LINEAMIENTOS PARA LA

APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE

CONDUCTA PARA EL MANEJO
RESPONSABLE DE SUSTANCIAS
SUJETAS A FISCALIZACIÓN Y
VIGILANCIA

ELABORADO POR:
SUBSECRETARÍA TÉCNICA DE CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DE SUSTANCIAS
CATALOGADAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN
 LINEAMIENTOS DE APLICACIÓN DE CÓDIGO DE CONDUCTA PARA EL
MANEJO RESPONSABLE DE SUSTANCIAS CATALOGADAS SUJETAS A
FISCALIZACIÓN.

El Ministerio de Gobierno (MDG), en cumplimiento de sus atribuciones y competencias,

conjuntamente con el sector industrial han elaborado el documento denominado CÓDIGO DE
CONDUCTA PARA EL MANEJO RESPONSABLE DE SUSTANCIAS SUJETAS A
FISCALIZACIÓN Y VIGILANCIA, con el cual se establecen las acciones específicas para
mejorar el control de sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia y que están contenidas en
cuatro aspectos:
A. Designación de una “persona de contacto”.
B. Implementación de medidas y mecanismos de control interno.
C. Conocimiento del cliente.
D. Información de actividades sospechosas o inusuales.

La presente “Guía Técnica”, integra los diferentes elementos, criterios, métodos e incluye la
información básica que el personal responsable de la aplicación del Código de Conducta
necesita; está estructurada de manera lógica y secuencial para su mejor comprensión.

A. DESIGNACIÓN DE UNA “PERSONA DE CONTACTO”.

Una vez legalizado el Código de Conducta, la EMPRESA que lo suscribió, deberá entregar en
las oficinas de las coordinaciones zonales respectivas un formulario en donde se consigne la
siguiente información:
 Lugar y fecha:
 Nombre/ Razón Social de la EMPRESA:
 Número de Identificación del Código de Conducta:
 Apellidos y nombres, cédula /pasaporte, nacionalidad, cargo, números telefónicos y
dirección electrónica de la persona de contacto.

En el Anexo 1 se presenta el formulario que podrá emplearse para la notificación de la persona

de contacto, y las personas de contacto designadas en cada coordinación zonal como punto de
contacto del Ministerio de Gobierno.

No existe definido un perfil técnico de la persona de contacto, sin embargo por considerar que
será la persona encargada de representar a la EMPRESA en todas las cuestiones relacionadas
a la aplicación del Código de Conducta, se recomienda que sea una persona de confianza de la
alta dirección, con la capacidad de tomar decisiones y autoridad para gestionar la
implementación interna del Código de Conducta.
Las responsabilidades de la PERSONA DE CONTACTO son las siguientes:

1. Atender oportunamente los requerimientos del MDG, relacionadas con las acciones
preventivas establecidas en este documento.
2. Coordinar e impulsar el desarrollo de programas concientización a todo el
personal y de capacitación al personal que maneja sustancias sujetas a
fiscalización o vigilancia.
3. Promover dentro de la EMPRESA el uso de la línea 1800-DELITO, opción 6, como
el mecanismo para Informar sobre acciones sospechosas o inusuales con
sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia que se conozcan.

B. IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS Y MECANISMOS DE CONTROL

INTERNO.

La EMPRESA implementará medidas que permitan garantizar la seguridad y uso lícito de las
sustancias sujetas a fiscalización o vigilancia, a través de controles internos y facilidades para el
cumplimiento de actividades de control por parte del MDG.

Como documento adjunto se presenta un modelo para la elaboración de los procedimientos

para el manejo responsable de sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia, el cuál deberá ser
adaptado por la EMPRESA, según sus necesidades y aprobado por los directivos de la
EMPRESA para que sean implementados por el personal que maneje sustancias sujetas a
fiscalización y vigilancia.

Dentro del manual de procedimientos deberá considerarse todas las responsabilidades de los
encargados de implementar las acciones que deberá emprender la EMPRESA para aplicar las
acciones establecidas en el Código de Conducta.

