrima % de prima de servicios
vrEPS1 % de salud a cargo del empleado
vrEPS2 % de salud a cargo de la empresa
vrPen1 % de pensión a cargo del empleado
vrPen2 % de pensión a cargo del la empresa
vrARP % ARP
vrDev vr devengados
vrSDT vr Subsidio de transporte
vrHER vr horas extras y recargos
vrPres vr prestamos
vrBoni vr bonificaciones
SMLV salario minimo legal

STrasp vr sub transporte empresario
vrSTrasp vr sub transp empleado
vrPago Valor total a pagar
Estos valores deberá corresponder a la programación del la autocontabilización
Cierre de periodo fiscal. El programa contiene una tabla en la cual se incluyen las cuentas que se
deben cerrar al final de un periodo fiscal.
En los tipos de documentos existe uno llamado “Cierre periodo”, en el cual se deben crear los
documentos de cierre. Antes de autocontabilizar, asegúrese de aplicar el periodo que desea cerrar;
por ejemplo del 1 de enero de 2006 al 31 de diciembre de 2006. Para proceder a generar el cierre de
cuentas dé clic en el ícono de autocontabilización.
Ajustes por inflación. En las tablas del sistema también se incluyen las cuentas que se deben tener
presentes para realizar un ajuste por inflación, tanto de activos como de inventarios. En la tabla
aparece la cuenta mayor, la cuenta que hay que acreditar y la cuenta que hay que debitar. Por ejemplo,
en la cuenta 1405, se debe debitar el ajuste en la 470510, contra la 140599.
Para realizar el ajuste, asegúrese de seleccionar el periodo que va a ajustar, bien sea un mes o un año.
En documentos existe un tipo de llamado ‘Ajustes’, dentro de esa carpeta hay un concepto llamado
‘inflación’; dentro de ellos se deberá crear los documentos. Indique el encabezado descriptivo, grábelo
y de clic en el icono de auto contabilización para generar los movimientos de ajuste, se le solicitará
la tasa que se ha de aplicar.
IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PLANOS
Contabilidad visual ofrece la opción de importar documentos grabados en archivos planos.
PREPARACIÓN DE LA HO JA DE TRABAJO
El proceso de generación de archivos planos se puede realizar en cualquier procesador de palabra o en una hoja
electrónica de Excel.
Archivos planos
• encabezado del documento (columnas de la A

a la G)
• cuerpo o movimientos contables (de la columna
H en adelante, máximo 20 columnas)
Ese archivo de Excel hay que prepararlo con las siguientes columnas:
Columna Contenido
A: ID número de identificación del tercero
B: concepto concepto o detalle del documento ( ej. pago primera quincena de enero de 2013)
C: NumDoc Número del documento relativo ( por ejemplo el número de la cuenta bancaria en la
cual se consigna)
D: Centro Número del centro de costo
E: vrBase valor base
F: días Número de días
G: obser Observaciones
Nótese que en la primera columna va el id del tercero según el programa de Contabilidad, tal y como están en
los contactos.
En las siguientes opciones columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar
IMPORTACIÓN DE DOCUM ENTOS

Cuando se tiene preparado la hoja de trabajo en Excel, se procederá a grabarla, con un solo renglón de
encabezado, sin espacios o reglones vacíos, ni columnas vacías, tampoco escribir con comas ni caracteres
especiales. Recuerde que el símbolo decimal es el punto. Los formatos de archivos planos en los que se puede
exportar son de ‘separado por comas .CSV o el separado por tabulaciones .txt.
Guarde este archivo preferiblemente en la carpeta del directorio D:\ArchivosCV
Luego en el programa, ingrese al menú de herramientas, la opción de importar documentos y seleccione el tipo
de documento y el concepto. El programa le informará que variables de auto contabilización están definidas y el
orden de las columnas que se tendrán en cuenta. Nótese que los valores van desde la octava columna (columnas
de movimientos), y los valores de las columnas de la A a la F son para definir el encabezado del documento.
En el programa tiene la opción importar el archivo plano y tener una vista previa de los datos. De clic en el ícono
de lectura de datos (un disquete con un signo +) e indique la ruta y el tipo de archivo que desea importar. En
pantalla aparecerá la planilla que ha importado, y ahora puede hacer unas pruebas de validación, dando clic en
cualquier renglón de la lista. Al dar clic en un renglón de la lista, se validará el id del tercero, el detalle, el centro
de costo y las observaciones, también distribuirá los valores en las respectivas cuentas que se han definido en la
auto contabilización.
Si las columnas están en el orden correcto, proceda a generar los documentos dando clic en el botón de proceso
(ícono de la rueda dentada).
REVISIÓN DE UNA BASE DE DATOS
En algunas ocasiones la base de datos puede aparecer en color gris, señal que es “sospechosa”, o
contiene errores de integridad. Es posible ejecutar un chequeo y reparar la base de datos seleccionado
la opción de reparar en el menú (dando clic derecho sobre la base de datos). De igual forma, si se
intenta abrir una base de datos que está sospechosa, el programa le preguntará si desea revisarla. El
proceso de revisión tomará algunos segundos o minutos, dependiendo de la cantidad de información

