Fecha: 20/06/2019

Procedimiento:
XXX-XXX-XXXX
PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR
CUMPLIMIENTO DE HITOS
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PROCEDIMIENTO PARA
VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE
HITOS
Unidades Involucradas:
1. Comité de Evaluación de documentación.
2. Gestión de Proyectos.

Preparó Revisó Aprobó

Enrique Durán.
Cargo: Ingeniero Senior
Gestión de Proyectos Servinge Carolina Gaona.
Fecha: 20/06/2019
Enrique Durán. Por Comité de Calidad:
Cargo: Ingeniero Senior
Gestión de Proyectos
Servinge.
Fecha: 20/06/2019
Cargo: Jefa de Gestión de
Proyectos y Nuevas
Inversiones.
Fecha: 20/06/2019
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ÍNDICE

Tabla de contenido
1. Definiciones................................................................................................................................. 3
2. Introducción................................................................................................................................. 3
3. Objetivo del Procedimiento..........................................................................................................4
4. Alcance........................................................................................................................................ 4
4.1. Entradas.............................................................................................................................. 4
4.2. Herramientas y Técnicas.....................................................................................................4
4.3. Salidas................................................................................................................................. 4
5. Responsabilidades de interesados en la Gestión........................................................................4
6. Frecuencia................................................................................................................................... 5
6.1. Frecuencia de Revisión del Procedimiento..........................................................................5
6.2. Frecuencia con la que se debe aplicar el procedimiento.....................................................5
7. Documentos de referencia...........................................................................................................5
8. Descripción del Procedimiento.....................................................................................................6
8.1. Fundamento............................................................................................................................ 6
8.2. Instalaciones, materiales, Equipos e Instrumentación:............................................................6
9. Diagrama del Proceso................................................................................................................. 9
10. Anexos...................................................................................................................................11
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DEFINICIONES.

Lista de Actividades: la lista de actividades es una lista exhaustiva que incluye todas las actividades
del cronograma necesarias para el proyecto. La lista de actividades incluye asimismo, para cada
actividad, el identificador de la misma y una descripción del alcance del trabajo, con el nivel de
detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben
realizar. Cada una de las actividades debería tener un título único que describa su ubicación dentro
del cronograma, aun cuando ese título de actividad se muestra fuera del contexto del cronograma
del proyecto.

Hito: Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto. Los hitos son similares a las
actividades normales del cronograma, presentan idéntica estructura e idénticos atributos, pero tienen
una duración nula, ya que representan un momento en el tiempo.

Lista de Hitos / Milestone List.: consiste en un listado en que se identifican todos los hitos del
proyecto y se indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales, como los
basados en información histórica.

Diagramas de hitos: Estos diagramas son similares a los diagramas de barras, pero sólo identifican
el inicio o la finalización programada de los principales entregables y las interfaces externas clave.

Cronograma de Hitos / Milestone Schedule. Un cronograma resumido que identifica los principales
hitos del cronograma.

Método de Hitos Ponderados / Weighted Milestone Method. Un método del valor ganado que divide
un paquete de trabajo en segmentos medibles, donde cada uno culmina con un hito fácilmente
identificable observable y luego asigna un valor ponderado al cumplimiento de cada hito.
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1. Introducción
¿Por qué trabajar con hitos? Los hitos nos permiten organizar el proyecto por etapas. Gestionar
mejor el resultado final mediante el cumplimiento de pequeños objetivos. Además nos permite
avanzar paso a paso. Hacer revisiones periódicas y seguir un cronograma que nos permita terminar
el proyecto en la fecha determinada. Desde el punto de vista monetario, los hitos nos permiten
desglosar el presupuesto y tener un mayor detalle de los costos reales del mismo.

¿Cómo implementar los hitos? Los hitos deben ser programados por los profesionales a la hora de
realizar una propuesta en nuestro proyecto. Lo que podemos hacer como clientes es enumerar,
dentro de la descripción del proyecto, los hitos que queremos que tengan presentes los
profesionales, para que ellos los agreguen en la propuesta (con precio y fecha para cada uno de
ellos) Una vez que hayas elegido el profesional y se cree la zona de trabajo podrás agregar o sacar
hitos al proyecto según lo creas conveniente.

2. Objetivo del Procedimiento.

Busca estandarizar una forma de hacer la Gestión de Hitos del Proyecto, para lo cual debe definir un
método para la toma de datos y hacer la proyección del trabajo en el tiempo para prevenir el
Cumplimiento del Hito.

3. Alcance.
3.1. Entradas
1. Plan para la dirección del proyecto
2. Cronograma del proyecto
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Calendarios del proyecto
5. Datos del cronograma
6. Activos de los procesos de la organización

3.2. Herramientas y Técnicas

1. Revisiones del desempeño
2. Software de gestión de proyectos
3. Técnicas de optimización de recursos
4. Técnicas de modelado
5. Adelantos y retrasos
6. Compresión del cronograma
7. Herramienta de programación
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3.3. Salidas
1. Información de desempeño del trabajo
2. Pronóstico del cronograma.
3. Pronóstico de Hitos del cronograma
4. Solicitudes de cambio
5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
6. Actualizaciones a los documentos del proyecto
7. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

4. Responsabilidades de interesados en el Cumplimiento de Hitos

Director de Ingeniería y Construcción VíasChile, por ser el que asigna y autoriza los recursos del
proyecto.
Gerente de proyecto (Jefe de Proyecto), es el responsable de las decisiones de la Materialización
del Proyecto y sus consecuencias, en particular Plazo y Costo.
Gerente de Ingeniería, es responsable de los Hitos de Ingeniería, cualesquiera que sean.
Gerente de Construcción, interesado en el cumplimiento de los Hitos de Construcción,
especialmente el hito final Entrega el Proyecto a Explotación.
Gerente de Obras, es el responsable de la materialización de la construcción y por lo tanto es el
responsable directo de la ejecución de la obra y el cumplimiento de los Hitos planificados.
Gerente de Territorio y Medioambiente, responde por las acciones de Territorio y Medio Ambiente
que afectan el plazo de ejecución de la construcción y el cumplimiento de Hitos, en particular por los
compromisos que se adquieren con las comunidades y el medio ambiente.
Jefe de Terreno de la etapa de Construcción, es el responsable directo de los Avances físicos por lo
tanto tiene responsabilidades directas en el cumplimiento de Hitos.
Jefa de Oficina Técnica: es la que autoriza técnicamente las Órdenes de Cambio, que pueden
afectar o no las fechas de los Hitos Planificados.
Jefa de Oficina de Gestión de Proyectos y Nuevas Inversiones
Contratistas, son los que ejecutan el cronograma de Tareas y Actividades por lo tanto son los
primeros responsables (directos) en el cumplimiento de hitos.
Encargado de Control y Programación, responde por la simulación de eventos, actividad rutinaria en
la gestión de proyectos y contratos, y está en condiciones de levantar alertas tempranas por el
cumplimiento de hitos.

5. Frecuencia.
5.1. Frecuencia de Revisión del Procedimiento para Auditoria
El presente procedimiento se debe auditar anualmente, teniendo en consideración las Lecciones
Aprendidas por VíasChile durante la gestión de sus proyectos, en el periodo de 12 meses.
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Según las desviaciones detectadas en lapso de un año, se debe hacer una nueva versión del
procedimiento.
5.2. Frecuencia de Revisión cada vez del Procedimiento
Cada vez que se aplica el procedimiento se debe realizar con visión crítica, de modo de detectar
errores en la aplicación del procedimiento o estimar que las estimaciones que entrega están
desviadas. En este caso se debe introducir las mejoras al procedimiento de forma inmediata.
5.3. Frecuencia con la que se debe aplicar el procedimiento
La revisión del KPI Cumplimiento de Hitos, se debe ejecutar semanalmente y aumentar la frecuencia
en la medida que se aproximan las fechas de cumplimiento de Hitos y se debe actualizar de acuerdo
con las tablas de seguimiento y control que se proponen a continuación:
 Listar los Hitos, las fechas de cumplimiento
 En Excel, diseñar un contador descendente, que señale los días que faltan para cumplimiento de
cada uno de los Hitos. Días que faltan para el cumplimiento del Hito, por ejemplo:
Fecha de Contador
EDP Descripción del Hito
Cumplimiento descendente

 En Excel, diseñar un contador descendente, que señale los días que faltan para el inicio de
cualquier Tarea / Actividad que pertenece a la Ruta Crítica. Días que faltan para el Inicio de la
Actividad que pertenece a la Ruta Crítica, por ejemplo:
Descripción de la Actividad de la Ruta Fecha de Fecha de Contador
EDP
Crítica Inicio descendente

 Contabilizar Tareas / Actividades para la completación del Hito y hacer seguimiento específico
cuando
Descripción de las Fecha de Alertar cuando resten 3
Fecha de Inicio Holguras
EDP Actividades predecesoras del
de la Actividad
Término de la
(días)
Actividades para cumplir
cumplimiento del hito Actividad hitos. Hacer SegyControl
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6. Documentos de referencia

6.1. Gestión del Tiempo. PMBoK 5ta edición.

6.2. Centro de Conocimiento del PMI | www.PMI.org/latam | © 2010 Remi St-Martin y David
Fannon

6.3. Dirección Integrada de Proyectos. Documentos personales

7. Descripción del Procedimiento

7.1. Fundamento

Controlar el Cronograma es el proceso de monitorear el estado de las actividades y los Hitos del
Proyecto, para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios de la línea base del
cronograma a fin de cumplir el plan, fecha d término y cumplimiento de Hitos. El beneficio clave
de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan
y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo.

Los hitos los determina el Gerente (Jefe) de Proyectos desde la planificación previa y durante su
ejecución. Sin embargo, el cliente también puede proponer una serie de hitos con plazos y
presupuestos determinados. En la presentación del proyecto, los hitos se convierten en el mejor
medio para transmitir por partes las necesidades de cliente y dirección de proyecto.

Considérese:

 Cuando la fecha del hito se modifica, las fechas límite de todas las tareas asociadas al hito
se modifican, excepto las de las tareas que tengan una fecha límite independiente;
 Cuando hay un retraso en un hito, este afecta a todas las tareas asociadas a él.
 Una vez que el hito se marque como terminado, la fecha de este dejará de afectar a las
tareas asociadas a él.

En los cronogramas de nuestros proyectos deberían existir varios hitos que informen la fecha
estimada en que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la fecha real.
En muchos proyectos, los hitos son la forma más amplia de monitorear la ejecución de un proyecto.
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Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente como
señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto. Estos hitos servirán como
herramientas de comunicación para los diferentes tipos de interesados.

Una forma simple y resumida de planificar y gestionar un proyecto es mediante sus hitos principales,
los cuales corresponden a entregables o momentos singulares en el proyecto que tienen una
especial importancia. Esto permite controlar el proyecto con el plan de hitos, el cual es una lista que
permite identificar estos y a las personas afectadas por ellos.

De esta forma el plan de hitos tiene tres funciones o usos principales dentro del proyecto:

 Informar de forma resumida sobre el avance del proyecto a la dirección; sustituyendo al

cronograma del proyecto.
 Informar al equipo del proyecto sobre sus responsabilidades y fechas limites
 Seguir el avance del proyecto mediante la consecución de los diferentes hitos.

 El control de los hitos nos permitirá poder reaccionar cuando algo se esté desviando, mucho
mejor hacerlo en cada etapa del proyecto que darnos cuenta al final.
 El control de los hitos nos permitirá iniciar o no las siguientes fases: empezar algo que
necesita de haber dado por finalizado un proceso anterior sería un problema si no
detectáramos que ese proceso previo ha finalizado correctamente o no.