La EMPRESA deberá realizar una valoración de los espacios destinados para el

almacenamiento y manejo de sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia con la finalidad de
determinar puntos críticos sobre la seguridad tanto física como industrial, así como del
funcionamiento de los sistemas empleados para la medición de peso o volumen e implementará
acciones correctivas en función de las normas nacionales e internacionales establecidos como
buenas prácticas en el manejo de sustancias químicas.

Semestralmente, a partir de la fecha de suscripción del Código de Conducta, la EMPRESA

realizará al menos una auditoria interna general, con la finalidad de verificar el porcentaje de
cumplimiento en cuanto a la aplicación del Código de Conducta y de ser necesario, tomar las
acciones preventivas y correctivas necesarias.
 C. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

Las medidas de “Conocimiento del cliente” están orientadas a que la EMPRESA que realiza la
comercialización de sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia, pueda contar con información
de sus clientes a fin de evidenciar actividades inusuales y sospechosas.

Para el reporte mensual de los ingresos, egresos y saldos de las sustancias que consten en la
Lista de Vigilancia Nacional, las empresas emplearán el formato en hoja Excel, y lo enviarán al
correo electrónico de la persona de contacto de la Coordinación Zonal respectiva, con el asunto
“REPORTE MENSUAL DE SUSTANCIAS LISTA DE VIGILANCIA EMPRESA …….”.

El primer reporte contendrá la información correspondiente a los movimientos realizados desde

el 01 de enero de 2019 hasta el mes caído anterior al envío de la información y los reportes
siguientes se realizarán hasta el día calendario 15 del mes siguiente.

La EMPRESA deberá Identificar en al menos un documento comercial, el número de lote y de

envase que se comercialice y deberá mantener un registro interno relacionado con los clientes a
los que se vendió cada envase. En caso de reutilizar envases para la comercialización se debe
re-etiquetar debidamente.

En caso de venta de sustancias vigiladas en cantidades superiores a 100 kilogramos, la

EMPRESA debe requerir al cliente el formulario “Declaración de uso de sustancias vigiladas”,
(Anexo 2) en el que el CLIENTE informará el uso que se dará a la sustancia, así como el lugar
en el que se utilizará la misma, además del medio de transporte con que se movilizará. Estos
registrado se mantendrán en la EMPRESA y servirán de soporte para los REPORTES
MENSUALES.

En los casos en que dichas ventas tengan como destino provincias fronterizas, la EMPRESA
deberá informar a través de un correo electrónico, a la persona de contacto designada por el
MDG en cada coordinación zonal.

D. INFORMACIÓN DE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS O INUSUALES.

La PERSONA DE CONTACTO deberá concientizar al personal de la EMPRESA el uso de la

línea 1800-DELITO opción 6, como el mecanismo para informar de forma inmediata las
acciones sospechosas o inusuales respecto de sustancias sujetas a fiscalización y vigilancia,
para lo cual el Código de Conducta establece indicadores de acciones que podrían ser
consideradas como sospechosas o inusuales.
 ANEXO 1
DATOS DE PERSONA DE CONTACTO, CÓDIGO DE CONDUCTA

Lugar y fecha:
Nombre/ Razón Social:
Número de Código de Conducta

Datos Requeridos
Apellidos y Nombres
Cédula /Pasaporte Nacionalidad
Correo-e:
Teléfono trabajo: Celular

Atentamente,

f) Persona Natural o Representante Legal

Nombres y apellidos completos
CC:
 ANEXO 2
DECLARACIÓN DE USO DE SUSTANCIAS QUIMICAS SUJETAS A
VIGILANCIA

Fecha:……………………………

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA PERSONA QUE ADQUIERE LA SUSTANCIA

Persona Natural Persona Jurídica

Nombre / Razón Social

Nombre Comercial RUC
Actividad Económica
Principal
Provincia Cantón Ciudad
Dirección Referencia
Correo electrónico
Teléfono/extensión Teléfono celular

2. INFORMACIÒN DEL USO DE LA SUSTANCIA

Provincia Cantón Ciudad

Dirección Referencia
Sustancia Cantidad Unidad
requerida

Detalle del uso que se

dará la sustancia química

Doy fe y certifico que la información presentada es verdadera, y que la sustancia se empleará con fines
lícitos.

Esta información puede ser verificada o validada antes de que autorice la venta.

Atentamente,

________________________________
f) Persona Natural o Representante Legal
CC: