Fases del proceso administrativo: La clave en

administración

La administración de una empresa no es una tarea fácil pero existen las

llamadas fases de un proceso administrativo que hacen posible trabajar de
manera estructurada sin dejar de lado ningún detalle. Sin embargo, no hay
una receta, no es igual a como se ha trabajado en años anteriores, por lo tanto
el administrador se enfrenta a cambios constantes hasta lograr
que una empresa alcance sus objetivos. Sigue leyendo para descubrir de qué
se tratan las fases del proceso administrativo y sus implicaciones.

De igual modo, te podría interesar además de los conceptos

básicos las opiniones de ciertos autores como lo son Idalberto Chiavenato,
Michael Porter y de Henry Fayol sobre el tema de las fases del proceso
administrativo. Acompáñanos a definir cada una de estas fases y sus
implicaciones en la buena administración de una empresa.

Qué son las fases de un proceso administrativo?

Se le define como el conjunto de actividades que se realizan de forma

secuencial, con el fin de ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos de
una forma más eficiente. Y, más específicamente para algunos autores
las fases del proceso administrativo se describen de esta manera:

o Idalberto Chiavenato: La administración es "el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los
objetivos organizacionales".
o Michael Porter: Define la administración como "el proceso de
estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de
metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional".
o Henry Fayol: Para Fayol el acto de administrar implica planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar. Estas fases, a su vez, abarcan
 los elementos de la administración: planeación, organización, dirección
y control que son las ya expusimos, estas cuatro etapas eran
imprescindibles para la buena gestión gerencial.

Fases de un proceso administrativo

Es necesario dejar en claro que las siguientes fases mostradas se desarrollan

en dos ciclos.

o Fase mecánica que incluye a las etapas

de planificación y organización.
o Fase dinámica que incluyen a las etapas de dirección y control.

Planificación

Primer paso de las fases del proceso administrativo, aquí se dejan en claro
los objetivos y metas que quiere lograr la empresa. Además:

o Se planifica el cómo quieren lograr esos objetivos o metas.

o Permite informar a nuestros socios, accionistas, posibles inversores y
fuentes de financiación externa de información.
o Debe ser lo más realista posible, ajustando a las herramientas que se
tienen al alcance.
o Se debe evaluar las estrategias hechas en el pasado y los resultados
que se obtuvieron gracias a eso en las distintas secciones de la
empresa.

Organización

Corresponde al segundo paso en este proceso, en el que la empresa necesita

llevar un control de las tareas por cada sección así que en este paso se
distribuirá las actividades y responsabilidades entre los diferentes grupos de
trabajo que componen la empresa. Se dividen las labores en grupo pero a la
vez interconectados para que todo lleve una perfecta sincronía.

Para esta división de tareas se toma en cuenta las habilidades de cada

empleado y las ventajas que tiene cada uno de las cuales puedan mejorar a
sus respectivas tareas. Ingresa la motivación que tiene que implementarse
para que los trabajadores ayuden y se sientan complementado con los
objetivos de la empresa.

Dirección

Ya establecidos los planes de trabajo, los elementos que se necesitan para

llegar a lo que se estima, ya hecho una estructura organizacional de cada
punto y sección de la empresa de esta forma empieza el paso de mover,
actuar y motivar a los colaboradores.

La razón por la que se cataloga dirección como una fase dinámica es

porque se pone en ejecución el mecanismo interno de la compañía. De
una forma cultural y por ello se le da tanta importancia a la motivación. Aquí
se recompensa a los trabajadores, se le presta atención a las necesidades de
los colaboradores, la comunicación recíproca entre los diferentes campos de
la empresa.

Control

Se considera la última fase del proceso administrativo que se encarga de

supervisar que todo se esté haciendo en base a lo planificado, aquí el control
de las actividades asignadas verá a analizar los puntos altos y bajos de la
empresa y si se está recogiendo sus frutos.
Teoría clásica de la administración de Henri
Fayol
La teoría clásica de la administración se distinguió por el énfasis en la
estructura y en las funciones que debe tener una organización para lograr la
eficiencia, mientras que la administración científica se caracterizaba por hacer
énfasis en las tareas que realizaba el obrero. Sin embargo, ambas teorías
perseguían el mismo objetivo: la búsqueda de la eficiencia de las
organizaciones.

Ciertamente, la teoría clásica de la administración nace en Francia en las

primeras décadas del siglo XX, su principal exponente es el ingeniero de
minas Henri Fayol. Fayol, a partir de su vasta experiencia como ejecutivo en
una gran empresa metalúrgica, escribió el famoso libro Administration
industrielle et générale, publicado en París en 1916, en el cual plasmó su
visión y concepto de la administración de empresas.

El estudio de Fayol y su teoría clásica de la administración parten de un

enfoque sintético, global y universal de la empresa, con lo cual inicia la
concepción anatómica y estructural de la organización, contrariamente a la
visión analítica y concreta de Taylor, la cual tuvo un enfoque normativo y
prescriptivo.

Administración Científica Teoría Clásica de la Administración

TAYLOR – 1903 – Estados Unidos FAYOL – 1916 – FRANCIA

Énfasis en la racionalización del trabajo del Énfasis en la estructura de la

obrero organización

OBJETIVO: EFICIENCIA DE LAS ORGANIZACIONES

Fayol, el padre de la teoría clásica de
la administración
 Nació en Constantinopla en 1841 y falleció en París en 1925.
 A raíz de la publicación del libro Administración Industrial y General se
ha considerado como el creador de la teoría clásica de la
administración.
 Vivió la Primera Guerra Mundial.
 Se graduó en ingeniería de minas, desarrolló toda su carrera en una
empresa metalúrgica y carbonífera.
 Su obra fue bastante divulgada por Urwick y Gulick, dos Autores
clásicos.

Marco histórico de la teoría clásica de

la administración
 La Segunda década del siglo XX fue tumultuosa.
 La Primera Guerra Mundial (1914-1917) involucró a Europa y a Estados
Unidos en operaciones militares conjuntas.
 En esta época creció el auge de los medios de transporte, así como la
industria automovilística y los ferrocarriles.
 Nació la aviación comercial, civil y militar.
 La radio (por ondas media y corta) y la prensa experimentaron gran
expansión.
 En Europa surgió la Teoría clásica de la administración.

Postulados básicos de la teoría clásica

de la administración
  Capacidad administrativa: Capacidad principal para su actividad
gerencial (no técnica).
 Administración = Ciencia
 Enfoque
o Anatómico (Estructura)
o Fisiológico (Funcionamiento)
 Su objetivo es la EFICIENCIA de la organización
 Enseñanza administrativa: los gerentes hacen conocer sus
investigaciones y conclusiones generando una doctrina que sea
enseñada.

1. Las seis funciones básicas de la empresa

Fayol destaca que cada empresa cuenta con seis áreas funcionales básicas:
Administración, Operaciones, Comercial, Financiera, De seguridad y Contable.

Todas ellas enmarcadas dentro del Proceso Administrativo y sus

etapas Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.

2. Concepto de administración

Específicamente, Fayol define el acto de administrar como:

  Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
 Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa.
 Dirigir: guiar y orientar al personal.
 Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos.
 Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dadas.

Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración, es

decir, las funciones del administrador.

3. Proporcionalidad de las funciones

administrativas

No solo en los niveles jerárquicos más altos se llevan a cabo las funciones
administrativas de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Otras funciones no administrativas se adelantan en los niveles jerárquicos más

bajos.

Si bien las funciones administrativas se reparten a todo nivel y

proporcionalmente entre los niveles jerárquicos, aquellos con mayor capacidad
administrativa son la gerencia general y las gerencias medias.

↑ CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia General
Gerencia Media
Jefes
Base operativa

CAPACIDAD TÉCNICA ↓

4. Diferencia entre administración y organización

Para Fayol la administración es un todo, un conjunto de procesos del cual la
organización es una de las partes, la cual es estática y limitada, ya que se
refiere a la estructura y la forma.

A partir de esta diferenciación, la palabra organización tendrá dos significados:

 Organización como entidad social.

 Organización como función administrativa.

5. Principios generales de la administración

según Fayol

Según Fayol, los 14 principios generales de la administración son:

1. DIVISIÓN DEL TRABAJO. Especialización de tareas y personas para

aumentar la eficiencia.
2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. Autoridad: derecho a dar
órdenes y esperar obediencia. Responsabilidad: deber de rendir
cuentas
3. DISCIPLINA. Jefes: energía y justicia en órdenes sanciones, normas
claras y justas. Subordinados: obediencia y respeto por normas.
4. UNIDAD DE MANDO. Cada empleado debe recibir órdenes de un solo
jefe.
5. UNIDAD DE DIRECCIÓN. Debe haber un jefe y un plan para cada
grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.
6. SUBORDINACIÓN DE LOS INTERESES INDIVIDUALES A LOS
GENERALES. Los intereses generales deben estar por encima de los
intereses particulares.
7. REMUNERACIÓN DEL PERSONAL. Debe haber una satisfacción justa
y garantizada para los empleados y para la organización.
8. CENTRALIZACIÓN. Concentración de la autoridad en la cúpula de la
organización
 9. CADENA ESCALAR. Línea de autoridad que va del escalón más alto al
más bajo. Puede saltearse si es imprescindible y existe autorización.
10. ORDEN. Debe haber un lugar para cada cosa y cada cosa de estar en
su lugar. Orden material y humano.
11. EQUIDAD. Amabilidad y justicia para conseguir lealtad del personal.
12. ESTABILIDAD DEL PERSONAL. Debe haber una razonable
permanencia de una persona en su cargo.
13. INICIATIVA. Capacidad de visualizar un plan y asegurar su éxito.
14. ESPÍRITU DE EQUIPO. La armonía y la unión de personas es vital
para la organización.

Clasificación de los principios generales de la administración en

relación con la organización (estructura) y la dirección (personal)

Organización (Estructura) Dirección (Personal)

División del trabajo Unión de personal

Unidad de dirección Remuneración

Centralización Subordinación

Autoridad Equidad

Unidad de mando Estabilidad del personal

Jerarquía Disciplina

Orden Iniciativa

Postulados de la Teoría Clásica de la

Administración
1. Enfoque normativo y prescriptivo

Determinar las funciones del administrador y cuáles principios generales debe

seguir.

2. La administración como ciencia

Enseñanza organizada y metódica para mejorar las cualidades y aptitudes de

los administradores.

3. La organización es vista como una estructura

Concepto tradicional, rígido (militar). Forma y disposición de las partes y su

interrelación. Aspectos organizacionales se analizan desde la dirección a la
ejecución (contrario a la Administración Científica)

4. División del trabajo y especialización

División de los órganos de la organización: Verticalmente en niveles de

autoridad

Horizontalmente en la departamentalización

(Administración Científica – Especialización de obreros)

5. Concepto de línea y staff

 Unidad de mando o supervisión única

 Unidad de dirección
 Centralización de la autoridad
 Cadena escalar

6. Coordinación

Cuanto mayor sea la organización y su división de tareas, para su eficiencia se

requiere de coordinación.
7. Organización lineal

En la organización lineal los órganos de línea, es decir, los órganos que la

conforman siguen con rigidez el principio escalar (autoridad de mando).

Valoración crítica de la Teoría Clásica

de la Administración
1. Enfoque simplificado de la organización formal

La simple aplicación de los principios permite que una organización alcance la

eficiencia. No tiene en cuenta aspectos sicológicos y sociales.

2. Ausencia de trabajos experimentales

Fundamenta sus conceptos en la observación y el sentido común, pero falta

comprobación científica a sus afirmaciones.

3. Ultrarracionalismo en la concepción de la administración

Ve la eficiencia desde un punto de vista solo técnico y económico, como el fin

último de las organizaciones.

4. Teoría de la máquina

Se visualiza a la organización con un comportamiento mecánico (división

mecanicista del trabajo) (Taylor = Fayol).

5. Enfoque incompleto de la organización

Solo se preocupó por la organización formal, descuidando la informal (Taylor =

Fayol).

6. Enfoque de sistema cerrado

Estudia a la organización como un sistema compuesto de pocas variables,
perfectamente conocidas y previsibles, manejado a través de principios
generales.

¿Son considerados en la actualidad

los aportes de la teoría clásica de la
administración?
SI:

 A través del conocimiento y práctica funcional del trabajo del gerente.

 Presencia de los catorce principios como marco de referencia de
conceptos gerenciales actuales.

El siguiente archivo PDF, Teoría clásica de la administración, corresponde a la

presentación original de la cual se extrajo este texto:

Conclusión
La teoría clásica, fundada por Henri Fayol, más allá de las críticas recibidas,
determinó las bases de la teoría administrativa moderna, juntamente con la
administración científica de Taylor.

A continuación, y como complemento de estudio, puedes consultar en toda su

extensión la obra pionera de la Teoría clásica de la administración de Henri
Fayol, Administración Industrial y general, que ha servido como fuente del
presente documento y en el cual se consigna en su totalidad la doctrina de la
escuela clásica de la administración: