CAPITULO 7

INVENTARIO Y BALANCES

El registro denominado Inventario y Balance, es un documento importante en el cual se nuestra la

situación patrimonial de la empresa en forma detallada o pormenorizada. La fecha a que se refiere
el registro es la fecha de inicio de operaciones que coincide por única vez con el nacimiento de la
empresa; y en los siguientes periodos frecuentemente coincide con el primero de enero de cada
año debido a que el calendario gregoriano lo señala como inicio del año, el mismo que la
contabilidad y las legislaciones comerciales de cada país también lo señalan como principio del
periodo contable. Sin embargo, existen empresas que por su naturaleza excepcional pueden diferir
de esta reglamentación general por obedecer a conductas estacionales, pero son los menos.

Se llama Inventario y balance final cuando su formulación se practica al cierre de un periodo

contable que comúnmente es el cierre de un año.

La diferencia entre el inventario inicial y el balance inicial, es por la extensión. El Inventario inicial
es el balance inicial extendido y el balance inicial es el inventario inicial condensado.

INVENTARIO
INICIAL
BALANCE
INICIAL

El Balance es el inventario extendido

y el Inventario es el balance condensado

Tanto el uno como el otro, se practican por lo menos una vez al año con el objeto de validar los
registros con la existencia física de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa, no obstante si
existen méritos suficientes para practicar inventarios en otras fechas, dependerá del costo
beneficios aceptable por la empresa.

Diseño del Registro

Inventario General Inicial
al _____/____/____
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)

(a) Ubicación
Se registra el lugar o código del lugar donde se encuentra el bien, como por ejemplo: Oficina
de ventas, Departamento de Compras, Gerencia General; o si se tiene códigos, se anota OV al
referirse a oficina de ventas; DC al referirse a departamento de compras; y GG para indicar
gerencia general.
(b) Cantidad
Se anota la cantidad de artículos inventariados, aunque generalmente esto está más
familiarizado con unidades físicas en Almacén y activos fijos, también se usa para otros
conceptos. Por ejemplo el arqueo periódico de caja es un inventario físico del dinero de caja
menor o fondo fijo; el inventario de cuentas por cobrar es un inventario del mismo.

(c) Código
Se anota el código del bien, que se adopta por lo general tomando el sistema decimal y la
referencia es el catálogo de cuentas instituido por el negocio. Esta codificación comúnmente es
el desarrollo analítico del Plan de Cuentas.

(d) Cuentas y detalle

Se detalla el nombre de la cuenta, subcuentas, identificación y marca del artículo. Es aceptable
preparar anexos adjuntos que detallen analíticamente las existencias de almacén según sus
características; para lo cual será necesario indicar o marcar el documento principal con el
anexo en donde se detalla la información.

Por ejemplo:

143005120210
Color : Negro
Género : Dama
Modelo: Camiseta XL
Sub-cuenta: Productos Manufacturados
Cuenta : Productos terminados
Grupo : Inventarios

Si se quiere presentar detalles a un nivel de mayor especificidad, en el documento principal se

puede registrar hasta la subcuentas y señalar con una marca convencional como, “Anexo 14”. En
dicho anexo se encontrará mayor información.

(e) Valor Unitario

Se registra el valor que corresponde al precio de la unidad en relación a la cantidad registrada
en su respectiva columna. La unidad puede referirse a uno, decena, docena, centena, millas,
de acuerdo a su naturaleza, como caja, bolsa, resma, etc.

(f) Valor Parcial

Se registra el valor correspondiente a la subcuenta

(g) Valor Total

Se registra el valor total que corresponde a cada grupo, sumando las cuentas o subcuentas
anotadas en el valor parcial.

Balance General
Al____de_____ de ____

(a) (b) (c) (d) (e)

a. Código de la cuenta
Se anota el código de acuerdo al plan de cuentas
b. Se anota el nombre de la cuenta
c. Se anota el valor unitario, si es conveniente
d. Se registra el valor parcial de las subcuenta
e. Se anota el valor total de la cuenta

IMPORTANCIA DEL LIBRO INVENTARIO Y BALANCES

En la Grecia antigua, el sabio Arquímedes, pidió un punto de apoyo para mover la tierra. Bien
entendía, el sabio, que todo se puede hacer, pero a partir de un punto de apoyo o un punto de
referencia que signifique un elemento de control para evaluar las sucesivas actividades
empresariales.

En la física el punto de apoyo ha permitido la aplicación de poleas para movilizar toneladas de

productos con el mínimo esfuerzo humano. En la contabilidad, sin bien es cierto que tiene mucha
diferencia respecto a la física; sin embargo, arreglos convencionales hacen del Inventario y
Balances inicial, aquel punto de referencia para comparar los resultados económicos a una fecha
diferente del inicio de operaciones.

El supuesto de que la empresa está en marcha indefinidamente es perfeccionando ciertos artificios

temporales que permiten encerrar todos los eventos en un periodo de tiempo que como se dijo,
usualmente es un año. Los eventos económicos que están fuera de ese periodo no pertenecen a
él y su inclusión puede alterar una correcta medición de la perfomance en dicho periodo. Los
límites de dicho periodo están constituidos por el Inventario y Balances practicados al inicio y final
del periodo.

Entonces es el Inventario y Balances, el documento de corte espacio - temporal, que sirve al

ejecutivo como punto de referencia para comparar los resultados subsiguientes o inclusive
anteriores si existe y además si se requiere.

Inicial al Final al
02 Enero 31 Diciembre
Año 1 Año 1

INVENTARIO Y INVENTARIO Y INVENTARIO Y

BALANCE GENERAL BALANCE GENERAL BALANCE GENERAL

Inicial al Final al
02 Enero 31 Diciembre
Año 2 Año 2

El Inventario y Balance General aperturan un periodo y también cierran dicho periodo. Tanto en la
apertura como en el cierre se muestra información sintetizada de las operaciones del negocio como
los resultados económicos de la gestión de dicho periodo. Al comparar el Balance General Inicial
con el Balance General Final se obtienen importantes conclusiones para la gerencia y los
interesados en general.
OPERATIVIDAD DEL RIGISTRO

a. El Inventario inicial es preparado en el formato definido para tales casos, cumpliéndose con las
reglas mínimas que para tal presentación se requiere. A continuación se puede observar un
modelo de inventario inicial y sus componentes, como también anexos con mayores detalles, que
son necesarios cuando se requiere que las hoja principal sea de fácil lectura y el cuadro general
sea visto en su conjunto de un solo golpe.

Inventario general inicial

Al ___/____/____
Cantidad Código Cuentas y Detalle Valor Unit. Valor Parc. Valor Total
(b) (c) (d) (e) (f) (g)
ACTIVO
1105 CAJA 300.000
110505 Caja General según arqueo (anexo 11)
1305 CLIENTES 2.081.000
4 130505 Nacionales (Anexo 13) 1 309 000
3 130510 Del exterior (Anexo 13) 772 000
1435 MERCANCIAS 7.500.000
Según detalle (Anexo 14)
1524 EQUIPO DE OFICINA 4.750.000
1 15241001 Computadora 1 200 000 1.200.000
1 15241002 Impresora 400 000 400.000
3 15240501 Muebles y escritorios 500 000 1.500.000
1 15240502 Silla giratoria 200 000 200.000
1 15240503 Máquina de escribir eléctrica 200 000 200.000
2 15240504 Mostradores 300 000 600.000
10 15240505 Sillas de madera 50 000 500.000
5 15240506 Ventiladores 30 000 150.000
TOTAL ACTIVO 14.631.000
PASIVO
2205 PROVEEDORES NACIONALES 4.965.500
(Anexo 20)
23 CUENTAS POR PAGAR 435.500
2365 Imp. A la renta por pagar (retenciones ) 435.500
2408 IMPUESTO SOBRE VENTA POR PAGAR 653.000
TOTAL PASIVO 6.054.000
PATRIMONIO
3115 APORTES SOCIALES 6.000.000
Socio Karl Biondi 2.000.000
Socio Wladimiro Rojas 2.000.000
Socio Mao Furer 2.000.000
3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 820.000
330505 Reserva Legal
3605 UTILIDADES DEL EJERCICIO 1.757.000
TOTAL PATRIMONIO 8.577.000
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 14.631.000

Se acompañan los anexos siguientes, para mayor detalle del inventario, los cuales cumplen una
función de explicación cuando se requiera saber especificaciones menudas, y que no se lo
presenta en el documento principal debido, precisamente, a que su importancia es relativa al
interesado. Por otro lado, un detalle amplio puede resultar difícil para la lectura inmediata y se
pierde el sentido global del informe.

Cuando el lector quiera saber más información, se remite a los anexos y tiene a la mano el detalle
que requiere, de esa manera se cumple por igual con los interesados que ven en el detalle más
información relevante y con lo que creen que el panorama general es suficiente para
interpretaciones discrecionales.
 Anexo 11
Arque o de Caja
02 - 01 - XX

En e fe c tivo En c o mpro bante s

Tipo Denominación Cantidad Importe Tipo Cantidad Concepto Importe
$ Total Total
Billete 50,00 120 600 Vales 4 Entregas a rendir cuentas 25.000
Billete 100,00 122 1.220 Vales 3 Retiro de personal. No hay 15.000
Billete 200,00 90 1.800 autorización
Billete 500,50 70 3.500 Vales 5 Préstamo a Gerentes. 35.500
Billete 1 000.00 110 11.000 Rendir en el día
Moneda 0,10 250 25 Facturas 2 Compras. Están aprobados 60.000
Moneda 0,20 180 36 Facturas 3 Compras útiles de oficina 26.000
Moneda 0,50 220 110 Letras 6 Cancelación de deudas 120.000
Moneda 1,00 160 160
TOTAL 18451 TOTAL 281.500

RES UMEN $ OBS ERVACIONES

Efectivo 18.451
Comprobantes 281.500 La diferencia de 49 corresponde a un
To tal arque o 299.951 vale no firmado por el Gerente y se
(-) Fondo Fijo aprobado por día 300.000 encuentra pendiente de regularización
Dife re nc ia 49

Anexo 13
CLIENTES
Código Razón Social o denominación Plaza Vencimiento Importe

NACIONALES
1305050101 Rojas Arismendi, Leopóldo Bogotá 13/05/XX 353,600
1305050205 Cardozo Bills, Eduardo Cali 14/06/XX 261,500
1305050307 Flores Cáceres, Eliseo Bmanga 07/07/XX 571,700
1305050401 Gonzales Arnel, Pedro Medellín 20/08/XX 122,200
Sub-total 1,309,000
EXTRANJEROS
13051001-1 Anaya Muñoz, Adriana Lima 20/04/XX 209,766
13051002-1 Urda Marín, Esther Caracas 30/06/XX 257,634
13051003-1 Marín Giraldo, David México 30/09/XX 304,600
Sub-total 772,000
TOTAL 2,081,000

Anexo 14
INVENTARIO FÍSICO DE MERCADERÍAS
AL 02/01/XX

Ubicación Cantidad Artículos Unidad Valor Unit. Valor Parcial Valor Total
Almacén 1,200 143005120210 docena 1,200 1,440,000 3,390,000
Almacén 1,500 143005120112 docena 1,300 1,950,000
Tienda A 800 143005120210 docena 1,200 960,000 1,610,000
Tienda A 500 143005120212 docena 1,300 650,000
Tienda B 1,000 143005120210 docena 1,200 1,200,000 2,500,000
Tienda B 1,000 143005120212 docena 1,300 1,300,000
Total 7,500,000 7,500,000
 Anexo 20
PROVEEDORES
Código Detalle Plaza Vencimiento Importe

200501-1 Las Moravas S.A. Bogotá 14/05/XX 1,700,000

200501-2 Los Grillos S.A Bogotá 20/06/XX 1,290,000
200502-01 Indumel y Cía. Cali 10/07/XX 875,500
200502-02 Maribel y Cía. Cali 25/09/XX 1,100,000
4,965,500

El Balance General Inicial es el resumen del Inventario General Inicial. En este cuadro es donde
se aprecia la estructura patrimonial del negocio, solo se anotan las cuentas principales o grupos,
de acuerdo a su necesidad de información. Al inicio del negocio, tanto el inventario como el
balance, se denomina Inventario Inicial o Balance Inicial. Después del primer año de gestión
empresarial estos informes se constituyen en Inventario y Balance Final y que son los mismos
documentos de inicio de operaciones del siguiente periodo.

Véase el siguiente modelo y nótese que es lo mismo que el inventario inicial, pero condensado al
nivel de cuentas

Cía. Gatopardo
Balance General
Inicial
al 31/12/XX
Código Cuenta Valor Unitario Valor Parcial Valor Total

ACTIVO
1105 Caja 300.000
1305 Clientes 2.081.000
1435 Mercancías 7.500.000
1524 Equipo de Oficina 4.750.000
TOTAL ACTIVO 14.631.000

PASIVO
22 Proveedores 4.965.500
2365 Impuesto a la Renta por pagar 435.500
2408 Impuesto a las ventas por pagar 653.000
TOTAL PASIVO 6.054.000
PATRIMONIO
3115 Aportes Sociales 6.000.000
3305 Reservas Obligatorias 820.000
3605 Utilidades del ejercicio 1.757.000
TOTAL PATRIMONIO 8.577.000
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 14.631.000

FORMAS DE REGISTRO DEL BALANCE

Existen dos formas de presentar el Balance: En forma de Cuenta y en forma de Reporte. La forma
de reporte es la que presenta a las masas patrimoniales ordenadamente en forma vertical
empezando por el activo, siguiendo con el pasivo y termina con el patrimonio. La forma de Cuenta,
adopta la forma de “T” o mejor dicho, el orden de las masas patrimoniales se presenta en forma
horizontal siguiendo el modelo de la ecuación contable: A=P+C. El Activo se presente a la
izquierda y el pasivo y patrimonio a la derecha.
FORMA DE
REPORTE

ACTIVO FORMA DE CUENTA

PASIVO
ACTIVO
PASIVO PATRIMONIO

PATRIMONIO

Como ejemplo de presentación del Balance en forma de reporte véase el balance practicado a la
Cía. Gatopardo presentado más atrás, el cual se repite ahora, para presentarlo en forma de cuenta:

Cía. Gatopardo
Balance General
al 31/12/XX

ACTIVO PASIVO
Caja 300,000 Proveedores 4,965,500
Clientes 2,081,000 I.R. Por pagar 435,500
Mercancías 7,500,000 IVA por pagar 653,000
Equipo de Oficina 4,750,000 Total Pasivo 6,054,000
PATRIMONIO
Aportes sociales 6,000,000
Reservas obligatorias 820,000
Utilidades del ejercicio 1,757,000
TOTAL PATRIMONIO 8,577,000
Total Activo 14,631,000 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 14,631,000

El balance inicial sustenta el asiento contable de apertura en el libro Diario, al inicio de

operaciones, por lo que es la fuente para la elaboración del primer comprobante de diario del
periodo.
 CUESTIONARIO

1. Construya usted con sus propias palabras, una definición del libro de Inventario y Balances.
2. ¿Que relación encuentra usted entre la formulación del Inventario y Balances con el periodo
contable?
3. ¿Qué es el Inventario?
4. ¿Qué es el Balance?
5. ¿Cuántas formas existen para la presentación del balance, cómo se denominan y cuál es su
característica?..
6. ¿Qué es el periodo contable?
7. ¿Por qué es importante practicar el Inventario Inicial y el Inventario Final?
8. Cuándo el documento principal que muestra el Inventario Inicial, no lleva detalles de bienes y
derechos u obligaciones, ¿Cómo se procede para no ocultar información?
9. ¿Por qué es importante conocer el Balance General al inicio y al final de un periodo contable?.
10. ¿Qué pasa si en un periodo contable se incluyen operaciones correspondientes a periodos
pasados o futuros?.

PROBLEMAS

1. Efectúe un inventario completo de sus bienes y derechos, así como sus obligaciones y
compromisos contraídos. El formato a usarse es el mismo que se muestra en el presente
capítulo. Sus bienes y derechos constituyen sus activos; sus obligaciones y compromisos
constituyen su pasivo. Si después de hacer inventario compara valores y el activo es mayor
que su pasivo, la diferencia constituye su patrimonio. No olvide que la ecuación fundamental es
A=P+C.
2. Después de levantar inventario y llenar el formato correctamente, elabore el Balance y antes
de considerarlo bien hecho, discuta con su familia (reunión de socios), si hay observaciones,
haga las correcciones pertinentes y luego delo por bien hecho (aprobación del informe).
3. Elabore el Inventario Inicial y el Balance Inicial de la Cía. ICOLPAN, con la siguiente
información dada al o1 de Enero del año XXXX
3.1. CAJA
100 monedas de $500 20 Billetes de $ 10 000
200 monedas de $200 50 Billetes de $ 50 000
180 monedas de $100 39 Billetes de $ 5 000

3.2. CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

Los vencimientos son a 30 días de los clientes 1 y 2: a 60 días de los clientes 3 y 4; y a 15
días de los clientes 5 y 6, a partir de la fecha del inventario.

1. Nancy Trujillo Barreto Bmanga 2,570,700

2. Leopoldo Cienfuegos Carrete Bogotá 1,360,500
3. Robert Newlove Pat Londres 3,500,000
4. Rosa Serrano Betancurt Cali 3,600,000
5. Edgardo Jay Lopera San Andrés 2,222,800
6. Peter Gate Gold Miami 7,000,000

3.3. En almacén tiene los siguientes productos en bolsa

Código Descripción Unidades Precio Unit. Valor Total

En Almacén:
143005120210 Pan blanco 11 000 $ 950
143005120111 Pan Integral 12 000 $ 1 050
143005120112 Pan dulce 11 500 $ 1 060
 En tienda de Miraflores
143005120210 Pan blanco 1 500 $ 950
143005120111 Pan Integral 1 200 $ 1 050
143005120112 Pan dulce 1 100 $ 1 060

En tiendas de Monterrey
143005120210 Pan blanco 1 700 $ 950
143005120111 Pan Integral -------- $ 1 050
143005120112 Pan dulce 1 600 $ 1 060

3.4. Activos Fijos

Descripción Almacén Miraflores Monterrey Total Costo
Unitario
Escritorio 3 2 1 6 550 000
Sillas de madera 12 6 6 24 30 000
Mostradores 1 2 2 5 800 000
Computadoras 1 2 2 5 2 200 000
Vehículos 1 35 000 000

3.5. Proveedores
Harineras del Valle – Cali $ 35 000 000 a 60 días a partir del inventario

3.6. Obligaciones Financieras a Largo Plazo

Banco Occidental $ 17 500 000

3.7. Capital Social

Socio UNAC $ 15 236 000
Socio Fonda Vegetariana $ 15 000 000
Socio ICOLVEN $ 20 000 000
LECTURA
EL BALANCE Y EL INVENTARIO

Al Balance se le conoce también como Estado de Situación Financiera y después del primer
periodo de explotación del negocio, entra a formar parte de un conjunto de documentos para
la información financiera denominado Estados Financieros Básicos, los cuales son:

1. Balance General o Estado de Situación Financiera

2. Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados
3. Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos (Ya no se considera necesario, y sin
embargo es optativo por la empresa o contable)
4. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
5. Estado de Flujo de Fondos
6. Notas a los Estados Financieros.

Inventario tiene dos concepciones usadas en Contabilidad. El primero, es para referirse al

recuento físico de todos los bienes y derechos como de las obligaciones y compromisos
contraidos por el ente. Este concepto de inventario se usa para referirse al libro de inventario y
balances. Aunque es una práctica general hacer reconteos o verificaciones de existencias de
bienes y derechos, se ha desarrollado en la mente de los contables la idea de que solo se
inventaría los bienes a ser comerciados o transformados para luego venderse.

Esto se debe a que el segundo concepto de inventario se entrecruza con el primero, creando
un sabor insípido. El primer concepto de inventario está asociado a la definición de la Real
Academia Española, que siendo comprensible, viable y practicable; no es el mismo concepto
de inventario asociado con el giro del negocio.

Inventario en el sentido estricto de la contabilidad y sus principios que la regulan se reserva

para esa parte del balance que representan partidas del Activo destinadas a la venta en el
curso normal del negocio, o de bienes que se utilizarán o se consumirán en la producción de
los artículos que van a ser vendidos.

La contabilidad española, seguida por el Perú en Latinoamérica no se dificulta, y usan como

equivalente la cuenta “Existencias”, y de esa forma hacen diferencia con el inventario en su
acepción común y que abarca muchos más que aquellos bienes para la venta.

Entonces, Inventario en el sentido de estar dedicado a la venta, también no es lo mismo en

una comercio que en una industria. En el comercio, el inventario está representado en un
balance por la partida del activo destinado a la venta. Mientras que en la industria el inventario
está representado en un balance por las partidas del activo que serán consumidas en la
producción de un artículo. La característica común de Inventario en un comercio y en una
industria es que en ambas situaciones, se termina vendiendo el producto.

Esta situación que caracteriza el tratamiento del inventario en un comercio y en una industria,
permite que el primero maneje una sola cuenta en Inventario y en el segundo, hasta cuatro
cuentas, así:

Comercio Industria
Cuenta  Inventario de Mercaderías  Inventario de Materiales
 Inventario de Productos en
Proceso.
 Inventario de Productos
Terminados.
 Inventario de Suministros de
Producción.