FACULTAD DE POSTGRAGO DE INGENIERÍA MECÁNICA

MANTENIMIENTO Y CONFIABILIDAD 2023-II

RODRIGUEZ PEÑA JUAN CARLOS

CONTRATACIÓN EXTERNA DEL MANTENIMIENTO

Las tendencias mundiales en la contratación externa del mantenimiento industrial apuntan hacia
la externalización como una estrategia para mejorar la eficiencia y reducir costos en las
empresas. La externalización del mantenimiento es una línea de trabajo comúnmente aceptada
en el mundo actual, donde la competitividad empresarial es un objetivo clave en todos los
sectores.

Un estudio realizado por el Colegio de Economistas Norteamericano en colaboración con una

consultora industrial, que revela que un porcentaje significativo de empresas opta por la
externalización de parte o la totalidad de su actividad de mantenimiento. Esto indica una
tendencia global hacia la contratación externa como una estrategia para mejorar la eficiencia y
reducir costos en el mantenimiento industrial.

Por lo tanto, las tendencias mundiales en la contratación externa del mantenimiento industrial
apuntan hacia la externalización como una estrategia para mejorar la eficiencia y reducir costos
en las empresas, lo que refleja una tendencia global hacia la contratación externa como una
estrategia para mejorar la eficiencia y reducir costos en el mantenimiento industrial.

El diagnóstico previo de las actividades a externalizar es una etapa crucial en el proceso de

contratación externa del mantenimiento; es imprescindible porque permite a la empresa
identificar las actividades que pueden ser externalizadas y las que no; también, evaluar la
situación real en la que se encuentra el departamento de mantenimiento.

Este diagnóstico debe ser objetivo y comparativo con otras empresas, y debe analizar una gran
mayoría de causas o razones que aconsejan a la dirección plantear la externalización. De esta
manera, se pueden identificar los puntos fuertes y débiles del departamento de mantenimiento,
y se pueden tomar decisiones informadas sobre qué actividades externalizar y cómo hacerlo.

Además, el diagnóstico previo también puede ayudar a la empresa a identificar si es necesario

reorganizar o rehacer alguna parcela del departamento de mantenimiento antes de externalizar.
Esto puede evitar problemas y riesgos asociados a la externalización, como la pérdida de control
sobre las actividades externalizadas o la falta de calidad en el servicio prestado por la empresa
contratada. Existen varias estrategias que las empresas pueden utilizar para abordar la
externalización del mantenimiento. A continuación, se presentan algunas de las estrategias más
comunes:

1. Coste: esta es la razón básica que aconseja a la mayoría de las empresas abordar la
externalización. La externalización puede ser una forma de reducir costes, ya que la
empresa contratada puede ofrecer servicios a un precio inferior al que la empresa tendría
que pagar si mantuviera el personal de mantenimiento en su plantilla.
2. Tecnológicas: la externalización también puede ser una opción cuando la empresa no
dispone de suficiente plantilla formada para acometer el mantenimiento de una nueva
máquina, de una nueva instalación o de un nuevo sistema informático. En este caso, la
empresa puede externalizar el mantenimiento a una empresa especializada que tenga la
formación y la experiencia necesarias para realizar el trabajo.
3. Capacidad: cuando se presentan puntas de trabajo o aumentos de actividades para los que
la empresa no dispone de suficiente personal. En este caso, la empresa puede externalizar
el mantenimiento para absorber estas puntas de trabajo extraordinarias.
4. Imagen: se brinda cuando las empresas desean disponer de certificados externos para dar
la impresión o imagen de una mayor "asepsia" o imparcialidad en la realización de
determinados mantenimientos, dictámenes finales, protocolos de ensayo o de puesta en
marcha, etc.

La contratación externa del mantenimiento puede aportar varios beneficios a las empresas,
dentro de los principales tenemos: la reducción de costos, la mejora del rendimiento del negocio,
la flexibilidad, el acceso a expertos y un servicio de alta calidad, que se explican a continuación:

1. Reducción de costos: la externalización del mantenimiento puede reducir los costos de la

empresa al permitir que se contrate a una empresa especializada en mantenimiento que
pueda realizar la tarea de manera más eficiente y a un costo menor que el personal interno
de la empresa.
2. Mejora del rendimiento del negocio: cuando la empresa se centre en sus competencias
clave y en su "core business", mientras que la empresa contratada se encarga del
mantenimiento.
3. Flexibilidad: logra que se ajuste la cantidad de personal de mantenimiento según las
necesidades de la empresa.
4. Acceso a expertos: brinda a las personas encargadas del mantenimiento que pueden
aportar conocimientos y habilidades especializadas a la empresa.
5. Servicio de alta calidad: proporcionando que la empresa contratada se centre en su
especialidad y en la mejora continua de sus procesos.

La auditoría del mantenimiento es una herramienta que permite evaluar la eficacia y eficiencia
de las actividades de mantenimiento que se realizan en una empresa. Consiste en una revisión
sistemática y objetiva de los procesos de mantenimiento, con el objetivo de identificar
oportunidades de mejora y asegurar que se están cumpliendo los estándares de calidad y
eficiencia requeridos.