que contenga. Esta opción puede ser ejecutada incluso sobre una base de datos que no esté marcada
como sospechosa, con el fin de verificar su integridad física.
Dentro de este proceso también se realizan otras verificaciones de la integridad de la información

contable, como las siguientes:
 Eliminación de cuentas inválidas del PUC.
 Eliminación de movimientos contables inválidos.

 Asignación del tipo de registro en terceros.
 Verificación de existencia del grupo de cada uno de los terceros, y de los productos. Si no
es válido lo asignará al primer grupo existente.
 Verificación del balance contable.
Para ampliar esta información también puede consultar: copia de seguridad, eliminar una base de
datos
INCONSISTENCIAS:
Presenta la lista de documentos cuya contabilización está descuadrada. Esto le permite detectar fácilmente los
documentos de cualquier tipo y de cualquier periodo, para poder arreglarlos.
En el ejemplo anterior observamos que hay un descuadre de $6’000.000 en la factura de venta numero 2010
Puede cerrar esta ventana informativa, y si desea volver a verla de clic derecho sobre la barra del
menú de carpetas y seleccione la opción de información.
UNIFICACIÓN DE TERCE ROS
En los procesos cotidianos del manejo del programa suelen suceder errores de escritura en el registro
de terceros, o se requiere consolidar dos cuentas de terceros en una sola. CV ofrece un proceso de
unificación de terceros que permite seleccionar algunos terceros y trasladar todos sus movimientos
al otro en forma automática. Este proceso afecta todos los documentos, movimientos contables,
vendedores, cotizaciones, autocontabilización, contratos, cuentas del PUC y centros de costos que se
refieran a ellos.
La unificación de terceros se utiliza en los siguientes casos:
 Errores de registro. Este proceso es importante cuando se han registrado documentos de

un mismo tercero bajo otros nombres, o con nombres incompletos.
 Fusión. En caso de que una cuenta de un tercero se fusione con otro tercero y se requiere
mantener un consolidado. También en caso de fusión de una empresa con otra. Tenga en
cuenta que este proceso fusiona todos los documentos y registros que existan en la base de
datos, y por ahora no es posible seleccionar un periodo determinado.
El proceso de unificación se encuentra entre las utilidades contables del programa y se llama
unificación. Tenga en cuenta que este proceso es irreversible.

Actual. En pantalla aparecerá un formato en el cual se indica el número de secuencia del tercero
actual que se desea reemplazar. Si no se conoce el número del tercero, puede presionar F4 para
buscar, o dar clic en la casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista.
Cambiar por. Escriba el número del tercero con el cual desea dejar los movimientos y documentos.
De igual forma, si no conoce o no recuerda el código del tercero, puede presionar F4 o dar clic en la
casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista.
Eliminarlo. Esta opción le da la posibilidad de eliminar el tercero errado o no deseado que se ha

indicado como actual, luego de trasladar los documentos y movimientos,
DUPLICACIÓN DE DOCUMENTOS
En algunas compañías es necesario duplicar los documentos como facturas de venta de un periodo
a otro debido a que los clientes son los mismos y los conceptos facturados también. Es el caso de las
inmobiliarias y las compañías de vigilancia, las cuales cobran la misma tarifa del mes anterior y son
muchos clientes cuyas facturas son iguales al mes anterior. Para ello CV tiene un asistente de
duplicación de documentos, el cual permite seleccionar un rango de documentos de un concepto
determinado y los duplica. Se duplican el encabezado del documento, y sus movimientos contables
y de inventarios. En esta duplicación también se actualizan los siguientes campos:
Fecha de emisión del documento: Se actualiza a la fecha actual del sistema
Documento relativo: Se apunta hacia sí mismo

