Guía

Administrador Contrata

V 1.0 9/07/2021
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Índice

Índice ............................................................................................................................................. 1
Gestión documental ...................................................................................................................... 2
Subida documental ....................................................................................................................... 2
Estado documental ....................................................................................................................... 3
OnBoarding ................................................................................................................................... 5
Vinculaciones ................................................................................................................................ 5
Gestión de contratas ..................................................................................................................... 6
Gestión de trabajadores ................................................................................................................ 8
Gestión de equipos ....................................................................................................................... 9
Gestión de usuarios. .................................................................................................................... 10
Carnets ........................................................................................................................................ 11
Auditoría...................................................................................................................................... 12
Coordinación ............................................................................................................................... 12
Notificaciones .............................................................................................................................. 13
Informes ...................................................................................................................................... 13
Otras opciones. ........................................................................................................................... 13

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Gestión documental
Subida documental
Al acceder con las claves de contrata, en la página inicial se encontrarán con lo
necesario para la gestión de la documentación pendiente. También, podrán acceder al
módulo Subida documental dentro de la Gestión documental. Se deberá seleccionar el
cliente, ámbito (contrata, subcontrata) y se cargará toda la información pendiente de
este ámbito, incluyendo la documentación de empresa, centro de trabajo, proyecto,
trabajadores y equipos.
En el primer vistazo sólo aparecerá la documentación pendiente de subir. Para buscar
la pendiente de validar, validada, rechazada, etc, deberemos establecer el filtro en
Estado (1).

Para adjuntar un documento en un requisito, deberemos hacer clic encima del nombre
del requisito (2), y se abrirá la siguiente pantalla.

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- En la parte superior, visualizamos toda la información relativa al requisito que
estamos editando (datos del trabajador, del centro, si el requisito tiene
caducidad, una descripción del requisito…)
- Para adjuntar el documento, deberemos hacer clic en Subir archivo (3), y se
abrirá la pantalla de subida. Pulsamos el botón Seleccione un archivo. (4)
En caso de que el requisito tenga caducidad variable, establecemos la fecha en
la que fue expedido y la fecha de caducidad (5). En caso de que tenga una
caducidad preestablecida, simplemente deberemos seleccionar la fecha de
expedición y automáticamente la plataforma calculará la caducidad.

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Si el usuario está vinculado a más de un cliente o centro de trabajo, y el requisito

adjuntado es común a todos, podremos seleccionar en qué clientes y centros lo
adjuntaremos. Se deberá seleccionar aquellos a los que se subirá el documento.

Para adjuntar otro archivo, antes de guardar, deberemos volver a seleccionar un archivo
y repetir el proceso tantas veces como necesitemos.
En Nombre del archivo, visualizará los documentos adjuntados, donde podrá eliminarlos
también (6). En Nombre del Archivo Final (7), podrá modificar el nombre con el que se
queda guardado el documento.
Cuando se hayan adjuntado todos los archivos, se debe hacer clic en Subir archivo (8)
para que se quede guardado y en aceptar.
Mientras el requisito esté pendiente de validar, se podrá editar y añadir nuevos archivos
y comentarios.
Al terminar de subir un archivo en el requisito, deberá hacer clic en Volver para acceder
otra vez al listado de los requisitos pendientes.

Estado documental
En este módulo podremos comprobar cómo se encuentran las contratas y los estados
generales de sus elementos en ese cliente y si están homologados o no para el acceso,
así como el árbol de subcontratación. También se podrá filtrar por centro de trabajo y
proyecto.

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Pulsando sobre el símbolo se desplegará las subcontratas dependiente de la

contrata.
Haciendo clic en alguno de los círculos en el Semáforo rojo (1), y
posteriormente en Centro de trabajo (2), visualizaremos la documentación de la
empresa y el estado que tiene en ese centro de trabajo. De la misma manera,
podremos visualizarlo en Proyectos (3).

La leyenda de la parte inferior nos indica los diferentes estados en los cuales se
encuentran los documentos:
• Pendiente de Subir: Documentación que se ha solicitado y se
tiene que aportar para su revisión.
• Caducado con tolerancia: Documento que ha caducado, pero
todavía tenemos un plazo para poder aportarlo, en el momento que
termina esta tolerancia, el estado del elemento puede pasar a No
Apto.
• Rechazado: Documento que ha sido revisado y por no cumplir con
lo solicitado se ha rechazado y por lo tanto hay que volver a
aportarlo.
• Caducado: Documento que ha caducado y no dispone de
tolerancia o esta se ha terminado. Hay que aportarlo lo antes
posible ya que mientras esté en este estado podemos estar No
Aptos.
• Validado: Documento aportado, revisado correctamente y el cual
se encuentra vigente.
• Pendiente de Validar: Documento aportado y está pendiente de
ser revisado, mientras se encuentra en este estado podemos estar
No Aptos.
• Nuevo Archivo: Documento que ha caducado y ha sido
actualizado con otro documento.

Para comprobar los elementos asignados a la contrata, será el mismo proceso.

Deberemos pulsar sobre el semáforo rojo de trabajadores o equipos (1),

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seleccionar el elemento que queramos comprobar (2) y hacer clic en centro de
trabajo (3) o proyectos (4)

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OnBoarding
El Onboarding es el área de trabajo de la contrata o contratas que gestionemos.
Desde este apartado podremos ver vinculaciones a Clientes, Centros, Proyectos,
gestionar el alta y consulta de trabajadores y equipos y gestionar usuarios.
Consulta de las vinculaciones a centros de trabajos,
proyectos, clientes.
Alta y consulta de las subcontratas, así como sus
vinculaciones (requisitos, perfiles, centros y proyectos).
Alta y consulta de trabajadores, así como sus vinculaciones
(contrata, requisitos, perfiles, centros y proyectos).
Alta y consulta de equipos, así como sus vinculaciones
(contrata, requisitos, perfiles, centros y proyectos).
Alta y consulta de usuarios.

Vinculaciones
Desde este apartado, podremos consultar las vinculaciones a centros de trabajo
o proyectos que tenga la empresa, así como su estado en cada uno de ellos:
Activo, Parado o Finalizado en ese centro o proyecto.

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Haciendo clic en Vinculaciones, entraremos al detalle de la empresa en el centro

de trabajo o proyecto, pudiendo visualizar el perfil que tenga, el ámbito al que
pertenece, etc.

Gestión de contratas
En este módulo podremos crear, editar y consultar nuestras subcontratas,
siempre y cuando el cliente lo haya permitido; en caso de que no, simplemente
podremos comprobar las subcontratas ya creadas. Para crear una empresa, se
debe pulsar en la opción Añadir Contrata o hacer clic en , con la que

aparecerá el siguiente panel, con secciones diferentes a cumplimentar:

• Datos Contrata
o En este apartado cumplimentaremos todos los datos de las empresas:
nombre, CIF, dirección, etc. En caso de existir la empresa nos avisará
que ya existe y nos pondrá los datos mínimos de la misma.

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o Estados de activo, inactivo.
o Si está bloqueada.
o Si es un trabajador autónomo sin trabajadores.
• Alta temporal: Fecha en la cual queremos que se inactive la empresa de
manera automática.
• Persona de Contacto. En este apartado podemos crear tantos contactos
como necesitemos.
• Observaciones. Pondremos las observaciones que consideremos.
• Convenio y Contrato
o Indicaremos el convenio, así como la mutua de accidentes de la
empresa.
o Indicaremos si puede subcontratar y en caso afirmativo hasta que nivel
puede, así como si para ello tiene que utilizar la solicitud de
contratación para que sea autorizada.
• Vinculaciones. Cuando se crea una contrata, un paso imprescindible son las
vinculaciones. MUY IMPORTANTE, como mínimo una contrata tiene que
tener vinculado 1 Centro de Trabajo y dentro del centro, un perfil de centro y
un perfil de contrata.

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1. Centros de trabajo. Una vez seleccionado el centro de trabajo (1) nos

aparecerá el botón de Vinculaciones (2).
2. Vinculaciones. Esta opción es para poder vincular a la empresa en este
centro los diferentes perfiles o requisitos disponibles. (3)
3. Tenemos las opciones de asignar perfiles o requisitos individuales a la
contrata (siempre y cuando el cliente lo tenga creado). Recordamos que
como mínimo hay que vincular un perfil del ámbito Centro de Trabajo y un
perfil de Contrata; si no se realiza esa asignación como mínimo, no
aparecerá como Atribuidas.

