INTRODUCIR PERSONAS EN LA BASE DE DATOS

“Trabajen de buena gana en todo lo que hagan, como si fuera para el Señor y no para la
gente. Recuerden que el Señor los recompensará con una herencia y que el Amo a quien
sirven es Cristo;” Colosenses 3.23,24 NTV

3. Antes de darle a “Enter New Person”, mira si la persona está duplicada escribiendo
su nombre y apellido en el cuadro 1. Ve a la pestaña "Personas".
2. Abre "Entrada" en “Administración de Personas”.
Blanco, y esperando a si aparece una coincidencia.
4. Si no aparece, darle a “Enter New Person”.
5. Poner como título Mr. si es hombre o Mrs. si es mujer.
6. Indicar la fecha de nacimiento en el formato XX/XX/XXXX
7. Imprescindible indicar nombre, apellido, sexo y código postal. Si no lo tiene, buscar
en googlemaps según su dirección.
8. También debe tener teléfono y/o email. Si no tiene ninguno de ellos, no introducir
la persona.
9. Indicar el grupo de edad haciendo cálculos según la fecha de nacimiento.
10. Indicar el nivel de implicación:
a. NPN: New People (si es nueva en la iglesia pero ya es cristiana o no ha
respondido al llamado aún). Seguimiento Automático.
b. NPN: New Christian (si respondió al llamado (indicado en la tarjeta por el
equipo de Nuevos Cristianos)). Seguimiento Automático.
c. Service Active (lleva tiempo viniendo y no le hace falta seguimiento). Si quiere
seguimiento, debe ser indicado.
d. Community (si indica que sólo quiere información general pero nada más). Sin
seguimientos.
e. Mailing List (si sólo quiere recibir email o si vive en otro país). Sin
seguimientos (SI ES EXTRANJERA, MANDA UN EMAIL DE HILLSONG
FAMILY COMO APARECE AL FINAL DEL MANUAL).
f. Myhillsong.com Guest (si es un invitado para la reunión). Sin
seguimientos.
11. Por último, indica en comentarios si la persona ha pedido Grupo de Conexión,
Descubrir u otra cosa para información de la persona que le hará el seguimiento
(paso muy importante).
12. Una vez insertada la persona (pulsando el botón de “SAVE” y con todos los datos
mínimos requeridos completados) nos saldrá otra pantalla donde debemos Aceptar o
Renegar a la persona (“Accept” o “Reject”) si al final queremos introducirla o no. Si
la persona tiene posibles familiares, nos aparecerá en esa lista y debemos darle a
“Join to this family”. También aparecerán posibles duplicaciones y si encontramos
que ya existe esa persona, le damos a “Person Found”. Si existen datos inexactos,
se requerirá la aprobación de uno de los administradores para que se introduzca en
la base de datos.
SEGUIMIENTOS:

Los datos de la personas se introducirán en la plataforma el día lunes así que sería
bueno que a más tardar el día jueves ya estén hechos los seguimientos. (Recordemos
que es muy importante que lo hagamos, así haremos que las cosas de todas las áreas
fluyan mejor)
En caso de que en sus datos aparezca su número de teléfono:
(Preferiblemente se llama desde la oficina, pero sino desde casa)

1. Ve a la pestaña "Seguimientos".

2. Abre "Mis seguimientos". Dentro indica la reunión de domingo a la que asistes, es

muy importante que se ponga la hora de la reunión, se es de las 11:30h o 18:30h; el
equipo: “Equipo de Seguimiento” y tú nombre.
* Si has intentado contactar con la persona y recibido respuesta (CONFIRMED), el
semáforo estará en verde. Si has intentado pero la persona no ha contestado
(UNCONFIRMED) el semáforo estará en amarillo. Pero si no has intentado llamar
aparecerá en rojo. (La idea es que el semáforo no se ponga nunca en rojo, si por
algún motivo no os va bien esa semana hacer seguimiento, se le informara con
tiempo a la persona encargada del grupo para que tome medidas, y se pueda llevar
el seguimiento)

3. Una vez veas tus seguimientos, haz click en editar (el icono que es una libreta
pequeña, a la derecha de los semáforos) a uno de tus seguimientos.
.

4. Ve abajo del todo donde pone, por ejemplo:

Contacted by Isabel Martinez on 14/01/2014 22:38 (Admin, Not
Applicable) :
Suheng Lama has been approved for a MyHillsong.com account by Juan
Mejias Pecharroman. Also note: "Grupo de Conexión Wilson".
Ahí podemos ver si la persona nos ha pedido un "Grupo de Conexión",
"Descubrir" y “Voluntario”, algún comentario de seguimiento anterior u otra
cosa.
Es muy importante que leamos esto y tengamos en cuenta lo que ya se ha
llevado a cabo con esta persona.

5. Si la persona no tiene teléfono, envía un email e indica que ha sido contactado por
email al comentarlo (y mientras no conteste, sin confirmar, UNCONFIRMED) (esto
es sólo si no tiene teléfono o no contesta las llamadas). Se indica en comentarios
que se le ha mandado un email. Usamos para esto las plantillas que se describen
abajo y los datos que se ofrecen.

6. Miramos los datos que solicitó la persona antes de llamarla (info, Grupo de
conexión, servir como voluntario o Descubrir) y llamamos a la persona, usando las
siguientes plantillas según sea Nuevo Cristiano (NC, respondió el domingo al
llamado y se le regaló una Biblia) , Nueva Persona (NP, aún no cristiano o ya era
cristiano) o solicitante de GC, Voluntario o Descubrir (sin ser nuevo).

7. Una vez hayamos hablado con la persona y visto sus necesidades en los
comentarios, añadimos a esa persona a un Grupo de Conexión, a Descubrir, a
Voluntarios, etc. (Si en el punto anterior indica el nombre del líder, añadir a ese
 grupo, sino le asignamos a uno según zona, tipo y capacidad, sino tiene capacidad
no nos dejará, los datos de esta persona se le enviará a la líder de seguimientos
para que ella se ponga en contacto con el coordinador).
La lista de GC que aparece está ordenada por proximidad a las personas, esto nos
facilita saber cuál es la más cerca (pero no el más apropiado por la edad). Si la
persona tiene un código postal muy lejano, no le aparecerán grupos de conexión
cercanos, por lo que se tendrá que hablar con la persona encargada para asignarlos a
un grupo o indicar otro código postal PROVISIONAL para que nos deje asignarlo a un
grupo (volviendo a poner su anterior código postal después).
Hacemos click en editar a la persona. En la página que se abre hay 7 cuadritos
azules. Añadir a un Grupo de Conexión (Next Step: Connect), registrar a
Descubrir, Bautismos, Curso Pre-matrimonial y College (Next Step: Register,
elegir curso correspondiente, ubicación: Barcelona y hora dependiendo de la
persona (si la desconoces registrar en el más general todas las opciones)) o
Añadirla en un equipo de Voluntarios (Next Step: Volunteer) y escribir algún
comentario si es necesario (la persona será contactada por el equipo de
liderazgo de voluntarios).
Si la persona tiene menos de 16 años no le será asignado un equipo como
Ujieres, Stands, Intepretación, Nuevas Personas, Nuevos Cristianos, Alabanza,
etc. Es decir, no añadirles en grupos que interactúen directamente con la
gente nueva. Pero si se le puede asignar a Logística, Y&F o Kids. Si la persona
no pide equipo en particular, no es necesario preguntarle, normalmente los
primeros grupos donde servir y donde siempre hay necesidad son: Ujieres,
Logística, Limpieza, Cafetería y Producción (si tiene conocimiento de ello),
donde conocer la cultura de nuestra casa.
Los equipos con necesidad de voluntarios, tendrá activado la opción de
“reclutamiento” para que se pueda asignar voluntarios a su equipo desde
seguimientos.

8. Si la persona ya fue asignada a un grupo de conexión anteriormente (o acaba de

serlo después de la llamada por ti: CONNECT y elegir grupo como en el punto 6) y
ya hemos contactado con ella para ello, el siguiente paso es ver si se puede
resolver (botón de RESOLVE). Sólo nos dejará si el líder de grupo de conexión ha
aceptado su inscripción. Si tampoco podemos resolverlo, llamaremos a la persona
en la próxima llamada que nos corresponda del seguimiento para ver si ha podido
contactar con el líder y,
Si hay algún problema, Se le informara al responsable de equipo de
seguimiento, el cual se encargara de pasarle la información al líder de esa
área.
Quizás ya nos deje resolver a la persona en la próxima llamada porque que el líder
ha tenido tiempo de aceptarla en su grupo. Si el líder la ha rechazado, podremos
ver sus comentarios en la persona y volver a asignar a otro grupo. Si la persona ya
está correctamente aceptada en su grupo de conexión, la resolvemos de la
siguiente forma: Haz click en editar a la persona, en la página que se abre hay 7
cuadritos azules, le damos al último (Resolve) y ahí elegimos la opción "En buen
contacto a Grupo de conexión”).

9. Si hemos hecho el punto 7 (asignarla a un Grupo de Conexión), pero no ha

contestado a la llamada, NO resolvemos a la persona aún, aunque esté asignada
en un GC, pero indicamos en comentarios que ya está asignada a un GC para la
siguiente llamada (el seguimiento continúa hasta que esté en buen contacto con su
grupo de conexión). Si al final RESOLVER la plataforma no nos deja, contactar
con la encargada del grupo de seguimientos.
10. Si a la persona se le añade a un curso de Descubrir, el seguimiento y
responsabilidad corresponde al líder de Descubrir. Si después del curso no ha sido
conectado en un grupo de conexión, el líder del curso se preocupará de que la
persona vuelva a estar en seguimiento por el mismo equipo.

11. Si la persona pide que no la volvamos a contactar, resolvemos como en el punto 7,

eligiendo otra opción según sea la adecuada.

12.Si la persona nos pide que la asignemos a un Grupo de Conexión hacemos el

mismo procedimiento del punto 7, informándole de lo que se va a hacer.

13.Si la persona es extranjera y vive fuera de España, le mandamos un email de

HILLSONG FAMILY (ver en la parte final del manual) y resolvemos.

14. Si al llamar a la persona y nos dice que asiste a otra Iglesia no se le asignará GC o
Voluntarios, se le animará que se plante en su Iglesia recordando de que estamos
encantados de que nos visite.

15. Es muy importante que las personas que se apunten a Voluntarios participen
primero de un GC. En el caso de que se niegue se les avisará al coordinador del
grupo.

16. Es primordial que en el seguimiento verifiquemos que la persona esté en buen

contacto de acuerdo con todo lo que haya pedido en la tarjeta, para esto miraremos
en comentarios si se le ha asignado a cada petición. (Tengamos cuidado de no
resolver hasta que esté en buen contacto con lo que pidió)

17. Cuando la persona pide información de la Iglesia, hay que hacer el seguimiento
igualmente explicándole los servicios que tiene nuestra Iglesia.

18. “NC” que responden al llamado, que vengan con acompañantes de otras Iglesias
pero la persona no es cristiana, ni asiste a otra iglesia, se le hará el mismo
seguimiento.

20. Si la persona no tiene número telefónico se le enviará email, si contesta enviando

su número de teléfono, se inscribirá en el perfil, y si no fuera posible, se le informara
a la responsable para que lo haga.

21. IMPORTANTE: Haya o no contactado con la persona, tienes que Comentar el

estado del seguimiento en el botón Comentar en los cuadritos azules
superiores. Tienes que poner la forma de contacto (normalmente “y pone”) y
CONFIRMED si ha podido hablar por teléfono con la persona o UNCONFIRMED
si no lo ha logrado, pero habiendo DEJADO UN MENSAJE EN SU
CONTESTADOR o MANDÁNDOLE UN EMAIL DESDE proximospasos@hillsong.es.
Para acceder: outlook.office365.com (usuario: proximospasos@hillsong.es y
password: Pasos1234)
PRIMERA LLAMADA (Antes de que pasen 7 días (1 semana))

NC: Nuevos Cristianos (solicitando o no otras cosas)

iHola !
Soy , de la Iglesia Hillsong Barcelona.
Te llamamos porque este domingo tomaste una decisión muy importante y estamos
muy expectantes por todo lo que Dios tiene preparado para ti.

¿Te regalaron una Biblia, verdad?

¿Le has podido echar un vistazo?

¿Es la primera vez que asistes a una iglesia? ¿Asistes alguna otra?
(Si la persona está asistiendo a otra iglesia, se le anima a involucrarse a los grupos
pequeños allí y a estar para lo que necesitan. Aquí se acaba el seguimiento y se
resuelve con la opción de “asiste a otra iglesia”)

¿Te gustaría hacer un curso sobre la Biblia que se llama Descubrir?

(Dar más información si está interesado y registrar en ese caso en cursos,
indicándole la información del curso que aparece en myhillsong)

¿Te gustaría formar parte de uno de nuestros Grupos de Conexión?

(Dar más información si está interesado y registrarlo en Grupos de Conexión)

¿Te puedo ayudar en algo más?

(Si solicitó servir como voluntario, se le indicará que se le asignará a uno, o aquí
podrás tratar si hay algún caso especifico en su información. Ej: cambio de GC)
(No entrar en asuntos doctrinales o conflictivos)

Por último me gustaría animarte a venir a la reunión de este domingo (lugar y hora) y
a (otras actividades que estén programadas como FIESTA DE BIENVENIDA,
CORAZÓN Y ALMA o NOCHE ADN).
Y si quieres podría orar por ti.

NP: Nuevas Personas o Solicituante de Descubrir, Grupo de Conexión o Voluntario

iHola !
Soy , de la Iglesia Hillsong Barcelona.
Hemos recibido la tarjeta que rellenaste este Domingo y estamos muy
contentos de que hayas decidido conocer más sobre esta casa.
Te llamaba por si hay algo que necesites o en donde pueda ayudarte.

¿Es la primera vez que asistes a una iglesia? ¿Asistes alguna otra?
(Si la persona está asistiendo a otra iglesia, se le anima a involucrarse a los grupos
pequeños allí y a estar para lo que necesitan. Aquí se acaba el seguimiento y se
resuelve con la opción de “asiste a otra iglesia”)

¿Te gustaría formar parte de uno de nuestros Grupos de Conexión?

(Dar más información si está interesado y registrar Grupos de Conexión (no entrar
en asuntos doctrinales o conflictivos)

¿Te puedo ayudar en algo más?

(Si solicitó servir como voluntario, se le indicará que se le asignará a uno, o aquí
podrás tratar si hay algún caso especifico en su información. Ej: cambio de GC)
Por último me gustaría animarte a venir a la reunión de este domingo (lugar y hora) y
a (otras actividades que estén programadas como FIESTA DE BIENVENIDA,
CORAZÓN Y ALMA o NOCHE ADN).

Y si quieres podría orar por ti.

SEGUNDA (antes de que pasen 3 semanas), TERCERA (antes de que pasen 7

semanas) Y CUARTA LLAMADA (antes de que pasen 12 semanas)

⁃ Repetir segunda llamada si anteriormente no ha sido asignada a un

Grupo de Conexión ni resuelto el seguimiento.
* Si ya está efectuada la llamada antes de que se acabe el plazo de las
semanas que le quedan para pasar a la siguiente llamada, aparecerá la luz
correspondiente SIN NINGUNA INTERROGACIÓN EN LA SIGUIENTE. En
cambio, si ya ha pasado el plazo y ya se le puede llamar APARECERÁ UNA
INTERROGACIÓN.

MANDAR EMAIL

Enviar e-mail desde proximospasos@hillsong.es (información de acceso descrita

anteriormente).

1. No ha contestado a la llamada y no hemos podido dejar un mensaje en el

contestador

¡Hola !
Soy de la Iglesia Hillsong Barcelona.

Te escribo porque hemos intentado contactar contigo por teléfono y no ha sido

posible. Quisiéramos saber cómo estás y de qué manera podemos ayudarte.
También te animamos que formes parte de un Grupo de Conexión o hagas un
curso de Descubrir.

Si quieres, puedes contestar a este e-mail y así podremos ponernos en

contacto contigo.

Bendiciones, Hillsong Barcelona.

2. No tenemos su teléfono

¡Hola !
Soy de la Iglesia Hillsong Barcelona.

Te escribo porque no tenemos tu teléfono, y nos gustaría ponernos en contacto

contigo para saber cómo estás y de qué manera podemos ayudarte.
También te animamos que formes parte de un Grupo de Conexión o hagas un
curso de Descubrir.

Si quieres, puedes contestar a este e-mail y así podremos ponernos en

contacto contigo.

Bendiciones, Hillsong Barcelona.

3. No nos da señal su teléfono
 ¡Hola !
Soy de la Iglesia Hillsong Barcelona.

Te escribimos porque no tenemos los datos correctos de tu teléfono, y nos

gustaría ponernos en contacto contigo para saber cómo estás y de qué manera
podemos ayudarte.

También te animamos que formes parte de un Grupo de Conexión o hagas un

curso de Descubrir.

Si quieres, puedes contestar a este e-mail y así podremos ponernos en

contacto contigo.

Bendiciones, Hillsong Barcelona.

4. Si la persona es extranjera, vive fuera de España, para conectarla con otras iglesias
de la familia de Hillsong (mailing list o resuelta)

Hello !
I’m from Hillsong Church Barcelona.

We would like to contact you with other churches in our Hillsong Family. Maybe
you can find some church near

Where you live on this website: http://www.hillsong.com/family

Blessings,
Hillsong Church