MATERIA REGISTRAL año 3 no.
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Recursos contra la calificación registral
Por:
Guadalupe Ortiz Mora
Jueza de Tribunal Registral
Administrativo
Para comprender este tema, es necesario
partir de la conceptualización de los
términos involucrados: recurso y
calificación registral.
El Diccionario enciclopédico de derecho
usual, de Guillermo Cabanellas, define el
recurso como la reclamación que,
concedida por ley o reglamento, formula
quien se cree perjudicado o agraviado por
la resolución de un juez o tribunal, ante
este o ante el superior inmediato, con el
fin de que la reforme o revoque.
Por su parte, la calificación registral
aparece definida en el artículo 27 de la
Ley sobre inscripción de documentos en
el Registro Público y 34 del Reglamento
del Registro Público. Ambas normas
legales la conciben como el examen,
censura o comprobación que, de la
legalidad de los títulos presentados al
Registro, debe hacer el registrador antes
de proceder a la inscripción del
documento, con la facultad de
suspenderla o denegarla si este no se
ajusta a las disposiciones del
ordenamiento jurídico.
Para ese examen calificativo, tanto el
Registro como los tribunales se atendrán
tan solo a lo que resulte del título y de la
confrontación de este con toda la
información que conste en el Registro.
Revista del Registro Nacional
Sobre el tema de la calificación existe una
amplia jurisprudencia de la Sala Primera
de la Corte Suprema de Justicia y del
Tribunal Registral Administrativo. De la
Sala se encuentra la resolución n°. 100
(1), las 16:45 horas del 17 de diciembre
de 19801 . Los siguientes votos se han
dictado tomando como fundamento esta
resolución.
Del Tribunal Registral Administrativo se
citan, entre otros, los votos números
043-2005, de las 9:30 horas del 28 de
febrero de 2005; 086-2005, de las 10
horas del 28 de abril de 2005; y
168-2005, de las 16:30 horas del 3 de
agosto de 2005.
Estas resoluciones han sido enfáticas al
indicar que el marco de calificación
registral es uno de los ejes fundamentales
del funcionamiento del Registro, pues le
otorga al registrador la facultad de
suspender o denegar los títulos que no se
ajusten a las disposiciones del
ordenamiento jurídico.
La calificación, que se convierte en un
control de legalidad de un documento que
por rogación ingresa en el Registro, la
realiza el registrador en dos momentos u
etapas: una de tipo formal y otra de
fondo.
En la calificación formal, el registrador
examina las formalidades extrínsecas del
documento y verifica si este cumple la
forma impuesta por la ley o por el propio
Reglamento del Registro, en cuanto a la
solemnidad del instrumento público; por
ejemplo, que cumpla la formalidad
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indicada en el artículo 450 del Código
civil, el cual establece:
Artículo 450. Sólo pueden inscribirse los
títulos que consten de escritura pública,
de ejecutoria o de otro documento
auténtico expresamente autorizado por la
ley para ese efecto.
Además, el registrador deberá observar
otras formalidades en cuando a medidas
de seguridad que vienen a garantizar la
autenticidad del documento, tales como:
papel y boleta de seguridad, firma del
notario, sello blanco o cualquier otro que
indiquen la ley y la Dirección Nacional
de Notariado.
En la segunda etapa, el registrador
efectúa un análisis de fondo del
documento que califica. Valora las
formalidades intrínsecas de ese
documento a la luz de la normativa
aplicable y la información que publicita
el Registro.
Así, la función calificadora es la
necesaria confrontación del documento
con toda la información registral ajustada
al bloque de legalidad. Por ello, el
Registro ha de publicitar asientos
registrales válidos y exactos, que arrojen
una adecuada identificación de los bienes
y, de esta forma, satisfacer el principio de
especialidad registral regulado en el
artículo 460 del Código civil.
En síntesis, el registrador podrá
suspender la inscripción de un documento
por razones de forma o por la existencia
de una evidente contradicción entre la
información que conste en el Registro y
la indicada en el contenido del
documento que se pretende inscribir.
MATERIA REGISTRAL año 3 no. 1
Revista del Registro Nacional
Cuando se suspende la inscripción de un
documento, surge un primer recurso que
el usuario puede ejercer ante la
Administración Registral: la calificación
formal del documento. Este recurso
permite al interesado recurrir el defecto
ante el propio Registro. En este caso, el
interesado solicita al registrador la
calificación formal del documento, en
cuyo caso este funcionario, formalmente
y por escrito, expone las razones por las
cuales suspende la calificación de ese
título y lo traslada al jefe de registradores.
Es importante destacar, en este último
punto, que la calificación ante el jefe de
registradores la puede solicitar la parte
interesada o el propio registrador cuando
así lo considere conveniente.
Una vez que el documento está en manos
del jefe de registradores, este podrá
revocar el defecto y ordenar la
inscripción del documento o, en su caso,
confirmar el defecto mediante una
resolución razonada. Debe elevar esa
calificación a la Dirección del Registro, y
esta instancia deberá pronunciarse sobre
el defecto impuesto al documento, ya sea
para confirmarlo o para revocarlo. Si lo
revoca, lo resuelto por la Dirección es de
acatamiento obligatorio para el
registrador y este último debe inscribir el
documento(2).
En caso de que el defecto sea confirmado
por la Dirección del Registro, el
interesado puede ejercer otro recurso: el
denominado ocurso.
El ocurso, considerado como una segunda
fase dentro del mismo procedimiento de
2

calificación formal, está definido en el
artículo 18 de la Ley sobre inscripción de
documentos en el Registro Público (3).
Es un recurso formal interpuesto ante la
Dirección del Registro, en el cual el
interesado expone por escrito los motivos
y razones legales en que se apoya al soli-
citar que se revoque la orden de sus-
pensión o denegación formal de la
inscripción.
Este recurso también procede cuando el
registrador se niegue a inscribir el
documento por motivos de derechos de
registro o impuestos.
El trámite ocursal conlleva todo un
procedimiento que necesariamente debe
ser observado por el Registro. En primer
lugar, se debe valorar que quien presenta
el ocurso tenga personería para hacerlo o,
lo que es lo mismo, que esté debidamente
legitimado para proceder con ese trámite.
De acuerdo con el artículo 19 de la Ley
sobre inscripción de documentos en el
Registro Público, están legitimados para
promover este recurso: a) las personas
que sean parte en los documentos; b) el
notario que autoriza el documento y c)
aquellas otras personas que resultaren con
interés, según los documentos existentes
en el Registro o en las inscripciones de
ese Registro.
La legitimación del recurrente debe
verificarse antes de darle curso al recurso
planteado, pues constituye un requisito de
admisibilidad de la diligencia ocursal; de
otra forma, se estaría atentando contra los
principios de celeridad, de economía
procesal y del principio constitucional de
justicia pronta y cumplida.
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Revista del Registro Nacional
Sin embargo, si la persona que presenta el
ocurso no está legitimada para ello y por
alguna circunstancia se recibió el recurso
de ese modo, es deber de la
Administración Registral solicitarle que
compruebe su legitimación dentro de un
término prudencial y, si no cumple, la
causa se archiva.
La jurisprudencia administrativa y la
jurisdiccional han sido muy celosas en
cuanto a la legitimación. Por ejemplo, el
Tribunal Registral Administrativo, entre
otros en el voto número 034-2004, de las
09 horas del 25 de marzo de 2004,
estableció que: la legitimación no puede
derivar de cualquier fuente, sino que
debe inferirse de un asiento registral.
La sentencia número 856-200 1, de las 10
horas 15 minutos del 5 de octubre el
Registro y que afecten el bien. Este
artículo, a diferencia del artículo 38 del
Reglamento del Registro Público, se abre
a otros interesados según los documentos
o inscripciones que afecten ese bien, y no
solamente al interesado en el documento
ocursado. de 2001, dictada por la Sección
Tercera del Tribunal Contencioso
Administrativo, Segundo Circuito
Judicial de San José, sobre el punto
indicó: La apelante carece de
legitimación para gestionar, dado que
no demostró ser titular de ningún
derecho inscrito en el Registro relativo
a tales documentos, como tampoco
haber figurado como parte en los mis-
mos, ni haber autorizado esas escri-
turas... Consecuentemente, la Sala
Primera de la Corte Suprema de Justicia,
en la sentencia número 89 de las 14 horas
del 19 de junio de 1991, sostuvo la tesis
de que la legitimatio ad causam
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constituye una condición para que
prospere la pretensión...
En segundo lugar, el documento ocursado
no debe estar inscrito en el Registro, sino
que la publicidad debe reflejar
únicamente su anotación. Si no está
presentado, no existe en la corriente
registral; y si está inscrito, no existe causa
de suspensión de la inscripción del
documento.
En tercer lugar, el artículo 21 de la Ley
sobre inscripción de documentos del
Registro Público exige notificar a otros
interesados en ese proceso y que surjan
de documentos o inscripciones que
consten en el Registro y que afecten el
bien. Este artículo, a diferencia del
artículo 38 del Reglamento del Registro
Público, se abre a otros interesados según
los documentos o inscripciones que
afecten ese bien, y no solamente al
interesado en el documento ocursado.
Una vez que se cumplan todas las
formalidades indicadas por la ley para el
ocurso, el director del Registro lo
resuelve, ya sea declarando sin lugar el
ocurso, en cuyo caso mantiene el defecto
señalado por el registrador, o declarando
con lugar el ocurso, y en ese sentido
revoca el defecto.
Los recursos contra la calificación
registral expuestos constituyen un largo
camino que debe recorrer el usuario para
lograr que se le revoque la orden de
suspención de la inscripción de un
documento. Por ser el ocurso una segunda
fase dentro del mismo procedimiento de
calificación formal, considero que
estamos frente a una doble instancia
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dentro de un mismo procedimiento, y que
una de ellas debe eliminarse, lo cual
conduciría a obtener un doble beneficio:
economía procesal (4) y justicia pronta
y cumplida (5).
Si después de que el usuario e interesado
en la inscripción de un documento ha
ejercido, primero el trámite de
calificación formal luego el trámite de
ocurso con todas sus formalidades, aún
no ha logrado que se revoque la orden de
suspensión al documento, puede presentar
otro recurso: el de apelación ante el
Tribunal Registral Administrativo, al cual
me referiré más adelante.
Dentro de la corriente registral existe otro
recurso: la gestión administrativa, una
diligencia que se presenta ante la
Dirección del Registro, la cual tendrá
como resultado la inclusión de una nota
de advertencia que puede implicar luego
la inmovilización del asiento registral.
La inmovilización constituye una medida
cautelar que detiene cualquier otra
inscripción, la cual se mantendrá hasta
tanto el error no sea dilucidado por un
acuerdo suscrito entre los interesados o en
la vía judicial.
Este recurso lo puede ejercer el
interesado debidamente legitimado bajo
los términos expuestos con anterioridad,
cuando el documento se encuentre
inscrito.
Respecto de la fase de inscripción se debe
señalar que, a pesar de las previsiones que
pueden tomarse, la actuación del Registro
Público no es infalible. Por este motivo,
los artículos del 84 al 86 del Reglamento
del Registro Público prevén la hipótesis
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del error registral, sea este material o
conceptual, cometido en el momento de
la inscripción de un documento.
El error material señalado en el artículo
85 del Reglamento de cita, debe
entenderse como aquel error que no
cambia el sentido general de la
inscripción o asiento de que se trate.
En cuanto al error conceptual, establecido
en el artículo 86 del mismo Reglamento
citado, se presenta cuando el registrador
altera o varía el verdadero sentido de los
conceptos contenidos en el título que se
registra, debido a una errónea
calificación.
Ante estas situaciones, el propio
Reglamento indica que los registradores
podrán corregir, bajo su responsabilidad,
los errores cometidos, con lo cual no
habría problema alguno.
El problema surge cuando, en el
momento de corregir el error, conste en el
asiento registral la anotación o
inscripción de un documento cuya
corrección afecte a las partes
involucradas en ese documento o
inscripción. Esta circunstancia genera que
el registrador deba elaborar un informe
donde exponga la situación y elevarlo a la
Dirección del Registro, para que esta, de
oficio, inicie una gestión administrativa.
Es importante destacar que la gestión
administrativa puede instaurarse de
oficio, tal y como se explicó antes, o a
instancia de la parte interesada; pero debe
existir un elemento fundamental para que
se le dé curso a esa gestión: el error
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registral; de lo contrario no procede la
gestión administrativa.
No es un error registral la venta de una
finca mediante estafa o la protocolización
de acuerdos de asamblea de socios basada
en un acta de asamblea falsa. En estos dos
ejemplos, ambos documentos ingresaron
por rogación a la corriente registral
cumpliendo las formalidades de ley;
ambos son documentos públicos
expedidos por un notario público;
aparentemente las partes existen, el bien
existe, el acta de asamblea existe en un
libro, y así lo expresa un fedatario
público. Al Registro, que no estuvo
presente en ese acto, debe necesariamente
merecerle fe lo consignado en ese
documento, conforme lo establece el
artículo 31 del Código notarial Estos son
casos que deben dilucidarse directamente
en la vía jurisdiccional.
El Tribunal Registral Administrativo ha
enfatizado y en este caso me refiero, entre
otros, al voto n.o 128-2004 de las 15
horas 15 minutos del 18 de noviembre de
2004-, que la gestión administrativa es
una vía concebida en forma exclusiva tan
sólo para la corrección de errores
cometidos por el propio Registro y no
para la investigación de eventuales
conductas ¡legales -civiles o penales-,
cuyo conocimiento exclusivo compete a
los órganos jurisdiccionales.
Sobre la competencia material en este
tipo de gestión, la Administración no
puede cruzar esa línea divisoria entre lo
que es la justicia administrativa y la
justicia jurisdiccional. Este es un
principio constitucional, fundamentado
en el artículo 9, referente a la
5

independencia funcional de los poderes
del Estado, y en el artículo 153, que
expresamente establece las funciones del
Poder Judicial, entre ellas conocer las
causas civiles, penales, comerciales, de
trabajo y contencioso administrativo, y
cualesquiera otras que establezca la ley, y
esas causas se basan en un procedimiento
que, al concluir, declara derechos.
Solo el Poder Judicial tiene esa potestad.
A la Administración Registral le está
vedada la declaración de derechos. Así se
entiende con fundamento en los artículos
456 y 474 del Código civil, los cuales le
establecen al Registro la prohibición de
invalidar un documento otorgado por una
persona que en el Registro aparece con
derecho para ello, y solo puede cancelarlo
si existe una providencia ejecutoria, o en
virtud de una escritura o un documento
auténtico debidamente consentido por las
partes.
Al igual que el ocurso, la gestión
administrativa conlleva un procedimiento
al cual se refiere el título tercero, capítulo
11, del Reglamento del Registro Público.
Concluida esta fase, la Dirección del
Registro emite una resolución, ya sea
rechazando en puertas la gestión
administrativa, o inmovilizando el bien al
comprobar que efectivamente hubo un
error registral.
Esta resolución, como la emitida a través
del procedimiento del ocurso, tiene
recurso de apelación ante el Tribunal
Registral Administrativo.
El Tribunal Registral Administrativo se
creó mediante la Ley de procedimientos
de observancia de los derechos de
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Revista del Registro Nacional
propiedad intelectual, n. 8039, del 12 de
octubre del año 2000.
El artículo 25 de esa ley regula la y las
resoluciones definitivas, así como los
ocursos dictados por todos los Registros
que conforman el Registro Nacional.
El artículo 26 de la ley indicada y el 26
del Reglamento orgánico y operativo
del Tribunal Registral Administrativo,
regulan el plazo para interponer el
recurso, el cual es de cinco días hábiles
contados a partir de la notificación de la
resolución, y debe interponerse ante el
mismo Registro que dicta la resolución.
Una vez presentado el recurso de
apelación, si está en tiempo el Registro lo
admite y lo remitirá al Tribunal, junto
con el expediente y todos sus atestados,
para la correspondiente resolución del
caso en conocimiento.
Se debe tener en cuenta que el recurso de
apelación ante el Tribunal Registral
Administrativo es sobre resoluciones
finales, o sea que concluyen el
procedimiento en primera instancia.
El procedimiento seguido en el Tribunal
está regulado tanto en la Ley de
procedimientos de observancia de los
derechos de propiedad intelectual como
en el Reglamento orgánico y operativo
(7). Las resoluciones que se dicten no
tendrán más recurso y darán por agotada
la vía administrativa.
Dentro del emplazamiento concedido por
el Registro, el interesado vencido en parte
de sus pretensiones podrá presentar un
recurso de apelación por adhesión, en
6

cuanto a los extremos de la resolución
que le sean desfavorables.
Este recurso está regulado en el artículo
562 del Código procesal civil, que es
norma de aplicación supletoria conforme
al artículo 229.2 de la Ley general de la
Administración Pública. Por lo tanto, los
supuestos que debe observar el apelante
por adhesión son:
- Presentar el recurso dentro del
término del emplazamiento
concedido por el Registro
- El interesado legitimado para
presentar este recurso es el
vencido en parte de sus
pretensiones;
- Presentar el recurso en cuanto a
los extremos de la resolución que
le sean desfavorables.
También existe el recurso de apelación
por inadmisión, regulado en el artículo
583 del Código procesal civil, y en los
artículos 28 y 29 del Reglamento
orgánico y operativo del Tribunal
Registral Administrativo.
Este recurso procede cuando:
- Sea rechazado ilegalmente el recurso de
apelación por el Director del Registro
respectivo;
- Se deberá interponer dentro del plazo de
cinco días contados a partir de la última
notificación a las partes;
- Deberá contener estrictamente los
requisitos contenidos en el artículo 28 del
Reglamento orgánico y operativo del
Tribunal Registral Administrativo;
- La resolución apelada debe ser una
resolución final, tal y como lo establece
el artículo 25 de la Ley de procedimientos
de observancia de los derechos de
propiedad intelectual.
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Revista del Registro Nacional
Por último está el recurso de
revocatoria, diseñado para que, a
instancia de parte, el órgano que emitió
un auto o resolución final la revoque.
Las resoluciones finales del Registro de la
Propiedad de Bienes Inmuebles, del
Registro de la Propiedad de Bienes
Muebles, del Registro de Personas
Jurídicas y del Catastro Nacional, carecen
del recurso de revocatoria. Únicamente
procede contra las resoluciones finales o
autos con ese carácter, dictados por el
Registro de la Propiedad Industrial y por
el Registro de Derechos de Autor y
Derechos Conexos.
Para finalizar, cabe destacar que los
recursos de calificación formal, de ocurso
y de gestión administrativa proceden en
los siguientes Registros:
-Registro Público de la Propiedad de
Bienes Inmuebles (artículos del 37 al 40 y
del 92 al 99 del Reglamento del Registro
Público, y 18 de la Ley sobre inscripción
de documentos en el Registro Público)
-Registro Público de la Propiedad de
Bienes Muebles (artículos del 25 al 28 y
del 124 al 132 del Reglamento de
organización del Registro Público de la
Propiedad Mueble, y 18 de la Ley sobre
inscripción de documentos en el Registro
Público)
o Registro de Personas Jurídicas
(artículos del 37 al 40 y del 92 al 99 del
Reglamento del Registro Público, y 18 de
la Ley sobre inscripción de documentos
en el Registro Público).