LICENCIA
CONTRATO DE LICENCIA DE USO DE SOFTWARE V ISUAL SOFTWARE
Importante: Lea atentamente. Los componentes del programa Contabilidad Visual (CV) incluida
cualquier documentación en pantalla o electrónica (componentes de CV) están sujetos a los términos
y condiciones del contrato bajo el cual obtuvo la licencia para el producto CV de Visual Software,
descrito a continuación. Cada uno de ellos contiene un "Contrato de Licencia para el Usuario Final
(CLUF). Al instalar, copiar o utilizar de otra manera los componentes de CV, usted acepta quedar
obligado por los términos y condiciones del CLUF del producto de Sic Aplicable y de este CLUF
complementario. Si no acepta estos términos y condiciones, no instale, copie ni use los componentes
de CV.
Nota: si no tiene un CLUF válido para cualquier "producto de CV" (producto de contabilidad visual)
no está autorizado a instalar, copiar ni utilizar de otra forma los componentes de CV.
General. Visual Software le proporciona los Componentes de CV para que actualice, complemente o
reemplace la funcionalidad del Producto de SIC aplicable, y le concede una licencia para utilizar los
Componentes de CV bajo los términos y condiciones del CLUF del Producto, siempre que cumpla
todos dichos términos y condiciones.
Derechos y limitaciones:
* Por cada copia con licencia válida del Producto de CV aplicable también puede reproducir una copia
adicional de los Componentes de CV, únicamente con fines de archivo o para la reinstalación de los
Componentes de CV en el mismo equipo en el que se instalaron anteriormente los Componentes de
SIC. Visual Software retiene todos los derechos, titularidad e intereses de y sobre los Componentes
de SIC. Visual Software se reserva todos los derechos que no se conceden expresamente.
* Los Componentes de CV contiene tecnología que permite que las aplicaciones se compartan entre
dos o más equipos o PCS, aun si la aplicación se ha instalado en sólo uno de los equipos. Usted podrá
utilizar esta tecnología con todos los productos de aplicación de Visual Software para conferencias
entre varias partes. Con respecto a las aplicaciones que no son de Visual Software, deberá consultar
el contrato de licencia que se acompaña, o ponerse en contacto con quien ha otorgado la licencia
para determinar si éste permite compartir la aplicación.
La presente licencia de uso del SIC se adhiere exclusivamente a un equipo; en caso de pérdida total
del equipo, también se perderá la licencia.
El CV incluye componentes restringidos de Microsoft, de los cuales Visual Software se ha adherido a
sus licencias de uso. De tal forma, se traslada las restricciones al usuario final de las siguientes
condiciones:
Usted se compromete a no exportar ni reexportar los Componentes de CV o ninguna parte del mismo,
o ningún proceso o servicio que sea el producto directo de los Componentes de CV (los anteriores se
denominan conjuntamente "Componentes Restringidos"), a ningún país, persona física o jurídica o
usuario final sujeto a las restricciones de exportación de los Estados Unidos de América. Usted se
compromete específicamente a no exportar ni reexportar los Componentes Restringidos (i) a ningún
país al que los Estados Unidos de América haya embargado o restringido la exportación de bienes y
servicios, que actualmente incluyen, pero no se limitan necesariamente a Cuba, Irán, Irak, Libia, Corea
del Norte, Sudán y Siria, o a ningún ciudadano de dichos países, en el lugar en que se encuentre, que
intente transmitir o transportar los Componentes Restringidos hacia los mencionados países; (ii) a
ningún usuario final que usted tenga conocimiento o razón de pensar utilizará los Componentes
Restringidos en el diseño, desarrollo o producción de armas nucleares, químicas o biológicas o (iii) a

