Actividad evaluativa - Eje 4

Informes de Auditoría

Alumnos
Briyith Ocampo Fernandez
Lina Lizeth Castillo Roa
Humberto Ortiz Paez
Lorena Castañeda

Docente: Claudia Patricia Vargas Castañeda

Administración de empresas

Fundación Universitaria del Arandina

Abril 2023

Bogotá D,C
 INTRODUCCIÓN

En la presente investigación se evidenciará la planeación de la auditoría administrativa, que es

una de las aplicaciones de la administración, basada en el análisis, evaluación y revisión de los
procesos y procedimientos de cualquier ente económico.

Una organización que está a la vanguardia de la tecnología y de los movimientos de la

competencia, debe tener en cuenta que la hace más competitiva y entre eso está incluir la
auditora administrativa, la cual le permite hacer un seguimiento del cumplimiento de la gestión
que se hace de la empresa y precisar el nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Auditoria no es el concepto errado que tienen las personas de vigilar y sancionar lo malo que se
hace, más que verlos como enemigos es tenerlos de aliados, son quienes le indican a la empresa
si va por el camino que lo lleva al cumplimento de la visión.
 Planear la investigación:

Definir el objetivo: Detectar irregularidades en el proceso ejecutado del área de producción la

compañía Plásticos MQ
Indicar el tiempo de trabajo: 2 semanas (25 de marzo al 08 de abril)

Planear las fases y las condiciones del trabajo: Inicialmente debemos evidenciar lasnecesidades
del área.

Obtención de información
Registro
Revisión inicial
Adiciones y aclaraciones
Depuración
Análisis de la información
Utilización de datos
Elaboración de conclusiones

Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla:

Entrevista: Dialogar con las personas que hacen parte del área (líderes y funcionarios) y con las
áreas que tienen relación; para tener conocimiento a fondo del proceso, paso a paso.

Observación: Visitar las oficinas y observar detalladamente el comportamiento de los

funcionarios, evidenciar que los afecta, que herramientas de trabajo tienen, que les hacefalta, que
los motiva y si les gusta la labor que desempeñan.

Fuentes documentales: Son los insumos que corroboran lo que dicen los funcionarios, quetanto
han evolucionada los procesos y que riesgos latentes se pueden evitar
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

ORGANIGRAMA GESTION DE PRODUCCION

Plasticos MQ cuenta con algunos indicadores de gestión, en este caso evidenciamos el

indicador de producción por mes, que nos ayuda a evaluar la productividad de todas las
áreas y campos de la empresa, para así lograr obtener un resultado positivo anual.
 MAPA DE PROCESOS

Análisis:

Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio: Es una empresa mediana, con una
tercera generación administrando; la cual se ha proyectado en innovar y ejecutarnuevos
procesos que le han permitido que en los últimos 5 años se hallan duplicado el número de
empleados.
Ofrece servicios de: Arrendamiento de vivienda y comercio, venta de inmuebles nuevos y
usados, avalúos, proyectos médicos, para estratos 4, 5,6. Solo Siberia y municipios aledaños.

Determinar las condiciones de operación: Es una empresa que día a día mide la carga operativa
de cada empleado y esto le ha permitido identificar qué áreas requieren ser reforzada por otras
personas, que apoyen para ejecutar en tiempos establecidos, sin dejarprocesos incompletos o en
el aire. Pasar de ser una persona con la responsabilidad a 4 integrantes en un equipo de trabajo.

Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones: Equipos, son las herramientas
que se utilizan para poder ejecutar los procesos como: computador, softwareempresarial.

Medios electrónicos: Son los que permiten la comunicación a tiempo y los pagos.
Capital humano: Son quienes hacen posible la ejecución de los procesos, quienes analizan y
permiten que todo marche en orden.

Indicar cuál sería la información mínima requerida: Valores cancelados en cada factura.
Recopilación de la información: Los medios anteriormente mencionados permitirán, recopilar la
información complementaria para realizar el análisis del área, se solicita el inicio el fin de cada
proceso, de donde sale la información que sirve como base y que riesgos pueden acarrear la
omisión de algún paso.

Verificación de la información: A demás de la documentación solicitada, se constatara conotras

áreas que intervengan en el proceso, en espacial los más afectados como propietarios y
arrendatarios. Se entrevistara de manera individual y se realizan otras preguntas de manera
grupal.

Examen de cada factor:

¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas? Cada
factor cumple un rol importante en la ejecución, ya que si no se tienen todos no es posible hacer
el proceso completo.

