Informe Abraham (Final)

1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
UNEFA FALCÓN – EXTENSIÓN PUNTO FIJO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES DE
RECEPCIÓN Y DESPACHO DE BUQUES, MEDIANTE EL LENGUAJE PHP Y EL
GESTOR DE BASE DE DATOS MYSQL DIRIGIDO A LA COORDINACIÓN DE
OPERACIONES DEL INSTITUTO NACIONAL DE LOS ESPACIOS ACUÁTICOS,
CAPITANÍA DE PUERTO LAS PIEDRAS MUNICIPIO CARIRUBANA, ESTADO
FALCÓN.
Informe Final de Prácticas Profesionales como requisito parcial para optar al título académico de
INGENIERO DE SISTEMAS
Autor: Br. Abraham Javier Bracho Colina
C.I. V-27.924.053
Tutor Académico: Ing. Gregory Alexander Cadetto Lampe Esp.
C.I. V-9.811.192
Punto Fijo, 30 de junio de 2023

2
Carta De Aceptación De Las Prácticas Profesionales

3
Aprobación Del Informe Tutor Institucional

4
Aprobación Del Informe Tutor Académico

5
Índice General
Pág.
Carta De Aceptación De Las Prácticas Profesionales ............................................................... 2
Aprobación Del Informe Tutor Institucional ............................................................................. 3
Aprobación Del Informe Tutor Académico ................................................................................ 4
Índice General ............................................................................................................................... 5
Índice De Tablas............................................................................................................................ 8
Índice De Figuras .......................................................................................................................... 9
Índice de Anexos ......................................................................................................................... 11
Introducción ................................................................................................................................ 14
Capítulo I. El Problema .............................................................................................................. 18
1.1. Planteamiento del problema ............................................................................................... 18
1.2. Formulación de la investigación: ....................................................................................... 19
1.3. Objetivos De La Investigación ........................................................................................... 20
1.3.1. Objetivo General.......................................................................................................... 20
1.3.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 20
1.4. Justificación de la investigación ......................................................................................... 20
1.5. Alcance y Delimitación de la investigación ....................................................................... 25
1.5.1. Alcance de la investigación. ........................................................................................ 25
1.4.2. Delimitaciones de la investigación. ............................................................................. 26

6
1.4.2.1. Delimitación Temporal ............................................................................................. 26
1.4.2.2. Delimitación Espacial ............................................................................................... 26
Capítulo II. Marco teórico.......................................................................................................... 27
2.1. Antecedentes de la investigación ....................................................................................... 27
2.2. Aspectos Generales de la institución .................................................................................. 34
2.2.1. Ubicación geográfica de la institución ........................................................................ 34
2.2.2. Reseña Histórica del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos ............................ 35
2.2.3. Misión .......................................................................................................................... 36
2.2.4. Visión........................................................................................................................... 36
2.2.5. Valores ......................................................................................................................... 37
2.2.6. Objetivos de la institución ........................................................................................... 37
2.2.7. Estructura organizativa del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos .................. 40
2.2.8. Descripción de la Coordinación de Operaciones ......................................................... 40
2.2.9. Funciones de la Coordinación de Operaciones............................................................ 41
2.3. Bases Legales ..................................................................................................................... 43
2.3.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) ................................. 43
2.3.2. Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación – LOCTI (2010) ........................ 43
2.3.3. Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos (2001) ................................................ 44
2.3.4. Plan de la Patria 2019-2025 ......................................................................................... 46
Capítulo III. Marco metodológico ............................................................................................. 47

7
3.1. Técnicas E Instrumentos Para La Recolección De Información ........................................ 47
3.2. Técnicas Para El Análisis De Los Datos ............................................................................ 49
3.3. Fases Metodológicas .......................................................................................................... 50
3.4. Cronograma de Actividades ............................................................................................... 56
Capítulo IV. Resultados Obtenidos ........................................................................................... 57
4.1. Presentación de los resultados ............................................................................................ 57
4.2. Interpretación Y Análisis De Los Resultados .................................................................... 71
4.2.1. Cuestionario Dicotómico – Requerimientos del Sistema ............................................ 72
4.2.2. Cuestionario en Escala de Likert – Evaluación del Sistema ....................................... 83
4.3. Conocimientos Adquiridos................................................................................................. 97
Conclusiones ................................................................................................................................ 98
Recomendaciones ...................................................................................................................... 101
Referencias Bibliográficas ........................................................................................................ 103
Referencias Electrónicas .......................................................................................................... 104
Proyectos De Investigación....................................................................................................... 108
Referencias Legales ................................................................................................................... 109
Anexos ........................................................................................................................................ 110

8
Índice De Tablas
Pág.
Tabla 1: Cuestionario dicotómico ................................................................................................ 72
Tabla 2: Visualización de la limitación al acceso de módulos, en relación a las funciones de cada
rol de usuario................................................................................................................................. 73
Tabla 3: Módulo de búsqueda de expedientes, donde se considere el nombre y matrícula de
barco. ............................................................................................................................................. 75
Tabla 4: Búsqueda de expedientes por rango de fecha. ............................................................... 76
Tabla 5: Reporte de cuantos expedientes se han realizado en un período de tiempo. ................. 78
Tabla 6: Subida de archivos digitales en formato PDF. .............................................................. 79
Tabla 7: Visualizar en el sistema los documentos subidos. ......................................................... 81
Tabla 8: Cuestionario en Escala de Likert. .................................................................................. 83
Tabla 9: Evaluación de la usabilidad y comprensión del sistema................................................ 84
Tabla 10: Evaluación de la optimización de los registros de información en el sistema. ........... 85
Tabla 11: Evaluación del rendimiento general del sistema. ........................................................ 87
Tabla 12: Evaluación general de los diferentes módulos que componen el sistema. .................. 89
Tabla 13: Evaluación de la interfaz gráfica (GUI) del sistema.................................................... 91
Tabla 14: Evaluación de la efectividad de las consultas de expedientes por fecha, rango de
fecha, nombre y matrícula de buques. .......................................................................................... 93
Tabla 15: Evaluación de la efectividad del sistema de gestión documental dentro de la
Coordinación de Operaciones en sus debidas actividades de consulta. ........................................ 95

9
Índice De Figuras
Pág.
Figura 1: Ubicación Geográfica del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de
Puerto Las Piedras......................................................................................................................... 35
Figura 2: Estructura Organizativa del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de
Puerto Las Piedras......................................................................................................................... 40
Figura 3: Cronograma de Actividades. ........................................................................................ 56
Figura 4: Visualización de limitación al acceso de los módulos, en relación a las funciones de
cada rol de usuario ........................................................................................................................ 73
Figura 5: Módulo de búsqueda de expedientes, donde se considere el nombre y matrícula de
barco. ............................................................................................................................................. 75
Figura 6: Búsqueda de expedientes por rango de fecha. ............................................................. 77
Figura 7: Reporte de cuantos expedientes se han realizado en un período de tiempo. ............... 78
Figura 8: Subida de archivos digitales en formato PDF. ............................................................. 80
Figura 9: Visualizar en el sistema los documentos subidos. ....................................................... 81
Figura 10: Evaluación de la usabilidad y comprensión del sistema. ........................................... 84
Figura 11: Evaluación de la optimización de los registros de información en el sistema ........... 86
Figura 12: Evaluación del rendimiento general del sistema. ....................................................... 88
Figura 13: Evaluación general de los diferentes módulos que componen el sistema.................. 90
Figura 14: Evaluación de la interfaz gráfica (GUI) del sistema. ................................................. 91
Figura 15: Evaluación de la efectividad de las consultas de expedientes por fecha, rango de
fecha, nombre y matrícula de buques. .......................................................................................... 94

10
Figura 16: Evaluación de la efectividad del sistema de gestión documental dentro de la
Coordinación de Operaciones en sus debidas actividades de consulta. ........................................ 96

11
Índice de Anexos
Pág.
Anexo 1: Diagrama de Flujo de Datos (Contextual). ................................................................. 110
Anexo 2: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 0: Inicio de sesión. ........................ 111
Anexo 3: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 1: Registro de usuarios.................. 112
Anexo 4: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 1: Registro de Buques. .................. 113
Anexo 5: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 2: Registro de Expedientes. .......... 114
Anexo 6: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Subida de documentos. ............. 115
Anexo 7: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Usuarios. ....... 116
Anexo 8: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Buques. ......... 117
Anexo 9: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Expedientes. .. 118
Anexo 10: Diagrama del Modelo Entidad-Relación del sistema. .............................................. 119
Anexo 11: Diagrama Normalizado de la Base de Datos del sistema. ........................................ 120
Anexo 12: Pantalla de Inicio de sesión del sistema. ................................................................... 121
Anexo 13: Pantalla de Inicio del sistema (Capitán de Puerto). .................................................. 122
Anexo 14: Pantalla de Inicio del sistema (Jefe de Operaciones). ............................................... 123
Anexo 15: Pantalla de Inicio del sistema (Supervisor de Operaciones). .................................... 124
Anexo 16: Menú desplegable. Aplica para el Capitán de Puerto y Jefe de Operaciones. .......... 125
Anexo 17: Menú desplegable. Aplica para los Supervisores de Operaciones. .......................... 126
Anexo 18: Pantalla del Listado de Usuarios activos. ................................................................. 127
Anexo 19: Pantalla de Registro de Usuarios. ............................................................................. 128
Anexo 20: Pantalla del Listado de Buques activos. ................................................................... 129
Anexo 21: Ejemplo de la exportación en formato de Impresión (Listado de Buques). ............. 130
12
Anexo 22: Pantalla de Registro de Buques. ............................................................................... 131
Anexo 23: Pantalla del Listado de Expedientes activos. ............................................................ 132
Anexo 24: Ejemplo de la exportación en formato de Impresión (Listado de Expedientes). ...... 133
Anexo 25: Pantalla de Registro de Expedientes. ........................................................................ 134
Anexo 26: Pantalla del Listado de Documentos correspondientes a un Expediente (Información
de Buque sin desplegar). ............................................................................................................. 135
Anexo 27: Pantalla del Listado de Documentos correspondientes a un Expediente (Información
de Buque desplegada). ................................................................................................................ 136
Anexo 28: Visualización de documentos dentro del sistema. .................................................... 137
Anexo 29: Pantalla de subida de documentos de un expediente. ............................................... 138
Anexo 30: Pantalla del Listado de usuarios borrados. (Recuperación de usuarios). .................. 139
Anexo 31: Pantalla del Listado de buques borrados. (Recuperación de Buques). ..................... 140
Anexo 32: Pantalla del Listado de expedientes borrados. (Recuperación de Expedientes). ...... 141
Anexo 33: Soporte técnico (Mantenimiento rutinario), en el Centro de Prácticas por parte del Br.
Abraham Bracho. ........................................................................................................................ 142
Anexo 34: Mantenimiento rutinario a una motherboard en el centro de prácticas, por parte del
Br. Abraham Bracho. .................................................................................................................. 143
Anexo 35: Reparación de cableado de red en la Oficina de la Coordinación de Operaciones, por
parte del Br. Abraham Bracho. ................................................................................................... 144
Anexo 36: Reparación de computadora en el Centro de Prácticas por parte del Br. Abraham
Bracho. ........................................................................................................................................ 145
Anexo 37: Codificación del Sistema en el Centro de Prácticas Profesionales por el Br. Abraham
Bracho. ........................................................................................................................................ 146

13
Anexo 38: Reunión Entre el Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp. Y el Practicante Br.
Abraham Bracho. ........................................................................................................................ 147
Anexo 39: Asesoría del Trabajo Metodológico, por parte del Ing. Gregory Cadetto Esp. Al
practicante Br. Abraham Bracho................................................................................................. 148
Anexo 40: Reunión del Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto. Esp y el practicante Br.
Abraham Bracho al centro de prácticas. ..................................................................................... 149
Anexo 41: Reunión entre el Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp., el Tutor Institucional
Msc. Antonio González, y el Practicante Br. Abraham Bracho ................................................. 150
Anexo 42: Acompañamiento del Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp. Al Practicante Br.
Abraham Bracho en el Centro de Prácticas Profesionales. ......................................................... 151
Anexo 43: Cuestionario Dicotómico Dirigido al Personal de la Coordinación de Operaciones del
Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras. ....................... 152
Anexo 44: Cuestionario en Escala de Likert Dirigido al Personal de la Coordinación de
Operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
..................................................................................................................................................... 153
14
Introducción
La gestión documental en un principio solía implicar la manipulación física de documentos
en papel, lo cual era un proceso lento y propenso a errores debido a la masificación de archivos.
Sin embargo, con la llegada de la era digital, en conjunto con las tecnologías de la información, se
han desarrollado nuevas herramientas y soluciones tecnológicas que han transformado la forma en
que las empresas manejan sus documentos. La incorporación de tecnologías de la información ha
brindado, a un nivel general, soluciones efectivas para agilizar y mejorar diversos procesos
internos en las organizaciones. Sin embargo, en el ámbito marítimo, la falta de una infraestructura
tecnológica adecuada ha dado lugar a ineficiencias, lentitud en la consulta de documentos físicos
y desorganización en la gestión de la información.
Estableciendo el origen de la problemática presentada en la Coordinación de Operaciones
del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto las Piedras, ubicada en el
Municipio Carirubana, Estado Falcón. Dónde las labores que ejercen las autoridades competentes
de tal coordinación conllevan al total control, supervisión, inspección y actividades operativas de
distinta índole concernientes al correcto uso de los espacios marítimos Venezolanos en la península
de Paraguaná por parte de los Buques a nivel nacional e internacional, acaba siendo casi sustancial
que, dichas actividades mantengan un registro diario a través de documentos que componen el
ciclo operacional de la recepción y despacho de los buques. Es decir, todos los documentos legales
y sustanciales que se conforman en el puerto cuando un buque llega a la circunscripción, así como
los que finalmente se anexan para cerrar dicho ciclo con el zarpe del buque. Dentro de las oficinas
de la Coordinación, los expedientes de recepción y despacho de buques son posteriormente
consultados por el personal capacitado.

15
Una vez dicho lo anterior, siendo más específicos, a medida que aumenta el número de
buques en la circunscripción y las operaciones portuarias se intensifican, la cantidad de
documentos generados se incrementa significativamente. Esta acumulación de documentos físicos
dificulta la consulta rápida y precisa de la información relevante. Además, la tradicional práctica
llevada por la Coordinación, de archivar los documentos en carpetas o sistemas de almacenamiento
físicos presenta limitaciones considerables. La búsqueda manual de expedientes, en este caso,
resulta ser un proceso lento y propenso a pérdida de información, incluso el ciclo de vida de los
expedientes, desde su conformación hasta cumplir finalmente un lapso de tiempo establecido
dónde son eliminados, impide que póstumamente sean consultados. Además, la falta de un sistema
de información dificulta la organización, seguimiento y control de los expedientes, lo que genera
demoras en la toma de decisiones posteriores a la consulta de los expedientes.
Ante este panorama, surge la necesidad de diseñar un sistema de gestión documental de
expedientes de recepción y despacho de buques, utilizando tecnologías de la información de libre
acceso, siendo éstas el lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL. Este
sistema, enfocado a la Coordinación de Operaciones del Instituto Nacional de los Espacios
Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras, tiene el propósito de mejorar los procesos de consulta,
almacenamiento y control de documentos, en conformidad con las normas establecidas en el
Manual de Normas y Procedimientos de control de Transporte y Tráfico Marítimo de la empresa.
Teniendo como objetivo principal de este proyecto de investigación diseñar un sistema de gestión
documental que brinde soluciones eficientes para el manejo de los expedientes de recepción y
despacho de buques.
Dónde, en el primer capítulo, titulado “El Problema”, establecerá a grandes rasgos, la
esencia de la investigación, detallando y manteniendo la identificación de una necesidad dentro de

16
la empresa objeto de estudio. Analizándose, en profundidad, la situación actual, exponiéndose a
su vez, las dificultades específicas que enfrenta la empresa dónde se desarrollan las prácticas
profesionales. Estableciendo los objetivos que serán los que servirán como una estructura clara
acerca de como debe ser llevada la ejecución del proyecto en su transcurso. Asimismo, se justifica
la importancia de la investigación, destacando los beneficios que se esperan obtener a través de
éste. Del mismo modo, se hace referencia al alcance, y delimitaciones, siendo éstas, las que el
desarrollo del proyecto debe seguir para mantener una trazabilidad y un enfoque específico que se
abordará en el estudio.
Relacionado a lo anterior, en el segundo capítulo, que lleva como nombre “Marco
Teórico”, es en donde se realiza un análisis exhaustivo de los antecedentes que contextualizan la
investigación, dado que, se examinan investigaciones previas y se exploran las mejores prácticas
y experiencias en el campo que se relacionen con la presente investigación además de que brinden,
de una forma u otra, un aporte para el desarrollo de la misma. Por otro lado, se proporciona
información detallada sobre la empresa en la cual se realizaron las prácticas profesionales,
incluyendo su estructura organizativa, sus procesos internos así como sus requisitos legales y
regulatorios. También se establece el marco legal del proyecto, identificando los aspectos jurídicos
relevantes que influyen y sustentan la realización de la investigación.
Mantiendo este enfoque, el tercer capítulo, llamado "Marco Metodológico", se presenta el
plan de trabajo detallado de la investigación dónde se explican las técnicas e instrumentos
empleados para la posterior recolección y el análisis de los datos. Además de, describir
minuciosamente las fases metodológicas y los pasos involucrados en cada una de ellas así como
los procedimientos utilizados para garantizar la calidad de la investigación. Es en éste, capítulo,
dónde finalmente se anexa un cronograma de actividades, especificando las etapas y los tiempos
17
estimados para cada una de las actividades que componen los objetivos específicos de la
investigación.
Y por último, el cuarto capítulo, denominado "Resultados Obtenidos". Se describen las
actividades desarrolladas durante la investigación, como el diseño y desarrollo del sistema de
gestión documental, la implantación y las pruebas realizadas. Presentándose luego, los datos
recolectados utilizando técnicas y herramientas adecuadas. Adicionalmente, se efectúa la
realización de un análisis exhaustivo de los resultados obtenidos. Finalizando, se realizó una
sección denominada “conocimientos adquiridos”, dedicada a aquellas actividades realizadas fuera
del contexto de la investigación pero qué, aportaron al investigador capacidades e información
adicional. Las conclusiones de la investigación, por su parte, representan las respuestas a los
objetivos planteados y posteriormente a esto, se aportan recomendaciones prácticas y concretas
para tres entes importantes: la empresa en la que fue dirigida la investigación, la universidad y a
los futuros practicantes cursantes de la carrera de Ingeniería de Sistemas, teniendo como objetivo
brindar orientación y sugerencias para la mejora continua en futuras prácticas.

18
Capítulo I.
El Problema.
1.1. Planteamiento del problema
La recurrencia, y versatilidad de las organizaciones en su crecimiento exponencial, dan
como resultado, la producción no controlada de grandes volúmenes de documentos. Estos, se ven
en la necesidad de mantenerse controlados y consultados constantemente, por lo que se tiende a
tener problemas cuando se desea recuperar información. Actualmente, la incorporación de
tecnologías de la información, ha permitido a la mayoría de las empresas, llevar distintos procesos
internos con mayor facilidad y diligencia, como la masificación de la generación e intercambio de
información, repercutiendo en los servicios de información y documentación. Generando así, a los
sistemas de gestión documental, que, de acuerdo con Rodríguez, J. y González, J. (2002)
Son aquellos sistemas encargados de gestionar y tratar en todos sus aspectos la información
fijada en un soporte, con lo que el concepto de documento pasa a adoptar un sentido más
amplio al considerar como tal, toda información plasmada en cualquier soporte (p. 19).
Internacionalmente, las empresas dedicadas al ámbito marítimo, tras sucesivos procesos de
estandarización e internacionalización, han ido generando normas que regulan sus actividades,
tratando de garantizar en las operaciones marítimas la seguridad de la vida humana, y, de las
propiedades que componen al marco estadístico de pérdidas económicas de buques en caso de
algún accidente, o un posible acto ilícito, a través del registro procedimental de documentos. Sin
embargo, la falta de una infraestructura tecnológica adecuada y, problemas de interoperabilidad
con sus equipos de cómputo, han traído consecuencias como la ineficiencia, la lentitud en la
consulta de documentos, y la desorganización como algunos efectos de realizar una mala gestión
de la información, descrita por Aparisi, M. (2019).

19
De esta manera, la situación planteada por la Coordinación de Operaciones del Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras, se debe a que las actividades
archivísticas de los expedientes de recepción y despacho de buques, son realizadas análogamente
sin la presencia de un sistema especializado que les permita gestionarlos y dado que cada
expediente después de cinco años de su expedición son descartados por el departamento, hacen
imposible consultar un expediente antiguo. Trayendo como consecuencia notable, la pérdida de
tiempo y esfuerzo de los supervisores al momento de consultar información de expedientes activos.
Por lo tanto, se plantea como resolución de la investigación, diseñar un sistema de gestión
documental, mediante el lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MYSQL, el
cual tiene como propósito el almacenamiento digitalizado de los documentos que conforman los
expedientes, así como su conformación y control en relación a las reglas de archivado, del Manual
de Normas y Procedimientos de control de Transporte y Tráfico Marítimo de la empresa, a fines
de mejorar los procesos de consulta.
1.2. Formulación de la investigación:
Dicho esto, se formulan las siguientes interrogantes:
¿Qué necesidades tiene la Coordinación de Operaciones al conformar los expedientes?
¿Cuáles son las características que debe presentar un sistema de gestión documental de
expedientes de recepción y despacho de buques?
¿Cuáles son los requerimientos para el desarrollo del sistema de gestión documental de
expedientes basado en el lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL?
¿Apoyará la implementación del sistema, en la mejora de las consultas de los expedientes?

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1.3. Objetivos De La Investigación
1.3.1. Objetivo General
Diseñar un sistema de gestión documental de expedientes de recepción y despacho de
buques, mediante el lenguaje PHP y el gestor de base de datos MYSQL dirigido a la coordinación
de operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras
Municipio Carirubana, Estado Falcón.
1.3.2. Objetivos Específicos
 Identificar la situación actual de la coordinación de operaciones del Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos.
 Determinar los requerimientos y necesidades del sistema en la Coordinación de
Operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos.
 Desarrollar el sistema de gestión para los expedientes de recepción y despacho de
buques bajo el lenguaje PHP y el gestor de base de datos MYSQL.
 Implementar el sistema de gestión para los expedientes de recepción y despacho de
buques en la coordinación de operaciones del Instituto Nacional de los Espacios
Acuáticos.
1.4. Justificación de la investigación
Las tecnologías de la información han sido un factor clave para mejorar la eficiencia y
competitividad de las empresas. En la actualidad, las empresas utilizan diversas tecnologías de la
información para mejorar sus procesos internos, la toma de decisiones y la relación con sus
usuarios. De este modo, las empresas pueden aprovechar estas tecnologías para mejorar la calidad
de sus productos o servicios, reducir costos, aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad y

21
proporcionar una mejor experiencia al cliente. Asimismo, cada vez más actores del sector portuario
se benefician de la digitalización como una herramienta fundamental para la evolución y desarrollo
tecnológico, con el fin de automatizar sus procesos operacionales ya que han tenido un impacto
significativo en las empresas marítimas, mejorando su eficiencia, productividad y seguridad. De
esta manera, la digitalización de los procesos ha permitido la automatización de tareas, reduciendo
el tiempo y costo de operaciones. Autores como Mérida, L. (2010) exclaman que:
Es incuestionable la importancia tanto para el actual buen funcionamiento como para el
futuro, la necesidad que tienen los puertos para ampliar el uso de las Tecnologías de la
Información ya sea para poder atender los requerimientos de información del propio puerto
como la de sus usuarios. (párr. 1).
Por consiguiente; La presente investigación tiene como objetivo diseñar un sistema de
gestión documental de expedientes de recepción y despacho de buques orientándose a mejorar los
procesos archivísticos de registro, control y consulta de la documentación relevante sobre los
expedientes de los buques dentro del ciclo operacional descrito por el Manual de Normas y
Procedimientos de Control de Transporte y Tráfico Marítimo, el cual establece los lineamientos
para controlar y supervisar la recepción y despacho de buques que arriban a los puertos de la
República a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la legislación
nacional y en los convenios internacionales suscritos por el país. Siendo el supervisor de
operaciones, la persona calificada para llevar el control de los buques que arriban diariamente a
los Puertos de la circunscripción, manteniendo un expediente físico actualizado de los documentos
de visita y zarpe, cuya información consultada, posteriormente es utilizada por la Coordinación
para fines operacionales y/o estadísticos en su toma de decisiones.

22
Ante esta realidad, surge la necesidad tecnológica de un sistema de gestión documental
dentro de la coordinación, que permita al personal supervisor, una mayor eficiencia en la búsqueda
y acceso a la información referente en los expedientes de recepción y despacho de buques,
salvaguardando digitalmente el histórico de archivos tanto antiguos como activos, con el objeto de
obtener una mejor organización de los archivos dentro de la coordinación puesto que, la
digitalización de documentos permite una mayor facilidad en su almacenamiento, en este sentido,
el autor Chávez, Y (2012) relata que la gestión documental “constituye el punto de partida para
que cada sistema, cumpla con los requerimientos de información que necesiten sus usuarios, a
partir de una selección, ordenamiento, búsqueda y recuperación de sus fuentes documentales
oportunas a cada necesidad.”(p. 2)
Desde el punto de vista teórico; La presente investigación tiene como finalidad
proporcionarle al personal competente y calificado de la Coordinación de Operaciones
perteneciente al Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras, el
desarrollo del conocimiento acerca de los sistemas de información. Así mismo, se les
proporcionará un sistema de gestión documental que permita almacenar documentos digitales,
automatizar y gestionar eficazmente los procesos de registro, seguimiento, consulta y control de
los documentos así como de los trámites necesarios para la conformación de los expedientes de
recepción y despacho de buques, a través de la programación web con el lenguaje PHP y el gestor
de base de datos MySQL, ofreciendo una solución escalable, flexible y eficiente para abordar esta
necesidad.
En cuanto al aspecto práctico; El proyecto de prácticas profesionales planteado, se realizará
debido a que existe la necesidad de mejorar la eficiencia en la gestión documental de los
expedientes de buques, lo que permitiría, una vez finalizado el ciclo operacional, la automatización
23
de las actividades de consulta de la información acerca de la recepción y el zarpe de un buque,
dados criterios específicos tales como, el tipo y el nombre del buque, así como las fechas de
creación del expediente, entre otros. De manera que, se reconoce como una investigación práctica
ya que permitirá aportar la implementación de una herramienta tecnológica, para salvaguardar este
proceso de consulta que, a efectos análogos, ralentizaría las búsquedas y posterior revisión de
documentos por parte de la Capitanía de Puerto, así como proliferaría la pérdida de tiempo valioso
para el personal supervisor y la empresa. Ofreciendo una solución escalable, flexible y eficiente
para abordar esta necesidad, mediante herramientas tecnológicas ampliamente utilizadas en el
desarrollo de sistemas de gestión debido a su eficacia, seguridad y flexibilidad.
En correspondencia con el tópico económico, se destaca que la implementación de un
sistema de gestión documental, desarrollado, utilizando lenguajes de programación open source,
es decir, de código abierto, se aprovecha la flexibilidad y escalabilidad de estos lenguajes para
eliminar la necesidad de inversiones costosas en hardware y software, ya que permite la creación
de aplicaciones web dinámicas y de fácil acceso, lo que reduce, a su vez, significativamente los
costos de adquisición y mantenimiento de la plataforma tecnológica, así como otro tipo de
reducción de costo, sería la incorporación de un software especializado y patentado bajo licencia.
Adicionalmente; Se justifica desde el aspecto metodológico a través de Las Líneas de
Investigación de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de Las Fuerzas Armadas
Nacional Bolivariana, siendo ésta una propuesta metodológica y organizacional que proporciona
una estructura detallada en la que se evidencia y promueve la planificación, así como la ejecución
de proyectos en torno a áreas científicas o humanística. El presente proyecto, está situado dentro
de ésta línea de investigación, más concretamente en la Línea de Ingeniería y Tecnología, cuyo
propósito es el de fomentar la investigación científica y tecnológica en Venezuela para resolver

24
los problemas de la sociedad y avanzar hacia la independencia tecnológica, la inclusión social y el
desarrollo sostenible del país. Promoviendo capacidades nacionales y un enfoque endógeno en el
desarrollo del mismo. Además, buscan generar conocimientos para aprovechar de manera óptima
los recursos renovables y no renovables de Venezuela, así como para producir soluciones
tecnológicas que aborden los problemas que afectan el desarrollo económico y social del país.
Algo semejante ocurre desde el punto de vista social de la investigación, debido a que la
búsqueda de la resolución de la problemática presentada por la Coordinación de Operaciones, del
Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto las Piedras, permite a los
supervisores y al jefe de la coordinación de operaciones contar con una herramienta moderna y
altamente eficiente para llevar a cabo su trabajo así como puede tener múltiples beneficios sociales,
tanto para la empresa en sí como para la comunidad en general con un impacto social positivo en
términos de eficiencia, seguridad y gestión de documentos.
Finalmente; Como justificación legal de la investigación para sustentar su ejecución, la
cual emerge y se relaciona directamente con las bases planteadas en el Plan de la Patria 2019-2025,
explícitamente en su primer objetivo histórico que busca la defensa, expansión y consolidación de
la independencia nacional como el bien más preciado del país en sus 200 años, dónde el gran
objetivo Nacional 1.6 "Desarrollar las capacidades científico-tecnológicas que hagan viable,
potencien y blinden la protección y atención de las necesidades del pueblo y el desarrollo del país
potencia", compone un marco legal a fin de desarrollar este tipo de capacidades que permitan y
hagan viable el potenciamiento, protección y atención de las necesidades sociales.
Por lo que, dicho objetivo nacional y sus artículos, sustentan el desarrollo e
implementación de aplicaciones informáticas que hagan posible el aumento de la eficacia en la
resolución de las necesidades presentadas por la coordinación de operaciones, permitiendo la

25
realización del diseño de un sistema de gestión documental enfocado al registro, almacenamiento
y consulta de los expedientes de recepción y despacho de buques como una alternativa tecnológica
que va dirigida al personal supervisor del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía
de Puerto Las Piedras.
1.5.Alcance y Delimitación de la investigación
1.5.1. Alcance de la investigación.
El alcance de una investigación se refiere a los límites que se establecen para dicho
proyecto, en correspondencia con Arias, F (2012) quién suscita que el alcance “implica establecer
los límites en cuanto a lo que se pretende abarcar en el estudio” (p. 42). Esto quiere decir, que éste
apartado define qué es lo que se va a hacer, cómo se va a hacer y qué resultados se esperan obtener
en ésta investigación. Siguiendo esta realidad, la presente investigación tiene como finalidad
diseñar un sistema de gestión para los expedientes de recepción y despacho de buques, dónde tras
describirse la situación actual que presenta la Coordinación de Operaciones se identificarán los
procesos que realizan los Supervisores y el Jefe de la Coordinación para la correcta conformación
y almacenamiento de los expedientes, considerando el Manual de Normas y Procedimientos para
los Expedientes de Recepción y Despacho de buques, suministrado por el Instituto Nacional de los
Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
Bajo este orden de ideas, dicha elaboración del sistema será mediante el lenguaje de PHP
y el gestor de base de datos MySQL para permitir la creación de una base de datos relacional,
centralizada y segura, que almacene los documentos digitales e información relacionada a los
expedientes que se realizan, dónde se podrá manipular esta base de datos a través de una interfaz
de usuario amigable e intuitiva a fines de registrar los buques, así como la conformación de sus
respectivos expedientes y la consulta de los mismos, según criterios específicos.

26
1.4.2. Delimitaciones de la investigación.
1.4.2.1. Delimitación Temporal
El desarrollo de la presente investigación, tuvo su inicio, comprendido en el período
académico 1-2023 desde el día 13 de marzo del año 2023, hasta concluir el día 30 de Junio del año
2023 en relación al cumplimiento del requisito fundamental de 16 semanas establecido por la
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana
(UNEFA) dentro de sus lineamientos para la realización de las actividades pertenecientes a las
prácticas profesionales.
1.4.2.2. Delimitación Espacial
La presente investigación planteada, con motivo de diseñar un sistema de gestión para los
expedientes de recepción y despacho de buques, fue desarrollada y dirigida a la Coordinación de
Operaciones, en el Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
Cuyas instalaciones se encuentran ubicadas en la Avenida Bolívar, dentro Puerto Internacional de
Guaranao, en la Capitanía de Puerto Las Piedras, de la ciudad de Punto Fijo, Municipio Carirubana,
Estado Falcón.
27
Capítulo II.
Marco teórico
2.1. Antecedentes de la investigación
Los antecedentes de una investigación sirven para contextualizar el estudio que se va a
realizar y para justificar su importancia. En otras palabras, los antecedentes de una investigación
permiten al investigador situar su trabajo en relación con el conocimiento previo existente sobre
el tema de estudio y explicar por qué es importante investigar ese tema en particular. Además, los
antecedentes de una investigación también sirven para identificar las limitaciones y brechas en el
conocimiento existente, lo que puede llevar a nuevas preguntas de investigación y futuros estudios.
En primer lugar; Se destaca la tesis de García, J. y Méndez, P (2021) titulada "Propuesta
de un sistema desarrollado bajo el lenguaje de PHP y MYSQL para la gestión de control de
estudio de la Escuela Primaria Bolivariana Caja de Agua, Municipio Carirubana, Estado
Falcón." para optar al título profesional de ingeniero de sistemas en la Universidad Nacional
Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas Nacional Bolivariana, núcleo Falcón, extensión
Punto Fijo; Ubicada en Venezuela, Estado Falcón. La tesis tuvo como propósito principal
desarrollar un sistema de gestión de índole académico, que permitiera automatizar, digitalizar los
procesos de control y manejo de información como lo es el control de aulas y evaluaciones
académicas. A su vez, la codificación del proyecto se realizó mediante lenguaje de programación
PHP, JavaScript, el lenguaje HTML en conjunto con las Hojas de Estilos en Cascada (CSS) y el
gestor de base de datos MySQL.
El trabajo de investigación anteriormente mencionado, fue una investigación de tipo
tecnológica, debido a que los fines de la investigación requerían el uso de la tecnología como un
instrumento para solucionar la situación que abarcaba la institución a estudiar, en contraste, el

