Une-Iso 30300 2021

Norma Española
UNE-ISO 30300
Febrero 2021
Información y documentación
Gestión de documentos
Conceptos fundamentales y vocabulario
Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico

CTN 50 Documentación, cuya secretaría desempeña
UNE.
Asociación Española
de Normalización
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915 294 900
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UNE-ISO 30300
Información y documentación
Gestión de documentos
Conceptos fundamentales y vocabulario
Information and documentation. Records management. Core concepts and vocabulary.
Information et documentation. Systèmes de gestion des documents d'activité. Principes essentiels et

vocabulaire.
Esta norma es idéntica a la Norma Internacional ISO 30300:2020.
Esta norma anula y sustituye a la Norma UNE-ISO 30300:2011.
Las observaciones a este documento han de dirigirse a:
Asociación Española de Normalización

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28004 MADRID-España
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Todos los derechos de propiedad intelectual de la presente norma son titularidad de UNE.
-3- UNE-ISO 30300:2021
Índice
Prólogo ...................................................................................................................................................4
0 Introducción ........................................................................................................................5
0.1 Generalidades .....................................................................................................................5
0.2 Antecedentes.......................................................................................................................6
0.3 Cómo aplicar los términos y definiciones de este documento ..........................6
1 Objeto y campo de aplicación........................................................................................7
2 Normas para consulta ......................................................................................................7
3 Términos y definiciones..................................................................................................7
3.1 Términos relacionados con el concepto de organización...................................7
3.2 Términos relacionados con el concepto de documentos ................................. 12
3.3 Términos relacionados con el concepto de identificación y
valoración.......................................................................................................................... 13
3.4 Términos relacionados con los conceptos de gestión de documentos
y procesos de gestión de documentos..................................................................... 14
3.5 Términos relacionados al concepto de instrumento de gestión de
documentos ...................................................................................................................... 15
3.6 Términos relacionados con el concepto de sistema/aplicación de
gestión documental ....................................................................................................... 16
Anexo A (Informativo) Diagramas de conceptos ............................................................ 17
Bibliografía ........................................................................................................................................ 22
Índice alfabético............................................................................................................................... 23
UNE-ISO 30300:2021 -4-
Prólogo
ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos

nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de elaboración de las Normas
Internacionales se lleva a cabo normalmente a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo
miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho
de estar representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, gubernamentales y no
gubernamentales, vinculadas con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con
la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todos los temas de normalización electrotécnica.
En la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC se describen los procedimientos utilizados para desarrollar este
documento y aquellos previstos para su mantenimiento posterior. En particular debería tomarse nota
de los diferentes criterios de aprobación necesarios para los distintos tipos de documentos ISO. Este
documento ha sido redactado de acuerdo con las reglas editoriales de la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC
(véase www.iso.org/directives).
Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento puedan
estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificación de alguno o
todos los derechos de patente. Los detalles sobre cualquier derecho de patente identificado durante el
desarrollo de este documento se indicarán en la Introducción y/o en la lista ISO de declaraciones de
patente recibidas (véase www.iso.org/patents).
Cualquier nombre comercial utilizado en este documento es información que se proporciona para
comodidad del usuario y no constituye una recomendación.
Para una explicación de la naturaleza voluntaria de las normas, el significado de los términos específicos
de ISO y las expresiones relacionadas con la evaluación de la conformidad, así como la información
acerca de la adhesión de ISO a los principios de la Organización Mundial del Comercio (OMC) respecto a
los Obstáculos Técnicos al Comercio (OTC), véase www.iso.org/iso/foreword.html.
Este documento ha sido elaborado por el Comité Técnico ISO/TC 46, Información y documentación,
Subcomité SC 11, Documentación. Gestión de documentos y archivos.
Esta segunda edición anula y sustituye a la primera edición (ISO 30300:2011) que ha sido revisada
técnicamente.
Los cambios principales en comparación con la edición previa son los siguientes:
– El objeto y campo de aplicación se ha ampliado más allá de la serie de normas de Sistemas de Gestión
para los Documentos, ya que contiene las definiciones correspondientes a los conceptos funda-
mentales establecidos en todos los productos actualizados del subcomité ISO/TC 46/SC 11.
Cualquier comentario o pregunta sobre este documento deberían dirigirse al organismo nacional de
normalización del usuario. En www.iso.org/members.html se puede encontrar un listado completo de
estos organismos.
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0 Introducción
0.1 Generalidades
Un vocabulario es un “diccionario terminológico que contiene designaciones y definiciones de uno o más
dominios o temas” (véase la Norma ISO 1087-1:2019, 3.7.5). Este documento proporciona un vocabu-
lario para el campo temático de la gestión de documentos. Define los conceptos fundamentales para
proporcionar un entendimiento común del ámbito de la gestión de documentos dentro de las normas
del subcomité ISO/TC 46/SC 11.
Unas normas claras, consistentes y coherentes necesitan una terminología clara, consistente y cohe-
rente. Este documento sigue las normas y directrices proporcionadas por el comité ISO/TC 37 1) para
elaborar normas terminológicas. Los lectores que no estén familiarizados con el trabajo terminológico
se beneficiarían de una comprensión de la Norma ISO 704.
Este documento tiene por objeto proporcionar a los desarrolladores de normas del subcomité
ISO/TC 46/SC 11 las definiciones más pertinentes relacionadas con los conceptos utilizados en el ámbito
de la gestión de documentos. También se espera que este documento sea utilizado por los usuarios de
las normas y por cualquier otra parte interesada en comprender claramente los conceptos de gestión de
documentos representados por términos y definiciones coherentes.
Los términos y definiciones del presente documento se han elaborado en el marco de un sistema
conceptual. Un concepto es una unidad de conocimiento creada por una combinación única de caracte-
rísticas. Los conceptos se organizan en sistemas conceptuales de acuerdo con las relaciones entre ellos.
Los sistemas conceptuales están representados gráficamente por diagramas conceptuales. Un concepto
en un dominio específico está representado por un término. Los conceptos no están necesariamente
vinculados a determinadas lenguas. Sin embargo, están influenciados por el trasfondo social o cultural
que a menudo conduce a diferentes categorizaciones. Este documento facilita una comprensión
coherente más allá de los idiomas y las prácticas culturales al ilustrar los conceptos fundamentales sobre
la gestión de documentos utilizados en las normas del subcomité ISO/TC 46/SC 11 y las relaciones entre
esos conceptos en los diagramas conceptuales del anexo A. Los conceptos identificados en el ámbito de
la gestión de documentos y expresados en los diagramas del anexo A están ordenados en el capítulo 3
agrupados por diagramas de conceptos. La figura 1 muestra el diagrama general con las secciones
correspondientes tanto en el anexo A como en el capítulo 3.
1) ISO/TC 37, Lenguaje y terminología.
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Figura 1 – Diagrama general de los conceptos fundamentales, sus relaciones y mapeo

con los términos en el capítulo 3 y anexo A
NOTA El significado de las formas utilizadas para las relaciones entre conceptos se explica en el capítulo A.2.
Para facilitar la búsqueda de un término en particular, se incluye un índice alfabético al final de este
documento.
0.2 Antecedentes
Los términos y definiciones en este documento se basan en el sistema de conceptos de la Norma
ISO 30300:2011 con nuevos conceptos agregados de la Norma ISO 15489-1. Este documento también
es la norma de vocabulario para la serie de normas ISO de sistemas de gestión para los documentos. Por
lo tanto, incluye todos los términos y definiciones fundamentales para los sistemas de gestión del
Apéndice 2 de las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L [13]. Además, este documento incluye todos
los términos y definiciones relevantes para los conceptos fundamentales del dominio de gestión de
documentos utilizados en las normas del ISO/TC 46/SC 11.
Este documento no pretende ser un vocabulario completo de todos los términos utilizados en el dominio
de la gestión de documentos, ni siquiera en todas las normas del ISO/TC 46/SC 11.
0.3 Cómo aplicar los términos y definiciones de este documento

Los términos y definiciones de este documento se aplican en la revisión de cualquiera de las normas del
ISO/TC 46/SC 11 ya existentes. Durante el período anterior a un ciclo de revisión completo de todas las
normas del ISO/TC 46/SC 11, las definiciones de este documento tienen prioridad cuando exista una
definición duplicada o contradictoria en otra de las normas del ISO/TC 46/SC 11.
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Al desarrollar un nuevo producto o revisar uno existente, se pueden agregar términos y definiciones
adicionales cuando sea necesario. También se pueden agregar nuevas notas sobre términos existentes
para cumplir un propósito o explicación específicos. En ambos casos, las definiciones se incluyen en el
capítulo 3 de la norma en cuestión además de la referencia a la Norma ISO 30300.
En las futuras revisiones de este documento, se considerarán para su inclusión los nuevos términos y
definiciones incluidos en las normas del subcomité ISO/TC 46/SC 11.
1 Objeto y campo de aplicación

Este documento contiene los términos y definiciones que son relevantes para los conceptos funda-
mentales del ámbito de la gestión de documentos. No limita la definición de nuevos términos en las
normas del subcomité ISO/TC 46/SC 11.
2 Normas para consulta

No existen normas para consulta en este documento.
3 Términos y definiciones
Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones siguientes.
ISO e IEC mantienen bases de datos terminológicas para su utilización en normalización en las siguientes
direcciones:
– Plataforma de búsqueda en línea de ISO: disponible en http://www.iso.org/obp
– Electropedia de IEC: disponible en http://www.electropedia.org/
3.1 Términos relacionados con el concepto de organización
3.1.1 rendición de cuentas:

Condición por la que una organización (3.1.19) debe responder ante sus órganos de gobierno, autorida-
des legales, y más ampliamente, sus otras partes interesadas (3.1.13) con respecto a sus decisiones y
actividades.
[FUENTE: ISO 26000:2010, 2.1, modificado. Se reemplaza “estado” por “condición” y se modifica la frase
para una mejor comprensión]
3.1.2 actividad:
Tarea realizada por una organización (3.1.19).
3.1.3 agente:
Persona o grupo de personas responsables de, o que participan, en los procesos de gestión de documentos
(3.4.13).
NOTA 1 Una herramienta tecnológica, como por ejemplo una aplicación software, se puede considerar un agente cuando
sustituye a individuos o grupos en la ejecución de procesos de gestión de documentos.
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3.1.4 auditoría:
Proceso (3.1.23) sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría (3.2.6)
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de
auditoría.
NOTA 1 Una auditoría puede ser interna (de primera parte), o externa (de segunda o tercera parte), y puede ser combinada
(combinando dos o más disciplinas).
NOTA 2 La auditoría interna la realiza la propia organización o una parte externa en su nombre.
NOTA 3 Los términos “evidencias de auditoría” y “criterios de auditoría” se definen en la Norma ISO 19011
NOTA 4 Este término es parte de los términos comunes y definiciones fundamentales de la estructura de alto nivel para los
sistemas de gestión establecidos en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
3.1.5 continuidad del negocio:

Capacidad de una organización (3.1.19) para continuar la entrega de productos y servicios dentro de
plazos aceptables a una capacidad predefinida durante una disrupción.
[FUENTE: ISO 22301:2019, 3.3]
3.1.6 competencia:
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos.
NOTA 1 Este término es parte de los términos y definiciones fundamentales de la estructura de alto nivel para los sistemas de
gestión establecidos definidas en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
3.1.7 compliance:
Cumplir con los mandatos (3.1.14) de la organización (3.1.19).
NOTA 1 Esto incluye obligaciones establecidas por políticas y decisiones internas, y por leyes, reglamentos, normas y acuerdos
externos.
[FUENTE: ISO 19600:2014 3.17, modificada – en la definición “todas las obligaciones de compliance de
la organización” se ha cambiado a “los mandatos de la organización”]
3.1.8 conformidad:
Cumplimiento de un requisito (3.1.25).
gestión establecidos en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
3.1.9 mejora continua:

Actividad (3.1.2) recurrente para mejorar el desempeño (3.1.21).
3.1.10 acción correctiva:

Acción para eliminar la causa de una no conformidad (3.1.17) y evitar que vuelva a ocurrir.
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3.1.11 eficacia:
Grado en el que se realizan las actividades planificadas (3.1.2) y se logran los resultados planificados.
3.1.12 función:
Grupo de actividades (3.1.2) orientadas a alcanzar uno o más objetivos de una organización (3.1.19).
3.1.13 parte interesada*):

Persona u organización (3.1.19) que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una
decisión o actividad (3.1.2).
3.1.14 mandato:
Conjunto de reglas de negocio, regulaciones y restricciones legales que rigen a la organización (3.1.19).
NOTA 1 En el ámbito de la gestión de documentos, los mandatos afectan a los procesos de gestión de documentos.
3.1.15 medición:
Proceso (3.1.23) para determinar un valor.
3.1.16 seguimiento:
Determinación del estado de un sistema (3.6.5), un proceso (3.1.23) o una actividad (3.1.2).
NOTA 1 Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar de forma crítica.
3.1.17 no conformidad:
Incumplimiento de un requisito (3.1.25).
3.1.18 objetivo:
Resultado a lograr.
NOTA 1 Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo.
NOTA 2 Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (como financieras, de seguridad y salud y ambientales) y se
pueden aplicar en diferentes niveles (como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos y
procesos).
*) NOTA de traducción: En inglés el término tiene una forma preferida “interested party” y otra admitida “stakeholder” que
se traducen al español de la misma manera.
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NOTA 3 Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado previsto, un propósito, un criterio
operativo, un objetivo documental, o mediante el uso de términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o
meta).
NOTA 4 En el contexto de los sistemas de gestión para los documentos, la organización establece los objetivos, en coherencia
con la política de gestión de documentos, para lograr resultados específicos.
3.1.19 organización:
Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y
relaciones para el logro de sus objetivos (3.1.18).
NOTA 1 El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empre-
sa, autoridad, sociedad, organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas
o no, públicas o privadas.
NOTA 2 El concepto también incluye distintas partes que trabajan juntas con objetivos comunes.
3.1.20 contratar externamente:

Establecer un acuerdo mediante el cual una organización (3.1.19) externa realiza parte de una función
(3.1.12) o proceso (3.1.23) de una organización.
NOTA 1 Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión, aunque la función o proceso contratado
externamente forme parte del alcance.
3.1.21 desempeño:
Resultado medible.
NOTA 1 El desempeño se puede relacionar con resultados cuantitativos o cualitativos.
NOTA 2 El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos, productos (incluidos servicios), sistemas u
organizaciones.
3.1.22 política:
Intenciones y dirección de una organización (3.1.19), como las expresa formalmente su alta dirección
(3.1.27).
3.1.23 proceso:
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma las entradas en salidas.
- 11 - UNE-ISO 30300:2021
3.1.24 política de gestión de documentos:

Intenciones y directrices de una organización (3.1.19) en referencia con la gestión de documentos
(3.2.10).
NOTA 1 Una política de gestión de documentos en un sistema de gestión de documentos (SGD) es una breve declaración de
intenciones por parte de la alta dirección, expresada por escrito.
NOTA 2 El término política de gestión de documentos se puede usar en plural para designar la documentación que trata
aspectos técnicos y el conjunto de reglas y principios para la creación, captura y gestión de los documentos.
3.1.25 requisito:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o práctica común para la organización y las partes interesadas el
que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita.
NOTA 2 Un requisito especificado aquel que está declarado, por ejemplo, en información documentada.
NOTA 3 Este término forma parte de los términos y definiciones fundamentales de la estructura de alto nivel para los sistemas
de gestión establecidos en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
3.1.26 riesgo:
Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos (3.1.18).
NOTA 1 Un efecto es una desviación de lo esperado. Puede ser positivo, negativo o ambos, y puede abordar, crear o dar lugar
a oportunidades y amenazas.
NOTA 2 La incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o
conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad.
NOTA 3 Los objetivos pueden tener diferentes aspectos y categorías, y pueden aplicarse a diferentes niveles.
NOTA 4 El riesgo suele expresarse en términos de fuentes de riesgo, acontecimientos potenciales, sus consecuencias y su
probabilidad.
NOTA 5 En los términos y definiciones fundamentales de la estructura de alto nivel para los sistemas de gestión establecidos
en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L, la definición de riesgo y las notas son ligeramente diferentes.
[FUENTE: ISO 31000:2018 3.1, modificada. Se ha añadido una nueva NOTA 2 sobre la incertidumbre y
se han renumerado las Notas subsiguientes]
3.1.27 alta dirección:

Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización (3.1.19) al más alto nivel.
NOTA 1 La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización.
NOTA 2 Si el alcance del sistema de gestión abarca sólo una parte de la organización, entonces la alta dirección se refiere a
quienes dirigen y controlan esa parte de la organización.
de gestión establecidos en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
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3.1.28 tercera parte:

Persona u organismo que se reconoce como independiente de las organizaciones (3.1.19) implicadas, en
lo que respecta al objeto en cuestión.
3.1.29 operación:
Unidad más pequeña de una actividad (3.1.2) que consiste en un intercambio entre dos o más partici-
pantes o sistemas.
3.2 Términos relacionados con el concepto de documentos
3.2.1 activo:
Objeto, cosa o entidad que tiene un valor potencial o real.
EJEMPLO Ejemplos de activos incluyen información, software, ordenadores, servicios, personas, competencias,
habilidades, experiencia, reputación e imagen.
NOTA 1 A través del tiempo, el activo puede tener un valor diferente para la organización.
[FUENTE ISO 55000:2014, 3.2.1, modificada - "a una organización" y se ha eliminado la NOTA; se han
añadido Ejemplos y una nueva NOTA].
3.2.2 autenticidad:
Calidad de un documento (3.2.10) que puede probarse que es lo que pretende ser, que ha sido creado o
enviado por un agente (3.1.3) que se supone que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado
cuando se pretende.
3.2.3 documento fidedigno:

Documento (3.2.10) que posee las características de autenticidad (3.2.2), fiabilidad (3.2.11), integridad
(3.2.8) y utilidad (3.2.12).
3.2.4 datos:
Conjunto de caracteres o símbolos a los que se asigna o podría asignarse un significado.
3.2.5 información documentada:

Información (3.2.7) que debe controlar y mantener una organización (3.1.19) y el medio en que se
contiene.
NOTA 1 Desde el punto de vista de la gestión de documentos, la información documentada es un tipo de documento. Se crea y
se llama información documentada cuando una organización implementa cualquier norma de sistema de gestión.
NOTA 2 La información documentada se refiere a la información que debe controlar y mantener la organización al imple-
mentar un sistema de gestión. Puede referirse a:
– el sistema de gestión, incluidos los procesos conexos;
– la información creada para que la organización funcione;
– evidencias de los resultados obtenidos.
NOTA 3 La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y provenir desde cualquier fuente.
- 13 - UNE-ISO 30300:2021
de gestión establecidos en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L. Se ha incluido la NOTA 1 y, por consiguiente,
se han renumerado otras NOTAS. Se ha modificado la NOTA 2 incluyendo "a la información que debe controlar y
mantener la organización al implementar un sistema de gestión".
3.2.6 evidencia:
Información (3.2.7) que podría utilizarse por sí sola o en combinación con otra información, para
establecer pruebas sobre un acontecimiento o acción
NOTA 1 La evidencia puede ser mostrada como inviolable y completa. No se limita al sentido jurídico del término.
3.2.7 información:
Datos (3.2.4) en un contexto con un significado particular.
3.2.8 integridad:
Calidad de ser completo e inalterado.
3.2.9 metadatos de gestión de documentos:

Información estructurada o semiestructurada (3.2.7), que permite los procesos de gestión de documentos
(3.4.13) a través del tiempo y dentro y a través de las organizaciones (3.1.19).
3.2.10 documento:
Información creada o recibida y mantenida como evidencia (3.2.6) y como activo (3.2.1) por una
organización (3.1.19), en cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad.
NOTA 1 Los documentos se utilizan normalmente en plural.
NOTA 2 En la implementación de una norma del sistema de gestión (MSS), los documentos creados para dirigir el sistema de
gestión y documentar su implementación se denominan información documentada.
3.2.11 fiabilidad:
Calidad de un documento (3.2.10) que puede demostrarse que es completo y preciso
3.2.12 usabilidad:
Propiedad de poder ser localizado, recuperado, presentado y comprendido.
NOTA 1 Usabilidad también puede referirse a en qué medida un sistema, un producto o un servicio puede ser utilizado por
determinados usuarios para lograr resultados específicos con eficacia, eficiencia y satisfacción en un contexto de uso
determinado.
3.3 Términos relacionados con el concepto de identificación y valoración
3.3.1 identificación y valoración:

Análisis y evaluación de las funciones (3.1.12), y procesos de negocio (3.1.23), el contexto de negocio y el
riesgo (3.1.26), para determinar los requisitos de los documentos (3.3.2).
NOTA 1 El concepto de identificación y valoración, tal como se define aquí, tiene por objeto incluir tanto la identificación y
valoración de los documentos, que se refiere a la creación/captura y las fases activa y semiactiva de la gestión de los
documentos, como la identificación y valoración archivística, que se refiere a la disposición final. Es importante que
la identificación y valoración se utilice para identificar los requisitos de retención, crear calendarios de conserva-
ción/calendarios de disposición e identificar los documentos que tienen potencial para formar parte del patrimonio
archivístico.
UNE-ISO 30300:2021 - 14 -
NOTA 2 La identificación y valoración son un proceso recurrente dentro de una organización.
3.3.2 requisito de gestión de documentos:

Requisito (3.1.25) de evidencia (3.2.6) de una función de negocio (3.1.12), actividad (3.1.2) u operación
(3.1.29) y para los procesos de gestión de documentos (3.4.13), incluyendo cómo y cuánto tiempo deben
conservarse los documentos (3.2.10).
3.3.3 gestión del riesgo:

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización (3.1.19) en relación con el riesgo
(3.1.25).
[FUENTE: ISO 31000:2018, 3.2]
3.4 Términos relacionados con los conceptos de gestión de documentos y procesos de

gestión de documentos
3.4.1 control de acceso:

Determinar el comportamiento o supervisar el uso de los documentos mediante reglas de acceso y
permisos (3.5.1).
3.4.2 descripción archivística:

Captura, recopilación, análisis y organización de la información (3.2.7) que identifica, gestiona, localiza
e interpreta los materiales de archivo y su contexto.
[FUENTE: ISO 5127:2017, 3.7.2.07, modificado – Acortada redacción manteniendo el significado]
3.4.3 captura:
Acción deliberada que da lugar al registro de un documento (3.2.10) en una aplicación de gestión
documental (3.6.4).
[FUENTE: ISO/TS 22220:2011, 3.1]
3.4.4 clasificación:
Organización sistemática de documentos (3.2.10) o actividades (3.1.2) en categorías de acuerdo con
métodos, procedimientos o convenciones representadas en un esquema.
3.4.5 conversión:
Cambiar documentos (3.2.10) de un formato a otro.
3.4.6 descripción:
Creación de una representación de un objeto y sus partes componentes.
3.4.7 destrucción:
Eliminar o borrar un documento (3.2.10) hasta tal punto que sea imposible su reconstrucción.
3.4.8 disposición:
Rango de procesos documentales (3.4.13) asociados a la implementación de retención (3.4.14) de
documentos (3.2.10), destrucción (3.4.7) o decisiones de transferencia (3.4.15) que está documentado en
un calendario de conservación (3.5.4) u otros instrumentos.
- 15 - UNE-ISO 30300:2021
3.4.9 indización:
Asignación de términos de indización a documentos (3.2.10) basada en el análisis de los documentos
(3.2.10) para su localización.
NOTA 1 La indización puede ser llevada a cabo por humanos o por medios automáticos.
3.4.10 migración:
Trasladar documentos (3.2.10) de una configuración de hardware o software a otra.
3.4.11 preservación:
Medidas tomadas para mantener la usabilidad (3.2.12), autenticidad (3.2.2), fiabilidad (3.2.11) e
integridad (3.2.8) de documentos (3.2.10) con el paso del tiempo.
NOTA Las medidas incluyen principios, políticas, reglas, estrategias, procesos y operaciones.
3.4.12 gestión de documentos*):

