MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DE PERU
ABC S.A.C.

Mayo 2021
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE

PERU ABC S.A.C.

INDICE

I ASPECTOS GENERALES

1. Definición
2. Objetivo
3. Alcances
4. Principios de Organización

II FUNCIONES Y ESTRUCTURA

1. Gerencia General
1.1 Asistente contable y coordinador de cobranzas
1.2 Encargado de Limpieza

2. Gerencia de Ventas
2.1 Asesor de Marketing
2.2 Ejecutivos de Venta

3. Encargado de Facturación
3.1 Encargado de Almacén
4. Organigrama
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE

PERU ABC S.A.C.

I. ASPECTOS GENERALES

1. Definición

El presente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE PERU ABC S.A.C. constituye un

instrumento normativo y de gestión que detalla las funciones específicas, jerarquía, relaciones de
coordinación, responsabilidades y autoridad, así como los requisitos de cada uno de los puestos.

Facilita la evaluación de las tareas, actividades y gestión que realiza cada uno de los miembros PERU ABC
S.A.C.

Asimismo, el presente documento deja claramente establecido los niveles de dependencia, subordinación,
coordinación y funciones específicas de cada una de nuestras actividades

También sirve de base para el estudio de los procesos y procedimientos de la organización, con el claro
propósito de brindar servicios de calidad a nuestros clientes.

2. Objetivo

Establecer las funciones básicas y específicas, los deberes y responsabilidades del cargo que desempeña el
personal de PERU ABC PERU S.A.C. con la finalidad de hacer más fluidos los procesos e interrelaciones dentro
de la organización.

3. Alcances

En el presente manual, las descripciones de puestos han sido desarrolladas de acuerdo con la siguiente
estructura:

• Denominación del puesto: Descripción

• Dependencia: Superior inmediato
• Autoridad: Autoridad sobre empleados en puestos de trabajo
• Responsabilidades y Funciones Específicas: Descripción detallada del puesto
• Especificaciones del Puesto

Se advierte que las funciones explicadas en cada descripción de puestos no tienen el carácter de limitativas,
sino de enunciativas. Por lo tanto, todo cargo lleva consigo la obligación de cumplir con las demás funciones
que le asigne su superior inmediato.
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Al margen de lo señalado, cabe mencionar que los puestos que se describen en el presente Manual, tienen
correlación con los niveles jerárquicos corporativos siguientes:

Nivel
Accionistas
Gerente General
Gerente de Ventas
Asesor de Marketing
Asistente Contable y
Coordinador de Cobranzas
/ Encargado de Facturación
/ Ejecutivos de Venta
Encargado de Almacén
Encargado de Limpieza

4. Principios de Organización

a) Unidad de Mando
Establece que todos los miembros de una organización deben responder a una sola línea de mando
integrada de una manera jerárquica y de la que fluyen las políticas, objetivos y las funciones que
específicamente se esperan del supervisado.

b) Delegación
Establece que los niveles superiores de la organización pueden delegar autoridad a los demás niveles
en forma descendente. La delegación de autoridad, sin embargo, no implica la delegación del ejercicio
o ejecución de la tarea, pero si su seguimiento y supervisión.

c) Equivalencia entre autoridad y responsabilidad

Establece que cada vez que un empleado asuma o se le otorgue una responsabilidad a ser cumplida
debe otorgársele también la autoridad suficiente para que la cumpla.

d) Sistematización
Bajo este principio las tareas individuales deben formar parte de sistemas estrictamente definidos a
través de procedimientos administrativos.

e) Jerarquización
Mediante este principio se entiende la necesidad que tiene toda organización de estratificarse en
jerarquías, por ende, se clasifica la relación supervisión/supervisado.

f) Supervisión
El ejercer supervisión implica planificar, revisar y controlar las actividades y resultados con el fin de
asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos.
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II. FUNCIONES Y ESTRUCTURA

1. GERENCIA GENERAL

Descripción del puesto : Gerencia General

Depende de : Junta de accionistas
Ejerce autoridad sobre : Gerencia de ventas
Todas las áreas y puestos de la empresa

Responsabilidades y Funciones Específicas:

a) Señala la visión y misión de PERU ABC S.A.C. y las somete a la Junta de Accionistas.
b) Aprueba los objetivos, presupuestos consolidados y planes de acción de la sociedad.
c) Analiza el mercado y el cumplimiento de los objetivos, realizando ajustes a las estrategias y
planes de acción.
d) Revisa el cumplimiento de los planes de acción ligados a las estrategias, metas y presupuestos.
e) Evalúa los resultados económicos - financieros obtenidos.
f) Propone la incursión en nuevos negocios y cambios en los actuales.
g) Conduce el proceso de formulación de planes de los sectores.
h) Divulga las estrategias a los niveles correspondientes y ordena su ejecución.
i) Coordina los presupuestos de la Gerencia de Ventas y distintas áreas
j) Supervisa la ejecución de los presupuestos de gastos de acuerdo con los parámetros definidos
por la Junta de Accionistas, así como el cumplimiento de las metas planteadas por dicho órgano.
k) Define y asegura el desarrollo de la organización necesaria para cumplir con los planes de los
negocios.
l) Define la estructura orgánica de PERU ABC S.A.C.
m) Nombra y en su caso sustituye a los Gerentes, encargados de área y demás funcionarios.
n) Define la estructura y niveles salariales de PERU ABC S.A.C.
o) Aprueba la contratación de personal.
p) Implementa el sistema de control interno sugerido por la Junta de Accionistas, tomando las
medidas necesarias para su adecuado y permanente funcionamiento.
q) Contabilizar la planilla de remuneraciones.
r) Coordinar con la empresa encargada de contabilidad el cálculo de impuestos mensuales.
s) Coordinación con la empresa encargada de contabilidad la revisión de los libros contables.
t) Coordinar el pago de impuesto de manera oportuna.
u) Coordinar con la oficina contable r el cálculo de impuestos anual.
v) Atender los requerimientos de entidades reguladoras (SUNAT).

Especificaciones del Puesto:

• Grado universitario o técnico en Administración de empresas o afines

• Cuatro años mínimos de experiencia en sector Comercial y/o Administración.
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1.1.- ASISTENTE CONTABLE Y COORDINADOR DE COBRANZAS

Descripción del puesto : Asistente contable y coordinador de cobranzas

Depende de : Gerencia General

Responsabilidades y funciones específicas:

a) Preparar los registros contables.

b) Elaborar conciliaciones bancarias.
c) Registrar las operaciones propias del negocio.
d) Llevar control de emisores de facturas incluyendo documentos anulados.
e) Verificar que las facturas de proveedores cuenten con los datos fiscales requeridos.
f) Llevar la caja chica.
g) Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas señaladas por la
dirección.
h) Establecer las políticas de cobranza, de acuerdo con lo indicado por la Gerencia General.
i) Llevar el control del personal y de sus actividades.
j) Informar a los clientes el detalle de sus cuentas.
k) Diseñar formularios y reportes.
l) Supervisar los procedimientos de cobro.
m) Llevar el control del grupo de riesgo alto.
n) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un riesgo mayor del
normal o aceptado, coordinando con la Gerencia General.
o) Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades relacionadas con la cobranza.
p) Emitir reporte diario de monto cobrado
q) Emitir reporte semanal de cuentas por cobrar a los vendedores y Gerencia de Ventas enviar con
copia a la Gerencia General
r) Verificar existencias de de útiles de escritorio, tintas
s) Pagar semanalmente de facturas vía Bancos
t) Coordinar con oficina contable cualquier duda
u) Coordinar emisión de SCTR para los trabajadores que lo requieran

Especificaciones del puesto:

Estudiante universitario de Contabilidad o Administración.

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1.2.- ENCARGADO DE LIMPIEZA

Descripción del puesto : Encargado de limpieza

Depende de : Gerencia General

Responsabilidades y funciones específicas:

a) Controlar y conservar en buen estado las herramientas y equipos de trabajo a su cargo.

b) Solicitar a su jefe inmediato, el material y equipo necesario para dar cumplimiento a las labores
encomendadas.
c) Realizar los servicios de limpieza en las instalaciones, y las áreas que se le encomienden.
d) Notificar a la Gerencia General al encontrar algún desperfecto en las instalaciones.
e) Montaje de los servicios de café que se autoricen por la Gerencia General.
f) Realizar aquellas funciones que se requieran dentro de su ámbito de competencia.

Especificaciones del puesto:

• Educación secundaria.
• Capacidad para desarrollar el trabajo físico y completar las tareas a su cargo.
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2. GERENCIA DE VENTAS

Descripción del puesto : Gerente de Ventas

Depende de : Gerencia General
Ejerce autoridad sobre : Asesor de Marketing y Ejecutivos de Venta

Responsabilidades y Funciones Específicas:

a) Desarrollar la oferta de valor y el plan estratégico comercial para clientes personas naturales.
b) Elaborar reporte de ventas mensual por producto verificando el cumplimiento de metas
propuestas por la Junta de Accionistas.
c) Responsable de mantener los ingresos y volúmenes trazados como metas comerciales.
d) Elaborar y ejecutar planes de capacitación de los productos.
e) Liderar reuniones periódicas con sus ejecutivos de venta para hacer un seguimiento de las
metas, iniciativas y resultados.
f) Participar en las reuniones periódicas con la Gerencia General y Junta de accionistas para
evaluar las ventas y tomar las decisiones sobre nuevos productos.
g) Planeamiento, coordinación y seguimiento de estrategias de ventas con los ejecutivos.
h) Realizar análisis de mercado para realizar un mejor seguimiento del negocio.
i) Coordinar reuniones de asesoría a los clientes.
j) Coordinar eventos con clientes en Lima y provincias, participación en eventos relacionados con
ventas de productos, participar en campañas de comunicación y publicidad con fines comerciales.
k) Coordinar pedidos a proveedores a fin de evitar falta de stock

Especificaciones del Puesto:

• Grado técnico en ventas y/o en calzado.

• Conocimiento del rubro del calzado y técnicas de venta.
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2.1. ASESOR DE MARKETING

Descripción del puesto : Asesor de Marketing

Depende de : Gerencia de Ventas

Responsabilidades y funciones específicas:

a) Dar a conocer tu empresa en el mercado.

b) Posicionarla con estrategias de marketing efectivas.
c) Aumentar las ventas.
d) Apertura de nuevos canales.
e) Mejorar la comunicación Interna y Externa.
f) Crear Planes de acción.
g) Coordinador con la Gerencia de Ventas la participación de la empresa en eventos relacionados al
calzado e insumos para el calzado.

Especificaciones del Puesto:

• Estudios técnicos en ventas, marketing y/o calzado.
• Conocimiento del mercado.
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2.2. EJECUTIVOS DE VENTA

Descripción del puesto : Ejecutivo de Ventas

Depende de : Gerencia de Ventas

Responsabilidades y funciones específicas:

a) Efectuar visitas diarias, previamente informadas a su Gerencia.

b) Hacer un reporte de los resultados de las visitas y dar seguimiento, sobre resultado de muestras
entregadas.
c) Informar de problemas con algún producto a fin de dar inmediata solución.
d) Brindar información completa y correcta a la persona encargada de facturación, nombre correcto,
Ruc, si fuera el caso, dirección fiscal, dirección de despacho, teléfono, persona de contacto, correo
electrónico y forma de pago.
e) Prestar asesoría en productos a sus clientes y nuevos clientes
f) Informar a los clientes de eventos corporativos del sector.
g) Brindar información a los clientes rápida y oportuna sobre nuevos productos.
h) Cumplir con la meta asignada por la Gerencia de Ventas.
i) Enviar pedidos de manera correcta por el aplicativo Whatsapp de acuerdo al formato aprobado
por la empresa
j) Coordinar visitas con Gerencia de Ventas, tomar en cuenta de hacer coordinaciones previas,
confirmar hora de visita con clientes, debiendo proporcionar información previa respecto a: i) la
persona que atenderá, ii) tipo de calzado que produce, iii) producción por día, y iv) productos que
el cliente nos compra.
k) Participación obligatoria a eventos de calzado.
l) Presentarse de manera correcta a los clientes con el uniforme proporcionado por la empresa, llevar
lista de precios, muestrario de productos y muestras requeridas por el cliente.

Especificaciones del Puesto:

• Estudios sobre ventas.
• Conocimiento del mercado.
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3. ENCARGADO DE FACTURACIÓN