¿Cuál es la tendencia en cada factor? Dependen de la innovación, de estar a la vanguardiade la

competencia. Por esta razón nada puede ser obsoleto los dejaría por fuera del mercado.

¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa? La tecnología es

fundamental para cada proceso, ya que dependemos de un equipo de cómputo y un software de
la compañía que nos proporciona la información.

¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor? Con los equipos que sean agiles y
permitan ejecutar en cualquier momento, sin fallas.

El capital humano lograr una proactividad e integración de cada miembro que lo compone. Los
medios electrónicos estara la vanguardia de cada una, ya que nos hace las tareas más fáciles.

¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados? Laempresa
está dando todo para innovar y vender al mismo mercado dicho producto o servicio, siendo
pioneros en todo lo relacionado con inmobiliarias.

Combinar los hallazgos y diagnosticar:

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos? El personal que conforma el área,
cumple a cabalidad en el mes con todos los procesos que se deben ejecutar e incluso eluso del
tiempo es eficiente ya que les permite ejecutar tareas extras o hacer la revisión de cuentas
aliadas. Pero el volumen de las tareas no depende del área sino de las negociaciones y las
desocupaciones que se realicen en el mes.

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? Se cumple a

cabalidad el proceso, pero no se tiene una persona que audite lo que sale y entra; en el afán de
cumplir quedan cosas en el aire, que solo son diagnosticadas cuando se realiza un requerimiento.

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? Los indicadores no son
completos, lo que no se mide no se controla. Se identifica que solo se trabaja lo que entra y sale;
donde quedan los negocios vigentes, esas cuentas generan vencimientos de 2 a 4 meses

¿A qué factores debemos poner mayor atención? Como la labor es manual 100% y los demás
factores son herramientas para la ejecución, la atención se debe reforzar en el capitalhumano,
que son quienes ejecutan y contralan cada paso.

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no? Se puede cumplir a
cabalidad la ejecución de las tareas mensuales, tanto de lo que entra o lo que sale. Resolverlos
requerimientos diarios y revisar cuentas. Lo que no se puede cumplir es saber el estado de los
servicios vigentes, no se tiene la capacidad de hacerlo manual y tampoco se tiene el software
para hacer a mayor escala.

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores: Cuando se tiene en cuenta la
reputación de la empresa se deben tomar cartas en el asunto, analizar pro y contra para tomar
decisiones claras.
Presentación del diagnóstico:

Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico. No todo lo que
suministran es necesario para el informe final, es necesario tenerlo por si se requiere para aclarar
dudas; el orden de la información permite crear un mapa conceptual donde se hace el desenlace
de proceso.
Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan. Ser reiterativos en lo que se
puede proveer, al tener en el radar lo contratos con cuentas vencidas se puede hacer un plan de
choque, donde se le informe al cliente sobre la novedad y que esa eventualidad puede dar por
terminado el contrato de arrendamiento.
Exponer a las personas involucradas: Por medio de una reunión presencial se deben explicar los
hallazgos, indicar los puntos relevantes.
Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan. La empresa debe invertir en
diseñar o comprar un sistema que revise todas las cuentas de los contratos vigentes, para evitar
imprevistos en el momento de la entrega. Auditar el proceso por periodos de tiempo de 2 a 4
meses para evitar que queden cosas en el aire.

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

Título de la auditoría:

INFORMACIÓN GENERAL DEL AREA DE PRODUCCION

Nombre o razón Social: Plásticos MQ

Dirección Principal: : Km 3.3 vía Funza-Siberia - Parque Industrial Santa Lucía, Bodega 6B,
Funza, Cundinamarca

Identificación Tributaria: 8300981437

Email notificación judicial: mq@plasticosmq.com.co

Tipo de Entidad Auditada: Empresa de Fabricación de artículos de plástico n c p privada

Representante Legal:
Tabla de contenido o índice:

Capítulo I – Información General

Capítulo II – Tabla de contenido

Capítulos III – Introducción, objetivos y alcance del informe.

Capítulo IV – Desarrollo del trabajo.

Introducción

Contar con un sistema de control dentro de la gestión de riesgos permite vigilar y monitorear el
funcionamiento correcto de los procesos, enfocase en el cumplimiento de losobjetivos de la
organización y lograr las metas.
A través de este trabajo desarrollaremos una visión del área de producción, identificaremos si el
proceso se está ejecutando acorde a la normatividad y cumple con lasdirectrices de la compañía.

Objetivos General

Detectar irregularidades en el proceso ejecutado en el área de producción de lacompañía

Plásticos MQ

Objetivos específicos:

Revisar los movimientos contables de la cuenta aliadas al área para validar si estánafectando al
contrato indicado.
Medir si se está cumpliendo el pago del 100% de los contratos nuevos y desocupados. Validar
que afectaciones tiene el área, en especial la empresa por no revisar la totalidad delos contratos
vigentes.

Alcance del informe:

Con el informe lograremos medir un área que no se tiene controlada, la cual tiene movimientos
que pueda afectar la empresa, es decir se puede evidenciar malos procesos o afectaciones a las
personas no indicadas.
Lograremos mostrar la importancia de las funciones que se realizan a diario en el equipo
auditado.

Justificación y antecedentes:

Durante los 30 años que tiene la compañía ofreciendo los mismos servicios, el área de
producción nunca se ha revisado, ni auditado; para todos es solo un proceso de cancelar un
producto, pero más que eso vamos demostrar la importancia de dicha área y las afectaciones que
le pueden ocasionar a la compañía.

Explica la problemática y la metodología que se utilizó:

El proceso del área de producción siempre se ha ejecutado de la misma manera, nose tiene un
seguimiento, ni se hacen informes referentes al área, es decir es transparente para el resto de la
organización y sus directivos.
Como para los demás dicha área solo se dedica a producción mercancía, es necesario abordar
directamente a las personas que ejecutan dicho proceso día a día.
Inicialmente se observa como es el comportamiento de las personas encargadas, sureaccionan
ante una novedad y que comentarios pueden salir.
Después se citan a una entrevista individual donde conoceremos a las personas, sus valores,
proyecciones y ética. A lo que identifiquemos el tipo de persona abordaremos el proceso como
tal.
Buscaremos historial en el archivo físico y digital de la empresa para ver los cambios y avances.
Saber con qué otras áreas de la compañía se relacionan, es fundamental si existe unaconexión o
simplemente hacen la labor a ciegas.
Con todo lo anterior se identifica varios hallazgos que serán mencionados a continuación.

Desarrollo del trabajo:

Después de las entrevistas y buscar la fuentes documentales, se tiene claro el proceso delárea y
enlace que tiene con las demás.
Se validan procesos del sistema, que son netamente manuales.
El diagnóstico del trabajo que se llevó a cabo, es un proceso el cual no se encuentra
sistematizado, no tiene record de la información trabaja ya que es borrada y todo está en la
cabeza de las personas que lo ejecutan. Por ende fue fundamental la ayuda de dichos
funcionarios para construir el mapa mental y las cedulas de cada proceso.
Al no tener procesos estructurados en el momento, es muy complicada saber la realidad dela
ejecución ya las personas se la han ingeniado para resolver el día a día.

Las propuestas de los procesos que se pueden mejorar con el estudio de costo beneficio. Lo
fundamental es sistematizar el proceso para que sea ejecutado acorde a la labor diaria y de la
misma manera para todos.
Generar indicadores para medir el proceso.

Clasificar la importancia de los procesos que se ejecutan en el área.

Diseñar el plan y los programas de trabajo y aprobación.

El siguiente plan de trabajo nos ayuda a establecer los objetivos, metas, fijar las metas, definir
responsabilidades, crear estrategias, establecer plazos y medir los resultados de la organización.

Preparación de un Programa de Auditoría

1. Designar personal idóneo.

La selección del personal es un proceso que genera impacto en el desarrollo de los

objetivos, en la ejecución de la estrategia y en las políticas corporativas. cómo se designa el
personal idóneo:

● descartar a los candidatos que demuestren actitudes negativas durante la comunicación.

● Reconocer la importancia de los procesos de selección porque con un buen recurso

humano se podrá ser competitivo con las demás entidades financieras.

● Innovar en los procesos de contratación que se utilizan.

● Fortalecer las alianzas entre la compañía y establecer una relación que permita encontrar
los mejores candidatos.
 ÁREA ASPECTOS PARA CONSIDERAR

Posición ante la competencia:

Empresa reconocida a nivel nacional por
sus productos de calidad

Gestión global Estructura Organizacional: Junta de

socios - CEO - Revisor fiscal - Gerencia
comercial

Proceso de dirección estratégica:

Ampliación en sedes a nivel nacional para
mayor reconocimiento y crecimiento

• Precios: Cada año el CEO revisa y establece

los precios y las condiciones comerciales, con
los cuales se van trabajar los productos de la
Lo comercial
empresa dándoles a conocer a los ejecutivos
de venta.

