Código:

Sistema de Gestión Integrado

SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 1/7

I. OBJETIVO
Establecer los pasos y lineamientos necesarios para correcta validación de los requisitos de
calidad y medio ambiente.

II. ALCANCE

Aplica a todos los procesos de Embotelladora San Miguel del Sur, contratistas y proveedores.

III. RESPONSABILIDADES

• Jefe de Logística: Asegurar por el cumplimiento del presente procedimiento.

• Comprador: Responsable de comunicar el presente procedimiento que contiene el link de

revisión, requisitos de calidad y medio ambiente, a las contratistas.

- Considerar como antecedente de incumplimiento para el proceso de revaluación del

proveedor (en caso de presentarse incumplimiento del presente procedimiento).

• Coordinador de Sostenibilidad: Responsable de verificar o según designe los requisitos de

calidad y medio ambiente.

• Supervisor de Seguridad Civil / Agente de seguridad: Responsable de permitir el ingreso

a los proveedores con el V°B° digital de sostenibilidad.

IV. DEFINICIONES

NA

V. PROCEDIMIENTO

A. COMUNICACIÓN DE LOS REQUISITOS

➢ La jefatura país de Sostenibilidad y SGI o quien designe entregará los requisitos de
calidad y medio ambiente al área de Logística-Compras.
➢ El área de Logística (Comprador o quien designe), al momento de solicitar la
cotización, debe enviar obligatoriamente a las empresas contratistas, los
requerimientos de calidad y medio ambiente, (Anexo 1 y 2 según aplique), a fin de que
la empresa contratista cumpla con todos los requerimientos previos al inicio de sus
actividades y con la anticipación solicitada.

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 2/7

➢ La empresa contratista debe de enviar la documentación con un plazo mínimo de 48

horas de anticipación, conforme a los requisitos especificados en el presente
procedimiento, caso contrario el área de Sostenibilidad no asume responsabilidad
alguna por el incumplimiento del procedimiento.
➢ Sostenibilidad dará la conformidad de la documentación recibida por el contratista
mediante formato digital via correo electrónico, el responsable del trabajo solicitado
podrá visualizar el estado de validación en el registro digital “Requisitos de calidad y
medio ambiente” (Anexo 3).
➢ Seguridad Civil podrá visualizar el V°B° de ingreso a la contratista mediante el registro
digital “Requisitos de calidad y medio ambiente”,
➢ La contratista de no contar con los documentos solicitados, Sostenibilidad no dará la
autorización para inicio de las actividades hasta que la empresa contratista regularice
la presentación de los mismos. Así mismo Sostenibilidad comunicará las razones por
la que se deniega a la contratista el ingreso al desarrollo de actividades.

B. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS EXIGIDOS POR EMBOTELLADORA (PARA LA

CONTRTISTA)
➢ La contratista deberá ingresar al siguiente link dependiendo la sede:

Planta Huara:
https://app.smartsheet.com/b/form/4b061eb1e07d49469c2a73c872a0ab97

Planta Arequipa:

https://app.smartsheet.com/b/form/407d021e9f374dcab2362138948e4bb6

➢ Se deberá registrar los compos (Anexo 3):

- Empresa: Nombre de la empresa (contratista).
- Representante de la contratista: Nombre de la persona que realizará el seguimiento
hasta la aprobación de los requisitos exigidos por Embotelladora.
- Correo: Campo obligatorio, correo(s) de la(s) persona(s) a la que se notificará la
Aceptación o Rechazo.
- Motivo de ingreso a ESMS: Especificar la actividad a desarrollar.
- Fecha de ingreso: Indicar la fecha que ingresarán a ESMS.
- Visualizar los requisitos de calidad y medio ambiente: Para visualizar de forma
opcional a los requisitos (adjuntos en el anexo 1 del presente procedimiento), dar
ctrl + click al título del item.

