GUÍA DE APOYO A LA

CONSULTORÍA Y ASESORÍA EN
EVALUACIÓN, MONITOREO Y
SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL DE
LA GESTIÓN POR RESULTADOS
PROYECTO ESTRATÉGICO 2018
 GUÍA DE APOYO A LA CONSULTORÍA Y ASESORÍA EN
EVALUACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA
GESTIÓN POR RESULTADOS.

Contenido
1. Propósito. ............................................................................................................................... 2
1.1. Línea de Intervención Evaluación de Políticas Públicas. ..................................................... 2
 Seguimiento estratégico a políticas públicas........................................................................ 3
 Evaluación de políticas estratégicas .................................................................................... 3
1.2. Línea de Intervención Evaluación de lanes y Programas. .................................................... 3
 Identificación de instrumentos para la gestión pública por resultados .................................. 3
 Evaluación de programas .................................................................................................... 3
1.3. Línea de Intervención Sistemas de Medición Integral.......................................................... 3
 Diseñar, implementar y analizar los indicadores de gestión ................................................. 4
 Diseñar, implementar y analizar los tableros de control ....................................................... 4
2. Marco Normativo. .................................................................................................................. 4
3. Tipos de Usuarios. .................................................................................................................. 6
3.1 Clasificación ............................................................................................................................ 6
3.2 Caracterización de los usuarios tipo .................................................................................... 9
4. Instrumentos Establecidos. ................................................................................................... 16
5. Complejidad, Costeo y Equipos de los Proyectos .................................................................. 24
6. Organigrama del Proyecto por Tipo de Complejidad. ............................................................ 33
7. Operación............................................................................................................................. 33
7.1. Levantamiento de información secundaria (identificación de fuentes). .......................... 33
7.2. Levantamiento de información primaria (Trabajo de Campo). ....................................... 34
7.3. Plan de trabajo – Cronograma ....................................................................................... 35
7.4. Control operacional. ..................................................................................................... 36
8. Entregables .......................................................................................................................... 37
9. Transversalidad del Proyecto. ............................................................................................... 40
10. GLOSARIO. .................................................................................................................... 41
11. Referencias Bibliográficas. ............................................................................................... 44

1
 1. Propósito.

Conjunto de actividades encaminadas a brindar asesoría, consultoría y/o asistencia técnica

en materia de: evaluación de políticas públicas, evaluación de planes y programas, así como
sistemas de medición integral.
Se encuentra constituido por tres líneas de intervención y éstas a su vez por módulos, los
cuales se describen en el siguiente esquema:
TEMÁTICO
ENFOQUE

EVALUACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO

INSTITUCIONAL
INTERVENCIÓ
LÍNEAS DE

EVALUACIÓN DE EVALUACIÓN DE PLANES Y SISTEMAS DE MEDICIÓN

N

POLÍTICAS PÚBLICAS PROGRAMAS. INTEGRAL

Seguimiento estratégico a Identificación de instrumentos para Diseñar, implementar y analizar

políticas públicas la gestión pública por resultados los indicadores de gestión
MÓDULOS

Diseñar, implementar y
Evaluación de políticas
Evaluación de programas analizar los tableros de
estratégicas
control:

A continuación, se describen cada una de las líneas de intervención con sus correspondientes
módulos:

1.1. Línea de Intervención Evaluación de Políticas Públicas.

Conjunto de actividades encaminadas a brindar asesoría, consultoría y/o asistencia técnica

en materia: seguimiento estratégico a políticas públicas y evaluación de políticas públicas
estratégicas.
Los módulos de esta línea son los siguientes:

2
 Seguimiento estratégico a políticas públicas:
Orientado a fortalecer las funciones de seguimiento a políticas públicas, permitiendo
tomar decisiones con menor grado de incertidumbre y mayor nivel de evidencia,
haciendo más efectivo el cambio socio-económico producido por el accionar del
Estado.

 Evaluación de políticas estratégicas:

Busca la identificación de necesidades del sector público en materia de gestión, la
evaluación es entendida como una investigación sistemática y objetiva, APLICAda
en alguno de los diferentes eslabones de la cadena de valor (insumos, procesos,
productos y resultado) y cuya finalidad es mejorar el diseño, la implementación, la
ejecución y los efectos de una política, plan, programa o proyecto, a través de la toma
de decisiones.

1.2. Línea de Intervención Evaluación de lanes y Programas.

Conjunto de actividades encaminadas a brindar asesoría, consultoría y/o asistencia

técnica en materia de identificación de instrumentos para la gestión pública por
resultados y evaluación de programas.
Los módulos de esta línea son los siguientes:
 Identificación de instrumentos para la gestión pública por resultados:
Orientado a brindar servicios y generación de capacidades a través de los proyectos
para el postconflicto, de acuerdo a la metodología, formularios y estándares definidos
por el ministerio consejero para el postconflicto.

 Evaluación de programas:
Orientado a implementar la metodología para el seguimiento de programas y
proyectos de inversión pública.

1.3. Línea de Intervención Sistemas de Medición Integral.

Conjunto de actividades encaminadas a brindar asesoría, consultoría y/o asistencia
técnica en materia de acompañamiento en el diseño, implementación y análisis de
indicadores de gestión, así como el diseño, implementación y análisis de tableros de
control.
Los módulos de esta línea son los siguientes:

3
  Diseñar, implementar y analizar los indicadores de gestión:
Orientado a valorar la eficiencia en la utilización de los recursos durante el tiempo
que se adelante un plan, programa o proyecto.

 Diseñar, implementar y analizar los tableros de control:

Orientado a implementar una herramienta que facilita a los alcaldes y gerentes
públicos para tener una visión global del cumplimiento de sus objetivos, metas y
estrategias, con el fin de tomar decisiones a tiempo, mejorando así su gestión y
resultados.

2. Marco Normativo.

NORMA FECHA EXPEDIDA DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN

POR DE LA NORMA DEL
ARTÍCULO
QUE APLÍCA
Constitución
Congreso de la Constitución
Política de 1991
República Política
Colombia

Por la cual se expide

Art. 133.
el Plan Nacional de
Integración de
Desarrollo 2014-
Congreso de la sistemas de
Ley 1753 2015 2018 "Todos por un
República gestión.
Nuevo País"
“Por el cual se
dictan normas
tendientes a
Congreso de la modernizar la Artículo 3.
Ley 136 de 1994 1994 organización y el
República Funciones.
funcionamiento de
los municipios.”

“Por la cual se
dictan normas para
modernizar la Artículo
Congreso de la
Ley 1551 2012 organización y el 3. Funciones de
República
funcionamiento de los municipios.
los municipios”,
establece las

4
 NORMA FECHA EXPEDIDA DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
POR DE LA NORMA DEL
ARTÍCULO
QUE APLÍCA
siguientes funciones
a los municipios”
Por la cual se regula
la organización y el
Congreso de la
Ley 1530 2012 funcionamiento del
República
Sistema General de Todo el decreto.
Regalías.
Por el cual se
establecen los
lineamientos
generales para la
Presidencia de
integración de la
Decreto 2482 2012 la República Todo el decreto.
planeación y la
gestión.
Por el cual se crea la
Comisión
interinstitucional de
Alto Nivel para el
alistamiento y la
Presidencia de efectiva
Decreto 0280 2015
la República implementación de
la Agenda de
Desarrollo Post-
2015 y sus Objetivos Todo el decreto
de Desarrollo
Sostenible (ODS)
Por medio del cual
se modifica el
Decreto 1083 de
2015, Decreto Único
Reglamentario del
Presidencia de Sector Función
Decreto 1499 2017
la República Pública, en lo
relacionado con el
Sistema de Gestión Todo el decreto
establecido en el
artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015

5
 3. Tipos de Usuarios.
3.1 Clasificación

Los servicios de Asesoría y Consultoría prestados por la ESAP, buscan el fortalecimiento

institucional de los procesos de descentralización, planificación y democratización, haciendo
de ellos herramientas eficaces para la racionalización de la gestión e inversión de los recursos
públicos, y para la elaboración y concreción de los proyectos necesarios para la solución de
los problemas de la sociedad colombiana.
El Departamento de Asesoría y Consultorías, en desarrollo de este propósito, ofrece y realiza
los estudios y diagnósticos para atender los requerimientos de consultoría de las entidades
públicas y privadas, con el fin de fortalecer la capacidad técnica y mejorar la gestión de las
mismas. Así mismo, establece relaciones y redes de cooperación, intercambio y asistencia
con organismos nacionales e internacionales que cumplan labores de la misma naturaleza,
con el propósito de generar, innovar y difundir tecnologías acordes con los cambios
originados en la administración de los Estados.
Por lo anterior, nuestros usuarios, clientes y beneficiarios se encuentran ubicados en la
siguiente estructura del Estado Colombiano:

Tomado de: DNP-CAF, 2005 “El Estado y su Organización” Pág. 27.