• Publicidad:PLASTICOS M.Q posee líneas de

atención a través de las cuales los posibles
clientes pueden realizar contacto con la
empresa para solicitar información,
cotizaciones, presentar quejas, reclamos y
realizar sus pedidos.
• Ventas: La empresa genera cada vez
más ventas, se vuelve más reconocida ya
que tiene distintos canales de distribución
 incluidos Cadenas.

La producción • Programación:Para programar la

producción se toman en consideración
entre otros los siguientes aspectos:

• La información del inventario de

producto terminado suministrada por el
Analista Logístico y verificada en el
programa establecido.
• La Disponibilidad de máquina y
herramentales necesarios para la
fabricación, por el Jefe de planeación
- La disponibilidad de materia prima e
insumos requeridos para las referencias de
la producción a programar por el área de
Planeación consultada en el programa.
• Control de calidad:Garantizar el
cumplimiento de los requisitos de la Gestión
de Calidad y el aseguramiento de la calidad
del producto final de PLASTICOS MQ.
• Productividad: la empresa implementa
indicadores de productividad que generan
resultados positivos o negativos mes a
mes.

• Motivación:
Salario por encima del salario mínimo
establecido.
• Ambiente laboral:
5 de cada 100 colaboradores consideran
que Plásticos MQ SAS es un gran lugar
para trabajar, lo que ratifica nuestra
convicción de que lo más importante para
llegar a donde estamos es nuestra cultura y
nuestra gente.
• Incentivos:

• Políticas de selección y promoción:

El área de recursos humanos es la
Talento humano encargada de las selecciones teniendo en
cuenta que cada posible colaborador debe
tener estudios mínimos técnicos y
experiencia dependiendo el área.
 • Diseño de cargos y tareas:
Cada cargo tiene en sí una tarea estipulada
desde la junta directiva hasta los ejecutivos
comerciales según el cargo y roll a
desempeñar según su experiencia y
especialización académica.

• Proyectos y programas:

• Procesamiento de información:
Tomamos decisiones óptimas, basadas en
el análisis de la información generada de
manera transversal en todas las áreas de la
compañía.
Gestión de lo • Procedimientos de liderazgo y
administrativo administración así como esquemas de
control interno: Garantizamos la
seguridad y confianza de nuestros clientes
y su información, manteniendo un sano
equilibrio entre la experiencia del cliente y
el control del riesgo.
 CONCLUSIONES:

El informe de auditoría es el medio más usado para comunicar las observaciones y

recomendaciones a la alta dirección de la organización, sobre los resultados obtenidos por el
trabajo efectuado No solo es hacer la auditoria y dejarlas plasmadas en un papel, es de vital
importancia poner en práctica las recomendaciones dadas por el auditor del proceso, esto nos
permite evitar sanciones si es el caso. En conclusión, el proceso de la auditoría administrativa, es
una herramienta importante para todo tipo de empresa, pues por medio de su aplicación se logra
una efectiva administración con altos niveles de eficiencia, además sirve como prevención, ya
que permite anticiparse ante las amenazas que se puedan presentar a futuro, porque su objetivo
principal es investigar, revisar y evaluar a la administración de la organización con el fin de
presentar un informe claro y detallado, para dar las recomendaciones adecuadas.
INSTRUCCIONES

1. Cada grupo debe elegir una empresa sobre la cual van a basar su taller (Es importante
que escojan la empresa de forma adecuada ya que en los demás ejes también van a
trabajar basándose
en empresas, por lo tanto, deben escoger una empresa que les suministre y cuente con la
suficiente información para el desarrollo de los talleres).
2. Con base en la empresa seleccionada cada grupo debe realizar la planeación de la
auditoría, teniendo en cuenta los pasos que se encuentran en el documento Referente de
Pensamiento del Eje 2 desde la página 18 hasta la página 22.
3. Realizar la contextualización de la empresa que van a auditar, relacionando la
información obtenida de la empresa y que va a ser parte del insumo fundamental para
realizar la auditoría, deben tomar como base el cuadro que se encuentra en la página 25
del documento Referente de Pensamiento del Eje 2.
4. El taller lo deben entregar en un documento en word, con normas APA y debe contener
mínimo lo siguiente: Portada, introducción, desarrollo, conclusiones y referencias
bibliográficas
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
https://www.semana.com/hablan-las-marcas/articulo/de-colombia-para-el-mundo-la-empre
sa-de-polipropileno-que-ya-tiene-presencia-en-14-paises/202100/
https://plasticosmq.com.co/