28
diseño fue de tipo proyecto factible de carácter cuantitativo, siendo una propuesta de acción para
la resolución de un problema práctico o satisfacción de una necesidad. La población consistió en
un total de 215 individuos involucrados en la investigación, compuesto por 7 docentes, 3 personas
del personal administrativo, y 205 estudiantes. Población que, los investigadores teniendo un
criterio selectivo, dieron como resultado una muestra de 30 personas correspondientes con los
estudiantes de sexto grado, compuestos por 28 niños y niñas, además de la profesora encargada y
la directora de la institución.
La recolección de datos de los investigadores estuvo orientada a la elaboración de una
entrevista no estructurada realizada a la directora del plantel, quien aportó y delimitó los
lineamientos teórico-prácticos a seguir para crear y desarrollar el sistema bajo la metodología del
diseño de los sistemas pertenecientes a los autores E. Kendall, Kenneth y E. Kendall, Julie (2011),
que contempló 7 fases fundamentales para establecer un ciclo de vida sólido, estable, y práctico.
Dicha entrevista a través de sus resultados, evidenció que la institución tiene una falta de
herramientas tecnológicas para automatizar los procesos de gestión académica, sin embargo, el
sistema podía ser implementado en cada uno de los equipos computarizados del Gobierno que
poseen los docentes, cuyas especificaciones tecnológicas permitían el uso óptimo del mismo.
Concluyendo los investigadores; que la propuesta de implementar un sistema de control de
estudio es factible y viable para la Escuela Primaria Bolivariana "Caja de Agua", ya que permitirá
automatizar los procesos administrativos y de gestión académica, aumentando la eficacia, rapidez
y organización, evitando pérdida o extravío de información y siendo una alternativa más
económica que la gestión manual previa. Como recomendaciones, dictaminaron que se debe alojar
el sistema en la web para permitir el acceso y el intercambio de información en tiempo real.
Además, de que se deben implementar medidas de seguridad para proteger la información y evitar
29
ataques cibernéticos. Además, recomendaron anexar módulos de carga y procesamiento para
mejorar el sistema. Por último, aconsejaron que el personal debe realizar respaldos periódicos de
los datos para evitar la pérdida de información.
El aporte que generó el antecedente en cuestión a la presente investigación fue
proporcionar, principalmente, información sobre las tecnologías que se usarán en la presente
investigación, es decir, los lenguajes de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL.
También permitió establecer una base teórica sobre la metodología de Kendall y Kendall, ya que
describe su uso para el desarrollo de un sistema de información, lo que puede ser útil para el
proyecto actual en términos de proporcionar una estructura y un marco de trabajo para el diseño
del sistema de gestión documental.
Seguidamente, el trabajo especial de grado perteneciente al autor Tovar, R (2018), titulada
"Aplicación web para la gestión de la inscripción del Seminario de Investigación de la
Licenciatura en Química de la Universidad Central de Venezuela." para optar al título de
Licenciado en computación en la Universidad Central de Venezuela, ubicada en Caracas,
Venezuela. La investigación se enfocó en la implementación de una aplicación web que permitiera
gestionar el proceso de inscripción de la materia "Seminario de Investigación", de forma
automatizada y centralizada. Para la elaboración de este proyecto se utilizaron diversos
Frameworks, herramientas y tecnologías libres, de los cuales destacan: Django como tecnología
de desarrollo, MySQL como gestor de Base de Datos y Apache como servidor de aplicaciones,
además se utilizó una adaptación de la metodología ágil de desarrollo de software Programación
Extrema (XP), que se ajustó a las necesidades, requerimientos, y tiempos de entrega del proyecto,
así como a la naturaleza del equipo de desarrollo.

30
A través de la observación directa, durante la etapa inicial se realizó una entrevista
estructurada de preguntas abiertas con el fin de conocer a detalle los requerimientos del proceso
de inscripción, a la población estipulada por el coordinador de trabajo especial de grado de la
facultad de Química. Por medio de los resultados obtenidos de la entrevista consiguió identificar
y definir los requerimientos funcionales y no funcionales de la aplicación. Una vez que se
desarrolló la aplicación se realizaron una serie de pruebas funcionales supervisadas por el
Coordinador de Trabajo Especial de Grado con el fin de generar un intercambio de opiniones sobre
la aplicación, lo que infirió en un aspecto importante dónde la mayor parte de las funcionalidades
cumplieron con el comportamiento esperado y expresó estar satisfecho con el rendimiento de la
aplicación. Finalmente, en la implementación definitiva del sistema, la prueba de usabilidad se
realizó mediante una Escala de Likert, dirigida nueve potenciales usuarios de la aplicación
constado de estudiantes, jurados, miembros de la Coordinación y directivos de la Universidad.
Los resultados de dicha Escala, fueron mayormente positivos, lo que llevó al investigador
a la conclusión de que los resultados fueron satisfactorios, ya que en la mayoría de los ítems
evaluados en el formulario, indicaron que los usuarios estuvieron en total acuerdo con los aspectos
de usabilidad de la aplicación, demostrando de esta manera que la aplicación cuenta con interfaces
usables, diseñadas con elementos y colores agradables para el usuario, que contribuyen con la
utilización intuitiva del sistema. Por lo que, las recomendaciones del investigador se enfocaron en
la ampliación de las directrices de usabilidad existentes, a fines de mejorar la compatibilidad de la
interfaz de usuario con otros navegadores web, y, mejorar la adaptabilidad de la aplicación en
diversos tipos de dispositivos electrónicos para garantizar su correcto funcionamiento.
El aporte que generó al trabajo de prácticas profesionales fue en la utilidad de la
información que suministra el antecedente, ya que contiene información relevante sobre el diseño
31
y la implementación de una aplicación web utilizando tecnologías y metodologías similares. Así
como una mejor retención de ideas y buenas prácticas en relación con la identificación de
requerimientos de información para el sistema de gestión documental, así como la esencia de ser
una fuente de inspiración para la creación de interfaces usables y atractivas para el usuario, lo que
puede mejorar la experiencia del usuario al utilizar el sistema que se está diseñando en la presente
investigación.
Como tercera investigación; tenemos la de Nunura, C (2018), titulada "Sistema
informático web de control de archivo general para el Hospital de Apoyo II-2 Sullana, 2018."
para optar al título profesional de ingeniero en informática y de sistemas en la Universidad San
Pedro facultad de ingeniería, ubicada en Piura, Perú. La investigación tuvo como propósito el
desarrollo de un sistema informático web, que llevara el control de documentos, a fin de contribuir
a un rápido y eficiente acceso a documentos. La investigación fue descriptiva, no experimental y
de corte transversal con un enfoque cuantitativo. Para el análisis y diseño del sistema el
investigador utilizó la Metodología RUP (Rational Unified Process); en su codificación, utilizó el
lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL.
La recolección de datos se realizó a través del análisis documental, y entrevistas, siendo el
instrumento aplicado a la muestra seleccionada, una encuesta dirigida a las secretarias de cada
unidad orgánica del Hospital de Apoyo II-2 de Sullana, constando de 10 trabajadores para el
estudio pertinente, determinando los aspectos o cambios que se debían reformular o cambiar del
sistema, elaborando recomendaciones que favorezcan la introducción de estos cambios en dicho
estudio. Obteniendo como resultado de los cuestionarios en cada unidad orgánica, el hecho de que
escasamente un 20% de la población consideró el desarrollo de sus actividades como aceptable,
debido a las limitaciones del sistema, sin embargo, obtuvo más del 50% de aceptación por parte
32
del personal; Concluyéndose, que hubo una mejora en los procesos de gestión de trámite
documentario, resaltando el cumplimiento de los objetivos de la investigación propuestos, ya que
el sistema ayudó a los usuarios de las áreas administrativas, a realizar un proceso de trámite simple,
rápido y fácil, cumpliendo y satisfaciendo los indicadores de calidad planteados en los objetivos.
Las recomendaciones hechas por el investigador, iban orientadas en consideraciones que
se debían tomar al realizar un sistema de información de esa misma clase, una de ellas fue tomar
en cuenta los nuevos y evolutivos requerimientos de funcionamiento de los procesos para el control
de archivos generales en la actualización de sistemas informático web, así como enfatizó la
importancia de capacitar al personal de trabajo para el manejo del sistema, y, la realización
periódica de copias de seguridad a la base de datos y guardarlas en distintas localizaciones para
proteger la data.
El aporte que se obtuvo en este trabajo especial de grado, fue que al tener similitudes ambas
investigaciones, se infiere directamente en los modelados de la base de datos, proporcionando
ideas y recomendaciones útiles a la investigación con respecto a la estructura y forma en que se
deben guardar los datos para tener una base de datos más centralizada y segura. Asimismo, sirvió
de referencia al ser un antecedente cuyos resultados obtenidos fueron mejoras en los procesos de
gestión de trámite documentario, fines que coinciden con los de la investigación actual y que
permiten una mayor organización, optimización y mejor uso de las herramientas tecnológicas.
Y finalmente; Se tiene la tesis de Bernaola, C (2018), titulada "Sistema web para la
gestión documental con la norma ISO 15489 en la Municipalidad Metropolitana de Lima."
para optar al título profesional de ingeniero de sistemas en la Universidad César Vallejo, Facultad
de Ingeniería, ubicada en Lima, Perú. La tesis tuvo como propósito, determinar la influencia de un
Sistema Web la Gestión Documental con la Norma ISO 15489, El tipo de estudio fue empírica, ya
33
que buscó la aplicación de conocimientos adquiridos durante la investigación, ahora bien, el diseño
de la investigación fue pre experimental, con un enfoque cuantitativo y deductivo, utilizando
además, la metodología de desarrollo Rational Unified Process (RUP) para el diseño y análisis del
sistema, mientras, que en su codificación, se utilizó la herramienta IBM Rational Rose, el lenguaje
de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL, bajo la arquitectura Modelo Vista
Controlador (MVC).
A través de la observación directa, en complemento con las técnicas de recolección
mediante entrevistas, fichaje y análisis, se realizó una prueba estadística conocida como
distribución Z, o Campana de Gauss para evaluar la dirección y grado en que un valor se aleja de
la media como una escala de unidades de desviación estándar, lo que le permitió conocer el tiempo
medio de registro de documentos para su posterior comparación. En este sentido, las pruebas se
realizaron en una muestra de 71 documentos de una población total de 2488 gestionados
semanalmente durante un mes, con un muestreo no probabilístico. Los resultados, en este sentido,
indicaron una disminución significativa en el tiempo promedio de registro de documentos y un
aumento en el porcentaje de localización de documentos, lo que llevó al investigador a la
conclusión de que el sistema web mejoró la gestión documental en la institución.
Por su parte; Las recomendaciones dictaminadas por el investigador, fueron, en primera
instancia, utilizar el indicador "Tiempo Medio de Registro de Documentos" para mejorar la gestión
documental y controlar los recursos y medios utilizados para el registro de documentos digitales.
En segundo lugar, sugirió utilizar el indicador "Porcentaje de Documentos Localizados" de la
investigación, para mejorar la búsqueda de documentos y solucionar problemas que puedan
presentar los sistemas de gestión documental. Y finalmente, recomendó aplicar el estudio en
empresas e instituciones del mismo rubro que se encuentren geográficamente fuera de Lima para
34
medir la funcionalidad y la influencia de un sistema web en una sociedad de grupos humanos
diferentes.
El aporte generado por el antecedente, es que proporciona información relevante sobre el
diseño y la implementación de un sistema de gestión documental en una institución similar que
también utilizó el lenguaje de programación PHP y el gestor de base de datos MySQL. Además de
establecer lineamientos para la gestión y conservación de documentos a fin de poseer mejores
consultas, optimizando tiempo y aportando beneficios para el personal de una institución pública
que realiza procesos archivísticos bajo un estándar preestablecido, ya que la gestión documental
en el ámbito portuario también está regida por normas y regulaciones que controlan el acceso,
organización y consulta de documentos.
2.2. Aspectos Generales de la institución
El siguiente apartado contiene información sobre la empresa donde se realizaron las
prácticas profesionales, siendo el de ésta investigación, el Instituto Nacional de los Espacios
Acuáticos, que es, de forma general, un ente público que logra la satisfacción de sus usuarios
mediante la calidad de los servicios que brindan, estos servicios son de registro, control de la
navegación, transporte, infraestructura acuática, entre otros tipos de servicios enmarcados en el
principio de responsabilidad social a través del cumplimiento de las normativas legales del
establecimiento de la cultura de mejoramiento, esta cultura tiende a ser continua de los procesos
que fortalecen los valores institucionales, contribuyendo a un desarrollo sustentable del sector
acuático en varios ámbitos.
2.2.1. Ubicación geográfica de la institución
Las instalaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las
Piedras, lugar dónde se realizaron las prácticas profesionales correspondientes al presente trabajo
35
de investigación, están ubicadas en la Avenida Bolívar, dentro Puerto Internacional de Guaranao,
en la Capitanía de Puerto Las Piedras, de la ciudad de Punto Fijo, Municipio Carirubana, Estado
Falcón.
Figura 1.
Ubicación Geográfica del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las
Piedras.
Nota. Mapa satelital dónde se visualiza la ubicación de la empresa dónde se desarrollaron las
prácticas profesionales.
2.2.2. Reseña Histórica del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos
La referencia más lejana de lo que hoy en día es el Instituto Nacional de los Espacios
Acuáticos la podemos encontrar en las Capitanías Generales de Puertos de 1819. Sin embargo, tal
como lo conocemos hoy día el Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos inició actividades
formales como Autoridad Acuática de la República Bolivariana de Venezuela el 15 de enero de

36
2002. Este evento coincidió con la inscripción del primer buque en el Registro Naval Venezolano,
el Maersk Scotland con el número de matrícula AGSM-0001, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto Ley General de Marinas y Actividades Conexas, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.321
del 09 de noviembre de 2001. Así se dio cumplimiento a las disposiciones legales prescritas para
el otorgamiento de Patentes de Navegación, Licencias y Permisos Especiales establecidos en el
Registro Naval Venezolano a lo largo de todo el Territorio Nacional.
Con el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de los Espacios Acuáticos
publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela el 31-07-2008, se
establece que el Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, promoverá e incorporará la
participación de Organizaciones Comunitarias locales, redes socio-productivas, cooperativas,
además del incentivo al trabajo voluntario, vigilancia y la contraloría social en los servicios, que
se presten en todo lo relacionado con el Espacio Acuático Nacional. La sede central del Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos está ubicada en Caracas.
2.2.3. Misión
“Ejercer la autoridad y administración acuática a través de la adaptación al cambio para
contribuir al desarrollo sustentable sostenible e integral de la Venezuela Azul”
2.2.4. Visión
“Ser una organización inteligente, referente a nivel mundial, alineada a lo interno y a lo
externo, que promueva el desarrollo integral del mundo acuático, con énfasis en la seguridad
marítima en los espacios acuáticos y la protección del ambiente acuático, en pro de los intereses
nacionales.”
37
2.2.5. Valores
 IDENTIDAD: Pensar y sentir con el alma marinera.
 CALIDAD DE SERVICIO: Propiedades que permiten garantizar eficiencia institucional
y satisfacción del usuario.
 INNOVACIÓN: Adecuación a la dinámica de la realidad.
 COMPROMISO: Unión para cuidar la Venezuela Azul. Lo que significa que el trabajo
se realiza institucionalmente de manera proactiva con los usuarios potenciales y actuales
del mundo acuático.
2.2.6. Objetivos de la institución
 Establecer los lineamientos y actividades a seguir para la expedición inicial y/o
renovación de Patente de Navegación, Licencia de Navegación y Permiso Especial
Restringido. Estas dos últimas, en las capitanías de puerto; como también las
actividades a seguir para la expedición, refrendo y renovación de todos los
certificados estatutarios y/o documentos que autorizan la Navegación a los Buques
inscritos en el Registro Naval Venezolano (RENAVE) conforme a las exigencias
de los convenios internacionales suscritos por la República Bolivariana de
Venezuela y las Leyes Nacionales sobre la materia.
 Establecer los lineamientos y actividades a seguir para dirigir, coordinar y controlar
las actividades relativas al reconocimiento y certificación de Seguridad Marítima,
la Protección de Buques e Instalaciones Portuarias (PBIP) y la prevención de la
contaminación proveniente de los Buques, además de búsqueda y rescate.

38
 Establecer los lineamientos y actividades a seguir para aprobar las Evaluaciones y
Planes de Protección de Buques e Instalaciones Portuarias; realizar las auditorías
externas a los Buques e Instalaciones Portuarias del territorio nacional, así como
también, aplicar bajo el marco normativo internacional los lineamientos para la
emisión del Certificado Internacional de Protección de Buques e Instalaciones
Portuarias.
 Formar una estructura organizada, que permita recibir, acusar recibo, retransmitir
las notificaciones de socorro, coordinar la respuesta debida y llevar a cabo las
actividades de búsqueda y salvamento acuático, la cual tiene como finalidad
generar directrices e información, que son necesarias para las actividades de
búsqueda y salvamento en los espacios acuáticos de la República Bolivariana de
Venezuela.
 Dirigir, coordinar y controlar la creación y funcionamiento de las instituciones
educativas de formación náutica existentes en el país, públicas o privadas, la
documentación requerida por el personal de la marina mercante, así como la
coordinación y control del suministro del servicio de medicina marítima,
asegurando el cumplimiento de la normativa establecida en la legislación nacional
e internacional y las políticas y lineamientos emanados del Nivel Directivo del
INEA.
 Apoyar al desarrollo del sector acuático generando, supervisando y controlando la
infraestructura acuática, en el marco de las políticas acuáticas del Estado

39
Venezolano, con responsabilidad social y excelencia de servicio a fin de contribuir
al desarrollo sustentable de la nación.
 Fomentar, verificar y evaluar el desarrollo y mantenimiento de puertos marítimos,
fluviales y lacustres existentes en el país, mediante el cumplimiento de la normativa
legal y de las Políticas del Instituto, a fin de incrementar la eficiencia del Sistema
Portuario Nacional.
40
2.2.7. Estructura organizativa del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos
Figura 2.
Estructura Organizativa del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto
Las Piedras.
Nota. Organigrama dónde se visualiza la estructura jerárquica del personal en el Instituto Nacional
de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
2.2.8. Descripción de la Coordinación de Operaciones
La Coordinación de operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos,
Capitanía de Puerto Las Piedras, realiza la supervisión, vigilancia y manejo de las actividades
41
relacionadas con las actividades que realicen los buques de cualquier nacionalidad en los espacios
acuáticos de la circunscripción, incluyendo a los puertos, velando así por la preservación y garantía
del mejor uso del espacio marítimo venezolano, así como el portuario. Ejerciendo funciones
administrativas de planificación, organización, ejecución, y control dentro del marco regulatorio
establecido por las Leyes Nacionales y por el Organismo Rector en los ámbitos de su competencia.
Esto; en concordancia con todas las entidades públicas y privadas que por distintas razones
se relacionen o influyan en el logro eficiente y eficaz de los objetivos además de las competencias
asignadas, las cuales permitan establecer y poner en marcha los mecanismos a fines de establecer
una estrecha relación, tanto como cierta diligencia entre los mismos, contribuyendo así con la
consolidación de la visión nacional, igual que la participación en los procesos de integración, en
perfecta armonía con los intereses y objetivos nacionales como políticas y planes del Estado.
2.2.9. Funciones de la Coordinación de Operaciones
 Asistir al capitán de puerto en las actividades relacionadas al control operacional
de la circunscripción acuática según los lineamientos establecidos.
 Supervisar, controlar y dirigir las actividades relacionadas al destacamento de ellos
bomberos marinos, policía marítima, delegaciones acuáticas adscritas y medios de
producción asignados.
 Supervisar, controlar y dirigir al personal de guardia (supervisores, visitador de
buques, radio operador, entre otros) en las actividades propias de la capitanía.
 Verificar y recibir la documentación para la recepción y despacho de buques, y
registrar libro de novedades.
 Control y supervisión de los servicios de pilotaje y remolcadores.

42
 Registro de datos de los movimientos de buques (carga y pasajeros) y reporte a sala
situacional de la sede central.
 Verificar la documentación conforme a la visita del buque realizada por el visitador
de buque
 Recepción y compilación de la boleta de pilotaje una vez finalizada la maniobra y
envío a recaudación para su respectiva conformación
 Ejecutar la visita de ley como autoridad acuática, elaborar un reporte estadístico, y
registrar un libro de novedades.
 Verificar la documentación de los buques
 Velar por el cumplimiento de las leyes, reglamentos, convenios nacionales e
internacionales que se cumplan en la circunscripción acuática.
 Verificar la solicitud de Zarpe.
 Verificar comprobante de pagos por servicios de pilotaje, remolcador o lanchaje.
 Verificar pago de Alícuota, y facturas o recibos correspondientes a la cancelación
de servicios suministrados.
 Mantener comunicación y control de tráfico marítimo en la circunscripción y
registro en el libro de novedades.
 Monitorear y controlar los buques a través de los sistemas VTS y AIS
 Embarque y desembarque de pilotos que realizan las maniobras.

43
2.3. Bases Legales
2.3.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser
instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para
la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de estas actividades, el Estado
destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con
34 la ley. El sector privado deberá aportar recursos para las mismas. El Estado garantizará el
cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación
científica, humanística y tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar
cumplimiento a esta garantía.
2.3.2. Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación – LOCTI (2010)
Artículo 11: La autoridad nacional con competencia en materia de ciencia tecnología,
innovación y sus aplicaciones formulará el Plan Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación
como instrumento de orientación de la gestión del Ejecutivo Nacional para establecer los
lineamientos y políticas nacionales en materia de ciencia, tecnología, innovación y sus
aplicaciones, así como para la estimación de los recursos necesarios para su ejecución.
Artículo 12: El Plan Nacional de Ciencia. Tecnología e Innovación definirlos objetivos,
metas y estrategias que, en materia de ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones deberá
alcanzarse en el ámbito nacional.
Artículo 14. Los sujetos de la presente Ley están en la obligación de suministrar la
información que les sea solicitada por la autoridad nacional con competencia en materia de ciencia,
tecnología, innovación y sus aplicaciones. En el caso de la información estratégica, ésta no podrá

44
ser suministrada a entidades externas a esta autoridad. Todo lo correspondiente a la difusión de
información será establecido en el Reglamento de esta Ley.
Artículo 18: La autoridad nacional con competencia en materia de ciencia, tecnología,
innovación y sus aplicaciones, ejercerá la dirección en el área de tecnologías de información. En
tal sentido, deberá:
1. Establecer políticas sobre la generación de contenidos en la red, respetando la diversidad,
así como el carácter multiétnico y pluricultural de nuestra sociedad.
2. Resguardar la inviolabilidad del carácter confidencial de los datos electrónicos obtenidos
en el ejercicio de las funciones de los órganos y entes públicos.
3. Democratizar el acceso a las tecnologías de información.
2.3.3. Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos (2001)
Artículo 9. Acceso indebido o sabotaje a sistemas protegidos. Las penas previstas en los
artículos anteriores se aumentarán entre una tercera parte y la mitad, cuando los hechos allí
previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los componentes de un sistema que utilice
tecnologías de información protegido por medidas de seguridad, que esté destinado a funciones
públicas o que contenga información personal o patrimonial de personas naturales o jurídicas
Artículo 12. Falsificación de documentos. Quien, a través de cualquier medio, cree,
modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice
tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho
sistema un documento inexistente, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas
a seiscientas unidades tributarias.

45
Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún tipo de
beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad.
El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para otro.
Artículo 20. Violación de la privacidad de la data o información de carácter personal.
Toda persona que intencionalmente se apodere, utilice, modifique o elimine por cualquier medio,
sin el consentimiento de su dueño, la data o información personales de otro o sobre las cuales tenga
interés legítimo, que estén incorporadas en un computador o sistema que utilice tecnologías de
información, será penada con prisión de dos a seis años y multa de doscientas a seiscientas
unidades tributarias.
La pena se incrementará de un tercio a la mitad si como consecuencia de los hechos
anteriores resultare un perjuicio para el titular de la data o información o para un tercero.
Artículo N° 22. Revelación indebida de data o información de carácter personal.
Quien revele, difunda o ceda, en todo o en parte, los hechos descubiertos, las imágenes, el audio
o, en general, la data o información obtenidas por alguno de los medios indicados en los artículos
20 y 21, será sancionado con prisión de dos a seis años y multa de doscientas a seiscientas unidades
tributarias. Si la revelación, difusión o cesión se hubieren realizado con un fin de lucro, o si
resultare algún perjuicio para otro, la pena se aumentará de un tercio a la mitad.
Artículo 25. Apropiación de propiedad intelectual. Quien sin autorización de su
propietario y con el fin de obtener algún provecho económico, reproduzca, modifique, copie,
distribuya o divulgue un software u otra obra del intelecto que haya obtenido mediante el acceso
a cualquier sistema que utilice tecnologías de información, será sancionado con prisión de uno a
cinco años y multa de cien a quinientas unidades tributarias.

46
2.3.4. Plan de la Patria 2019-2025
Objetivo Nacional 1.6. “Desarrollar las capacidades científico-tecnológicas que hagan
viable, potencien y blinden la protección y atención de las necesidades del pueblo y el desarrollo
del país potencia”.
Artículo 1.6.2.5. “Desarrollar aplicaciones informáticas que permitan aumentar la eficacia
en la atención de las necesidades sociales.”
Artículo 1.6.3. Impulsar el desarrollo y uso de equipos electrónicos y aplicaciones
informáticas, basados en tecnologías libres y estándares abiertos.
Artículo 1.6.3.1. Garantizar el impulso de la formación y transferencia del conocimiento,
que permita el desarrollo de equipos electrónicos y aplicaciones informáticas en tecnologías libres
y estándares abiertos.
Artículo 1.6.3.1.1. Desarrollar aplicaciones informáticas que atiendan necesidades
sociales.
47
Capítulo III.
Marco metodológico
3.1. Técnicas E Instrumentos Para La Recolección De Información
Para dar inicio a la siguiente sección, tenemos que, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos son métodos utilizados para obtener información de interés en un estudio o
investigación y se utilizan para obtener datos que permitan responder a una o varias incógnitas de
la investigación. A su vez, éstas permiten a los investigadores obtener datos cuantitativos o
cualitativos que son esenciales para la toma de decisiones informadas. Algunas técnicas de
recolección de datos comunes incluyen encuestas, entrevistas, y observación. En correspondencia
con el autor Arias, F (2012) éste dice que las técnicas e instrumentos de recolección de datos “son
las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de técnicas; la observación
directa, la encuesta en sus dos modalidades: oral o escrita (cuestionario), la entrevista, el análisis
documental, análisis de contenido, etc.” (p.111).
En relación a la investigación presentada, se utilizaron la observación no estructurada, la
entrevista y encuesta como técnicas de recolección que, aportaron un marco tangible sobre la cual
el investigador pudo identificar y determinar aspectos de la investigación que posteriormente
inferirían en la interpretación de sus resultados. La observación, en tal caso, se define como una
técnica que consiste simplemente en visualizar sistemáticamente cualquier hecho, fenómeno o
situación que se produzca en la naturaleza de la investigación siempre que estén en función de
unos objetivos preestablecidos. La observación, puede ser de varios tipos, siendo la observación
no estructurada la planteada en la presente investigación, ya que puede ejecutarse, según el autor
Arias, F. (2012) “en función de un objetivo, pero sin una guía prediseñada que especifique cada
uno de los aspectos que deben ser observados.” (p. 69), basándose en la intuición y la capacidad
48
del investigador para captar detalles relevantes dentro de contenidos audiovisuales y bibliográficos
descritos por éste mismo autor.
En contraste con lo anterior planteado, la entrevista es una técnica que consiste en una
conversación estructurada o no estructurada entre dos o más personas, con el propósito de obtener
información relevante y útil para la investigación que pueden ser utilizadas tanto en
investigaciones cuantitativas como cualitativas, ya que “se caracteriza por su profundidad, es decir,
indaga de forma amplia en gran cantidad de aspectos y detalles” (Arias, 2012, p.73). Y la encuesta,
es una técnica de recolección de datos que consiste en la obtención de información de una gran
cantidad de personas en un período relativamente corto de tiempo, lo que permite obtener datos
representativos de una población o muestra determinada, ésta puede ser oral o escrita,
diferenciándose de las entrevistas, ya que la encuesta oral se caracteriza por ser poco profunda,
pero de gran alcance. Pero es cuando es escrita, se realiza mediante un formato determinado con
una serie de preguntas dónde según Arias, F (2012, p. 74) “debe ser llenado por el encuestado, sin
intervención del encuestador”.
Los instrumentos de recolección de datos, por su parte, son las herramientas o medios que
se utilizan para obtener información de los participantes en una investigación. Estos instrumentos
pueden ser de diferentes tipos y tienen como objetivo recopilar datos que permitan responder las
preguntas de investigación planteadas. Cada instrumento, tiene sus propias ventajas y limitaciones,
por lo que es importante elegir el instrumento adecuado según las necesidades y objetivos de la
investigación, según Arias, F (2012). Por lo que, para la presente investigación, se seleccionó al
cuestionario dicotómico y la escala de Likert como instrumentos de recolección de datos que van
en relación a las técnicas anteriormente establecidas.

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Siendo el cuestionario dicotómico, un tipo de cuestionario que consiste en preguntas
cerradas que sólo admiten dos opciones de respuesta; y de selección simple resultando ser útil para
obtener información precisa y objetiva, ya que las opciones de respuesta son claras y definidas.
Además, es una herramienta sencilla y fácil de aplicar. Y la escala de Likert, según da Silva, D.
(2020, párr. 4) “es un método de investigación que utiliza una escala de calificación para conocer
el nivel de acuerdo y desacuerdo de las personas sobre un tema.”. Por lo que, Esta escala consta
de una serie de afirmaciones o enunciados relacionados con el tema de investigación, dónde los
participantes deben indicar su grado de acuerdo o desacuerdo con cada uno de ellos mediante una
escala que va desde "totalmente en desacuerdo" hasta "totalmente de acuerdo". Siendo útil en la
presente investigación, para obtener información sobre la opinión y actitud de los participantes
permitiendo cuantificar y analizar de manera objetiva los datos obtenidos.
3.2. Técnicas Para El Análisis De Los Datos
Las técnicas de análisis de datos se refieren al último paso que se realiza luego de haber
recolectado la información necesaria de la población de estudio. Es en esta etapa que dichos datos
se transforman en información precisa y entendible para el investigador mediante la interpretación,
análisis y estructura según el enfoque que tenga la investigación. El autor Arias, F (2012), detalla
que en esta etapa “se describen las distintas operaciones a la que serán sometidos los datos que se
obtengan” (p. 111). La información de la presente investigación, obtenida a través de los
cuestionarios dicotómicos y la escala de Likert, en este sentido, se analizará de forma lógica con
un enfoque cuantitativo, a fines de evaluar, contextualizar e interpretar los resultados obtenidos
durante la investigación, en relación a lo descrito por Arias, F (2012), donde “En lo referente al
análisis, se definirán las técnicas lógicas (inducción, deducción, análisis-síntesis), o estadísticas

50
(descriptivas o inferenciales), que serán empleadas para descifrar lo que revelan los datos
recolectados.” (p. 111).
3.3. Fases Metodológicas
Las fases metodológicas constituyen el aspecto primordial de la investigación, ya que es
aquí donde se desglosa el conjunto de objetivos específicos con sus respectivas actividades que se
realizaron en el transcurso del desarrollo de la investigación dentro de las prácticas profesionales.
La presente investigación fue de tipo tecnológica, ya que se estará desarrollando a través de
herramientas tecnológicas, que, como método de resolución a la problemática o necesidad
presentada, se busca la innovación, en correspondencia con el autor Arias, F (2012), quién describe
a este tipo de investigación como una que "utiliza los conocimientos generados por la ciencia
aplicada para satisfacer necesidades" (p. 17).
Del mismo modo; Gracias a que el desarrollo de la investigación requirió la presencia del
investigador dentro de las instalaciones de la Coordinación de Operaciones, y la recolección de
datos fue a través de técnicas directas con el personal laboral, se describe al diseño de la
investigación como De Campo, definida por el autor Arias, F (2012) como, “aquella que consiste
en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren
los hechos, sin manipular o controlar variable alguna” (p. 31). De forma que, prosiguiendo con las
fases metodológicas de la presente investigación, se tiene en consideración que, en el desarrollo
de las mismas, el practicante trabajó en función de los objetivos específicos y actividades
planteadas al inicio de la investigación. Por lo que ésta sección sirve para guiar, organizar el
proceso de la investigación y establecer la estructura que predominó en el estudio de la misma,
ayudando a asegurar que se siguieron los pasos necesarios para alcanzar los objetivos específicos
de la investigación y, por consiguiente, el objetivo general.

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3.3.1. Fase I. Identificar la situación actual de la coordinación de operaciones del Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos.
 Interacción directa con el personal supervisor dentro de la coordinación de
operaciones.
 Estudiar la problemática presentada por la coordinación de operaciones.
 Definir los requisitos y procesos del archivado de expedientes en base al reglamento
de la empresa.
Dando inicio la investigación, en el primer objetivo específico se utilizó la primera fase,
de identificación de problemas, oportunidades y objetivos, de la metodología de Kendall y
Kendall, que implica identificar los objetivos, metas del sistema así como las limitaciones, y
recursos disponibles, evidenciado en la primera actividad dónde se realizó interacción directa con
el personal, quienes componen la parte administrativa y operativa de la Coordinación de
Operaciones dentro del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto las
Piedras, compuesto el Jefe y los supervisores, que interactuarán con el sistema; Todo el con fin de
conocer idóneamente el problema que presentaba generalmente la Coordinación y requería
presencia de optimización y/o automatización bajo herramientas tecnológicas, de la misma manera
que las causas de la problemática existente, siendo la deficiente gestión de documentos
relacionados a los expedientes de recepción y despacho de buques, un problema que generaba
mayor inquietud dentro de las instalaciones.
Posteriormente, se pasó a estudiar la problemática en conjunto por el Jefe y los supervisores
recolectando de ellos, información acerca de los procesos archivísticos en materia de recepción y
despacho de buques. Y en la última actividad, la cual tiene convergencia con la anterior, se fue
conferido al practicante, por parte de los supervisores y el jefe de Operaciones, el Manual de

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Normas y Procedimientos de Control de Transporte y Tráfico Marítimo, documento que permite
establecer estándares, instrucciones, políticas y disposiciones legales que se aplican dentro de la
Coordinación, cuya sección dedicada a la recepción y despacho de buques, permitió conocer a
profundidad, más de la producción de documentos, su gestión y trámite, entre otros aspectos de la
gestión documental como la organización, disposición, preservación a corto y largo plazo,
relacionados a los expedientes de recepción y despacho de buques.
3.3.2. Fase II. Determinar los requerimientos y necesidades del sistema en la Coordinación de
Operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos.
 Recopilar la información para la realización del sistema.
 Establecer los requerimientos por los cuales se regirá el sistema de gestión.
 Esquematizar los esquemas lógicos para la realización del sistema.
Una vez identificada la problemática de la coordinación, y de recolectar la información
necesaria de los procesos archivísticos que se efectúan dentro de las instalaciones, se procedió a
determinar los requerimientos y necesidades del sistema de gestión documental de acuerdo a las
necesidades planteadas en la Coordinación. Evidenciándose de la metodología de Kendall y
Kendall (2012), la segunda fase, dónde se recopila información sobre los usuarios, procesos y
datos necesarios para el sistema determinación de los requerimientos de información, además de
la tercera fase, Análisis de las necesidades del sistema, dónde se analizan las necesidades del
sistema, y las decisiones estructuradas que se deben tomar, conformadas por condiciones,
alternativas, acciones y reglas de acción que permitirán determinar las mejores opciones a tomar.
Para éste propósito se aplicó un cuestionario dicotómico a los usuarios que manejarán el
sistema dentro de la Coordinación, a fin de confirmar las funcionalidades de los diferentes módulos
53
del mismo. Estos resultados se utilizaron para elaborar apuntes formales de las características y
requerimientos que sirvieron para el diseño del sistema, tomándose la decisión de usar el lenguaje
de programación PHP, para manejar la lógica principal del sistema, y el gestor MySQL, en la
creación de una base de datos. Siendo seleccionadas con el fin de desarrollar el sistema de gestión
documental, ya que son herramientas ampliamente utilizadas en el diseño de aplicaciones web y
pueden ser una opción eficiente y escalable para satisfacer las necesidades presentadas. En dicha
fase; También se procedió a la elaboración de los esquemas lógicos del sistema, lo que permitió
entender, analizar, identificar y mantener el diseño del sistema de manera más efectiva y eficiente,
así como facilitar posteriormente la codificación, debido a que con éstos diagramas es posible
visualizar y comprender la estructura y el funcionamiento del sistema de manera clara y sencilla.
3.3.3. Fase III. Desarrollar el sistema de gestión para los expedientes de recepción y despacho
de buques bajo el lenguaje PHP y el gestor de base de datos MYSQL.
 Diagramar las interfaces gráficas de usuario del sistema.
 Crear la base de datos mediante el gestor de base de datos MYSQL.
 Codificar el sistema mediante el lenguaje de programación PHP.
Tras hacerse presentes los dos primeros objetivos de la investigación con sus respectivas
actividades, se identifica en el tercer objetivo, su vinculación con la metodología de Kendall y
Kendall del ciclo de vida de Desarrollo de Sistemas, a través del uso de la cuarta fase, diseño del
sistema recomendado, ya que se crea una especificación detallada del sistema, incluyendo la
arquitectura, la interfaz de usuario; Y la quinta fase, desarrollo y documentación del software, que
implica el desarrollo o creación del sistema utilizando las herramientas y tecnologías adecuadas,
dónde sus esencias en la presente investigación son sustanciales. En la primera actividad, con el
54
diseño de las interfaces gráficas del sistema, se llevó a cabo la formalización, estructuración y
representación del diseño lógico de los distintos componentes del sistema destinado a la gestión
de documentos electrónicos, empleándose esquemas basados en las características y
requerimientos establecidos en los objetivos anteriores los cuales se tomaron como referencia para
la codificación del sistema, elaborándose diagramas, en materia de base de datos y de lógica del
sistema.
En el primer caso, en función de la información del personal que se deseaba almacenar, los
modelos de entidad-relación solidificaron una estructura sólida sobre la cual trabajar para
desarrollar mediante MySQL Workbench, la base de datos. En el segundo caso, se elaboró un
diagrama de flujo de datos para describir las funcionalidades y características de los módulos del
sistema. Para la codificación de la interfaz gráfica se utilizaron los lenguajes HTML, CSS y
JavaScript, acompañados del Framework Bootstrap CSS para definir la presentación de la
estructura principal del sistema y sus módulos, a fin de establecer un entorno amigable, simple e
intuitivo para los usuarios que lo usarán.
En conjunto, la librería jQuery de Javascript se utilizó para las validaciones de los
formularios en el lado del cliente a través de su plugin jQuery Validation, simplificando el uso del
lenguaje JavaScript. Para el desarrollo Back-End, se usó el lenguaje PHP para la codificación de
las funcionalidades del sistema, realizar la conexión e integración de la base de datos. A fin de
unificar finalmente la interfaz gráfica con ambas. De modo que, tras codificar, el sistema pudiese
registrar, manipular, validar y almacenar datos de los formularios, además de poder realizar
consultas específicas, eliminar y almacenar documentos electrónicos.
3.3.4. Fase IV. Implementar el sistema de gestión para los expedientes de recepción y despacho
de buques en la coordinación de operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos.

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 Integrar el sistema en los ordenadores de la oficina de Coordinación de
Operaciones.
 Realizar las pruebas del sistema y puesta en marcha del sistema.
 Capacitar a la coordinación de operaciones para la utilización del sistema de gestión
de expedientes.
Es en el último objetivo, dónde la presencia de las últimas dos Fases de Kendall y Kendall
toman más vigencia a través de la sexta fase, Pruebas y mantenimiento del sistema, que
corresponde en realizar pruebas al sistema, para su posterior mantenimiento a fin de asegurar su
correcto funcionamiento y haciendo mejoras en caso de ser necesario. En conjunto con la séptima
fase, de Implantación y evaluación del sistema, dónde se realiza la implementación del sistema,
instalándose y probándose en un entorno real para su posterior evaluación, dónde tras integrar el
sistema en los ordenadores en la Coordinación de Operaciones, se realizaron las pruebas necesarias
para garantizar la utilización del mismo, para luego efectuar la presentación y capacitación sobre
cómo usar el sistema, finalizando con la realización de la prueba de evaluación del sistema a través
de un cuestionario con Escala de Likert, para definir y estructurar las diversas opiniones del
sistema, a sus respectivos usuarios, concluyendo entonces, en el cumplimiento del objetivo general
planteado desde el inicio de la investigación.

56
3.4. Cronograma de Actividades
Figura 3.
Cronograma de Actividades.
Nota: Se visualiza el cronograma de actividades a seguir durante la investigación, el cual contiene
el título, objetivos y actividades planteadas.

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Capítulo IV.
Resultados Obtenidos
La sección de resultados, es dónde se resumen los hallazgos y los logros alcanzados durante
la implementación del proyecto. Este capítulo brinda una visión detallada y clara de los resultados
obtenidos en relación con los objetivos planteados en la investigación, ya que es allí donde se
analizan los datos recolectados en función de los objetivos específicos implícitos en la práctica
profesional. Incluyéndose, dentro de la información recolectada, datos numéricos, estadísticas,
gráficos y tablas que ilustran los impactos o cambios observados como resultado de la ejecución
del proyecto.
4.1. Presentación de los resultados
Semana 1 (Del 13/03/2022 al 17/03/2023)
Actividad 1.1.: Interacción directa con el personal supervisor dentro de la coordinación de
operaciones.
Como primera actividad, el practicante se integró en las instalaciones del Instituto Nacional
de los Espacios Acuáticos con el fin de conocer el ambiente de trabajo general, socializar y
finalmente residir dentro de la Coordinación de Operaciones, dónde estableció contacto directo
con el personal supervisor y a la competencia en Jefe, quienes proporcionaron información acerca
de los procesos operativos que se realizan en la circunscripción, así como las funciones que poseen
los diferentes cargos que componen la Coordinación, y, terminologías referentes al ciclo
operacional sobre el cual se trabaja para poder realizar sus diferentes actividades diarias.
Los procesos operativos, de acuerdo con Cristofani, F (2019) “son todas aquellas
actividades mutuamente relacionadas dentro de una organización. Los mismos contemplan tanto
58
a procedimientos, clientes, procesos y otros elementos asociados a la estrategia operativa. Estas
actividades toman las entradas para luego entregar un resultado previsto.”
Dicha actividad permitió al practicante, adquirir conocimientos acerca de las
responsabilidades y metas de la empresa como entidad organizativa, así como también se adquirió
información acerca de las distintas sedes, departamentos y áreas de coordinación pertenecientes a
la Capitanía de Puerto, comprendiendo las labores que cada uno desempeña, además de las
herramientas que emplean para llevarlas a cabo. Del mismo modo, se hace inminente la adquisición
de conocimientos específicos de la Coordinación de Operaciones, que fueron valiosos para el
desarrollo profesional del investigador en el transcurso del proyecto, ya que, consecuentemente,
le permitió estar inmerso en las actividades que se realizan dentro de las instalaciones, obteniendo
una mejor comprensión de la terminología manejada en la coordinación.
Actividad 1.2.: Estudiar la problemática presentada por la coordinación de operaciones.
Una vez realizada la actividad anterior, el practicante visualizó los diferentes procesos que
realizaba el personal laboral de la Coordinación de Operaciones, permitiendo que éste identificara
las carencias promulgadas dentro de los procesos de archivado una vez se dejaba implícita la
finalización del ciclo de recepción y despacho de buques en la Coordinación, dejando en
consecuente evidencia, una clara necesidad que requería la presencia de una resolución tecnológica
debido a que resultaba netamente difícil ya que requería tiempo y mucho esfuerzo dadas las
condiciones de producción diaria de expedientes dentro de las instalaciones. Del mismo modo que,
dados los lineamientos de la Coordinación, la contención de expedientes bajo un estimado límite
de tiempo, sólo complicaba cada vez más la consulta de información en relación a expedientes
antiguos, afectando así, el desenvolvimiento del personal involucrado en la recuperación de
información.
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Según el autor Kendal y Kendall (2011), el estudio de una problemática, permite al
investigador “analizar con honestidad lo que está ocurriendo en la empresa. Después, junto con
otros miembros de la organización, comenzar a señalar los problemas” (p. 9)
El practicante tras la actividad, adquirió un conocimiento más detallado sobre las
funciones, procesos y objetivos de la Coordinación en cuestión, así como una mayor comprensión
de las responsabilidades y tareas involucradas, además de los recursos utilizados en las oficinas
para llevar a cabo los procesos archivísticos concernientes a la conformación de expedientes de
recepción y despacho de buques. Por otra parte, la realización del estudio de la problemática le
permitió reforzar capacidades como la identificación de patrones y tendencias; Fomentándose el
pensamiento crítico al analizar información de manera objetiva y considerar diferentes
perspectivas.
Actividad 1.3.: Definir los requisitos y procesos del archivado de expedientes en base al
reglamento de la empresa.
En relación a la tercera actividad que se realizó para proceder con el cumplimiento del
primer objetivo de la investigación, una vez analizada e identificada la problemática que posee la
Coordinación, el practicante procedió a recopilar información dentro del Manual de Normas y
Procedimientos de Control de Transporte y Tráfico Marítimo, específicamente en la sección
dedicada a la conformación de los Expedientes de Recepción y Despacho de Buques, suministrado
por las competencias supervisoras de la Coordinación. Dicho documento establece las pautas y
directrices para llevar a cabo la correcta clasificación, conformación, resguardo y consulta de los
Expedientes anteriormente mencionados, proporcionando al practicante una descripción detallada
de los documentos que componen el expediente, así como las políticas a cumplir en la presente
investigación en función de la asignación de responsabilidades y roles para las personas

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involucradas dentro de los procesos de archivado que hacen relación a la documentación generada
a partir de las actividades concernientes a la recepción y despacho de buques.
Los Manuales de Normas y Procedimientos, según la autora Romero, D (2020) son los que
“definen la aplicación de técnicas y métodos, al igual que las instrucciones necesarias para ejecutar
las actividades.” (párr. 5). Asimismo, la Universidad Central de Venezuela (UCV, 2010) lo define
como “Aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos
administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que deben cumplir y ejecutar
los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos”. (párr. 5).
Por otra parte, los conocimientos que se adquirieron en la realización de esta actividad
fueron acerca de las terminologías específicas utilizadas en el ámbito marítimo y portuario,
incluyendo términos relacionados con los buques, así como abreviaturas, y conceptos relacionados
con la navegación. Por otra parte, el practicante obtuvo conocimientos relacionados a los diferentes
documentos que deben presentarse durante la recepción y despacho de buques, como permisos y
certificados, así como registros relacionados con la carga, la tripulación, la seguridad y otros
aspectos importantes que infieren en la conformación de los Expedientes, una vez que fue
finalizado el ciclo operacional.
Semana 2 (Del 20/03/2023 al 24/03/2023)
Actividad 2.1.: Recopilar la información para la realización del sistema.
Es en la primera actividad del segundo objetivo planteado, dónde habiéndose estudiado la
problemática presentada por la Coordinación de Operaciones, y haber recolectado, primeramente,
información del Manual de Normas y Procedimientos de Control de Transporte y Tráfico
Marítimo, el practicante procedió a examinar e indagar con gran detalle acerca de la gestión
61
documental en las oficinas de la Coordinación, realizadas por los supervisores y la competencia
en jefe, en materia de Recepción y Despacho de buques. Elaborando una entrevista dirigida al
personal para adquirir y filtrar la información necesaria para determinar qué aspectos se tomarían
en cuenta para el desarrollo del sistema.
Por otra parte, la gestión documental, según la autora Rodríguez, E (2019):
“Abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento
secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las
distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de
su valor testimonial o histórico.” (p. 6).
La presente actividad proporcionó al investigador una serie de conocimientos valiosos,
dándole una perspectiva clara de las necesidades, y las áreas problemáticas que deben abordarse
para poder desarrollar de un sistema de gestión documental. De la misma manera, el practicante
adquirió una visión detallada de los procesos archivísticos y datos relevantes obtenidos a través de
la encuesta realizada. Estos conocimientos fueron igualmente fundamentales para que pudiesen
tomarse consideraciones acerca de la información que puede ser adaptada tecnológicamente a las
necesidades específicas en la Recepción y Despacho de buques.
Actividad 2.2.: Establecer los requerimientos por los cuales se regirá el sistema de gestión.
En la segunda actividad del segundo objetivo de la investigación, el participante llevó a
cabo un cuestionario dicotómico a la muestra seleccionada acerca de las funciones del sistema.
Una vez completado el cuestionario, se utilizaron los resultados obtenidos para establecer una lista
detallada de los requisitos técnicos necesarios para desarrollar un sistema de gestión documental
eficiente para el proceso de recepción y despacho de buques. El objetivo de la actividad era lograr
62
una visión más precisa de las características específicas que debían ser incluidas en el sistema en
cuestión. Esta fase permitió definir de manera más exhaustiva los elementos esenciales que
deberían formar parte del sistema, garantizando así su funcionamiento óptimo y adecuado.
Sustentando la realización de la actividad, un requerimiento según la autora Lozano, P
(2015) es aquella “Característica, condición o restricción que debe tener o cumplir un sistema o
componente de un sistema para satisfacer un contrato, norma, especificación u otro documento
formalmente impuesto.” (p. 3).
El desarrollo de la actividad logró que el practicante cultivara una visión clara y definitiva
de las características y funcionalidades que los usuarios consideraban esenciales en un sistema de
gestión documental de expedientes de recepción y despacho de buques, así como un conocimiento
profundo y exhaustivo acerca de las características esenciales que el sistema debía poseer. Esto
implicó en el practicante, la comprensión de aspectos como, la facilidad de uso, la seguridad de
los datos, conformación de consultas simples y anidadas, definición de los módulos del sistema,
así como cualquier otra consideración técnica relevante que sirvió para que el practicante
garantizara una estructura adecuada del sistema.
Actividad 2.3.: Esquematizar los esquemas lógicos para la realización del sistema.
Para finalizar con el segundo objetivo planteado, y el cumplimiento de la tercera actividad,
el practicante realizó diagramas que permitieron una mayor comprensión acerca del
funcionamiento del sistema de gestión documental propuesto para la resolución de la problemática
presentada por la Coordinación de Operaciones, por lo cual se elaboraron los diagramas de la base
de datos, siendo éste el Diagrama Entidad-Relación y el Diagrama Físico Normalizado. A su vez,

