TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

(TIC)

Código: CIT­04110

CIU­ 2009

UNIDAD 3

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 ÍNDICE DE CONTENIDO
TÓPICO Pág.

Objetivos y Estructura del Contenido 3

Materiales de Lectura 4

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: 5

UNIDAD 3: Software para computadoras 23

Lectura Nº 8: Introducción al software 23

Lectura Nº 9: Instrucciones generales para Word y PowerPoint 29

Lectura Nº 10: Introducción a Microsoft Word 48

Lectura Nº 11: Gestión de documentos con Word 56

Lectura Nº 12: Introducción a Microsoft PowerPoint 75

Lectura Nº 13: Introducción a Microsoft Excel 94

Lectura Nº 14: Usando Microsoft Excel 109

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 OBJETIVOS DE UNIDAD Y ESTRUCTURA DEL CONTENIDO
UNIDAD 3: SOFTWARE PARA COMPUTADORAS

OBJETIVO DE APRENDIZAJE:
Ejecutar aplicaciones de software propietario, como herramientas de apoyo para el aprendizaje,
la autogestión y el estudio independiente.
CONTENIDO:
3.1 El Software. Definición, clasificación y usos.
3.2 Microsoft Office: Generalidades, funciones básicas (barras, vistas de un
documento, deshacer, guardar, abrir documentos).
3.2.1. Procesador de texto Word: entorno de trabajo, barras (menú, formato,
herramientas, dibujo y estado), gestión de documentos con word: (configurar
hoja, manejo de textos. tablas y fórmulas), tablas de contenido (índice),
columnas de estilo periodístico, cuadros de texto, insertar imagen, imprimir
documentos, funciones avanzadas de ms­word: (hipervínculo, sobres y
etiquetas, combinar correspondencias, vincular datos y objetos).
3.2.2. Manejador de presentaciones: técnicas para el diseño de presentaciones
efectivas, generar presentaciones a través del asistente y plantillas, insertar
nuevas diapositivas, introducir texto en diapositiva, aplicar al texto formato y tipos
de fuente, uso de numeración, viñetas, sangrías, insertar imágenes
prediseñadas, archivos, organigramas, diagramas, tablas y gráficos, animar
textos e imágenes, insertar películas y sonido, configurar presentación. imprimir
diapositivas.
3.2.3. Hoja de cálculo: conceptos básicos, entorno de trabajo, barras de ms­excel
(título, estándar, formato, dibujo y fórmula), manejo de datos en ms­excel,
funciones y fórmulas, aplicar formato (celdas, tablas), empleo de herramientas
de ms­excel (inserción y selección de textos, datos y cuadros de texto), ordenar
datos, filtros, auditorías, hipervínculos, presentación de resultados (insertar
gráficos, tablas dinámicas), proteger hoja, configurar impresión de hojas de
cálculo.

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 MATERIALES DE LECTURA
UNIDAD 3. SOFTWARE PARA COMPUTADORAS
Lectura Nº 8: Introducción al software.
Adaptada con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2007). Introducción al Software. Trabajo no
publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 9: Instrucciones Generales para Word y PowerPoint.

Adaptada con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2007). Manejo de Programas en Ambiente
Windows. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 10: Introducción a Microsoft Word.

Adaptado con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2008). Introducción al procesador de textos
Word. Trabajo no publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 11: Gestión de documentos con Word.

Adaptada con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2007). Gestión de documentos con Word.
Trabajo no publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 12: Introducción a Microsoft PowerPoint

Adaptado con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2008). Introducción al PowerPoint. Trabajo no
publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 13: Introducción a Microsoft Excel.

Adaptada con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2007). Introducción a la Hoja de Cálculo.
Trabajo no publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Lectura Nº 14: Usando Microsoft Excel.

Adaptado con fines instruccionales por: Rodríguez, D. (2007). Usando la Hoja de Cálculo Excel. Trabajo
no publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

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 UNIDAD 3
SOFTWARE PARA COMPUTADORAS
CONOCE EL NORTE DE TU APRENDIZAJE

¡Bienvenido a tu proceso de aprendizaje sobre aplicaciones de software para computadoras

personales! Utilizar programas informáticos, te hará desarrollar y aplicar habilidades personales
en el contexto diario que te rodea. La utilidad, beneficios, importancia y pertinencia del uso del
software, los descubrirás día tras día, cuando con la práctica, logres la pericia para manejarte en
el mundo de las computadoras y verás que en la medida en que tu conocimiento y experiencia
avancen, te desenvolverás exitosamente en una o más aplicaciones de productividad, no
importando la carrera que estudies o la labor que desempeñes.
En perspectiva, se espera que con el conocimiento de las aplicaciones de software de la Unidad
3, hagas transferencias de tus experiencias académicas al contexto de tu vida personal y entorno
social; reflexionando y tomando conciencia de lo importante que es, para cualquier profesional, el
uso del gestor de documentos Word, la hoja de cálculo Excel, así como el manejo del software de
presentación PowerPoint; con los cuales puedes elaborar y procesar información a través de
informes, cuadros y presentaciones digitales. Además, de mover y copiar información entre ellos,
agregar datos de una aplicación a otra, como por ejemplo, crear un reporte con el procesador de
palabras que contenga gráficas elaboradas en las hojas de cálculo.
Para comenzar pregúntate a ti mismo, qué es lo que sabes o haz manejado de Word, Excel y
PowerPoint, luego piensa en lo que deseas aprender de cada uno de esos paquetes y al final
cuando hayas finalizado el estudio de esta unidad, repasa lo que aprendiste; aplicando así la
técnica del SQA que te mencionamos en la Unidad 1.
Al finalizar la unidad se espera que:

Ejecutar aplicaciones de software propietario, como herramientas de apoyo para tu

aprendizaje, la autogestión y el estudio independiente.

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 CONOCE EL CAMINO A SEGUIR

Colócate en un espacio adecuado y tranquilo para estudiar, ubica la Selección de Lecturas y

comienza por elaborar un mapa mental o un esquema de los contenidos de las lecturas de la
Unidad 3. Para conocer cómo están estructuradas las actividades de aprendizaje ubica en esta
Guía Didáctica el objetivo de la unidad y las actividades indicadas en cada franja.
Es importante que realices y analices todas las lecturas y comprendas los textos, diagramas y
figuras que se presentan a través de ellas, pues de tu atención y comprensión sobre el tema que
se plantea, dependerá el éxito de tu aprendizaje de la unidad. Para entender cómo funcionan el
entorno de trabajo, cuáles son las herramientas y funciones que tienen cada uno de los
programas, debes realizar, en una computadora, los ejercicios que se proponen en esta Guía
Didáctica.
Para el logro de los aprendizajes del contenido, apóyate con esquemas, resúmenes, las
actividades de búsqueda en internet y manteniendo siempre cerca de ti un libro de Microsoft
Office, un lápiz y una libreta para tomar notas, e invariablemente practica frente a un computador,
de ser posible, conectado a Internet, para que accedas rápidamente a la información de ayudas
en línea de Microsoft y páginas web que se te sugieran. Verifica los planteamientos hechos en la
lectura y transfiere esos cocimientos a tu entorno, buscando la utilidad y la manera de aplicarlos a
tu carrera o a tu vida.
La Selección de Lecturas de la Unidad 3, encontrarás información relevante y están
estructuradas conforme al programa de la asignatura. Se inician con conceptos generales de
software y luego avanza hacia los programas de productividad. Las lecturas se organizan como
sigue:
Lectura 8: Introducción al software
Lectura 9: Instrucciones Generales Word y PowerPoint
Lectura 10: Introducción a Microsoft Word
Lectura 11: Gestión de documentos con Word
Lectura 12: Introducción a Microsoft PowerPoint
Lectura 13: Introducción a Microsoft Excel
Lectura 14: Usando Microsoft Excel
La Guía Didáctica, incorpora y presenta las actividades que debes realizar para generar en ti un
proceso de autoaprendizaje, reflexión y gestión de tus conocimientos, bien sea con el uso de
juegos y actividades que harán de tu proceso de aprendizaje una experiencia inolvidable. Las
Actividades Electrónicas te darán la oportunidad de comunicarte en una comunidad de
aprendizaje, utiliza los beneficios de Internet para relacionarte con otros compañeros, así como
para descubrir, aprender y compartir conocimientos.

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En función de optimizar el tiempo de estudio te sugerimos elabores un cronograma de actividades
por cada programa que aprendas, donde planifiques los días y horas que dedicarás al estudio del
software, toma en cuenta también los recursos (lápices, cuadernos, resaltadores, saca punta,
borra, libros, computadora) que dedicarás al estudio de la Unidad 3, a fin de consolidar tus
conocimientos y mejorar tus competencias en el manejo de tu aprendizaje para el estudio de la
informática y los sistemas. Por otra parte, se recomienda tengas a la mano los siguientes libros:
“Introducción a la Computación” del autor Peter Norton y el de “Introducción a la Informática” del
autor Tim Duffy; adicionalmente, Guías de Microsoft Office, y visita las páginas web:
www.aulaclic.com y www.microsotf.com.

VERIFICA TU COMPRENSIÓN LECTORA

En este momento realizarás una serie de actividades orientadas a facilitar tu proceso de

comprensión lectora y fijación de contenidos sobre las lecturas de la Unidad 3. Te encontrarás
con preguntas relacionadas con el tema central de cada lectura, toma lápiz y busca tu cuaderno
de notas, inicia una lectura detenida y realiza las siguientes actividades:
1. Escribe en tu cuaderno y responde brevemente las siguientes preguntas:
a) ¿Qué es software?
b) ¿Cómo se clasifica el software?
c) ¿Para qué se usan los lenguajes de programación?
d) ¿Cuáles son los software de aplicación general?
e) Indica 3 ejemplos de software específico.
f) ¿Cómo se clasifican los software según la licencia de uso?
g) ¿Cuáles son los tres (3) factores que han impulsado el negocio del software libre?
2. Revisa las Lecturas Nº 9, Nº 10 y Nº 11 referentes a Word. Dibuja detalladamente los
elementos del entorno de Word, e indica el nombre de las barras. Luego, dibuja cada una de
las barras y coloca a cada icono, el nombre correspondiente.
3. Elabora una tabla en Word con borde exterior doble, que contenga cuatro (4) columnas y 3
filas con los campos de información sugeridos en la tabla modelo presentada más adelante.
Los textos del encabezado de la columna, deben tener los siguientes formatos: la abreviatura
de número que contenga superíndice, que los títulos estén centrados en cursiva y negrita, con
fuente Times New Román, tamaño 14, y el resto de los contenidos tamaño 12.

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 Nro. de Lectura Tema Tratado Ideas principales Contenidos

En el número de la lectura coloca el valor correspondiente, en tema, escribe cuál es el tema

central de cada lectura, en ideas principales, coloca una lista de los conceptos principales
encontrados, y por cada idea detalla los contenidos. Guarda el archivo en digital y entrégalo a tu
docente/tutor(a) como portafolio.
4. Repasa las Lecturas Nº 13 y Nº 14 referidas a Excel:
a.) Elabora un dibujo de los elementos principales del entorno de Excel. Dibuja las barras de
formato y herramientas estándar de Excel e Identifica muy bien cada uno de los botones
de trabajo, compara con las barras de Word e identifica aquellos botones que no estás en
las barras de Word. Entrega este material como portafolio al tutor. Recuerda que si tienes
dudas el tutor es la persona que puede aclararlas; así mismo, puedes apoyarte en tus
compañeros.
b.) Toma nota de las características más importantes del programa, funcionalidad y
procedimiento de ejecución. Realiza un resumen de la información con la tabla sugerida
para Word. Guarda el archivo en digital y entrégalo a tu docente/tutor(a) como portafolio.
5. Revisa las Lecturas Nº 9 y Nº 12 referentes a PowerPoint. Elabora un resumen y resalta las
ideas principales y secundarias.
6. Elabora una lista en secuencia sobre los pasos para elaborar una lámina de presentación con
texto e imágenes.

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 REFLEXIONA

A continuación, deseamos impulsar en ti un proceso reflexivo que abarque los niveles cotidianos,
personales, familiares y sociales sobre lo que has aprendido en las lecturas introductorias al uso
de software de productividad. Transcribe cada una de las actividades en Word. Al finalizar cada
actividad guarda en un archivo el documento y luego imprime en hojas para entregar al
docente(a).
1. En primer lugar reflexiona sobre los aspectos que ya conocías de cada programa estudiado,
ahora piensa en lo más relevante que has aprendido de cada software. Haz una lista con los
temas que fueron totalmente nuevos para ti. Coloca la lista de los temas más relevantes en el
cuadro siguiente y señala con una X el grado de dominio. Sigue el ejemplo:

Software propietario

TEMA SUBTEMA EXCELENTE BIEN MEJORABLE

Word Macros X

Combinar X
Correspondencia

Excel Auditorías X
…

PowerPoint Organigramas X
…

Observa en qué columna hay mas equis (X) y reflexiona sobre el grado de comprensión y evalúa
cuanto has avanzado con respecto a los conocimientos previos que tenías acerca de los
programas estudiados.
2. Elabora una lista de preguntas y plantéalos en un cuestionario con las dudas que han
quedado en aquellos temas que resultaron “mejorables”. Por ejemplo, puede haber quedado
duda sobre un procedimiento en el programa Word, Excel, o PowerPoint. Llévate el
cuestionario a tu clase y discútelo con el docente/tutor(a) y demás compañeros para que
reflexionen entre todos y elaboren conclusiones.
3. Escribe tres (3) ventajas que te brindan los nuevos conocimientos en el manejo de Microsoft

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 Office e indica cómo las usarás en tu contexto personal y profesional.
4. Comenta y enseña a otras personas (compañeros, vecinos) que operan computadoras, lo
nuevo que has aprendido a manejar en Word, Excel y PowerPoint. Reflexiona sobre los
beneficios que te puede brindar el enseñar a otros esos nuevos procedimientos.
5. Recuerdas cómo elaborabas tus documentos anteriormente. ¿Cómo lo elaboras ahora? ¿Qué
nuevas competencias has adquirido para el manejo de las herramientas computacionales?
Elabora una lista.

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 CONSTRUYE TU PROPIO CONOCIMIENTO

Deseando que esta experiencia de aprendizaje resulte significativa por la utilidad de lo aprendido,
te invitamos a construir tu propio conocimiento. Por cada programa se propone una actividad, a fin
de que pongas en práctica los conocimientos adquiridos y afiances los contenidos aprendidos.
Luego de haber revisado las lecturas sugeridas, realiza las siguientes actividades en la
computadora:
1. Elabora en Word un documento digital donde realices un esquema de llaves de los temas
tratados en las Lectura Nº 8 y Nº 9, usando las llaves que aparecen en la opción desplegable
auto formas en la barra de dibujo. Mira las opciones que están marcadas con un círculo en la
barra de dibujo:

a.) El esquema debe contener los puntos tratados en las lecturas mencionadas, sobre
introducción al software y software propietario.
b.) Clasifica los contenidos abordados allí y coloca en cuadros de textos las notas al
margen en cada punto del esquema, colocando aquello acerca de lo que aprendiste
mientras revisabas los temas tratados en la lectura. Sugerimos un esquema por cada
tema tratado; por ejemplo, uno de introducción al software, su clasificación y
aplicaciones y así sucesivamente.
c.) Anota las características y procedimientos más importantes del uso y funcionalidad del
software.
d.) Utiliza la opción de menú Ver y luego selecciona Encabezado y pie de página. Una
barra de Encabezado y pié de página aparecerá para que puedas realizar directamente
las actividades.
e.) En el encabezado de la hoja debes colocar tus datos como: los de la UNEFA,
asignatura, nombre, cédula, número y nombre de la actividad.
f.) En el pie de página coloca la fecha del lado inferior izquierdo e inserta el número de
página del lado inferior derecho.
g.) Guarda el archivo digital como de costumbre y deja una copia para ti. Imprime una hoja
en formato horizontal, para cada esquema, con los márgenes monográficos (4cm
izquierdo, 3cm superior 3cm inferior y 3cm derecho). Incorpora éste material al portafolio
de la asignatura.
h.) Clasifica los contenidos abordados allí y coloca en cuadros de textos las notas al

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 margen en cada punto del esquema, colocando aquello acerca de lo que aprendiste
mientras revisabas los temas tratados en la lectura. Sugerimos un esquema por cada
tema tratado; por ejemplo, uno de introducción al software, su clasificación y
aplicaciones y así sucesivamente.
i.) Anota las características y procedimientos más importantes del uso y funcionalidad del
software.
j.) Utiliza la opción de menú Ver y luego selecciona Encabezado y pie de página. Una
barra de Encabezado y pié de página aparecerá para que puedas realizar directamente
las actividades.
k.) En el encabezado de la hoja debes colocar tus datos como: los de la UNEFA,
asignatura, nombre, cédula, número y nombre de la actividad.
l.) En el pie de página coloca la fecha del lado inferior izquierdo e inserta el número de
página del lado inferior derecho.
m.) Guarda el archivo digital como de costumbre y deja una copia para ti. Imprime una hoja
en formato horizontal, para cada esquema, con los márgenes monográficos (4cm
izquierdo, 3cm superior 3cm inferior y 3cm derecho). Incorpora éste material al portafolio
de la asignatura.

2. Con las ideas principales de cada tema planteado en los textos, diseña y elabora un
instructivo en Word donde indiques los pasos para realizar los siguientes procedimientos.
a.) Configurar las barras visibles de Word
b.) Buscar y sustituir textos
c.) Uso de sinónimos
d.) Crear tablas con fórmulas
e.) Crear columnas de estilo periodístico
f.) Insertar Gráficos
g.) Imprimir documentos
h.) Activar el editor de ecuaciones
i.) Hipervínculos
j.) Macros
k.) Generar tablas de Contenido–Índice
l.) Sobres y Etiquetas
m.) Vincular Datos y objetos
n.) Combinar correspondencia
Guarda el archivo en digital y entrégalo a tu profesor(a)/tutor(a) como portafolio.

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 COMPARTE Y APRENDE DE OTROS

Cuando compartes tus conocimientos y comparas los procedimientos desarrollados por otras
personas, aprendes algo nuevo, pues descubres otras maneras de hacer las cosas. Intercambiar
opiniones, ideas tiene un efecto positivo en tu aprendizaje, dado que siempre es bueno considerar
el punto de vista de los demás. ¡Anímate a compartir con tus tutores, familiares, compañeros de
clase o del trabajo!, así podrás comparar y consolidar tus conocimientos.
Realiza las siguientes actividades, imprime el producto y llévalos a tu próxima clase grupal para
compartir la experiencia con el resto de tus compañeros:
• Revisa nuevamente las lecturas de las funciones avanzadas de Word. Repasa los resúmenes
elaborados y el instructivo de pasos en Word.
• Forma un equipo no mayor cuatro (4) personas. Pide que cada uno elabore una carta modelo
de invitación a una conferencia sobre las tendencias de las nuevas tecnologías de
computadoras, usando el procedimiento de Combinar Correspondencia, explicado en la
lectura de funciones avanzadas de Word, el cual puedes ver y consultar en la página web:
www.aulaclic.com. El campo de combinación serán los nombres de los invitados que a su
vez son los integrantes del equipo. Recuerda seguir esta estructura de carta a bloque
izquierdo, indicando fecha, cuerpo y despedida. Los formatos de letras y demás diseño lo
dejamos a tu creatividad.
• Diseña el sobre y la etiqueta donde se enviará la información, utilizando la opción Sobres y
Etiquetas… Configura las preferencias tal como se indica en las lecturas de Word avanzadas.
• Elaborar un tríptico, usando la distribución de texto de tipo periodístico, colocando la
orientación del papel en horizontal. Coloca dentro del tríptico tres (3) temas a tratar en la
conferencia. En la portada del tríptico incorpora la imagen de un logotipo, indicado fecha y
lugar del evento. Una vez listo el diseño del tríptico, incluye, dentro de él, la tabla de costos de
cada charla, utilizando tablas y fórmulas de Word, indica el costo total del evento utilizando
la función suma dentro de la tabla.
• Compara con tus procedimientos, los procesos realizados por tus compañeros, tanto para
Combinar Correspondencia, como para elaborar los Sobres y Etiquetas, así como para
elaborar el tríptico. Comparte con ellos tu procedimiento y descubre aquellos procesos que
son diferentes entre ustedes. Toma en cuenta aquel procedimiento que sea más rápido y
efectivo para aprender de tus compañeros.
• Una vez que has compartido tus respuestas con tus compañeros, revisa bien las diferencias y
comparte con el docente/tutor(a) tus opiniones, para que obtengas el punto de vista de un
experto.
• Emite tus propias conclusiones.

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 ELABORA UN PRODUCTO PROPIO

La construcción de una herramienta que pueda ser utilizada por otras personas, es un proceso
creativo que implica responsabilidad, pues debe funcionar bien, y además ser original. Elaborar
un producto propio, en Word, Excel y PowerPoint implica la creación de productos que sean útiles.
En este caso te sugerimos crear herramientas de trabajo para que puedas compartir con otros,
queremos estimularte, realizando las tareas propias de un caso referido a una tienda de
computadoras. Realiza las actividades siguientes:
Imagina que trabajas para una tienda que vende artículos de computación y te piden que realices
tres (3) actividades específicas, relacionadas con el área de ventas. Un cuestionario de
preferencias del cliente en Word, una factura en Excel y una presentación de ventas en
PowerPoint. Sigue las instrucciones para cada una de las tareas asignadas:
1. Diseña y elabora en Word una encuesta de al menos 10 preguntas que permita determinar
las preferencias de los clientes por determinados dispositivos de computación. Ejecuta las
siguientes instrucciones frente a tu computador:
a) Inicia el programa Word. Abre un nuevo documento.
b) Coloca en la parte superior de la encuesta lo datos de la tienda de computación con su
respectivo logo y eslogan. Seguidamente y abajo, coloca los datos del encuestador
(Nombre, CI,) y así como los datos del encuestado como: Nombre, CI, edad, sexo, zona
de procedencia.
c) Divide los dispositivos en tres (3) categorías: Entrada. Proceso. Almacenamiento. Salida.
d) Incluye preguntas que indaguen acerca del uso que darán al dispositivo: la marca, el
color, capacidades y otras características. Vista la página web:
http://viajealhardware.iespana.es, para conocer las distintas clasificaciones de
dispositivos y tengas ideas de cuáles características deben considerarse en la lista de
preguntas. Sugerimos uses una tabla en Word para que organices la información.
e) Transcribe cada una de las preguntas y realiza una vista previa del documento.
f) Verifica los márgenes y la configuración tanto del papel como de la página.
g) Imprime una encuesta modelo para cotejar y compartir las elaboradas por tus
compañeros de clase, durante los encuentros presenciales.
2. Elabora en Excel una Factura que facilite la venta de los dispositivos a las personas. Sigue las
especificaciones que se indican a continuación:
a.) La factura debe contener el nombre de la empresa de computación elaborado en Word
Art., ubicado en la barra de dibujo.

