1

DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE CON IA PARA LA DECANATURA

DE LA FACULTA DE INGENIERIA DE SISTEMAS DE LA INSTITUCIÓN

UNIVERSITARIA DE COLOMBIA.

JOSTHIN DUVAN SARMIENTO SAMPER

CESAR AUGUSTO VALBUENA

YOHANY GIRALDO SANCHEZ

FACULTAD DE INGENIERÍA, INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE COLOMBIA

INGENIERÍA DE SISTEMAS
 2

TABLA DE CONTENIDO

Introducción......................................................................................................................................5

1. El problema...................................................................................................................................6

1.1 Planteamiento del problema...........................................................................................6

1.2 Formulación del problema..............................................................................................8

Justificación......................................................................................................................................9

1.4 Objetivos...................................................................................................................................10

1.5.1 Objetivo general........................................................................................................10

1.5.2 Objetivos específicos.................................................................................................10

2. Estado del arte (PENDIENTE)...................................................................................................11

3. Marco teórico (EN PROCESO................................................................................................((19

4. Marco histórico (PENDIENTE).................................................................................................34

5. Marco contextual (PENDIENTE)..............................................................................................41

5.1 Contexto.......................................................................................................................44

6. Marco conceptual.......................................................................................................................45

7. Marco legal (PENDIENTE).......................................................................................................47

7.1.1 ley .............................................................................................................................47

7.1.1.1 Ley .........................................................................................................................53

8. Cronograma................................................................................................................................58

8.1 Metodologia………………………………………………………………………………..58

9. Conclusiones (PENDIENTE).....................................................................................................59

10. Limitaciones (PENDIENTE)....................................................................................................60

11. Recomendaciones (PENDIENTE)...........................................................................................61

12. Referencias................................................................................................................................62
 3

Introducción

En el presente año (2023), en la Institución Universitaria de Colombia se presentó una alta

necesidad en el sistema de gestión de la decanatura de ingeniería de sistemas. Desde hace más de

5 años se ha gestionado la documentación de la decanatura sin el aprovechamiento de las

herramientas tecnológicas que hoy en día son posibles de implementar, esta documentación

corresponde a la gestión y controles de parte de la decanatura de ingeniería de sistemas con sus

docentes.

A través del presente trabajo, se podrá implementar un sistema de software con IA para la

gestión de la documentación con el propósito de mejorar la eficiencia y calidad de la facultad de

ingeniería de sistemas y que abordara necesidades identificadas las cuales son dar lugar a

ineficiencias administrativas, dificultades en el seguimiento del rendimiento estudiantil,

problemas de cumplimiento normativo, comunicación ineficaz y toma de decisiones basadas en

suposiciones en lugar de datos. Estas necesidades encontradas pueden resultar en pérdida de

tiempo y recursos, afectando negativamente la calidad de la educación ofrecida en la facultad.

 4

1. El problema

1.1 Planteamiento del problema

En la actualidad, los documentos importantes del área de la decanatura de ingeniería de

sistemas se han manejado de manera manual o se puede decir tradicional sin implementar

tecnología u automatización donde se incluye a este sistema obsoleto el almacenamiento de

archivos en físico con información importante donde la búsqueda de algún registro antiguo se

hace difícil y tedioso.

En la institución Universitaria de Colombia se encuentra un problema que impacta de gran

manera en el área de la decanatura de ingeniería de sistemas ya que la información de la

documentación recolectada no es posible transformarla a ponderaciones o estadísticas que

ayuden a la toma de decisiones y a la creación de informes. Dentro de este problema también se

hace difícil el seguimiento de los docentes y estudiantil donde la información no es 100%

verídica para lograr actuar con precisión en temas de impacto.

Este enfoque manual presenta problemas como la falta de automatización y la dependencia de

procesos manuales que pueden llevar a una menor eficiencia en la ejecución de tareas y procesos,

es difícil obtener una visión completa y en tiempo real de los procesos en curso porque perjudica

la toma de decisiones, la ausencia de herramientas tecnológicas puede dificultar la comunicación

y la colaboración entre equipos y departamentos. La gestión manual aumenta el riesgo de pérdida

o corrupción de información importante que afecta la integridad de los datos, la información

puede tener dificultades para adaptarse y crecer a medida que una entidad o área se expande, los

procesos manuales suelen ser más lentos en comparación con los automatizados y perjudica el

cumplimiento de tiempos.

En la actualidad existen entidades con áreas donde no tienen un sistema de software para la

gestión de documentación y procesos que aun depende de procesos manuales y papeleo.

 5

Tomando ejemplos de manera general se puede observar que en varias organizaciones de la salud

durante la atención medica que donde su funcionamiento operativo no esta basado en un

software de gestión crea errores de diagnóstico, perdida de información y dificultades en la

coordinación entre profesionales de la salud y atención al usuario. También se evidencia que en

procesos judiciales que no usan esta gestión pueden experimentar demoras en los juicios, perdida

de evidencia y dificultades para el seguimiento de casos; así mismo áreas como recursos

humanos de las compañías pueden tener dificultades para llevar un registro preciso de

información sobre empleados y esto lleva a problemas de nómina y gestión de procesos

relacionados.
 6

1.2 Formulación del problema

¿Cuáles son las funciones que se pueden crear en un software para la gestión documental
de la decanatura de ingeniería de Sistemas?
 7

Justificación

El sistema de gestión para la decanatura de ingeniería de sistemas de la Institución

Universitaria de Colombia se diseñará y desarrollara para automatizar y mejorar los procesos

relacionados a el control de la documentación para que así mismo se logre generar un fácil acceso

a la información, el cumplimiento de tiempos y reglamentos del área, se realizara este sistema para

mejorar la comunicación entre la decanatura y maestros incluyendo estudiantes. Esto porque según

la última información que tenemos de la decanatura de ingeniería de sistemas, desde hace años y

hasta la fecha actual ha sido difícil el manejo y gestión de los documentos que se deben realizar

dentro de la decanatura y por tal razón existe la necesidad desde la decanatura de resolver este

problema con soluciones innovadoras basadas en las tecnológicas de la información ya que puede

fortalecer la institución educativa en sus estándares de calidad y así mismo brindar un servicio que

satisfaga a los estudiantes para que la reputación de la institución sea cada ves mas alta y de igual

manera que cumpla el objetivo de MINTEC en Colombia el cual es promover la apropiación

masiva de las TIC a través del diseño e implementación de estrategias incluyentes y con enfoque

diferencial que permitan fomentar y fortalecer las habilidades digitales de los colombianos para

que logren un mayor nivel de uso de la tecnología.

Para este trabajo de grado se obtendrá información y conocimiento en el manejo de la

decanatura desde la persona encargada siguiendo los maestros y alumnos, se obtendrá información

de los documentos que se realizan periódicamente (diario, semanal, mensual y anual) asociados al

control de maestros y alumnos. Se conocerá la manera y forma en la que se realiza esta gestión y

control por parte de la persona encargada para conocer los requisitos y requerimientos para el

diseño y desarrollo del software que satisfaga la necesidad encontrada. Con esta información y

conocimientos se tendrá como finalidad de entregar a la decanatura de ingeniería de sistemas de la

Institución Universitaria de Colombia, un software innovador con tecnología IA implementada

 8

que automatice procesos entre ellos y el más importante la documentación, este software cumplirá

con las etapas del desarrollo del software y su desarrollo cumplirá los tiempos de evolución y

entrega ya que se usara una metodología llamada RUP para obtener el mejor resultado posible del

proyecto.

Los resultados de esta investigación y proyecto se socializarán directamente a la decanatura de

ingeniería de sistemas de la institución de acuerdo con instrucciones del docente encargado de la

tutoría para el desarrollo. Estos resultados se utilizarán para el diseño y desarrollo del software con

IA en todas sus etapas para la gestión de documentación donde se beneficiará la decanatura y

maestros de ingeniería de sistemas de la Institución Universitaria de Colombia.