63
para describir el flujo de información dentro del sistema y sus procesos en sí, se elaboró el
Diagrama de Flujo de Datos.
Según el autor Alegsa, L (2019), los esquemas lógicos de base de datos “Representan la
estructura abstracta de un dominio de información. A menudo son de naturaleza diagramática y se
utilizan más típicamente en procesos empresariales que buscan capturar cosas de importancia para
una organización y cómo se relacionan entre sí.” (párr. 5). Por otra parte, la elaboración de
diagramas de flujo de datos, según Cillero, M (2013, párr. 2) “Es una técnica muy apropiada para
reflejar de una forma clara y precisa los procesos que conforman el sistema de información.
Permite representar gráficamente los límites del sistema y la lógica de los procesos, estableciendo
qué funciones hay que desarrollar.”
El investigador en dicha actividad, aprendió a profundidad, las buenas prácticas de
representar la estructura y las relaciones de los datos utilizando diferentes modelos, como bien lo
es el modelo Entidad-Relación para la base de datos, y el diagrama de flujo de datos, para las
funcionalidades y procesos de los diferentes módulos del sistema de gestión documental. De ésta
forma, se adquirieron conocimientos sobre la identificación de las entradas y salidas de
información dentro del sistema, los procesos de transformación de datos, además de los
redireccionamientos de página para cada módulo.
Semana 3 (Del 27/03/2023 al 31/03/2023)
Actividad 3.1.: Diagramar las interfaces gráficas de usuario del sistema.
Durante la primera actividad del tercer objetivo de la investigación, el practicante procedió
a realizar los diseños de la interfaz gráfica del sistema, siendo realizados por medio del lenguaje
HTML, lo que permitió estructurar los elementos de las interfaces de cada módulo. Por otra parte,
64
la utilización del lenguaje CSS permitió aplicar estilos y personalizar la apariencia visual de
manera precisa. El investigador, además, para agilizar el proceso de diseño y asegurar un aspecto
profesional, incorporando un diseño responsivo, aprovechó las capacidades del Framework de
CSS, Bootstrap. Este framework, proporcionó el acceso a una amplia gama de componentes y
estilos predefinidos que facilitaron la creación de una interfaz moderna y adaptable a diferentes
tamaños de pantalla. Cómo última incorporación se realizaron validaciones front-end utilizando la
librería de Javascript, jQuery. Lo que permitió agregar interactividad a la interfaz, así como validar
y verificar los datos ingresados por los usuarios en los formularios. Esto garantizó una experiencia
de usuario más fluida y evitó errores o datos incorrectos en el sistema.
Según González, F (2022) la interfaz gráfica “es un medio de interacción visual entre los
usuarios y los dispositivos electrónicos. Por ello, es usado en la mayoría de sitios web, programas
para computadora, aplicaciones móviles, sistemas operativos, entre otros tipos de software
existentes.” (párr. 8). En contraste, el autor Kendall y Kendall (2011), con respecto al diseño de la
interfaz gráfica de usuario, deja en evidencia que “el diseñador tiene muchos componentes de GUI
que permiten flexibilidad al diseñar pantallas de entrada para la Web u otros paquetes de software”
(p. 380).
En este sentido, los conocimientos adquiridos del investigador en la actividad, se orientaron
hacia el aprendizaje y fortalecimiento de sus capacidades para estructurar y organizar los
elementos de una página web. Aprendiendo las mejores prácticas para utilizar etiquetas
semánticas, formularios, elementos de entrada de datos y otros componentes clave del lenguaje
HTML. Mientras, que, por medio de la práctica con el lenguaje CSS, se ahondaron los
conocimientos con respecto a las propiedades y valores CSS para controlar el diseño, la tipografía,
los colores, los tamaños y otros aspectos visuales de los elementos de la interfaz perteneciente a
65
cada módulo. Por otra parte, su framework Bootstrap, logró que el practicante obtuviese
conocimientos acerca de la creación de diseños receptivos y adaptativos, asimismo, tras utilizar la
cuadrícula de Bootstrap, se reforzaron los conocimientos acerca de la disposición de elementos y
a la aplicación de estilos más consistentes y modernos.
De tal manera que, se hace especial e importante referencia a los conocimientos adquiridos
al implementar validaciones front-end utilizando jQuery, ya que se fomentaron los conocimientos
de utilizar las capacidades de jQuery para la realización de validaciones, mostrar mensajes de error,
así como garantizar la integridad de los datos ingresados por los usuarios en los formularios de los
módulos de registro y modificación. Aunado a esto, tras haber diseñado la interfaz gráfica, el
investigador desarrolló una perspectiva centrada en el usuario y la experiencia del mismo.
Aprendiendo a considerar factores como la usabilidad, la accesibilidad, la navegación intuitiva y
la estética visual para crear una interfaz que sea fácil de usar y atractiva para los usuarios.
Semana 4 (Del 03/04/2023 al 07/04/2023) – Semana 6 (Del 17/04/2023 al 21/04/2023)
Actividad 3.2.: Crear la base de datos mediante el gestor de base de datos MYSQL.
Una vez se han maquetado los diagramas lógicos del sistema, se procede a la creación de
la base de datos, siendo ésta preparada y controlada por el gestor de base de datos MySQL
Workbench en su versión 8.0, permitiendo la elaboración de una estructura relacional sobre la cual
empezar a almacenar información, lo que a su vez permitió que el practicante testeara sobre esta
misma, para poder insertar información básica sobre los usuarios y sus roles, que en conjunto con
la interfaz gráfica, logró hacer tangible, visualmente, ciertos módulos del sistema, lo que repercutió
en el desarrollo de la siguiente actividad.

66
En este sentido, Kendall y Kendall (2011) definen a la base de datos como un "almacén de
datos electrónico definido de manera formal y controlado en forma central, para usarse en muchas
aplicaciones". (p.558). Por otra parte, la autora Bipasha, N (2022), define a MySQL Workbench
como “una herramienta de diseño y modelado de base de datos visual capaz de acceder a MySQL
bases de datos en servidores remotos o in situ. Inyecta facilidad de uso y funcionalidad en sus
proyectos de desarrollo de SQL y MySQL.” (párr. 4).
Los conocimientos que adquirió el practicante en el transcurso de la actividad, se refieren
a la efectiva manipulación de un gestor práctico con una interfaz intuitiva. Lo que, a su vez, le
permitió obtener una mayor compresión con respecto a la definición de su estructura, creación de
tablas, y establecer relaciones entre ellas. Por otra parte, le permitió desarrollar habilidades en la
gestión de consultas y la extracción de información relevante, así como ordenar y filtrar
información a partir de consultas anidadas. Del mismo modo, pudo obtener una comprensión más
profunda acerca de la administración de una base de datos que permitió el registro de expedientes
y rutas de guardado de documentos.
Actividad 3.3.: Codificar el sistema mediante el lenguaje de programación PHP.
Una vez obtenida una base de datos con una estructura final definida, y las interfaces
visuales de cada módulo perteneciente al sistema, el practicante, a través del lenguaje PHP,
estableció la conexión la base de datos para comenzar a desarrollar el conjunto de funciones y
algoritmos que permitieron almacenar, organizar, modificar y recuperar la información
relacionada a los expedientes de recepción y despacho de buques. De esta forma, mediante este
lenguaje, se realizaron validaciones en el lado del servidor para asegurar que los datos ingresados
67
por los usuarios sean correctos y cumplan con los requisitos establecidos. Esto incluyó la
verificación de formatos de fechas, la validación de campos obligatorios y la prevención de
posibles ataques de seguridad, como inyecciones de SQL.
A su vez, el practicante implementó consultas SQL en PHP para buscar y recuperar la
información necesaria de la base de datos para obtener todos los expedientes relacionados con un
buque en particular o para buscar expedientes basados en ciertos criterios, como el rango de fechas
o una fecha en específico. Por otro lado, el investigador implementó también medidas de seguridad
para proteger la integridad de los datos y prevenir accesos no autorizados, incluyendo la
autenticación de usuarios y su respectiva sesión, además del control de permisos de acceso.
Adicionalmente, se utilizaron diversas librerías de jQuery como Datatables en conjunto con PHP
para organizar los listados de los expedientes con el diseño de tablas dinámicas con su respectivo
buscador general, por rango de fecha y paginación de datos mostrados en pantalla, así como la
exportación del listado en formato de impresión.
La codificación, Según Holberton Peru (2023) “es un subconjunto de la programación y es
esencialmente el proceso de implementar el plan de desarrollo de aplicaciones en varios lenguajes
comprensibles. Su principal objetivo es facilitar la comunicación entre el usuario y la máquina.”
(párr. 3).
Tras haber realizado la actividad, el practicante profundizó sus conocimientos acerca de
las estructuras de control, funciones, manejo de formularios, manipulación de archivos y otras
características del lenguaje de programación PHP, como las diferentes bibliotecas y extensiones
del lenguaje utilizadas para interactuar con bases de datos, así como sobre cómo manejar sus
conexiones, consultas y resultados de consultas, de la misma manera que se ahondaron los

68
conocimientos de SQL para insertar, actualizar, eliminar y recuperar información de la base de
datos.
Actividad 4.1.: Integrar el sistema en los ordenadores de la oficina de Coordinación de
Operaciones.
Una vez las funciones básicas del sistema han sido testeadas correctamente en su entorno
de trabajo, y la codificación del programa ha finalizado, el practicante procedió a exportar,
primeramente, la base de datos del sistema mediante el gestor MySQL Workbench para
salvaguardar la estructura de la misma y posteriormente, avanzar con el proceso de instalación y
configuración del sistema fuera del entorno de trabajo, siendo el destino de instalación el
computador principal de la Coordinación de Operaciones, distribuyéndose el acceso y
disponibilidad al mismo, dentro de una red local a través del servidor web Apache, siendo éste,
uno de los servicios que ofrece la herramienta tecnológica y paquete de software XAMPP.
Con respecto a la instalación de software, el autor Barcenas, A (2015) hace referencia a
que éste “Es el proceso por el cual nuevos programas son transferidos a un computador con el fin
de ser configurados, y preparadores para ser ejecutados en el sistema informático, para cumplir la
función para la cual fueron desarrollados” (párr. 1)
La integración del programa en la Coordinación de Operaciones, logró que el practicante
ahondara sus conocimientos con respecto al tópico de configuración, administración y manejo de
servidores web dentro de una red de área local. Asimismo, se hace relevancia, en el transcurso de
la práctica profesional, el fortalecimiento de los conocimientos relacionados a la gestión de
aplicaciones basadas en web web localmente, así como hacer sus debidas modificaciones en un
69
entorno controlado que permita integrar y garantizar las funcionalidades de cada módulo del
sistema de gestión documental.
Actividad 4.2.: Realizar las pruebas del sistema y puesta en marcha del sistema.
Dicha actividad consistió en evaluar el funcionamiento del sistema de gestión documental
una vez ha sido preparado e integrado en los equipos tecnológicos de la Coordinación de
Operaciones, a través del almacenamiento, modificación y borrado de información, que sirvió
como prueba en los diversos módulos del sistema, dicha información ficticia permitió poder
simular los datos reales que se manejarán en el sistema, teniendo como claro ejemplo, la
información de los buques, registro de expedientes con su debida consulta, y posteriormente, los
documentos físicos pertenecientes a los expedientes de recepción y despacho que fueron
escaneados en formato PDF para su digitalización, que sirvió para poder subir archivos dentro del
sistema, asimismo, se realizaron pruebas para la visualización, descarga y borrado de los mismos;
Luego, finalmente, tras la corrección de ciertos errores que se presentaron, se pudo oficializar la
puesta en marcha del sistema.
Con respecto a la fase de pruebas y mantenimiento del sistema, según lo suscitado por
Kendall y Kendall (2011), es esencial someter a pruebas cualquier sistema de información antes
de su implementación, ya que resulta más económico detectar y solucionar problemas antes de que
el sistema entre en funcionamiento (p. 11).
La actividad en cuestión, logró que el practicante adquiriese conocimientos acerca de la
identificación de errores, fallos o comportamientos inesperados en el sistema, ya que estos
hallazgos le brindaron la oportunidad de corregirlos antes de implementar el sistema en
producción, de modo que la información se presentase para el usuario de manera clara y

70
comprensible, permitiéndole al investigador, creativamente, realizar mejoras en la interfaz y la
experiencia del usuario para garantizar su satisfacción y eficiencia en el uso del sistema, una vez
pudo conocer los defectos que presentaba, permitiendo validar su funcionalidad, rendimiento,
seguridad y usabilidad.
Semana 16 (Del 26/06/2023 al 30/06/2023)
Actividad 4.3.: Capacitar a la coordinación de operaciones para la utilización del sistema de
gestión de expedientes.
Una vez lograda la implementación del sistema dentro de la Coordinación de Operaciones,
en la doceava actividad el practicante procedió a pautar una capacitación dirigida a la muestra de
la investigación, compuesta por el Jefe de Operaciones y los Supervisores, dentro de las
instalaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras,
dónde realizó una charla general dónde se le indicó al personal las instrucciones para el correcto
uso de los diferentes módulos del sistema, asimismo, se incluyó la puesta en marcha por parte del
personal para empezar a introducir información real en la base de datos y sus debidas consultas.
Luego, el practicante procedió a recopilar las opiniones del personal competente a través de un
cuestionario con Escala de Likert para determinar el nivel de satisfacción por parte de los usuarios
con respecto al sistema para así evaluarlo y, dar hincapié al desarrollo de las conclusiones de la
investigación, para, finalmente, completar la presente investigación.
En relación a la actividad realizada por el investigador, la Escala de Likert según el Autor
Bertram, D. (2008) “son instrumentos psicométricos donde el encuestado debe indicar su acuerdo
o desacuerdo sobre una afirmación, ítem o reactivo, lo que se realiza a través de una escala
ordenada y unidimensional”.
71
El practicante, en este sentido, al impartir una capacitación sobre el sistema de gestión
documental de expedientes de recepción y despacho de buques, tuvo la oportunidad de adquirir un
conocimiento más sólido sobre el funcionamiento del sistema además de sus características,
ayudándole a desarrollar habilidades para transmitir información de una manera más clara y
concisa, adaptándose a los niveles de conocimiento que poseía la audiencia en el aspecto
tecnológico, lo que enriqueció sus habilidades de comunicación y oratoria en el transcurso de la
actividad.
4.2. Interpretación Y Análisis De Los Resultados
La interpretación y análisis de los resultados, según el autor Arias, F (2012) “Consiste en
exponer el significado de los hallazgos obtenidos y compararlos con los de estudios previos
(antecedentes de investigación), para establecer semejanzas, coincidencias, diferencias y
contradicciones.” (p. 139). En este sentido, la presente sección busca dar significado a los hallazgos
obtenidos y compararlos con los estudios previos suscitados en el marco teórico. Dónde se
aplicarán los cuestionarios previamente mencionados, de tipo Dicotómico y Escala de Likert para
la obtención de información relevante para plantear las bases y posteriormente la evaluación
general del sistema, dichos instrumentos, serán efectuados a la unidad de análisis de la siguiente
investigación, compuesta por los usuarios o personas asociadas que interactuarán con el sistema
una vez se implemente.

72
4.2.1. Cuestionario Dicotómico – Requerimientos del Sistema
Tabla 1.
Cuestionario dicotómico
№ Ítem Si No
1 ¿El sistema debería limitar el acceso de los módulos, en relación a las
funciones de cada rol de usuario?
2 ¿El módulo de búsqueda de expedientes, debe permitir realizar una
búsqueda donde se considere el nombre y matrícula de barco?
3 ¿Desea usted, que, en el módulo de búsqueda de expedientes, éste permita
hacer una búsqueda por rango de fecha?
4 ¿El sistema debe permitir hacer un reporte acerca de cuantos expedientes
se han realizado en un determinado período de tiempo?
5 ¿El sistema debería permitir únicamente la subida de archivos digitales en
formato PDF?
6 ¿Cree que en el sistema se deberían visualizar, los documentos que se
suban?
Nota. Se visualiza el cuestionario dicotómico a aplicar dentro de la institución.

73
Ítem № 1: ¿El sistema debería limitar el acceso de los módulos, en relación a las
funciones de cada rol de usuario?
Tabla 2.
Visualización de la limitación al acceso de módulos, en relación a las funciones de cada rol de
usuario.
Respuesta Encuestados Porcentaje (%)
Sí 4 80%
No 1 20%
Total 5 100%
Nota. En esta tabla se evidencian los resultados obtenidos del cuestionario.
Figura 4.
Visualización de limitación al acceso de los módulos, en relación a las funciones de cada rol de
usuario
20%
Sí
No
80%
Nota. Se evidencia gráficamente los resultados obtenidos del cuestionario.

74
Dando hincapié al siguiente cuestionario, es importante recalcar la importancia de poder
segmentar las funciones de cada usuario, según su tipo para poder proteger la información tangible
de terceros o posibles amenazas, haciendo referencia al autor Álvarez, H (2022) quién, designa a
la definición de roles y privilegios como una parte fundamental para la seguridad de la información
dentro de un sistema. Es por ello que, a través de la siguiente pregunta, se ha observado en los
encuestados un resultado mayoritariamente positivo, específicamente un 80% en la opción “Sí”,
en contraste, hubo un 20% que eligió la opción “No”. Esta respuesta indica que los encuestados
muestran interés y consideran importante establecer medidas en cuanto a la seguridad y control de
acceso en el sistema.
Dejando, de esta manera, implícita la necesidad de que el sistema posea roles de usuario
para separar las diversas acciones que puedan realizar, así como el acceso a los diferentes módulos
que éste posee. Asimismo, al interpretar el resultado obtenido, se tiene como aporte en el desarrollo
del sistema, que limitar el acceso a los módulos según los roles de usuario permitirá mantener la
integridad de los datos y garantizar la privacidad de la información mostrada para cada tipo de
usuario. Por lo que se debe considerar la implementación de un esquema de permisos y roles, lo
que permitirá una administración eficiente de las funcionalidades disponibles para cada tipo de
usuario.
75
Ítem № 2: ¿El módulo de búsqueda de expedientes, debe permitir realizar una
búsqueda donde se considere el nombre y matrícula de barco?
Tabla 3.
Módulo de búsqueda de expedientes, donde se considere el nombre y matrícula de barco.
Sí 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Figura 5.
Módulo de búsqueda de expedientes, donde se considere el nombre y matrícula de barco.
100%
Sí No
La capacidad de realizar consultas específicas en un sistema de información, contribuye a
una experiencia más amena y satisfactoria para el usuario al obtener datos, información o
76
resultados que se ajusten de manera precisa a sus necesidades. Es por ello que, tras haberse
realizado la siguiente pregunta, los datos obtenidos a través de los encuestados, dieron como
resultado un 100% en la opción “Sí”, con respecto al desarrollo de un módulo de búsqueda de
expedientes, cuyos parámetros específicos se compongan del nombre y matrícula del barco,
campos llenados por el usuario para filtrar la información y, consecuentemente, poder hacer una
consulta más cómoda y amena a lo que el usuario requiera. Del mismo modo, a partir de estos
resultados, su aporte destaca la importancia de contar con una funcionalidad de búsqueda avanzada
que facilite la localización precisa de expedientes bajo criterios convenientemente específicos para
la Coordinación, tomando en cuenta, además, que esta puede mejorar la eficiencia y la velocidad
de acceso a la información relevante.
Ítem № 3: ¿Desea usted, que, en el módulo de búsqueda de expedientes, éste permita
hacer una búsqueda por rango de fecha?
Tabla 4.
Búsqueda de expedientes por rango de fecha.
Sí 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%