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 3/7

- Carga de archivos (según los requisitos que aplique): Se debe adjuntar los
documentos exigidos en los requisitos de calidad y medio ambiente según aplique
al contratista.

Nota: La opción “enviarme una copia de mis respuestas” es opcional.

➢ Dar click en el botón de remitir.

C. REVISIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR LA CONTRATISTA

Una vez remitida la información del contratista a través del link, se notificará una solicitud
de aprobación a Sostenibilidad para revisar los documentos recepcionados.

➢ El coordinador de Sostenibilidad o quien designe deberá realizar la revisión de los

documentos y brindar la aprobación (de cumplir con los requisitos) o rechazar (si no
se cumple los requisitos establecidos).
- Si el resultado es “Aprobación” se notificará en automática a la contratista el
resultado satisfactorio, así mismo un adjunto que indica la orden de trabajo
generada del V°B° brindado.
Nota 1: La aprobación del contratista es válida solo para el servicio definido
con logística y en plazo establecido; para otros servicios en posterior fecha se
deberá presentar nuevamente los registros solicitados en el anexo 1.
- Si el resultado es “Rechazado”, se notificará en automático el resultado de la
validación; seguido de las observaciones detectadas por sostenibilidad.
Nota 2: Para presentar nuevamente la información se deberá iniciar de
acuerdo con el apartado B. Presentación de documentos exigidos por
Embotelladora.
➢ En caso de rechazo, el coordinador de Sostenibilidad o quien designe deberá ingresar
“registro digital de requisitos de calidad y medio ambiente” y registrar en la columna
de “observación” las observaciones presentadas y/o documentación faltante, o según
aplique. Finalmente concluir dando click al inocono de guardar.

D. INGRESO A LAS INTALACIONES DE ESMS.

➢ La contratista deberá acercarge a vigilancia, comunicar el número de la orden de
trabajo (se encuentra en el formato adjunto en el correo de notificación de aprobación
de los documentos).
➢ Seguridad civil con la orden de trabajo comunicada, verificará en el “registro virtual
de requisitos de calidad y medio ambiente” que se encuentre “Aprobado” para su
ingreso. De no encontrase aprobado, la contratista no podrá ingresar a las
instalaciones de Embotelladora San Miguel del Sur.

NOTA: La contratista está sujeto al V°B° de Sostenibilidad y SST (otra gestión) para
poder ingresar.

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 4/7

VI. ANEXOS
ANEXO N° 01: Requisitos de Gestión de Medio Ambeinte

REQUISITOS DE GESTIÓN DE MEDIO AMBIENTE

ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6

CONTRATISTAS PROVEEDORES CONTRATISTAS

VISITAS CONTRATISTAS CUYAS; CONTRATISTAS
DE; CUYAS ; DE;
DOCUMENTO DE
REQUERIMIENTOS
ACTIVIDADES REFERENCIA
DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES
TECNICAS Y/O ASESORAMIENTO MANIPULACIÓN GENEREN GENEREN PROYECTOS DE
PERMANENTES
ADMINISTRATIVAS Y/O AUDITORÍA CON RESIDUOS RESIDUOS NO INVERSIÓN.
SUSTANCIAS PELIGROSOS PELIGROSOS
PELIGROSOS.
Comunicado de
criterios
ambientales a
1.- Evidencia de
1 nuestros X X X X X X X
comunicado.
proveedores,
terceros y personal
con estadía.

Matriz de aspectos
1. Matriz de Aspectos e
e impactos
Impactos ambientales.
ambientales.
2 N/A N/A X X X X X 2.- Adjuntar evidencias
Evidencias de
de controles
controles
operacionales.
operacionales.

Plan de 1.- Remitir plan de

caracterización y caracterización y
3 N/A N/A N/A X N/A X X
manejo de residuos manejo de residuos
sólidos. sólidos.