6
Bajo el anterior esquema, los clientes, usuarios y/o beneficiarios de los servicios que presta
la ESAP, hacen parte de la Organización Territorial; Municipios, Distritos y Departamentos.
Para este caso, especialmente los Municipios.
Igualmente, es necesario tener en cuenta los diferentes grupos de ciudadanos, organizaciones
sociales y organizaciones públicas no estatales que intervienen en la Gobernanza y decisiones
del Estado en los territorios.

SECTOR NÙMERO DE ENTIDADES

Privado 25
Público Nacional 359
Público Territorial 3385
TOTAL GENERAL 3796

Fuente: Elaboración propia bajo información tomada del directorio de entidades públicas
de la Contaduría General de la Nación Junio 2017.

Por lo anterior, los principales usuarios y/o beneficiarios para esta línea de trabajo se enfocan
en los municipios colombianos. No obstante, otros actores se encuentran ubicados en la
estructura del Estado Colombiano y en las organizaciones de carácter privado y académico
que requieran contar con los servicios de asesoría y/o consultoría; así como organizaciones
cívicas, comunitarias o de enfoque étnico.

La articulación de los actores a nivel internacional, nacional y territorial, se evidencia para

este enfoque temático de evaluación, monitoreo y seguimiento institucional, en particular
para la línea de Intervención Evaluación de Políticas Públicas, en tal sentido se identifican
las entidades que orientan las funciones de los municipios colombianos, que se aprecia en el
siguiente esquema:

Rama Ejecutiva.
Del Orden Nacional:
 Ministerios
 Departamentos Administrativos
 Unidades Administrativas Especiales
 Agencias Nacionales
 Contaduría General de la Nación
 Superintendencias
 Empresas Industriales y Comerciales del Estado
 Empresas de Economía Mixta
 O cualquier entidad adscrita o vinculada a los Ministerios o Departamentos
Administrativos

7
Del Orden Territorial:
 Gobernaciones
 Municipios
 O cualquier entidad adscrita o vinculada a las Gobernaciones o Municipios
 Asambleas Departamentales
 Concejos Municipales
Rama Legislativa.
 Cámara
 Senado
Rama Judicial.
 Corte Constitucional
 Corte Suprema de Justicia
 Consejo de Estado
 Fiscalía General de la Nación
 Consejo Superior de la Judicatura
Órganos Autónomos Independientes
Organización Electoral
 Consejo Nacional Electoral
 Registraduría Nacional del Estado Civil
Organismos de Control
 Procuraduría General de la Nación
 Personerías
 Contraloría General de la República
 Defensoría del Pueblo
 Auditoría General de la República
Organizaciones Públicas No Estatales
 Ong´s
 Organizaciones Indígenas
 Organizaciones Étnicas
 Organizaciones de Víctimas
 Movimientos y Partidos Políticos
 Asociaciones
 Universidades

8
 3.2 Caracterización de los usuarios tipo

Debido a la importancia que tiene para Colombia el crecimiento y fortalecimiento de su rol

a nivel internacional, es necesario que el país se vincule a las tendencias globales y adopte
prácticas de buen gobierno orientadas a mejorar la eficiencia de la gestión pública. Resultan
especialmente relevantes las observaciones y recomendaciones de organismos
internacionales como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la Organización para
la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) ya que el país quiere pertenecer a esta
organización.

Al considerar las nuevas circunstancias sociales y políticas que plantea la implementación

del acuerdo de paz, la sociedad demanda nuevas capacidades por parte de los servidores
públicos, al igual que entidades más agiles y con una estructura que permita la adaptación a
los cambios.
El proyecto de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la gestión por
resultados centra sus esfuerzos principalmente en los municipios colombianos, en especial a
los de categoría 5 y 6. No obstante, dadas las funciones de los entes territoriales y los diversos
frentes que deben atender no hay limitante para proponer una dedicación exclusiva a sólo
algunos municipios.
FUNCIONES DE LOS MUNICÍPIOS
Planes de Usos del Ciudadanía Paz Medio Fomento Servicios
desarrollo suelo ambiente
Elaborar Ordenamie Garantía Paz Manejo Foment Disponibili
plan de nto y usos de los población de los ar y dad de
desarrollo del suelo Derechos víctima del recursos promov servicios
en las áreas Humanos desplazamie naturales er el públicos
urbanas, de y del nto forzado y del turismo
expansión Derecho ambiente
y rurales Internacio
nal
Humanita
rio

Planes de Uso de Política de Programas

vida de los bienes desarrollo de
territorios públicos agrario desarrollo
teniendo en y/o de integral de
cuenta los usufructo Vivienda
criterios e comunitari
instrument o mediante
os convenios
definidos con
por la organizacio

9
 Planes de Usos del Ciudadanía Paz Medio Fomento Servicios
desarrollo suelo ambiente
Unidad de nes
Planificaci comunitari
ón de as.
Tierras
Rurales y
Usos
Agropecua
rios
(UPRA)

Planes de Participac Participación Incorpor Agua

desarrollo ión política ar el uso potable y
comunal ciudadana de saneamient
nuevas o básico
tecnologí
as,
energías
renovabl
es,
reciclaje
y
producci
ón limpia
Elaboració Enfoque Fin del Construcci
n de étnico conflicto ón y
proyectos mantenimi
ento de
vías
urbanas y
rurales del
rango
municipal

Planes Fomentar Solución al Salud

integrales la cultura, problema de
de la las drogas
seguridad recreación ilícitas
ciudadana y el
deporte

Formular y Promover Victimas Educación

adoptar los la
planes de solución a
ordenamie necesidad
es básicas

10
 Planes de Usos del Ciudadanía Paz Medio Fomento Servicios
desarrollo suelo ambiente
nto insatisfec
territorial has a
actores
enfocados
niños,
niñas,
adolescent
es,
mujeres
cabeza de
familia,
personas
de la
tercera
edad,
personas
en
condición
de
discapacid
ad.

Implementac Programas
ión, de
verificación Alimentaci
y ón Escolar.
refrendación
FUENTE: Elaboración Propia.

11
Para la orientación de política pública y proyectos de inversión, en la evaluación, monitoreo
y seguimiento, se hace necesario que los Municipios y los Departamentos, se articulen a las
entidades orientadoras de política en cada campo. A continuación, se presentan los sectores
públicos que orientan el desarrollo de las funciones municipales, mencionados anteriormente.

Entidades públicas orientadoras

Ambiente y desarrollo sostenible
Autoridad nacional de licencias ambientales ANLA
Instituto de hidrología, meteorología y estudios ambientales- ideam
Parques nacionales naturales de Colombia
Ministerio de ambiente y desarrollo sostenible - gestión general
Fonam - gestión general
Corporaciones regionales para el desarrollo sostenible
Comercio, industria y turismo
Mincomercio industria turismo - artesanías de Colombia s.a.
Mincomercio industria turismo - gestión general
Deporte y recreación
Departamento administrativo del deporte, la recreación, la actividad física y el
aprovechamiento del tiempo libre – coldeportes - gestión general
Educación
Inclusión social y reconciliación
Agencia nacional para la superación de la pobreza extrema
Centro de memoria histórica
Departamento administrativo para la prosperidad social - gestión general
Unidad administrativa especial para la consolidación territorial
Unidad de atención y reparación integral a las victimas
Instituto colombiano de bienestar familiar (ICBF)
Planeación
Unidad administrativa especial - agencia nacional de contratación pública - Colombia compra
eficiente.
Departamento de planeación - gestión general
Superintendencia de servicios públicos domiciliarios
Fondo nacional de regalías
Salud y protección social
Dirección de administración de fondos de la protección social
Instituto nacional de salud (ins)
Instituto nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos - INVIMA
Superintendencia nacional de salud
Ministerio de salud y protección social - gestión general
Vivienda, ciudad y territorio

12
 Fondo nacional de vivienda - fonvivienda
Ministerio de vivienda, ciudad y territorio - gestión general
Comisión de regulación de agua potable y saneamiento básico CRA

Fuente: elaboración propia con base en www.dnp.gov.co/programas/inversiones-y-finanzas-

publicas/Datos-y-Estadisticas/Paginas/presupuesto-de-inversi%C3%B3n.aspx

La articulación de la evaluación, monitoreo y seguimiento institucional de los proyectos

públicos de inversión, las políticas públicas y la gestión, se realiza entre sectores
institucionales y entidades ejecutoras, en este caso los municipios.

Categorización de Municipios de Colombia, Población, Ingresos, % Gastos de

Funcionamiento

CATEGORIA # % POBLACIÓN ICLD % GASTOS DE

(DANE) INGRESOS FUNCIONAMIENTO
(miles de pesos)
527.913 – 273.648.133 –
0 6 0.54% 27% – 42.36%
7.878.783 2.147.483.647
51.860 - 65.934.994 –
1 26 2.36% 10.37% - 63.76%
650.011 197.172.682
1.73% 31.975 – 35.170.556 –
2 19 15.27% - 61.66%
615.492 64.175.666
24.916 – 20.159.657 –
3 13 1.18% 16.13% – 55.92 %
178.257 93.399.509
16.271-
4.030.733 –
4 26 2.36% 19.179.119 16.18% - 71.5%
46.177.583
5.137 – 9.864.583 –
5 39 3.54% 20.32 -70.21%
121.281 23.531.478
6 951 86.38% 976 -123.737 0 – 10.371.359 0% - 51.73%
Sin
21 1.91%
categorizar
Total 1101
ICLD: Ingresos Corrientes de Libre Destinación
FUENTE: http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/internetes. Reporte generado en:
28/11/2016 - 15:34:11

13
Por otra parte, la ESAP ofrece el servicio de asesorías para eta línea temática a los
Departamentos de Colombia, en tanto ejecutores de proyectos y de políticas públicas.

Categorización De Departamentos De Colombia, Población, Ingresos, % Gastos De

Funcionamiento
CATEGORIA # % POBLACION INGRESOS % GASTOS DE
(DANE) (MILES DE FUNCIONAMIENTO
PESOS)
0 3 09.38% 2.680.041 – 391.650.878 35.60% – 51.09%
6.456.299 –
962.792.694
1 7 21.88% 961.334 – 115.153.651 38.51% - 52.04%
2.460.863 –
225.174.176
2 7 21.88% 951.953 – 8.038.5597 – 33.82% - 66.40%
1.408.272 126.070.302
3 5 15.63% 76.442 – 54.627.386 – 41.48% – 65.30 %
1.379.169 90.159.132
4 10 31.25% 41.482 – 15.621.793 – 40.20% - 91.66%
957.797 34.530.499
Total 32 100
FUENTE: http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/internetes. Reporte generado en:
28/11/2016 - 15:34:11
Igualmente se ofrece a cualquier otra Entidad que requiera de la Asesoría en esta materia.
También es factible que se genere el apoyo a las comunidades organizadas ubicadas en los
territorios, que tengan bajo su ejecución proyectos de inversión pública, o el seguimiento,
evaluación y control de los mismos, como el caso de resguardos indígenas o comunidades
étnicas de diverso tipo.

ORGANIZACIONES INDIGENAS Y NEGRAS DE COLOMBIA

Organización Nacional Indígena de Colombia - ONIC
Organización De Los Pueblos Indígenas de la Amazonia Colombiana - OPIAC
Organización Zonal Indígena del Putumayo - OZIP
Asociación de Cabildos Indígenas del Norte del Cauca (ACIN) Territorio del Gran Pueblo
–Cxab Wala Kiwe
Proceso de Comunidades Negras (PCN)
Confederación Indígena Tayrona - CIT
Consejo Regional Indígena del Cauca – CRIC-
Organizaciones del Pueblo Negro, Afrocolombiano, Palenquero y Raizal, el Proceso de
Comunidades Negras (PCN)
Conferencia Nacional de Organizaciones Afrocolombianas (CNOA)

14
 Asociación Nacional de Afrocolombianos Desplazados (AFRODES),
FUENTE. Ministerio del Interior y
http://www.territorioindigenaygobernanza.com/col_09.html

Igualmente dentro de las variables a tener en cuenta en el momento de caracterizar los

usuarios o beneficiarios tipo del proyecto de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento
Institucional de la Gestión Pública, se abordan variables para determinar el estado del tema
en la entidad a asesorar, estas variables se traducen en indagar si existe una metodología de
seguimiento y evaluación para los programas, proyectos y políticas; si conoce y APLICA
correctamente la metodología de seguimiento y evaluación; si la información para el
seguimiento y evaluación se encuentra y adquiere fácilmente; si efectivamente es útil el
seguimiento y evaluación para la entidad.
El fortalecimiento de las condiciones para la paz se logra por medio de un Estado fuerte que
logre sobrepasar las barreras impuestas por un conflicto de cinco décadas. Para esto, los
esfuerzos que está haciendo el Gobierno Nacional en materia de Evaluación, Monitoreo y
Seguimiento Institucional de la Gestión Pública son de gran importancia, ya que quienes
APLICAn las políticas públicas en las regiones son servidores públicos y son ellos la cara
visible del Estado.

Por consiguiente, con establecer un incremento en el escalafón del BID o ingresar a la OCDE,
se generará confianza en el país y además permitirá que los servidores públicos estén
formados y capacitados para aportar en la consolidación de la paz, especialmente en las
regiones.

Los grupos caracterizados para este caso son:

 Entidades con Desarrollo Temprano.

 Entidades con Desarrollo Intermedio.
 Entidades con Desarrollo Robusto.

Forma de Relación con la ESAP:

Entidades con Desarrollo Temprano e Intermedio: Servicios que accede: asesorías y
consultoría. Frecuencia de uso: alta. Canales de Acceso: Convenios interadministrativos y/o
contratos con las territoriales de la ESAP.

15
Necesidades de los Grupos Caracterizados:
Entidades con Desarrollo Temprano, Intermedio y Robusto: Brindar asesoría, consultoría y/o
asistencia técnica en materia de acompañamiento para el desarrollo de la Evaluación,
Monitoreo y Seguimiento Institucional de la Gestión Pública, basado en la nuevas
necesidades políticas, sociales y económicas posterior al acuerdo de paz, ya que se requiere
el desarrollo de nuevas capacidades en las entidades y resultados a la hora de solucionar los
problemas públicos.

4. Instrumentos Establecidos.

FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
Objetivos Mundiales de
Lineamiento
Estándares OCDE OCDE Desarrollo.
Internacional
Fortalecimiento de la
información pública,
Consejo Nacional de
seguimiento y evaluación
Política Económica y
para la gestión por
CONPES 3515 CONPES Social – DNP.
resultados en Colombia.

Tiene como propósito dar a

conocer la experiencia de
estos municipios respecto al
uso e incorporación de la
metodología de
Sistemas de
presupuestación por
Gestión por
resultados dentro de sus
Resultados: La
procesos de planificación
experiencia de
Departamento Estratégica y financiera. De
Pasto, Medellín y
Nacional de igual manera, espera
Tocancipá en la Cartilla - Informe
Planeación DNP. constituirse en un
implementación
documento de consulta que
del presupuesto
sirva como punto de
por resultados a
referencia para otras
nivel municipal.
entidades territoriales que
aún no han incorporado este
enfoque de Gestión pública.

La Gestión Pública Presentación acerca de

por Resultados. Gestión orientada a

16
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
¿Cómo medir los Presentación ILPES – CEPAL resultados, instrumentos
resultados de la para la medición de
gestión resultados en el sector
gubernamental? público, experiencias en la
implementación de sistemas
de monitoreo y evaluación
en América Latina,
lecciones aprendidas.

Orientaciones para
incluir metas de
resultado en los
planes de
Guía
desarrollo de las
entidades
territoriales.
Guías
Metodológicas
Sinergía.
Orientaciones para
que un Alcalde o
Gobernador diseñe
o implemente un
sistema de Guía.
seguimiento a su
plan de desarrollo.
Guía Práctica para
la Elaboración del
Cuadro de Mando Guía.
Integrado BSC.
Guía orientada hacia el
Departamento
cumplimiento de los
Nacional de
propósitos y compromisos
Planeación DNP.
de desarrollo del Estado.
Contribuir al mejoramiento
de la efectividad en la
formulación,
implementación y ejecución
de las políticas públicas a
Departamento nivel nacional, a través de la
Nacional de medición oportuna de los
Planeación DNP. resultados obtenidos por el
Gobierno nacional.
Es una herramienta de
gestión que traduce la
estrategia y la misión de una
organización en un amplio
conjunto de medidas de
Alcaldía Mayor de actuación, que proporcionan
Bogotá. la estructura necesaria para
un sistema de gestión y
medición estratégica.

Continuar apoyando a las

Instrumentos para
Departamento administraciones públicas
la Gestión Pública
Guía Nacional de territoriales, ciudadanía y
Territorial por
Planeación DNP. comunidades en general con
Resultados.
orientaciones conceptuales

17
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
y técnicas para la
elaboración y uso de
instrumentos para una buena
gestión pública territorial
por resultados que faciliten
los procesos de ejecución,
seguimiento y evaluación de
los planes de desarrollo.

El desempeño
gubernamental, y la calidad
y la eficacia de las políticas
públicas son, quizá como
nunca antes, factores
centrales para la legitimidad
democrática y para la
Monitoreo, promoción del desarrollo.
Evaluación y Texto académico. CIDE- Centro Como
Gestión por CLEAR para respuesta a este importante
Resultados. América Latina. reto, los gobiernos
nacionales de América
Latina han incorporado
mecanismos e instrumentos
para monitorear y valorar el
quehacer gubernamental, e
informar la toma de
decisiones de política
pública.
Guía para el Aprendizajes de la
desarrollo de implementación del
experiencias de Guía DNP- BANCO presupuesto por resultados
Presupuestación MUNDIAL – realizado en los municipios
por Resultados a USAID de Pasto, Medellín y
nivel municipal. Tocancipá.

Instrumento para la
recolección de valiosa
información que existe con
la ejecución de programas y
Metodología de proyectos de inversión
Evaluación Ex pública, que no ha sido
post de programas sistematizada ni socializada.

18
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
y proyectos de Guía. Departamento Información importante
Inversión. Versión Nacional de para una juiciosa evaluación
oficial. Planeación DNP. en las diferentes etapas del
proyecto, además de
material útil para la
identificación y selección de
proyectos piloto.

La evaluación por resultados

no ha logrado despegar en
América Latina, sobre todo
porque no se ha conseguido
Función de remover las restricciones y
evaluación de Texto académico. beneficios particulares a que
planes, programas, CEPAL- ECLAC dan lugar los marcos macro
estrategias y institucionales aún en
proyectos. vigencia. Esta debilidad
institucional es aprovechada
por intereses específicos
dentro del sector público
que impiden que la
evaluación se constituya en
instrumento de reforma y
modernización.
Esta publicación presenta
una síntesis de resultados de
la Evaluación de Impactos
del Programa
Empleo en Acción
Evaluación de desarrollado por la
políticas públicas Presidencia de la República
5. Programa Evaluación de DNP – Banco de Colombia entre los años
Empleo en Política Pública. Interamericano de 2002 y 2004. Dicha
Acción. Impactos Desarrollo – Banco evaluación fue llevada a
del programa Mundial. cabo por el Departamento
sobre los Nacional de Planeación
beneficiarios y sus mediante un contrato de
familias. consultoría con la Unión
Temporal Institute of Fiscal
Studies – Econometría

19
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
Consultores y Sistemas
Especializados de
Información.
Evaluación de El presente documento es el
Políticas Públicas Evaluación de Departamento informe final de la primera
10. Evaluación de Política Pública. Nacional de fase de la
Impacto de los Planeación DNP. Evaluación de Impacto de
Programas de Paz los Programas Paz y
y Desarrollo y Desarrollo (PyD)
Laboratorios de y Laboratorios de Paz (LP),
Paz: Línea base e iniciativa que reúne los
impactos esfuerzos
preliminares. del DNP, de la Agencia
Presidencial para la Acción
Social y la Cooperación
Internacional – Acción
Social, del Banco Mundial,
de la Comisión de la
Delegación Europea para
Colombia y Ecuador y de los
Programas Regionales de
Desarrollo y Paz (PRDP).
La presente guía se ha
intentado plasmar
con la mayor claridad y
detalle posible las
bases conceptuales,
construcción, actividades
y productos propios de los
Guía procesos de seguimiento y
Metodológica para evaluación, con el objetivo
el Seguimiento y Departamento de familiarizar al lector con
la Evaluación a Guía. Nacional de la tarea que se viene
Políticas Públicas. Planeación DNP. adelantando en pos de
conseguir una
administración pública
efectiva, eficaz y de calidad,
capaz de encaminar al país
en la senda del desarrollo
sostenible.
La evaluación de las
políticas públicas es desde

20
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
Ministerio de
hace años una preocupación
Política Territorial
central de los gobiernos de
y Administración
los países industrializados.
Fundamentos de Guía Pública La mayor diferencia frente a
evaluación de Agencia Estatal de otras técnicas de mejora
políticas públicas. Evaluación de las gerencial, enfocadas,
Políticas Públicas y
prioritariamente, al control
la Calidad de los económico y al
Servicios. Gobiernocumplimiento normativo, es
de España. que la evaluación, en el
actual contexto político,
aparece ligada a aspectos
sociales y de transparencia
democrática, en estrecha
relación con la publicidad de
sus informes y la
participación plural de los
actores que entran en juego.
Aprobación de un esquema
del CONPES, para el
establecimiento y desarrollo
La evaluación de del Sistema Nacional de
resultados en el Departamento Evaluación de Gestión y
sector público a Guía Nacional de Resultados en el sector
nivel nacional. Planeación DNP. público a nivel nacional.
Según la C. P. N. y el
decreto 2167 de 1992.
Evaluar el desempeño de las
entidades territoriales en
Guía orientaciones cuanto a la eficacia en el
para el realizar la cumplimiento de las metas
evaluación del Guía Departamento de sus planes de desarrollo,
desempeño Nacional de la eficiencia en la provisión
integral municipal, Planeación DNP. de los servicios básicos de
vigencia 2014. educación, salud, agua
potable y el cumplimiento
de los requisitos de
ejecución presupuestal.
Brindar información clave
sobre la metodología a usar
Guía orientaciones para realizar la Evaluación
para realizar la de Desempeño Municipal y

21
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
medición de Departamento la Evaluación de
desempeño Guía Nacional de Desempeño Integral, de
municipal y la Planeación DNP. manera que se pueda hacer
evaluación del acompañamiento y
desempeño seguimiento a los
integral municipal, municipios en el proceso de
vigencia 2016. reporte e interpretación de
resultados.
Guía para el Proporcionar una
seguimiento y herramienta que facilite la
medición del Presidencia de la formulación, medición y el
sistema integrado Guía República de análisis de los indicadores
de gestión de la Colombia. del Sistema Integrado de
presidencia de la Gestión de la Presidencia de
república. la República - SIGEPRE.
Los sistemas de monitoreo y
evaluación constituyen el
resultado de la aplicación de
principios,
procesos, procedimientos y
Memorias de la IX prácticas operativas y
Conferencia administrativas para el
Internacional de la desarrollo de un conjunto de
Red herramientas integradas,
Los Sistemas de Latinoamericana con las cuales los gobiernos,
Monitoreo y y del Caribe de BID- Banco los parlamentos, la sociedad
Evaluación: Hacia Monitoreo y Mundial- CEPLAN civil, las organizaciones
la mejora continua Evaluación y del I relacionadas con el quehacer
de la planificación Seminario público, los organismos
estratégica y la Internacional de multilaterales y las agencias
gestión pública. Seguimiento y nacionales de desarrollo,
Evaluación. entre otros, cuentan para
efectuar un seguimiento de
los resultados que se dan en
la implementación de las
políticas públicas e
iniciativas gubernamentales
a través del tiempo.
La responsabilidad por el
Contaduría General uso y administración de
Sistema Integral de la Nación. recursos públicos implica
de Medición de Guía. controlar u mejorar su

22
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
Gestión Manual de ejecución, en términos de
Indicadores. eficacia, eficiencia y
efectividad. Ese es el
propósito del Sistema
Integrado de Medición de
Gestión SISMEG, en la
CGN y consecuentemente
de este documento.
MIPG es un marco de
referencia diseñado para que
las entidades ejecuten y
Sistema de hagan seguimiento a su
Gestión Consejo Para La gestión para el beneficio del
Modelo Integrado Manual Operativo Gestión y el ciudadano. No pretende
de Planeación y Desempeño generar nuevos
Gestión Institucional requerimientos, sino
facilitar la gestión integral
de las organizaciones a
través de guías para
fortalecer el talento humano,
agilizar las operaciones,
fomentar el desarrollo de
una cultura organizacional
sólida y promover la
participación ciudadana,
entre otros.
Departamento Aborda lo relacionado con
Administrativo de la la evaluación del
Función Publica cumplimiento de metas de
gestión y resultados de las
entidades, aclarando que de
acuerdo a la naturaleza de la
Construcción y
entidad y la medición
análisis de
Guía requerida, se podrán
indicadores de
plantear evaluaciones de
gestión
política pública o de
intervención de programas
específicos, pero para estos
efectos será necesario
profundizar en conceptos y
herramientas adicionales a

23
 FORMA DE
INSTRUMENTO ADOPCIÓN ENTIDAD EXPLICACIÓN
(DECRETO, GENERICA
LEY, ETC)
las que se presentan en esta
guía.
Departamento Tiene como fin entregar
Administrativo de la lineamientos y aclaraciones
Función Publica sobre la APLICAción de la
metodología planteada en la
guía emitida en el año 2009,
esto considerando la
importancia cada vez
mayor, que para las
entidades representa su
APLICAción como
elemento básico en su
planeación estratégica. La
Administración
Guía administración del riesgo
del riesgo
ayuda al conocimiento y
mejoramiento de la entidad,
contribuye a elevar la
productividad y a garantizar
la eficiencia y la eficacia en
los procesos
organizacionales,
permitiendo definir
estrategias de mejoramiento
continuo, brindándole un
manejo sistémico a la
entidad.

5. Complejidad, Costeo y Equipos de los Proyectos

Los proyectos dentro del enfoque temático de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento

Institucional de la Gestión por resultados, se analizan por línea de intervención, las cuales se
clasifican de acuerdo con el nivel de complejidad de los proyectos. Los proyectos se tipifican
desde proyectos tipo A, B, C y D. Los proyectos tipo A son los que presentan un mayor nivel
de complejidad y los tipos D menor complejidad.

Para el enfoque Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la Gestión por

Resultados, se definen las siguientes variables para determinar dicha complejidad:

 Existe una metodología de seguimiento y evaluación para los programas, proyectos

y políticas.

24
  Conoce y APLICA correctamente la metodología de seguimiento y evaluación.
 La información para el seguimiento y evaluación se encuentra y adquiere fácilmente,
hace referencia a los insumos organizados y relacionados con el tema en cuestión,
que permitan realizar trazabilidad para obtener información primaria.

 Es útil el seguimiento y evaluación para la entidad, consiste en valorar la importancia

y el grado de utilidad de la información procesada y elaborada, para la rendición de
cuentas institucionales y a la ciudadanía.

Dependiendo la temática de la línea de intervención, cada proyecto se analizará y se definirá

su complejidad a través de cuatro (4) variables antes expuestas. A su vez estas variables se
calificarán a través de cinco (5) escalas definidas entre 1 y 5. Siendo 1 la que presenta un
menor avance y 5 la de mayor avance o complejidad.

Para lograr identificar la tipicidad de los proyectos de asesoría, se procede a identificar cada
variable en la escala correspondiente, utilizando el instrumento denominado “matriz de
complejidad”, en formato Excel, adjunto a este documento. Identificadas las variables, se
escribe en la columna G el puntaje obtenido.

Para la variable uno, es decir si Existe una metodología de seguimiento y evaluación para los
programas, proyectos y políticas; las únicas opciones son SI o No, en tal sentido se asignarán
cinco (5) puntos para SI y un (1) punto para NO.

Para la variable dos, es decir si Conoce y APLICA correctamente la metodología de

seguimiento y evaluación; las únicas opciones son CONOCE o DESCONOCE
TOTALMENTE, en tal sentido se asignarán cinco (5) puntos para CONOCE y un (1) punto
para DESCONOCE TOTALMENTE.

Para la variable tres, es decir si la información para el seguimiento y evaluación se encuentra

y adquiere fácilmente; las únicas opciones son SI o No, en tal sentido se asignarán cinco (5)
puntos para SI y un (1) punto para NO.

25
Para la variable cuatro, es decir si es útil el seguimiento y evaluación para la entidad; las
opciones se presentan del uno (1) al cinco (5): con la siguiente escala: MUY UTIL, UTIL,
PARCIALMENTE UTIL, POCO UTIL y NO ES UTIL.

Cada variable dentro de la línea de intervención tendrá un peso ponderado, para lo cual se
construye una matriz que cruza en el eje de las X y de las Y colocando las variables elegidas
para determinar la complejidad de los proyectos.

Existe una metodología de

Conoce y aplica correctamente la La información para el
seguimiento y evaluación para los Es útil el seguimiento y Peso Peso
VARIABLE metodología de seguimiento y seguimiento y evaluación se
programas, proyectos y politicas evaluación para la entidad Absoluto Relativo
evaluación encuentra y adquiere facilmente
de la entidad
Existe una metodología de
seguimiento y evaluación para
los programas, proyectos y
politicas de la entidad

Conoce y aplica correctamente

la metodología de seguimiento
y evaluación

La información para el
seguimiento y evaluación se
encuentra y adquiere
facilmente

Es útil el seguimiento y
evaluación para la entidad

Para asignar el valor de 0 o 1, dependerá de la pregunta: ¿Cuál es la variable más importante

entre el eje Y el eje X para la línea de intervención?, asignando un valor de 1 a aquella
variable que tiene más importancia en la determinación de la complejidad del proyecto y un
valor de 0 a aquella variable que tiene menos importancia.

Después de asignado el valor 1 o 0 por su grado de importancia, en la columna Peso Absoluto

se suman los valores y en la columna Peso relativo se determina su peso porcentual.

No puede existir una variable en cero, para lo cual se determina el porcentaje poco sensible
al sumar los valores relativos y se le asigna a las variables poco sensibles o importantes para
determinar la complejidad del proyecto.

26
 Existe una
La información
metodología de
Conoce y aplica para el Es útil el
seguimiento y
correctamente seguimiento y seguimiento
evaluación para
VARIABLES la metodología evaluación se y evaluación TOTAL PORCENTAJE
los programas,
de seguimiento encuentra y para la
proyectos y
y evaluación adquiere entidad
politicas de la
facilmente
entidad

Existe una
metodología de
seguimiento y
evaluación para los
0 1 1 1 3 38%
programas,
proyectos y
politicas de la
entidad
Conoce y aplica
correctamente la
metodología de 1 0 0 0 1 13%
seguimiento y
evaluación
La información
para el
seguimiento y
evaluación se 0 1 0 1 2 25%
encuentra y
adquiere
facilmente

Es útil el
seguimiento y
1 1 0 0 2 25%
evaluación para la
entidad

TOTAL 8 100%

Se asigna el valor ponderado en la Matriz de Complejidad de Proyectos, acorde a la

ponderación mayor o menor. La Matriz de Complejidad arroja el resultado del producto entre
el puntaje obtenido en la escala (1 a 5) y la ponderación del grado de complejidad, obteniendo
el total de la ponderación.

PESO DE LA TOTAL
VARIABLE 5 puntos 4 puntos 3 punto 2 puntos 1 punto PUNTAJE OBTENIDO
VARIABLE PONDERACIÓN

27
Para definir el nivel de complejidad del proyecto se debe trabajar en Intervalos de Clase, para
el caso del Enfoque de Gestión del Talento Humano se consideran los siguientes intervalos:

N° de Intervalo TIPO DE
Amplitud de Intervalos
de Clase PROYECTO

1 0 1,25 D

2 1,26 2,50 C

3 2,51 3,75 B

4 3,76 5,00 A

Se identifica el intervalo de clase, y en la columna amplitud de intervalos se identifica el

valor arrojado de la ponderación arrojando en la columna tipo de proyecto la complejidad.
A mayor intervalo, mayor complejidad por lo cual se le asignara la letra A y a la menor
complejidad la letra D.

28
 ESCALA DE CALIFICACIÓN PARA DETERMINAR COMPLEJIDAD DE POYECTOS DENTRO DEL ENFOQUE TEMÁTICO DE EVALUACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO

PUNTAJE PESO DE LA TOTAL

VARIABLE 5 puntos 4 puntos 3 puntos 2 puntos 1 punto
OBTENIDO VARIABLE PONDERACIÓN

Existe una metodología

de seguimiento y
evaluación para los SI NO 5 0,38 1,9
programas, proyectos y
politicas de la entidad

Conoce y aplica
correctamente la
DESCONO
metodología de CONOCE 5 0,12 0,6
TOTALMENTE
seguimiento y
evaluación

La información para el
seguimiento y
evaluación se SI NO 5 0,25 1,25
encuentra y adquiere
facilmente

Es útil el seguimiento y
PARCIALMENTE
evaluación para la MUY UTIL UTIL POCO UTIL NO ES UTIL 5 0,25 1,25
UTIL
entidad

TOTAL 1 5
TIPOLOGÍA PROYECTO A
PRESUPUESTO PROYECTO SEGÚN $532,680,800

1 COORDINADOR
EQUIPO DE TRABAJO SEGÚN
+4
TIPOLOGÍA
PROFESIONALES

La misma metodología se realiza para cada línea de intervención del enfoque temático
ANEXO.
Una vez definido el proyecto se asocian los costos, se han tenido en cuenta las resoluciones
de honorarios del nivel central como el nivel territorial.
Para poder definir los costos se considera lo establecido en la resolución 2259 de 2015 por
medio de la cual se determinan los requisitos, perfiles y honorarios para la Escuela Superior
de Administración Pública, así como y la circular 06 de 2015 por medio de la cual se dan los
Lineamientos de conformación de equipos de trabajo en las territoriales para desarrollar
proyectos. Adicionalmente, se tuvo en cuenta las entrevistas realizadas a los expertos del
tema de Gestión del Talento Humano y el resultado del diagnóstico inicial realizado al
Enfoque.

29
El costeo general del proyecto se calcula de la siguiente manera:
Se construye la Matriz de Costos a nivel nacional por Enfoque y Costos a nivel Territorial
por Enfoque, a través de la cual se estandariza la metodología propuesta que posibilita el
cálculo de manera rápida y asertiva.

ENFOQUE TEMATICO EVALUACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

LÍNEA DE INTERVENCIÓN SISTEMAS DE MEDICIÓN INTEGRAL

ALCANCE Diseñar, implementar y analizar los indicadores de Gestión y Diseñar, implementar y analizar los tableros de control

DURACION En desarrollo del alcance relacionado, en promedio un proyecto de este tipo dura cuatro (4) meses

COSTO MES
TIPO DE
CANTIDAD DE PROFESIONALES ROL ACTIVIDADES PERFIL EXPERIENCIA (Honorarios COSTO 4 MESES EQUIPO
PROYECTO
Res. 2259/2015)

En dicha matriz, se define la cantidad de personas, el rol que desempeñan, las actividades, el
perfil, la experiencia, el costo mes (honorarios resolución 2259 del 2015 o circular 6 de
2015), el costo de los meses de ejecución del proyecto y los costos del equipo de trabajo,
para final mente asignar tipo de proyecto de acuerdo a la complejidad.
Con base en el costeo general, el cronograma y los productos a entregar, se establece la
cantidad de horas necesarias para la consecución de cada producto y así mismo el talento
humano requerido. Para el caso del Enfoque Gestión del Talento Humano diseño la Matriz
Horas Producto, en la cual se tuvo en cuenta las siguientes variables: enfoque, línea de
intervención, módulo, producto, complejidad del proyecto, mes de ejecución del proyecto,
total de profesionales requeridos para el producto sin tener en cuenta complejidad del
proyecto, total profesionales tiempo completo (160horas) por producto y por complejidad de
proyecto ( tipo A tipo B tipo C tipo D), total profesionales, costos profesional especializado
a nivel nacional, costos coordinador nacional, costos profesional territorial, y costos
coordinador territorial.
La cantidad de personal que conforma el equipo de trabajo está directamente relacionada con
la tipología de los proyectos que arroja una diferencia, especialmente en cuanto a tamaño, es
decir a las variables número de funcionarios y presupuesto.
Concluyendo, se puede observar que las conformaciones de los equipos de trabajo se
corresponden con la línea de intervención, los módulos a desarrollar, las actividades que
conllevan, la complejidad del proyecto (relacionada directamente con el número de
funcionarios, o sea el tamaño de la entidad) y el tiempo. Otro aspecto a tener en cuenta es la
tipología que arrojo el proyecto y si es de carácter nacional o territorial.
Esta cuantificación y formulación se encuentra en la matriz de Complejidad.

30
De acuerdo a lo desarrollado en los capítulos precedentes de la presente guía, relacionados
con complejidad, costeo y equipos de los proyectos, se puede establecer un plan de trabajo o
plan de acción como es denominado el acompañamiento en terreno del proyecto de
Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la Gestión por Resultados, de acuerdo
a la complejidad obtenida y al desarrollo de las líneas de intervención a través de sus
respectivos módulos como fue abordado en el componente de consolidación de la
información.
Así las cosas, si un municipio requiere del acompañamiento o desarrollo de todas las líneas
de intervención, en promedio dicha implementación requerirá de cuatro (4) meses,
entendiendo y de acuerdo a los datos suministrados por el proyecto, que existen casos en
donde la implementación del mismo ha requerido de más tiempo. Sin embargo, existirán
municipios que después de realizado su diagnóstico, sólo requerirán el acompañamiento en
dos o una de las líneas de intervención y a su vez, algunas de las prácticas de gobierno dentro
de cada capacidad a implementar.
Para este caso de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la Gestión por
Resultados, entrega productos concretos a los municipios y realiza un acompañamiento que
permite el fortalecimiento institucional y estatal en estas entidades; en consecuencia el plan
de trabajo o plan de acción.
De acuerdo a la línea de intervención algunos proyectos pueden ser realizados en 4 o 5 meses,
lo cual hará variar los costos. Anexo por línea de intervención.

31
 TOTAL PROFESIONALES
TOTAL DE
TIEMPO COMPLETO
PLAN DE TRABAJO PROFESIONALES
=160HORAS POR PRODUCTO TOTAL
REQUERIDOS
Observación POR COMPLEJIDAD DE
PARA EL PROFESI
LÍNEA DE
COMPLEJIDAD DEL Mes Mes PRODUCTO SIN TIPO TIPO TIPO ONALES
ENFOQUE INTERVENC MÓDULO PRODUCTO Mes 1 Mes 2 TIPO A
PROYECTO 3 4 TENER EN B C D
IÓN
CUENTA
Esta actividad la
puede realizar
Balance de Resultados 160 1 1
profesional 1 y el
coordinador
Esta actividad la
Menos de 30
80 realizará profesional 0,5 0,5
funcionarios
1
Esta actividad la
Entre 31 y 100
160 puede realizar 1 1
funcionarios
profesional 1
Esta actividad la
Entre 100 y 300 puede realizar
320 2 2
funcionarios profesional 1 y
profesional 2
Esta actividad la
puede realizar
Entre 200 y 500
480 profesional 1 y 3 3
funcionarios
Informe de Seguimiento profesional 2
profesional 3
Seguimiento
160
Estratégico a
por
Políticas
cada
Públicas
200 Por cada 200
funcio funcionarios
Para entidades con
narios adicionales a los 500
más de 500
adicio funcionarios se

32
funcionarios
nales requiere 1
a los profesional adicional
500
EVALUACIÓ funcio
N, narios
MONITORE EVALUACIÓ Esta actividad la
OY N DE realiza el
SEGUIMIEN POLÍTICAS Tableros de Control 80 coordinador, con 0,5 0,5 0,5
TO PÚBLICAS apoyo de profesional
INSTITUCIO 1
NAL Esta actividad la
realiza el
Encuesta de Percepción 40 coordinador, con 0,5 0,5 0,5
apoyo de profesional
1
Evaluación de Características del modelo de evaluación Esta actividad la
Políticas 160 realiza el 0,5 0,5
Fases de la evaluación de políticas Públicas
Estratégicas coordinador, con
Esta actividad la
Menos de 20 cargos 80 realizará profesional 0,5 0,5
1
Esta actividad la
Entre 21 y 50 cargos 160 puede realizar 1 1
profesional 1
Esta actividad la
Entre 51 y 100 puede realizar
320 2 2
cargos profesional 1 y
profesional 2
Esta actividad la
puede realizar
Entre 101 y 200
480 profesional 1 y 3 3
cargos
profesional 2
profesional 3

Por cada 100

Para una mayor empleos adicionales
cantidad de 200 a los 200 empleos se
funcionarios requiere 1
profesional adicional
 6. Organigrama del Proyecto por Tipo de Complejidad .

Subdirector Proyección
Institucional
Coordinador de
Asesorias y
consultorias
Coordinador del
enfoque tematico

Coordinador del
proyecto

Profesionales Profesionales Profesionales

Especializados Especializados Especializados

TECNICOS

7. Operación.

7.1. Levantamiento de información secundaria (identificación de fuentes).

Entendido como conformado el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior
de la Entidad Pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes
sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.
Todo proyecto debe comenzar con el levantamiento del diagnóstico, dependiendo del
alcance, módulos y productos que contiene el proyecto. Es posible que la información del
diagnóstico se obtenga a través de un instrumento preestablecido por alguna entidad
reguladora del tema o del sector, o puede construirse un instrumento que permita identificar
la línea de base de la entidad en cada línea y en cada módulo.
El producto es un documento que permita a la entidad y a la ESAP construir el plan de
trabajo, con ayuda del levantamiento de la información primaria.

33
7.2. Levantamiento de información primaria (Trabajo de Campo).

Entendido como el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias

con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que
no están en relación directa con la Entidad, pero que afectan su desempeño.

Se debe seguir el siguiente procedimiento paso a paso:

 En el momento de realizar la propuesta a la entidad o municipio es necesario

identificar la siguiente información que permitirá establecer la complejidad del proyecto
para este enfoque: cobertura geográfica, cantidad de funcionarios, nivel de madurez del
enfoque temático, cantidad de productos, presupuesto SMLMV. Revisar Matriz de
Complejidad de Proyectos de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la
Gestión por Resultados.

 Posterior a identificar la complejidad del proyecto se procede a realizar un diagnóstico

que permita establecer la línea de base del proyecto, El proyecto de Evaluación, Monitoreo
y Seguimiento Institucional de la Gestión por Resultados, acompaña seis (6) prácticas de
gobierno así mismo enmarcadas en tres capacidades institucionales (líneas de
intervención), que buscan mejorar la gestión pública, desde su estructura interna para
aportar a la solución de problemas públicos, a través de la gestión por resultados en los
territorios en donde se implemente este proyecto. Por lo anterior, será necesario realizar
el diagnóstico o foto de la entidad o municipio que se va a fortalecer institucionalmente a
través del levantamiento de información de línea base de los componentes o elementos
que conforman cada una de las líneas de intervención: Para la línea de intervención
Evaluación De Políticas Públicas (EPP), las prácticas de gobierno asociadas a esta línea
de intervención que requieren información son el Seguimiento Estratégico a Políticas
Públicas y la Evaluación de Políticas Estratégicas. Para la línea de intervención
Evaluación de Planes y Programas (EPyP) las prácticas de gobierno asociadas a esta línea
de intervención que requieren información son la Identificación de Instrumentos para la
Gestión Pública por Resultados y la Evaluación de Programas: medido a través de la
Metodología de Brechas Territoriales y por el Índice de Gestión de Proyectos de Regalías
(IGPR) del DNP. Para la línea de intervención Sistemas de Medición Integral (SMI). las
prácticas de gobierno asociadas a esta línea de intervención, que requieren información
son Diseñar, implementar y analizar los indicadores de Gestión y Diseñar, implementar y
analizar los tableros de control.

 Se debe recopilar la información recolectada a partir de la información primaria y

secundaria. De ser necesario realizar validación o recolección de información a través de
entrevistas, focus group, método Delphi.
 Se procede a agrupar la información por afinidad y se realiza el siguiente análisis a
partir de las preguntas:
¿Que hay en la entidad o municipio acorde a la normatividad y grado de desarrollo?

34
 ¿Que hay en la entidad o municipio que se tenga que mejorar?
¿Qué hay que se tenga que hacer?

 Esta información se analiza para poder establecer el plan de trabajo y el alcance del
mismo en cada uno de los productos que la entidad o municipio requiere

7.3. Plan de trabajo – Cronograma

El plan de trabajo es resultante del análisis de la información primaria y secundaria,

identificando la línea de base de la Entidad y las líneas, módulos y productos que requiere en
la Consultoría, Asesoría o Asistencia Técnica.
Para la identificación de productos, se usa la Matriz de Horas por Producto, que permite a
la Escuela identificar las horas hombre para la realización de la Consultoría, Asesoría o
Asistencia técnica y entrega de cada producto al Cliente en un tiempo pactado.
Basado en la Matriz de Horas por Producto, se genera un cronograma de trabajo.

Línea de intervención Evaluación de Políticas Públicas

MÓDULO PRODUCTO MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
Balance de Resultados.

Informe de
Seguimiento
Seguimiento.
Estratégico a
Políticas
Tableros de Control.
Públicas.
Encuesta de Percepción.

Características del
modelo de evaluación.
Evaluación de
Políticas
Fases de la evaluación
Estratégicas.
de políticas Públicas.

Línea de intervención Evaluación de Planes y Programas

35
 MÓDULO PRODUCTO MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
Identificación de las
necesidades de
Identificación seguimiento
de Diseño de la estructura
Instrumentos organizacional de
para la seguimiento
Gestión Identificar Instrumentos
Pública por
Resultados Identificar herramientas
para la administración
de la información
Características del
Evaluación de modelo de evaluación
Programas Fases de la evaluación
de Programas

Línea de intervención Sistemas de Medición Integral

MÓDULO PRODUCTO MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
Definición de
Indicadores
Diseño e
implementación del
Diseñar, sistema de medición
implementar y de gestión
analizar los Diseño e
indicadores de implementación del
Gestión cuadro de mando
integral
Reporte e
interpretación de la
medición
Diseñar, Diseño tablero de
implementar y control
analizar los
tableros de Reporte y evaluación
control. del tablero de control

7.4. Control operacional.

36
El objeto del control operacional es identificar aquellas operaciones y actividades sobre las
cuales es necesario aplicar medidas de control, como consecuencia de su influencia en los
riesgos identificados en el desarrollo del proyecto, y de esta forma planificar tales actividades
para que se desarrollen bajo condiciones especificadas.

El control operacional debe alcanzar a todas las actividades y operaciones que se realicen,
debe ser desarrollado por el Coordinador de cada proyecto a través de la realización de un
informe mensual al coordinador de asesorías identificando los siguientes ítems:

 Plan de trabajo establecido para el mes

 Grado de avance en la realización de cada producto de forma cuantitativa
 Grado de avance en la realización de cada producto de forma cualitativa
 Oportunidades de mejora
 Reajuste al Cronograma de ser necesario
 Conclusiones

Con el fin de realizar las actividades mencionadas, el coordinador deberá durante el

desarrollo del proyecto ejecutar lo siguiente:

 Realizar las reuniones preliminares con el cliente para establecer contacto con el
responsable del proyecto en la Entidad o municipio
 Coordinar con el cliente la recolección de la información previa a la propuesta
 Coordinar la presentación de la Propuesta al cliente
 Realizar el seguimiento a la propuesta hasta consolidar la firma del convenio
 Coordinar el establecimiento plan de trabajo
 Asignar las responsabilidades y coordinación de profesionales asignados al proyecto
 Abrir la carpeta del proyecto, documentando toda la ejecución del mismo
 Establecer los riesgos del proyecto y sus respectivos controles
 Verificar la ejecución del proyecto y presentación de informes mensuales y acorde a
la necesidad del mismo
 Informar formalmente las novedades del proyecto: cambios de alcance o cualquier
otra situación no pactada inicialmente, incumplimientos de Información o recursos
que debe llegar al proyecto (por parte del cliente) en una fecha específica que no se
allegó, cualquier otra condición que afecten la prestación del servicio.
 Verificar del cumplimiento de los atributos de cada producto, confrontando con los
documentos guía o soporte
 Entregar oficialmente los productos al cliente acorde a la propuesta

8. Entregables

37
De acuerdo con los productos establecidos en la Matriz de Horas por Producto, se identifican
los atributos que deben cumplir cada uno para ser entregados a las entidades que reciben el
servicio de asesoría o consultoría, para ello es necesario tener en cuenta los lineamientos
establecidos en los instrumentos generados por las entidades reguladores del enfoque
temático, que para este caso es el Departamento Administrativo Nacional de Planeación.

A continuación, se establecen los productos por línea de intervención y módulo y las

características que deben tener acorde a los lineamientos:

LÍNEA DE MÓDULO PRODUCTO FUENTE DE

INTERVENCIÓN CARACTERÍSTICAS
DE LOS
ATRIBUTOS
Balance de Resultados. DNP. Dirección de
Seguimiento y
Seguimiento Informe de Seguimiento. Evaluación de Políticas
Estratégico a Públicas.
Políticas Tableros de Control.
Públicas. DNP
Encuesta de Percepción. Guía Metodológica
Evaluación de
Para el
Políticas Públicas
Características del Seguimiento
modelo de evaluación. y
la
Evaluación de
Políticas Fases de la evaluación de Evaluación a
políticas Públicas. Políticas Públicas
Estratégicas.

Identificación Identificación de las Formulación del PPR

de necesidades de con enfoque sectorial
Instrumentos seguimiento
para la Gestión Diseño de la estructura Guía metodológica para
Pública por organizacional de la programación del
Resultados seguimiento Presupuesto Orientado a
Evaluación de
Identificar Instrumentos Resultados.
Planes y Programas
Identificar herramientas Guía Orientaciones para
para la administración de incluir metas de
la información resultado en los planes
Evaluación de Características del de desarrollo de las
Programas modelo de evaluación entidades territoriales.

38
 LÍNEA DE MÓDULO PRODUCTO FUENTE DE
INTERVENCIÓN CARACTERÍSTICAS
DE LOS
ATRIBUTOS
Fases de la evaluación de
Programas Documento preliminar
Proyecto Desarrollo de
un modelo de
Presupuesto por
Resultados APLICAble
en los municipios de
Colombia. Convenio
USAID-CASALS-
DNP. DEPP – DNP,
Bogotá.

Diseñar, Definición de Guía para el

implementar y
Indicadores seguimiento y medición
analizar los
Diseño e del sistema integrado de
indicadores de
implementación del gestión de la presidencia
Gestión sistema de medición de de la republica
gestión
Diseño e
implementación del
Sistemas de
cuadro de mando
Medición Integral
integral
Reporte e interpretación
de la medición
Diseñar, Diseño tablero de
implementar y control
analizar los Reporte y evaluación del
tableros de tablero de control
control.

El interés de la ESAP al realizar asesorías y/o consultorías consiste en la prestación de este

servicio y en la generación de capacidades, en tal sentido el proyecto busca realizar la
inducción y/o capacitación a los funcionarios de la entidad, en las metodologías y prácticas
utilizadas para el tema de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento Institucional de la Gestión
por Resultados orientando la apropiación de estas herramientas por parte de la Entidad
beneficiaria del proyecto.
Los productos deben ser entregados a la entidad objeto de la asesoría y consultoría, para que
en un período no superior a una semana se realice la respectiva validación por parte de esta.

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En caso de presentar ajustes, la ESAP en un período similar a una semana, efectuará las
correcciones del caso.

Para el desarrollo y aplicación del acompañamiento para el fortalecimiento institucional y

con el fin de desarrollar cada una de las líneas de intervención y sus respectivos módulos,
será necesario remitirse a las Guías Metodológicas como diseño de planes de acción en
procura del fortalecimiento institucional contenidas en el Documento balance y seguimiento
en cada municipio de las estrategias y acciones contenidas en el modelo de intervención
diseñado 2016, que permitirá llegar a la implementación del acompañamiento concreto.
Las guías fueron diseñadas con el fin de dar a conocer las bases conceptuales, las
herramientas y metodologías aplicables en los procesos de Gestión Administrativa,
Capacidades de Buen Gobierno y Capacidades Políticas o Relaciones, que contribuyen al
fortalecimiento municipal de cada una de sus entidades.
Las guías contienen la identificación de los aspectos a fortalecer en los municipios municipio
donde, se abordará, en cada una de ellas, prácticas priorizadas: Desarrollo de Sistemas
Gerenciales y Organizacionales, Plan de Desarrollo Municipal, Rendición de cuentas, Plan
de Ordenamiento Territorial, Gestión de Proyectos de Inversión. Así mismo, se aborda marco
legal y unidades de análisis que desarrollan un plan de acción, donde se incluyen una serie
de actividades propuestas para abordar las temáticas correspondientes a cada planteamiento

Dependiendo el alcance del proyecto y en caso de requerirse se hace una presentación formal
del proyecto a los funcionarios relacionados con el enfoque temático, adicional se efectuarán
las jornadas de capacitación y entrenamiento acorde con la entidad objeto de la asesoría o
consultoría.
Consolidado el documento final se remite en medio magnético al Representante legal con
copia al ordenador del gasto a través de oficio y/o supervisor del contrato, firmado por el
Subdirector de Proyección institucional, con Visto Bueno de los coordinadores de Asesorías
y de proyecto.
El recibido de dicho oficio debe reposar en la carpeta del proyecto con los informes
mensuales de ejecución y con la entrega de los productos finales.

9. Transversalidad del Proyecto.

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La Escuela Superior de Administración Pública, al clasificarse como Entidad Pública de
carácter universitario, desarrolla funciones de formación, investigación y extensión, a través
de las Facultades de Pregrado, Posgrado e Investigaciones y los Departamentos de
Capacitación y de Asesorías y Consultorías; esta estructura debe permitir la generación de
una dinámica de intercambio o Sinergia entre ellas, que permita aprovechar o explotar las
experiencias que se generen en cada una de sus funciones misionales para alimentar o
retroalimentar a las otras.
En tal sentido, el servicio de asesorías, del que se habla en esta guía, se constituye en un
campo de experiencias y estudios de casos reales y particulares, que sin lugar a dudas sirven
como insumo para la formación de estudiantes de los diversos niveles de formación; así como
para el desarrollo de investigaciones más profundas, y también, diagnóstico de las
debilidades de capacitación de los funcionarios públicos.

10.GLOSARIO.

Asesoría: Proceso que sugiere, recomienda, aconseja y advierte sobre la forma de gestión de
procesos en respuesta a consultas, necesidades, inquietudes y problemas sentidos y
expresados de los diversos actores a través de la generación de un producto que es elaborado
por el contratista quien lo desarrolla de manera autónoma y pretende dar una respuesta a una
problemática o necesidad identificada.

Consultoría: Proceso soportado en un trabajo intelectual especializado que realizan personas

naturales directamente o a través de personas jurídicas, referido a las actividades necesarias
para la ejecución de proyectos en sus diferentes fases de maduración, preparación, ejecución
y operación. El trabajo intelectual hace referencia a las actividades de identificación de
necesidades, estudios conceptuales o de pre factibilidad, estudios básicos o de factibilidad,
diseños de detalle o diseños definitivos, interventorías, gerencia de proyectos.

Asistencia Técnica: Proceso que busca el fortalecimiento de capacidades, a través del

acompañamiento y retroalimentación, esto con el fin de que hacia futuro la entidad que recibe
la asistencia pueda estar en capacidad de realizar el producto al interior de la misma y de
manera autónoma.

Enfoque Temático: Temáticas a través de las cuales se ejecutarán los proyectos de acuerdo
con la experiencia, el saber y la capacidad institucional

Línea de Intervención: Componentes que conforman el enfoque temático.

Módulo: Componentes que conforman las líneas de intervención.

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Avance: Observación o verificación del desempeño o ejecución de un proyecto, política
pública o sistema de gestión, relacionada con los resultados que se están logrando, busca
obtener información precisa de lo que se controla a fin de mejorarlo, orientarlo, reorientarlo
o mantener su cuso.

Cadena de Valor: Se refiere al amplio rango de actividades requeridas para la creación de

un bien o un servicio a través de diferentes fases (eslabones) desde la producción y
transformación de materias primas y distribución hasta los consumidores. Involucra procesos
de generación de valor, interacción entre los eslabones, intercambio de bienes/servicios,
recursos, dinero e información.

Encuestas de Satisfacción: Instrumento estadístico de recolección de información, que una

vez procesado que permite la medición de la percepción y satisfacción ciudadana.

Estrategia: Conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado

Evaluación de Resultados: Tiene como propósito promover en la entidad el seguimiento a

la gestión y su desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la consecución
de los resultados previstos en su marco estratégico. Tener un conocimiento certero de cómo
se comportan los factores más importantes en la ejecución de lo planeado, le permite a la
entidad (i) saber permanentemente el estado de avance de su gestión, (ii) plantear las acciones
para mitigar posibles riesgos que la puedan desviar del cumplimiento de sus metas, y (iii) al
final del periodo, determinar si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, en las
condiciones de cantidad y calidad esperadas y con un uso óptimo de recursos.

Indicadores: Expresión cuantitativa o cualitativa del comportamiento y desempeño de un

proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar
señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el
caso.

Institucionalidad: conjunto de instancias que trabajan coordinadamente para establecer las

reglas, condiciones, políticas, metodologías para que el Modelo funcione y logre sus
objetivos.

Línea Base: Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros
a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las
metas.

Medición: instrumentos y métodos que permiten medir y valorar la gestión y el desempeño

de las entidades públicas.

Metas: Las metas son la expresión concreta de los objetivos a alcanzar con los recursos
disponibles, en términos de cantidad y tiempo. Existen diferentes tipos de metas; las de
resultado (responden directamente a la cuantificación del objetivo específico o sectorial) y
las de producto (responden a la cuantificación de los objetivos programáticos). Las metas se
constituyen en un insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programas y
subprogramas y, por ende, para establecer el estado de avance en los compromisos del Plan.

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Para su planteamiento se requiere conocer la situación actual, la cual servirá de línea de base
para poder evaluar el cambio o modificación lograda.

Objetivo: Es un fin o un intento. Es un elemento programático que identifica la finalidad

hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos.

Operación: conjunto de dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño

institucional, que implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el
Modelo funcione.

Plan Nacional de Desarrollo: Es la base de las políticas gubernamentales de los presidentes

de Colombia. Articula las propuestas de los aspirantes a la presidencia de la República
de Colombia con su gestión durante los cuatro años de gobierno.

Proyectos de Inversión: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que

intentan cumplir con un fin específico. ... Un proyecto de inversión, por lo tanto, es una
propuesta de acción que, a partir de la utilización de los recursos disponibles, considera
posible obtener ganancias

Plan: Conjunto de medidas que alguien proyecta realizar en miras a cumplir un objetivo. En
un buen plan se distribuyen metódica y sistemáticamente los recursos y se evalúan
estrategias, para obtener eficacia, economía de costos y alto rendimiento. Los planes se hacen
con visión de futuro mediato o inmediato.

Programa: Denotar aquella agrupación de actividades que tanto en secuencia o

simultáneas son ejecutadas por un equipo de individuos a fin de que se cumpla un objetivo.
Es un grupo de elementos sincronizados que desarrollan las acciones de una función para
completar una tarea.

Proyecto: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios. Se define como un plan al que se le asigna
un monto de capital y se le suministran insumos de diversos tipos,para producir un bien o
servicio socialmente útil.

Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los
objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y
consecuencias. Se define como el proceso de identificar, analizar y cuantificar las
probabilidades de pérdidas y efectos secundarios que se desprenden de los desastres, así
como de las acciones preventivas, correctivas y reductivas correspondientes que deben
emprenderse.

Seguimiento: Hace relación a las acciones de monitoreo o avance de un proceso, proyecto o

política, a fin de determinar su estado de avance y realizar las acciones que permitan re
direccionarlo hacia la consecución de las metas y los objetivos planteados, se utilizan
diferentes instrumentos de medición.

Sinergia: Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados. Departamento nacional

de Planeación

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Sistema de Gestión: Conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas,
recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño
institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce
efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.

SPI:Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión. Departamento nacional de Planeación

11. Referencias Bibliográficas.

Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional. Manual operativo Sistema de Gestión

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la construcción y análisis de

indicadores de gestión

Departamento Administrativo de la Función Pública Guía para la administración del riesgo.

Departamento Administrativo Nacional de Planeación. Guía de preguntas frecuentes en el

ejercicio de construcción y estandarización de la cadena de valor. Dirección de Inversiones
y Finanzas Públicas - DIFP 2013

www.dnp.gov.co/programas/inversiones-y-finanzas-publicas/Datos-y-
Estadísticas/Paginas/presupuesto-de-inversi%C3%B3n.aspx

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