 9

1.4 Objetivos

1.5.1 Objetivo general

Diseñar y desarrollar un software para el sistema de gestión de documentación de la

decanatura de ingeniería de sistemas en la institución Universitaria de Colombia

1.5.2 Objetivos específicos

 1. Identificar el sistema tradicional en el que se basa la gestión de la decanatura

de ingeniería de sistemas en la Institución.
 2. Evaluar la integración de un sistema basado en tecnología de software para
el sistema tradicional.
 3. Medir el impacto positivo y negativo que generara la implementación de un
sistema basado en tecnología de software.
 4. Utilizar la metodología ágil RUP para el diseño y desarrollo del software.
 5. Analizar las necesidades que existen a causa del sistema tradicional y manual
que funciona en la decanatura de ingeniería de sistemas de la institución
educativa.
 10

2. Estado del arte

F
 11

3. Marco teórico

3.1 Sistemas a nivel mundial

Durante estos últimos diez años las organizaciones a nivel mundial han cambiado y se han

adaptado a las herramientas tecnológicas, en este caso podemos referenciar la siguiente

investigación que se realizo para el “modelo de automatización de procesos para un sistema de

gestión a partir de un esquema de documentación basado en Business Process Management (bpm)

donde en resumen se refiere a una investigación donde se pretendió construir un modelo

automatizable de documentación de procesos. Se espera que este permita dar respuesta a los

requisitos de varios sistemas de gestión, de manera que una organización pueda estandarizarlos y

automatizarlos con la confianza de cumplir, al mismo tiempo, con lo establecido tanto por el

Consejo Nacional de Acreditación (cna), como por la norma iso 9001 y la Business Process

Management (bpm). Se analizaron de manera minuciosa y comparativa estos modelos. Los

resultados se utilizaron para complementar el contenido del manual. El modelo resultante se aplicó

directamente en el contexto organizacional. Los resultados muestran que es posible documentar

procesos al detalle, cumplir con estándares internacionales, responder con rapidez a cambios con

base en las mejoras que los procesos pueden presentar y llevar el contenido del modelo propuesto

a una Business Process Management Suite (bpms), ahorrando con esto costos, tiempo y otros

elementos valiosos.” (Karen Lopez,2015, p. 132). Podemos encontrar varios análisis a

problemáticas relacionadas a esta investigación donde tratan de dar soluciones innovadoras usando

recursos tecnológicos y también podemos referenciar el siguiente análisis “Análisis de los

sistemas de gestión documental que existen actualmente en Colombia, que cumplen con la

legislación vigente para empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental

donde en resumen este proyecto de investigación pretende analizar dos sistemas de gestión

documental que existen actualmente en Colombia, los cuales cumplen con la legislación
 12

vigente para empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental y con lo

establecido en la Ley General de Archivos; y comparar si los sistemas de gestión

documental que existen actualmente en otras entidades del estado colombiano cumplen con

la legislación vigente para empresas públicas. Con este análisis se pretende dar la mejor

forma de solución y se busca estandarizar las características de la misma pensando en la

posibilidad de replicarla en otras entidades que compartan dicha necesidad. Razón por la cual se

decide analizar el sistemas de gestión documental Orfeo y Al fresco, ya que estos sistemas

han estado realizando avances significativos orientados al mejoramiento del sistema

actual, utilizando tecnologías novedosas en la creación de una nueva versione y alternativa

para generar una buena implementación en los programas o sistemas de información

documental.” (Luis Berdugo, 2016, p. 3). Adicional a los anteriores argumentos se presenta la

siguiente experiencia laboral obtenida donde en el año 2021 se obtuvo la responsabilidad de

atender solicitudes de mesa de ayuda en soporte técnico para el proyecto Colpensiones donde el

sistema que se tenia no estaba fundamentado en una herramienta tecnológica y esto perjudicaba la

entrega de resultados a la gerencia, esta necesidad hacia que existiera problemas de gestión,

usuarios insatisfechos, usuarios no atendidos, solicitudes no finalizadas, dificultad para tomar

decisiones sin indicadores de gestión e ineficiencia laboral. Se evidenciaron cambios positivos

cuando se desarrolló la herramienta tecnológica para la gestión de mesa de ayuda fundamentada

en estandarización ITIL V4 ya que resolvía las falencias anteriormente mencionadas y aportaba a

obtener beneficios tales como accesibilidad a información inmediata y toma de decisiones basadas

en indicadores de gestión.

