EMPRESA BIOSETIP S.A.

PROCESO EVALUADO: PROCESO PLANEACIÓN

Elaborado Por: Diego Alejandro Calderón Diaz

Fecha de Elaboración: 19 al 22 de mayo
Revisado Por: Luis Carlos Valencia
Fecha de Revisión:

OBJETIVO 1. Examinar los factores que impiden el desarrollo del plan estratégico

Procedimiento 1. Indague acerca de los factores que impiden a la encargada

administrativa la gestión del plan estratégico.

Desarrollo del procedimiento

Con la concertación de reunión con la gerente de Biosetip S.A.S, el día 19 de

mayo, en horas de la mañana siendo las 8:00 am, dentro de las instalaciones de la
empresa, con dirección carrera 6 # 13N – 119, ubicada en el barrio Bolívar, de la
ciudad de Popayán, a través de una comunicación asertiva con la gerente Ximena
Galvis y por medio de indagación y revisión documental, dando respuesta a la
pregunta; ¿Qué barreras u obstáculos considera que le ha impedido a usted poder
implementar una gestión administrativa eficiente?

Respuesta: manifiesta que no cuentan con documentación legal, referente a los

procesos de organización y planeación para llevar a cabo las actividades, pues no
tienen formalmente estructurado un plan para la toma de decisiones en la
asignación de sus recursos, presupuestos, estrategias y objetivos, ya que todo se
desarrolla de acuerdo a la necesidad dejando abierto la posibilidad de realizar
cualquier acción que se requiera para el momento. Pero lo que resalta en
particular su escasa gestión, es el de ejercer un rol de madre, esposa y en la
empresa el liderazgo y control de la misma. Por lo tanto, su responsabilidad es
compartida, un aspecto difícil para la eficiencia en este tema.

¿Ha considerado necesario contratar una persona que brinde apoyo en el área
administrativa?
Respuesta: Sabemos de antemano la necesidad de personal en los diferentes
procesos, sin embargo, en el momento no contamos con la capacidad económica
para contratar personal, ya que escasamente tenemos asesoría por parte de un
contador público y desarrolla su trabajo a distancia, pues vive en la ciudad de
Palmira, y la razón de contar con su trabajo se debe a que minimiza costos en el
área administrativa.

Conclusión

Se puede concluir que la gerente Ximena Galvis, inicialmente como objetivo

principal establecieron metas de crecimiento en su capital y obtención de clientes,
mediante acciones naturales como la mayoría de pymes que inician labores en el
mercado según su esencia, es decir, ellas toman decisiones a partir de su día a
día. Por otra parte, se puede mencionar que esta actividad de desarrollar un plan
estratégico, la consideran de menor importancia para el desarrollo y la
competitividad en el mercado, ya que ellas desconocen de los procesos de una
gestión administrativa.

Hallazgo: Factores que impiden el desarrollo de un plan estratégico

1. Condición: La empresa Biosetip S.A.S, carece de gestión administrativa,

adicional a ello la gerente manifiesta no contar con documentos referentes
para el desarrollo de un plan estratégico.
2. Criterio: Decisiones esporádicas de acuerdo a la necesidad.
3. Causa: No existen procedimientos o políticas que guíen ante
eventualidades, como necesidades o situaciones problema.
4. Efecto: Desarrollo de actividades empíricamente, sin un estudio soporte,
incrementando la incertidumbre.

Procedimiento 2. Examine la incidencia de la ausencia de un plan estratégico.

Desarrollo del procedimiento

Con la concertación de reunión con la gerente de Biosetip S.A.S, el día 19 de

mayo, en horas de la mañana siendo las 8:00 am, dentro de las instalaciones de la
empresa, con dirección carrera 6 # 13N – 119, ubicada en el barrio Bolívar, de la
ciudad de Popayán, a través de una comunicación asertiva con la gerente Ximena
Galvis y por medio de indagación se realizan las siguientes preguntas tales como:
¿Ante una posible y sorpresiva finalización del convenio con del proveedor
mayoritario en la ciudad de Bogotá con ustedes, a que acción recurrirían?

A lo que la gerente respondió, nunca se ha pensado en ello, pero ahora

comprendemos que la posibilidad podría darse. Reiteramos la necesidad y la idea
de viajar a la ciudad de Bogotá para encontrar nuevos y mejores proveedores. Sin
embargo, la actual situación del país, es lo que ha pospuesto el viaje.
En estos momentos sería fatal, ya que las alternativas locales nos generan
menores utilidades y los productos en ocasiones son limitados.

¿Cómo ha manejado la situación problemática a causa de la pandemia y la

situación conflicto entre el Estado y la población nacional en la actualidad?

La gerente comenta, que desde que iniciaron las manifestaciones y el cierre de

vías no habíamos sentido tanto los efectos de una disminución de inventarios, ya
que mediante negociaciones con la competencia (Oxicauca) se lograron compras
de contado de distintos artículos, pero hace poco nos comunicaron que ya estaban
entrando en desabastecimiento a pesar de su amplio portafolio.

Por otro lado, la gerente de Biosetip S.A.S. manifiesta que en estos días tuvieron
que cerrar las puertas al público, pues el flujo normal de clientes disminuyo
considerablemente, ventas de contado en aproximadamente de un 14% teniendo
en cuenta que el 100% era un millón diario.

Conclusión

Se puede concluir que por parte del área administrativa no cuentan con el
conocimiento requerido para desempeñar y elaborar un plan estratégico adecuado
y coherente a lo requerido por la empresa para competir a nivel en comparación
con las demás empresas locales. A demás de esto, el riesgo de perder clientes
puede crecer, al no contar con una amplia oferta y variedad de proveedores en
cuanto a la adquisición de nuevos productos trata. Además, debido a que son una
empresa que lleva menos de un año de actividad, no cuentan con un amplio
presupuesto para abastecerse y de esta manera prevenir este tipo de cosas, y
tampoco cuentan con crédito disponible por ahora para surtirse de mercancías,
generalmente lo que adquirimos lo reinvertimos.
Hallazgo: Incidencia de la ausencia de un plan estratégico.

1. Condición: Se evidencia que la empresa Biosetip S.A.S, no tiene como

responder ante eventuales situaciones que afecta la productividad de la
empresa.
2. Criterio: Decisiones esporádicas de acuerdo a la necesidad.
3. Causa: El personal al no tener unas políticas apoyadas en un manual,
realizan las actividades de acuerdo a su limitada experiencia en este
ámbito.
4. Efecto: Bajo control de los recursos y procedimientos.

OBJETIVO 2. Identificar la forma como se viene evaluando la gestión

administrativa en la empresa.

Procedimiento 1. Verifique como es el procedimiento en las actividades de la

empresa.

Desarrollo del procedimiento

Con la concertación de reunión con la gerente de Biosetip S.A.S, el día 19 de

mayo, en horas de la mañana siendo las 8:00 am, dentro de las instalaciones de la
empresa, con dirección carrera 6 # 13N – 119, ubicada en el barrio Bolívar, de la
ciudad de Popayán, a través de una comunicación asertiva con la gerente Ximena
Galvis y por medio de observación e indagación se realiza la siguientes pregunta:

A la pregunta, ¿Qué actividades operacionales genera la empresa y que manejo le

dan a las mismas? La gerente respondió:

Respuesta: aquí desempeñamos múltiples actividades, debido a que solo nosotras

somos quienes laboramos en la empresa. Por lo tanto, el horario habitual para
atención se realiza a las 8:00 a.m. y dentro de las actividades que desempeñamos
durante el día están labores de limpieza en piso de venta, readecuación y/u
organización de los productos para ambientar de forma diferente, ejecutar apertura
de caja, salir a realizar consignaciones y compras de contado para satisfacer la
necesidad de determinados clientes. Al realizar la venta se lleva un control manual
de lo que sale durante el día y finalmente se realiza cierre de horario y de caja,
actividad que se efectúa a las 5:00 p.m.
Sumado a lo anterior, observamos que una vez al mes, reciben mercancía
proveniente de la ciudad de Bogotá, toman foto evidenciando el estado y las
condiciones de la mercancía al proveedor a través de WhatsApp, luego liquidan e
ingresan al sistema los artículos, en cuanto al tema de inventarios la gerente
indicaba que no cuenta con gran variedad para ofertar a los clientes, básicamente
mencionan que en la mayoría de los productos manejan a lo mucho 2 marcas
diferentes por referencia, además que la realización de inventarios es por
trimestre.

Conclusión

Se concluye que las labores dentro de la empresa Biosetip S.A.S. son rutinarias,
actividades normales de logística interna y operaciones básicas de la empresa, no
obstante, dentro de las mismas se evidencia que su realización es necesaria, pero
no son las únicas para la generación de garantías de maximización de utilidades.

Hallazgo: Aplicación de la gestión administrativa de la empresa.

1. Condición: Se evidencia en la empresa Biosetip S.A.S la carencia de

algunos procesos necesarios para una efectiva productividad.
2. Criterio: Decisiones esporádicas de acuerdo a la necesidad.
3. Causa: Inexistencia de lineamentos planteados con antelación.
4. Efecto: Reducción de utilidades y poca eficiencia de los recursos.

Procedimiento 2. Identifique las actividades que carecen de gestión

administrativa.

Desarrollo del procedimiento

Con la concertación de reunión con la gerente de Biosetip S.A.S, el día 19 de

mayo, en horas de la mañana siendo las 8:00 am, dentro de las instalaciones de la
empresa, con dirección carrera 6 # 13N – 119, ubicada en el barrio Bolívar, de la
ciudad de Popayán, a través de una comunicación asertiva con la gerente Ximena
Galvis.

Para este procedimiento se trabajo con la herramienta observación, con el

consentimiento de la gerente Ximena Galvis y retomando un poco lo anterior, se
encontró una ausencia de proyección de metas, definición de objetivos y
establecimiento de los recursos necesarios y las acciones que se van a realizar en
determinado periodo de tiempo.

Conclusión

La importancia de conocer las principales actividades que generen una constante

en la productividad y por ende la generación de maximización de recursos se hace
necesario para que la empresa sea efectiva, por lo tanto, se genera un descontrol
que tiene sus efectos con el tiempo, perdida de oportunidades por falta de
visibilidad en el largo plazo, ya que debido a que dan rotunda confianza a una
generación de ganancias momentáneas, se pasa a un segundo plano algunos
procedimientos.

No hay un plan de acción para emergencias, eventos inesperados, la reducción de

tareas repetitivas, estrategias según los objetivos planteados redactados en un
documento formal para su posterior aplicación. Es un hecho que esta carencia en
la gestión administrativa repercute en la posición que puedan tener frente a la
competencia, en especial si dentro de su visión contemplen un futuro donde la
empresa tenga un reconocimiento regional y convertirse en fabricantes de equipos
de seguridad industrial.

Hallazgo: Actividades que carecen de gestión administrativa.

1. Condición: Biosetip S.A.S carece de gestión administrativa en las

actividades.
2. Criterio: Decisiones esporádicas de acuerdo a la necesidad.
3. Causa: Falta de direccionamiento y control en las actividades de la
empresa.
4. Efecto: Retroceso en los procesos.