7.2. Pilares del Control

1. Primer pilar: Contar con una herramienta de control. Se debe disponer de un sistema de
gestión de proyectos que nos permita registrar el máximo número de detalle posible, desde
el equipo de trabajo hasta los trabajos asignados a cada uno de ellos. Disponer de esta
herramienta ayudará al Jefe de Proyecto a comprobar la situación de todas las etapas junto
con sus hitos.
2. Segundo pilar: Reuniones periódicas de seguimiento entre los interesados del proyecto.
En ellas es donde se ha de revisar o conformar los diversos hitos que se han marcado. Por
cierto, no hay que olvidar levantar acta de estas reuniones.
3. Tercer pilar: El equipo del contratista deber realizar reuniones periódicas de seguimiento,
sobre todo para asegurarse de que se van a cumplir los siguientes hitos marcados en el
calendario del proyecto. Estas reuniones sirven de prevención y ayudan a rectificar a
tiempo si las cosas no van cómo se habían pensado. Se debe levantar la Minuta de la
Reunión respectiva.
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4. Cuarto pilar: La evaluación por parte de los Jefes de Proyecto de toda la información
disponible, sobre todo de la información de los tres pilares anteriores. Esto asegurará
definitivamente que todo está bajo control.

La Gestión de Hitos proporciona un enfoque para medir el desempeño del proyecto a partir de la
comparación de su avance real frente al planeado, permitiendo evaluar tendencias para formular
pronósticos.

8. Instalaciones, materiales, Equipos e Instrumentación:

NO APLICA

9. Procedimiento

9.1. PROCEDIMIENTO
1. Disponer del Cronograma con los Hitos Identificados
2. Disponibilidad de un Software de gestión de Proyectos (MS Project)
3. Disponer de los datos de desempeño del trabajo (información sobre el avance del proyecto,
como por ejemplo qué actividades se han iniciado, su avance (p.ej., duración real, duración
pendiente y porcentaje físicamente completado), y qué actividades se han completado.
4. Los Activos de los Procesos de la Organización que influyen en el control del cronograma
(los métodos de monitoreo e información a utilizar, las herramientas de control del
cronograma, políticas-procedimientos y guías existentes formales / informales relacionadas
con el control del cronograma)
5. Revisión del desempeño del cronograma. Revisar las tendencias a lo largo del tiempo
(análisis de Tendencias) para ver si el desempeño mejora o se deteriora.
6. Analizar la ruta crítica, comparando el avance en las actividades de rutas cercanas a la
crítica
7. Determinar los KPI de valor ganado: la Variación del Cronograma (SV) y el Índice de
desempeño del Cronograma (SPI), para determinar la magnitud de la desviación con
respecto a la línea base original del cronograma.
8. Analizar el Consumo de Holguras de actividades cercanas a las de la ruta crítica (también la
Holgura Total)
9. Ajuste de Adelantos y Retrasos para encontrar maneras de volver a alinear con el plan las
actividades retrasadas del proyecto.
10. Compresión del Cronograma (Intensificación de recursos, Ejecución Rápida paralela)
11. Los valores calculados de los indicadores de desempeño en el tiempo SV y SPI para los
componentes de la EDT/WBS, y en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de
control, se documentan y comunican a los interesados.
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12. Pronóstico del Programa, con el objeto de predecir del comportamiento futuro basado con la
información a la fecha de control.
13. Solicitud de Órden de Cambio para eliminar o reducir la probabilidad de variaciones
negativas del cronograma.
14. Actualizar el Plan para la dirección del Proyecto (encontrar otra línea base para responder al
Cumplimiento de Hitos o bien aminorar la desviación).
15. Actualizar la documentación del Proyecto (datos del cronograma, cronograma del proyecto,
registro de riesgos)
16. Actualización a los Activos de los Procesos de la Organización (causas de las variaciones,
acciones correctivas, lecciones aprendidas.

1. Diagrama del Proceso

SOLO SI ES POSIBLE: Usar para la calificación de responsable

Responsabl Apoya Participa Revisa Aprueba Da información

e