ningún usuario final al que se le haya prohibido la participación en las transacciones de exportación
de los Estados Unidos de América a través de una agencia federal del gobierno de los Estados Unidos
de América. Usted garantiza y manifiesta que ni la BXA (Dirección de Administración de
Exportaciones) ni ninguna otra agencia federal de los Estados Unidos de América han suspendido,
revocado o negado sus privilegios de exportación.
Si el producto aplicable le fue concedido bajo licencia por Visual Software o alguna de sus subsidiarias
de propiedad exclusiva, la garantía limitada (si existiera) incluida en el CLUF del producto de CV
Aplicable, se aplica a los componentes de CV siempre que los componentes de CV le hayan sido
concedidos bajo licencia dentro del periodo de la garantía limitada del CLUF del producto de CV
Aplicable. Sin embargo, este CLUF complementario no amplía el periodo de tiempo para el que se
proporciona la garantía limitada.
Si el producto de CV Aplicable le fue concedido bajo licencia por una persona jurídica distinta de
Visual Software o alguna de sus subsidiarias de propiedad exclusiva, Visual Software renuncia a dar
ninguna garantía con respecto a los componentes de CV de la siguiente forma:
Denegación de garantías. En la medida permitida por la ley aplicable, Visual Software y sus
proveedores le proporcionan los componentes de CV y los servicios de soporte técnico (si existen)
relacionados con los componentes de CV ("servicios de soporte técnico") "tal cual" y con todos los
defectos; y Visual Software y sus proveedores renuncian por la presente con respecto a los
componentes de SIC y los servicios de soporte técnico a toda garantía y condición ya sea expresa,
implícita o prevista por ley, incluidas pero sin limitarse a (en su caso) toda garantía o condición de o
relacionada con: titularidad, ausencia de infracción, comerciabilidad, idoneidad para un determinado
fin, ausencia de virus informáticos, exactitud o integridad de las respuestas, resultados, ausencia de
negligencia o ausencia de esfuerzo razonable, de posesión y disfrute plenos y de correspondencia

con la descripción. Usted asume todo riesgo que surja de la utilización o del rendimiento de los
componentes de sistema operativo o de los servicios de soporte técnico.
Exclusión de responsabilidad por daños incidentales, consecuenciales y otros. En la medida permitida
por la ley aplicable, en ningún caso Visual Software o sus proveedores serán responsables por ningún
daño, especial, incidental, indirecto o consecuencial cualquiera que sea (incluidos, pero sin limitarse
a, daños por: pérdida de beneficios, pérdida de información confidencial o de otro tipo, interrupción
de negocios, daños a las personas, pérdida de privacidad, por incumplimiento de obligaciones (ya sea
de buena fe o con diligencia razonable), por negligencia o por cualquier otra pérdida pecuniaria o de
otro tipo) que pudiere surgir del uso o imposibilidad de uso de los componentes de SIC, o de los
servicios de soporte técnico o de la provisión o ausencia en la provisión de los servicios de soporte
técnico, o de cualquier otra forma bajo o en conexión con cualquier disposición de este CLUF
complementario, aun en el caso de que se hubiera informado a Visual Software de la posibilidad de

dichos daños.
Limitación de responsabilidad y recursos. No obstante los daños en los que pueda incurrir por
cualquier razón (incluidos, pero sin limitarse a, los daños a los que se hizo referencia anteriormente y
todos los daños directos o generales), la única responsabilidad de Visual Software o la editorial, y de
cualquiera de sus proveedores bajo cualquier disposición de este CLUF complementario y el único
recurso que le competerá a usted por todo lo antedicho se limitará a un monto no mayor del que
usted pagó por los componentes del programa o a cinco dólares estadounidenses. Las antedichas
limitaciones, exclusiones y renuncias se aplicarán en la medida permitida por la ley aplicable, incluso
aunque algún recurso tenga errores en su fin esencial.
Microsoft, SQLexpress, Visual Basic, Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation.
Visual Software, Contabilidad Visual y Visual Safe, son marcas registradas de Visual Software
Visual Software, Cl 145 #13-61, Bogotá, D.C. Tels. (571) 6336954
Emal:gudino@etb.net.co http: www.visual-software.net www.contabilidadvisual.com

CONTABILIDAD VISUAL. Manual Del Usuario. Visual Software Versión 8.2

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CONTABILIDAD VISUAL

Manual del usuario

Autor Jorge Gudiño

Registro de autor del programa: 13-22-212

Registro de autor del Manual: 10-150-98

Derechos reservados de autor 2012

Contabilidad Visual (CV) es un sistema de información contable y financiera que da las

 Contabilidad. Procesa documentos auto numerados y almacenados digitalmente con sus

respectivos registros de causaciones contables según el Plan Único de Cuentas incluido

personalizados. Afecta los inventarios y tiene la capacidad de auto contabilizar el costo, la

utilidad y las cuentas por cobrar.

causado. Imprime el comprobante de egreso con su respectivo cheque, en diferentes formatos

 Inventarios. Incluye el manejo de productos para la venta e insumos. Controla tanto la

disponibilidad, como diferentes listas de precios, descuentos y traslados entre bodegas o

sucursales. Tiene la capacidad de generar cotizaciones según los diferentes formatos

disponibles. Cuando se factura, siempre informa el saldo en línea.

Lenguaje de programación Visual Basic.net 2012

Sistema operativo Windows, 2000 o superior, Windows vista, Windows 7 y 8 de

Motor de bases de datos SQL Server 2012 de 32 o 64 bits

Interface Gráfica estilo explorador de archivos

Reportes GDI Vista previa en pantalla: Crystal Reports 2012 .net de 32

la seguridad y el control de la información, mientras que el programa CV funciona como cliente

 Compatibilidad. La funcionalidad de Contabilidad Visual es muy amplia debido a su

posible intercambiar información. El análisis de la información también se intercambia con Data

instalar un servidor dedicado de base de datos SQL-Server. La migración de la BD es una simple

usuarios locales o remotos, ni de número de

procesadores (hasta 32) en el servidor. Esta

en un administrador de base de datos

relacional con herramientas de cuarta

independiente de la red, manteniendo los niveles de seguridad. En estaciones fuera de línea su

manejo también es seguro, pues intercambia archivos de movimientos que actualizan

automáticamente los saldos cuando se restaura el servidor.

es de 4 gigas y hasta 256 usuarios.

En el ámbito corporativo es recomendable tener un servidor dedicado para atender a los

de la información en caso de fallas. El programa reconoce automáticamente todos los dispositivos

Contabilidad Visual tiene la capacidad de detectar la versión de SQL instalada en su equipo.

que es un comprobante de egreso que compensa el valor de la compra.

 Instalación del programa

 Registro del programa

 Asignación del servidor

 Creación del maestro

Importante. Ni los autores ni la editorial asumen responsabilidad por la pérdida de la información

uso incluida al final de este manual.

Normatividad relativa al programa. “…mediante el concepto No. 45498 de 2000"... con la

expedición de la Resolución 898 de 1998, la utilización del software aplicativo de facturación,

 Manejador de bases de datos SQL 2012 o SQL2012 express

 2 gigas de memoria RAM, o más (recomendado 4 Gigas)

los permisos requeridos para la instalación de nuevos servicios y programas en su equipo o en el

su sistema operativo. Siga cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la página de

– Nombre del archivo: DotNetFX.exe

– Nombre del archivo: SQLexprwt_86_ESN .exe para equipos de 32 bits.

Opcionalmente puede instalar un administrador de las bases de datos SQLexpress

– Nombre del archivo instalador: SQLServerManagementStudio _x86_ENU.exei

d) Generador de informes Crystal reports. De clic en el ícono CRforVS_13_0

e) Instalador de Contabilidad Visual. Para iniciar la instalación ahora, de clic a continuación:

– Plataforma: Windows Forms

Instalador disponible en http://www.contabilidadvisual.com/wincv/publish.aspx

Y a continuación se instalarán los componentes necesarios para ejecutar el programa en su equipo.

– Inicio / Panel de Control / Configuración regional / Personalizar

– En fecha, el formato deberá ser aaaa-MM-dd (yyyy-MM-dd, en inglés)

– En hora, el formato deberá ser HH:mm:ss (formato internacional)

indicada en el manual técnico.

error al intentar sacar copias de seguridad.

USO POR PRIMERA VEZ