77
Figura 6.
Búsqueda de expedientes por rango de fecha.
100%
Sí No
La inclusión de esta funcionalidad adicional en el sistema proporcionaría una experiencia
aún más amena al usuario, ya que tendría la capacidad de acotar aún más los resultados de su
consulta, optimizando así la precisión y relevancia de la información obtenida, destacando la
importancia de brindar a los usuarios una forma aún más versátil y eficiente de acceder a la
información requerida. Por lo que, haciendo referencia a la pregunta realizada, según los datos
obtenidos de la muestra seleccionada, se obtuvo un resultado del 100% en la opción “Sí”, dónde
se infiere la necesidad de una segunda barra de búsqueda dentro del módulo de consultas de
expedientes, en adición a la búsqueda por nombre y matrícula del barco, para poder consultar de
forma más amena, los expedientes realizados a un determinado barco, en un período comprendido
de fechas, o en sí, en una fecha específica. Lo que consecuentemente, indicó un aporte adicional
en la posibilidad de no sólo agilizar aún más el proceso de consulta, sino que también de brindar
la Coordinación una herramienta valiosa para la extracción de información precisa y oportuna

78
Ítem № 4: ¿El sistema debe permitir hacer un reporte acerca de cuantos expedientes
se han realizado en un determinado período de tiempo?
Tabla 5.
Reporte de cuantos expedientes se han realizado en un período de tiempo.
Sí 4 80%
No 1 20%
Total 5 100%
Figura 7.
Reporte de cuantos expedientes se han realizado en un período de tiempo.
20%
80%
Sí No
Según Catino, E (2021), los reportes son documentos utilizados para transmitir información
importante de una empresa (párr. 3), a su vez, esta información puede ser de carácter general o
79
específico, y presentarse en cualquier tipo de formato según lo requerido. De ésta manera, según
los resultados obtenidos, la muestra encuestada suministró resultados de un 80% en la opción “Sí”,
mientras que el 20% seleccionó la opción “No”, infiriendo que, añadir un reporte general de
expedientes a partir de un filtro de información como la cantidad de expedientes que se realizaron
en la circunscripción dentro de un período determinado de tiempo, además de que, dicho reporte
se pueda exportar, es netamente necesario para el sistema. Dicho resultado posee un aporte que
sugiere que la mayoría de los usuarios que harán uso del sistema, así cómo valoran la capacidad
de obtener información contable sobre la cantidad de expedientes realizados en un período
específico, lo que consecuentemente proporcionará datos útiles para el seguimiento y la toma de
decisiones, póstumas a la consulta de los expedientes de recepción y despacho de buques.
Ítem № 5: ¿El sistema debería permitir únicamente la subida de archivos digitales en
formato PDF?
Tabla 6.
Subida de archivos digitales en formato PDF.
Sí 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%

80
Figura 8.
Subida de archivos digitales en formato PDF.
100%
Sí No
Según los datos obtenidos a través de la siguiente incógnita, se tuvo como resultado una
respuesta positiva, arraigada a la selección o preferencia por la opción “Sí” en un 100%. Los
resultados, en este sentido, aportaron al investigador, que existe un consenso o preferencia por
parte de los usuarios, en la elección del formato de archivos para la gestión documental ya que
limitar la subida de archivos al formato PDF asegura la uniformidad y la compatibilidad de los
documentos dentro del sistema, lo que facilita su visualización y manipulación dentro del mismo.
Lo que permite aportar dentro de la investigación y desarrollo del sistema, la consideración de los
encuestados por mantener un solo formato de subida de documentos, su preferencia por el formato
PDF, por términos de confiabilidad, comodidad o bien, la necesidad de que algún otro tipo de
formato no pueda saturar o afectar el rendimiento del sistema, pero que, mantenga los mismos
principios de compatibilidad, seguridad y legibilidad.

81
Ítem № 6: ¿Cree que en el sistema se deberían visualizar, los documentos que se
suban?
Tabla 7.
Visualizar en el sistema los documentos subidos.
Sí 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Figura 9.
Visualizar en el sistema los documentos subidos.
100%
Sí No
Según los datos obtenidos por los encuestados, dichos resultados fueron la dominante
prevalencia de la opción “Sí”, en un 100%. Determinando por excelencia qué, la correcta

82
visualización dentro del sistema, sin necesidad de descargar los archivos, con respecto a los
documentos subidos, es una parte importante que se debe realizar en el sistema de gestión
documental, infiriendo qué esto agiliza el acceso y la revisión de los expedientes sin necesidad de
descargar o abrir los archivos en aplicaciones externas. Por lo que, adicionalmente, significa que
se debe contemplar una interfaz que permita la visualización directa de los documentos subidos,
proporcionando una experiencia más eficiente para los usuarios.

83
4.2.2. Cuestionario en Escala de Likert – Evaluación del Sistema
Tabla 8.
Cuestionario en Escala de Likert.
N° Ítem Valoración
1 2 3 4 5
1 ¿Considera el sistema, fácil de usar y de entender?
2 ¿Qué tan optimizado considera los procesos de registro en
el sistema de gestión documental?
3 ¿Cómo evaluaría el rendimiento general del sistema?
4 ¿Cómo valoraría usted los diferentes módulos que realiza

el sistema de gestión documental?
5 Visualmente, ¿Qué tan amigable considera la interfaz
gráfica?
6 ¿Qué tan eficiente considera usted las consultas de
expedientes por fecha, rango de fecha, nombre y matrícula
de buques?
7 A nivel general, ¿qué tan efectivo considera usted que
resulta el sistema de gestión documental, dentro de la
Coordinación?
Leyenda: 1 = Muy negativo, 2 = Negativo, 3 = Neutral, 4 = Positivo, 5 = Muy positivo.
Nota. Se visualiza el cuestionario en Escala de Likert a aplicar dentro de la institución.

84
Ítem № 1: ¿Considera el sistema, fácil de usar y de entender?
Tabla 9.
Evaluación de la usabilidad y comprensión del sistema.
Opciones Encuestados Porcentaje (%)
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 1 20%
Muy positivo 4 80%
Total: 5 100%
Figura 10.
Evaluación de la usabilidad y comprensión del sistema.
20%
80%
Muy Negativo Negativo Neutral Positivo Muy Positivo

85
A partir de los datos recopilados y analizados en el cuestionario de escala de Likert, se
puede observar que los resultados reflejan una percepción mayoritariamente positiva sobre la
facilidad de uso y comprensión del sistema. De acuerdo con el 80% de los participantes, el sistema
fue calificado como "Muy positivo", lo que implica que consideran que el sistema es altamente
intuitivo, claro y de fácil manejo. Esta cifra significativa indica que la mayoría de los encuestados
experimentaron una experiencia satisfactoria al interactuar con el sistema, lo cual sugiere que el
diseño y la usabilidad del sistema cumplen con sus expectativas. Además, el restante 20% de los
participantes lo calificó como "Positivo", lo que demuestra que también consideraron el sistema
como fácil de usar en general, aunque quizás con algunas áreas de mejora. Esta evaluación
favorable por parte de un porcentaje considerable de los encuestados respalda la idea de que el
sistema presenta una usabilidad y comprensión adecuadas en su conjunto.
Ítem № 2: ¿Qué tan optimizado considera los procesos de registro en el sistema de
gestión documental?
Tabla 10.
Evaluación de la optimización de los registros de información en el sistema.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 1 20%
Muy positivo 4 80%
Total: 5 100%

86
Figura 11.
Evaluación de la optimización de los registros de información en el sistema
20%
80%
Al analizar los datos obtenidos a través del cuestionario de escala de Likert, se puede
observar un panorama positivo en relación con la facilidad de uso y comprensión del sistema de
gestión documental, específicamente en lo que respecta a los procesos de registro. El 80% de los
participantes calificó esta optimización como "Muy positivo", lo cual refleja una percepción
altamente favorable hacia la eficiencia y la fluidez de dichos procesos. Estos resultados indican
que la mayoría de los encuestados consideran que los procedimientos de registro en el sistema
están altamente optimizados, lo que implica que los usuarios pueden completar estas tareas de
manera eficiente, rápida y sin enfrentar obstáculos significativos.
Esta evaluación positiva sugiere que el sistema de gestión documental ha logrado brindar
una experiencia satisfactoria en términos de facilidad de uso y comprensión de los procesos de
registro. Por otro lado, el 20% restante de los participantes lo calificó como "Positivo", lo cual
muestra que también percibieron los procesos de registro como fáciles de usar y entender en
87
general, aunque posiblemente con algunas áreas de mejora. Este segmento de participantes
también contribuye a la evaluación favorable de la optimización de los procesos de registro,
respaldando la idea de que en su mayoría se han logrado diseñar y desarrollar procedimientos
accesibles y eficientes.
Ítem № 3: ¿Cómo evaluaría el rendimiento general del sistema?
Tabla 11.
Evaluación del rendimiento general del sistema.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 0 0%
Muy positivo 5 100%
Total: 5 100%

88
Figura 12.
Evaluación del rendimiento general del sistema.
100%
Según los datos recolectados, todos los participantes de la encuesta calificaron el
rendimiento general del sistema como "Muy positivo", lo que indica que los usuarios consideran
que el sistema es excelente en todos los módulos evaluados. Esta calificación sugiere que el sistema
de gestión documental cumple con las expectativas de los usuarios y ofrece un alto nivel de
rendimiento en términos de velocidad. Este resultado es muy importante ya que indica que el
sistema está cumpliendo con su propósito de facilitar y agilizar los procesos de consulta de los
expedientes de recepción y despacho de buques. Además, el hecho de que todos los participantes
de la encuesta califiquen el rendimiento del sistema como "Muy positivo" sugiere que los usuarios
están satisfechos con la calidad del sistema.

89
Ítem № 4: ¿Cómo valoraría usted los diferentes módulos que realiza el sistema de
gestión documental?
Tabla 12.
Evaluación general de los diferentes módulos que componen el sistema.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 1 20%
Muy positivo 4 80%
Total: 5 100%

90
Figura 13.
Evaluación general de los diferentes módulos que componen el sistema
20%
80%
Los datos recopilados revelan una percepción positiva entre los participantes con respecto
a los diversos módulos del sistema. La calificación de "Muy positivo" otorgada por el 80% de los
participantes demuestra un alto nivel de satisfacción y respaldo hacia las funcionalidades ofrecidas
por el sistema. Esta respuesta tan favorable indica que los módulos han sido ampliamente
reconocidos como eficientes y útiles en la gestión de expedientes. Al examinar más de cerca los
resultados, se destaca que el restante 20% de los participantes aún calificó los módulos como
"Positivo", lo que indica que, aunque quizás no tan entusiastas como el grupo mayoritario, aún
perciben beneficios significativos y valor en la utilización del sistema. Esto implica que los
módulos del sistema de gestión documental han logrado satisfacer en gran medida las expectativas
y necesidades de la mayoría de los participantes.

91
Ítem № 5: Visualmente, ¿Qué tan amigable considera la interfaz gráfica?
Tabla 13.
Evaluación de la interfaz gráfica (GUI) del sistema.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 0 0%
Muy positivo 5 100%
Total: 5 100%
Figura 14.
Evaluación de la interfaz gráfica (GUI) del sistema.
100%

92
Los resultados de la encuesta revelaron que el 100% de los participantes calificaron la
interfaz gráfica del sistema de gestión documental como "Muy positivo". Esta calificación
unánime confirma que todos los encuestados consideran que la interfaz gráfica es visualmente
atractiva y amigable. Tal resultado implica que la interfaz gráfica del sistema de gestión
documental de expedientes de recepción y despacho de buques ha logrado satisfacer plenamente
las expectativas de los usuarios en términos de su diseño y presentación. La calificación "Muy
positivo" sugiere que la interfaz gráfica es intuitiva y fácil de navegar. Esto significa que los
usuarios encuentran que el sistema es accesible y que pueden moverse sin dificultad por las
diversas funcionalidades y secciones del mismo. Con dicho resultado se confirma, que la interfaz
permite a los participantes interactuar de manera efectiva y eficiente en el sistema de gestión
documental.
93
Ítem № 6: ¿Qué tan eficiente considera usted las consultas de expedientes por fecha,
rango de fecha, nombre y matrícula de buques?
Tabla 14.
Evaluación de la efectividad de las consultas de expedientes por fecha, rango de fecha, nombre y
matrícula de buques.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 0 0%
Muy positivo 5 100%
Total: 5 100%

94
Figura 15.
Evaluación de la efectividad de las consultas de expedientes por fecha, rango de fecha, nombre y
matrícula de buques.
100%
Los datos obtenidos a través de la siguiente pregunta, dieron como resultado que el 100%
de los participantes calificaron la eficiencia de las consultas de expedientes por fecha, rango de
fecha, nombre y matrícula de buques como "Muy positivo". Teniendo, por consecuencia, que todos
los encuestados consideran que las consultas en el sistema son altamente eficientes y efectivas en
términos de recuperar la información deseada utilizando criterios específicos. De esta manera,
dicha calificación sugiere que los participantes perciben que el sistema ofrece una funcionalidad
sólida en términos de búsqueda y recuperación de expedientes, permitiendo una consulta rápida y
precisa basada en diferentes criterios.

95
Ítem № 7: A nivel general, ¿qué tan efectivo considera usted que resulta el sistema de
gestión documental, dentro de la Coordinación?
Tabla 15.
Evaluación de la efectividad del sistema de gestión documental dentro de la Coordinación de
Operaciones en sus debidas actividades de consulta.
Muy negativo 0 0%
Negativo 0 0%
Neutral 0 0%
Positivo 0 0%
Muy positivo 5 100%
Total: 5 100%

96
Figura 16.
Evaluación de la efectividad del sistema de gestión documental dentro de la Coordinación de
Operaciones en sus debidas actividades de consulta.
100%
Los resultados por medio de los siguientes datos obtenidos, revelan que el 100% de los
participantes calificaron el sistema como "Muy positivo" en cuanto a su efectividad dentro de la
Coordinación. Logrando consolidar que todos los encuestados consideran al sistema, altamente
efectivo en su funcionamiento y en la gestión de expedientes dentro del contexto de la
Coordinación. Esta calificación sugiere que los participantes perciben que el sistema cumple con
éxito su propósito principal, proporcionando una gestión documental eficiente, organizada y
confiable.
97
4.3. Conocimientos Adquiridos
 En el transcurso del desarrollo de la práctica profesional, el investigador fortaleció
sus conocimientos obteniendo dominio de diversos conceptos, así como de
herramientas tecnológicas y ciertas características de los lenguajes de
programación PHP, HTML, y CSS. Aunado a esto, se hace inferencia en la
ampliación de sus conocimientos mediante la utilización de servidores web como
Apache, librerías como Bootstrap CSS y jQuery, añadiendo a ésta última librería,
plugins como jQuery-validation y Datatables. Asimismo, el practicante obtuvo
conocimientos de otros complementos como Select2 y Tempusdominus.
 Como algunos de sus conocimientos adicionales, fuera de la investigación, se hace
alusión a la obtención de habilidades en el área de soporte técnico tales como,
identificación de fallas y reparación de equipos de cómputo y/ soldadura de
componentes electrónicos, reparación de impresoras y sus respectivos
mantenimientos de tipo preventivo y rutinario.

98
Conclusiones
La realización del presente proyecto, cuyo objetivo principal fue el diseño e
implementación de un sistema de gestión documental de expedientes de recepción y despacho de
buques, el cual estuvo enfocado a la Coordinación de Operaciones del Instituto Nacional de los
Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras, en adición a las actividades que realizaron,
se obtuvieron resultados inequívocamente positivos en todo el período de prácticas profesionales,
así como sus actividades planteadas. Y a partir de éstos, se concluye que se alcanzaron las
expectativas propuestas al inicio de la investigación, cumpliendo con el propósito de aportar un
sistema que permitiera, a la coordinación, registrar los buques activos que realizan sus actividades
dentro del puerto, optimizar el registro de expedientes referentes a la recepción y despacho de
buques con el motivo de almacenar los documentos escaneados dentro de una base de datos, de
manera que permitiese su posterior consulta de una manera más rápida y eficiente bajo criterios
específicos además de mantener la conservación de expedientes y documentos antiguos más allá
del rango de tiempo que son almacenados dentro de las oficinas.
Dentro de un enfoque más detallado, para el primer objetivo específico del presente trabajo
de investigación, se concluye que tras haber realizado investigaciones preliminares que
permitieron obtener información relevante y al mismo tiempo que sustentaron conocimiento,
promovió aspectos como una mejor comprensión de la problemática presentada por la
Coordinación de Operaciones, que consecuentemente sirvió para dar las bases del sistema de
gestión documental. De modo que se hizo énfasis el carácter inmersivo dentro de las actividades,
funciones y términos manejados dentro de la Coordinación de Operaciones, ya que pudo aportar
posterior profesionalismo, y una mejor preparación que sirvió como un punto de partida para una
99
posterior solución de la problemática y, por ende, el diseño de un sistema de gestión documental
de expedientes de recepción y despacho de buques.
En relación al segundo objetivo específico, en aspectos concretos, se evidenció y concluyó
que con la obtención de información a través del cuestionario dicotómico dirigido al personal
involucrado que usaría el sistema, se pudo determinar exitosamente las distintas funcionalidades,
así como las características clave que debía poseer el mismo, a fin de mejorar la gestión de los
expedientes. Por otro lado, se hace referencia a que la comprensión detallada de los resultados del
cuestionario, infirieron exitosamente en la elaboración de diagramas para poder visualizar mejor
los procesos y estructura principal del sistema, siendo esto fundamental para un posterior
desarrollo e implementación de un sistema que se ajustara perfectamente a las necesidades de la
Coordinación, proporcionando una base sólida sobre la cual trabajar.
En cuanto al tercer objetivo específico, al tomarse en cuenta los diagramas de base de datos,
e incluso los de flujo de datos de las actividades anteriores, se concluyó que la resolución
tecnológica a través de herramientas tecnologías libres, se realizaron exitosamente en cada
actividad planteada de este tercer objetivo. De manera que se pudo diseñar, interfaces gráficas
intuitivas, permitiendo a los usuarios, realizar las operaciones necesarias de manera eficiente y
precisa Desarrollando también, efectivamente, la creación de la base de datos bajo el gestor
MYSQL Workbench y luego poder proseguir con la codificación del sistema a través del lenguaje
de programación PHP, pudiendo proporcionar un sistema de gestión documental de expedientes
de recepción y despacho de buques.
Finalmente, en lo que al cuarto objetivo se refiere, se concluye que tras haber integrado
exitosamente el sistema dentro de los ordenadores de la Coordinación, se pudo concretar las
pruebas del mismo con información real con el motivo de realizar correcciones de errores que
100
pudieran presentarse y ajustar más el sistema a las comodidades de los usuarios. De modo que, las
actividades emprendidas con el propósito de lograr una correcta implementación dentro de la
Coordinación de Operaciones, han tenido un impacto sumamente positivo en las pruebas de
consulta de expedientes referentes a la recepción y despacho de buques.
Lo que conllevó luego, a la elaboración de una capacitación dirigida a los usuarios que
utilizarían el sistema, y la posterior recopilación de sus opiniones con respecto al desempeño del
sistema dentro de la Coordinación a través de la Escala de Likert, con el objetivo de evaluar la
satisfacción y percepción de los usuarios. Los resultados obtenidos, en tal caso, revelaron una
impresión altamente positiva en relación a las funcionalidades y beneficios que el sistema aportaba
dentro de la Coordinación que respaldaron la efectividad de las actividades llevadas a cabo durante
todo el cuarto objetivo y, por ende, a la solución de la problemática del proyecto.