Descripción del puesto : Encargado de Facturación

Depende de : Gerencia General
Ejerce autoridad sobre : Encargado de Almacén

Responsabilidades y funciones específicas

a) Verificar el funcionamiento correcto del sistema

b) Facturar todas las rutas que se despacharán durante el día, verificar que los documentos se
ajusten a las normas de Sunat
c) Recibir las órdenes de pedido de los vendedores confirmando que estén de acuerdo al formato
aprobado por la empresa.
d) Confirmar inventario disponible.
e) Coordinar con el transportista el envío de mercadería coordinando por ruta.
f) Recibir del transportista las facturas de los pedidos del día exigiendo firma y sello de recepción.
g) Solicitar el dinero si se trata de pedidos al contado y entregar al Asistente contable y
coordinador de cobranzas.
h) Verificar que lleguen todas las facturas despachadas durante el día y que el consecutivo se
encuentre completo.
i) Informar a la Gerencia General y Gerencia de Ventas de las anomalías o inconsistencias que se
presentan en las órdenes de pedido.
j) Archivar los documentos y facturas procesadas en orden consecutivo.
k) Mantener al día el archivo de facturación.
l) Brindar servicio al cliente cuando se requiera.
m) Reportar las anomalías encontradas en las facturas por faltantes y mermas altas.
n) Revisar que los despachos de mercadería estén de acuerdo a la factura emitida y debidamente
etiquetados antes de subir a la camioneta de reparto.
o) Hacer pedido de material de embalaje de acuerdo a solicitud del encargado de almacén
p) Coordinar la contratación de personal de apoyo (cuadrilla) cuando sea necesario
q) Elaboración de reporte de despachos de clientes atendidos por licitaciones.
r) Revisión periódica del estado del almacén
s) Emisión mensual de reporte de consignaciones
t)Coordinación con el encargado de almacén el inventario de fin de año.

Especificaciones del puesto:

• Conocimiento del sistema starsoft

• Estudios técnicos en administración.
• Experiencia en puestos similares o en áreas de operaciones, por un mínimo de tres años.
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3.1. ENCARGADO DE ALMACÉN

Descripción del puesto : Encargado de Almacén

Depende de : Encargado de Facturación
Ejerce autoridad sobre : Auxiliar de almacén

a) Recepción e identificación de materiales.

b) Supervisión y gobierno del almacenamiento y reposición de materiales.
c) Preparación de los pedidos con el apoyo del auxiliar de almacén
d) Evaluación de las rutas conjuntamente con el Encargado de Facturación para una optimización de
los recorridos.
e) Control de material de embalaje y material para etiquetado de los productos, solicitar al personal
de facturación con la debida anticipación el material necesario
f) Mantenimiento y actualización de las etiquetas de estanterías y de productos.
g) Verificación de stock mínimo de material etiquetado para asegurar rápido despacho.
h) Dar conformidad a las devoluciones de materiales.
i) Organización física de los artículos: distribución, ubicación, forma de almacenaje, duplicidades, etc
evitando deterioro de los artículos.
j) Gestionar las muestras de los Concursos y para los vendedores.
k) Ubicación de productos de acuerdo a su rotación.
l) Control de las caducidades y obsolescencias.
m) Dar conformidad a ingresos por importaciones informando de inmediato problemas en el estado
de la mercadería.
n) Coordinar con personal de facturación la contratación de personal de apoyo y montacarga
cuando sea necesario,
o) Verificar posibles daños en la estructura del almacén a fin de evitar deterioros en los productos.
p) Elaborar de manera semanal informe de productos que están por debajo del stock mínimo , enviar
información para Gerencia General, Gerencia de Ventas y encargado de facturación.
q) Elaborar informe de despachos mensuales por productos con bajo stock
r) Hacer cierre de inventario el primer día de cada mes
s) Coordinar con encargado de almacén la elaboración del inventario anual
t) Detectar diferencias de stocks mensuales y revisar posibles errores para lo cual deberá coordinar
con el auxiliar de almacén el conteo de productos de manera indistinta.
u) Coordinar con auxiliar de almacén salida para apoyo de despacho si fuera necesario
v) Elaboración el primer día de cada mes salida de mercadería que no ha sido facurado
w) Reportar diferencias al Encargado de Facturación y Gerencia General.

Especificaciones del puesto:

• Conocimiento del sistema starsoft.

• Conocimiento de Excel
• Estudios de almacenaje.
• Experiencia en puestos similares o en áreas de operaciones, por un mínimo de tres años.
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4.1. AUXILIAR DE ALMACÉN P

Descripción del puesto : Auxiliar de almacén

Depende de : Encargado de Almacén

a) Apoyo a encargado de almacén en la recepción e identificación de materiales.

b) Apoyo en almacenamiento y reposición de materiales.
c) Preparación de los pedidos con supervisión de encargado de almacén
d) Coordinar con encargado de almacén salida para apoyo de despacho si fuera necesario
e) Conteo de productos de acuerdo a instrucciones del encargado de almacén
f) Mantenimiento en perfecto estado y orden en el almacén
g) Enviar material de deshecho al área asignada por Textil Amazonas

Especificaciones del puesto:

• Conocimiento del sistema starsoft.

• Conocimiento de Excel
• Estudios de almacenaje.
• Experiencia en puestos similares o en áreas de operaciones, por un mínimo de tres años.
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4. ORGANIGRAMA DE PERU ABC S.A.C.:

FAbio Caixinhas