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 b.) Además, debe contener una imagen que represente el logo de la empresa. En un
recuadro tipo cuadro de texto, sombreado, debe contener la dirección de la empresa y el
número de Registro de Información Fiscal (RIF); todo esto en formato negrita y centrado.
c.) Deja cinco (5) filas de por medio y en la fila de en medio coloca la palabra FACTURA.
d.) Inicia la identificación de las columnas donde colocarás los encabezados de columna
siguientes: Cantidad, Descripción, Precio Unitario, Total. Deja alrededor de veinte (20)
filas para los ítems.
e.) Luego en la parte de inferior coloca una celda identificada con Subtotal, el Impuesto a
pagar y el Total General.
f.) Aplica los formatos de celda de tu preferencia y toma en cuenta que debes cubrir
aspectos relacionados a los dispositivos de entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida que desean incorporar en la venta.
g.) Llena la factura con los datos correspondientes de una supuesta venta de varios
artículos, aplica las fórmulas correspondientes al Subtotal, el Impuesto y el Total
General.
h.) Imprime tu factura y llévala a tu clase presencial, comparte lo aprendido con tus
compañeros y el profesor(a)/tutor(a).
3. Elabora una presentación en PowerPoint de ventas que muestre a los clientes las
características principales y bondades de los dispositivos de computadoras que vende la
tienda. Recuerda utilizar la estructura de una presentación sugerida en las lecturas. Configura
el estilo de diapositivas, se sugiere utilizar el asistente de contenidos, agregar efectos sin
abusar de ellos, imágenes llamativas y asociadas al tema, sonidos y diálogos convincentes
para inducir a la compra en el cliente.
a) Almacena tu trabajo, imprímelo y realiza una presentación en tu clase presencial con
ayuda del video bean.
b) Comparte y reparte entre tus compañeros estos instrumentos informáticos para ventas
de dispositivos de computadoras, a fin de validar utilidad de los mismos.

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 CONCIENTIZA TU APRENDIZAJE

A través de las actividades propuestas en las franjas anteriores te habrás dado cuenta que has
aprendido a dominar software de productividad para computadoras personales. La ejecución y
práctica de las actividades y tareas te han llevado a experimentar situaciones relacionadas al
campo computacional. En algunos casos, te hemos puesto a crear tus propias herramientas de
trabajo, dar tu opinión acerca de un tema, construir instrumentos que te ayudan en la toma de
decisiones para medir tu proceso de aprendizaje; todo con la finalidad de que en este momento
tomes conciencia de las herramientas que ahora tienes a la mano para fortalecer y seguir
mejorando tus habilidades y destrezas en el campo de la informática.
Deseamos hacerte recapacitar y hacer que tomes conciencia acerca de la utilidad de lo que has
aprendido. Lo trascendental para tu crecimiento personal y profesional es que debes revisar
continuamente los temas relacionados al manejo de programas y aplicaciones que sean de gran
utilidad para el logro de destrezas y habilidades que te hagan más fácil y seguro el trabajo que
desempeñes, bien sea como estudiante o profesional. Te invitamos a reflexionar sobre las
tendencias en el desarrollo de otras versiones de software estudiados y adicionar otros paquetes
a tu computadora de trabajo. En tal sentido, te invitamos a resolver los siguientes planteamientos:
• Piensa en lo positivo de haber realizado las lecturas de esta Unidad 3. Recuerda cada éxito y
objetivo alcanzado. Describe nuevas situaciones que te permitirán aplicar estos nuevos
conocimientos.
• Piensa en los tropiezos y dificultades que tuviste que superar para alcanzar el dominio de las
funciones o herramientas de los programas estudiados. Piensa y recuerda cómo resolviste
cada situación y cómo superaste cada dificultad. Elabora conclusiones de esta experiencia.
• Mantente “alerta”, e identifica dentro de ti, los sentimientos y pensamientos que
experimentaste cuando realizabas cada una de las actividades indicadas anteriormente; por
ejemplo, cuando terminaste el cuadro comparativo. Responde en tu cuaderno:
a.) ¿Cómo te sentiste?, ¿Cómo lograste captar e integrar ideas para producir el cuadro?,
¿Te has dado cuenta? has realizado hasta ahora varias actividades que parecen
complejas pero que definitivamente has superado…
b.) ¡Excelente! ¡Te Felicito!, has logrado una meta más en tu desarrollo personal y
profesional. Saca tus propias conclusiones e indica al menos cinco (5) razones por las
cuales debes seguir aprendiendo acerca del uso del software de computadoras
personales.

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Contesta en tu cuaderno las siguientes preguntas:
1. ¿Cuáles son las nuevas características de Microsoft Office 2007?
2. ¿Qué conocías acerca del “Smart Suite”?
3. Enumera los aspectos que fueron totalmente nuevos para ti, y señala que aprendiste sobre
ellos.
4. Describe cómo influyó en tu forma de pensar y actuar el conocimiento de estas nuevas
versiones del software de productividad para oficinas, respecto a tu desenvolvimiento personal
con las computadoras.
5. ¿Te atreves a instalar el nuevo Microsoft Office 2007 en tu computadora? ¿Trabajarías con
sus nuevas herramientas?
6. ¿Cuáles son los pasos que debes seguir para mantenerte actualizado en el tema de uso del
software de productividad para computadora personales?
7. ¿Qué aportes personales y profesionales te ofrece el hecho de tener mayor conocimiento
sobre los temas tratados en la unidad?
8. Piensa en lo interesante de los aportes a tu crecimiento personal y profesional, que estas
lecturas y aprendizajes dejaron en ti. Realiza un resumen sobre las potencialidades de las
herramientas tecnológicas aprendidas.
Cuando no entiendas algún procedimiento para resolver algo con la computadora, ¡avanza! Busca
soluciones, utiliza el criterio sistémico para analizar la situación e identifica los elementos que
interactúan para generar el problema, así mismo, identifica la relación entre ellos, para descubrir
posibles soluciones según el contexto de la situación planteada. Divide en pasos la solución, y
ejecuta cada paso para resolverlo.

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 AUTOEVALÚATE

Elabora tus propias conclusiones sobre cada uno de los programas y anótalas en tu cuaderno.
Repasa cada vez que necesites autoevaluarte. Con el objetivo de apoyarte en este proceso te
sugerimos poner en práctica nuevamente la técnica del PNI, llamada así por que a partir de ella
se puede vislumbrar lo Positivo, lo Negativo y lo Interesante de una situación determinada.
Busca en tus anotaciones la actividad que realizaste en la primera franja, donde buscando el
norte de tu aprendizaje escribiste cual era el nivel de conocimientos previos sobre el manejo de
los paquetes informáticos. En aquel momento también aplicaste la técnica del SQA. Mantén a la
vista las notas que escribiste en ese entonces.
1. Realiza tu auto evaluación por medio de cuadros sinópticos en cuanto al nivel que consideras
alcanzaste con cada aplicación de software aprendida. Realiza una lista de las funciones que
deseabas aprender clasificada por cada uno de los programas. Luego incluye la lista en la
columna “subtemas” presentada en el cuadro. Se sugiere el siguiente formato donde se
resume la técnica del SQA:

Auto Evaluación del Software

TEMA SUBTEMA LO QUE SÉ LO QUE QUERÍA LO QUE
APRENDER APRENDÍ

Word Entorno X

… X

Writer Entorno X

Excel Entorno X

Calc Entorno …

Una vez que has rellenado con “X” cada una de las casillas, auto evalúate:
a) ¿Cuáles temas CONOCÍAS?
b) ¿Cuáles temas querías aprender?
c) ¿Cuáles temas aprendiste?
Compara con los resultados del SQA de la primera franja, que tienes a la vista. Saca tus propias
conclusiones e indica al menos cinco (5) aspectos personales y profesionales que fortaleciste a

18
través de estas lecturas. Escríbelas en tu cuaderno de notas.
2. Entorno de Word: Selecciona la opción Programas y luego pulsa clic en Microsoft Word. Una
vez abierto el programa explora la barra de menú, la de herramientas y la barra de formato,
apuntando los botones de éstas dos últimas sin pulsarlos. Observa el nombre de cada botón
de las barras. Observa detenidamente el entorno de trabajo e identifica cada una de sus
partes.
• Configura el área de trabajo de Word, como por ejemplo, la página de trabajo.
• Accede a la opción Archivo, en la barra de menú.
• Selecciona luego Configurar página…Observa la pantalla que se presenta y aplica
los siguientes márgenes:
• Superior: 3 cm. Izquierdo: 4 cm. Inferior: 3 cm. Derecho: 3 cm.
• La orientación de la página en Orientación vertical
• Coloca la vista de la página en Normal
• Pulsa clic sobre la ficha Papel y selecciona el tipo de pape a utilizar. Por ejemplo:
Carta.
• Presiona el botón Aceptar
• Configura el encabezado colocando tu identificación y la fecha de elaboración del
artículo. En el pie de página inserta el número de página en la parte inferior derecha.
• Escribe un artículo del tamaño de una página y de tipo periodístico y compártelo con
tus compañeros de clase. Escribe sobre el tema: ventajas de Office 2007, el cual será
el nombre del artículo. Usando el botón para dar formato de columnas a los textos,
crea un texto a dos (2) columnas. Dentro del desarrollo del tema, aplica la numeración
o viñetas a la lista de ventajas.
• Cambia el formato dando el color de tu preferencia al texto, luego coloca los párrafos
justificados a ambos lados, aplica la fuente en Arial y coloca el tamaño de la fuente en
14.
• Selecciona y sombrea el nombre del artículo y aplica el estilo TíTULO 1.
• Busca en Internet e inserta una imagen asociada al tema del artículo.
• Guarda el trabajo realizado, haciendo clic en el botón guardar de la barra de
herramientas. Selecciona la carpeta donde guardarás el trabajo, luego indica el
nombre del archivo: Práctica1 de Word.doc y presiona el botón Aceptar.
• Imprime el artículo en una hoja tipo carta.
3. Entorno de Excel:
• Activa tu creatividad, habilidades y destrezas para estimar cuanto cuesta un día de
estudios en la UNEFA. Elabora una lista de gastos que debes pagar desde que sales de tu
casa, hasta tu regreso. Incluye en la lista pasajes ida y vuelta, comidas, copias, materiales

19
 para estudiar, si tienes celular. Lo que gastas en llamadas a los compañeros de estudio, si
te conectas a Internet, cuanto pagas la hora de conexión. Si pagas asesorías adicionales,
cuánto pagas la hora de asesoría y así estima cuánto gastas en cada ítem. Elabora un
cuadro resumen de gastos. Realiza cada una de las actividades que se te indican a
continuación:
• En la celda A4 escribe en formato negrita el texto: Lista de Gastos en la UNEFA.
• En la celda B6 comienza a elaborar el cuadro con cada uno de los gastos que listaste.
Escribe la cantidad, el nombre del gasto, el precio unitario y calcula el total.
• En las celdas donde se escriben cantidades aplica el formato de la Celda Número
General.
• En las celdas donde se ubican los textos, aplica el Formato Negrita, Tamaño 12, fuente
Times New Roman. Alineación Centrada.
• Una vez transcritos los datos calcula con fórmulas el Total por cada ítem y el gasto
diario por medio de la función SUMA.
• El resto de las estimaciones por semana y por mes, con la función PRODUCTO.
• Selecciona la tabla o cuadro y aplica el auto formato clásico 3.
• Elabora un gráfico de columnas con los datos: descripción y precios de los ítem. No
olvides colocar el título del gráfico, el nombre del eje X, el nombre del eje Y, así como el
nombre de la serie. Inserta el gráfico en una hoja nueva.
• Guarda el Libro de Excel con el nombre Práctica 1 – Excel.XLS en la carpeta que hayas
creado para guardar tus prácticas. Se sugiere que la distribución de la información se
asemeje a la siguiente:

Lista de Gastos en la UNEFA

Cantidad Descripción Precio Total

2 Pasajes 800
Fórmula
4 Copias 250
¿Cuánto me cuesta un día? XXXX Función suma
Total de gastos estimados por semana YYYY Fórmula
Total de gastos estimados por mes ZZZZ Función Producto

20
 • En la columna Total incluye una fórmula para calcular el valor completo de los gastos por
cada ítem, recuerda seguir la sintaxis para las fórmulas y funciones indicada en las
lecturas. Luego totaliza con la función SUMA de Excel en la celda marcada con XXXX,
calcula los gastos estimados de la semana con una fórmula de un producto y los del mes
con la función producto.
4. Entorno PowerPoint:
a) Elabora una presentación que contenga los temas tratados en las lecturas de PowerPoint
considerando, la estructura sugerida en la Lectura Nº 17 y tomando en cuenta las
recomendaciones para presentaciones efectivas. Configura la presentación de la siguiente
manera:
b) Agrega la primera diapositiva con la opción de menú Insertar y luego Nueva Diapositiva.
Crea todas las demás diapositivas de acuerdo con la estructura sugerida y el tema a tratar
en cada una. Agrega los textos correspondientes.
c) A cada diapositiva aplica el diseño que corresponda, según la información que se
presente, por ejemplo, a la diapositiva de bienvenida aplica un diseño de texto donde
incluya el título de la presentación y así sucesivamente.
d) Aplica un estilo de plantilla llamado “Propuesta” a todas las diapositivas.
e) Aplica efectos de transición aleatorios a las primeras 10 diapositivas y configura la
transición para que avance “al hacer clic con el ratón”.
f) Personaliza una animación de los objetos, por ejemplo, a cada título de un tema, tanto
aplica un efecto de entrada como de salida.
g) Incluye para cada tema una imagen asociada y una nota al orador en cada diapositiva.
h) En la diapositiva de despedida coloca un efecto de sonido aplausos.
i) Ejecuta la presentación con el botón presentación o la tecla F5.
j) Guarda la presentación en un dispositivo de almacenamiento secundario, bien sea un
disquete o pendrive.
k) Imprime la presentación en blanco y negro, en forma de esquema y llévalo a la clase para
que sea revisada por el docente/tutor(a). Luego almacena el trabajo en tu portafolio.

21
 AMPLÍA Y PROFUNDIZA TUS CONOCIMIENTOS

El proceso de aprendizaje se realiza durante toda la vida, darnos cuentas de que a cada instante
estamos aprendiendo no es sencillo, pues con frecuencia tendemos a creer que las experiencias
desagradables no nos enseñan y muy por el contrario, nos obligan a buscar nuevas y mejores
formas de hacer las cosas, también nos pueden llevar a un proceso reflexivo que de alguna
manera nos dejan una enseñanza. A veces puede atacarnos el desánimo por los estudios o
simplemente abandonamos el logro de un objetivo o una meta determinada, sin medir la
consecuencia que puede traer a nuestra vida a posteriori.
El estudio de los sistemas requiere obligatoriamente del aprendizaje continuo y así como
mantenerte actualizado. En un mundo tan versátil y variable como el de los sistemas y programas
de computación, donde el desarrollo de nuevas versiones es cada vez más rápido; debes adquirir
un hábito de actualización. Trata de leer y buscar artículos relacionados con estos temas cada
día. Selecciona temas de interés cotidiano como antivirus, nuevas versiones de software de
productividad, programas de compresión de archivo y manejo de software para dispositivos
multimedia, como MP4, IPOD´s y otros.
Estar informado y actualizado con buen nivel de conocimientos en computación es un valor
agregado a tu persona y profesión, lo que te brindará una ventaja competitiva sobre otros que no
lo hacen; puede que con esos conocimientos adicionales resuelvas un problema al que otros no
ven la solución, puede que desarrolles destrezas que te permitan desenvolverte mejor en tu
trabajo y logres reconocimiento profesional gracias a tu esfuerzo por mantenerte actualizado.
Es por eso que te invitamos a seguir adelante en el estudio de los programas:
1. Busca en Internet, el sitio oficial de Microsoft www.microsoft.com, localiza la información sobre
Microsoft Office 2007. Elabora un listado de las ventajas que presenta esta nueva versión
frente al Office 2003.
2. Investiga en www.google.com.ve, resuelve los siguientes planteamientos: ¿Qué es y para qué
sirve el “Smart Suite”? Indaga qué paquetes contiene. ¿Cuáles son las últimas ventajas que
se manejan?
3. Busca revistas de computación, cualquiera como “PC Today”, “PC News”, aprende nuevos
temas de Office y Windows.
4. Investiga en www.aulaclic.com, página web que contiene cursos gratis de Word, Excel y
PowerPoint, que incluye videos y ejercicios. Realiza cada uno de los ejercicios propuestos
para que amplíes tus conocimientos. Además, ofrecen otros paquetes de software; que son
importantes para incrementar tus destrezas y habilidades en computación, revisa cuáles otros
paquetes existen y realiza los cursos gratuitamente.

22
 UNIDAD 3
SOFTWARE PARA COMPUTADORAS

LECTURA Nº 8: INTRODUCCIÓN AL SOFTWARE

Adaptada con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2007). Introducción al Software. Trabajo no publicado. UNEFA.

Caracas. Venezuela.

Definición de Software
Duffy, T. (1994) nos dice que el “software es el conjunto de instrucciones que las computadoras
emplean para manipular datos. Sin el software la computadora sería un conjunto de medios sin
utilizar. Al cargar los programas en una computadora, la máquina actúa como si recibiera una
educación instantánea; de pronto “sabe” cómo pensar y cómo operar”. Peter Norton (2000), lo
define como “una colección de instrucciones electrónicas que indica a la CPU cómo llevar a
cabo una tarea específica”.
En general, a la parte lógica de un sistema de cómputo se le llama software, el cual usualmente,
reside en un dispositivo de almacenamiento y tiene como propósito procesar los datos y
convertirlos en información útil para el usuario final.
Clasificación del Software
Según Duffy, T. (1994), “Existen tres categorías generales de software: lenguaje de
programación, sistemas operativos y programas de aplicación” y “los tres tipos son necesarios
para permitir que las personas comunes usen las computadoras”.
Actualmente, se encuentran diversos criterios para catalogar el software, por lo que se pueden
encontrar clasificaciones como las de Duffy, T. (1994), que los cataloga en:
1. Lenguaje de Programación
2. Sistema Operativo
3. Aplicaciones de Usos General
4. Aplicaciones Específicas
En la figura 1, se muestra la relación entre los tipos de software. Una línea divisoria entre el
programador y el usuario de computadoras, allí se observa que el programador usa los
lenguajes de programación para desarrollar programas y las aplicaciones específicas como los
compiladores e intérpretes de órdenes, los cuales traducen los programas a lenguaje binario
entendible por las computadoras. Del otro lado de la línea está el usuario, utiliza las
aplicaciones de uso general y los sistemas operativos para interactuar con la computadora.

23
 Los procesadores de
lenguaje(compiladores de
intérpretes)Traducen el
lenguaje de programación a
lenguaje de máquina binario

Programador Los lenguajes de programación

permiten a los programadores
redactar o escribir programas
de aplicación

Los programas de aplicación Los sistemas operativos

permiten a los usuarios realizar tareas de permiten a los usuarios efectuar
Usuario
procesamiento de palabras, contabilidad tareas básicas en las
con hojas de cálculo y manejo de datos computadoras

Salida del Usuario

Figura 1. Tipos de Software

Vamos a comprender las definiciones, aplicaciones y ejemplificar los diferentes softwares:

Lenguaje de Programación: Estos lenguajes artificiales están conformados por instrucciones y
comandos que les permiten escribir los programas o software de aplicación. Al conjunto de
instrucciones de los programas se les llama código fuente, que debe ser traducido a lenguaje
máquina por un procesador de lenguaje bien sea compiladores o intérpretes, los cuales
generan el conjunto de instrucciones binarias capaces de ser ejecutadas por las computadoras,
llamada código objeto.

24
Para usar los lenguajes de programación en el desarrollo de sistemas denominados paquetes
de software, los programadores siguen lo que se denomina ciclo de desarrollo de un
sistema, como guía para resolver el análisis de los sistemas.
Existen lenguajes de bajo nivel por lo general muy complejos para entender y los de alto nivel,
que se logran dominar con un mínimo entrenamiento.
Los lenguajes de programación han evolucionado en la medida que ha avanzado el hardware,
así encontramos lenguajes como: COBOL, BASIC, PASCAL, C++, JAVA entre otros, cada uno
de ellos con un uso y propósito específico. La tendencia en el desarrollo de estos lenguajes es
facilitar la labor del programador y hacer más rápida la interpretación de las instrucciones.
Sistema Operativo: En la Unidad 2, conociste los detalles de los sistemas operativos, sin
embargo, es bueno recordar la definición que nos da Norton, P. (2000), quien señala a este tipo
de software “como un programa de control maestro que proporciona una interfaz para que un
usuario se comunique con la computadora; administra dispositivos de hardware; administra y
mantiene sistemas de archivo en disco y soporta programas de aplicación”. En general, se
puede decir que el sistema operativo determina qué programas puede ejecutar la computadora
y qué dispositivos periféricos puede instalar y controlar.
Algunas aplicaciones de software corren bajo un sistema operativo determinado y no en otras
plataformas. Inicialmente, existieron los sistemas operativos orientados a carácter, como el DOS
(Disk Operating System) de carácter monousuario, los cuales se hicieron obsoletos y le dieron
paso a los de tipos Interfaz Gráfica de Usuarios (GUI de Graphic user interface) con
características actuales orientadas a multiusuario y donde el sistema es controlado a través del
clic del ratón, en diversos gráficos mostrados en las pantallas.
La competencia por desarrollar cada vez más y mejores sistemas operativos dependerá de la
imaginación y fin último del poder de la computación y la facilidad de uso. Aún cuando existen
una gran cantidad de sistemas operativos, actualmente Linux y Windows en sus versiones XP
y Vista, dominan ampliamente las preferencias de los usuarios.

Aplicaciones de usos generales

Se conocen también como software de productividad, en el cual el usuario puede manejar
paquetes de aplicación como: procesadores de textos, generar documentos, hojas de cálculo,
para trabajar con números y finalmente preparar una presentación para una exposición ante una
audiencia determinada, por lo que necesitará de un manejador de presentaciones.
• Los procesadores de texto, son aplicaciones que permiten escribir, editar e imprimir un
documento. Entre algunas de las facilidades que proporciona se encuentran:
configuración de documentos, manejo de diferentes párrafos y tipos de letra, duplicar un
documento sin tener que transcribirlo nuevamente, acceder a los documentos en forma
electrónica, revisar y generar documentos con bajos niveles de error, permitiendo el uso
de diccionarios y sinónimos, entre otros.
Los primeros procesadores de texto estuvieron orientados básicamente a carácter; es
decir, en sustitución de las funciones de una máquina de escribir, sin embargo, hoy en

25
 día se encuentran disponibles en el mercado una gran variedad de ellos y hasta algunos
sistemas operativos tienen incorporado pequeñas aplicaciones que permiten procesar
documentos en forma sencilla. Ejemplos de ellos son: WRITER de OpenOffice, así como
Wordpad y Word de Microsoft.
• Las hojas de cálculo, son programas especializados que permiten procesar varios tipos
de datos organizados en filas y columnas, procesan información fácilmente y a gran
velocidad, en especial los datos de tipo numérico sobre los cuales se pueden realizar
cálculos complejos. Las hojas de cálculo pueden almacenar en las celdas (intersección
entre una columna y una fila) datos de tipo texto, numérico, fórmula o instrucciones
lógicas avanzadas que pueden presentarse en formato de una función bien sea
estadística, financiera u otra.
Algunas aplicaciones de este tipo de software se orientan hacia la productividad de las
organizaciones y permite crear análisis de flujos de efectivo, registro y control de cuentas
bancarias, predicción de la producción, balance de gastos, predicción de escenarios
financieros, organizar y graficar estadísticas, entre otros. Siempre que se cambia un
valor en una celda, la hoja automáticamente recalcula los valores de las demás celdas,
ahorrando tiempo puesto que evita el recálculo manual.
Otra de las ventajas es que algunas permiten el intercambio de datos con otras
aplicaciones, lo que ahorra la retranscripción y a su vez permite trabajar con datos ya
procesados, e imprimir reportes. Algunos ejemplos conocidos actualmente son: CALC de
OpenOffice y Excel de Microsoft.
• Programas de presentación, son aplicaciones de software que permiten al usuario
crear exposiciones atractivas bien sea de negocios, de mercadeo, ventas o educativas,
utilizando datos, textos, gráficos, sonidos y animaciones, para mostrarse en diapositivas
que serán proyectadas en la pantalla de una computadora o bien en proyectores a una
audiencia. Al elaborar una presentación, el usuario debe tomar en cuenta el tiempo de
exposición, el tema, el público al cual va dirigida, el objetivo de la presentación,
cuestiones tomadas en cuenta en el desarrollo de estos paquetes y para lo cual tienen
dispuestas muchas funciones y plantillas que hoy en día, facilitan y dan rapidez a la
creación de presentaciones profesionales. Actualmente, se encuentran disponibles en el
mercado aplicaciones como IMPRESS de OpenOffice y PowerPoint de Microsoft, entre
otras.
• Manejadores de base de datos, son paquetes de software que permiten organizar,
almacenar, estructurar datos de forma relacionada, como es el caso del manejo de la
base de datos. Estas estructuras computarizadas están formadas por registros de
información que permiten relacionar, rastrear y dar seguimiento a grandes volúmenes de
datos para obtener reportes e información útil para la toma de decisiones. La
organización y manejo de la información bajo dichas estructuras permite un gran ahorro
de tiempo, pues facilita la consulta inmediata de un requerimiento informativo por parte
del usuario.

26
 Suponga que una empresa gubernamental desea saber la cantidad de empleados
mayores de 50 años, a nivel nacional, para programar su jubilación; la organización y
consulta de esta información sin una computadora es engorrosa, compleja y puede
requerir mucho más tiempo y esfuerzo comparado con el que se requeriría si se
realizara con un software para el manejo de estos datos. Una de las primeras base de
datos relacionales creadas para microcomputadoras fue DBASE; actualmente, se
encuentran en el mercado otras como BASE de OpenOffice y Access de Microsoft, los
cuales permiten la creación de tablas, la introducción y edición de datos, la clasificación
de los registros, hacer consultar según ciertos criterios, así como generar e imprimir
reportes; sin embargo existen otros “Sistemas Manejadores de Base de Datos” (DBMS)
como Sybase, Oracle y otras para el desarrollo de herramientas especiales que permitan
consultas complicadas en bases de datos corporativas.
• Software de comunicaciones, el software de comunicaciones permite a las empresas y
usuarios compartir y transmitir en forma expedita datos e información a través de redes
de comunicación basadas, bien sea en líneas telefónicas o inalámbricas. Una empresa
puede recibir información bursátil, comprar y vender productos, enviar y recibir correos
electrónicos, entre otros. En este momento, gracias al desarrollo de las
telecomunicaciones y la Internet, como la red mundial de comunicación, es posible el
desarrollo de grandes procesos de comunicación en masa, trayendo grandes beneficios
a la sociedad en general.
En el mercado del software se hallan un sin fin de utilidades de propósito general que
facilitan y dan rapidez al desempeño del trabajo de un usuario a la hora de realizar
tareas y funciones complejas, la selección de una de ellas dependerá de los
requerimientos y necesidades del usuario final.
Aplicaciones específicas
Tal como lo habíamos indicado antes, los desarrolladores de software crean sistemas de
información para resolver situaciones específicas, algunos de ellos llamados paquetes
integrales.
El software integrado, comúnmente utilizado, puede manejar aspectos como: contabilidad y
gestión comercial, diseño gráfico y arquitectura, salud, educación, juegos y otros, son
desarrollados por programadores expertos para satisfacer requerimientos específicos de esas
áreas.
Uso del software
En la figura 1, observaste que el uso del software depende de las distintas funciones que se
desee automatizar del mundo real; es decir, según su propósito y además necesidades del
usuario. Al principio, en las computadoras personales o de escritorio sólo tenían uno o dos usos
y el automatismo era casi como reemplazo de la máquina de escribir para generar cartas y otros
documentos. El seguimiento de inmensas cantidades de datos permite a los profesionales de
grandes negocios la utilización del software para planificar, organizar, dirigir y controlar grandes

27
organizaciones; puesto que les permite obtener información rápidamente. Gestionar listas de
contacto, nóminas de recursos humanos, control de compras y ventas, entre otras.
El uso del software para ámbitos relacionados a la salud, la educación y otros, se ha
especializado con la construcción de sistemas de información específicos, los cuales usan
tecnologías de punta para hacer simulaciones de procesos, operaciones a través de robots y
permitir el uso de las tecnologías a favor de la educación a distancia usando componentes
virtuales.
El uso del software también requiere tomar en cuenta las capacidades del hardware, pues
existen programas que requieren suficiente espacio en dispositivos de almacenamiento fijo
(disco duro, disquetes, CD), así como suficiente memoria RAM. En la medida que el software
sea más complejo, mayores serán los requerimientos de hardware, esto es especialmente útil al
momento de instalar un programa en la computadora.
Un asistente es una sucesión de pantallas que dirigen al usuario a través de tareas en varias
etapas de instalación. Para instalar un programa, es primordial leer las instrucciones que trae el
software y durante el se proceso lea detenidamente cada uno de los mensajes indicados por “el
asistente”, antes de continuar la ejecución del proceso de instalación.
Para un usuario frecuente de computadoras, instalar un software es un proceso sencillo. La
mayoría de estos programas vienen en discos compactos (CD) e incorporan un programa de
auto ejecución (autorun), que inicia el proceso al colocar el CD en la unidad de CD­ROM; luego
se ejecuta el programa instalador y se deben seguir las instrucciones. En caso de que no exista
el programa auto ejecutable, hay que examinar el contenido del CD y ubicar el archivo
ejecutable aquel con extensión .EXE y ejecutarlo haciendo doble clic o seleccionarlo y presionar
la tecla ENTER luego seguir con las instrucciones del asistente.
Existen otras clasificaciones del software según la licencia de uso, el cual se divide en software
propietario y software libre, temas que serán abordados específicamente en las siguientes
lecturas de esta unidad.

28
 LECTURA Nº 9: INSTRUCCIONES GENERALES
PARA WORD Y POWERPOINT
Adaptada con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2007). Manejo de Programas en Ambiente Windows. UNEFA.

Caracas. Venezuela.

A continuación se presentan instrucciones generales para manejar el entorno de trabajo Windows,

donde los procedimientos entre los programas son similares.
Activar programas
Para abrir cualquiera de los programas de Microsoft Office debes ubicar el Botón de Inicio en la
Barra de Tareas, localizada comúnmente en la parte inferior de la pantalla. Ver figura 1.

Haz clic en el Botón de

Inicio que se encuentra
en la esquina inferior
izquierda de la pantalla,
luego de lo cual
aparecerá un menú.

Figura 1

En el Menú de Inicio, haz clic sobre la opción Todos los Programas, (ver figura 2) a
continuación se desplegará una lista de los que están instalados en el computador (ver figuras 3)
y selecciona el programa. Por ejemplo, localiza en la lista el programa Microsoft Excel o el
programa al cual deseas entrar, haz clic sobre él. Ver figura 4.

29
 Figura 2 Figura 3 Figura 4

Barra de Menú
Todos los programas de Microsoft Office presentan el mismo tipo de Barra de Menú, pero con
algunas variantes en sus opciones. Ver figura 5.

Figura 5

Por ejemplo, la Barra de Menú de Word te permite ingresar a las opciones: "Archivo", "Edición",
"Ver", "Insertar", "Formato", "Herramientas", "Tabla" y "Ventana". Al final del menú, en el signo
de interrogación (?), tienes acceso a la Ayuda de Word. Cada opción de la Barra de Menú, a su
vez, te brinda variadas y diferentes funciones. Observa en la figura 6, la opción para Abrir
Archivo.

Si haces clic sobre Archivo,

se despliegan las opciones
correspondientes a la
selección.

Figura 6

30
Generalidades entre los Programas Word y PowerPoint de Microsoft Office:
Funciones Básicas de los entornos de Trabajo
Barras

Si deseas incluir una barra nueva en la ventana, haz clic sobre la opción Ver y
luego sobre la Barra de Herramientas, escoge la que deseas activar.

Barra de Título: Está ubicada en la parte superior de la ventana, muestra el nombre del
documento o archivo que se esté trabajando, cuando no le has dado todavía un nombre, el
programa Word le asigna automáticamente "Documento 1". Ver figura 7. En PowerPoint se le
asigna el nombre de "Presentación 1".

Figura 7

A la derecha de la Barra de Título aparecen los botones para: Minimizar, Maximizar, Restaurar,
Cerrar de la ventana activa del programa.
Barra de Herramientas Estándar: Muestra una serie de botones que facilitan el acceso directo a
las funciones más usuales. Ejemplo: Abrir, Guardar, Vista Previa, Imprimir. Ver figura 8.

Figura 8

Barra de Formato: Permite dar formato al texto que estás creando. Ejemplo: Negrita, Alinear,
Texto, dar Color al texto, entre otros. Ver figura 9.

Figura 9

Barra de Dibujo: Se ubica generalmente en la parte inferior de la pantalla, tanto de Word como
PowerPoint, contiene una serie de botones para añadir y modificar figuras geométricas, cuadros
de texto, líneas y otros. Si colocas el puntero sobre cada una de las figuras, aparecerá un
pequeño recuadro que indica para qué se utiliza cada opción.

31
Barra de Estado: Esta barra está ubicada en la parte más baja de la ventana, te informa la
página o diapositiva en la que te encuentras dentro del documento, así como el número total de
páginas del mismo. Ver Figura 11.

Indica la página
3 de 36 del
documento.
Figura 11

Vistas de un documento
Vista Normal: Muestra el documento de una forma continua. El final e inicio de página se
identifica con una línea de puntos y no se ven adecuadamente los elementos gráficos. Es una
vista útil cuando utilizas un computador lento. Ver figura 12.

Figura 12
Vista Diseño de impresión: Esta es una de las vistas más interesantes, en ella se muestran las
páginas claramente diferenciadas y una imagen muy aproximada de cómo quedará la página
impresa. Ver figura 13.

Figura 13

32
La Vista Diseño Web: Se usa para mostrar al documento como una página Web.
Al trabajar en el programa PowerPoint, te recomendamos usar la vista Normal ya que ella permite
visualizar la diapositiva actual, además de las que ya has hecho. Más adelante, te mostraremos otras
maneras de visualizar las diapositivas en el programa PowerPoint.
Vista Preliminar: Otra opción de visualización interesante es la que se muestra al hacer clic en el
elemento Archivo de la Barra Menú y al desplegarse, posteriormente, puedes escoger la opción.
Vista preliminar. En esta vista la pantalla muestra cómo puede quedar el documento una vez impreso
en papel. Ver figura 14.

Es muy importante hacer esta

visualización antes de
imprimir un documento, pues
permite distinguir con
anticipación cualquier error en
el documento.

Figura 14

Deshacer
Es una de las opciones más utilizadas y seguramente agradecerás conocerla. Si te equivocas haz
clic en la flecha atrás, señalada con el círculo en la figura 15, volviendo así a la última acción
realizada. También puedes hacerlo por el menú edición, tal como se muestra en la figura 16.

33
 Figura 15

Haz clic en la opción Edición y luego

en Deshacer Escritura o CTRL + Z. Ver
la figura 16.

Guardar Figura 16

La opción Guardar almacena la información (por defecto) en la carpeta "Mis Documentos". Ver
figura 17. Al guardar un archivo con el mismo nombre que tenía asignado, se sustituye el archivo
anterior.

Figura 17

Haz clic en Archivo en la Barra de Menú. Selecciona la opción Guardar.

34
Guardar Como
La opción Guardar como almacena el archivo con un nuevo nombre y destino al documento;
puedes tener varias versiones del mismo, con nombres diferentes. Ver figura 18.

Es recomendable guardar cada cierto

tiempo el trabajo realizado. También,
guardar copias en más de una unidad,
por si pierdes la información o se
daña el disco.

Figura 18

Haz clic en Archivo en la Barra de

Menú, luego selecciona Guardar
como, se desplegará una ventana
en que deberás escribir el nombre
del archivo y escoger la unidad
donde vas a guardar la
información, que puede ser en tu
disco 31/2. Ver figura 19.
Figura 19

35
Abrir documentos
Cuando deseas Abrir un documento previamente guardado en el disco duro del computador, en tu
disco 31/2 o en el pendrive, una de las formas es acceder la opción Archivo de la Barra de Menú.

Haz clic en Archivo y a

continuación, clic en Abrir. Ver
figura 20.

Te aparece en pantalla un cuadro con los

documentos existentes bien sea
directamente o guardados en carpetas. Ver Figura 20
figura 21.

Figura 21

36
Si no te aparece directamente, puedes localizarlo en alguna de las carpetas donde se encuentran los
documentos más utilizados, por ejemplo, en la carpeta "Mis Documentos". Ver
figura 22.
Seleccionar y dar formato a un Texto
Esta opción constituye una forma sencilla de hacer modificaciones a un texto
completo, previamente seleccionado, por ejemplo, algo que podemos aplicar a
Figura 22
un texto es darle formato; es decir, colocarle márgenes, sangría, espacio entre
líneas, para lo cual debes acceder a la opción Formato.

La forma más sencilla es ir a Edición en

la Barra de Menú y buscar Seleccionar
todo y de esa manera se sombrea todo
el texto, esto es útil cuando queremos
cambiar todo el texto, el tipo de letra, la
separación entre párrafos o simplemente
borrarlo. Ver figura 23.

Figura 23

También, puedes seleccionar el párrafo del texto en pequeñas secciones del mismo o en su totalidad,
haciendo dos o tres veces clic con el botón izquierdo del ratón, respectivamente.
Formato de letras
Cuando escribes un texto en Word puedes usar diferentes tipos de letra llamada fuente, una de
las más usadas es la letra tipo Arial, Tamaño 12.
Además de la fuente tipo Arial, existen otros tipos los cuales puedes utilizar, colocando el puntero y
haciendo clic en la flechita invertida que está al lado derecho del tipo de la fuente, se desplegará una
lista con varios tipos de letras. Ver figura 24. En cuanto al tamaño, se usa frecuentemente 12. Puedes
colocar uno un poco más grande (quizá 13 ó 16) para resaltar un título o colocar el tamaño 10 para
una nota de pie de página.
En el caso de PowerPoint se aconseja utilizar un tamaño mayor, ya que las diapositivas deben llevar
poco texto y ser visibles a distancia.

37
 Figura 24

Encontrarás que algunos(as) docentes/tutores(as) te solicitarán trabajos bajo formatos de

texto y tipos de letras específicos, por lo cual te invitamos a practicar y descubrir.

Barra de Formato
Las opciones de formato de las letras se encuentran directamente disponibles desde la Barra de
Menú, en la opción Formato en la barra de formato, puedes ver opciones para dar características
a las letras y al texto, entre ellas: Negrita, cursiva, subrayado, centrar texto, entre otras. Lee con
detenimiento cada opción de la siguiente tabla:
La opción Negrita permite incrementar el grosor de la letra y permite ver las letras
en un formato más oscuro. Por ejemplo: Este texto está en negrita.
La opción Cursiva se utiliza para ciertas citas Bibliográficas. Por Negrita
ejemplo, este texto está en cursiva.
La opción Subrayar se utiliza para resaltar cierta parte del texto.
Este texto está subrayado.
Subrayado
Cursiva

Haciendo clic en la flechita invertida, al lado del botón indicado con Letra
"A", de la Barra de Formato, aparece el menú que nos permite cambiar
el Color de las letras. Si entre las primeras opciones que el programa te
presenta, no aparece el color deseado, puedes acceder a una amplia gama
haciendo clic en Más colores...

Si deseamos cambiar el tamaño de las letras, hacemos clic en la flechita

que se encuentra al lado del Número, que se muestra en la Barra de
Formato, y aparecerán las diferentes opciones de tamaño. Haz clic sobre un
número que amplíe o minimice el tamaño de la letra.

38
Alinear el texto
La opción para dar formato a un texto la consigues en Alinear la cual está disponible
directamente en la Barra de Formato. Se refiere a la orientación del párrafo, bien sea que esté a la
derecha, a la izquierda, centrado o justificado. En la tabla siguiente se explica la forma para alinear
textos.
Una vez seleccionado el texto que deseas alinear, haces clic sobre la figura
de Alinear a la izquierda, si quieres que el texto quede igualado por la
izquierda. Este texto está alineado a la izquierda.
La opción Centrar organiza las líneas alrededor del centro de la imagen y
deja sin igualar los laterales. Este texto está centrado.
La opción Alinear a la derecha iguala el texto por la derecha. Este texto
está alineado a la derecha. Si deseas que quede igualado por la derecha y
por la izquierda, debes hacer clic sobre la figura Justificar. Este texto
está justificado.

Recuerda, si en algún momento en tu ventana de trabajo principal no aparece una

Barra, puedes activarla pulsando VER, luego seleccionas Barra de Herramientas y
escoges la que desees.

Estas opciones también se encuentran en el programa PowerPoint siguiendo las

mismas indicaciones aquí citadas.

Numeración de Listas
La numeración de una lista se puede realizar automáticamente a través del Botón de numeración,
presente en la Barra de Formato. Ver figura 25.

Figura 25
Botón de Numeración

Barra de Formato

Otra forma de crear una lista numerada que no tengas creada, es haciendo clic sobre el botón de
Numeración y posteriormente, al escribir y finalizar cada opción de la lista, pulsa ENTER en el teclado
para pasar al número siguiente de la lista y añadirlo. Las listas son muy útiles al momento de
presentar información de manera ordenada, úsalas cada vez que desees organizar y dar mejor

39
apariencia a un texto que lo requiera.
Por ejemplo, puedes crear una lista de algunos de los núcleos de la UNEFA en Venezuela que son:
1. Núcleo Caracas.
2. Núcleo Miranda.
3. Núcleo Anzoátegui.
4. Núcleo Sucre.
5. Núcleo Portuguesa.
6. Núcleo Cojedes.
Viñetas
Sirve para colocar viñetas o figuras pequeñas delante de los elementos de una lista. Para colocar
viñetas a una lista, seguimos el mismo procedimiento de numeración: seleccionamos la lista del
texto y hacemos clic sobre el botón Viñetas de la Barra de Formato. (Ver en la figura 25 al lado
del Botón de Numeración).

Las viñetas son configurables a tu gusto. Averigua en opción

Formato de la Barra de Menú.

Ejemplo:
Algunos de los núcleos de la UNEFA en el país son:
• AMAZONAS: Puerto Ayacucho
• ANZOÁTEGUI: San Tomé
• BARINAS: Barinas
• COJEDES: Tinaquillo
• DELTA AMACURO: Tucupita
• FALCÓN: Coro
Para reforzar estos conocimientos, ve a la Guía Didáctica de esta asignatura y elabora los
ejercicios planteados para practicar formatos de letras y texto.
Ordenar
Una función que puede resultar muy útil es la de Ordenar listas. Se puede ordenar datos, por
ejemplo una lista de apellidos, bien sea en orden alfabético u otro criterio tanto descendente como
ascendente; para ordenar datos selecciona el texto de la lista y luego escoge de la Barra de
Menú, la opción Tabla y luego Ordenar, aparecerá una ventana donde eliges los criterios para
ordenar la lista, presionas el botón Aceptar y ¡listo! quedará organizada según el criterio escogido.

40
Ver figura 26.

Recuerda, para seleccionar un texto coloca el cursor al inicio del mismo y, manteniendo presionado el
botón izquierdo del ratón, arrástralo hasta el final del texto que deseas seleccionar. También, puedes
hacer tres (3) veces clic con el botón izquierdo del ratón, dentro del párrafo y quedará totalmente
seleccionado.

Hacer clic en la opción Tabla de la Barra

de Menú de Word y estando allí,
seleccionar la opción Ordenar.
Ver figura (26)

Figura (26)

También puedes organizar los datos colocados en una tabla. Supongamos que tienes una lista
de apellidos y deseas organizarla alfabéticamente, observa el lado izquierdo de la tabla de abajo,
aplica el mismo procedimiento descrito con anterioridad, y luego la lista aparecerá organizada
como se muestra al lado derecho de la tabla.
Texto sin ordenar Texto ordenado alfabéticamente
Pulido Albornoz
Fernández Fernández
Albornoz Goya
Rodríguez Martínez
Goya Pulido
Martínez Rodríguez
Utiliza el procedimiento Ordenar, cada vez que requieras organizar la información según criterio
en tus documentos en Word.
Copiar (CTRL + "C")
Una de las funciones más típicas y utilizadas en los programas, es la de Copiar un texto, palabra
u objeto, también cuando deseas realizar el duplicado de una parte del texto de un documento

41
para llevarlo a otra sección.
Tienes varias formas de hacerlo, una puede ser a través del botón Copiar de la Barra Estándar;
otra opción es por el menú Edición, de la Barra de Menú, o presionando la combinación de teclas
control y a su vez la C (CTRL + C). Ver figura 27.

Marca o selecciona la parte del texto que

deseas copiar, haz clic en Edición y luego
selecciona Copiar. Otra opción es pulsar el
botón DERECHO del ratón y seleccionar
Copiar en el menú contextual que aparecerá
en pantalla. Ver figura 27. Adicionalmente,
puedes hacerlo seleccionando el texto y
presionando luego al mismo tiempo la tecla
CTRL, y la tecla “C”.

Figura 27

Pegar (CTRL + "V")

Para Pegar un texto, palabra u objeto, realizar un duplicado de una parte del texto para llevarlo a
otra sección o a otro documento; debes copiarlo previamente y pegarlo en el lugar de destino que
decidas. En la figura 28, observa que esta función aparece en la Barra de Menú, en la opción
Edición.

Para pegar el texto en el lugar que

deseas, coloca el cursor donde
quieres que aparezca la copia
deseada, haz clic en Edición y
posteriormente, selecciona la opción
Pegar. Ver figura 28. Puedes hacerlo
seleccionando el lugar o posición del
texto y presionando luego al mismo
tiempo la tecla control (ctrl.) y la tecla
“V” (CTRL+V).

Figura 28

42
Estos procedimientos de copiar y pegar textos en un mismo documento, los puedes utilizar entre
distintas aplicaciones del ambiente Windows, por ejemplo, puedes copiar un texto en Word y
pegarlo en una diapositiva de PowerPoint.
Cortar (CTRL "X")
Se utiliza cuando deseas quitar una parte del texto del documento de una localización. Al Cortar
estás cambiando de lugar y por tanto, se mueve y se ajusta esa parte del documento de donde se
quitó el texto. En la figura 29, puedes observar donde se encuentra la opción de Cortar. También
lo puedes realizar a través de la Barra de Herramientas, en el botón Cortar.

Hacer lo mismo empleando el botón derecho del ratón y

accediendo a un menú contextual. También lo puedes
hacer por el método abreviado de teclado usando las
teclas control (CTRL) y simultáneamente la letra "X" .
(CTRL+X) . Ver figura 29

Figura 29

Si deseas mover el texto que cortaste previamente a un documento destino, repite el

procedimiento que se explicó anteriormente para Pegar, el cual se muestra en la figura 30.

Selecciona el texto que quieres quitar.

Haz clic en Edición y luego en la opción
Cortar. Ver figura 30, luego para
pegarlo, puedes hacerlo a través de
CTRL "V", o procede con la opción
Pegar del menú.

Figura 30

43
Utiliza los comando de Cortar y Pegar, cuando necesites mover o reubicar textos, bien sea en
documentos de Word y de PowerPoint, también los puedes utilizar cuando desees cortar un texto
en documentos Word y llevarlos a PowerPoint o viceversa.
Insertar Imágenes
Los programas Word y PowerPoint, además de textos, te permiten insertar imágenes, gráficos y
dibujos. Para insertar una imagen debes seleccionar la opción Insertar Imagen en la Barra de
Menú. Ver Figura 31.

Haz clic en Insertar y luego clic en

la opción Imagen, selecciona si
deseas una Imagen prediseñada o
una imagen desde Archivo, puede
ser una foto.

Figura 31

Al hacer clic sobre Imágenes Prediseñadas. Ver figura 32, aparecerán varias categorías de
imágenes ordenadas que puedes utilizar, en este caso elegimos las del grupo académico. Puedes
seleccionar una imagen que el programa trae prediseñada u otra que tengas guardada, en el
disco duro de tu computador, en tu disco 3½ o tu pendrive. Ver figura 33. Donde seleccionamos
Imágenes prediseñadas desde la Galería multimedia de Microsoft.

Figura 32

44
Las imágenes se utilizan para representar gráficamente una idea o transmitir una información de
manera ideográfica relativa a un tema. Se recomienda usar representaciones pictóricas
asociadas al tema que se desea expresar.

Otra opción consiste en insertar

una imagen que se encuentra
guardada en tu computador, haz
clic en Insertar Imagen y luego
selecciona desde archivo. Ver
figura 33.

Figura 33

Insertar WordArt
Esta es una herramienta interesante para elaborar títulos con diseños y formatos especiales,
puedes darle colores, fondos, dimensiones, entre otros. Está ubicada en la Barra de Dibujo de
PowerPoint y Word. Observa en la figura 34, la letra A inclinada, la cual está ubicada al lado del
cuadro de texto. En ese icono harás clic cuando desees insertar un texto con la herramienta
WordArt. Sigue los pasos que te indica el programa para seleccionar el WordArt que deseas
incluir.

Figura 34

Ortografía
Para activar la función que te permite revisar la ortografía del texto dentro de un documento o de
la diapositiva, haz clic sobre la opción Herramientas en la parte superior de la ventana y
selecciona Ortografía. Observa varias opciones para auto corregir o cambiar el texto. Ver figura
35. Observa que tienes varias opciones, las cuales se describen a continuación:
• Omitir: Si consideras que la palabra es correcta la puedes omitir.
• Agregar: Para completar el diccionario con una palabra correcta que el programa
desconocía, de forma que, en el futuro, no vuelva a señalarla como posible error.

45
 • Cambiar: Esta opción sustituye la palabra escrita de forma equivocada por la correcta.
• Cambiar todas: Haciendo clic en esta opción puedes corregir el error que se encuentra
varias veces a lo largo del texto. El programa realiza una revisión tanto de la ortografía como
de la gramática del texto y en caso de encontrar estructuras dudosas te propone alternativas
de solución.

Figura 35
Imprimir
Para imprimir un documento o una diapositiva debes hacer clic en Archivo y a
continuación selecciona Imprimir. Ver figura 36.

Si ya tienes definida las características y

configuración de la impresión, puedes utilizar
directamente el botón Imprimir ubicado en la
Barra de herramientas.

Figura 36

Antes de imprimir, es conveniente comprobar cómo se verá exactamente el documento en papel.

Para activar la vista preliminar, haz clic sobre la opción Archivo y luego selecciona Vista
preliminar o puedes hacerlo también desde la Barra Estándar, presionando el Botón Vista
preliminar. Ver figura 37.

46
 Luego de seleccionar Vista Preliminar aparece el
cuadro que nos muestra cómo se verá la página en el
papel.

Figura 37

La ventana Vista preliminar muestra un ejemplo de una página tal como aparece en la imagen
Ver figura 38.

Figura 38

Hasta este momento hemos observado instrucciones que son comunes para los
programas Word y PowerPoint, seguidamente te mostraremos algunas
características propias de cada uno de ellos.

47
 LECTURA Nº 10: INTRODUCCIÓN
A MICROSOFT WORD
Adaptado con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2008). Introducción al procesador de textos Word. Trabajo no

publicado. UNEFA. Caracas. Venezuela.

Como has visto, el programa de Microsoft Word permite procesar textos como: cartas, oficios,
memoranda, tesis, trípticos y gran variedad de trabajos que seguramente tendrás que ir
presentando a lo largo de tus estudios en la UNEFA y viene en diferentes versiones. La que
explicaremos aquí es la de Microsoft Word 2003, es posible que en el computador donde estés
trabajando tengas otra versión, por lo que tendrás que hacer un esfuerzo en comparar las
formas de trabajo de los diferentes entornos de Word.

Concepto
Entre los procesadores de texto más populares, se encuentra el Microsoft Word, el cual es una
aplicación de software propietario que sirve como procesador de texto, con él puedes elaborar
diferentes tipos de documentos, facilitando la creación y administración de archivos de texto ya
mencionados. Con Word puedes crear documentos, modificar su contenido en estilo y forma,
imprimir y guardar en disco, entre muchas otras funciones que ofrece el programa. En esta
lectura abordaremos en general, el entorno de trabajo, barras de Word y algunas funciones
importantes para gestión de documentos, tales como:
• Configurar página: márgenes, insertar número de página, tipo de papel, encabezado y pie
de página.
• Manejo de textos: uso de sinónimos, buscar y sustituir textos.
• Uso del diccionario.
• Uso de tablas y fórmulas.
• Uso de columnas de estilo periodístico.
• Cuadros de texto.

Recordando el entorno de trabajo de Word

Tal como lo has visto anteriormente, es muy importante que observes con detenimiento cada
uno de los textos, elementos y objetos que se presentan en el entorno de trabajo del procesador
de textos Word. En la figura 1, puedes detallar los componentes básicos del contexto del
procesador.
Cuando se abre el programa Word por primera vez, se abre una ventana de trabajo que en su
barra de título señala el nombre del archivo llamado “Documento1.DOC”, dicho nombre lo
puedes cambiar cuando Guardes el Archivo. Observa que el archivo creado en Word tiene
extensión “.DOC”.

48
La ventana de Edición principal despliega su documento (área del documento) y varias
herramientas de trabajo en el entorno como: barras de herramientas, reglas, barras de
desplazamiento, entre otras. Observa cuidadosamente, cada una de las partes del entorno de
la ventana principal de Word que se presentan en la figura 1.
Puede suceder que alguno de los elementos presentados en la figura 1, no corresponden todos,
con los que consigues al entrar en la aplicación que tienes instalada en tu computador, eso se
debe a que Word permite configurar el entorno de trabajo o bien que estás manejando otra
versión del programa. Por ejemplo, la regla es un elemento que puede que aparezca o no en tu
ventana de Word.

Barra de Título Barra de

Barra de Menú Formato
Botones

Barra de
Herramientas
Estándar

Punto de inserción

Reglas

Barras de
Desplazamie
nto

Botones de
Vista del
Barra de Dibujo
Documento
Barra de Estado

Figura 1. Componentes básicos del contexto del procesador:

49
La regla puede ser vertical u horizontal y nos muestra los valores de los márgenes y las
tabulaciones actuales y nos permite cambiarlos; además, agrega los sangrados del documento.
Si deseas configurar tu programa Word para que no aparezca, selecciona en la barra de menú
la opción Ver, luego escoge la opción regla; si está activa desaparece, si está desactivada
aparecerá en la ventana de trabajo de Word. En la figura 2, puedes observar los elementos de
al regla.

Sangría de primera línea

Figura 2. Elementos de la regla Sangría Derecha

Sangría Derecha

Barras de trabajo de Word

Las barras de trabajo de Word poseen íconos que están asociados gráficamente a la función
que activan en el programa. Los íconos pueden aparecer distintos en algunos casos, así mismo,
pueden variar un poco de una versión a otra del programa. Esto es debido a que se pueden
personalizar o configurar a gusto del usuario. La mayoría de estos íconos se repiten en las otras
aplicaciones de Microsoft Office, así que presta mucha atención a lo que hace cada uno de
ellos. En la figura 3, aparecen las barras que comúnmente se identifican en la parte superior de
la ventana de trabajo principal de Word:

Figura 3. Barras comunes en la ventana principal de Word

El orden en que se presentan las barras de trabajo de Word es el que acabas de ver; sin
embargo, pueden aparecer intercambiadas según las preferencias de configuración de los
usuarios, e inclusive aparecen otras barras como las de herramientas de “WordArt”. Veamos
cada una con mayor detalle y permanece atento a lo que cada ícono puede activar.

50
Barra de Menú
Permite acceder a todas la funciones incorporadas en Word por medio de la selección de una
opción de Menú. Como puedes apreciar cada una de las palabras que componen la barra de
Menú tiene una letra subrayada para acceder a la opción desde el teclado presionando la tecla
“ALT” más la letra indicada. Por ejemplo si se desea activar opción “Ver”, presionarías la tecla
ALT y al mismo tiempo la letra “V”. Observe las opciones de la Barra de Menú en la figura 4.

Figura 4. Barras de menú

Algunas de las opciones de la barra de menú tienen su equivalente en el resto de las barras de
trabajo.
Barra de Herramientas de Formato

Figura 5. Barra de formato

Observa en la figura 5 los botones que conforman la barra de formato:

1. Estilo: Aplica un estilo existente o registra un estilo según un ejemplo. (formato­estilo)
2. Fuente: Cambia el tipo de letra de la selección (formato­fuente)
3. Tamaño fuente: Cambia el tamaño de la letra de la selección (formato­fuente)
4. Negrita: Activa/desactiva la negrita a la selección. (Formato­Fuentes)
5. Cursiva: Activa/desactiva la letra cursiva a la selección. (formato­fuente)
6. Subrayar: Activa/desactiva la letra subrayada. (formato­fuente)
7. Alinear a la izquierda: Alinea el texto a la izquierda del documento. (formato ­párrafo)
8. Centrar: Alinea el texto en la parte central del documento. (formato ­párrafo)
9. Alinear a la derecha: Alinea el texto a la derecha del documento. (formato ­párrafo)
10.Justificar: Alinea el párrafo en los márgenes izquierdo y derecho. (formato ­párrafo)
11.Números: Crea una lista numerada. (formato­numeración y viñetas)
12.Viñetas: Crea una lista con viñetas (formato­numeración y viñetas)

51
13. Reducir la sangría: Disminuye la sangría del párrafo donde se encuentra el cursor. (formato
­ párrafo)
14. Aumentar la sangría: Aumenta la sangría del párrafo donde se encuentra el cursor. (formato
­ párrafo)
15. Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos,
celdas, imágenes u otros objetos seleccionados. (formato­bordes y sombreado)
16. Resaltar (amarillo): Sirve para marcar de color amarillo el texto deseado con el propósito de
resaltar el texto (formato­bordes y sombreado)
17. Color de fuente: Activa el color deseado a la letra que se seleccione (formato­fuente)
Barra de Herramientas Estándar
Observa en la figura 6 los botones que conforman la barra de Herramientas Estándar:

Figura 6. Barra de herramientas estándar

1. Nuevo: Crea un documento nuevo basado en la plantilla normal. (archivo­nuevo)
2. Abrir: Abre un documento existente. (archivo­abrir)
3. Guardar: Graba el documento o la plantilla que se ve en pantalla. (archivo­guardar)
4. Imprimir: Imprime el documento en pantalla. (archivo­imprimir)
5. Presentación preliminar: Muestra en pantalla páginas completas como se verán una vez
impresas. (archivo­presentación preliminar)
6. Ortografía: Revisa la ortografía del documento en pantalla. (herramientas­ortografía)
7. Cortar: Corta pequeños fragmento de texto, páginas completas, gráficas o imágenes para
posteriormente pegarlas. (edición­cortar)
8. Copiar: Copia pequeños fragmento de texto, páginas completas, gráficas o imágenes para
posteriormente pegarlas. (edición­copiar)
9. Pegar: Permite pegar los textos, gráficas o imágenes que fueron anteriormente cortados o
copiados en el lugar donde se encuentra el cursor. (edición­pegar)
10. Copiar formato: Copia el formato de la selección al lugar indicado
11. Deshacer: Deshace la última acción. (edición­deshacer)
12. Rehacer: Rehace la acción que fue deshecha con deshacer. (edición­repetir)
13. Insertar hipervínculo: Agrega al documento enlaces a alguna dirección de Internet o en el
mismo documento, para poder añadir estos saltos entre el documento antes se tuvieron que
poner marcas insertar ­ marcador. ( insertar ­ hipervínculo)

52
14. Barra de herramientas Web: Muestra u oculta la barra de herramientas Web.
15. Tablas y bordes: Muestra la barra de herramientas Tablas y bordes que contiene
herramientas para crear, modificar y ordenar una tabla, y para agregar o cambiar los bordes
de textos, párrafos, celdas u objetos seleccionados.
16. Insertar tabla (menú Tabla): Inserta una tabla con el número de filas y columnas que se
especifiquen. Cuando el punto de inserción esté en una tabla, este comando cambia a
Insertar columnas, Insertar Celdas o Insertar filas, dependiendo de lo que se encuentre
actualmente seleccionado.
17. Insertar hoja de cálculo de Microsoft Excel: Inserta una nueva hoja de cálculo de
Microsoft Excel en el punto de inserción. Arrastre para seleccionar el número de filas y
columnas.
18. Columnas: Cambia el número de columnas de un documento o de una sección de un
documento. (formato­columnas)
19. Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
20. Mapa del documento (menú Ver): Desactiva o activa el Mapa del documento, panel vertical
ubicado en el lado izquierdo de la ventana del documento, que esquematiza la estructura del
documento. Utilice el Mapa del documento para examinar rápidamente un documento largo o
en pantalla y para realizar un seguimiento de su ubicación en el mismo.
21. Mostrar u ocultar: Muestra caracteres no imprimibles como tabulaciones, marcas de párrafo
y texto oculto.
22. Zoom: Escribe una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la
presentación del documento activo.
23. Ayudante de Office (menú de ayuda): Proporciona temas de ayuda y sugerencias para
ayudarle a realizar sus tareas.
Barra de herramientas dibujo
Observa en la figura 7 los botones que conforman la barra de Dibujo:

Figura 7. Barra de herramientas dibujo

1. Opciones de dibujo: Se encuentran todas las opciones para manejar los dibujos, como
agrupar, desagrupar, cuadrícula, empujar, girar.
2. Seleccionar objetos: Transforma el puntero en una flecha de selección para seleccionar
objetos en la ventana activa. Para seleccionar un solo objeto, haga clic en el objeto con la
flecha. Para seleccionar uno o varios objetos, arrastre la flecha sobre los objetos que desee
seleccionar.

53
3. Girar libremente: Gira un objeto seleccionado hacia cualquier ángulo. Selecciona el objeto,
haz clic en Girar libremente y, a continuación, arrastre una esquina del objeto en la dirección
que desee.
4. Autoformas: Aquí se encuentran diversos figuras que se pueden insertar
5. Línea (barra de herramientas Dibujo): Dibuja una línea recta en el lugar de la ventana
activa donde haga clic o arrastre. Para dibujar la línea en ángulos de 15 grados desde su
punto de inicio, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
6. Flecha: Inserta una línea con una punta de flecha en el lugar donde hace clic o arrastra en la
ventana activa. Para mantener la línea sujeta para dibujar un ángulo de 15 grados desde su
punto de inicio, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
7. Rectángulo: Dibuja un rectángulo en el lugar de la ventana activa donde haga clic o
arrastre. Para dibujar un cuadrado, arrastre manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS.
8. Elipse: Dibuja una elipse en el lugar de la ventana activa donde haga clic o arrastre. Para
dibujar un círculo, arrastre manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS.
9. Cuadro de texto: Dibuja un cuadro de texto al hacer clic o arrastrar en la ventana activa.
Utilice un cuadro de texto para agregar texto (títulos o llamadas) a las imágenes y gráficos.
10. WordArt: Crea efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft Office.
11. Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
12. Color de línea: Agrega, modifica o quita el color de la línea del objeto seleccionado.
13. Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.
14. Estilo de línea
15. Tipo de línea
16. Estilo de flecha
17. Sombra
18. 3D
Barra de Estado
Observa en la figura 8 los botones que conforman la barra de Estado:

1 2 3 4 5 6 7
Figura 8. Barra de estado

54
Se encuentra situada en la parte inferior de la ventana de trabajo y muestra información acerca
del documento, concretamente y de izquierda a derecha:
1. Página actual
2. Sección
3. Página actual / total de páginas
4. Distancia desde el extremo superior de la página al punto de inserción
5. Número de línea
6. Número de columna.
7. Luego hay una zona a la derecha que muestra distintos indicadores, que pueden estar
activados (color negro) o desactivados (atenuados).
Una vez conocidas las funciones de las barras, se puede iniciar la gestión de documentos en
Word.

Recuerda que actualmente existen varias versiones de Microsoft Word, aquí

explicaremos la versión 2003. Si tienes la versión 2007 te invitamos a
comparar los entornos de trabajo.

55
 LECTURA Nº 11: GESTIÓN DE DOCUMENTOS
CON WORD
Adaptada con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2007). Gestión de documentos con Word. Trabajo no publicado. UNEFA.

Caracas. Venezuela

GESTIÓN DE DOCUMENTOS CON WORD

Cada procesador de texto, tiene sus propias características, funciones y herramientas para
manejar los documentos. Algunos procesadores de palabras antiguos operaban bajo entornos
orientados a caracteres, como por ejemplo: UNIX y DOS. Actualmente, la mayoría está
orientado a entornos gráficos, como Windows, Linux y Macintosh, gracias a ello se han obtenido
grandes ventajas: la primera, se refiere al uso de un dispositivo apuntador (ratón) por lo que el
trabajo se realiza más rápido; la segunda, se refiere al área de edición que se despliega en
pantalla lo cual es muy similar a la apariencia impresa del documento; es decir, “lo que ves es
lo que obtienes” y la tercera ventaja, está representada en el hecho de incorporar un conjunto
de funciones específicas que hacen más fácil la gestión de un documento. En esta lectura
enfocaremos algunas de esas funciones para que aprendas a usarlas.
Una vez introducido el texto en el área de trabajo de Word, administrar el documento es sencillo;
entre otras cosas, porque como antes dijimos, Word tiene las ventajas que poseen los
procesadores de textos actuales, entre ellas:
1. Autocorrección: Se refiere a la corrección automática de errores ortográficos comunes.
Esta función se puede configurar en los programas procesadores de texto, para detectar
palabras que por lo general se escriben mal, adicionalmente, la autocorrección detecta
cuando la primera palabra de un párrafo está en minúscula, colocándola en mayúscula.
2. Manejo de Bloques: Otra de las grandes ventajas de los procesadores de texto es
poder trabajar con bloques. Un bloque es un conjunto continuo de caracteres, palabras,
líneas, oraciones o párrafos que puedes eliminar, mover, copiar, formatear con otro tipo
de letra, sangría e interlineado y más. Por ejemplo, en Word al seleccionar un bloque, se
puede mover con solo arrastrarlo a la posición deseada.
3. Sobreescritura: Todos los procesadores de palabras permiten sobre escribir un nuevo
texto sobre el texto ya existente. Esto se logra activando la tecla “INSERT”.
4. Vistas del documento: Word permite obtener varias vistas del documento.
Word, proporciona otras grandes ventajas que descubrirás en la medida que avances en el uso
de sus herramientas. Una de las tareas a realizar cuando se transcribe un documento, es
configurar una página. Veamos como trabaja Word esta y otras funciones. Ver figura 1.

56
 Configurar Hoja
La configuración de una página en Word permite dar el
formato a los márgenes, orientación de la hoja para
impresión posterior, entre otros.
Selecciona la opción Archivo de la barra de menú,
posteriormente, el comando Configurar página y aparecerá
un cuadro de diálogo como el que observas en la figura 2.
En la figura 2, hay tres fichas: Márgenes, Papel y Diseño

Figura 1.
Configuración de páginas en Word

Figura 2.
Cuadro de diálogo para configurar páginas

En la ficha Márgenes se pueden establecer los espacios en centímetros o pulgadas entre los
lados (Márgenes: izquierdo, derecho, superior inferior), la orientación del papel, (horizontal o
vertical), y hasta cómo deseas ver las páginas del documento que estas creando (simétricas, es
decir juntas e iguales, la vista normal y otras).
En la ficha Papel, principalmente se pueden definir el tamaño del papel, en la cual se ofrece
una lista de los distintos tipos de papel más usados. Ancho y alto permite personalizar el
tamaño del papel, así como el Origen del papel, entre otras opciones.
En la ficha Diseño, se definen aspectos del documento, si está dividido en secciones, así
como las posiciones del encabezado y pie de página, si va o no en páginas pares o impares,
colocar el número de líneas a todo el documento, reiniciando la numeración en cada página,
así como otras configuraciones referidas al esquema del documento.

57
Encabezado y pie de página
Una de las actividades a llevar a cabo para configurar
una hoja es colocar el encabezado y el pie de página
al documento, en caso de que lo amerite. El
encabezado y pie de página, se activa a través de la
selección de la opción Ver en la barra de menú. Una
vez activada la opción aparecerá una barra de
herramientas para manejar el encabezado y el pie de
página; en la hoja aparece una zona “pespunteada”,
con una zona indicada por la palabra “Encabezado”.
Dentro de la zona puedes escribir el encabezado que
aparecerá en todas las páginas del documento. Word
realiza automáticamente los siguientes cambios:
1 Cambia la forma de ver en pantalla el
documento (si el documento está en otro modo
de vista utiliza la vista Diseño de impresión para
trabajar el encabezado y pie de página). Figura 3. Encabezado y pie de página

2 Crea un área de encabezado y pie de página con líneas pespunteadas (líneas de

puntos, no imprimibles) y activa estas zonas para que se pueda escribir en ellas.
3 Desactiva el texto situado fuera del área de encabezado y pie de página (se observa de
color gris, lo que indica que en ese momento no se puede trabajar sobre el texto).
4 Muestra la barra de herramientas encabezado y pie de página
Ahora describiremos los íconos de la barra de Encabezado y pie de página. En la figura 4,
puedes apreciar algunos de sus íconos enumerados.

Figura 4. Barra de Encabezado y Pie de Página

1. Insertar Autotexto: Para incluir en el encabezado o en el pie de página el Autor, página,

Fecha, nombre del archivo, ruta de acceso, entre otros.
2. Insertar número de página
3. Formato del número de página – Cambiar la fuente, el color, el tamaño, entre otros.
4. Insertar Fecha – Incluye la fecha actual del sistema en el documento
5. Insertar Hora – Incluye la hora actual del sistema al documento
6. Configurar página ­ Permite acceder a la ventana de configuración de página.
7. Mostrar u ocultar texto del documento.

58
8. Cambiar entre encabezado y pie de página
9. Mostrar anterior/siguiente – son de utilidad cuando se trabaja con secciones en el
documento.
10. Cerrar la barra de Encabezado y pie de Página
El procedimiento para escribir lo que deseas colocar en el encabezado o en el pie de página es
como sigue:
1. Coloca el punto de inserción en el lugar en que desees escribir bien sea encabezado o pie.
Para pasar de uno a otro, selecciona el icono señalado con el número 8, para cambiar entre
encabezado y pie de la barra de herramientas Encabezado y pie de página.
2. Procede a escribir el texto y aplica el formato que desees. También puedes incluir imágenes
y bordes.
3. Incluye la numeración de la página en el pie de página, y si es necesario la fecha y hora.
Puedes cambiar el formato de ésta si lo deseas.
Para salir de encabezado y pie de página selecciona el botón Cerrar o realiza un doble clic
sobre el texto que está en gris (inactivo).
Manejo de Textos
Como ya has aprendido a transcribir textos y dar formato a los mismos (negrita, cursiva, color,
tamaño) y estilos en otras lecturas anteriores, comenzaremos por la aplicación de otras
funciones para manejar rápidamente un documento como: Uso de sinónimos, búsquedas y
sustituciones de palabras, uso del Diccionario.
Uso de sinónimos
Para activar el uso de sinónimos elige el comando Herramientas de la barra de menú y luego la
opción Idiomas. Observa la figura 6, luego selecciona Sinónimos y aparecerá un panel a la
derecha de la pantalla llamado Referencia. Otra forma de activar el uso de sinónimos es
presionar la tecla Mayúscula (SHIFT) y F7 simultáneamente, observa el texto “MAYÚS+F7” en la
figura 6.

Figura 6. Opción idioma

59
 Antes de activar la opción hay que escribir o
escoger en el párrafo la palabra a la cual se le
desea sustituir por un sinónimo. Luego en el
menú herramientas se debe hacer clic en
Idiomas y luego en Sinónimos y se busca en el
listado ofrecido por el panel Referencia.
Supongamos que deseamos buscar un sinónimo
para “discípulos”, Word busca en el diccionario
de sinónimos las palabras asociadas como:
alumnos, escolares, estudiantes, educandos,
entre otros. Una vez encontrado, se procede a
insertarlo o copiarlo en el texto.
En la figura 7, si la opción sinónimo no aparece
en Idiomas, puede que requieras instalar el
diccionario de sinónimos en la computadora.

Figura 7. Opción referencia

Este diccionario de sinónimos proporciona una lista de

palabras equivalentes para el texto que busca y
resalta el sinónimo más cercano a la palabra que haya
escrito.
En la figura anterior, se aprecian diferentes sinónimos
de discípulos, entre ellos se seleccionó para este
ejemplo “Estudiantes” y el panel de referencia presenta
las diferentes opciones de “Insertar”, “Copiar”, “Buscar”,
para dicha palabra.
Búsquedas y sustituciones de palabras
Con esta opción se puede buscar rápidamente la
repetición de una palabra en un texto y hasta Figura 8. Opción Buscar
sustituirla por otra, en caso de que se requiera. En la
figura 8 se aprecia cómo activar la opción para Búsqueda y sustitución de palabras.
Supongamos que se desea buscar una palabra y sustituirla automáticamente por otra palabra o
un texto deseado; por ejemplo, puede reemplazar la palabra "estudiantes" con "alumnos",
siguiendo estos pasos:
En el menú Edición, haz clic en Buscar. (CTRL+B)
• En el cuadro Buscar, escribe el texto que deseas localizar (estudiantes).
• En el cuadro Reemplazar con, escribe el texto de sustitución (alumnos). (Ver figura 9)

60
 • Selecciona cualquier otra opción que desees. Haz clic en Siguiente, Reemplazar o
Reemplazar todos.

A continuación se presenta la figura 9, en la cual puedes apreciar una ventana con distintas
opciones de Búsqueda y reemplazo, observa los botones en la parte inferior: “Más”,
“Reemplazar”, “Reemplazar Todos”, “Buscar Siguiente”, “Cancelar” y las opciones de “Buscar”,
Reemplazar y por último “Ir a” en la parte superior de la ventana.

Figura 9. Buscar y reemplazar

Si seleccionas Reemplazar, sólo se sustituye en el texto que está indicando la búsqueda, si

seleccionas Reemplazar todos, se sustituyen todas las palabras en el documento. Cabe
destacar que este cuadro de diálogo
también sirve para ir directamente a un
número de página específica, una
sección, un comentario, u otro. El
procedimiento es sencillo, se escoge la
ficha Ir a, y se indica la página, sección o
lo que se desea conseguir. Luego se
presiona el botón Anterior, siguiente o
Figura 10. Buscar y reemplazar
Cerrar (Ver figura 10). Para cancelar una
búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.

Figura 11. Insertar tabla desde ícono
Tablas y fórmulas
Word tiene una opción para trabajar con las Tablas, la cual
se encuentra en la Barra de Menú. Las tablas se
componen de filas y columnas que se pueden rellenar con
números, textos y gráficos en sus diferentes celdas. Se
utilizan a menudo para organizar y presentar información.
Para insertar una tabla en un documento realiza los
siguientes pasos:

1. Haz clic en el lugar donde deseas crear la tabla.

2. Haz clic en el icono Insertar tabla en la barra de herramientas estándar. (Ver figura 12).
3. Arrastra para seleccionar el número de filas y columnas que deseas.

61
4. Haz clic para que se inserte inmediatamente la tabla en el documento.

Figura 12. Insertar tabla desde el menú

Tabla

También lo puedes hacer por la barra de menú selecciona la opción Tabla:

1. En la opción Tabla de la barra de menú, elije Insertar y, a continuación, haz clic en Tabla.
2. En Tamaño de la tabla, selecciona el número de columnas y filas.
3. En Autoajuste, elije las opciones para ajustar el tamaño de la tabla.
4. Presiona el botón aceptar.
Para utilizar un formato de tabla integrado, en la misma opción, haga clic en Autoformato de
tablas, explore y seleccione las opciones que desee.
Fórmulas en Tablas
La fórmula es una expresión que puede contener cualquier combinación de números,
operadores matemáticos y funciones. En una tabla en Word se pueden hacer operaciones
sencillas, existen varias. Entre las más comunes se encuentran: sumar (=SUM (ABOVE)) y
buscar un mínimo (= MIN (LEFT), entre los datos de una columna de una tabla en Word. Por
ejemplo, utilizando el comando Fórmula del menú Tabla. Ejemplo: supongamos que deseas
sumar las horas trabajadas por los empleados de una compañía. Elabora la tabla de 6 filas, 2
columnas, como se indicó en los pasos anteriores y transcribe los datos en la forma como se
muestra en la figura 13.
EMPLEADO
HORAS TRABAJADAS Figura 13. Ejemplo de una
ADELFA15 tabla

EDUARDO40
LORENA10
DEYSI20
TOTAL

62
Luego procede a insertar la fórmula en la tabla con los siguientes pasos:
• Coloca el cursor en la columna 2, fila 6 de la tabla.
• Selecciona el comando tabla en la barra de menú.
• Selecciona la opción fórmula… de la lista de opciones.
• En el cuadro de diálogo fórmula escoge “Pegar función” la suma (“SUM”) Ver figura 14.
• Presiona ENTER, para que aparezca el resultado en la celda de la Tabla.
Observa en la figura 14, que las fórmulas para las tablas de Word son muy sencillas y pueden
ser de tipo lógicas como: NOT, OR, TRUE y también del tipo aritmético como ROUND, SUM,
PRODUCT.

Figura 14. Selección de la función SUM

Luego aparecerá la tabla con la fórmula: (Ver figura 15)

EMPLEADO HORAS TRABAJADAS

ADELFA 15

EDUARDO 40

LORENA 10

DEYSI 20

TOTAL = SUM(ABOVE)

Figura 15. Tabla con la función SUM

Otra forma muy distinta de trabajar la edición de fórmulas en Word, se refiere al editor de
ecuaciones, este sirve sólo para escribir fórmulas y ecuaciones complejas. Para activar el
editor de ecuaciones, se realiza la secuencia de acciones siguientes:

63
1. Haz clic donde deseas insertar la ecuación.
2. En el menú Insertar, haz clic en Objeto y, a continuación, haz clic en la ficha Crear nuevo.
3. En el cuadro Tipo de objeto, haz clic en Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 (Ver figura
16).

Figura 16. Selección del tipo de objeto

4. Si no está disponible el Editor de ecuaciones de Microsoft, es posible que necesites

instalarlo.
5. Haz clic en Aceptar.
6. Seguidamente, aparecerá la barra de ecuaciones, tal como se muestra en la figura 17.

Figura 17. Barra ecuación

Para crear la ecuación, selecciona los símbolos de la barra de herramientas Ecuación y escribe
las variables y los números necesarios. En la fila superior de la barra de herramientas
Ecuación, puedes elegir entre más de 150 símbolos matemáticos y en la fila inferior, elegir un
gran número de plantillas o modelos que contienen símbolos, como por ejemplo: fracciones,
integrales y sumatorias. Para regresar al Word, haz clic en el documento Word.
Tablas de contenido – índices

64
 Una tabla de contenido es una lista de los títulos en
un documento. Puedes utilizar una tabla de contenido
para obtener un resumen de los temas tratados en un
documento, para ello observa la Figura 18, en ella
puedes ver cómo utilizar el comando Insertar de la
barra de menú, luego escoge la opción Referencia y a
continuación la opción Índice y tablas
También, puedes crear una tabla de contenido
utilizando los estilos de título integrados y los formatos
de nivel de esquema de Microsoft Word. Para generar
una tabla de contenido realiza sigue las instrucciones
siguientes:
Figura 18. Índices y tablas

• Verifica que el documento esté en estilo normal.

• Haz clic en la posición que deseas insertar la tabla de contenido.
• En el menú Insertar, elije Referencia y haz clic en Índices y tablas.
• Haz clic en la ficha Tabla de contenido (Ver figura 19).
• Haz clic en un diseño en el cuadro Formatos, para utilizar uno de los diseños
disponibles o selecciona las demás opciones de tabla de contenido que deseas
configurar. Por ejemplo: escoge las opciones Mostrar número, Mostrar niveles,
Alinear números… para diseñar el formato que deseas aplicar al índice.

Figura 19.

65
En caso de no utilizar los niveles de esquema o estilos integrados, sigue este ejemplo:
• Deja libre la primera página del documento para generar allí la tabla de contenido­
Índice
• En las siguientes páginas lista los títulos a tratar en el Documento. Por ejemplo:
1. Introducción
2. Desarrollo
3. Conclusión
• Aplica un diseño de estilo para cada título (por ejemplo Título 1).
• Ubica el cursor en la primera página y sigue el procedimiento para Generar la tabla de
contenido.
Cuando se genera una tabla de contenido, Word buscará los títulos especificados, los ordenará
según el nivel del título y mostrará la tabla de contenido en el documento. Una de las ventajas
del uso de esta función es que permite ubicar rápidamente un contenido tratado en un
documento extenso situando el puntero del ratón sobre el contenido que se desea ubicar y
presionando las teclas CTRL y haciendo Clic con el botón izquierdo del ratón para que ubiques
la página seleccionada.
Columnas de estilo periodístico
Otra de las funciones que tiene el Word para la gestión de documentos es que permite
presentar, distribuido en columnas, el texto de un escrito en una página. Ver figura 20.
Para ejecutar este procedimiento se ejecutan las siguientes actividades:
1. Selecciona el texto que deseas se distribuya en
columnas.
2. Escoge el botón Columnas, de la barra de herramientas
estándar.
3. A continuación, arrastra el puntero del ratón para
seleccionar el número de columnas.

Figura 20. Columnas de estilo 4. deseado.

periodístico

Una vez que haz seleccionado la cantidad de columnas, se procede a la transcripción del texto.
Word automáticamente, irá ajustando los párrafos conforme a la cantidad de columnas
seleccionadas.

66
Cuadro de texto
Un cuadro de texto, es un contenedor móvil de textos o gráficos que puede configurarse
independientemente del texto del documento. Se usa para insertar varios bloques de texto en
una página o imágenes. Estas imágenes o textos se pueden configurar con un formato diferente
al del resto del documento. Se le puede colocar color de fondo, cambiar el tipo de letra, colocar
o quitar bordes.
Para insertar un cuadro de texto realizan las siguientes actividades:

• Ubica la barra de herramientas Dibujo, en la

parte inferior de la pantalla, haz clic en el
botón Cuadro de texto.
• Dentro del documento, haz clic en el lugar donde
deseas insertar el cuadro de texto.
• Arrastra el ratón al tamaño y posición del cuadro de
texto.
• Cuando se inserta un cuadro de texto, aparece un
lienzo de dibujo, dentro del cual se puede insertar un
gráfico, o un texto, se le puede dar formato distinto al
texto del documento y puede moverse dentro del
documento al lugar de preferencia.
Figura 21. Opción cuadro de texto

También, puedes incluir un cuadro de texto,

seleccionando Insertar de la opción cuadro de
texto. (Ver figura 21). En general, un cuadro de
texto lo puedes utilizar para incluir una foto en un
currículo y colocarla en la posición deseada en el
documento, así como incluir gráficos, imágenes y
otros textos a los que deseamos darle un formato
distinto. Una forma en la que se inserta una
imagen se muestra en la figura 22.
Insertar imagen
Puedes incluir imágenes en tus documentos,
mediante la barra de menú, seleccionando la
opción Insertar y luego escoge Imagen.
Tal como lo puedes ver en la figura 22. También
los puedes realizar a través de la barra de dibujo,
en el botón Insertar imagen. Figura 22. Opción Imagen

67
El procedimiento es el siguiente:
• Haz clic en el lugar que deseas insertar la imagen.
• En el menú Insertar, señala Imagen y, a continuación, haz clic en Desde archivo.
• Busca la imagen que deseas insertar.
• Haz doble clic en la imagen que deseas insertar.
Microsoft Word, de forma predeterminada, incrusta imágenes en el documento. También se
pueden insertar dibujos, fotografías, sonidos, videos y otros archivos multimedia mediante la
galería multimedia de Microsoft.
Imprimir documentos
La impresión de documentos en
Word es un proceso muy sencillo,
básicamente debes especificar el
tipo de impresora presionando el
botón Buscar impresora, también
puedes especificar: el intervalo de
páginas, la cantidad de copias del
documento, las propiedades,
entre otras configuraciones.

El procedimiento de impresión se
inicia a través del menú Archivo,
escogiendo luego la opción Imprimir o presionando las teclas CTRL+P. Al aparecer una
ventana llamada Imprimir, procede a configurar cada una de las opciones. Puedes especificar
si deseas imprimir Todo el documento, la página actual o una selección del texto que tengas
previamente escogido. Así mismo, indica la cantidad de copias que deseas y cuantas páginas
por hojas deseas imprimir.

Funciones Avanzadas de Word

A continuación nos enfocaremos en algunas funciones poco conocidas por los usuarios, pero
que son muy prácticas al momento de agilizar un trabajo mas complejo en Word. Entre las que
veremos están: hipervínculo, sobres y etiquetas, combinar correspondencia, vincular objetos,
uso de macros grabadas.
Hipervínculo
El hipervínculo es también conocido como enlace, el cual se refiere a un texto con color y
subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, un
correo electrónico, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. (Los
hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.).
Microsoft Word crea automáticamente un enlace al escribir la dirección de una página Web
existente como por ejemplo: http://www.yahoo.es, si no está desactivado el formato

68
automático de hipervínculos. También permite introducir vínculos personalizados, para lo cual
se siguen los siguientes pasos:
• Selecciona el texto o la imagen que deseas mostrar como hipervínculo y, a continuación,
haz clic en Insertar hipervínculo en la barra de herramientas Estándar. Se mostrará la
pantalla siguiente: (Ver figura 22)

Figura 22. Insertar hipervínculo

• En la parte superior de la ventana donde dice Texto, se coloca la palabra que deseamos
asociar como hipervínculo a la página Web, que debemos escribir en la parte inferior de la
ventana donde dice Dirección.
En la parte izquierda del cuadro de diálogo, Insertar hipervínculo, hay otras opciones para
personalizar un hipervínculo, como son: asociar la palabra o texto con un Archivo, con otro lugar
del documento, con una dirección de correo electrónico, entre otras. El hipervínculo es muy útil
al momento de hacer enlace con otros temas o documentos relacionados al que se está
desarrollando.
Para un acceso rápido, presiona las teclas ALT+CTRL+K y aparecerá, inmediatamente, el
cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo, que has visto en la figura 22.

Sobres y etiquetas
Es una función que permite configurar los datos que generalmente poseen los sobres para
envíos de información, indicando el remitente y la dirección del destinatario. Así mismo, se
pueden configurar etiquetas. Para elaborar un sobre en Word realiza los siguientes pasos: (Ver
figura 23)
1. Haz clic en el menú Herramientas.
2. Selecciona Cartas y correspondencia.
3. Haz clic en sobres y etiquetas.

69
Luego de estos tres (3) pasos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Figura 23 Sobres y etiquetas

4. Selecciona la pestaña Sobres para escribir la dirección y remitente, haz clic en opciones
para seleccionar el tamaño del sobre, fuente, color y efectos.
5. Luego haz clic en Agregar al Documento y se agregará el sobre al documento para
imprimir cuando sea necesario.
Para elaborar Etiquetas el procedimiento es similar, para lo cual debes seleccionar la otra
pestaña denominada Etiquetas, que se aprecia en la parte superior de la figura 23. Te invitamos
a investigar en Word, cómo se elaboran las etiquetas.
Combinar correspondencia
Este método se recomienda para preparar un envío masivo de información. Para elaborar una
correspondencia combinada realiza los siguientes pasos:
1. Haz clic en Herramientas.
2. Selecciona Cartas y correspondencia, observa que el editor de Word cambia porque
se agrega la barra de combinar correspondencia entre las barras principales de Word
y se agrega el panel de tareas de combinar correspondencia. Se mostrará la siguiente
pantalla: (Ver figura 24)

70
 Figura 24. Combinar correspondencias

Como puedes observar a la derecha de la pantalla, el asistente es el que guía el proceso de

combinar correspondencia. La barra de combinar correspondencia es la siguiente: (Ver figura
25).

Figura 25. Barra Combinar correspondencias

Para combinar correspondencia realiza los siguientes pasos:

1. En el panel de tareas ,combinar correspondencia, selecciona el tipo de documento con el
que estás trabajando (por ejemplo: Cartas).
2. Luego procedemos a realizar la carta modelo que vamos a enviar en forma masiva
3. Avanza al paso 2, donde indicas que va a utilizar el documento actual.
4. Haz clic en el siguiente para llegar al paso 3, donde seleccionarás si vas a utilizar una lista
existente de personas, en cuyo caso deberás seleccionar el archivo que la contiene o si la
vas a crear en ese momento, debes seleccionar la opción Crear.

71
5. Al seleccionar crear, se mostrará una ventana para llenarla con los datos de cada persona a
quien se enviará la carta hasta finalizar y escoges Cerrar, en cuyo caso, debes asignar el
nombre a la lista de destinatarios(esta lista se guardará como un archivo de Access el cual
es un programa que gestiona como una base de datos)
6. Una vez que guarde el archivo, aparece una ventana donde debes seleccionar a los
destinatarios que deseas enviar la carta, escogiendo cualquiera de las opciones,
Selecciona algunos, Selecciona todos o escoge el botón Aceptar.
7. En la barra combinar correspondencia, seleccionamos Insertar campos combinados
(está a la izquierda de Insertar campo de Word). Ver figura 25.
8. Selecciona los campos y lo inserta, luego escoge Cerrar
9. Haz clic en combinar en un documento nuevo (barra combinar correspondencia)
Aparecerán automáticamente en documentos nuevos tantas cartas modelos como destinatarios
escogió, con lo datos de los destinatarios que se han seleccionado.
Este procedimiento facilita el envío masivo de cartas a diferentes personas en diferentes
departamentos y organizaciones, es muy efectivo para convocatorias escritas a reuniones.
Vincular datos y objetos
Se puede incluir información en un documento de Word, a partir de archivos creados en otros
programas de Microsoft Office o cualquier otro programa que admita los objetos vinculados. Por
ejemplo, en un informe elaborado en Word, sobre el estado mensual de una empresa, puede
contener información que se mantiene de manera independiente en una hoja de cálculo de
Microsoft Excel.
Si se vincula el informe a la hoja de cálculo, los datos del informe podrán actualizarse cada vez
que se actualice el archivo de origen elaborado en Excel. Los pasos a seguir son:
1. Procesar los datos para el informe, en la hoja de
cálculo Excel, supongamos que elaboraste un gráfico.
(al cual llamaremos archivo origen).
2. Selecciona y Copia el objeto (Gráfico) que deseas
pegar en otro archivo. (CTRL + C).
3. Abre el archivo informe en Word, donde deseas pegar
el objeto seleccionado (al cual llamaremos archivo
destino).
4. Selecciona en Word el menú Edición y luego Pegado
Especial en el archivo destino. (la información se
actualiza sólo si se modifica el archivo origen) Ver
figura 26.

Figura 26. Opción pegado especial

72
Nota: Observa cómo están vinculados los datos cuando se hace una modificación en el archivo
origen (Gráfico en Excel), la misma se refleja en el archivo destino (informe en Word).
Uso de macros grabadas
Macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas en Word.
Se utiliza cuando se desea automatizar un conjunto de pasos rutinarios. Realice los siguientes
pasos para crear o utilizar Macros grabadas:
1. Haz clic en Herramientas / Macro (Ver figura 27).
2. Haz clic en Grabar Nueva Macro. (Ver figura 28), indica el nombre y demás datos y luego
acciona clic en el botón Aceptar (Mostrará en el puntero del cursor una figura de grabador).
3. Procede a realizar los pasos de la macro que deseas grabar.
4. Haz clic en Herramientas / Macro indica ahora Detener grabación.

Figura 27. Herramientas / macro

Figura 28. Grabar macro

73
5. Prueba ejecutar la Macro grabada en el documento:
◦ En el menú Herramientas, elige Macro y haz clic en Macros.
◦ En el cuadro Nombre de macro, elige el nombre de la macro que grabó y luego
ejecútela. De esta manera, se ejecutarán los pasos rutinarios almacenados en la
Macro grabada.

El programa Word te permite realizar gran cantidad de funciones, busca en

Internet. Te sugerimos revises la página: www.aulaclic.com, donde
encontrarás cursos gratis!

74
 LECTURA Nº 12: INTRODUCCIÓN AL MICROSOFT
POWERPOINT
Adaptado con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2008). Introducción al PowerPoint. Trabajo no publicado. UNEFA.

Caracas. Venezuela.

A continuación presentamos algunas funciones que son específicas del programa PowerPoint,
dado que ya se han visto en lecturas anteriores algunas de las operaciones comunes entre las
barras de trabajo de Word y PowerPoint.
Definición
PowerPoint es un programa que está diseñado para que puedas realizar diapositivas, muy útiles
para usar en tus presentaciones en público, bien sea en tu trabajo o en tus clases en la
universidad.
Técnicas para elaborar el Diseño de Presentaciones
Es importante que antes de comenzar a realizar diapositivas, ordenes tus ideas y te preguntes:
1. ¿Qué mensajes deseas transmitir?
2. ¿Qué quieres comunicar?
3. ¿A quién quieres comunicar el mensaje?
Igualmente, debes realizar una planificación previa de la presentación, delimitando el orden en el
que vas a exponer las ideas y el tiempo que emplearás en cada parte, por lo tanto, es
conveniente que las estructures en tres partes:
• Introducción: Inicia tu presentación con una diapositiva de bienvenida, a continuación
elabora el planteamiento del contenido a tratar. Es importante que captes la atención
desde el principio, bien sea por medio de preguntas a la audiencia, las cuales responderás
en el desarrollo del tema, o bien inicia con algún pensamiento o frase relacionada con el
tema de la exposición.
• Desarrollo: Corresponde a la parte extensa en donde analizarás las cuestiones a exponer
de modo ordenado. Por ejemplo, comenzando con los aspectos más generales para pasar
a los más específicos, agrupando los aspectos a tratar por temas.
• Conclusión: Se refiere al final de una exposición o discurso, debes, por lo tanto, tener
previsto cómo terminar la exposición con ideas resumidas sobre el trabajo realizado, por
ejemplo conclusiones y/o recomendaciones.

Si las diapositivas son usadas para una presentación en público, ten en

cuenta el tamaño de las letras e imágenes para que pueda ser leída hasta
por los espectadores de la última fila, y demás está decir CUIDA LA
ORTOGRAFÍA.

75
Entorno de trabajo
Lo primero es activar el programa PowerPoint, que está en la lista de opciones del Menú de
Inicio en Todos Programas, luego sigue los pasos que ya conoces. Explora el entorno de trabajo,
así como las diferentes barras y opciones que te presenta el programa. Por defecto, PowerPoint
trae abierta una presentación llamada presentación1.ppt, a la cual debes dar el formato de
diapositiva de tu conveniencia. (Ver figura 1)

Barra de Título

Barra de Menú

Barra Herramientas

Barra de Formato

Área de
Esquema

Barras de
Dibujo

Vistas

Panel de Diapositiva actual Barras de

Notas Estado

Figura 1. Elementos del contexto PowerPoint

Haz clic en el Botón Inicio en la Barra de Tarea ubicada en la parte inferior del Escritorio de
Windows. Aparecerá el Menú de Inicio, en el cual seleccionas Todos los Programas, luego dentro
del menú elige “Microsoft PowerPoint”.

Algunas recomendaciones para el diseño de diapositivas:

• No sobrecargues la diapositiva con texto e imágenes excesivas.

76
• Piensa desde el principio qué combinación de colores y parámetros estéticos vas a utilizar.
• No selecciones un número excesivo de colores, ni de combinaciones de tipos de letras muy
diferentes.
• Observa si se mantiene la coherencia formal y la estética elegida a lo largo del conjunto de
diapositivas que vas a utilizar en la presentación.
Insertar Diapositivas
Inicialmente, PowerPoint incluye alternativas para comenzar a realizar tus diapositivas, a saber:
la plantilla de diseño que observas en la figura 2, en dicha ventana se facilitan varias opciones
para escoger la estructura y el fondo de la diapositiva, entre ellas tienes: presentación en blanco,
de plantilla de diseño, del asistente para auto contenidos, además hay otras opciones.
Puedes crear nuevas presentaciones al Insertar diapositivas, para eso debes hacer clic en el panel
de control llamado Nueva Presentación. Practica en tu computadora con la opción “Asistente de
autocontenido” y también puedes aplicar plantillas de diseño. Observa estas opciones cómo se
presentan en la figura 2.

Observa las opciones que presentan la figura 2. Selecciona

primero Presentación en blanco para que realices una
diapositiva desde el principio. También puedes seleccionar
Plantilla de diseño o Asistente de autocontenido, para
trabajar sobre presentaciones ya prediseñadas en Formato
y Contenidos.

Figura 2

Dentro de las opciones de Presentación en

blanco, puedes elegir entre varios diseños de
diapositivas, que ya tienen el espacio marcado
para el título y fijada la estructura para el texto.
Para comenzar, selecciona la opción En blanco
Ver figura 3 y presiona ENTER. En el entorno de
trabajo te aparecerá la diapositiva en blanco
Figura 3
sobre la que puedes elaborar tu presentación.

77
Vista de diapositiva. Como ya leíste en las generalidades sobre Word y PowerPoint, al hacer
clic en la opción Ver, ubicada en la Barra del Menú, se despliega una ventana con las diferentes
opciones para ver las diapositivas en PowerPoint. Ver figura 4.

La presentación Normal como ya te indicamos

es recomendable para apreciar la diapositiva
actual del trabajo que estás realizando. Ver
figuras 4 y 5.

Figura 4

En la opción Clasificador de
diapositivas, puedes observar en
pequeño formato, una a una, las
diapositivas realizadas. Ver Figura 6.

Figura 5

La opción Presentación con diapositivas, te permite

ver la secuencia de tus diapositivas. También la
activas con F5. Ver Figura 7.
Figura 6

Figura 7

Recuerda, estas tres (3) opciones las puedes usar para ver como estás
desarrollando la presentación en PowerPoint.

78
En la Barra de Herramientas de PowerPoint, se consiguen las siguientes opciones:
Introducir texto en Diapositivas
Para añadir texto a una diapositiva utiliza observa en la Barra de Menú de PowerPoint, busca y
selecciona la opción Insertar y luego elige la opción Cuadro de Texto. Ver figura 8

Observa en la figura 8 la opción

Cuadro de Texto. Además tienes
otras opciones para Insertar
como: Diagramas, Imágenes,
Gráficos, tablas, Películas y
sonidos, entre otros.

Figura 8

Al insertar un Cuadro de Texto aparece un recuadro que puede contener información u objetos
como imágenes o gráficos, el cual puedes utilizar al comenzar a escribir una diapositiva, haciendo
inserciones sucesivas de cuadros de textos puedes construir tu presentación.
El primer texto que insertaremos será de mayor tamaño, es el título y posteriormente, un texto con
letras de menor tamaño con diversos aspectos o puntos a tratar. Observa la figura 9.

Situamos el puntero del ratón en el punto de

inserción dentro del cuadro de texto, el cual
hemos previamente ubicado donde queremos
el texto dentro de la diapositiva; hacemos clic
con el ratón y comenzamos a escribir en el
cuadro de texto.

Figura 9

79
Recuerda que es interesante archivar para tu uso futuro, las presentaciones que vas creando. Es
recomendable crear una carpeta para las presentaciones en PowerPoint. Revisa los pasos básicos
para aprender a Guardar un archivo.

Si eres ordenado te resultará más fácil encontrar el archivo de las

presentaciones, posteriormente. Recuerda colocar nombres a los archivos
relacionados con el tipo de trabajo que realizaste, para que lo recuerdes
fácilmente.

Aplicar formato al Texto

Uso de Colores
PowerPoint permite elegir entre una gran variedad de colores a través de la opción de la Barra de
Menú. Para acceder a esta función, selecciona la opción Formato y luego la opción Fuente, luego
aparecerá una ventana donde puedes escoger el estilo, tamaño y color de la letra. Recuerda, debes
tener cuidado con la estética al combinarlos.

Aparece marcada la zona donde puedes

insertar el texto. Así que, simplemente,
escribe el texto del titular: “Soy un
estudiante Unefista". Debe aparecerte
algo similar a la figura 10.

Figura 10

Utiliza la Barra de Formato para dar características especiales a los textos, tales como: Negritas,
cursiva o subrayado, cambiar el tamaño, el tipo de letra en tus presentaciones. Así mismo, justifica
los textos. Usa también numeraciones y viñetas para separar los elementos de una lista. Esto lo
puedes recordar en la lectura anterior referida a las generalidades de PowerPoint y Word.
Aplicar formato, tipo de fuente
Similar a la barra de formato de Word, PowerPoint ofrece a través de su Barra de Formato
varios botones con los cuales puedes cambiar el formato al texto, dando apariencias distintas
como:

Negrita , Subrayado , Cursiva ; así mismo se puede variar la

fuente (tipo de letra) y el tamaño.

80
Para realizar este proceso primero selecciona el texto o palabra a la que deseas aplicar el
formato y luego pulsa sobre el botón en la barra de formato. También puedes utilizar la opción
de menú Formato, y luego seleccionar Fuente para aplicar al texto.

Numeración y Viñetas
Cuando quieras categorizar textos, puedes utilizar Numeración o Viñeta. Para aplicar estas
características a un texto, selecciona el párrafo, y luego busca en la barra de formato el botón
correspondiente a Numeración o el botón asociado a Viñetas

Sangría
Las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto, cuando queremos crear
un esquema de los temas junto con los respectivos sub­temas que deseamos tratar en una
lección, proyecto, o presentación.
Es aconsejable escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría . Para
aplicar una sangría a un texto puedes realizar las siguientes instrucciones:
1. Selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría.
2. Pulsa a continuación el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la barra formato.
Cuando se aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra. Al igual que puedes
aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría .

Barra de Dibujo
La Barra de Dibujo nos permite insertar objetos, imágenes y formas geométricas,
pudiendo caracterizar con sobres y efectos 3D las figuras en las diapositivas. Es
especialmente útil para todo tipo de gráficos, esquemas y organigramas. Ver figura 11.

Diagramas Imágenes

Figura 11
Botón de Dibujo Figuras y Formas Color de la fuente

81
Normalmente, puedes ver la Barra de Dibujo en la parte inferior de la ventana, si no aparece,
simplemente, haz clic sobre la opción Ver en la Barra de Menú y de allí seleccionas Barra de
Herramientas, haz clic sobre el recuadro de Dibujo y aparecerá la barra en la parte inferior. Esta
barra es muy útil para realizar diagramas, insertar gráficos y permite trabajar con imágenes.
Allí tienes una gran cantidad de figuras geométricas disponibles. A continuación te presentamos
algunas herramientas de la barra de dibujo.

Insertar Autoformas

Para insertar diversas formas:

Haz clic sobre la opción Autoformas de

la Barra de Dibujo, Se desplegará el
menú de opciones. (Ver figura 12).
Observa, puedes insertar: líneas,
formas básicas, flechas, diagramas
de flujo, cintas y estrellas, llamadas.

Para aumentar o disminuir el

tamaño de la forma básica
seleccionada: Haz un clic
sostenido en los puntos de
selección alrededor y desplaza
el ratón, sin dejar de pulsar el
botón izquierdo. Cuando tenga el
tamaño deseado, sueltas el
botón. Ver figura 13.

Figura 13

82
Insertar Flechas
El procedimiento para colocar flechas en una diapositiva es similar al anterior.

Escoge Autoformas y selecciona Flechas de bloque,

luego eliges el tipo de flecha deseada. Después
aparecerá en la diapositiva la flecha seleccionada. Ver
figura 14.

Figura 14

También puedes situar flechas directamente desde la Barra de Dibujo,

así como rectángulos, círculos o elipses. Ver figura 15.

Figura 15

Insertar WordArt
En esta ventana aparece una gran variedad de estilos para utilizar como titulares en WordArt. Ver
figura 16.

Botón de WordArt Figura 16

83
Luego aparece la siguiente ventana:

En esta ventana aparece una gran variedad

de estilos a utilizar. Ver figura 17.

Figura 17

Como puedes observar, la figura 17 es una galería de WordArt, desde la cual puedes escoger el
formato que deseas aplicar a un texto determinado. Usa la herramienta WordArt cuando necesites
resaltar con color, tamaño y forma un texto, una palabra o una letra.
Insertar Gráficos
Para añadir un gráfico en una diapositiva puedes hacerlo desde la Barra de Dibujo, pulsando el
botón de gráficos o desde la Barra de Menú, en la opción Insertar. Coloca el punto de inserción del
ratón donde deseas incluir el gráfico y procede como en la figura 18.

Utilizamos la opción Insertar en

la Barra de Menú y escoge
Gráfico… Ver figura 18

Figura 18

84
Aparecerá un gráfico como el que observas en la figura 19.

Aparece un gráfico por defecto al que

puedes cambiar los datos de la Hoja
de datos, para construir el que se
adapte a tu necesidad. Ver figura 19.

Figura 19

Luego puedes configurar el tipo de gráfico que desea incluir en la diapositiva. Presta atención a la
figura 20.

Igualmente, puedes cambiar el tipo de

gráfico y decidir si lo quieres de barra
o quizás circular, de líneas o de anillos.
Ver figura 20.

El gráfico mantiene los datos pero

los muestra agrupados según el tipo
que decidiste.
Figura 20

Si lo deseas, practica las opciones para Insertar una Tabla, una imagen, un diagrama sigue el
procedimiento desde la Barra de Menú, opción Insertar.

85
Anímate!…Investiga en un computador, cómo incluir películas y sonidos guíate por los
procedimientos anteriores e indaga, cómo debes hacer para incorporar el sonido.
Insertar organigrama y diagramas
Para insertar un organigrama en una presentación, selecciona la
opción de menú Insertar, escoge después Imagen y luego
Organigrama, con lo cual aparece La Galería de diagramas y una vez
seleccionado el tipo de organigrama, se incluye directamente en la
diapositiva
junto con
una barra
para ajustar
los textos o modificar el diseño del
mismo.
Para agregar un texto, haz clic en uno
de los recuadros y escribe el texto que
desees. Ver figura 21.
También, puedes incorporar
diagramas en las diapositivas; se
hace a través de la opción Insertar y
Figura 21. Insertar

luego escoges Diagrama (ver figura 18 anterior), con lo cual se mostrará una ventana para
seleccionar el tipo de diagrama que deseas incorporar a la diapositiva. Tienes diversas
opciones para escoger. Cada tipo de diagrama incorpora la barra y si deseas incluir una de
ellas, sólo escoges y pulsas el botón aceptar y se agregará a la diapositiva automáticamente.
Insertar Tablas
Para insertar una tabla en una diapositiva se presentan
varios procedimientos, uno a través de la Barra de Menú y
otro por medio de la Barra de Herramientas. Si escoges el
procedimiento por la barra de menú, selecciona la opción
Insertar y luego escoge Tabla, con lo cual sale una
ventana como la figura 22.

Figura 22. Insertar tablas

Especifica el número de columnas y el número de filas que deseas tenga la tabla, una vez que
presionas el botón Aceptar, se incluye la tabla en la diapositiva. (Ver figura 23).

86
 Figura 23. Inclusión de tabla en diapositiva

Si deseas hacer modificaciones a la tabla, activa el menú Ver, luego escoges Barras de
herramientas y a continuación selecciona Tablas y bordes y aparecerá la barra siguiente. Ver
figura 24.

Figura 24. Barra tablas y bordes

Donde puedes modificar el objeto tabla, sus bordes, rellenar el fondo, distribuir las filas y
columnas, entre otras. Es importante destacar que cada objeto que incluyes en una diapositiva se
le puede configurar animaciones, así mimo, a cada diapositiva se le pueden configurar efectos de
transición y sonidos.
Animar Textos e Imágenes
La configuración de una animación de un objeto, imagen o
texto, dentro de una diapositiva, se refiere a dar movimientos y
formas de aparecer del mismo en una diapositiva. PowerPoint
posee varios procedimientos para dar animación bien sea a un
texto o una imagen. Una de las formas de agregar efectos a un
objeto, es a través de la opción de menú Presentación, y luego
eliges Efectos de animación. Ver figura 25.
Otra forma se refiere al menú contextual, el cual aparece
cuando presionas clic con el botón derecho del ratón, una vez
seleccionado el objeto al que deseas aplicar el efecto de
animación. Supongamos que tienes en una diapositiva la
palabra Bienvenido, y deseas agregar un efecto de animación,
Figura 25. Efectos de animación
para ello seleccionas el objeto, presiona clic con el botón
derecho del ratón y aparece un menú contextual como el que se muestra a continuación en la
figura 26.

87
 Figura 26. Personalizar animación

En el menú de contexto, selecciona la opción Personalizar

animación… y emerge un panel de de tareas llamado
igualmente Personalizar animación, donde puedes
agregar el efecto a la palabra Bienvenido. Si ves la imagen
de abajo (Ver figura 27), te das cuenta que hay efectos de
entrada, énfasis, de salida y trayectoria de
desplazamiento. Para cada tipo de efecto hay diversas
formas como: cuadro, cuadros bicolores, persianas, rombo,
entre otros.
Configurar Presentación
Existen diversos procesos para configurar una presentación,
lo cual se refiere a establecer y ordenar la forma en la que
se realizará la transición de una diapositiva a otra, entre
ellos se encuentran:
Figura 27. Tipos de efectos
a) Tipo de presentación
b) Rango de diapositivas a mostrar.
c) Opciones de presentación
d) Configurar las opciones de presentación
e) Los avances de diapositiva
Para configurar una presentación escoge la opción de menú Presentación y luego elige
Configurar presentación. Ver las figuras 28 y 29 que muestra la ventana siguiente:

88
 Figura 28. Configurar presentación

Figura 29. Opciones de la

configuración de presentación

La figura 29, muestra las opciones donde puedes seleccionar a través de los botones de radio y
las cajas de chequeo las preferencias y opciones que desees aplicar a cada uno de estos
aspectos configurables dentro de la presentación. Otros elementos a considerar, dentro de la
configuración de una presentación, se refieren a: ensayar intervalos, incorporar narraciones a
las diapositivas y crear las transiciones entre ellas, para ver como cambia la presentación en la
medida que el usuario se desplaza en ella.

Imprimir diapositivas
Cuando el usuario desea imprimir la presentación tiene varias opciones de impresión. Una de
ellas se realiza a través de la opción de menú Archivo y luego selecciona Imprimir.

89
Otra forma de iniciar el proceso de impresión, es presionando CTRL+P. Otra forma es a través
del botón imprimir en la barra de herramientas. Las presentaciones puedes imprimirlas a
color o en escala de grises con el botón , tanto en hoja de papel como en
transparencias. Microsoft PowerPoint optimiza automáticamente las diapositivas
para imprimirlas en la impresora seleccionada, en blanco y negro o en color.
Para imprimir presiona CTRL+P y configura las opciones a través de una ventana de impresión
como la que se muestra en la figura 30.

En esta ventana escoges el tipo de

impresora, así mismo, a través del
botón Propiedades puedes
configurar el tamaño del papel, la
calidad de la imagen y la orientación
horizontal o vertical según sea el
caso.
Para ver previamente las
diapositivas a imprimir, en el menú
Archivo, haz clic en Vista
preliminar y efectúa los cambios
necesarios.
Puede que en un momento
determinado desees imprimir los
comentarios del revisor, sigue
estos pasos:

Figura 30. Imprimir diapositivas

1. Abre la presentación que contiene los comentarios del revisor que desea imprimir.
2. En el menú Archivo, haz clic en Imprimir.
3. En el cuadro Imprimir, haz clic en Diapositivas, en Documentos o en Páginas de notas.
4. Activa la casilla de verificación Imprimir comentarios y formato de entrada manuscrita y,
a continuación, haz clic en Aceptar.
Actualizaciones
Hoy en día ya se encuentra la versión 2007 de Microsoft Office. A continuación presentamos el
entorno de trabajo de Word 2007 y PowerPoint 2007, para que hagas tus comparaciones y saques
tus conclusiones.
En la figura 31, observa detalladamente los nombres y ubicación de cada elemento de la ventana
de trabajo principal de Word 2007.

90
 Figura 31
Después de la Barra de Título se encuentra la Banda de Opciones, muestra sólo los comandos
más importantes y los que pueden utilizarse. Desde allí se pueden ejecutar todos los comandos
de Word 2007. La Banda de opciones tiene las pestañas: Inicio, Insertar, Diseño de página,
Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista.
Tal como se aprecia en la figura 32, al seleccionar la pestaña Inicio, vemos que contiene
operaciones correspondientes a Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra...),
Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría...), Estilo y Edición (buscar texto,
reemplazar….); a su vez, Portapapeles tiene íconos asociados a: copiar, cortar y pegar; Fuente
contiene Negrita, Cursiva, subrayado y así sucesivamente. Como puedes ver las funciones sobre
un documento se mantiene, pero está dispuesto bajo un nuevo diseño del entorno de trabajo de
Word.

Figura 32

91
En esta nueva versión de Word, aparece un botón redondo de color naranja con el logo de Office
en la parte superior izquierda llamado Botón Office; si observas con detenimiento, ves la Barra de
herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo. Esta
Barra de herramientas de acceso rápido contiene funciones asociadas a comandos habituales
como guardar e Imprimir. Ver figura 33.

Figura 33

Estos elementos que acabamos de mostrar son los más importantes de Word 2007. Las Barras y
formas de acceso son similares en PowerPoint 2007. A continuación, en la figura 34, te
mostraremos la ventana de trabajo principal de este programa.

Figura 34

92
PowerPoint 2007
Para crear una presentación en blanco en PorwerPoint 2007 sigue estos pasos:
1. Selecciona y despliega el Botón Office.
2. Elige la opción Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Nueva Presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco
y pulsa el botón Crear.
En la figura 34, tienes un aspecto del resultado de estos pasos y de cómo puede quedar una
presentación en blanco. Como ves, tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un
título y agregar un subtítulo, luego debes insertar una nueva diapositiva desde la opción
Diapositivas, ubicada en la sección Inicio de la Banda de Opciones. En general, observa que
las funciones siguen siendo las mismas, pero ha sido rediseñado el entorno de trabajo a un
aspecto que facilita la ubicación de las opciones más comunes.

93
 LECTURA Nº 13: INTRODUCCIÓN AL MICROSOFT
EXCEL
Adaptada con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2007). Introducción a la Hoja de Cálculo. Trabajo no publicado.

UNEFA. Caracas. Venezuela.

CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL MANEJO DE EXCEL

Excel es un programa de hoja de cálculo escrito y distribuido por Microsoft para computadores
personales usando como sistema operativo Microsoft Windows y Apple Macintosh. Forma parte
del paquete ofimático Microsoft Office, por lo que se considera un software propietario. Sirve
principalmente para el procesamiento de datos numéricos, financieros y estadísticos. Excel
facilita la creación y administración de archivos llamados Libros, los cuales contienen hojas de
cálculo compuestas por celdas, donde se pueden usar diversos tipos de datos, fórmulas y
funciones.
Con Excel puedes crear archivos de datos para realizar cálculos de nóminas de personal,
analizar información de listas de precios, Inventarios, presupuestos, administrar listados de
notas y promedios, elaborar formatos para facturas a las que puedes modificar su contenido en
estilo y forma, además permite imprimir y guardar en disco los archivos creados Se pueden
realizar operaciones básicas (suma, resta, multiplicación y división), así como cálculos potentes
y complejos con las funciones que ofrece el programa.
En esta etapa ya sabes crear, abrir, modificar y guardar un archivo en Excel, así que recordarás
el entorno de trabajo, se abordarán conceptos básicos, las barras de Excel y luego algunas
funciones importantes para gestión de hojas de cálculo en Excel, entre ellas: manejo de datos,
fórmulas y funciones, aplicar formato a las celdas y tablas, manipular datos en las hojas en
libros de trabajo, inserción de textos, datos y cuadro de textos, ordenar datos, autofiltros,
subtotales, auditorías, establecer hipervínculos, formato condicional, tablas dinámicas y
proteger hojas, finalmente configurar impresión de hojas de cálculo.
Algunos de los conceptos básicos a recordar se refieren a las Celdas, hojas de cálculo,
libros, rango, entre otros. Una celda se origina por la intersección de una fila (renglones
horizontales identificados con números que van desde 1 hasta 65536) y una columna
(renglones dispuestos verticalmente e identificado con letras en mayúscula que van desde A
hasta IV). Para hacer referencia a una celda, primero se coloca el nombre de la columna (Letra)
y luego la fila (número) por ejemplo B6, se refiere a la columna B fila 6. Un conjunto de celdas
conforman una Hoja de cálculo llamada también hoja de trabajo, este conjunto de cuadrículas,
ayudan a manejar, analizar y presentar información numérica y de otros tipo. Se estima que una
hoja de cálculo esta compuesta por mas de 16 millones de celdas. Un Libro en Excel está
conformado inicialmente por tres (3) hojas, pudiendo adicionarse otras hojas. El libro en Excel
es almacenado en un archivo con extensión XLS en algún dispositivo de almacenamiento.

94
El tamaño de la información de estos archivos estará limitado por la cantidad de espacio de
almacenamiento disponible en la computadora. Para manejar datos se requiere hacer
referencia a una celda o conjunto de ellas, recuerda que para identificar una celda siempre
comienza por la letra que identifica la columna y luego sigue con el número de la fila por
ejemplo la celda A1, que indicando columna A, fila 1. Un rango de celdas se refiere a un
conjunto de celdas dentro de un cuadrilátero que se representa iniciando por la celda del
margen superior izquierdo, seguida de dos puntos (:) y la celda del margen inferior derecho. Los
rangos sirven para hacer referencia a los valores que están almacenados en las celdas de las
hojas de cálculo. Para escribir un rango se debe usar paréntesis de apertura y cierre, y los dos
puntos separando la celda inicial de la celda final. Por ejemplo: el rango (C1:E1) hace
referencia a tomar los valores de las celdas adyacentes a C1, que son D1 y E1. Otra muestra
sería (A1:B3), que indica se tomen en cuanta el rango conformado por las celdas A1, A2, A3,
B1, B2, B3. Siempre que seleccionamos una celda, ella se convierte en la Celda activa, aquella
que aparece con el borde mas oscuro y donde esta situado el punto de inserción del cursor.
Entorno de trabajo de Excel
En la figura 1, se detallan los componentes básicos la interfaz de Excel. La mayoría de las
barras son conocidas por ti, sin embargo; mas adelante se detallan para que recuerdes la
función de cada una de ellas, así como otros elementos del entorno de trabajo. Presta atención
cada uno de los elementos y memoriza el nombre de los objetos que se muestran en la figura:

Barra de Título Barra de Menú Barra de herramientas estándar Barra de Formato

Barra de Fórmulas

Cuadro de Nombre de
Celdas

Encabezado de Columna

Encabezado de fila Celda Activa

Ficha de hojas de trabajo Barra de Desplazamiento

Panel de tareas

Figura 1.Componentes básicos del contexto de Excel

95
Al conjunto de fichas de hoja de trabajo se les conoce también como barra de etiquetas de
Excel, contiene 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, aquella en la que se está situado para
trabajar, para este caso la Hoja1 que esta remarcada con letra en negrita.(Ver figura 2)

Figura 2.Barra de etiquetas de Excel

Haciendo clic sobre cualquier pestaña se puede cambiar de hoja; si haces clic sobre la pestaña
Hoja 3, pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de
etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de desplazamiento ubicados a la
izquierda para visualizarlas:
Para ver a partir de la Hoja1.
Para ver la hoja anterior a la que estamos visualizando.
Para ver la hoja siguiente a la que estamos visualizando.
Para ver las últimas hojas.
Una vez que has visto la hoja a la que deseas acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta
de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán
ningún efecto, de lo contrario permiten al usuario moverse o desplazarse entre las diferentes
hojas del libro. La etiqueta de las hojas que conforman el libro puede modificarse.
Selecciona la hoja, seguidamente haz clic con el botón derecho del ratón y accede al menú
contextual en la opción cambiar nombre, modifica el nombre y presiona la tecla ENTER.
Barras de trabajo de Excel
En la figura 3, se muestra un conjunto de barras para acceder en forma directa a las funciones y
ventajas que presenta el Excel, comúnmente las barras se ubican en la parte superior de la
ventana de trabajo principal. Estas barras son similares a las de Word, por lo que también la
puedes personalizar, cambiar de posición, agregar o quitar íconos y mostrar en una o dos filas.

Al hacer clic sostenido Al hacer clic aquí,

aquí, puedes mover la puedes configurar la
barra seleccionada barra o también por la
opción Herramientas
Figura 3. Barras de trabajo de Excel

96
Vamos a identificar cada una de ellas, especificando su ubicación y para qué sirve.
Barra de título:
Barra ubicada en la parte superior de la ventana. Contiene el nombre del archivo que se asigna
como libro 1, por defecto. Ver figura 4.

Figura 4. Barras de título

En la barra, a la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar

Barra de menú:

Figura 5. Barras de menú

Barra ubicada en la parte superior de la ventana. A la izquierda contiene el icono de Excel, para
acceder a un menú contextual y a la derecha contiene las opciones principales del programa, a
través de las cuales se pueden realizar las funciones que permite trabajar el Excel. Ver figura 5.
Barra de herramientas estándar

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Figura 6. Barra de herramientas estándar

1. Nuevo: Crea un archivo en blanco basado en la plantilla predeterminada.

2. Abrir: Abre o busca un archivo.
3. Guardar: (menú Archivo) Guarda el documento activo con el nombre de archivo, ubicación y
formato actuales.
4. Correo Electrónico: En Microsoft Word, envía el contenido del documento como el cuerpo
del mensaje de correo electrónico.
5. En Microsoft PowerPoint, envía la diapositiva actual como el cuerpo del mensaje de correo
electrónico.
6. En Microsoft Excel, envía el contenido del libro actual como el cuerpo del mensaje de correo
electrónico.
7. Imprimir: (menú Archivo) Imprime al archivo activo o los elementos seleccionados. Para
seleccionar las opciones de impresión haz clic en Imprimir, en el menú Archivo.

97
8. Vista Preliminar: (menú Archivo) Muestra la apariencia de un archivo al imprimirlo.
9. Ortografía y Gramática: (menú Herramientas) Comprueba el documento activo por si
existieran posibles errores de ortografía, gramática y estilo de escritura y muestra
sugerencias para corregirlos. Para configurar las opciones de revisión ortográfica y
gramatical, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha
Ortografía y gramática.
10. Cortar: (menú Edición) Quita la selección del documento activo y la ubica en el Portapapeles.
11. Copiar: (menú Edición) Copia la selección en el Portapapeles.
12. Pegar: (menú Edición) Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción,
reemplazando cualquier selección. Este comando sólo está disponible si se ha cortado o
copiado un objeto, texto o contenido de una celda.
13. Copiar Formato: (barra de herramientas Estándar) Copia el formato de un objeto o texto
seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato, a más
de un elemento, haz doble clic en copiar formato y haz clic en todos los elementos a los que
deseas dar formato. Cuando hayas terminado, presiona la tecla ESC o vuelve a hacer clic
para desactivar Copiar formato.
14. Deshacer: (menú Edición) Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya
escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haz clic en la flecha ubicada junto a
deshacer y, a continuación, haz clic en las acciones que desees deshacer. El nombre del
comando cambia a Imposible deshacer si no se puede deshacer la última acción.
15. Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo
tiempo, haz clic en la flecha ubicada junto a rehacer y, a continuación, haz clic en las
acciones que deseas rehacer.
16. Insertar Hipervínculo: Inserta un hipervínculo nuevo o modifica el hipervínculo
seleccionado.
17. Autosuma: En Microsoft Excel, agrega números automáticamente con la función SUMA.
Microsoft Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el
correcto, arrastra el rango que deseas y, a continuación, presiona la tecla ENTRAR. En Word,
inserta un campo = (Fórmula) que calcula y presenta la suma de los valores en celdas de una
tabla situada encima o a la izquierda de la celda que contenga el punto de inserción.
18. Pegar Función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para
argumentos.
19. Orden Ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra
del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna
que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de
ordenación, éstas permanecerán vigentes.
20. Orden Descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra
del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el

98
 punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas
permanecerán vigentes.
21. Asiste para Gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que te indicará los pasos necesarios
para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
22. Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
23. Zoom: Escribe una variación entre el 10 y el 400 por ciento para reducir o aumentar la
presentación del documento activo.
24. Ayuda: El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarte a
realizar sus tareas. (Ver figura 6 para identificar cada icono de barra con su respectivo
número.

Barra de herramienta formato

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Figura 7. Barra de herramientas formato

1. Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente,
seleccione un nombre de fuente.
2. Tamaño de la Fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el
cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente
dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
3. Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya
está en negrita, haz clic en negrita para quitar este formato.
4. Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya
está en cursiva, haz clic en cursiva para quitar este formato.
5. Subrayar: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada,
haz clic en subrayar para quitar este formato.
6. Alinear a la Izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la
izquierda con el borde derecho discontinuo.
7. Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
8. Alinear a la Derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la
derecha con el borde izquierdo discontinuo.
9. Combinar y Centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una
única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior
izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda

99
 combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.
10. Modelo de Moneda: Aplica el Estilo moneda a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho
estilo, utiliza el comando Estilo del menú Formato. Dependiendo del país seleccionado en el
cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Símbolo
universal de moneda en lugar del botón Estilo moneda.
11. Euro: Aplica el Estilo euro a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utiliza el
comando Estilo del menú Formato.
12. Modelo de Por ciento: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar
dicho estilo, utiliza el comando Estilo del menú Formato.
13. Separador de Miles: Aplica el Separador de miles a las celdas seleccionadas. Para cambiar
dicho estilo, utiliza el comando Estilo del menú Formato.
14. Aumentar Decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.
15. Disminuir Decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.
16. Disminuir Sangría: Reduce la sangría del contenido de la celda seleccionada en un valor
que es aproximadamente el ancho de un carácter de la fuente estándar.
17. Aumentar Sangría: Aplica una sangría al contenido de la celda seleccionada de
aproximadamente el ancho de un carácter de la fuente estándar.
18. Bordes: Agrega un borde a la celda o rango seleccionados. Para dar formato a una celda o a
un rango con el último borde seleccionado, haz clic en bordes. Para especificar otro tipo de
borde, haz clic en la flecha que está junto al botón y selecciona un estilo de borde en la
paleta.
19. Color de Relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
20. Color de Fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que hayas hecho clic.

21. Celdas: Aplica formato a las celdas seleccionadas. Es posible que este comando no esté
disponible si la hoja de cálculo está protegida. (Ver figura 7 para asociar el icono con el
número correspondiente).

100
Barra de herramientas de dibujo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Figura 8. Barra de herramientas dibujo

1. Dibujo: Despliega las opciones de agrupar, desagrupar, reagrupar, ordenar, cuadrícula,
empujar, alinear o distribuir, girar o voltear, ajuste del texto, modificar puntos, cambiar
autoforma y valores predeterminados de autoformas.
2. Seleccionar Objetos: Transforma el puntero en una flecha de selección para poder
seleccionar objetos en la ventana activa. Para seleccionar un solo objeto, haz clic en el objeto
con la flecha. Para seleccionar uno o varios objetos, arrastra la flecha sobre los objetos que
deseas seleccionar.
3. Girar Libremente: Gira un objeto seleccionado hacia cualquier ángulo. Selecciona el objeto,
haz clic en Girar libremente y, a continuación, arrastra una esquina del objeto en la dirección
que desees.
4. Autoformas: Despliega las opciones de líneas, formas básicas, flechas de bloque,
diagramas de flujo, cintas y estrellas, llamadas y mas autoformas.
5. Línea: Dibuja una línea recta en el lugar de la ventana activa donde hagas clic o arrastra.
Para dibujar la línea en ángulos de 15 grados desde su punto de inicio, mantén presionada la
tecla MAYÚS mientras arrastra.
6. Flecha: Inserta una línea con una punta de flecha en el lugar donde hace clic o arrastra en la
ventana activa. Para mantener la línea sujeta para dibujar un ángulo de 15 grados desde su
punto de inicio, mantén presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra.
7. Rectángulo: Dibuja un rectángulo en el lugar de la ventana activa donde haga clic o arrastre.
Para dibujarlo, arrastra manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS..
8. Elipse: Dibuja una elipse en el lugar de la ventana activa donde haga clic o arrastre. Para
dibujar un círculo, arrastra manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS.
9. Cuadro de Texto: Dibuja un cuadro de texto al hacer clic o arrastrar en la ventana activa.
Utiliza un cuadro de texto para agregar texto (títulos o llamadas) a las imágenes y gráficos.
10. Insertar WordArt: Crea efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft Office.
11. Insertar Imagen Prediseñada: Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la
imagen que deseas insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. En
PowerPoint, este comando sólo está disponible en vistas de diapositivas y notas.
12. Color de Relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

101
13. Color de Línea: Agrega, modifica o quita el color de la línea del objeto seleccionado.
14. Color de Fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que hayas hecho clic.
15. Estilo de Línea: Despliega las opciones que permiten cambiar el ancho de una línea
16. Estilo de Guión: Despliega las opciones que permiten cambiar la línea a continua,
discontinua o de línea de puntos discontinua que desees para la forma o borde seleccionado.
Si no deseas una línea discontinua, haz clic en la línea continua. (Ver figura 8 para asociar el
icono con el número correspondiente).
17. Estilo de Flecha: Despliega las opciones de flecha que permite cambiar el estilo de flecha
que deseas para la línea seleccionada.
18. Sombra: Despliega las opciones que permiten cambiar o agregar el estilo de sombra que
deseas para el objeto seleccionado.
19. 3D: Despliega las opciones que permite cambiar o agregar el estilo 3D que deseas para el
objeto seleccionado.

Barra de fórmula
La barra de fórmulas se ubica en la parte superior de la ventana de Excel, y se utiliza para
editar o escribir los valores o fórmulas en celdas de la hoja de cálculo o gráficos. Además,
muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.), escribe el signo igual
(=) en esta barra cuando incluyas una fórmula o una función, para la obtención correcta de
resultados

Figura 9. Barra de Fórmulas

Inserción de datos en Excel
Figura 10. Menú Formato
En Excel se trabaja principalmente datos de tipo texto, lógicos,
fechas, valores numéricos o fórmulas. Toda celda debe tener un
formato adecuado al tipo de dato que almacenará. Si se desea
trabajar con textos, el formato de la celda será tipo texto, aún si es
un número lo tratará como texto, si desea trabajar con fechas, el
formato de la celda será tipo fecha, y así sucesivamente con cada
tipo de dato.
Para cambiar el formato de la celda es necesario activar la opción
de menú Formato (Ver figura 10), luego selecciona la opción
Celdas, y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de Celda .Ver
figura 11, más adelante.

102
 Figura 11. Formato de celdas

Al escoger la ficha indicada por la palabra Número, puedes modificar la categoría de la celda.
Las celdas con formato general no tienen un formato específico de número, las de categoría
Número se usa para la presentación de números en general; para dar formato a valores
monetarios, puedes utilizar las categorías Moneda o Contabilidad. Utiliza el formato tipo fecha
cuando necesites almacenar valores que representen fechas y horas. En las celdas tipo texto
los datos son tratados como texto, aun cuando se encuentre un número en dicha celda.
Es importante el uso correcto de los tipos de datos, para evitar errores en las funciones y
fórmulas que utilizarás en Excel. Por ejemplo, más adelante verás funciones que convierten
números en textos y viceversa.
Funciones y fórmulas en Excel
Las funciones y las fórmulas, utilizan frecuentemente rangos o referencias a celdas para
utilizar datos presentes en una hoja de cálculo. Las funciones son fórmulas predefinidas y las
fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de las celdas. Así que en
general Excel maneja fórmulas.
Toda fórmula tiene una forma particular de escribirse (sintaxis), toda fórmula comienza por un
signo igual (=), seguido de los argumentos y operadores matemáticos que la conforman. Por
ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 4 por 5 y, a continuación, suma 5 al resultado y se
escribe: =5+4*5. Cuyo resultado es 25. Al escribir una fórmula es importante recordar la
precedencia de operadores, la cual indica que las operaciones matemáticas de multiplicación
y división se ejecutan primero que la suma y la resta. Si se desea cambiar el orden de ejecución
se encierra entre paréntesis las operaciones que deban ejecutarse primero. Una muestra de la
precedencia de operadores se observa en la fórmula = (5+4)*5, cuyo resultado es 45 y donde
primero se ejecutará la suma y luego la multiplicación. Observa que siendo la misma fórmula
los resultados son diferentes, por eso es importante aplicar muy bien la precedencia de
operadores y uso de los paréntesis.

103
Las fórmulas en Excel pueden ser sencillas como las que usan valores de dato directo, o más
complejas como las que tienen referencias a otras celdas, hojas y libros, la clasificación de
compleja o no depende de los requerimientos de cálculo numérico y necesidades del usuario.
Algunas veces se requiere copiar las fórmulas a otras celdas y es necesario que las
referencias a celdas incluidas en ésa fórmula cambien conforme a la nueva celda destino, a
este proceso se le llama referencia relativa, la cual no es más que una dirección de una celda
basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace
referencia. (En Excel si se copia la fórmula, la referencia relativa ajusta automáticamente las
celdas). Se llama celda dependiente, cuando el valor de una celda depende de los valores de
otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2, en
este caso la celda B2 depende del contenido de la celda C2. En la tabla siguiente puedes
observar otros ejemplos de fórmulas menos sencillas y donde la celda que las contiene es una
celda dependiente.

Fórmula de ejemplo Acción

=D2 Utiliza el valor de la celda D2

=Hoja2!B3 Utiliza el valor de la celda B3 de Hoja2

Hay fórmulas más complejas que pueden contener funciones anidadas, las cuales utilizan una
función como uno de los argumentos de otra. La siguiente fórmula suma un conjunto de
números (G3:G6) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F3:F6) es mayor que 50. De
lo contrario, devuelve 0 y se escribe: =SI ( PROMEDIO (F3:F6)>50; SUMA(G3:G6);0)
Las funciones PROMEDIO, SUMA Y SÍ, son fórmulas ya escritas (predefinidas) que sirven
para ejecutar operaciones simples o complejas, con ellas se ejecutan cálculos utilizando valores
específicos ó argumentos que pueden ser rangos de celdas. Excel posee muchos tipos de
funciones entre ellas matemáticas, financieras, lógicas, de fecha, de texto y otras. Las funciones
también siguen una sintaxis, comienza por un signo igual (=), seguido del nombre de la función,
un paréntesis de apertura, los argumentos de la función, se parados por comas (,) o punto y
coma (;), y finalmente un paréntesis de cierre.

NOMBRE DE LA TIPO EJEMPLO PARA QUÉ SIRVE

FUNCIÓN
Suma 2 al valor
SUMA Matemática = SUMA (A15, 2)
almacenado en la celda
A15.

Calcula el promedio de
PROMEDIO Estadística =PROMEDIO (A4:B4)
los valores en el rango
desde A4 hasta B4.

Calcula el mínimo valor

MIN Estadística =MIN (E3:E10)
del rango

Obtiene el máximo valor

MAX Estadística = MAX (número1, número2),
de los dos números.

104
 Devuelve la fecha actual
HOY Fecha y hora =HOY()
que maneja la
computadora

Devuelve al división de
SI Lógica =SI(B2>A2;B2/4;0 )
B2 entre 4, sólo si B2 es
mayor que A2, sino
devuelve cero (0)

Devuelve el texto en
MAYUSC Texto =MAYUSC(deysi)
Mayúscula DEYSI

Devuelve el valor de la
PRODUCTO Matemática =PRODUCTO (2,C3)
Multiplicación de C3 por
2

Figura 12. Clasificación de algunas funciones de Excel

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basándose en una condición. Una muestra de ellas es la función SUMA que tiene otras
variaciones como: SUMA.CUADRADOS, para calcular la suma del cuadrado de los argumentos,
otra es la función SUMAR.SI, que devuelve la suma de las celdas que cumplen con determinado
criterio o condición. Observa la tabla que se presenta a continuación para calcular la suma
condicional de comisiones, de acuerdo al valor de una propiedad. La fórmula SUMAR.SI al final
de la tabla suma las comisiones de 7% de la propiedad si el valor es mayor que 160.000
unidades.

