Código GCP - REG - 004

POLÍTICA DE ACTAS DE Fecha elaboración 15/08/2022

Rev.
REUNIONES Fecha actualización N/A
01
Versión 1.0

Formato Elaborado por: Revisado por: Ing. Frankz Carrera Aprobado por:
Ing. Andrés López

POLÍTICA DE OPTIMIZACIÓN DE
TRABAJO COOPERATIVO EFICAZ

POLÍTICA DE GENERACIÓN DE
ACTAS DE REUNIÓN

Objetivo: Facilitar la gestión de proyectos mediante la

estandarización de los registros de gestión provenientes de
las reuniones de coordinación y de las reuniones de trabajo
relacionadas a la ejecución de proyectos.

Alcance: Todos los equipos de proyectos de

investigación científica de la UNIN.

Responsable: Líder de proyecto de investigación.

Vigencia: agosto de 2022 en adelante.

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Ing. Andrés López

POLÍTICA DE OPTIMIZACIÓN DE TRABAJO COOPERATIVO

EFICAZ

POLÍTICA DE GENERACIÓN DE ACTAS DE REUNIÓN

Definición de Acta de Reunión: Documento intermedio, entre el Informe
mensual de Avances “IMA” y los Productos y Evidencias que mes a mes
genera el proyecto, en el que mediante el uso del formato institucional
aprobado, queda registrado de modo ejecutivo y sucinto lo más relevante
del desarrollo y acuerdos de toda reunión, sea virtual, o presencial.

Elaboración:
Cada reunión debe incluir como segundo punto, posterior a la constatación
de la asistencia, la lectura del acta anterior para dar seguimiento a los
acuerdos alcanzados.
Debe garantizarse integridad y coherencia en todo el contenido del acta.

Forma de presentación:
Las actas de reunión deben presentarse atendiendo a la última versión
vigente del formato para el periodo en curso. Para el periodo 2022-2023 es
la Versión 2; con atención a las siguientes especificaciones:
• Impresión a doble cara, para hacer uso racional del papel (ISTE
ECOLÓGICO)
• Impreso con la configuración:
Orientación vertical – Una página por hoja – Tamaño A4
• Impreso sin sombreados/subrayado/relleno en el contenido, para hacer
uso racional de la tinta (ISTE ECOLÓGICO)
• Con las firmas pertinentes de todos los implicados.

Calendario de presentación:

La presentación de actas debe efectuarse conjuntamente con el Informe

Mensual de Avances “IMA”, en las mismas fechas establecidas en el
calendario de la Política de Presentación del “IMA”.

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Nombre estándar de Actas de Reuniones:

En el transcurso de la ejecución del proyecto su gestión se verá reflejadas
en un número de actas, elaboradas en el formato institucional y archivadas
con los nombres estandarizados del siguiente modo:
Acta-01-PDS-002-Ago
Acta-02-PDS-002-Sept
Acta-03-PDS-002-Oct
Estructura del nombre estándar de Actas:
1. Nombre del documento (“Acta”)
2. Numeración secuencial en orden de aparición cronológica
3. Código del proyecto
4. Mes en el que se celebró la reunión.

1 2 3 4

Acta-01-PDS-002-Ago
Los Códigos de Carrera para proyectos son los siguientes:
PAD: Proyecto de Administración de Empresas
PAF: Proyecto de Administración Financiera
PDS: Proyecto de Desarrollo de Software
PMK: Proyecto de Marketing
PDI: Proyecto de Desarrollo Infantil
PEF: Proyecto de Enfermería
PLC: Proyecto de Laboratorio Clínico
PRF: Rehabilitación Física
Mensualmente habrá tantas actas cómo reuniones se hayan celebrado.

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ANEXOS:
Formato vigente de Acta, Versión 2

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