Curso SAP MM - Gestión de materiales

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10.6. Planes de Facturación.

Funcionalidad.
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Planes de Facturación. Conceptos.

En ocasiones, tenemos obligaciones contractuales en las empresas (por
ejemplo, contratos de mantenimiento, leasing, alquileres, subscripciones a
publicaciones, etc.), que corresponden a importes y periodos de
facturación fijos. En estos casos, nos puede interesar reducir el trabajo
administrativo de los usuarios, con una generación automática de las facturas
en las fechas previstas (independientemente de las entradas de mercancía o
de la prestación de servicios).
Para este propósito, Sap
dispone de la funcionalidad
llamada Planes de Facturación
(realmente sería una variante de
las posiciones de pedido),
donde podemos planificar las
fechas deseadas para la
creación de las facturas y los
correspondientes importes. A
partir de ahí podremos crear
manualmente las facturas contra
el plan o de forma automática.
En la ayuda Online de Sap podemos
ver los aspectos más relevantes de
los planes de facturación:
http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee0d3355c811d189900000e8322d00/frameset.htm Página 2
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Planes de Facturación. Conceptos.

Para la creación de las facturas asociadas a un plan de facturación, no es
necesario esperar a la recepción de las mercancías o a la prestación de
servicios. La utilización de los planes de facturación y la liquidación automática
(creación de facturas) tiene algunos requisitos previos que vamos a enumerar a
continuación:
• No se realizará entrada de mercancías, o bien
la entrada de mercancías deberá ser no valorada
para la posición de pedido.
• La posición de pedido debe tener una
imputación.

Además, si queremos poder hacer la generación

automática de facturas (liquidación), es necesario
que:
• Antes de poder utilizar la liquidación automática,
usted y el proveedor deben haber acordado usar la
utilidad de creación de factura automática.
• Si queremos generar las facturas de forma
autómatica, es necesario que el indicador
Autofact. Entrega este marcado en el registro
maestro de proveedores (Datos de organización
de compras). Si el indicador no se fija en el registro
maestro de proveedores, tampoco puede fijarse en
el pedido (en el pedido se puede desmarcar para
un pedido que no sea un plan de facturación). Página 3
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Planes de Facturación Periódicos.

Los planes de facturación periódicos se pueden usar para operaciones de
aprovisionamiento recurrentes, que tienen una regularidad definida, como
por ejemplo, pagos de alquiler o cuotas de leasing. En este caso, el importe
facturado es igual en cada factura (correspondiendo al importe indicado en la
posición del pedido).
Un ejemplo de un plan de facturación
periódica sería un alquiler de una sala de
formación, que se ha negociado con un
pago mensual durante 5 años. El precio del
alquiler se negocia al principio de cada año,
y durante todo el año se recibirán las
facturas con los mismos importes
mensuales.

En este ejemplo, se creará un plan de

facturación al principio de cada año, con los
importes acordados (cada pago mensual).
En la definición del plan se utilizará una
clase de plan que determinará la forma en
que se generan las fechas de factura y
los correspondientes vencimientos para
el pago según nuestras necesidades.
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Planes de Facturación Periódicos.

Para crear un plan de facturación periódico, crearemos un pedido de compra
(del tipo FO a ser posible, para poder indicar en cabecera el periodo de
fechas para el que es válido el plan de facturación. También se puede usar
el NB). Si la fecha final no estuviera cerrada, se dejaría en blanco para indicar
que es ilimitado. A continuación crearemos las posiciones del pedido, teniendo
en cuenta lo siguiente:
Indicaremos el material o servicio
deseado, su precio, así como la
imputación donde se va a registrar
el gasto.
A nivel de posición, en la pestaña
Entrega y Factura, nos
aseguraremos que los flags estan
marcados de forma correcta: EM no
marcado o EM marcado y EM no
valorada también marcado.

Si el plan de facturas va a tener

liquidación automática, habra que
marcar también el flag Auto
facturación en la pestaña factura e
introducir un indicador de
impuestos. Página 5
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Planes de Facturación Periódicos.