A B

Comisión
1 Valor de propiedad
7%
2 100.000 7.000
3 200.000 14.000
4 300.000 21.000
5 400.000 28.000
6 Fórmula Descripción (Resultado)

Suma de las comisiones para los valores de

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)
propiedad superiores a 160000 (63.000)

Figura 13. Valor de propiedad/comisión

105
Uno de los tipos de funciones más útiles en Excel son las de tipo financiera. Por ejemplo, la
función PAGO calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa
de interés constante. Veamos un caso, si deseas comprar una casa de ochenta millones (Bs.
80.000.000) al cabo de 5 años y el interés en el mercado actual es del 6% anual constante por
los próximos 5 años. ¿Cuál será la cuota de ahorro mensual que debes ahorrar para comprar la
casa? Puedes utilizar la función PAGO para determinar lo pagos mensuales que tendrás que
ahorrar. Lee y analiza los argumentos de la fórmula PAGO al final de la siguiente tabla, que
indica cómo se calcula un PAGO con tasa de interés anual constante de 6% a 5 años:

A B
1
Datos Descripción
2
6% Tasa de interés anual
3
5 Años de ahorro previstos
4
80.000.000 Cantidad que desea ahorrar en 18 años
5
Fórmula Descripción (Resultado)
6
Cantidad que tendrá que ahorrar cada mes para disponer de Bs.
=PAGO(A2/12;A3*12;0;A4)
80.000.000 después de 5 años (­1.146.624,122)

Figura 14. Datos/descripción

En el caso planteado, la cuota mensual de ahorro es de Bs.­1.146.625,12, aproximadamente.

Como puedes ver, Excel es un programa muy

útil para cálculo de escenarios financieros, y
facilita la toma de decisiones mercantiles;
pero es trascendental que conozcas cómo
trabaja la función que se desea utilizar e
indicar correctamente los parámetros a las
funciones para que pueda arrojar los
resultados correctos.
Aplicar formato a las celdas
Para cambiar la configuración que tendrá una
celda debes seleccionar el menú Formato,
(Ver figura 15) seguidamente la opción
Celdas como lo viste anteriormente, o
también lo puedes hacer por el menú
contextual, se accede al hacer clic con el Figura 15. Formato de celdas. Ficha número

106
botón derecho en la(s) celda(s) a las que deseas cambiar el formato y posteriormente, pulsa la
opción Formato de Celdas. Una vez activada la opción aparece una ventana como que se
muestra a la derecha, donde puedes seleccionar cualquiera de las fichas Alineación, Fuente,
Bordes, Tramas, Proteger para modificar el formato de la celda.

En caso de que quieras cambiar los bordes de las celdas (Ver figura 16) a las celdas observa
la ventana abajo a la derecha, en la cual tienes opciones para seleccionar entre los bordes
preestablecidos, el tipo de borde, el estilo de la línea y hasta el color del borde.

Figura 16. Formato de celdas. Ficha bordes

Similarmente, puedes cambiar el fondo de relleno (trama) de una celda, seleccionando la opción
Tramas. Ver figura 17.

Figura 17. Formato de celdas. Ficha tramas

Aplicar formato a las tablas

Excel facilita la elaboración y configuración de tablas dado que trabaja con filas y columnas. En
cada celda se pueden trabajar diversos tipos de datos. Ventaja que no vienen incorporadas en
las tablas con fórmulas en el Microsoft Word. Otra de las ventajas que posee Excel, es que
permite trabajar con la opción Autoformatos para aplicarlos a las tablas, dichos formatos
vienen automatizados y combinan, tanto colores como estilos de líneas, tipos de letra, tramas,
formato de celda y otros elementos del formato de celdas. Una vez creada y terminada una
tabla de datos, selecciona la región de la tabla a la cual deseas aplicar el Autoformato, luego

107
escoge la opción de menú Formato, seguidamente Autoformato (Ver figura 18), y aparecerá
una ventana como la que se muestra a continuación:

Barra de
desplazamiento para
ver otros autoformato

Botón de Opciones para

seleccionar cual de las partes del
autoformato se desea aplicar.

Autoformato
predefinido
como Clásico 3

Figura 18. Autoformato

Imagina que tienes una lista de precios de artículos de computación y le aplicas el autoformato
conocido como Clásico 3, el formato de la tabla quedaría como se muestra a continuación: Ver
figura 19. Estos autoformatos son modificables a gusto del usuario.

Figura 19. Ejemplo lista de precios

108
 LECTURA Nº 14: USANDO MICROSOFT EXCEL
Adaptado con fines instruccionales por:

Rodríguez, D. (2007). Usando la Hoja de Cálculo Excel. Trabajo no publicado.

UNEFA. Caracas. Venezuela.

INSERCIÓN Y SELECCIÓN DE TEXTOS, DATOS Y CUADRO DE TEXTOS

Para insertar datos y texto en Excel, primero selecciona el área de trabajo, ubica la celda donde
deseas escribir haciendo clic en ella, luego escribe el dato que deseas incluir y presiona la tecla
ENTER. Recuerda que debes cuidar la sintaxis del tipo de dato, así como el formato de la celda.
Puedes seleccionar una columna completa haciendo clic en la letra que indica el encabezado
de columna, similarmente se puede seleccionar una fila completa haciendo clic en el número
correspondiente. Para escoger un rango puedes hacer clic en una celda para seleccionarla y
luego arrastrar el ratón hasta la celda deseada. Puedes evitar la escritura repetitiva y ahorrar
tiempo introduciendo algunos tipos de datos automáticamente debes utilizar el controlador de
relleno que aparece en la celda activa.
Ver figura 1.
Imagina que deseas introducir una serie
que incremente números
secuencialmente. La serie puede ser de
números cardinales, como 10, 20, 30 u
Controlador de relleno
ordinales como primero, segundo,
tercero, cuarto, días y meses, puedes
Figura 1. Controlador de relleno hacerlo en forma automática evitando
escribir uno por uno.
¿Cómo puedes hacerlo?, muy fácil. Observa y analiza los pasos del siguiente ejemplo:
1. Escribe el comienzo de la serie, para este caso los ordinales: enero (ene), febrero (feb).
Ver figura (2).

Figura 2. Ejemplo datos ordinales

109
2. A continuación selecciona y arrastra el control de relleno.
3. Verás que el resto de los meses se rellenan automáticamente. (ver figura 3)

Figura 3. Relleno automático de meses

Para este ejemplo se utilizó una serie de datos; sin embargo, puedes rellenar un rango de
celdas con el mismo texto o valor. Escribe el texto inicial o el valor inicial en la celda de tu
preferencia, seguidamente, arrastra el controlador de relleno en cualquier dirección. El resto de
las celdas se rellenarán con el valor o dato inicial que escribiste.
Para cancelar una entrada de datos presiona la tecla
ESC, si ya has presionado la tecla ENTER, debes hacer
clic en el botón deshacer ubicado en la
barra de herramientas estándar. Con varios
clic sobre ese mismo botón se anulan las acciones
anteriores.
Puedes trabajar con comandos de Excel donde los
necesites. Un menú contextual aparecerá para la celda
o el objeto seleccionado, haciendo clic con el botón
secundario o derecho del ratón. Dependiendo del
contexto pueden aparecer opciones como: cortar,
copiar, pegar, entre otras. Ver figura 4 Figura 4. Menú Contextual

Adicionalmente, puedes incluir información en una hoja de cálculo sin que necesariamente esté
en una celda, esto se debe al uso de los Cuadros de Texto. En la parte inferior de la ventana
de trabajo de Excel está la barra de dibujo, donde se encuentra un botón para insertar Cuadros
de Texto, recuerda que ellos son un contenedor móvil de información, que se puede
configurar en formato diferente a la hoja de cálculo. Para insertar un cuadro de texto sigue los
siguientes pasos:
1. Haz clic en el botón Cuadro de texto de la barra de Dibujo.
2. Haz clic en la posición donde deseas situar una esquina del cuadro de texto y arrastra hasta
que éste tenga el tamaño necesario.
3. Escribe en el cuadro el texto que deseas. El texto se ajustará dentro del cuadro. Para iniciar

110
 una nueva línea dentro del cuadro presiona ENTRAR.
4. Al acabar de escribir, presiona ESC o haz clic fuera del cuadro de texto
Ordenar datos
Microsoft Excel permite ordenar en forma ascendente ó descendente un conjunto de datos.
Para ordenar una columna de datos, basta seleccionarla y escoger la opción de menú Datos,
luego elegir Ordenar, aparecerá la siguiente ventana:

Figura 5. Menú Datos, opción ordenar

Observa ahora la figura 6, para ordenar toda la lista de forma correcta, selecciona las celdas,
empezando desde la celda A1 hasta la celda B3, luego escoge la opción Datos y elige
Ordenar, (figura 5), seguidamente aparecerá la ventana Ordenar, selecciona el criterio a
seguir (piensa que es descendente, (figura 6) como se muestra abajo) y presiona el botón
aceptar, así la lista queda ordenada con respecto al criterio seleccionado.
También puedes utilizar los bonotes asociados a ordenar datos de la barra de herramientas
estándar , lo que significa que de la A a la Z es orden creciente.

Es decir, se colocarán los elementos

comenzando por el menor valor o la
primera letra del alfabeto o la fecha más
antigua.
Si el criterio seleccionado es orden
decreciente; es decir, de la Z a la A,
entonces comienza a ordenar los
elementos por el valor mayor, la fecha más
reciente o la última letra del alfabeto;
siempre utilizando como base la columna
que contenga el punto de inserción.

Figura 6. Pantalla Ordenar Descendente

Si deseas ordenar una lista de nombres bastará con seleccionar la columna donde aparecen
escritos los nombres e indicar si quieres seleccionar en orden ascendente o descendente.

111
Adicionalmente, puedes manejar otros criterios en la sección de la ventana donde dice “Luego
por”, allí podrás indicar otros criterios. Puedes utilizar esta opción de ordenar datos para
ordenar listados por fecha, por cédula, por nombre y apellido de una persona, por zona, entre
otros.
En las empresas, es primordialmente válido cuando deseamos saber el menor o mayor monto
de gastos fijos o depósitos en bancos de la organización; también es importante en el entorno
educativo cuando se desea obtener el alumno con mayor rendimiento, o simplemente ordenar el
listado de clases por nombre, cédula, u otro criterio, también puede ser útil en caso de ordenar
una listado por la edad de los trabajadores de una empresa. Como puedes ver aplicar el
ordenamiento de datos puede ser de gran utilidad para cualquier entorno.
Filtros ­ Autofiltros
Los Auto filtros sirven para escoger información bajo un “criterio” de una gran cantidad de
información en forma rápida y fácil, también existen los filtros avanzados que poseen más
opciones, en esta apartado sólo veremos el Auto filtro, que en la mayoría de los casos puede
resultar suficiente. En primer lugar se debe seleccionar el encabezado de columna de
aquellos datos a los que se desea colocar un auto filtro. Luego debes hacer clic en el menú
Datos, seguidamente selecciona Filtro y finalmente Autofiltro. Automáticamente se insertan
unas flechas sobre los datos de manera que puedas seleccionar la información que deseas ver
resumida. Observa la figura 7, donde se muestra la opción filtro:

Figura 7. Opción filtro ­ Autofiltro

En la figura 8, se aprecian los encabezados de

columna: Nombre, Sueldo y Comisión con su
respectivo botón del lado derecho indicando que
allí existen filtros. Una vez colocado el filtro, se
procede a desplegar las opciones que allí aparecen
para seleccionar el criterio bajo el cual se aplicará
la escogencia (filtrado) de datos. Puedes distinguir
Figura 8. Filtros

112
en la lista desplegada los filtros donde puedes escoger “personalizados”, o los “Diez mejores…”
para el encabezado de columna comisión. Para quitar un filtro basta desactivar la opción
Autofiltro.
Auditoría
Auditar es un procedimiento que permite explorar
e indagar de dónde se originan los datos de un
proceso. Excel admite auditar las hojas de cálculo
para mostrar las fórmulas presentes en la hoja de
trabajo.
Para activar la opción, escoge el menú
Herramientas, elije luego la opción Auditoría de
fórmulas y a continuación, haz clic en
Modo de auditoría de fórmulas con lo que
aparecerá en la pantalla una barra de auditoría
de fórmulas. Ver figura 9, que permite rastrear
elementos precedentes, dependientes, evaluar
fórmulas, buscar un error, desactivar el modo de
auditoria, mostrar la ventana de inspección,
mostrar la barra de herramientas de auditoría.

Figura 9. Auditoría de fórmulas

Presta atención a la figura 10. Observa que existe una Barra de Auditoría de fórmulas.

Fórmulas mostradas
por la opción

Barra de auditoria de
Fórmulas

Figura 10. Barra de herramientas de auditoría

Para desactivar la auditoría se desactiva de la misma manera como se activó el modo auditoría.

113
Insertar gráficos (Pasos del asistente para gráficos)
Título del
Serie de datos Gráfico Área de Trazado

Promedio de Notas por Alumno

Título del
Eje Y
20,0 Leyenda
Notas

15,0

10,0 Promedio

5,0

0,0
Eje de
Juan Pérez Ana Jiménez Luis Carlos Prada
Valores
Caballero
Eje de
Categoría
Estudiantes
s

Título del

Eje X

Figura 11. Gráficos de Excel

Insertar gráficos en Excel es muy sencillo. En primer lugar, debes seleccionar correctamente los
datos a graficar, luego procedes a insertar el gráfico con los datos seleccionados. A
continuación te damos algunos aspectos teóricos:
Los gráficos son una representación visual de los datos que facilitan la interpretación de los
mismos. Todo gráfico posee sus partes, un ejemplo se muestra a continuación en la figura 11.
No todos los gráficos son iguales, pero ya conocidas las piezas de un gráfico de columna,
puedes extrapolar el conocimiento hacia otros tipos de gráficos. Cada tipo de gráfico tiene su
utilidad y sus características particulares; por ejemplo, un gráfico circular no tiene las mismas
partes que un gráfico de columna.
A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que guiará en la creación de éste,
de forma que nos resulte más fácil. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
1. Selecciona los datos a representar en el gráfico.
2. Selecciona el menú Insertar.

114
3. Elige la Opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para
ampliar el menú o bien haz clic sobre el botón Gráfico de la barra de
herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente

para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.
Observa todas las opciones que posee
este asistente: “Tipo Estándar”, “Tipos
Personalizados”, dentro de los primeros
encuentras: Columna, Barras, Líneas,
Circular, entre otros. Elige un tipo de
gráfico. Ver figura 12.

Observa que existen más tipos de

gráficos en la ficha o pestaña Tipos
personalizados. Una vez elegido el tipo
de gráfico, elige un subtipo, en el
recuadro de la derecha. Si no tienes muy
claro la diferencia entre subtipos, en la
parte inferior del recuadro aparece una
Figura 12. Asistente para gráficos. Paso 1 breve descripción de éste. Si pulsas
sobre el botón Presionar para ver
muestra y lo mantienes pulsado, aparece en el recuadro de los subtipos, una muestra del
gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de
diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
• Cancelar para no realizar el gráfico.
• Atrás, para ir al paso anterior del
asistente. Si estamos en el primer
paso este botón aparecerá
desactivado ya que no tiene sentido.
• Siguiente, para ir al paso siguiente
del asistente. Si estamos en el último
paso, este botón no tendrá sentido.
• Finalizar, para salir del asistente,
pero creando el gráfico con todas las
opciones que tiene por defecto.
En la figura 13 se aprecia el paso 2 del
asistente.

Figura 13. Asistente para gráficos. Paso 2

115
En el paso 2, aparecerá DATOS DE ORIGEN. Este paso es el más importante de todos ya que
en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico.
El paso 2 dispone de dos fichas o pestañas. En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango
seleccionado en el primer paso. Si ete último se realizó correctamente no tendremos que
modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una
barra más pequeña tal como lo muestra la figura 14.

Figura 14. Rango de datos

Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón para volver al asistente para
gráficos. Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidos en
la hoja de cálculo cada serie de datos. Haz clic sobre la ficha serie. Ver figura 15 para completar
el segundo paso del asistente para gráficos. En el recuadro Serie, aparecerá cada serie de
datos representada en el gráfico, nombradas como Serie1, Serie2.
Para cambiar el nombre de cada serie, debes seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir
directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable
indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre. En el recuadro
Valores, estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie
de datos. Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo
aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores. Si
lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el
botón Quitar. Ver figura 15.

Figura 15. Asistente para gráficos.

116
El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las
series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1, 2,3.
Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien
escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y
coma.
Dependiendo del tipo de gráfico, puede que esta opción varíe. Ahora continúa con el paso 3,
OPCIONES DE GRÁFICO, haz clic sobre el botón Siguiente, aparecerá un cuadro como el
siguiente, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. Ver figura 16.

Figura 16. Asistente para gráficos. Paso 3

En el paso 3 de Asistente para gráficos, en la primera Ficha Títulos, se escribe en el recuadro

Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste. Escribe
en el recuadro Eje de categorías, el título que le queremos asignar al eje de categorías (X) (eje
horizontal).
Escribe en el recuadro Eje de valores, el título que le queremos asignar al eje vertical (Y). Haz
clic s obre las fichas sucesivas para continuar con las opciones del gráfico. Por ejemplo al
activar el Eje de categorías se puede definir la escala utilizada en la gráfica, selecciona la
opción Leyenda para configurarla en cuanto a posición y colores a utilizar, generalmente, se
ubica en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos
representadas. Si escoges la opción Tabla de datos podrás incluir en el gráfico los valores de
datos representados en él, organizados en forma de tabla, en la parte inferior del gráfico;
dependiendo de su tipo.

117
Una tabla de datos está representada por valores gráficos. Haz clic sobre el botón Siguiente
para completar el asistente para gráficos. Aparecerá el paso 4 ­ último­ del asistente para
gráfico, UBICACIÓN DEL GRÁFICO. Ver figura 17, que nos permitirá elegir si deseamos el
gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente. Observa que
tiene sólo dos opciones. Para terminar el proceso del asistente para gráficos, haz clic sobre el
botón Finalizar.

Figura17. Asistente para gráficos.

Paso 4
Si eliges la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel crea el gráfico en una
posición y con un tamaño predeterminado. Además, el gráfico aparecerá remarcado con un
cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica
que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta
con hacer clic sobre él.
Si deseas modificar el gráfico elaborado puedes cambiar la posición y el resto de la
configuración del mismo. Por ejemplo, para cambiar el tamaño de un gráfico sigue estos pasos:
1. Selecciona el gráfico.
2. Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del
gráfico (como sí desearas cambiar de tamaño una ventana).
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
4. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.
5. Si deseas mantener la relación de aspecto; es decir, la proporción de su longitud y su
altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYÚS.
6. Suelta el botón del ratón.
Configurar de hojas de cálculo
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel permite modificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página,
tamaño del papel, entre otros aspectos a considerar. Veamos cómo se configura una página en

118
Excel. Si deseas modificar algunos de los factores mencionados anteriormente, se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona el menú archivo
2. Elige la opción Configurar página...
3. Aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la parte inferior. Ver figura 18.

Figura 18. Opción Configurar

Dicho cuadro consta de cuatro (4) fichas o pestañas. La primera es la Ficha Página, allí
puedes seleccionar la orientación del papel, vertical u horizontal. En la sección mostrada como
Escala permitirá indicar si deseas que la salida a la impresora venga determinada por un factor
de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien, ajustando automáticamente la hoja en un número de
páginas específico (1 página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja).
Observa como la parte derecha de la ventana dispone de 3 botones:
1. Vista preliminar, para ir directamente a vista previa.
2. Imprimir, para enviar el documento a la impresora y obtener en físico el archivo,
3. Opciones, para configurar opciones de la impresora.
Si haces clic sobre la ficha Márgenes, ver figura 19, aparece la ventana para configurar el
borde izquierdo, derecho, superior e inferior de la página; así como el encabezado y el pie de
página.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también permite indicar a cuántos centímetros del
borde del papel queremos que se sitúe. Si deseas que tenga centradas las hojas tanto vertical
como horizontalmente, Excel lo realizará automáticamente.

119
 Figura 19. Configurar página. Ficha márgenes

Al hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de página. (Ver figura 20), aparecerá la siguiente
ventana:

Figura 20. Ficha encabezado y pie de página de

Configurar página.

Hay dos recuadros, que en este caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado, ni pie de
página asignado a la hoja de cálculo. También lo indica en los recuadros como “Ninguno”.
Pulsando la cabeza de flecha invertida ubicada a la derecha, desplegarás los posibles
encabezados o pies de página a utilizar. Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el
botón Personalizar encabezado... Si deseas modificar el pie de página, haz clic sobre el botón
Personalizar pie de página... El encabezado y pie de página son datos adicionales que el
usuario puede agregar a su informe, por ejemplo: Fecha, Hora, Número de Página o algún
membrete que considere necesario para su informe o trabajo.

120
Al hacer clic sobre la ficha Hoja. (figura 21), aparece el cuadro de diálogo siguiente:

Figura 21. Ficha hoja de Configurar página.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

1. Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
2. Blanco y Negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y deseamos
imprimir en blanco y negro.
3. Calidad de Borrador, para realizar una impresión rápida pero menos nítida de nuestra
hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
4. Títulos de Filas y Columnas, para imprimir los encabezados de filas (los números de
filas) y columnas (las letras de los nombres de las columnas) de la hoja.
Al presionar el botón Aceptar la configuración de página está lista para ser impresa.
Imprimir
Una vez que la hoja de cálculo esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y
después, seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona el menú Archivo.
2. Elegir la opción Imprimir...

121
Aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra a continuación ver figura 22, sólo en caso de
acceder mediante el menú, no con el botón de la barra de herramientas.

Figura 22. Opción imprimir

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora (controlador de impresora activo)

que se utilizará para imprimir. En caso que desees cambiarla, debes hacer clic sobre la flecha
derecha del Nombre, para desplegar las opciones de la lista y elegir otra impresora.
En la sección Intervalo de páginas, tendremos que indicar si se desea imprimir Todas las
páginas, o bien sólo un rango, especificando Desde la página inicial y Hasta la página final.
En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas
activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, eliges la opción Selección para imprimir
sólo aquellos objetos marcados (sombreados) de la hoja.
En la sección Copias, indicar el número de copias a realizar. Para finalizar, haz clic sobre el
botón Aceptar y se iniciará el proceso de impresión de la hoja de cálculo.

Es importante que consideres la calidad y tipo de papel al momento de imprimir,

especificando si el papel es tipo oficio, extra oficio u otro. También puedes hacer clic
sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas si deseas imprimir sin configurar.

Has concluido con éxito esta unidad continúa con el mismo

interés y entusiasmo.

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