La auditoría del mantenimiento puede ser realizada por personal interno de la empresa o por
una empresa externa especializada en auditorías de mantenimiento. En cualquier caso, se trata
de un proceso riguroso que implica la revisión de documentación, la realización de entrevistas
con el personal de mantenimiento y la evaluación de los equipos e instalaciones.

Entre los objetivos de la auditoría del mantenimiento se encuentran: identificar oportunidades

de mejora en los procesos de mantenimiento, evaluar la eficacia y eficiencia de las actividades
de mantenimiento, identificar riesgos y oportunidades de mejora en la gestión de los activos,
evaluar el cumplimiento de los estándares de calidad y eficiencia requeridos, e identificar
oportunidades de reducción de costes y mejora de la rentabilidad.
La norma UNE-EN 13269:2007 trata sobre los contratos de mantenimiento. Proporciona
directrices para la elaboración de contratos de mantenimiento, dividiendo el contenido del
contrato en ocho apartados. Estos apartados incluyen el encabezamiento, el objetivo del
contrato, definiciones útiles, alcance de las tareas a desarrollar, consideraciones técnicas
adicionales, consideraciones comerciales, consideraciones organizativas y consideraciones
legales.

La norma UNE-EN 13269:2007 es una herramienta que ofrece una estructura y pautas para la
redacción de contratos de mantenimiento, lo que puede ser de gran utilidad para las empresas
que deseen externalizar sus servicios de mantenimiento o establecer acuerdos con proveedores
externos. Al seguir las directrices de esta norma, las empresas pueden asegurarse de que los
contratos de mantenimiento contengan la información necesaria para garantizar un servicio
eficaz y eficiente, así como para establecer claramente las responsabilidades y expectativas de
ambas partes involucradas en el contrato.

La preparación de pliegos de condiciones es un paso fundamental en el proceso de contratación

de mantenimiento. Los pliegos de condiciones son documentos que especifican de manera
detallada los requisitos, condiciones y términos que deben cumplir los contratistas que deseen
participar en un proceso de licitación para la prestación de servicios de mantenimiento. A
continuación, se detallan los aspectos clave a considerar en la preparación de pliegos de
condiciones:

1. Pliegos de condiciones técnicas: deben detallar las especificaciones técnicas del servicio de
mantenimiento requerido, incluyendo las tareas a realizar, los estándares de calidad, los
procedimientos a seguir, los recursos necesarios, entre otros aspectos.
2. Pliegos de condiciones jurídicas o legales: deben incluir aspectos legales relevantes, como
las condiciones de subcontratación, las leyes aplicables, la resolución de disputas, los
tiempos de validez del contrato, los procedimientos de notificación, entre otros aspectos
legales.
3. Pliegos de condiciones económicas: deben contener los aspectos económicos del contrato,
como los costos, los plazos de pago, las penalizaciones por incumplimiento, entre otros
aspectos relacionados con la parte económica del contrato.
4. Pliegos de condiciones generales: pueden incluir aspectos que no se encuadran
estrictamente en las categorías anteriores, pero que son relevantes para el contrato de
mantenimiento, como aspectos organizativos, de seguridad, de calidad, entre otros.

Es importante que los pliegos de condiciones sean claros, detallados y específicos, de manera
que los posibles contratistas puedan entender claramente lo que se espera de ellos y puedan
presentar propuestas acordes a los requerimientos establecidos. Además, es fundamental que
los pliegos de condiciones reflejen los objetivos y necesidades reales de la empresa en materia
de mantenimiento, para garantizar que el contrato resultante sea beneficioso para ambas partes
y contribuya al cumplimiento de los objetivos de mantenimiento de la empresa.

La solicitud de ofertas y su comparación es un proceso clave en la contratación de servicios de

mantenimiento. Este proceso implica la elaboración de pliegos de condiciones detallados, la
selección de proveedores, la solicitud de ofertas, la evaluación de las ofertas y la selección del
proveedor que mejor cumpla con los requisitos establecidos. Al seguir estos pasos, las empresas
pueden asegurarse de seleccionar al proveedor de servicios de mantenimiento que mejor se
adapte a sus necesidades y objetivos. A continuación, se detallan los aspectos clave a considerar
en la solicitud de ofertas y su comparación:

1. Elaboración de pliegos de condiciones: antes de solicitar ofertas, es necesario elaborar

pliegos de condiciones detallados y específicos que describan los requisitos y expectativas
de la empresa en cuanto al servicio de mantenimiento requerido.
2. Selección de proveedores: una vez que se han elaborado los pliegos de condiciones, se debe
seleccionar un grupo de proveedores de servicios de mantenimiento que cumplan con los
requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
3. Solicitud de ofertas: se envía a los proveedores seleccionados una solicitud de ofertas que
incluya los pliegos de condiciones y cualquier otra información relevante. Los proveedores
deben presentar una propuesta técnica y económica que detalle cómo cumplirán con los
requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
4. Evaluación de las ofertas: una vez que se han recibido las ofertas, se busca evaluar cada una
de ellas en función de los criterios establecidos en los pliegos de condiciones. Es importante
evaluar tanto la propuesta técnica como la económica, y considerar aspectos como la
calidad del servicio, la experiencia del proveedor, la capacidad de respuesta, los costos,
entre otros.
5. Selección del proveedor: una vez que se han evaluado todas las ofertas, se debe seleccionar
al proveedor que mejor cumpla con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones
y que ofrezca la mejor relación calidad-precio. Es importante tener en cuenta que la
selección del proveedor no debe basarse únicamente en el precio, sino en una evaluación
integral de todas las propuestas recibidas.