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4. La misma operativa es la de Proyecto, que se encuentra en la parte
inferior, después del Centro de Trabajo. Importante: en este apartado hay
que asignar el perfil de contrata y centro de trabajo otra vez, aunque sea
el mismo en todos los centros o proyectos.

En caso de que la empresa esté creada para otro cliente, la plataforma cargará
su información y el único apartado obligatorio que tendremos que rellenar serán
las vinculaciones.

Gestión de trabajadores
En este módulo podremos crear, editar y consultar los Trabajadores. Deberemos
acceder al apartado, pulsar en la opción Añadir Trabajador. Aparecerá el
siguiente panel, con secciones diferentes a cumplimentar:

• Datos del trabajador

o Indicaremos la contrata en la cual queremos crear el trabajador. En
caso de que el usuario tenga acceso a la subcontrata, le
aparecerán ambas empresas.
o Datos del trabajador
o En caso de que el trabajador ya exista, nos avisará de ello y nos
mostrará los datos básicos del mismo.
• Observaciones: Cumplimentar las observaciones que nos interese del
trabajador.
• Alta temporal.
o Fecha de inicio de la vigencia del trabajador, a partir de ese
momento estará activo.
o Fecha del final del alta temporal, en la cual se cambiará el estado
a inactivo.
• Vinculaciones. Todos los trabajadores o equipos tienen que tener como
mínimo vinculado un centro de trabajo y un perfil de trabajador o equipo.

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1. Centros de trabajo. Una vez seleccionado el centro de trabajo, nos

aparecerá el botón de Vinculaciones.
2. Vinculaciones: Esta opción es para vincular al trabajador/equipo en este
centro con los diferentes perfiles o requisitos disponibles.
3. Tenemos las opciones de asignar perfiles o requisitos individuales
(siempre y cuando esté creado previamente) al trabajador / equipo. Si no
se realiza esa asignación, no aparecerá como Atribuidas.
4. La misma operativa es la de Proyecto, que se encuentra en la parte
inferior después del Centro de Trabajo. Importante: en cualquier ámbito
hay que asignar el perfil de trabajador, aunque sea el mismo en todos los
centros o proyectos.

En caso de que el trabajador esté creado para otro cliente, la plataforma cargará
su información y el único apartado obligatorio que tendremos que rellenar serán
las vinculaciones.

Gestión de equipos
En este módulo podremos crear, editar y consultar los Equipos. Deberemos
acceder al apartado, pulsar en la opción Añadir Equipo. Aparecerá el siguiente
panel, con secciones diferentes a cumplimentar:

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• Datos del equipo

o Tipo. Deberemos seleccionar qué equipo daremos de alta:
Vehículo, Maquinaria, Otros.

o Tipo de identificador. Se debe seleccionar cómo identificar a la

maquinaria: Matrícula, Bastidor o Número de serie.

o Marca. Se deberá indicar la marca del equipo.

o Alquiler. En caso de que el equipo sea de alquiler, deberemos
marcar el check e indicar el nombre del proveedor del equipo.
El módulo de apartados en los equipos se gestiona igual que el de trabajadores.
En caso de que el equipo esté creado para otro cliente, la plataforma cargará su
información y el único apartado obligatorio que tendremos que rellenar serán las
vinculaciones.

Gestión de usuarios.
Al crear un usuario, deberemos indicar un correo electrónico y un nombre y
apellidos, así como otra información adicional opcional.

En la misma pantalla, abajo del todo, se deberá seleccionar qué tipo de usuario
se creará.
Consultor contrata: podrán visualizar toda la información de lo que hay creada
en la contrata, pero no podrán realizar ninguna modificación.

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Gestor contrata: podrá gestionar lo que hay creado en la contrata con la que se
relacione. No podrán crear, editar ni eliminar nada, simplemente adjuntar la
documentación necesaria.
Al seleccionar un rol, deberemos abrir el desplegable para indicar a qué empresa
irá vinculado.

Un correo solo podrá estar creado vinculado a un usuario, por tanto, en caso de
que el correo ya esté vinculado a otros roles, nos aparecerá un mensaje que
indique Este usuario ya existe en la aplicación. ¿Desea cargar sus roles?. Al
hacer clic en Aceptar, se cargarán todos los roles que estén vinculados al correo
electrónico. Al Guardar, se quedarán registrados los roles.
Además, podremos consultar los usuarios ya creados en esta pantalla.

Carnets
Impresión y consulta de los carnets según los clientes, centros o proyectos.
Deberemos filtrar por cliente al menos y, en caso de que necesitemos un carnet,
especificarlo con los filtros. Para que nos devuelva la información, se debe hacer
clic en Buscar.

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1- Datos de los elementos

2- Opción de descargar los carnets individualmente.
3- Opción de descargar los carnets en Tarjeta o A4

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4- Para descargar todos los carnets en una sola hoja, se tendrán que marcar
los elementos que queramos y hacer clic en Descargar selección.
En caso de que no devuelva información, según como se haya configurado la
gestión de carnets, podrá ser porque no esté homologado, porque no tenga
foto…

Auditoría
Dentro de este módulo tenemos la siguiente opción:
• Usuarios inactivos: Desde este apartado podremos consultar aquellos
usuarios que hemos creado, pero no han accedido todavía a QUIOO.

Coordinación
En este módulo se podrá revisar la documentación informativa y de intercambio
de documentación adjuntada.

• Documentación informativa: En este apartado se subirá toda la

documentación informativa, que puede ser de lectura obligatoria o no, a
la que deban tener acceso las contratas.

• Para descargar varios archivos a la vez, deberemos seleccionarlos (1) y

hacer clic en el botón de descarga (2). Para descargarlos individualmente,
simplemente debemos hacer clic en botón de descarga de la derecha (3).

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• Intercambio de información. En este apartado se podrá descargar toda la

documentación de CAE que tengan que intercambiar las empresas.

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Notificaciones
Dentro de este módulo, podremos visualizar el histórico de alertas recibidas,
pudiendo filtrar por tipo de alerta, fechas…Haciendo clic en la lupa
podremos visualizar el detalle del mensaje.

Informes
Distintos informes para consulta y exportación de la información de Quioo.
Simplemente deberemos acceder al módulo y seleccionar el informe que
necesitemos. Los informes disponibles son los siguientes:
- Informe Estado Documental de todos los elementos vinculados al usuario
- Informe Estado de todos los elementos vinculados al usuario
En cada informe se deberá seleccionar un criterio para el filtro, por ejemplo, el
cliente, el centro de trabajo, un rango de fechas… Se debe hacer clic en
Descargar informe.

Otras opciones.
• Siempre que pulsemos sobre este icono, es para crear un
elemento nuevo, dependiendo en el ámbito que nos encontremos.

• Icono de carga masiva de elementos, si está esta opción a

través de una plantilla y cumplimentando los datos en un Excel, se
crearán los elementos.

• Icono de borrado de un elemento.

• Icono de edición de un elemento, al pulsarlo podremos acceder
a su edición de los datos permitidos.

• Icono de información, al pulsarlo nos mostrará aquella

información disponible del elemento.

• Icono de importación o copiado.

• Icono de añadir subcontrata.

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• Este icono está en la mayoría de las opciones, es para poder
exportar a un Excel la tabla que resulta de una consulta mediante
los filtros.
• Filtros, hay una opción dentro de los filtros “Borrar Filtros”, esto lo
utilizaremos para eliminar los filtros actuales y realizar una nueva
consulta.
• Al seleccionar en ocasiones algunas opciones puede aparecer este

error: , simplemente nos

indica que no tenemos permisos para poder realizarla.
• En la parte superior del área de trabajo de Quioo aparecen las
siguientes opciones:

o En caso de que nuestro usuario tenga más

roles, a través de esta opción podremos cambiar sin tener
que salir del usuario y tener que entrar nuevamente y
cambiar dicho rol.

o Icono de notificaciones, nos indica las notificaciones

pendientes de consultar, pulsando accedemos a dichas
notificaciones.

o Icono atención al usuario, al pulsar nos indicará los

teléfonos y correos que tenemos a nuestra disposición para
consultas técnicas o de gestión de Quioo.

o Selector del idioma en el cual queremos trabajar

con Quioo.

o Identificación del usuario y salida de este.

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NOTAS:
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