101
Recomendaciones
Al Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras:
 Implementar un nuevo módulo donde permita a los usuarios de mayores privilegios, poder
visualizar los movimientos que se realizan dentro del sistema por parte de los demás
usuarios con respecto a sus interacciones con los módulos de registro de buques,
expedientes y subida de documentos.
 Brindar actualizaciones futuras al sistema de gestión de expedientes para poder optimizar
más sus funcionalidades, así como elaborar más módulos que permitan exportar en formato
de impresión, planillas más elaboradas con respecto al seguimiento de cuantos expedientes
se han realizado mensualmente y anualmente.
A la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana, Extensión Punto Fijo:
 Proporcionar a los estudiantes cursos complementarios que aborden habilidades
específicas y tecnologías relevantes para la carrera Ingeniería de Sistemas. Estos cursos,
por supuesto, pueden ser opcionales y así como pueden brindar a los estudiantes la
oportunidad de adquirir conocimientos adicionales en áreas como lo puede ser el desarrollo
de software, análisis de datos, seguridad cibernética e inteligencia artificial.
 La elaboración de talleres y actividades prácticas que ayuden a los estudiantes ahondar sus
conocimientos y habilidades de comunicación, liderazgo, trabajo en equipo y resolución
de problemas dentro de una organización; Aspectos que son cruciales dentro de una
práctica profesional, ya que pueden brindar una mejor experiencia o comprensión del
entorno laboral que les espera a los futuros pasantes.

102
A los Futuros Pasantes:
 Que desarrollen sus habilidades relevantes para el ambiente laboral, concerniente por
supuesto, al ámbito tecnológico. Es decir, que aprovechen los recursos que puede ofrecer
la web para enriquecer sus conocimientos, por ejemplo, tomar cursos en plataformas
educativas suele ser una buena alternativa para aprender. A su vez, establecer proyectos
personales para fortalecer sus conocimientos en programación, bases de datos, redes,
seguridad informática, entre otros aspectos, tiende a ser lo ideal.
 Demuestren una actitud proactiva y un deseo constante de aprender. Ya sea, preguntando,
investigando o participando activamente en los pequeños proyectos o talleres que pueda
tener la empresa. Porque la iniciativa y la curiosidad son cualidades que son valoradas en
los pasantes y pueden abrirles puertas para oportunidades futuras en el ámbito laboral.
 Que cumplan con los plazos establecidos dentro de la práctica profesional, lleven un
registro de tus tareas y sean responsable en la gestión del tiempo. Porque la organización
y la capacidad para cumplir con sus responsabilidades demostrarán profesionalismo y les
ayudarán a obtener una experiencia más valiosa durante su pasantía.
 Finalmente, que aprendan de su desempeño en la práctica profesional. Debido a que,
reflexionar sobre su experiencia, les permitirá identificar áreas en las que pueden mejorar
y considerar cómo pueden aplicar lo que han aprendido en futuras oportunidades laborales.
103
Referencias Bibliográficas
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Editorial Episteme.
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109
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Bolivariana de Venezuela Extraordinaria, N° 36.860. 30 de diciembre de 1999.
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2009.
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N° 6.446 del 3 de abril del 2019.

110
Anexos
Anexo 1: Diagrama de Flujo de Datos (Contextual).
Anexo 1.
Diagrama de Flujo de Datos (Contextual).
Nota. Se evidencia el diagrama de flujo de datos contextual con los procesos generales del
sistema.
111
Anexo 2: Diagrama de Flujo de Datos (Expandido).
Anexo 2.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 0: Inicio de sesión.
Nota. Se evidencia el diagrama de flujo de datos expandido de Nivel 0, correspondiente al Inicio
de sesión.
112
Anexo 3.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 1: Registro de usuarios.
Nota. Se evidencia el diagrama de flujo de datos expandido de Nivel 1, correspondiente al
Registro de Usuarios.
113
Anexo 4.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 1: Registro de Buques.
Registro de Buques.
114
Anexo 5.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 2: Registro de Expedientes.
Registro de Expedientes.
115
Anexo 6.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Subida de documentos.
Nota. Se evidencia el diagrama de flujo de datos expandido de Nivel 3, correspondiente a la
Subida de Documentos.
116
Anexo 7.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Usuarios.
módulo de Recuperación de Usuarios.

117
Anexo 8.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Buques.
Nota. Se visualiza el diagrama de flujo de datos expandido de Nivel 3, correspondiente al
módulo de Recuperación de Buques.

118
Anexo 9.
Diagrama de Flujo de Datos (Expandido). Nivel 3: Recuperación de Expedientes.
Nota. Se visualiza el diagrama de flujo de datos expandido de Nivel 3, correspondiente al
módulo de Recuperación de Expedientes.

119
Anexo 3: Diagrama del Modelo Entidad-Relación.
Anexo 10.
Diagrama del Modelo Entidad-Relación del sistema.
Nota: Se evidencia el diagrama entidad relación con los elementos principales de la base de datos
del sistema.
120
Anexo 4: Diagrama Normalizado de la Base de Datos.
Anexo 11.
Diagrama Normalizado de la Base de Datos del sistema.
Nota: Se evidencia el diagrama entidad relación normalizado con todos los elementos que
conforman la base de datos.

121
Anexo 5: Interfaz Gráfica de Usuario (GUI) del Sistema.
Anexo 12.
Pantalla de Inicio de sesión del sistema.
Nota. Se visualiza la interfaz gráfica de Inicio de sesión del sistema.

122
Anexo 13.
Pantalla de Inicio del sistema (Capitán de Puerto).
Nota. Se representa la interfaz principal del sistema, correspondiente al rol de Capitán de Puerto.
123
Anexo 14.
Pantalla de Inicio del sistema (Jefe de Operaciones).
Nota. Se representa la interfaz principal del sistema, correspondiente al rol de Jefe de
Operaciones.
124
Anexo 15.
Pantalla de Inicio del sistema (Supervisor de Operaciones).
Nota. Se representa la interfaz principal del sistema, correspondiente al rol de Supervisor de
Operaciones.
125
Anexo 16.
Menú desplegable. Aplica para el Capitán de Puerto y Jefe de Operaciones.
Nota. Se representa la estructura del menú lateral del sistema correspondiente al rol de Capitán
de Puerto y Jefe de Operaciones.

126
Anexo 17.
Menú desplegable. Aplica para los Supervisores de Operaciones.
Nota. Se representa la estructura del menú lateral del sistema correspondiente al rol de
Supervisor de Operaciones.
127
Anexo 18.
Pantalla del Listado de Usuarios activos.
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado de usuarios dentro del sistema.
128
Anexo 19.
Pantalla de Registro de Usuarios.
Nota. Se visualiza la interfaz gráfica del módulo de registro de usuarios del sistema.
129
Anexo 20.
Pantalla del Listado de Buques activos.
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado de buques dentro del sistema.
130
Anexo 21.
Ejemplo de la exportación en formato de Impresión (Listado de Buques).
Nota. Se visualiza el formato de exportación de los buques registrados, en formato de impresión

generado por el sistema.
131
Anexo 22.
Pantalla de Registro de Buques.
Nota. Se visualiza la interfaz gráfica del módulo de registro de buques en el sistema.

132
Anexo 23.
Pantalla del Listado de Expedientes activos.
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado de expedientes dentro del sistema.
133
Anexo 24.
Ejemplo de la exportación en formato de Impresión (Listado de Expedientes).
Nota. Se visualiza el formato de exportación del listado de expedientes, en formato de impresión

generado por el sistema.
134
Anexo 25.
Pantalla de Registro de Expedientes.
Nota. Se visualiza la interfaz gráfica del módulo de registro de expedientes del sistema.
135
Anexo 26.
Pantalla del Listado de Documentos correspondientes a un Expediente (Información de Buque
sin desplegar).
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado de documentos pertenecientes a un
expediente dentro del sistema.

136
Anexo 27.
Pantalla del Listado de Documentos correspondientes a un Expediente (Información de Buque
desplegada).
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado de documentos pertenecientes a un

expediente dentro del sistema, con la información del buque desplegada.
137
Anexo 28.
Visualización de documentos dentro del sistema.
Nota. Se representa la interfaz del módulo de visualización de documentos electrónicos.

138
Anexo 29.
Pantalla de subida de documentos de un expediente.
Nota. Se visualiza la interfaz gráfica del módulo de subida de documentos del sistema.
139
Anexo 30.
Pantalla del Listado de usuarios borrados. (Recuperación de usuarios).
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado con respecto a la recuperación de usuarios
dentro del sistema.

140
Anexo 31.
Pantalla del Listado de buques borrados. (Recuperación de Buques).
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado con respecto a la recuperación de buques
dentro del sistema.

141
Anexo 32.
Pantalla del Listado de expedientes borrados. (Recuperación de Expedientes).
Nota. Se visualiza la interfaz del módulo de listado con respecto a la recuperación de expedientes
dentro del sistema.

142
Anexo 6: Memoria Fotográfica de la Investigación.
Anexo 33.
Soporte técnico (Mantenimiento rutinario), en el Centro de Prácticas por parte del Br. Abraham
Bracho.
Nota. Evidencia fotográfica del soporte técnico de computadoras por parte del practicante.
143
Anexo 34.
Mantenimiento rutinario a una motherboard en el centro de prácticas, por parte del Br. Abraham
Bracho.
Nota. Evidencia fotográfica del mantenimiento rutinario realizado a una motherboard.

144
Anexo 35.
Reparación de cableado de red en la Oficina de la Coordinación de Operaciones, por parte del
Br. Abraham Bracho.
Nota. Evidencia fotográfica de la reparación del cableado de red en la Oficina de la Coordinación
de Operaciones.
145
Anexo 36.
Reparación de computadora en el Centro de Prácticas por parte del Br. Abraham Bracho.
Nota. Evidencia fotográfica de la reparación dirigida a una computadora en el centro de
prácticas.
146
Anexo 37.
Codificación del Sistema en el Centro de Prácticas Profesionales por el Br. Abraham Bracho.
Nota. Evidencia fotográfica del practicante realizando su debida codificación del sistema dentro
del centro de prácticas.

147
Anexo 38.
Reunión Entre el Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp. Y el Practicante Br. Abraham
Bracho.
Nota. Se evidencia la reunión entre el tutor académico y el practicante en la Universidad
Nacional Experimental Politécnicas de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

148
Anexo 39.
Asesoría del Trabajo Metodológico, por parte del Ing. Gregory Cadetto Esp. Al practicante Br.
Abraham Bracho.
Nota. Se evidencia la asesoría impartida por el tutor académico, al practicante en la Universidad
Nacional Experimental Politécnicas de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

149
Anexo 40.
Reunión del Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto. Esp y el practicante Br. Abraham Bracho
al centro de prácticas.
Nota. Evidencia fotográfica de la visita del tutor académico al practicante, en el Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.

150
Anexo 41.
Reunión entre el Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp., el Tutor Institucional Msc.
Antonio González, y el Practicante Br. Abraham Bracho
Nota. Se evidencia la reunión entre el tutor académico, el tutor institucional y el practicante
durante la visita a la institución.

151
Anexo 7: Acompañamiento del Tutor Académico al Centro de Prácticas Profesionales
Anexo 42.
Acompañamiento del Tutor Académico Ing. Gregory Cadetto Esp. Al Practicante Br. Abraham
Bracho en el Centro de Prácticas Profesionales.
Nota. Se evidencia el documento de acompañamiento del tutor académico al centro de prácticas
profesionales.
152
Anexo 8: Instrumento de Recolección de Datos (Cuestionario Dicotómico)
Anexo 43.
Cuestionario Dicotómico Dirigido al Personal de la Coordinación de Operaciones del Instituto
Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
Nota. Se evidencia la validación del cuestionario dicotómico aplicado en la institución.

153
Anexo 9: Instrumento de Recolección de Datos (Cuestionario en Escala de Likert)
Anexo 44. Cuestionario en Escala de Likert Dirigido al Personal de la Coordinación de
Operaciones del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, Capitanía de Puerto Las Piedras.
Nota. Se evidencia la validación del cuestionario en escala de Likert aplicado en la institución.

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1

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA

UNEFA FALCÓN – EXTENSIÓN PUNTO FIJO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES DE

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE BUQUES, MEDIANTE EL LENGUAJE PHP Y EL

GESTOR DE BASE DE DATOS MYSQL DIRIGIDO A LA COORDINACIÓN DE

OPERACIONES DEL INSTITUTO NACIONAL DE LOS ESPACIOS ACUÁTICOS,

CAPITANÍA DE PUERTO LAS PIEDRAS MUNICIPIO CARIRUBANA, ESTADO

Autor: Br. Abraham Javier Bracho Colina

Tutor Académico: Ing. Gregory Alexander Cadetto Lampe Esp.

Punto Fijo, 30 de junio de 2023

Carta De Aceptación De Las Prácticas Profesionales

Aprobación Del Informe Tutor Institucional

Aprobación Del Informe Tutor Académico

Carta De Aceptación De Las Prácticas Profesionales ............................................................... 2

Aprobación Del Informe Tutor Institucional ............................................................................. 3

Aprobación Del Informe Tutor Académico ................................................................................ 4

Índice General ............................................................................................................................... 5

Índice De Figuras .......................................................................................................................... 9

Índice de Anexos ......................................................................................................................... 11

Capítulo I. El Problema .............................................................................................................. 18

1.1. Planteamiento del problema ............................................................................................... 18

1.2. Formulación de la investigación: ....................................................................................... 19

1.3. Objetivos De La Investigación ........................................................................................... 20

1.3.1. Objetivo General.......................................................................................................... 20

1.3.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 20

1.4. Justificación de la investigación ......................................................................................... 20

1.5. Alcance y Delimitación de la investigación ....................................................................... 25

1.5.1. Alcance de la investigación. ........................................................................................ 25

1.4.2. Delimitaciones de la investigación. ............................................................................. 26

1.4.2.1. Delimitación Temporal ............................................................................................. 26

1.4.2.2. Delimitación Espacial ............................................................................................... 26

Capítulo II. Marco teórico.......................................................................................................... 27

2.1. Antecedentes de la investigación ....................................................................................... 27

2.2. Aspectos Generales de la institución .................................................................................. 34

2.2.1. Ubicación geográfica de la institución ........................................................................ 34

2.2.3. Misión .......................................................................................................................... 36

2.2.5. Valores ......................................................................................................................... 37

2.2.6. Objetivos de la institución ........................................................................................... 37

2.2.8. Descripción de la Coordinación de Operaciones ......................................................... 40

2.2.9. Funciones de la Coordinación de Operaciones............................................................ 41

2.3. Bases Legales ..................................................................................................................... 43

2.3.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) ................................. 43

2.3.2. Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación – LOCTI (2010) ........................ 43

2.3.3. Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos (2001) ................................................ 44

2.3.4. Plan de la Patria 2019-2025 ......................................................................................... 46

Capítulo III. Marco metodológico ............................................................................................. 47

3.1. Técnicas E Instrumentos Para La Recolección De Información ........................................ 47

3.2. Técnicas Para El Análisis De Los Datos ............................................................................ 49

3.3. Fases Metodológicas .......................................................................................................... 50

3.4. Cronograma de Actividades ............................................................................................... 56

Capítulo IV. Resultados Obtenidos ........................................................................................... 57

4.1. Presentación de los resultados ............................................................................................ 57

4.2. Interpretación Y Análisis De Los Resultados .................................................................... 71

4.2.1. Cuestionario Dicotómico – Requerimientos del Sistema ............................................ 72

4.2.2. Cuestionario en Escala de Likert – Evaluación del Sistema ....................................... 83

4.3. Conocimientos Adquiridos................................................................................................. 97

Recomendaciones ...................................................................................................................... 101