En los artículos 85 y 86 del Reglamento a
la Ley del Catastro Nacional, el Catastro
7

Nacional tiene regulado un procedimiento
similar al de la calificación formal, el
cual puede ser interpuesto tanto por el
agrimensor como por el propietario del
plano.
Los recursos de apelación, apelación por
adhesión y apelación por inadmisión,
proceden contra todas las resoluciones
finales emitidas por los Registros que
conforman el Registro Nacional.
El recurso de revocatoria procede
solamente contra las resoluciones finales
emitidas por el Registro de la Propiedad
Industrial y por el Registro de Derechos
de Autor y Derechos Conexos.
_________________________________
____________
(1) VII- En el sistema de Registro está
prevista y regulada la función de calificar
los documentos, que consiste en realizar
el examen previo y la verificación de los
títulos que pretenden inscribirse, con el
objeto de que a los libros de ese Registro
solamente tengan acceso los títulos
válidos y perfectos, porque los asientos
deben ser exactos y concordantes con la
realidad jurídica, que de ellos se
desprende. La calificación de los títulos
presentados para su inscripción, es el
medio y el procedimiento para cumplir
con esa función depuradora.- La
calificación consiste en el examen,
censura o comprobación que de la
legalidad de los títulos presentados debe
hacer el Registrador antes de proceder a
la inscripción, con la finalidad de
suspender o denegar los que no están a
derecho.- Esa función calificadora está
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regulada, y no es absoluta ni ¡limitada;
con base en ella se puede examinar lo
relativo a la capacidad de las partes, la
legalidad de las formas extrinsecas de los
documentos, la validez de los actos
contenidos en las escrituras, etc.
(2) Reglamento del Registro Público,
Artículo 39. Calificación de documentos
por parte de la Dirección y Subdirección.
Una vez calificado el documento por el
Jefe y, habiendo este confirmado el
defecto, se someterá el mismo a
calificación por parte de la Dirección o
Subdirección; el pronunciamiento de esta
es de obligatorio acatamiento para el
Registrador -Y su inobservancia se
considerará falta grave.
(3) Ley sobre inscripción de documentos
en el Registro Público. Artículo 18. Si el
interesado no se conformare con la
calificación que de un documento haga el
Registrador General podrá, en cualquier
tiempo, promover el ocurso respectivo,
exponiendo por escrito los motivos y
razones legales en que se tipo-va al
solicitar se revoque la orden de
suspensión o bien la denegación firmal de
la inscripción. El ocurso procederá
también porque el Registrador se niegue
a inscribir documentos por motivos de
derechos de registro o impuestos.
(4) Este principio es recogido en la
legislación costarricense, tanto en
materia civil como administrativa.
Establece que el procedimiento deberá
ajustarse a la celeridad, economía,
sencillez y eficacia en los trámites
(5) La celeridad deviene del principio
constitucional de justicia pronta y,
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 MATERIA REGISTRAL año 3 no. 1
Revista del Registro Nacional

cumplida, establecido en el artículo 41 de

la Constitución Política que dice:
Ocurriendo a las leyes, todos han de
encontrar reparación para las injurias o
daños que hayan recibido en su persona,
propiedad o intereses morales Debe
hacérseles justicia pronta y cumplida sin
denegación y en estricta conformidad con
las leyes.

(6) Código notarial. Artículo 31. Efectos

de la fe pública. El notario tiene fe
pública cuando deja constancia de un
hecho, suceso, situación, acto o contrato
jurídico, cuya finalidad sea asegurar o
hacer constar derechos y, obligaciones,
dentro de los límites que la ley le señala
para sus atribuciones y, con observación
de los requisitos de ley. En virtud de la fe
pública, se presumen ciertas las
manifestaciones del notario que consten
en los instrumentos y demás documentos
autorizados por él.

(7) Reglamento orgánico y, operativo del

Tribunal Registral Administrativo, n°.
303634, del 15 de mayo de 2002, La
Gaceta n.` 92.