1.- Manifiestos de RR.SS

(RR.SS
Peligrosos/Biocontamin
Evidencias de la
ados).
4 correcta disposición N/A N/A N/A X N/A X X
2.- Constancia que
de residuos sólidos.
acredite el correcto
manejo de residusos No
peligrosos.

Registros de
capacitación sobre:
1.- Material de
- Manejo de
exposición.
5 residuos sólidos N/A X N/A X X X X
2.- Registros de charlas y
- Buenas practicas
capacitación.
de consumo de
agua y energía

Plan de respuesta
en caso de derrame
6 N/A N/A X X N/A X X 1. Plan RAE.
o fuga de sustancias
químicas peligrosas.

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 5/7

ANEXO N° 04: Requisitos de Gestión de la Calidad

REQUISITOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 4

CONTRATISTAS CONTRATISTAS CONTRATISTAS

VISITAS CONTRATISTAS;
DE; CUYAS ; CUYAS;
REQUERIMIENTOS ACTIVIDADES DOCUMENTO DE REFERENCIA
ACTIVIDADES PERMANENTES
SEAN FUERA PERMANENTES
SEAN DENTRO DE
TECNICAS Y/O ASESORAMIENTO DE DE
DE ALMACENES PRESTACIÓN
ADMINISTRATIVAS Y/O AUDITORÍA ALMACENES Y PRESTACIÓN
Y SALAS DE DE OTROS
SALAS DE DE ALIMENTOS
PROCESO SERVICIOS
PROCESO

Comunicado de
criterios de calidad
e inocuidad a
1 nuestros X X X X X X 1. Registro de verificación de BPM
proveedores,
terceros y personal
con estadía.

1. Plan de control de calidad, plan POES, plan

Sistema de gestión de BPM.
2 N/A N/A N/A N/A X N/A
de calidad. 2.- Evidencias de control de calidad e
inocuidad.

Cumplir con las

Buenas Practicas de
Higiene, previo
ingreso a salas de 1.- Check List ó visto bueno del personal de
3 X X X N/A N/A X
producción o calidad.
almacenes (Toca o
cofia, sin accesorio
personal, mandil)

Capacitación en
BPM/ Inducción
4 N/A N/A X N/A X X 1. Registro de capacitación
BPM/ Inducción
Inocuidad.

No ingresar con
5 X X X X X X 1.- Control en vigilancia.
alimentos y bebidas.

Declaración jurada
de no presentar
procesos
6 respiratoríos, X X X X X X 1.- Evidencia de declaración Jurada.
procesos diarreicos
y/o heridas
expuestas.

OBSERVACIONES
Los contratistas que realizarán trabajos en nuestras instalaciones deberán enviar la documentación verificada por el representante y requerida con un máximo de 48 horas de anticipación para su
1
validación.
2 Los contratistas permanentes son los que proporcionan servicios de comedor, seguridad civil, limpieza, estiba, salud ocupacional y otros que la empresa crea pertinente.

3 De no cumplir con los requisitos no se le permitirá al contratista realizar actividades dentro de las instalaciones de Embotelladora San Miguel del Sur SAC.

4 Los residuos peligrosos deben cumplir al menos una de estas caracteristicas tales como; explosivos, inflamables, corrosivos, tóxicos, sustancias infecciosas.
Los residuos no peligrosos son todos aquellos residuos que se generan tales como los reeaprovechables tal cual son los plásticos, chatarra, madera, papel, carton, vidrio, y los residuos generales
5
no aprovechables.

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 6/7

ANEXO N° 03: Registro Digital de Requisitos de Calidad y Medio Ambiente

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023

 Código:
Sistema de Gestión Integrado
SGI/PRO/05/01B-PE
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DIGITAL DE Versión 00
APROBACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON
REQUISITOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE” N° Página: 7/7

ANEXO N° 04: Formulario de Requisitos de Calidad y Medio Ambiente

Generado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Area de Sosenibilidad Coordinador de Sostenibilidad Jefatura de Sostenibilidad 15/03/2023