Durante estos últimos diez años las organizaciones a nivel mundial han cambiado y se han

adaptado a las herramientas tecnológicas, en este caso podemos referenciar la siguiente

investigación que se realizo para el “modelo de automatización de procesos para un sistema de

 13

gestión a partir de un esquema de documentación basado en Business Process Management (bpm)

donde en resumen se refiere a una investigación donde se pretendió construir un modelo

automatizable de documentación de procesos. Se espera que este permita dar respuesta a los

requisitos de varios sistemas de gestión, de manera que una organización pueda estandarizarlos y

automatizarlos con la confianza de cumplir, al mismo tiempo, con lo establecido tanto por el

Consejo Nacional de Acreditación (cna), como por la norma iso 9001 y la Business Process

Management (bpm). Se analizaron de manera minuciosa y comparativa estos modelos. Los

resultados se utilizaron para complementar el contenido del manual. El modelo resultante se aplicó

directamente en el contexto organizacional. Los resultados muestran que es posible documentar

procesos al detalle, cumplir con estándares internacionales, responder con rapidez a cambios con

base en las mejoras que los procesos pueden presentar y llevar el contenido del modelo propuesto

a una Business Process Management Suite (bpms), ahorrando con esto costos, tiempo y otros

elementos valiosos.” (Karen Lopez,2015, p. 132). Podemos encontrar varios análisis a

problemáticas relacionadas a esta investigación donde tratan de dar soluciones innovadoras usando

recursos tecnológicos y también podemos referenciar el siguiente análisis “Análisis de los

sistemas de gestión documental que existen actualmente en Colombia, que cumplen con la

legislación vigente para empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental

donde en resumen este proyecto de investigación pretende analizar dos sistemas de gestión

documental que existen actualmente en Colombia, los cuales cumplen con la legislación

vigente para empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental y con lo

establecido en la Ley General de Archivos; y comparar si los sistemas de gestión

documental que existen actualmente en otras entidades del estado colombiano cumplen con

la legislación vigente para empresas públicas. Con este análisis se pretende dar la mejor

forma de solución y se busca estandarizar las características de la misma pensando en la

 14

posibilidad de replicarla en otras entidades que compartan dicha necesidad. Razón por la cual se

decide analizar el sistemas de gestión documental Orfeo y Al fresco, ya que estos sistemas

han estado realizando avances significativos orientados al mejoramiento del sistema

actual, utilizando tecnologías novedosas en la creación de una nueva versione y alternativa

para generar una buena implementación en los programas o sistemas de información

documental.” (Luis Berdugo, 2016, p. 3). Adicional a los anteriores argumentos se presenta la

siguiente experiencia laboral obtenida donde en el año 2021 se obtuvo la responsabilidad de

atender solicitudes de mesa de ayuda en soporte técnico para el proyecto Colpensiones donde el

sistema que se tenia no estaba fundamentado en una herramienta tecnológica y esto perjudicaba la

entrega de resultados a la gerencia, esta necesidad hacia que existiera problemas de gestión,

usuarios insatisfechos, usuarios no atendidos, solicitudes no finalizadas, dificultad para tomar

decisiones sin indicadores de gestión e ineficiencia laboral. Se evidenciaron cambios positivos

cuando se desarrolló la herramienta tecnológica para la gestión de mesa de ayuda fundamentada

en estandarización ITIL V4 ya que resolvía las falencias anteriormente mencionadas y aportaba a

obtener beneficios tales como accesibilidad a información inmediata y toma de decisiones basadas

en indicadores de gestión.
 15

4. Marco histórico
 16

5. Marco contextual
 17

5.1 Contexto
 18

6. Marco conceptual

Conceptos y términos que existen dentro del proyecto donde se definen sus términos con el fin de

familiarizar la lectura del tema.

RUP: El Proceso Unificado de Rational es un proceso de ingeniería del software. Proporciona un

acercamiento disciplinado a la asignación de tareas y responsabilidades en una organización de desarrollo.

Business Process Management (bpm): Se refiere a la gestión de procesos empresariales. Es un enfoque

metodológico que busca mejorar la eficiencia, la efectividad y la adaptabilidad de los procesos dentro de

una organización. El BPM implica analizar, diseñar, implementar y controlar los procesos empresariales

para lograr objetivos estra9tégicos y operativos. BPM es una disciplina que se centra en la optimización y

la mejora continua de los procesos empresariales para aumentar la productividad, la calidad y la

satisfacción del cliente, y para garantizar que una organización funcione de manera eficaz y eficiente. Se

utiliza en una variedad de industrias y sectores para gestionar y mejorar su funcionamiento interno.

Sistema: Un sistema esta diseñado para recibir entradas, procesarlas y generar salidas en función de

ciertas reglas, procesos o principios.

Software: Es un conjunto de programas y datos que permiten a una computadora realizar tareas

específicas o funcionales.
 19

7. Marco legal.

7.1.1 ley
7.1.1.1 Ley
 20

8. Cronograma

8.1. Metodología

El presente proyecto se realizará bajo una metodología RUP organizada en las siguientes fases:

1. Fase de inicio:

Objetivos:

- Definir el alcance y los requisitos del sistema.

- Identificar los actores y sus roles.

- Establecer la arquitectura inicial del sistema.

- Definir roles y responsabilidades del equipo de trabajo.

 21

Tareas:

- Reunión para definir requisitos con el equipo y los usuarios clave.

- Elaboración del documento de visión del proyecto.

- Identificación y asignación de roles a cada integrante del equipo.

2. Fase de elaboración.

Objetivos:

- Detallar requisitos y realizar el diseño inicial.

- Validar la viabilidad del proyecto.

- Preparar el entorno de desarrollo.

Tareas:

- Desarrollo del diseño del sistema en Adobe XD por el integrante Yohany Giraldo.

- Definición detallada de requisitos y casos de uso.

- Creación de prototipos de la interfaz.

- Evaluación de la viabilidad técnica y financiera.

- Preparación del entorno de desarrollo por el integrante Josthin Sarmiento.

3. Fase de construcción y transición.

Objetivos:

- Desarrollar el software.

- Implementar funcionalidades según prioridades.

- Realizar pruebas unitarias.

- Realizar pruebas integrales y de aceptación.

 22

- Preparar la entrega del sistema final.

Tareas:

- Desarrollo del software por el integrante Josthin Sarmiento.

- Implementación de las funcionalidades del menú y formularios.

- Pruebas unitarias por el integrante Cesar Valbuena.

- Pruebas integrales y de aceptación por el integrante Cesar Valbuena.

- Corrección de posibles errores y ajustes.

- Documentación del sistema para usuarios y administradores.

4. Fase de entregas.

- Demostración del diseño en Adobe XD por el integrante Yohany Giraldo.

- Revisión inicial de requisitos y casos de uso.

- Entrega del sistema para revisión de calidad.

- Revisión de funcionalidades básicas.

- Entrega del sistema final.

- Entrenamiento de usuarios y administradores.

- Soporte post-implementación.
 23

9. Conclusiones
10. Limitaciones
11. Recomendaciones
 24

12. Referencias

López Supelano, K. (2015). Modelo de automatización de procesos para un sistema de

gestión a partir de un esquema de documentación basado en Business Process Management

(bpm). Universidad & Empresa, 17(29), 131-155. Doi:

dx.doi.org/10.12804/rev.univ.empresa.29.2015.06

Luis Ernesto Berdugo Baez. (2016). Análisis de los sistemas de gestión documental que existen

actualmente en Colombia que cumplen con la legislación vigente para empresas públicas de

acuerdo con el programa de gestión documental. Universidad militar nueva granada.

MINTIC. (2023). Colombia en el Contexto Internacional.

https://mintic.gov.co/portal/vivedigital/612/w3-article-1515.html

MINTIC. (2020). Conozca los cargos TIC más demandados en Colombia, según el Estudio de

Medición de Brechas de Capital Humano. https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-

prensa/Noticias/159493:Conozca-los-cargos-TIC-mas-demandados-en-Colombia-segun-el-

Estudio-de-Medicion-de-Brechas-de-Capital-Humano#:~:text=En%20Colombia%2C

%20actualmente%2C%20274.386%20personas,y%20el%2056.6%20%25%20son%20hombres.
25