2.

- ENTORNO DE POWERPOINT

Como hemos dicho, PowerPoint es la herramienta que inclue la suite de

Microsoft Office para realizar presentaciones. Las presentaciones son un
elemento muy importante como apoyo para describir, desarrollar y comunicar
ideas. La utilidad de las presentaciones abarca un amplio sector, desde la
impartición de contenidos docentes hasta reuniones de empresa, congresos,
presentación de productos, etc.

PowerPoint 2007 auna sencillez y rapidez de uso con una alta calidad de diseño
y control de contenido expuesto. Además de incluir textos en las diapositivas,
podremos insertar imágenes, sonido, vídeos, efectos de animación,
transiciones, textos con WordArt, etc.

En este tema conocerás el entorno de trabajo de PowerPoint 2007 que presenta

significativos cambios respecto de versiones anteriores.

El nuevo diseño de los menús de PowerPoint 2007 (compartido por todas las
aplicaciones de la suite Office 2007) tiene como objetivo la agrupación de los
botones más comúnmente usados ocupando el mínimo espacio de la ventana
de la aplicación, pero sin renunciar a una rápida disponibilidad de cualquiera
de ellos cuando realices acciones para las que existan opciones específicas.

El diseño de pestañas o fichas temáticas de la Cinta de Opciones facilita estos

objetivos y las funciones comunes a cualquier aplicación Office se encuentran
unificadas en el Botón Office, que sustituye al tradicional menú Archivo.

Es muy importante familiarizarnos con el entornos de trabajo de PowerPoint

para sacar el máximo rendimiento a las opciones que ofrece y trabajar con
mayor rapidez al utilizar las distintas herramientas que ofrece.

2.1. Botón Office

Botón de Office

El Botón Office incluye el contenido del tradicional menú Archivo, es decir,

accesos directos a los documentos abiertos recientemente, el botón de acceso
a las opciones de configuración de PowerPoint 2007 y el de salida de la
aplicación.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.1

Algunas de las opciones incorporadas en el menú del Botón Office solo estarán
activas cuando estés trabajando con una presentación y las que tienen una
flecha a su derecha, al situar encima el puntero del ratón, despliegan un
submenú con sus opciones de uso más habitual.

La opción Nuevo te servirá para crear un nuevo documento, ya

sea en blanco, a partir de las plantillas instaladas en tu Pc o de
las descargadas de Microsoft Office Online.

La opción Abrir te permitirá abrir documentos de PowerPoint

existentes en el disco duro o en otros soportes.

La opción Guardar te permitirá guardar las presentaciones en el

disco duro o en otros soportes. Si es la primera vez que guardas

2.2 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

la presentación aparecerá la ventana Guardar como para que selecciones el
nombre, tipo y destino del archivo.

La opción Guardar como te será útil cuando quieras

guardar la presentación con un nombre o destino
diferentes, al igual que para guardarla en otro tipo de archivo distinto del
predeterminado.

Desde la opción Imprimir podrás obtener una copia

impresa de la presentación o bien una Vista preliminar
por pantalla para comprobar previamente el aspecto final de la impresión.

Desde la opción Preparar podrás editar ciertas

propiedades de la presentación, acceder a
configuraciones de seguridad y cifrado con contraseña, así como a utilidades
avanzadas.

La opción Enviar te servirá para adjuntar directamente

la presentación a un correo electrónico usando Outlook
2007 como gestor de correo electrónico.

La opción Publicar contiene opciones avanzadas de

almacenamiento de la presentación como el
empaquetado en un Cd o su publicación en servidores.

Cuando quieras Cerrar la presentación pero dejando

PowerPoint abierto tendrás que usar esta opción. Si en la
presentación tienes cambios no guardados te avisará para que puedas hacerlo.

El botón Opciones de PowerPoint te dará acceso a la ventana de

configuración de las opciones por defecto de la aplicación como, por ejemplo,
el tipo de archivo predeterminado para guardar las presentaciones o los iconos
incluidos en la Barra de herramientas de acceso rápido.

El botón Salir de PowerPoint te servirá para terminar la ejecución de

PowerPoint, avisándote si tienes cambios pendientes de guardar en las

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.3

presentaciones que tengas abiertas en ese momento.

El panel de Documentos recientes te servirá para abrir con un solo clic las
presentaciones con las que hayas trabajado recientemente. Si dejas el puntero
del ratón sobre una de ellas verás su ruta de ubicación en el disco duro.

2.2. Barra de acceso rápido

Barra de Acceso Rápido

La Barra de acceso rápido incluye accesos directos a las operaciones más

utilizadas, para tenerlas todas fácilmente accesibles desde un único lugar.

Por defecto está situada junto al Botón Office e incorpora botones para los
comandos Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir, pero puedes
personalizarla con aquellos comandos que vayas a usar más frecuentemente o
elegir otra posición para ella. A la derecha de la zona de comandos tiene un
botón para acceder al menú desplegable de personalización.

2.4 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

El menú de personalización incluye las opciones de uso más habitual para
incluirlas en la Barra de acceso rápido con un simple clic, estando señaladas
las ya incluidas.

Por ejemplo, haciendo clic en la opción Nuevo, automáticamente el icono

Nuevo se incorporará a la Barra de acceso rápido

Si quieres incluir otros comandos usa la opción Más comandos... para

seleccionar los que desees incluir.

Nos aparecerá una ventana en la que podremos elegir los comandos que
deseamos incluir en nuestra Barra de acceso rápido.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.5

También puedes cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso
rápido, pudiendo elegir entre ubicarla encima o debajo de la Cinta de Opciones.

2.6 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

Incluso desde este menú podrás minimizar la Cinta de opciones para aumentar
el espacio disponible para visualizar las diapositivas.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.7

2.3. Cinta de opciones

Cinta de Opciones

La Cinta de opciones es una nueva forma de unificar en un solo elemento los

tradicionales contenidos de menús y barras de herramientas, ocupando un mismo
espacio para todas las opciones disponibles en PowerPoint 2007. La Cinta de Opciones
contiene los comandos disponibles en PowerPoint 2007, organizados en un formato de
pestañas temáticas, algunas de ellas siempre disponibles y las de uso menos frecuente
aparecerán automáticamente cuando trabajes con algún objeto relacionado con ellas.
Su tamaño y la disposición de sus comandos se adapta al tamaño de la ventana de
PowerPoint, al igual que los comandos mostrados se ajustan al objeto que estés
editando, es decir, tendrás disponibles aquellos comandos que necesites en cada
momento.

Presenta un considerable ahorro de espacio ocupado frente a versiones anteriores en

las que cada barra de herramientas se ubicaba en un espacio diferente y todas ellas
mostradas simultáneamente ocupaban gran parte de la ventana de PowerPoint, con la
consiguiente reducción del espacio disponible para la edición de las diapositivas.

Barra de acceso rápido Fichas Barra de Título

GRUPOS

2.8 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

Fichas

La información que podemos encontrar en la Cinta de opciones aparece

organizada mediante fichas. Al hacer clic en cada una de ellas, se mostrarán
todas las herramientas que podemos utilizar en cada ficha. Las fichas de que
dispone PowerPoint 2007 son: Inicio, Insertar, Diseño, Animaciones,
Presentación con diapositivas, Revisar y Vista.

Cuando en una diapositiva introducimos algún elemento, sea texto, tabla,

gráfico, nos aparecerá una nueva ficha dependiendo del objeto que tengamos
seleccionado.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.9

 2.4. Menús contextuales

Un menú contextual es la ventana de opciones que se abre cuando haces clic con el
botón secundario del ratón (normalmente el derecho) sobre algún elemento o área de
la ventana. Su contenido es variable en función del objeto o zona sobre la que se hayas
cliqueado, adaptándose las opciones y comandos que contiene a los más usados
respecto del objeto o zona correspondiente. Se despliega desde el punto donde hiciste
clic, generalmente situando ahí su esquina superior izquierda excepto si no cabe en la
ventana de la aplicación en cuyo caso se despliega hacia la izquierda.

Si haces clic con botón derecho sobre el Botón Office o sobre la Barra de acceso rápido,
aparecerá el Menú contextual de personalización de la misma.

Si haces clic con botón derecho sobre la vista previa de diapositivas aparecerá el Menú
contextual con comandos relativos a las diapositivas, como Copiar, Pegar, Nueva
diapositiva, diseño, etc.

Al hacer clic con el botón derecho en una imagen insertada en una diapositiva,
accederemos a las siguientes opciones:

2.10 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

Haciendo clic con botón derecho sobre la celda de una tabla accederás al Menú
contextual de opciones del contenido de la celda.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.11

 Si lo haces sobre una esquina de la tabla accederás a otro diferente con opciones que
afectarán a todo el contenido de la tabla.

Para los cuadros de texto aparecerán opciones específicas de formato y edición. Fíjate
en las opciones que aparecen atenuadas en color gris, significa que no están disponibles
en ese momento (p.ej.: Pegar solo aparecerá activado cuando hayas copiado algo
previamente).

Para la Barra de estado aparecerá su menú de personalización.

2.12 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

2.5. Áreas de Esquema y de Edición

En la parte central, ocupando la mayor parte de la ventana de PowerPoint encontrarás

el área de trabajo, dividido en dos zonas: el Área de Esquema y Diapositivas en la parte
izquierda y el Área de Edición que ocupa el resto del espacio. En ellas podrás editar las
diapositivas y su contenido, al igual que gestionarlas añadiendo nuevas, eliminando las
que no desees, cambiando su orden en la presentación, etc.

El Área de edición es el "taller" de PowerPoint y en esta zona es donde irás añadiendo

objetos a cada una de las diapositivas de la presentación.

El Área de esquema y diapositivas, cuenta con las pestañas Diapositivas y Esquema,

podrás ajustar su anchura o cerrarla si necesitas más espacio en el área de trabajo.

En la pestaña Diapositivas verás una vista en miniatura de las diapositivas de la

presentación y podrás seleccionar cuál de ellas quieres que aparezca en el área de
edición, cambiar el orden de las mismas, añadir nuevas, borrarlas, etc.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.13

En la pestaña Esquema podrás ver y editar directamente el texto incluido en los objetos
de las diapositivas.

Podrás modificar la anchura del Área de Esquema y Diapositivas usando el control

deslizante de su borde derecho, e incluso podrás cerrarla si no la necesitas pudiendo
volver a visualizarla cuando desees.

2.6. Barras de Título y de Estado

La Barra de título está ubicada en la parte superior de la ventana de todas las

aplicaciones Windows, y en PowerPoint muestra el nombre de la presentación abierta
en ese momento.

Contiene también los botones Minimizar para ocultar la ventana manteniendo la

aplicación en ejecución, el botón Maximizar / Restaurar para que la ventana ocupe
todo el área de visualización de Windows o para retornar a su tamaño original y el botón
Cerrar que cierra esa ventana, y si fuese la única ventana de PowerPoint abierta
también cerrará PowerPoint.

Minimizar Cerrar

Maximizar / Restaurar

2.14 PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint

La Barra de estado está ubicada en la parte inferior de la ventana de PowerPoint y
consta de una parte izquierda de carácter informativo y la parte derecha con opciones
relativas a la vista de diapositivas.

En su parte izquierda incluye información sobre el número de diapositivas totales de la

presentación y el número de orden de la que tengas seleccionada en ese momento,
también te informa del Tema de diseño seleccionado y del diccionario activo en ese
momento.

Incluye también los Botones de vistas para cambiar el modo de visualización de las
diapositivas o iniciar la presentación a pantalla completa.

Vista Clasificación

Vista diapositiva Vista Presentación

El área de zoom te permitirá seleccionar el tamaño de visualización de las diapositivas,

bien seleccionando el porcentaje de reducción/ampliación, bien con el control deslizante
o con los botones + y -.

Nivel de Zoom Botón Autoajuste

Botón Personalización

Aumentar tamaño Disminuir tamaño

Control Deslizante

Cuenta también con un botón de autoajuste que te

permitirá ajustar el tamaño de la diapositiva al del Área
de edición.

Y en su extremo derecho incorpora el botón de

personalización de forma y tamaño de la ventana. Haz
clic sobre él y sin soltar el botón mueve el ratón para
darle la forma deseada a la ventana.

PowerPoint 2007. Entorno de PowerPoint 2.15