Qué es un PMO y qué aporta a la

empresa?
El PMO Manager responde a las siglas de Project
Management Office, que se traduce como Oficina de Gestión
de Proyectos. Es decir, esta oficina se ocupará de la gestión
y de la centralización de los de los proyectos y de ella
dependerá que las iniciativas de la empresa se lleven a cabo
con éxito. Por extensión, el PMO es también la persona que
dirige este departamento y que debe saber responder de
forma rápida y eficaz a los problemas que se plantean en
cualquier ámbito de la actividad directiva.

Funciones del PMO

 Definir estándares. Uno de los pilares esenciales en la
formación del PMO es la aplicación de metodologías y
herramientas gerenciales usadas para la administración
y gestión de proyectos. Para hacerlo, los PMO se apoyan
en estándares internacionales como el establecido por
el Project Management Institute (PMI)®, que permite
iniciar y finalizar proyectos ejecutando
satisfactoriamente cada uno de los procesos del ciclo
de vida.
 Establecer métodos de gestión. El PMO manager y su
equipo serán los encargados de establecer la
metodología para cada proyecto, dependiendo del tipo
de tarea que se vaya a abarcar.
 Supervisar los proyectos. El PMO o responsable de la
Oficina de Gestión de Proyectos será el encargado de
auditar estos trabajos y creará un marco de trabajo
común para todos los directores de proyecto. Por lo
tanto, se ocupa de gestionar y centralizar el resultado
del trabajo de los responsables de cada uno de los
proyectos que lleva a cabo la empresa.
  Hacer frente a los conflictos entre proyectos. A veces
se producen conflictos entre dos o más proyectos que
gestiona la empresa. El responsable de la Oficina de
Gestión de Proyectos deberá saber tomar decisiones
acerca de cuál es más prioritario, cuál es más urgente o
cuál es más importante y destinar a ellos los recursos
adecuados.
 Gestionar los recursos. El tiempo, el presupuesto
asignado, la mano de obra o el material son algunos de
los recursos que el PMO deberá tener en cuenta a la
hora de planificar un proyecto. Además, si conforme se
pone en marcha uno de los trabajos falta o sobra algún
recurso, este profesional debe ocuparse de buscar una
solución.
Ventajas de contar con un PMO en la empresa
En definitiva, un PMO debe saber responder de forma rápida y
eficaz a los problemas que se plantean en su ámbito,
tratando de tomar las tomar decisiones acertadas y
valorando los riesgos y el el alcance de sus
acciones. La capacidad de análisis, de organización, de
trabajo en equipo, de liderazgo y las habilidades de
negociación son algunas de las características de este perfil
laboral que cada más se está implantando en el mundo de la
empresa. Pero, ¿qué aporta a la empresa? Concluiremos con
algunas ventajas:
 Homogeneizar los proyectos

Las organizaciones se resisten muchas veces al cambio, pero

una vez que se homogeneizan los proyectos, lo cierto es que
la organización es mucho más fluida. Y la función del PMO es
simplemente esa, facilitar los procesos instaurando unos
estándares que permiten que los datos, la información y el
método de trabajo sean mucho más fáciles de comparar.

 Optimizar recursos
El responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos conoce
bien los recursos que hay asignados a cada proyecto y
también en cuáles se puede ser más flexible y en cuales no.
Es por lo tanto la persona idónea para la toma de decisiones
que incumban a los proyectos ya que cuenta con una visión
global de la empresa, otra de las grandes ventajas de esta
figura.

 Mayor capacidad de planificación

Esta visión global de la empresa permite a la Oficina de

Gestión de Proyectos diseñar una estrategia integral en la
que estén implicadas todas las áreas empresariales
decisivas, lo que le llevará a una correcta predicción de
resultados.

Este tipo de profesionales deben ser capaces de utilizar las

metodologías y herramientas de la gerencia necesarias para
la administración y gestión de proyectos, apoyándose en
estándares internacionales. Conocimientos que se aprenden
en formaciones específicas como el máster en Gestión de
Proyectos del Instituto Europeo de Posgrado. Una
acreditación de prestigio que te permitirá obtener la
certificación Project Management Profesional (PMP)®
concedida por el PMI® y el Certificado de Auditor Interno ISO
21500 de Bureau Veritas.

Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas OGP o PMO (del
inglés project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene
estándares de procesos, generalmente relacionados con la gestión de proyectos, dentro
de una organización. La PMO trabaja en normalizar y economizar recursos mediante la
repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la
documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de
proyectos.
Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y
estándares en la industria, tales como PMI, PRINCE2, ISO 9001 y requisitos reguladores
de algunos gobiernos como el Acta Sarbanes-Oxley en los Estados Unidos, han
propulsado a las organizaciones a normalizar sus procesos.
Organizaciones alrededor del mundo están definiendo, compartiendo y
recogiendo buenas prácticas en la gestión de procesos y proyectos. Cada vez más, se
está asignando a las PMO la responsabilidad de ejercer una influencia total sobre ellas, y
de lograr una evolución de pensamiento que lleve hacia la continua mejora de la
organización.
Las PMO pueden operar en aspectos que van desde proporcionar las funciones de
respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas
normalizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas
para lograr los objetivos del proyecto.
Las responsabilidades de una oficina de dirección de proyectos pueden abarcar desde el
suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la
responsabilidad de la dirección directa de un proyecto. La PMO puede ser un interesado
si tiene alguna responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto. Entre sus
funciones, la PMO puede proporcionar:

 Servicios de apoyo administrativo, tales como políticas, metodologías y plantillas.

 Capacitación, mentoría y asesoría a los directores del proyecto.
 Apoyo al proyecto, alineamientos y capacitación sobre la dirección de proyectos y el
uso de herramientas.
 Alineación de los recursos de personal del proyecto.
 Centralización de la comunicación entre directores del proyecto,patrocinadores,
directores y otros interesados.1
 Actualizar la aplicación de gestión de proyectos

Importancia[editar]
La figura del PMO Manager, en efecto, tendrá una dimensión muy distinta en función del
planteamiento que realice la organización a la hora de conceder una mayor importancia a
los proyectos. Sin duda, la casuística repercutirá al diseñar un específico o PMO, y
también al concretar el rol del PMO Manager. Desde aquellas empresas que se dedican a
la realización de proyectos y enfocan su organigrama como un PMO o que, sin ser
necesariamente así, las consideran una prioridad, hasta aquellas otras que los crean de
forma temporal o les asignan una función secundaria, todas y cada una de ellas
determinará un perfil distinto para su PMO Manager. Por lo tanto, el rol del PMO Manager
dependerá del significado que tenga el departamento de proyectos que dirige para la
organización. Su ubicación en el organigrama será decisiva para concederle un grado
determinado de autoridad y autonomía, sin duda, pero también hay una serie de funciones
más técnicas que comparten estos profesionales, sin importar tanto estas cuestiones.
Como mánager de un PMO, una de sus principales funciones será definir estándares a la
hora de llevar a cabo proyectos dentro de la empresa, así como velar por su cumplimento
durante su desarrollo. También definirá los métodos de gestión y su aplicación, en función
de un análisis previo que tenga en cuenta puntos clave como riesgos, recursos, plazos y
otros aspectos relacionados con su planificación y exitosa ejecución. En este punto, sus
funciones pueden ser similares a las de un jefe de proyecto, en caso de responsabilizarse
de uno o de varios de ellos.