Campo responsable de la gobernanza sistemática y eficiente de los documentos (3.2.10), usando procesos
de gestión de documentos (3.4.13), instrumentos de gestión de documentos (3.5.6) y aplicaciones de
gestión documental (3.6.4).
3.4.13 procesos de gestión de documentos:

Conjunto de actividades para gestionar documentos fidedignos (3.2.3).
3.4.14 retención:
Conservar un documento (3.2.10) de acuerdo con los requisitos de gestión de documentos (3.3.2).
3.4.15 transferencia:
Trasladar la custodia de los documentos (3.2.10) de una organización (3.1.19) a otra, pudiendo o no
involucrar cambios de ubicación, control o responsabilidad legal.
3.5 Términos relacionados al concepto de instrumento de gestión de documentos
3.5.1 regla de acceso y permisos:

Regla que identifica derechos, restricciones y permisos de acceso aplicable a documentos (3.2.10) y
aplicaciones de gestión documental (3.6.4).
3.5.2 cuadro de clasificación:

Herramienta para enlazar los documentos (3.2.10) con el contexto de su creación.
3.5.3 regla de descripción:

Convenciones, guías o principios documentados que regulan la fuente, estructura, semántica y sintaxis
de la información (3.2.7) que constituye una descripción archivística.
3.5.4 calendario de conservación:

Instrumento que define las acciones de disposición (3.4.8) que están autorizadas o son requeridas para
unos documentos específicos (3.2.10).
*) NOTA DE TRADUCCIÓN: En inglés hay un término preferido “records management” y un término admitido “recordkeeping”
que en español tiene la misma traducción
UNE-ISO 30300:2021 - 16 -
3.5.5 esquema de metadatos:

Plan lógico) que muestra las relaciones entre elementos de metadatos de gestión de documentos (3.2.9,
estableciendo las reglas para la semántica, la sintaxis y la opcionalidad (nivel de obligación) de los
valores.
3.5.6 instrumento de gestión de documentos:

Instrumento para ayudar en la gestión de los procesos de gestión de documentos (3.4.13).
EJEMPLO Ejemplos de instrumentos de gestión de documentos incluyen esquemas de metadatos (3.5.5) para
documentos, cuadros de clasificación (3.5.2) reglas de acceso y permisos (3.5.1) y calendarios de con-
servación (3.5.4).
3.6 Términos relacionados con el concepto de sistema/aplicación de gestión

documental
3.6.1 sistema de información:

Sistema (3.6.5) que procesa, aporta y distribuye información (3.2.7) junto a los recursos organizativos
asociados.
[FUENTE: ISO/IEC 20944-1:2013, 3.6.1.9, modificada - sustituyendo “sistema de procesamiento de

información” por “sistema que procesa” y expresado en otras palabras para una mejor comprensión]
3.6.2 sistema de gestión:

Conjunto de elementos de una organización (3.1.19) interrelacionados o que interactúan para estable-
cer políticas (3.1.22) y objetivos (3.1.18), y procesos (3.1.23) para lograr estos objetivos (3.1.18).
NOTA 1 Un sistema de gestión puede dirigirse a una única disciplina o a varias disciplinas.
NOTA 2 Los elementos de sistema incluyen la estructura de la organización, roles y responsabilidades, planificación,
funcionamiento, etc.
NOTA 3 El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas
de la organización, secciones identificadas y específicas de la organización, o una o más funciones a lo largo de un
grupo de organizaciones.
gestión definidas en las Directivas ISO/IEC, Parte 1:2019, anexo L.
3.6.3 sistema de gestión para los documentos:

Sistema de gestión (3.6.2) para controlar los documentos (3.2.10).
3.6.4 aplicación de gestión documental/sistema de gestión documental:

Sistema de información (3.6.1) para gestionar documentos (3.2.10) a lo largo del tiempo.
3.6.5 sistema:
Conjunto de elementos interrelacionados y que interactúan.
- 17 - UNE-ISO 30300:2021
Anexo A (Informativo)
Diagramas de conceptos
A.1 General
Los conceptos no son independientes unos de otros. Un análisis de las relaciones entre los conceptos
dentro del campo de la gestión de documentos y su organización en diagramas de conceptos es un
prerrequisito para un vocabulario coherente.
Este tipo de análisis se realizó en el desarrollo del vocabulario definido en este documento. Cómo los
diagramas de conceptos utilizados durante el proceso de desarrollo del vocabulario podrían ser útiles
para un mejor entendimiento de las relaciones, se proporcionan en este anexo.
A.2 Relaciones entre conceptos y sus representaciones gráficas

Hay tres formas de representar las relaciones entre conceptos en este anexo.
a) Asociativa (con flechas). Las relaciones asociativas no son jerárquicas. Una relación asociativa exis-
te cuando una conexión temática se puede establecer entre conceptos en virtud de la experiencia
(véase la Norma ISO 704:2009, 5.5.3).
b) Partitiva (sin flechas). Las relaciones partitivas son jerárquicas. Una relación partitiva se dice que
existe cuando el concepto superior representa el todo, mientas los conceptos subordinados repre-
sentan partes del todo. Las partes juntas forman el todo (véase la Norma ISO 704:2009, 5.5.2.3.1).
c) Genérica (sin flechas). Las relaciones genéricas son jerárquicas. Una relación jerárquica existe entre
dos conceptos cuando la intensión del concepto superior incluye la intensión del concepto subor-
dinado con al menos una característica adicional que lo delimita.
A.3 Diagramas de conceptos

Las figuras de la A.1 a la A.7 muestran los diagramas de conceptos, representado el sistema de conceptos
que se asumió como base para el desarrollo de este vocabulario en gestión de documentos. La figura A.1
es el diagrama general que muestra las relaciones entre los conceptos fundamentales. Las figuras de la
A.2 a la A.7 muestran los diagramas de conceptos de cada concepto fundamental.
Los diagramas de conceptos se presentan sin definiciones o notas asociadas a los términos. Véase el
capítulo 3 para las definiciones y cualquier otra información sobre los conceptos.
UNE-ISO 30300:2021 - 18 -
Figura A.1 – Diagrama de conceptos fundamentales
Figura A.2 – Conceptos relacionados con organización
- 19 - UNE-ISO 30300:2021
Figura A.3 – Conceptos relacionados con documento
Figura A.4 – Conceptos relacionados con identificación y valoración
UNE-ISO 30300:2021 - 20 -
Figura A.5 – Conceptos relacionados con gestión de documentos

y procesos de gestión de documentos
Figura A.6 – Conceptos relacionados con instrumentos de gestión de documentos
- 21 - UNE-ISO 30300:2021
Figura A.7 – Conceptos relacionados con SGD y aplicación de gestión documental
UNE-ISO 30300:2021 - 22 -
Bibliografía
[1] ISO 704:2009, Terminology work. Principles and methods.
[2] ISO 1087:2019, Terminology work and terminology science. Vocabulary.
[3] ISO 5127:2017, Information and documentation. Foundation and vocabulary.
[4] ISO 9000:2015, Quality management systems. Fundamentals and vocabulary.
[5] ISO 19011:2018, Guidelines for auditing management systems.
[6] ISO 19600:2014, Compliance management systems. Guidelines.
[7] ISO 20944-1:2013, Information technology. Metadata Registries Interoperability and Bindings
(MDR-IB). Part 1: Framework, common vocabulary, and common provisions for conformance.
[8] ISO/TS 22220:2011, Health informatics. Identification of subjects of health care.
[9] ISO 22301:2019, Security and resilience. Business continuity management systems. Requirements.
[10] ISO 26000:2010, Guidance on social responsibility.
[11] ISO 31000:2018, Risk management. Guidelines.
[12] ISO 55000:2014, Asset management. Overview, principles and terminology.
[13] ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Consolidated ISO Supplement. Procedures specific to ISO.
- 23 - UNE-ISO 30300:2021
Índice alfabético
A F
acción correctiva 3.1.10 fiabilidad 3.2.11

actividad 3.1.2 función 3.1.12
activo 3.2.1
agente 3.1.3
alta dirección 3.1.27 G
aplicación de gestión documental/sistema
de gestión documental 3.6.4 gestión de documentos 3.4.12
auditoría 3.1.4 gestión del riesgo 3.3.3
autenticidad 3.2.2
I
C
identificación y valoración 3.3.1
calendario de conservación 3.5.4 indización 3.4.9
captura 3.4.3 información documentada 3.2.5
clasificación 3.4.4 información 3.2.7
competencia 3.1.6 instrumento de gestión
compliance 3.1.7 de documentos 3.5.6
conformidad 3.1.8 integridad 3.2.8
continuidad del negocio 3.1.5
contratar externamente 3.1.20
control de acceso 3.4.1 M
conversión 3.4.5
cuadro de clasificación 3.5.2 mandato 3.1.14
medición 3.1.15
mejora continua 3.1.9
D metadatos de gestión
de documentos 3.2.9
datos 3.2.4 migración 3.4.10
descripción archivística 3.4.2
descripción 3.4.6
desempeño 3.1.21 N
destrucción 3.4.7
disposición 3.4.8 no conformidad 3.1.17
documento fidedigno 3.2.3
documento 3.2.10
O
E objetivo 3.1.18
operación 3.1.29
eficacia 3.1.11 organización 3.1.19
esquema de metadatos 3.5.5
evidencia 3.2.6
UNE-ISO 30300:2021 - 24 -
P S
parte interesada 3.1.13 seguimiento 3.1.16

política de gestión de documentos 3.1.24 sistema de gestión para
política 3.1.22 los documentos 3.6.3
preservación 3.4.11 sistema de gestión 3.6.2
proceso 3.1.23 sistema de información 3.6.1
procesos de gestión de documentos 3.4.13 sistema 3.6.5
R T
regla de acceso y permisos 3.5.1 tercera parte 3.1.28

regla de descripción 3.5.3 transferencia 3.4.15
rendición de cuentas 3.1.1
requisito de gestión de documentos 3.3.2
requisito 3.1.25 U
retención 3.4.14
riesgo 3.1.26 usabilidad 3.2.12
Para información relacionada con el desarrollo de las normas contacte con:
Asociación Española de Normalización
Génova, 6
28004 MADRID-España
Tel.: 915 294 900
info@une.org
www.une.org
Para información relacionada con la venta y distribución de las normas contacte con:
AENOR INTERNACIONAL S.A.U.
Tel.: 914 326 000
normas@aenor.com
www.aenor.com
organismo de normalización español en:

Une-Iso 30300 2021

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Norma Española

Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico

Information and documentation. Records management. Core concepts and vocabulary.

Information et documentation. Systèmes de gestion des documents d'activité. Principes essentiels et

Esta norma es idéntica a la Norma Internacional ISO 30300:2020.

Esta norma anula y sustituye a la Norma UNE-ISO 30300:2011.

Las observaciones a este documento han de dirigirse a:

Asociación Española de Normalización

1 Objeto y campo de aplicación........................................................................................7

2 Normas para consulta ......................................................................................................7

Anexo A (Informativo) Diagramas de conceptos ............................................................ 17

ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos

1) ISO/TC 37, Lenguaje y terminología.

Figura 1 – Diagrama general de los conceptos fundamentales, sus relaciones y mapeo

0.3 Cómo aplicar los términos y definiciones de este documento

1 Objeto y campo de aplicación

2 Normas para consulta

– Plataforma de búsqueda en línea de ISO: disponible en http://www.iso.org/obp

– Electropedia de IEC: disponible en http://www.electropedia.org/

3.1 Términos relacionados con el concepto de organización

3.1.1 rendición de cuentas:

3.1.5 continuidad del negocio:

[FUENTE: ISO 22301:2019, 3.3]

3.1.9 mejora continua:

3.1.10 acción correctiva:

3.1.13 parte interesada*):

NOTA 1 Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo.

3.1.20 contratar externamente:

NOTA 1 El desempeño se puede relacionar con resultados cuantitativos o cualitativos.

3.1.24 política de gestión de documentos:

3.1.27 alta dirección:

3.1.28 tercera parte:

3.2 Términos relacionados con el concepto de documentos

3.2.3 documento fidedigno:

3.2.5 información documentada:

– el sistema de gestión, incluidos los procesos conexos;

– la información creada para que la organización funcione;

– evidencias de los resultados obtenidos.

3.2.9 metadatos de gestión de documentos:

NOTA 1 Los documentos se utilizan normalmente en plural.

3.3 Términos relacionados con el concepto de identificación y valoración

3.3.1 identificación y valoración:

NOTA 2 La identificación y valoración son un proceso recurrente dentro de una organización.

3.3.2 requisito de gestión de documentos:

3.3.3 gestión del riesgo:

[FUENTE: ISO 31000:2018, 3.2]

3.4 Términos relacionados con los conceptos de gestión de documentos y procesos de

3.4.1 control de acceso:

3.4.2 descripción archivística:

[FUENTE: ISO 5127:2017, 3.7.2.07, modificado – Acortada redacción manteniendo el significado]

[FUENTE: ISO/TS 22220:2011, 3.1]

3.4.12 gestión de documentos*):

3.4.13 procesos de gestión de documentos:

3.5 Términos relacionados al concepto de instrumento de gestión de documentos

3.5.1 regla de acceso y permisos:

3.5.2 cuadro de clasificación:

3.5.3 regla de descripción:

3.5.4 calendario de conservación:

3.5.5 esquema de metadatos:

3.5.6 instrumento de gestión de documentos:

3.6 Términos relacionados con el concepto de sistema/aplicación de gestión

3.6.1 sistema de información:

[FUENTE: ISO/IEC 20944-1:2013, 3.6.1.9, modificada - sustituyendo “sistema de procesamiento de