AP09-AA10-EV03.

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE USUARIO

Y MANUAL DE CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA.

PRESENTADO POR:
LINA MARECELA TAPIAS MENDOZA

INSTRUCTORA:
DIANA MELO

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA REGINAL QUINDIO

2022
 MANUAL DE USUARIO

El sistema que se ha venido desarrollando en el transcurso del programa (ADSI)

teniendo en cuenta e implementando el ciclo de vida del software, llega a este punto:
elaboración de los manuales técnicos y cartillas de capacitación para los usuarios
en sus diferentes roles. De acuerdo con lo aprendido en la actividad de proyecto
AP-09 Se elaboran los manuales técnicos con el fin de orientar a los usuarios finales
del sistema en su correcto uso y funcionamiento. Cabe recordar que este sistema
“de inventarios” está diseñado para ser un apoyo al área logística de operaciones,
almacén, bodega y facturación de la organización “lácteos Marcelo Gutiérrez” por lo
cual representa una herramienta importante y vital en su actividad comercial.
El sistema de inventarios es un software que nos permite obtener un adecuado
manejo de la información, creando pautas para tener el control adecuado de las
diferentes áreas del sistema como las son: inicio de sesión, registro de clientes,
registro de proveedores, registro de salida, registro de productos registro de a su
vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día para
poder generar informes finales de forma oportuna y la verificación del
funcionamiento de la empresa, el sistema de inventario va orientado a dos
esquemas de venta, uno es el de venta con despacho, orientado a empresas cuyas
operaciones se realizan a través de despachos parciales en base a una orden de
pedido
 Adjetivos

ODJETIVO PRINCIPAL

El objetivo de este manual es Brindar unas herramientas que faciliten el correcto

uso y funcionamiento del sistema a los usuarios finales como lo son “Manual técnico
de instalación”, “Manual del Usuario” y “Plan de Capacitación debe brindar una
comunicación técnica y asistencia a todos los usuarios que usaran el sistema de
información,

ODJETIVOS GENERALES

✓ Incentivar y capacitar al personal encargado del uso del sistema

✓ Dar a conocer el uso e instalación correcta del sistema

✓ Dar a conocer todos los elementos del sistema y su funcionamiento a los

posibles usuarios

ANEXOS

1. Manual técnico de Instalación

2. Manual del Usuario

3. Plan de Capacitación
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Programa de Análisis y Desarrollo de
Sistemas de Información AP09-AA10-EV03. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE USUARIO Y
MANUAL DE CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

TABLA DE CONTENIDO

✓ INTRODUCCIÓN

➢ OBJETIVOS

✓ REQUERIMIENTOS TECNICOS

➢ REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE

➢ REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE SOFTWARE

✓ HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA EL DESARROLLO

➢ PHP

➢ MYSQL

➢ APACHE

➢ XAMPP

✓ INSTALACION DE XAMPP

➢ INICIO DE SERVIDORES

➢ SERVIDOR APACHE

➢ SERVIDOR APACHE

✓ ENTORNO DE DESARROLLO INTEGRADO (IDE) NETBEANS

➢ INSTALACION DE NETBEANS

✓ GLOSARIO
 MANUAL DE INSTALACIÓN

El siguiente manual describe los pasos necesarios para que cualquier persona que tenga empresa y
quiera implementar un sistema de inventarios y ciertas bases de datos, pueda realizar la instalación
del sistema Administración de base de datos de clientes más frecuentes, así como los inventarios
mensuales. Es importante tener en cuenta que en el presente manual se hace mención a las
especificaciones mínimas de hardware y software para la correcta instalación del sistema.

ODJETIVOS

✓ Detallar la especificación de los requerimientos de Hardware y Software

necesarios para la aplicación del sistema

✓ Describir las herramientas utilizadas para el diseño y desarrollo del prototipo

✓ Brindar la información necesaria para poder realizar la instalación y

configuración del aplicativo

✓ Definir claramente el procedimiento de instalación del aplicativo.

 REQUERIMIENTOS TECNICOS

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE

✓ Procesador: Core i3

✓ Memoria RAM-Mínimo: 4 Gigabytes (GB)

✓ Disco Duro: 500Gb

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE SOFTWARE

✓ Sistema Operativo: Windows 8 o 10

✓ Actualizaciones de seguridad: Se recomienda que el computador tenga todas

las actualizaciones de seguridad provistas por el fabricante del sistema operativo.
 HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA EL DESARROLLO

✓ PHP: Es un lenguaje de programación para trabajar página WEB ofreciendo la

ventaja de mezclarse con HTML. Las ejecuciones son realizadas en el servidor y el
cliente es el encargado de recibir los resultados de la ejecución. Si el cliente realiza
una petición, se ejecuta el intérprete de PHP y se genera el contenido de manera
dinámica. Permite conexión con varios tipos de base de datos como: MySQL,
Oracle, Postgress, SQL Server etc. Permitiendo aplicaciones robustas sobre la
WEB. Este lenguaje de programación puede ser ejecutado en la gran mayoría de
sistemas operacionales y puede interactuar con servidores WEB populares.

✓ MYSQL: Es un manejador de Bases de Datos, el cual permite múltiples hilos y

múltiples usuarios, fue desarrollado como software libre. Ofrece ventajas tales como
fácil adaptación a diferentes entornos de desarrollo, Interacción con Lenguajes de
Programación como PHP, Java Script y fácil Integración con distintos sistemas
operativos.
✓ APACHE: Es un Servidor WEB desarrollado por el grupo Apache. Su código fuente se
puede distribuir y utilizar de forma libre. Está disponible para diferentes plataformas de
Sistemas Operativos entre otros Windows, Linux Y Mac OS. Ofrece ventajas tales como
independencia de plataforma, haciendo posible el cambio de plataforma en cualquier
momento; creación de contenidos dinámicos, permitiendo crear sitios mediante lenguajes
PHP. Además de ser libre su soporte técnico es accesible ya que existe una comunidad que
está disponible en foros, canales IRC y servidores de noticias, donde hay gran cantidad de
usuarios disponibles para cuando surge algún problema.

✓ XAMPP: Es una herramienta para "emular" un servidor en nuestro propio ordenador, de

forma local, desarrollada por Apache Friends. Lo que hace XAMPP es instalar un servidor
Apache con MySQL como gestor de base de datos, PHP como lenguaje de script del lado del
servidor y también cuenta con el lenguaje de programación Perl (en este proyecto no es
usado). Gracias a esto, es posible desarrollar el proyecto al completo de manera local, sin
necesidad de disponer de servidores remotos. Dicho todo esto nos disponemos a instalar
XAMPP en Windows.
INSTALACION DE XAMPP

La siguiente instalación vamos a dividirla en una serie de pasos:

PASO 1: Descarga de XAMPP, Aunque dentro de la documentación del proyecto se
incluye el ejecutable para poder instalar XAMPP en Windows para el ordenador, se van a
indicar los pasos por si el lector desease descargar el ejecutable para otro sistema operativo
como Linux o Apple, o bien porque pasado un tiempo quizás la versión incluida en la
documentación quedase obsoleta. En la URL que se indica a continuación se puede
encontrar la versión más reciente. Así pues, desde la siguiente URL
https://www.apachefriends.org/es/download.html se puede encontrar la versión más
reciente y para todos los sistemas operativos.
Al pulsar sobre la opción deseada, inmediatamente comenzara la descarga del ejecutable
de XAMPP. Una vez descargado el ejecutable, búscalo en la carpeta de descargas y hacer
click sobre él

PASO 2: Instalación de XAMPP Al hacer doble click sobre el ejecutable descargado,

comenzará la instalación en sí. En primer lugar, saldrá la siguiente pantalla de instalación:
Nota: Sí el S.O nos pide permisos le damos que si

Debemos pulsar sobre “Next” para continuar, para poder elegir en la siguiente
pantalla de instalación qué opciones deseamos instalar en el equipo:
En nuestro caso necesitaremos instalar, en cuanto a servidores, tanto el servidor
Apache, así como MySQL, los cuales son los que se usan para la ejecución de
consultas de la aplicación. Además, serán necesarios los lenguajes de
programación PHP, que es usado para los scripts del servidor Apache que realiza
las consultas a la base de datos, así como PhpMyAdmin, mediante el cual hemos
creado y desarrollado nuestra base de datos al completo

Tras esto, debemos seleccionar la carpeta donde deseamos sea instalado XAMPP,
tal como muestra la siguiente ilustración:
Al pulsar sobre “Next” comienza la instalación con todas las opciones que hemos
elegido en el procedimiento anterior.

PASO 3: Iniciar XAMPP Una vez ha concluido la instalación de XAMPP podemos

iniciar la ejecución del programa pulsando sobre el icono que se encuentra en el
escritorio, o bien buscándolo en el directorio donde el usuario deseó su instalación,
en nuestro caso C:/XAMPP. La pantalla que aparecerá será:

Como observamos, aparecen las opciones instaladas, en nuestro caso, utilizaremos

el servidor Apache y el servidor MySQL, los cuales pueden ser iniciados pulsando
“Start” y administrados pulsando sobre “Admin”, una vez estos son arrancados.

INICIO DE SERVIDORES

Como se ha indicado, para iniciar los servidores tan solo se debe pulsar sobre “Start”
en ambos casos, pudiéndose inmediatamente administrar ambos. Desde el mismo
momento en el que son iniciados, se le asignará a cada servidor un PID y un número
de puerto para su ejecución, tal y como muestra la siguiente ilustración:
En los próximos 2 apartados se mostrarán como administrar cada uno de los servidores
iniciados, mostrando sus características principales: SERVIDOR APACHE Nota: Botón
“Admin” Para poder administrar el servidor Apache debe pulsarse sobre dicho botón, que
se encuentra junto a otros botones:

Una vez se pulsa sobre dicho botón “Admin”, automáticamente se abre el

navegador con la dirección local (http://localhost/dashboard/), mostrándose :
Mediante esta página, es posible administrar casi cualquier aspecto de Apache,
tales como seguridad, estado del servidor, documentación del servidor, así como
los componentes de los que dispone. Como puede observarse en la ilustración
anterior, se puede acceder a todas estas opciones tan solo pulsando sobre la
elección pertinente en la parte izquierda de la pantalla.

Al pulsar dicho botón, inmediatamente se abre en el navegador el administrador de

la base de datos, llevado a cabo mediante PhpMyAdmin, facilitando enormemente
su manejo, ya que al ser visual su administración, es mucho más fácil e intuitiva.
Observemos la siguiente ilustración
 ENTORNO DE DESARROLLO VISUAL STUDIO CODE

Nota: El (IDE) con el que se desarrolló el proyecto es visual studio code en la

actualidad el (IDE) cuenta con su versión más actual es la 1.69. Visual studio code
es un entorno de desarrollo integrado libre, muy completo y profesional. Contiene
muchas funcionalidades, para distintos tipos de aplicaciones y para facilitar al
máximo la programación, la prueba y la depuración de las aplicaciones que se
desarrollan. Existe además un número importante de módulos para extenderlo.
Visual studio code es un producto libre y gratuito sin restricciones de uso.

INSTALACION DE NETBEANS

Paso 2: Abre el archivo de instalación .exe en tu carpeta de descargas para iniciar

la instalación.

Paso 3: Lee y acepta el acuerdo de licencia. Haz clic en Next para continuar.
Paso 4: Puedes cambiar la ubicación de la carpeta de instalación o mantener la
configuración predeterminada. Haz clic en Next para continuar

Paso 5: Elige si deseas cambiar el nombre de la carpeta de accesos directos en el menú

Inicio o si no deseas instalar accesos directos en absoluto. Haz clic en Next
Paso 6: Selecciona las tareas adicionales, por ej. crear un icono en el escritorio o
añadir opciones al menú contextual de Windows Explorer. Haz clic en siguiente.

Paso 7: Haz clic en Instalar para iniciar la instalación

Paso 8: El programa está instalado y listo para usar. Haz clic en Finish para finalizar
la instalación y lanzar el programa.
 GLOSARIO

Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto
se
utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y, en general, a
Internet
(en este caso, suele escribirse como Web, con la W mayúscula).

Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora o

un servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de software
generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para comprender
completamente cómo funcionan.
Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que
comprende
el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización
de tareas
específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados
hardware.
Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser
estudiado,
modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con cambios y/o
mejoras sin ellas.

Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto
se
utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y, en general, a
Internet
(en este caso, suele escribirse como Web, con la W mayúscula).

Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora o

un servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de software
generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para comprender
completamente cómo funcionan.
Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que
comprende
el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización
de tareas
específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados
hardware.
Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser
estudiado,
modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con cambios y/o
mejoras sin ellas.

Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto
se
utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y, en general, a
Internet
(en este caso, suele escribirse como Web, con la W mayúscula).

Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora o

un servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de software
generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para comprender
completamente cómo funcionan.
Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que
comprende
el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización
de tareas
específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados
hardware.
Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser
estudiado,
modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con cambios y/o
mejoras sin ellas.
 Pasos

• Para un correcto funcionamiento del sistema, es necesario leer el manual técnico

de instalación.

• Antes de la instalación, se requiere la creación de la Base de Datos que contiene

el registro del usuario predeterminado.

• Con las credenciales del usuario predeterminado, se realizan los ajustes del
sistema, como la creación de nuevos usuarios, contraseñas, roles y niveles de
acceso.

• Como configuración inicial, los roles de usuario son:

✓ Cliente

✓ Operario

✓ Administrador

✓ Desarrollador

• Después de estas configuraciones iniciales, en el “modulo desarrollador” la página

de inicio del sistema estará lista para su uso.

• A continuación, daremos clic en el botón de inicio de sesión, como se indica en la

figura
 INGRESO A LA APLICACIÓN WEB

Ingresamos al módulo de apertura al aplicativo, digitamos el usuario y contraseña,

posteriormente damos clic en el botón INGRESAR

Una vez hecho esto, el sistema nos dará ingreso a su Modulo principal donde
tendremos todo el menú de opciones del sistema

REGISTRO DE USUARIOS

Para hacer el registro de un nuevo cliente colocamos el cursor sobre el ítem de

Cliente del módulo principal, se nos despliegan dos opciones damos click sobre
Nuevo cliente
Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al
nuevo usuario el cual debemos diligenciar.

AJUSTES

son operaciones de mercado abierto, cuya finalidad específica es regular la

situación de liquidez en el mercado. Así como, también, controlar la evolución de
los tipos de interés. Al mismo tiempo buscar el almacenamiento de la informacion,
si queremos eliminar o ya sea editar alguna informacion o alguna anormalidad que
presente el sistema de informacion
 REGISTRO DE PROVEEDORES
Para hacer el registro de un nuevo proveedor colocamos el cursor sobre el ítem de
Proveedor del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos click sobre
Proveedor.

INGRESO DE PRODUCTOS
Para hacer el registro de un nuevo PRODUCTO colocamos el cursor sobre el ítem
de PRODUCTOS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click
sobre NUEVO PRODUCTO.
 SALIDAS

Para realizar una venta primero digitamos los datos correspondientes al cliente, si
el cliente esta registrado en el sistema solo tenemos que digitar su Nit y aparecerán
los datos correspondientes a ese Nit, de lo contrario en el botón nuevo cliente
podremos acceder al formulario para hacer el registro del nuevo cliente.

Este módulo está en proceso de desarrollo.

Mockus del módulo:

La idea principal para el desarrollo de este módulo es permitir al desarrollador el
acceso a los distintos módulos del sistema desde un menú centralizado y visualizar
información precisa sobre el funcionamiento a nivel de código y base de datos asi
como su estructura.
GLOSARIO

Módulo: parte de un sistema de información que se encarga de tareas específicas.

Aplicación Web: es aquella herramienta que los usuarios pueden utilizar

accediendo a un servidor web a través de internet o de una intranet mediante
navegador.

Sistema de Información: se refiere a un conjunto ordenado de mecanismos que

tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que puedan
ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.

Base de datos: programa capaz de almacenar gran cantidad de datos,

relacionados y estructurados, que pueden ser consultados rápidamente de acuerdo
con las características selectivas que se deseen.

Registro: un registro es el espacio físico o virtual donde se deja constancia de un

hecho, o el acto de hacer lo mismo. Esto, con el fin de que terceras personas y las
autoridades competentes estén informadas al respecto.
Sesión: es un intercambio de información interactiva semipermanente, también
conocido como diálogo, una conversación o un encuentro, entre dos o más
dispositivos de comunicación, o entre un ordenador y usuario.

Barra de Estado: una barra de estado es una ventana horizontal en la parte inferior
de una ventana primaria en la que una aplicación puede mostrar varios tipos de
información de estado.

Botón: un botón es un control que el usuario puede hacer clic para proporcionar la
entrada a una aplicación.

Selector: caja de texto que despliega un menú. Caja de texto: es un control que
principalmente utilizamos para que el usuario introduzca datos, pero también puede
mostrar una respuesta predeterminada o incluso servir para mostrar en vez de para
pedir datos.

Credencial: una credencial es básicamente un nombre de usuario y la contraseña

que lo acompaña, un certificado de usuario, o cualquier forma o método de
autenticación para acceder a un recurso del equipo, como una aplicación o una
página web
PLAN DE CAPACITACION
1.Objetivo
2.Alcance
3.Diagnostico
4.Prioridades
5.Cronograma
6.Temas
7.Evaluación

Objetivo • El objetivo principal dar a conocer el sistema de información (software)

adquirido por la organización, logrando involucrar al personal en su
implementación como una herramienta indispensable para optimizar gran parte de
sus procesos operativos
Alcance • El alcance de esta capacitación se dará a todos los niveles organizacionales
del personal que sean usuarios directos o indirectos del sistema de información

Diagnostico • Se realizará un diagnóstico general en conocimiento de

herramientas tecnológicas como el software a todo el personal, para poder
desarrollar temas relevantes durante la capacitación
Prioridades • Luego de realizar el diagnostico, se implementará una ruta de trabajo
sectorizada para fortalecer las capacidades del personal involucrado

Cronograma
• Este será establecido con la parte administrativa de la organización, para evitar
traumatismos en el desarrollo de las actividades diarias del personal
Temas
• Razonamiento lógico
• Planeación y organización laboral
• Comunicación
• Fortalecimiento del trabajo en equipo
• Herramientas digitales
• Uso de software y conocimiento de nuevas tecnologías
• Entornos digitales seguros
• Funcionamiento del Software
Evaluación
• Al finalizar la capacitación se realizará una evaluación al personal sobre los
conocimientos adquiridos y así tener una idea de la efectividad de las metodologías
aplicadas, fomentando el mejoramiento constante en el aprendizaje