Con los flags registrados de la forma indicada, nos aparecerá un botón en la
pestaña de Factura, llamado Plan de Facturación, donde podremos
configurar las propiedades del plan de facturación (en primer lugar seleccionar
una clase de plan, en este caso será uno Periódico). Tenemos varios campos
con los que podremos ajustar el plan de facturación a las necesidades:
Regla para las fechas:
determina la generación de
las fechas factura.
Por adelantado: para
indicar que la facturación se
realiza por adelantado.
Fecha inicio y fecha fin
del plan.
Horizonte del plan de
facturación: ambito
temporal de este.

Las posiciones del plan se van

marcándose como facturadas
conforme se generen facturas
contra ellas (se podrán
modificar las fechas o bloquear
alguna factura).
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Planes de Facturación Parciales.

Otro tipo de plan de facturación es el Parcial, en el que la facturación de los
materiales o servicios se lleva a cabo de forma parcial, por etapas,
pudiendo cada etapa llevar unas fechas concretas de facturación o
importes (no hay una periodicidad o regularidad clara). Este plan nos podría
valer para el pago de la construcción de una instalación, el montaje de una
maquinaria o el desarrollo de un proyecto de implantación de sistemas
informáticos, en los que se acuerdan varias fases y un plan de facturación con
importes variables.

Los planes parciales son

mucho más flexibles, en el
sentido que somos nosotros
los que configuramos la
estrategia de facturación que
se vaya a utilizar, según el
caso concreto de cada
aprovisionamiento o proyecto
para el que vayamos a utilizar
esta funcionalidad.

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Planes de Facturación Parciales.

La creación de un plan de facturación parcial es similar al periódico (en lo que
respecta a la configuración de la posición del pedido). Cambiará, al
seleccionar el botón Plan de Facturación, la clase de plan seleccionada,
que será una parcial. Las clases de planes de facturación se pueden
parametrizar para ajustarlas a nuestras necesidades.

En este caso, iremos

construyendo la estructura
del plan, indicando la
fecha de cada factura
prevista, el concepto que
incluirá y el porcentaje o
valor de cada factura
parcial.

Podremos utilizar como

modelo otro documento
con plan de facturación
(para que caso de que
tengamos casos similares,
y así simplificar su
definición).
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Planes de Facturación. Registro de Facturas.

El registro de facturas contra el plan de facturación se puede realizar la forma
habitual, utilizando la transacción MIRO y “matando” cada una de las
posiciones del plan de facturación sin problema. Al indicar un pedido con plan
de facturación, el sistema nos propondrá los importes que toque facturar (si
tenemos varias facturaciones atrasadas nos propondrá la suma de todos los
importes).

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Liquidación de Planes de Facturación.

En el que caso que así lo hayamos previsto, podremos realizar la liquidación
automática de los planes de facturación (flag de Auto facturación marcado tanto
a nivel del proveedor en sus datos de compras como en el pedido, en la
pestaña Factura). La liquidación de los planes de facturación se realiza con
la transacción MRIS.
Al ejecutar la liquidación del plan de
facturas, podremos seleccionar por
varios criterios para delimitar los planes
a factura: Sociedad, Centro, Proveedor,
Documento de Compras y Posición.

IMPORTANTE: podremos
ejecutar el proceso en test para
analizar previamente los
documentos seleccionados.
Igualmente, con la opción
Consejo: Para obtener más información sobre los problemas con planes
“Delimitación de documento” de facturación, consulte la nota 499523.
podremos determinar como
será la generación de la factura
(agrupador por proveedor, por
pedido o por pedido/posición).
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Planes de Facturación. Parametrización.

La parametrización relacionado con
los planes de facturación se
encuentra en la ruta de Customizing
Gestión de materiales
Compras Pedido Plan factur.

Ver Anexo I de esta unidad para

más detalles de las opciones de
parametrización más habituales.
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