El proceso de contratación en empresas sujetas a la Ley de Contratos de las Administraciones

Públicas implica el cumplimiento de una serie de requisitos y procedimientos específicos,
orientados a garantizar la transparencia, la concurrencia y la igualdad de trato en los procesos
de contratación pública; el cumplimiento de esta normativa es fundamental para asegurar la
legalidad y la eficiencia en la contratación de bienes, servicios y obras por parte de las entidades
del sector público.

La redacción y elaboración de los contratos de mantenimiento es un proceso clave en la

contratación de servicios de mantenimiento. Este proceso implica la definición clara del objeto
del contrato, la especificación de las obligaciones de las partes, el establecimiento de plazos y
condiciones de pago, la definición de los criterios de calidad y la inclusión de cláusulas de
confidencialidad si es necesario. Al seguir estos pasos, las empresas pueden asegurarse de
establecer un contrato de mantenimiento claro y efectivo que garantice la continuidad y calidad
del servicio prestado.

La calificación de contratistas y subcontratistas es un proceso fundamental en la contratación de

servicios, especialmente en el ámbito del mantenimiento industrial. Este proceso implica la
evaluación y selección de proveedores y subcontratistas para asegurar que cumplan con los
requisitos técnicos, legales, financieros y de calidad necesarios para llevar a cabo el servicio de
manera satisfactoria.
Los nuevos contratos "ganador-ganador" (win-win) representan un enfoque innovador en la
contratación de servicios de mantenimiento, con el objetivo de establecer una asociación
colaborativa entre el contratante y el contratista para lograr beneficios mutuos. Estos contratos
se basan en compartir objetivos, riesgos y beneficios o pérdidas en el servicio de mantenimiento
que se regula con el mismo. A continuación, se detallan las características principales de los
contratos "ganador-ganador":

1. Compartir objetivos y riesgos: tanto el contratante como el contratista se comprometen a

compartir objetivos comunes, asumiendo riesgos y beneficios de manera conjunta. Esto
implica establecer metas claras y medibles que beneficien a ambas partes, fomentando una
colaboración estrecha para alcanzar dichos objetivos.
2. Corresponsabilidad y transparencia: se basan en la total claridad entre contratista y
contratante, convirtiéndose en socios que se corresponsabilizan absolutamente con la
buena marcha del servicio. La transparencia en la comunicación y la toma de decisiones es
fundamental para el éxito de este enfoque.
3. Dificultad en la elaboración: son difíciles de elaborar y redactar, ya que su fundamento
radica en la generación de beneficios mutuos. La complejidad radica en la necesidad de
establecer un equilibrio entre los intereses de ambas partes, de manera que se incentive la
mejora continua y la eficiencia en la prestación del servicio.
4. Enfoque en resultados y mejoras continuas: buscan promover la mejora continua y la
optimización de resultados para ambas partes. Esto puede implicar la implementación de
sistemas de medición y seguimiento de desempeño que permitan evaluar el cumplimiento
de los objetivos compartidos.

Entre algunos errores comunes que las empresas cometen al abordar la externalización del
mantenimiento incluyen: abordarla únicamente como una mejora de costos, no considerar la
normativa local y autonómica, no considerar la formación y actualización tecnológica, no tener
en cuenta la imagen de la empresa y no tener en cuenta los detalles en el contrato

• Abordar la externalización del mantenimiento como una mera mejora de costos: la

externalización no debe abordarse únicamente como una estrategia para reducir costos, ya
que esto puede llevar a una externalización inadecuada y a problemas a largo plazo.
• No tener en cuenta la normativa local y autonómica: la externalización puede requerir que
la empresa contratada tenga una certificación específica que la empresa interna no tiene;
es importante tener en cuenta la normativa local y autonómica para asegurarse de que la
empresa contratada cumpla con los requisitos legales.
• No considerar la formación y actualización tecnológica: la externalización puede ser una
solución cuando la empresa interna no tiene suficiente personal capacitado para realizar el
mantenimiento de una nueva máquina o sistema informático; es fundamental considerar la
formación y actualización tecnológica del personal de mantenimiento.
• No tener en cuenta la imagen de la empresa: la externalización puede afectar la imagen de
la empresa si los trabajadores contratados no cumplen con los estándares de imagen y
conducta de la empresa; es necesario tener en cuenta la imagen de la empresa al
seleccionar a la empresa contratada.
• No tener en cuenta los detalles en el contrato: es importante tener en cuenta los detalles
en el contrato de externalización del mantenimiento, como los términos y condiciones, los
plazos de entrega y los requisitos específicos; el no tener en cuenta estos detalles puede
llevar a problemas y discusiones en el futuro.