PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Contenido

2. ALCANCE 2
3. GLOSARIO 2
4. RESPONSABILIDADES 2
1. Frecuencia.
2. Control de Cambios.
3. Referencias Bibliográficas.
4. Anexos

8.1 Definiciones 5
5. Firmas de Conocimiento.
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1. OBJETIVO
Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios y establecer la sistemática de la
realización de los pedidos, así como todo el proceso desde la aprobación del pedido hasta
conformarlo para que Dirección general de Grupo Farmaceutico Internacional Gamalop
S.A. de C.V.lo tenga en cuenta para su posterior pago.

2. ALCANCE

Este documento es aplicable únicamente a los Departamentos de Administración, así

como con las áreas de Almacén, Calidad, Contabilidad que forman parte de la empresa
Grupo Farmaceutico Internacional Gamalop S.A. de C.V.

3. GLOSARIO

Proveedor: Abastecer a terceros de los recursos con los que cuenta.

Proveedor de Servicios: Empresa que presta servicios a otra empresa.

Orden de Compra: Tipo de control para abastecer solicitudes de mercancías donde

determinan los artículos con precios.

Cotizaciones: Determina el valor real de un bien o servicio.

4. RESPONSABILIDADES
Asistente de Compras: Es el responsable de realizar el proceso de adquisición, control
de los productos y servicios suministrados externamente, asegurarse de que las
adquisiciones cumplan con las necesidades y requisitos establecidos.

Calidad: Es el responsable de validar que los productos que han sido adquiridos cumplen
con las características de calidad y condiciones de adquisición.

Área de solicitante: Solicita nuevos productos.

Área de contabilidad: Revisión de documentos fiscales vs la orden de compra.

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5. DESARROLLO

No. Responsable Actividad Formato a

llenar

1 Usuario Detecta una necesidad y realiza la solicitud de

Compra, la deberá presentar al asistente de
Compras

2 Asistente de Realiza una búsqueda minuciosa de

Compras Proveedores ya sea dentro del listado de
catálogo de proveedores que ya se tiene o haga
una nueva búsqueda, del cual sólo se selecciona
a tres cotizaciones que representan las mejores
propuestas.

3 Asistente de Realiza el Análisis de las cotizaciones y se

Compras comparan las condiciones de compra, pago,
tiempos de entrega, especificaciones del
producto o servicio.

4 Usuario / Área El Asistente de Compras, se reúne con el usuario

que solicita y presenta las propuestas con relación a la
solicitud; el usuario definirá cual es la mejor
opción.

5 Asistente de Realización de la Orden de Compra, esta deberá

Compras contener las especificaciones de: Producto,
Proveedor, Condiciones de Pago, de Entrega.

6 Asistente de Solicitará a la Dirección la Autorización de la

Compras Compra

7 Asistente de Se incluyen las órdenes de compra autorizadas

Compras en la programación de Pagos a Proveedores.

8 Asistente de Deberá verificar que los Pagos a Proveedores se

Compras han efectuado y transmitir al Proveedor la
Transferencia Electrónica y dar seguimiento a la
compra, hasta que llegue a la Planta.
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9 Asistente de Cuando el Producto ingresa a la Planta, se

Compras verificará físicamente que ha llegado en las
condiciones que fue solicitada en la Compra.

6. POLÍTICAS
1. No se podrá autorizar la adquisición de Productos o Servicios a la
compañía; sin que estén presupuestados en el área correspondiente.
2. El usuario deberá cumplir con las especificaciones y características del
producto que solicitará para compra.
3. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al
menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada
proveedor, este índice puede ser el resultado de dividir el número de
incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el
número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser
incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información
en el momento de elegir a un proveedor para una determinada comprar.
4. En caso de que los proveedores al momento de la entrega incumplan con
alguna de las políticas de recibo o de las indicaciones entrega, revisará con
este cobro de servicios extras aplicables en la norma de penalización de
proveedores.
5. Realizará la presentación de los nuevos productos los días indicados y
deberá compartir con el área de calidad las fichas técnicas en un máximo
de 24 horas antes de la primera entrega del proveedor.
6. La adquisición de los productos deberá realizarse con base al inventario
existente, el desplazamiento del producto, de orden, así considerando
tiempos de producción y redacción de los proveedores.
7. En caso de presentarse alguna recolección de producto, deberá solicitar
apoyo al área de almacén.
8. Validara que las cantidades de productos reportadas por el área de
almacén correspondan a las registradas en su inventario teórico.
 PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME

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1. Frecuencia.
En cada alta y compra de insumos para la salud.

2. Control de Cambios.
DESCRIPCIÓN DE REALIZADO APROBADO
FECHA REVISIÓN JUSTIFICACIÓN
CAMBIOS POR POR
Q.F.B. Karla
Diego Alonso
María
10-07-2023 01 Nuevo Implementación Ramos
Hernández
Williams
Guzmán

3. Referencias Bibliográficas.
 NOM-059-SSA1 Buenas prácticas de fabricación de medicamentos.
 Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos. Suplemento Para Establecimientos Dedicados a la Venta y
Suministro de Medicamentos y Demás Insumos Para la Salud. Sexta edición, 2018.
 Manual de usuario del sistema bind: https://ayuda.bind.com.mx/comohacerunaventa

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Firma: Firma: Firma:
Nombre: Diego Ramos Nombre: Miguel Bautista Nombre: Q.F.B. Karla Hernández
Puesto: Jefe de Almacén Puesto: Director General Puesto: Responsable Sanitario
Fecha: 10-07-2023 Fecha: 20-07-2023 Fecha: 30-07-2023
PNO-001-01 V/1
 PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME

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4. Anexos
8.1 Definiciones

5. Firmas de Conocimiento.
Área Nombre Firma Fecha

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Firma:
Nombre: Diego Ramos
Puesto: Jefe de Almacén
Fecha: 10-07-2023
Firma: Firma:
Nombre: Miguel Bautista Nombre: Q.F.B. Karla Hernández
Puesto: Director General Puesto: Responsable Sanitario
Fecha: 20-07-2023 Fecha: 30-07-2023
PNO-001-01 V/1